1(13) Kulturnämnden Plats och tid: Kulturhuset, 2017-12-15 kl. 09:00 ande: Hans-Göran Åhgren (M) Mora, ordförande Bengt Jernhall (C) Mora Gunnar Nilsson (S) Mora Jan Rova (L) Mora Kjell Hansson (C) Mora Karin Lübeck (S) Mora Tony Molin (MP) Mora, tjänstgörande ersättare Övriga deltagare: Utses att justera: Justeringens plats och tid: Underskrifter: Sonja Viklund, tf. kulturchef Mikael Jäderlund, kulturskolechef Jenny Nises, sekreterare Peter Hermodsson, klubbdirektör Mora IK, 56:3 Bigitta Sohlberg (S) Mora, ej tjänstgörande ersättare Birgitta Sacredeus (KD) Mora, ej tjänstgörande ersättare Gunnel Söderberg (M) Mora, ej tjänstgörande ersättare Lars Nises (C) Mora, ej tjänstgörande ersättare Jan Rova Kulturhuset, 2017-12-15 kl 11:45 Jenny Nises, sekreterare Hans-Göran Åhgren, ordförande Jan Rova, justerare 48-58 ANSLAG/BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Organ: Kulturnämnden Överklagningstid: 2017-12-15 2018-01-05 Anslaget sätts upp: 2017-12-15 Anslaget tas ner: 2018-01-08 Förvaringsplats för protokollet: Kulturhuset Underskrift
2(13) Innehållsförteckning Arrangemangsstöd årsbidrag, Ryssa Ekumeniska förening 3 Arrangemangsstöd till kulturföreningen EJNAR för "Världens bästa Allan!" 4 Internkontrollrapport 2017 5 Internkontrollplan 2018 6 Sammanträdesplan 2018 7 Dokumenthanteringsplan 8 Kommentarer och förslag till åtgärder från Demokratidagen 2016 9 Kulturnämndens yttrande till förslag om ny nämnds- och förvaltningsorganisation Informationsärenden 11 Delegationsbeslut 12 Delgivningar 13 10
3(13) 48 MK KN 2017/00134-8 Arrangemangsstöd årsbidrag, Ryssa Ekumeniska förening Kulturnämnden beviljar Ryssa ekumeniska förening ett årsbidrag på 15 000 kronor för verksamhetsåret 2018. Jäv Kjell Hansson Talu (C) anmäler jäv och deltar ej i beslutet. Ryssa ekumeniska förening ansöker om arrangemangsstöd på 15 000 kronor för årsplaneringande ideella föreningar för år 2018. Bidraget riktar sig till ideella föreningar som har årsplaner för kulturella, offentliga arrangemang som stärker Moras kulturutbud. Bidraget baseras på en av föreningen fastställd verksamhetsplan för året. Ryssa ekumeniska förenings verksamhetsplan för 2018 innehåller ett omfattande program med bland annat konserter, föreläsningar och fototävling. Under 2017 har föreningen genomför en rad arrangemang i enlighet med den inlämnade verksamhetsplanen. Några exempel är föredrag, konstutställning och musikföreställningar. Föreningen bedöms ha en verksamhetsplan som är genomförbar och som bidrar till mångfalden av kulturyttringar genom att erbjuda ett utbud på plats i Ryssa. Föreningen riktar sig även mot barn och unga, samt verkar för att vara en integrerande kraft i bygden. Kulturnämnden föreslås därför bevilja ett årsbidrag för år 2018 på 15 000 kronor. Ansökan från Ryssa ekumeniska förening, inkommen 2017-11-07 Kulturnämnden beviljar Ryssa ekumeniska förening ett årsbidrag på 15 000 kronor för verksamhetsåret 2018. Ryssa ekumeniska förening Désirée Gustafsson, Tekniska förvaltningen
4(13) 49 MK KN 2017/00135-2 Arrangemangsstöd till kulturföreningen EJNAR för "Världens bästa Allan!" Kulturnämnden beviljar kulturföreningen EJNAR ett arrangemangsstöd på 4500 kronor Yrkanden Karin Lübeck yrkar bifall till förslaget Kulturföreningen EJNAR ansöker om ett arrangemansstöd på 4500 kronor för konserten Världens bästa Allan i Sockenhuset på Sollerön den 29 november 2017. Världens bästa Allan! är en helkväll med musik och berättelser om och kring Allan Edwall framfört av Lucas Stark och KG Malm. Arrangemanget riktar sig till allmänheten. Det sökta bidraget motsvarar halva arvodet och kulturnämnden föreslås bevilja ansökan. Arrangemangsstödet är till för ideella föreningar/organisationer som stärker Moras kulturutbud, vilket kulturförvaltningen bedömer att arrangemanget gör. I förutsättningar för arrangemangsstöd står att arrangören i sin marknadsföring skall ange att Mora kommun stöttar arrangemanget vilket i detta fall blir svårt då arrangemanget redan är genomfört. Kulturföreningen EJNAR har även tidigare i år beviljats arrangemangsstöd för redan genomfört arrangemang. Kulturföreningen EJNAR är en aktiv kulturförening med återkommande arrangemang som vänder sig till allmänheten och kulturförvaltningen vill därför uppmana föreningen till att ansöka om årsbidrag. Ansökan om arrangemangsstöd för enstaka arrangemang ska fortsättningsvis vara kulturnämnden tillhanda i god tid innan arrangemanget, två månader innan planerat arrangemang i enlighet med Mora kommuns reglemente för föreningsbidrag, för att bidragskriterierna ska kunna anses vara uppfyllda. Ansökan från kulturföreningen EJNAR, inkommen 2017-11-08 Kulturnämnden beviljar kulturföreningen EJNAR ett arrangemangsstöd på 4500 kronor Kulturföreningen EJNAR Désirée Gustafsson, Tekniska förvaltningen
5(13) 50 MK KN 2016/00137-5 Internkontrollrapport 2017 Kulturnämnden godkänner Internkontrollrapport 2017 Enligt reglemente för interkontroll ska styrelse, nämnder och bolag varje år anta en internkontrollplan. Uppföljning av internkontrollplan 2017 har gjorts. Alla åtgärder är utförda och det finns inga behov av ytterligare åtgärder. Kulturnämnden föreslås därför godkänna internkontrollrapport 2017. Internkontrollrapport 2017 Dokument nr: MK KN 2016/00137-4 Kulturnämnden godkänner Internkontrollrapport 2017
6(13) 51 MK KN 2017/00150-1 Internkontrollplan 2018 Kulturnämnden godkänner föreslagna internkontrollmoment för kulturförvaltningens verksamheter Alla nämnder ska enligt reglemente för intern kontroll anta och upprätta en årlig plan för intern kontroll. Förutom kontrollmoment på direktiv från kommunstyrelsen föreslår kulturförvaltningen att följande inom kulturnämndens ansvarsområde blir föremål för intern kontroll under 2018: korrekt hantering av nycklar/taggar till kulturhuset och Rosa Huset, rutiner vid försäljning i biblioteket för andras räkning följs och upprättade avtal på Rosa Huset diarieförs enligt anvisningar i dokumenthanteringsplanen. Kulturnämnden godkänner föreslagna internkontrollmoment för kulturförvaltningens verksamheter
7(13) 52 MK KN 2017/00151-2 Sammanträdesplan 2018 Kulturnämnden antar sammanträdesplan 2018 Kulturförvaltningen har gjort ett förslag på sammanträdesplan 2018 för kulturnämnden. Kulturnämnden föreslås godkänna förslaget. Förslag till sammanträdesplan 2018 Kulturnämnden antar sammanträdesplan 2018 Samtliga ledamöter i kulturnämnden
8(13) 53 MK KN 2017/00146-2 Dokumenthanteringsplan Kulturnämnden antar ny dokumenthanteringsplan enligt förslag Varje myndighet ska ha en aktuell dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (Arkivreglementet 6). I en dokumenthanteringsplan redovisas myndighetens samtliga handlingar områdesvis och inom varje arbetsrutin/process, med regler för bland annat bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen. Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och vad som ska gallras jämte gallringsfrister. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om när handlingarna ska levereras till kommunarkivet. En effektiv dokumentstyrning förutsätter en aktuell dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökad möjligheterna till insyn i myndighetens verksamhet. Ett förslag till dokumenthanteringsplan har arbetats fram av kulturförvaltningens registrator tillsammans med kommunens dokument controller, kommunarkivarie och medarbetare inom förvaltningen. För dokumenthantering gällande personaladministration (inklusive arbetsmiljö) och ekonomiadministration föreslås kulturnämnden använda sig av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Förslag till ny dokumenthanteringsplan, dokument nr: MK KN 2017/00146-1 Personaladministration och Ekonomiadministration DHP Kommunstyrelsen, dokument nr: MK KN 2017/00146-3 Kulturnämnden antar ny dokumenthanteringsplan enligt förslag Anita Presthans, Kommunarkivarie Marie Elofsson, kommunledningskontoret
9(13) 54 MK KN 2017/00092-4 Kommentarer och förslag till åtgärder från Demokratidagen 2016 Kulturnämnden godkänner kommentarer och förslag på åtgärder från Demokratidagen 2016 Mora kommun arrangerar varje år en demokratidag för att fånga in barns och ungas synpunkter, idéer och tankar kring den kommunala verksamheten och samhällsutvecklingen i stort. Enligt Mora kommuns ungdomspolitiska program ska alla nämnder gå igenom materialet från den årligen genomförda Demokratidagen och diskutera de frågor som berör det egna verksamhetsområdet. Nämnderna ska beskriva redan vidtagna åtgärder, fatta eventuella beslut och lämna övriga synpunkter utifrån de förslag som finns i rapporten och som rör det egna ansvarsområdet. Detta ska redovisas till Kommunstyrelsen, och återrapporteras till Moras barn och unga under en så kallad hörring. Kulturförvaltningen har gått igenom materialet, diskuterat, kommenterat och gett förslag på åtgärder. Kulturnämnden föreslås godkänna förvaltningens kommentarer och förslag på åtgärder från Demokratidagen 2016. Kommentarer och förslag på åtgärder från Demokratidagen 2016, Dokument nr: MK KN 2017/00092-3 Kulturnämnden godkänner kommentarer och förslag på åtgärder från Demokratidagen 2016 Kommunledningskontoret
10(13) 55 MK KN 2017/00148-4 Kulturnämndens yttrande till förslag om ny nämnds- och förvaltningsorganisation Kulturnämnden antar förslaget som sitt yttrande om ny nämnds- och förvaltningsorganisation En parlamentarisk grupp bestående av representanter från samtliga partier med representation i kommunfullmäktiga har enats om att remittera ett förslag till ny nämnd- och förvaltningsorganisation till nämnderna för yttrande. Förslaget grundar sig på den översyn som genomfördes av Professional Management under våren 2017. Kommunstyrelsen vill ha nämndernas remissvar senast 2017-12-15. Förslag till yttrande, Dokument nr: MK KN 2017/00148-3 Remiss Förslag till ny nämnds- och förvaltningsorganisation, inkommen 2017-11-13 Kompletterande underlag Remiss Förslag till ny nämnds- och förvaltningsorganisation, inkommen 2017-11-20 Kulturnämnden antar förslaget som sitt yttrande om ny nämnds- och förvaltningsorganisation Kommunstyrelsen, inklusive yttrandet
11(13) 56 Informationsärenden 1. Sedan sist i verksamheterna Sonja, Mikael och Jenny informerar om vad som hänt sedan sist i verksamheterna. Presidiet tar med sig ärendet om att äska pengar om utökade tjänster på Rosa Huset för att möta de ökade kraven. Ungdomssamordnaren Lina Pettersson ska bjudas in till nämndsammanträdet i februari. 2. Ekonomisk uppföljning, Dokument nr: MK KN 2017/00157-3 3. Information och diskussion kring ev. ny multiarena Besök av Peter Hermodsson, klubbdirektör Mora IK 4. Uppföljning Kulturpedagogisk plan Mikael informerar om hur arbetet med den kulturpedagogiska planen har fungerat under första terminen.
12(13) 57 Delegationsbeslut 1. Anställningsavtal fritidsledare MK KN 2017/00145-1 2. Anställningsavtal rytmiklärare MK KN 2017/00066-3 3. Remissvar Detaljplan för Stranden 54:5, Komministergården MK KN 2017/00139-2 4. Yttrande rivning Utmeland 91:91 MK KN 2017/00137-2
13(13) 58 Delgivningar 1. Kallelse MK Kulturnämnden 2017-12-15 MK KN 2015/00072-47