www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Andersson Carl-Magnus Stenehav Cert. kommunal revisor Hemvårdsnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 3 3.2. Driftredovisning... 4 3.3. Investeringsredovisning... 6 3.4. Prognoser... 6 3.5. Intern kontroll... 6 3.6. Övrigt... 7 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: I jämförelse med 2012 är det vår bedömning att det skett en utveckling när det gäller nämndens målredovisning avseende målvärden och utfall. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. Likt föregående år anser vi att nämndens mål avseende vår information ska ge en tydlig och rättvisande bild av verksamhetens innehåll och utbud grundar sig på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och måltal. Vi bedömer att det finns en viss risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. Endast sex av fjorton mätetal uppnås avseende målet verksamheten ska ge vårdoch omsorgsinsatser av god kvalitet. Vi anser att åtgärder behöver vidtas för att uppnå målet. Vi anser att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2012 års utfall. Verksamhetsstatistik lämnas för de flesta enheter och kommentarer till resultatet görs inom samtliga enheter. Vår bedömning är att nämndens prognoser under året har varit mer realistiska än föregående år, dock finns det fortfarande en viss försiktighet i prognoserna för de två första tertialen. Vi anser att rapporteringen bör tydliggöras om genomförda kontroller avseende intern kontroll är uppfyllda eller inte. Kontrollmomentet utförda hemtjänsttimmar jämfört med beviljade timmar redovisas avvikelser mellan beviljade och utförda timmar. I några fall är avvikelserna väsentliga. Enligt kontrollplanen föranleder granskningen ingen åtgärd. Vi bedömer att nämnden tydligare bör säkerställa orsakerna till avvikelserna. Halmstads kommun 1 av 8
2. Inledning har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2013 har således Hemvårdsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av Hemvårdsnämndens verksamhetsplan 2013-2015 och verksamhetsberättelse 2013, liksom Planeringsdirektiv med budget 2013-2015 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningschef, utvecklingschef och ekonomiansvarig. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gångna året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås, inte uppnås eller om prognosen är oklar. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts eller att prognosen är oklar samt beskriva vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I nämndens verksamhetsberättelse redovisas de verksamhetsmål som nämnden formulerat utifrån fullmäktiges övergripande och konkretiserade mål. I verksamhetsplan 2013-2015 har hemvårdsnämnden formulerat verksamhetsmål inom följande fyra av fullmäktiges nio målområden: Demokrati och dialog Miljö och energi Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Kopplat till ett konkretiserat mål eller direkt till fullmäktiges övergripande mål anger nämnden egna verksamhetsmål, aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Av de fem verksamhetsmål som har redovisats bedömer nämnden att tre mål kommer att nås och två mål som delvis uppnådda. Vidare har nämnden beslutat om ytterligare mål som redovisas som Nämndens mål, totalt två mål. Båda bedöms delvis uppnådda. Bedömningen för ett av de uppnådda målen grundar sig på genomförda aktiviteter och inte på målvärde och utfall. Bedömning I jämförelse med 2012 är det vår bedömning att det skett en utveckling när det gäller nämndens målredovisning avseende målvärden och utfall. Vi rekommenderar att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. Halmstads kommun 3 av 8
Likt föregående år anser vi att nämndens mål avseende vår information ska ge en tydlig och rättvisande bild av verksamhetens innehåll och utbud grundar sig på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och måltal. Vi bedömer att det finns en viss risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. I de fall nämnden inte bedömer målet som uppnått anser vi att redovisningen kompletteras med vilka åtgärder som krävs för att målet ska uppfyllas. Endast sex av fjorton mätetal uppnås avseende målet verksamheten ska ge vårdoch omsorgsinsatser av god kvalitet. Vi anser att åtgärder behöver vidtas för att uppnå målet. 3.2. Driftredovisning Hemvårdsnämnden redovisar en positiv avvikelse mot budget på 9,4 mnkr (fg. år 9,7 mnkr). Det totala överskottet 2013 avser till största delen det överskott som nämnden hade med sig från 2012 samt att införandet av arbetskläder har senarelagts. Nedan följer en närmare redovisning av nämndens verksamheter, en förändring mellan åren har skett: Verksamhet, mnkr netto Bokslut 2012 Budget 2013 Utfall 2013 Budgetavv 2013 Särskilt boende¹ 312,1 341,8 339,5 2,3 Hemtjänst² 306,6 332,2 334,2-2,0 Äldreomsorg stab 27,3 23,6 3,7 Hemsjukvård och förebyggande vht³ 113,5 160,1 159,0 1,1 Myndighetsenheten 14,0 14,9 15,5-0,5 Bemanning 7,8 8,1-0,3 Fortbildning i egen regi 2,4 3,5-1,1 Förvaltningsövergripande 4 180,4 82,9 76,7 6,2 Summa 926,6 969,5 960,1 9,4 ¹ Korttidsenheten och avgiftsintäkter har flyttats till förvaltningsövergripande och förebyggande verksamhet. ² Avgiftsintäkter (ej mat) har delvis flyttas till Förvaltningsövergripande. ³ Korttidsenheten har tillkommit och avgiftsintäkter för trygghetslarm flyttats. 4 Avgiftsintäkter har tillkommit, delar av personalkostnader har flyttats till ÄO stab, stor del av fortbildning flyttat till Fortbildning i egen regi Särskilt boende Budgetavvikelse avseende lönekostnaderna uppgår till +4,6 mnkr, vilket bero på att antalet platser på Olsgården drogs ner från 38 till 20 under våren på grund av nyoch ombyggnation. Totalt finns ca 816 platser varav 73 % (75 %) bedrivs i kommunal regi. Halmstads kommun 4 av 8
Hemtjänsten Intäkterna överstiger budget med 8,1 mnkr, vilket till största delen beror på avvikelsen för såld vård på 6,2 mnkr, vilket är 1 mnkr mer än föregående år. Personalkostnaderna redovisar en negativ budgetavvikelse på 9,8 mnkr, + 4,1 % jämfört med 2012. Avvikelsen beror främst på att timlönerna ökar men även högre sjuklönekostnader. Under 2013 har ett antal åtgärder genomförts för att minska avvikelserna, bl. a schemaläggning och för att minska sjukfrånvaron. Antalet hemtjänsttimmar har för 2013 totalt minskat med 7,8 %. Ett förändrat arbetssätt har skett, registrering sker från och med 2013 i IT systemet TES och inte som tidigare på papper. Förvaltningen beskriver att det finns en viss osäkerhet i 2012 års data. Äldreomsorg stab Äldreomsorg stab är ett nytt verksamhetsområde och avser bl.a. ledning, administrativ personal, friskvård/hälsofrämjande åtgärder, arbetskläder och facklig tid. Verksamheten redovisar ett överskott om 3,7 mnkr som kan hänföras till arbetskläder där införandet har försenats. Hemsjukvård och förebyggande verksamhet Lönekostnaderna redovisar en negativ budgetavvikelse med 1,7 mnkr, vilket till störta delen beror på timlöner. Sjuklönerna är något högre än budget och föregående år. Inom övriga kostnader redovisas en positiv budgetavvikelse på 1,6 mnkr. Den största avvikelsen mot budget är inom tekniska hjälpmedel vilket dels beror på tillgodohavanden från Hjälpmedelscentralen inför 2013. I verksamhetsberättelsen beskrivs att uppföljning kring ordination och återlämning av hjälpmedel har gjorts vilket bidragit positivt. Intäkterna har ökat och överstiger budget med 0,9 mnkr och förklaras av mer såld vård till Region Halland samt att nattpatrullens försäljning av tjänster till Socialförvaltningen har varit större än budgeterat. Myndighetsenheten Enheten redovisar en budgetavvikelse på -0,5 mnkr och förklaras i huvudsak på kostnaden för de utomkommunala platserna, då det varit svårt att tillgodose dessa kunders speciella behov. Förvaltningsövergripande Nettoresultatet för de förvaltningsövergripande verksamheterna visar på ett överskott på 6,2 mnkr och beror främst på att avgiftsintäkterna överstiger budget och återvunnen moms. Lönekostnaderna är betydligt lägre 2013 jämfört med 2012 då lönekostnaderna numer redovisas under bl.a. Äldreomsorg stab. Halmstads kommun 5 av 8
Bedömning Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2012 års utfall. Verksamhetsstatistik lämnas för de flesta enheter och kommentarer till resultatet görs inom samtliga enheter. 3.3. Investeringsredovisning Hemvårdsnämndens investeringsbudget för 2013 uppgick till 7,6 mnkr, där 1,7 mnkr (24 %) har förbrukats. Orsak till att 5,9 mnkr inte använts är att avsatta medel för inventarier avseende Kvarnlyckan och Sofieberg inte tas i bruk förrän om- och nybyggnationerna är klara. Bedömning Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Prognoserna har under året varierat mellan 0,0-8,6 mnkr. I årets första uppföljning prognostiserade verksamheten en positiv avvikelse på 2,8 mnkr, som främst grundade sig på ett förväntat överskott på inkomstsidan. Månaden senare görs en annan bedömning där den främsta anledningen till förändringen är osäkerheten i samband med införande av nytt resursfördelningssystem i hemtjänsten. I månadsrapporten för november prognostiserades ett överskott på 8,6 mnkr. Skillnaden i avlämnad prognos och slutligt resultat förklaras med att intäkterna för mat inom hemtjänsten blev något högre än beräknat. Bedömning Vår bedömning är att nämndens prognoser under året har varit mer realistiska än föregående år, dock finns det fortfarande en viss försiktighet i prognoserna för de två första tertialen. 3.5. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens internkontrollplan för 2013. Planen innehåller tolv olika processer med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl.a. tillbudsrapportering, rehabiliteringsutredningar, uppföljning av genomförandeplaner, utförda jämfört med beviljade hemtjänsttimmar, nattfasta särskilt boende, informationstillgång i Magnacura etc. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske. Ett kontrollmoment har flyttats över till 2014 års plan (mätning av vårdrelaterade infektioner och antibiotikaanvändning på äldreboende) och ett kontrollmoment har inte genomförts enligt den frekvens som finns angivet (Magnacura informationstillgång). Halmstads kommun 6 av 8
Bedömning Det går att utläsa vad som har genomförts, vilken slutsats som dras och åtgärder av kontrollen. Det går enligt vår mening inte på ett tydligt sätt att utläsa om kontrollmomenten är uppfyllda eller inte. Kontrollmomentet utförda hemtjänsttimmar jämfört med beviljade timmar redovisas avvikelser mellan beviljade och utförda timmar. I några fall är avvikelserna väsentliga. Enligt kontrollplanen föranleder granskningen ingen åtgärd. Vi bedömer att nämnden tydligare bör säkerställa orsakerna till avvikelserna. 3.6. Övrigt NMI (nöjd-medarbetar-index) uppgick i årets medarbetarundersökning till 75, vilket var en minskning jämfört med 2011 års resultat på 76. Nämndens mål på 80 uppnådes inte. Genomsnittligt resultat för kommunen uppgick till 75. Antalet genomsnittliga sjukdagar per medarbetare samt sjuklönekostnaden har ökat från 27,0 till 29,2 jämfört med 2012, dock ökar andelen medarbetare som saknar sjukdag 2013 till 27 % mot 25 % föregående år, nämndens mål är 29 %. Värdighetsgarantierna som började gälla i november 2013 beskriver vad kunden, anhöriga och övriga kommuninvånare kan förvänta sig av äldreomsorgen i Halmstad kommun. Uppföljning kommer först ske under 2014. Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS2012:12 och SOSFS 2013:27 som träder i kraft den 31 mars 2015 har stor inverkan på hemvårdsförvaltningens verksamhet. Förberedelser pågår och kommer att intensifieras under 2014, enligt uppgift. Under 2014 kommer arbetet med att införa nytt kommungemensamt diarieoch ärendehanteringssystem samt nytt HR-system att beröra förvaltningen. Under 2014 kommer Hemvårdsförvaltningen att arbeta med ökad måluppfyllelse i Senior Alert. Det övergripande målet med Senior Alert är att kunna förebygga skador och främja hälsan hos äldre. Projektarbetet hur Framtidens hemsjukvård skall se ut, är avslutat och överlämnat till projektbeställaren, men inga beslut kring verkställigheten är fattade under 2013. Enligt hemvårdsnämnden medför en kommunalisering av hemsjukvården minst förändringar i verksamheten. Skulle valet bli en gemensam nämnd medför det desto större områden att arbete med. Halmstads kommun 7 av 8
2014-03-12 Carl-Magnus Stenehav Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 8 av 8