Protokoll Årsmöte, Sverok Väst 2008-03-16
1 Mötet öppnades. 2 Mötet beslutades vara behörigt kallat. 3 Röstlängden fastställdes enligt bilaga 1. 4 Dagordning fastställdes med följande ändringar: 4.a 15 delades i punkterna: Balans- och resultatrapporter Handkassor 5 Jesper Berglund valdes till mötesordförande 6 Jon Back valdes till mötessekreterare 7 Tobias Olsson och Jessika Karlsson Loftbring valdes till justeringsmän, tillika rösträknare 8 Lina Svensson föredrog verksamhetsberättelsen. Mötet beslutade att lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna. 9 Då Patrik Lindström fått förhinder föredrog Jimmie Zackrisson, i tjänsten, den ekonomiska berättelsen, med resultat och balansräkning. Mötet beslutade att lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna. 10 Då revisorerna ej kunde närvara föredrog Jenny Petersson, i tjänsten, revisionsberättelsen. Mötet beslutade att lägga revisionsberättelse till handlingarna. 11 Frågan om ansvarsfrihet 11.a Mötet beslutade att ge den avgående styrelsen ansvarsfrihet. 11.b Mötet beslutade att låta revisorerna inkomma med revisionsberättelse i efterhand. 12 Valberedningen föredrog valberedningens förslag på ny styrelse Mötet ajournerades i 15 minuter. 12.a Johan Herrnsdorf valdes till ordförande för 2008 12.b Emil Persson valdes till kassör för 2008 12.c Jon Back, Linn Ericsson, Emil Hansson, Johan Bjärsborn, Anna Erlandsson, och Sabina Braun valdes till styrelse för 2008 12.d Adam Jones (sammankallande), Johan Olsson, Malin Torsson, Otto Kahne och Henrik Pettersson valdes till valberedning för 2008 12.e Jesper Berglund, med suppeant Kriss Andsten och Jessika Karlsson Loftbring med suppleant Martina Jansson valdes till revisorer för 2008
13 Mötet beslutade att anta verksamhetsplanen enligt bilaga 5 14 Mötet beslutade att anta budgeten enligt bilaga 6 15 15.a Jimmie Zackrisson gick, i tjänsten, igenom rekonstruktionen av bokföringen för perioden 2004 2006. 15.b Årsmötet beslutade att slå fast de nya balans- och resultatrapporterna för åren 2004, 2005, 2006 15.c Årsmötet beslutade att alla handkassor som inte reglerats under 2007 skrivs bort, samt att föreningsfordran sedan år 2004 avskrivs och dras mot övriga kostnader. 16 Mötet beslutade att anta Sverok Riks ekonomihanteringsstöd i enlighet med det avtal som kommunicerats mellan Sverok Riks och Sverok Väst. 17 Mötet beslutar att kostnaden för medlemsskap i Sverok Väst under 2008 är 0 kronor. 18 Motioner 18.a Mötet beslutade att ändra förbundets stagar så att 32 lyder Mötet är beslutsmässigt om skriftlig kallelse via brev eller epost sänts till föreningarna 4 8 veckor före mötet. Möteshandlingarna skall sänts till föreningarna två veckor före mötet. 18.b Mötet beslutade 19 Inga övriga frågor 20 Ordet fritt Att Sverok Väst under verksamhetsåret söker efter en passande lokal för föreningar att ha som spel- och möteslokal. Att Sverok Väst under verksamhetsåret söker efter 7 eller fler föreningar intresserade av att dela på och administrera en lokal. 20.a Patrik Weibull och Axel har börjat hänga på irc-kanalen Sverok och anser att fler västare borde hänga där 20.b Otto tackar för bifall till sin motion och erbjuder sig att hjälpa till. Han tackar även för mötet 20.c Axel berättar om deras LAN, Geekmeet i Påvelund, 4-6 april 20.d Joakim Hansen berätar om japan-/nördkonventet HikariKon som hålls 26 29 juni. Http://www.hikari-kon.se 20.e Otto Kahne uppmuntrar om att arrangera under spelveckan
20.f Johan vill att vi skall testa Warmachine under GothCon, som för övrigt är nästa helg. 20.g Johan Herrnsdorf uppmuntrar föreningarna att visa upp sig under vetenskapsfestivalen, 14 20 april. Han berättar även att Eldar har öppet hus 11 maj. 20.h Ordförande berättar att Riks tycker om att folk är aktiva. Han uppmuntrar alla att besöka sverok.se och börja prenummerera på Signaler. Besök Midas också. 20.i I december fyller Sverok 20 år. Skriv om det på forumet. 20.j Evert berättar att Hikari-Kai har goda kontakter och kunskaper om hur det fungerar här på Meeths. 21 Mötets avslutande Justeras Jesper Berglund, mötesordförande Jon Back, mötessekreterare Tobias Olsson Jessika Karlsson Loftbring
Bilaga 1: Närvarande och röstberättigade Namn Förening Ombudsnummer Malin Thorsson LRS Johan Nilsson FLUFF 1 Otto Kahne FLUFF Anna Malmer Hikari-Kai 2 Joachim Hansen Hikari-Kai 3 Emil Olsson Hikari-Kai 4 Evert Bäckerstam Hikari-Kai 5 Johan Bjärsborn Bolg Drau 6 Tobias Olsson SF Lagus 7 Axel Hållinder Hellö Röman 8 Jacob Torrång Hellö Röman 9 Patrik Weibull Hellö Röman 10 Johan Olsson DMF 11 Markus Björck LRS 12 Mikael Teike DMF 13 Jessika Karlsson Loftbring DMF 14 Adam Jones DMF Rasmus Palm Eldar 15 Johan Herrnsdorf Eldar Sabina Braun Eldar Johan Stenermark RELFA 16 Jimmie Zackrisson Närvarande i tjänsten Ola Ekegren Sverok Riks valberedning Jenny petersson Sveroks kansli (Linköping) Jesper Berglund HUG, Förbundsstyrelsen Gabriel Rizopulos LRS Andreas Björk Alterego Joakim Rapp Saliga Syndares Systerskap Emil Hansson BigBayCon Lina Svensson Styrelsen Jon Back Styrelsen
Bilaga 2: Verksamhetsberättelse Jag vill passa på att tacka för förtroendet att leda Sverok Väst från augusti 2007 till februari 2008. Det har varit en spännande tid, slitig som sjutton och sällan direkt rolig, men definitivt lärorik. Det är svårt att sammanfatta halvåret som gått annat än högst personligt, så jag hoppas vän av ordning och föreningsrävar har överseende med avsteget från vad som annars är gängse ton i verksamhetsberättelser. Det första vi gjorde efter årsmötet var att storstäda bland distriktets utgifter och på kansliet. Vi gjorde oss av med den maskinpark, skrivare och kopieringsapparat, som kostat 6000 kronor i månaden. Hyreskontrakten sades upp och maskinerna fraktades tillbaka till uthyrningsföretaget. Sedan sade vi upp alla andra abbonemang, löneprogram, telefon och så vidare, som vi kunde undvara. Det tog lång tid att få läget under kontroll, för det fanns väldigt lite dokumenterat om vilka utgifter distriktet skaffat sig, och det visade sig vara många utgifter. Under de första två-tre månaderna var det en utmaning att öppna posten, eftersom det mesta var räkningar. Det var alltid lika nervkittlande att se vad för räkningar det var frågan om, vilken summa de var på och när de skulle varit betalda egentligen. Nu är den biten under kontroll, vi har hyra och el och inte så mycket mer kvar i utgiftsväg. Dessutom tömde vi kansliet på skräp och samlade ihop viktiga papper vi hittade. En hel kartong kvitton och avtal skeppades iväg till Jimmie för att täppa till hål i hans rekonstruktion av bokföringen. Vi inventerade dessutom distriktets spelinnehav och städade på vinden. Det som verkligen fick en att darra i knäna i samband med postöppningen den där första tiden var hur många av breven som var från kronofogdemyndigheten. Distriktet hade anmälts till kronofogden på grund av att räkningar för skrivare och kopiator, de där som kostade 6000 kronor i månaden, inte betalts. Efter att hyresavtalet sagts upp och maskinerna skickats tillbaka återstod skulden som kronofogden hade fått hand om. Patrik gjorde ett fantastiskt jobb med att sköta kontakten med kronofogden och han lyckades få dem att förstå att vi är ett ungdomsförbund som verkar för spelande av sällskapsspel och inte ett företag med vinstintresse. Det gjorde att utmätning av kansliet sköts upp flera gånger tills vi fått loss grundbidraget från Sverok Riks. Turerna kring grundbidraget var många och det hela blev till en konflikt mellan oss -mest migoch förbundsstyrelsen. Den konflikten är nu löst. Vi fick de pengar vi lovades på årsmötet i augusti, som grundbidrag och inget annat. De betalades ut efter att kronofogden varit på kansliet och bedömt att där inte fanns något av värde att mäta ut, och berättat att vi skulle försättas i konkurs inom en snar framtid om inte skulden reglerades. Pengarna från riks kom, skulden till kronofogden är betald och distriktet är inte försatt i konkurs. I och med det har vi som styrelse uppfyllt vårt viktigaste löfte till distriktet på årsmötet i augusti. Sedan började en tid av återuppbyggande, ett återuppbyggande som kommer ta en god del av nästa verksamhetsår också i anspråk. Vi hittade formerna för styrelsearbetet och började tänka kring framtiden, och bidragsansökningarna för nästa år. Det stod klart att distriktet egentligen står på noll nu och att vi måste formulera kärnverksamheten, vad distriktet är till för och vad det ska göra. För oss är det ganska självklart vad kärnverksamheten är: föreningarna och att främja spelandet i föreningarna. Om jag får önska något inför nästa år så är det att nästa styrelse delar den synen och att de håller fokus på att bygga för kärnverksamheten. Vi har jobbat ihop bidragsansökningarna för 2007. I det arbetet har Jenny Petersson varit en fantastisk resurs. Jenny är Sveroks ekonom, och kommer ha hand om distriktets ekonomi i framtiden, om inte årsmötet säger annat. Min åsikt är att Jenny verkar kompetent och hon gör det hon säger att hon ska. Ansökan till Halland är inne och ansökan till VG-regionen ligger i min dator, färdig för nästa års styrelse att skicka in, om de inte vill komplettera den ytterligare.
Lite roligt har vi hunnit med också. Vi har åkt på ett par tre slag och vi har hjälpt en förening att resonera med fågelskådare och andra om airsoftverksamhetens inverkan på fågellivet kring ett skjutfält. Vi har öppnat upp kansliet för Atletico Göteborg och en del kurs- och mötesverksamhet. Förhoppningsvis är det bara början, bokningsschema finns på hemsidan och förhoppningsvis kan kansliet komma att bli mer av en mötesplats och spellokal för föreningarna -kärnverksamheten- i framtiden. DMF har fått de pengar vi lovade dem i början av året. I och med det finns de kvar som förening och deras lajvområde kan forsätta vara en resurs för distriktets lajvare. Vi har bjudits in till Vetenskapsfestivalen och Explodera-projektet, och vi har bokat in oss på SciFimässan och bokmässan. Planeringen för samtliga arrangemang är påbörjad och grundarbetet genomfört, så under 2008 finns det alla möjligheter för distriktet att synas och ta plats. Till er som varit med på den här skumpiga, jävliga och obekväma resan vill jag säga tack, tack för allt arbete och alla skratt som det ändå fanns lite utrymme för emellanåt. Och till er som ska ta vid; lycka till! Ni har jordens chans här att göra distriktet till vad ni vill att det ska bli. Vi lämnar ifrån oss grunden till ett fungerande distrikt, fritt från konkurshot och med betydligt bättre relationer till regionerna än det haft på ett par år. Väst står som sagt på noll nu, så ta chansen att bygga något bra! Lina Svensson, Ordförande.
Bilaga 3: Ekonomisk berättelse Se dokument från JimZa redovisning
Bilaga 4: Revisorsberättelse Till årsmötet Valda revisorer har fått en sen tillgång till bokföringen och kan därför inte lämna en fullgod revisionsberättelse till årsmötet. Dock finns det inget som pekar på att det bedrivits någon förskingring eller annan olaglig versamhet under året. Allt pekar på att bokföringen skett rätt och riktig och att vi kommer kunna skriva en ren revisionsberättelse. Baserat på detta yrkar vi ansvarsfrihet för den avgående styrelsen och föreslår att årsmötet fattar ett beslut som möjliggör för revisorerna att inkomma med en revisionberättelse till protokollet i efterhand. Alternativet är att hålla ett extra årsmöte vilket är en onödigt energikrävande åtgärd om inga oegentligeter finns. Naturligtvis ämnar vi kalla till ett extra årsmöte i samråd med tillträdande revisorer om det skulle visa sig att vår preliminära bedöming är felaktig. Dan Sivnert och Kriss Andsten
Bilaga 5: Verksamhetsplan Styrelsen för Sverok Väst ska under 2008: Arbeta för en stabil ekonomi och varaktiga lösningar på ekonomihanteringssystemet Söka verksamhetsbidrag från Region Halland och Västra Götalandsregionen Vara föreningarna behjälpliga inom ramen för distriktets verksamhet och samarbeta aktivt med föreningar som så önskar i fråga om verksamhetsrelaterade projekt Aktivt verka för att skapa kontaktytor mellan distrikt och föreningar och mellan föreningar Vidare är det önskvärt att styrelsen under 2008: Arbetar fram ett system för återkoppling som syftar till att göra det attraktivt för föreningar att söka samarbete med distriktet och rapportera in deltagardagar. Verkar för att öka genomskinligheten i styrelsearbetet Arbetar för att kommuner och landsting ser spelande som en legitim kultur- och fritidsaktivitet
Bilaga 6: Budget 2008 Inkomster Regionsbidrag 250000 Utgifter Löpande utgifter Hyra, kansliet 66000 El 2400 Ränta på lån till Sverok Riks 8000 Förbrukningsvaror 600 77000 Verksamhet Årsmöte 2000 Projekstöd, samarbete Väst-föreningar/Distriktsaktiviter 50000 Föreningsträffar, Halland 3000 Föreningsträffar, VG 2000 57000 Information och kommunikation Nyhetsbrev, föreningskontakter 10000 Regionskontakter 1000 Profilmaterial 4000 15000 Styrelse och kansli Inventarier (skrivare) 4000 Möteskostnader 8000 Styrelsevård, kickoff 1000 Internet 2000 Telefon 1000 16000 Återbetalning, Lån 25000 Utgifter, totalt 190000 Utfall 60000