PROTOKOLL 1 Sammanträdesplats: Stadshotellet, Vimmerby Deltagande Ledamöter Övriga Förhinder Åke Rosandher, FORSS ordf Lars Brudin H län Claes Hallert E län Boel Gäre Andersson F län Jan Ernerudh HU Karin Fälth-Magnusson ordf/pk 1 Bo Levander ordf/pk 3 Jolanda Bergsma T f Sekreterare i FORSS Peter Blomstrand ordf/pk 3 Hans Rutberg Chefläkare Ulf Ekström Sekreterare i FORSS Håkan Eriksson av SN utsedd expert Anne Göransson vice ordf/pk5 Bo Nordenskjöld ordf/pk 2 Carl Edvard Rudebeck ordf/pk 5 20 Öppnande och fastställande av dagordning Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar alla välkomna. Dagordningen kompletteras med övriga frågorna: - Suppleanter i FORSS - Regionala forskningsförberedande kurs 21 Justering Claes Hallert utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll.
PROTOKOLL 2 22 Avrapportering av Nischarbetet Patientarbete Hans Rutberg redovisar nuläget. I november 2004 anordnas det ett tvådagars seminarium kring regional patientsäkerhet. Till seminariet inbjuds projektledare och chefsläkare i de olika landstingen. Utifrån diskussionerna i november önskar Hans Rutberg återkomma till FORSS med mer konkreta planer i december 2004. Läkemedel Claes Hallert rapporterar från fyra workshops som anordnades för att diskutera möjliga projektområden inom nischen Läkemedelsanvändning. I varje workshop deltog ett tiotal intresserade som representerade olika yrkeskategorier bl.a. läkare, apotekspersonal, forskare och representanter för läkemedelsföretag. Ur dessa dagar har 6 ämnesområden extraherats för vidare diskussion på en heldag i oktober för att komma fram till konkreta FORSS-projekt. Register Lars Brudin och Boel Andersson-Gäre antyder att två olika frågor arbetas med i detta nischområde: - Kartläggning av alla register som finns - Utnyttjande av bestående (kvalitets)register Diskussionen förs om inte kartläggningen är ett ämne för ett programarbete snarare än en del i nischarbetet. En allmän diskussion uppstår kring FORSS grundtanke med och FORSS fortsatta roll i nischarbetet. Tanken med nischområden var att bygga en regional plattform som skulle leda till fler konkreta FORSS-projekt inom varje nischområde. Från ledningshåll ska samarbetet mellan de 3 landsting inom nischområden stimuleras. FORSS roll i det fortsatta nischarbetet är att kunna peka på samarbetsstrukturer inom landstingen och att ha en mötespunkt snarare än att sätta av medel för att stödja enskilda FoU-projekt. De konkreta FORSS-projekt som sätts igång ska helst rulla på egen kraft på samma sätt som andra projekt inom FORSS.
PROTOKOLL 3 a t t avrapportering av alla nischområden (inklusive området patientutbildning) samt diskussion kring FORSS roll i och stöd till nischområden återupptas på nästa FORSS sammanträde 23 Landstings-/Kommunförbundets cirkulär: Ett program för att stärka den kunskapsbaserade/evidensbaserade hälso- och sjukvården Beredningen presenterade Landstings- och Kommunförbundets program för att stärka den kunskapsbaserade/evidensbaserade hälsooch sjukvården. Skrivelsen som bifogades i FORSS möteshandlingar har vid tiden för FORSS-sammanträdet antagits som nationellt program av förbunden. Programmet stödjer under flera punkter den långsiktiga, patientnära och praktiska inriktningen FORSS har och har haft. FORSS satsning på prioriteringskommitté 5 är ett bra exempel på detta. I diskussionen hur den evidensbaserade hälso- och sjukvården kunde stärkas ytterligare inom FORSS togs bl.a. frågan upp kring läkemedelsindustrins roll i detta samt eventuell påverkan av det nya avtalet mellan Landstingen och läkemedelsindustrin. I och med den nya regionsjukvårdsnämnden fr.o.m. 1 januari 2005 skapas nya former och möjligheter till att jobba ihop kring dessa frågor inom regionen. 24 Av ordföranden fattade beslut: Projekt med anknytning till ABIS Vid föregående sammanträde tog FORSS beslut dels att uppdra Carl- Edvard Rudebeck och Håkan Eriksson att göra en bedömning av fyra ABIS-anknutna projektansökningar (F2004-112, F2004-142, F2004-527 och F2004-528) och lägga fram förslag till beslut dels även att uppdra åt ordföranden att fatta vederbörligt beslut. Ordföranden föreslogs besluta att tilldela vart och ett av dessa fyra projekt 200 000 kronor för 2004-2005.
PROTOKOLL 4 a t t godkänna ordförandens beslut beträffande anslag till de fyra ABISanknutna projekt. I anslutning till beslutet diskuterades hantering av nya ABIS-projekt i FORSS i framtiden. I rollen som startfinansiär har FORSS inte möjlighet att stödja uppbyggande av databasen som sådan. Däremot finns självständiga projekt som använder sig av ABIS databas som kan anses befinna sig på startbanan. FORSS kommer att stödja ABIS de närmaste åren i form av de fortsättningsanslag FORSS har förbundit sig till genom att ha beviljat olika ABIS-anknutna projekt. FORSS totala engagemang i ABIS kan vara svårt att avgöra i de fall projekt inte ange anknytningen till ABIS. Detta gör det också svårt att få en överblick över ABIS totala ekonomi. FORSS betraktar ABIS som en viktig tillgång i regionen med möjligheten för många att utnyttja den unika databasen som byggs upp. FORSS frågar sig vem som äger registret. FORSS anser att en diskussion med ABISledning skulle vara värdefullt för att få insyn i organisationen och styrningen av ABIS a t t under kommande ansökningsomgång varje ABIS-anknuten projekt ska bedömas på forskarsgruppens självständighet och egna meriter a t t uppdra FORSS kansli o o a t t kartlägga antalet ABIS-projekt som stöds av FORSS samt storlek på de anslag som beviljats och som FORSS har förbundit sig till de närmaste fyra år i form av fortsättningsanslag a t t lämna förslag till handlingsväg hur FORSS hanterar denna fråga gentemot ABIS-ledning
PROTOKOLL 5 25 Av ordföranden fattade beslut: Utvecklingsarbete Beslut om bidrag till utvecklingsarbete fattas löpande under året av FORSS ordförande. Sedan föregående sammanträde har ordföranden beslutat att fördela bidrag till 6 av 12 bedömda ansökningar. Sammanlagt har 259 tkr fördelats. a t t godkänna ordförandens beslut efter följande justeringar i dagens möteshandlingar: o Beslut angående ansökan F2004-535 togs vid FORSS sammanträde 2004-03-31 och utgår därför ur dagens handlingar o Ansökan F2004-149 tillfogades handlingar med beslut att tilldela projektet 15 000 kronor. Kring utvecklingsarbete diskuterades sedan följande punkter: Definitionen av och syftet med utvecklingsarbete/pilotprojekt enligt FORSS; Bedömningen av dessa projekt i de olika prioriteringskommittéerna; Storleksordningen på medel FORSS kan dela ut till dessa projekt varje år; FORSS uppdrar FORSS kansli a t t i instruktionerna tydliggöra att en väsentlig del i utvecklingsprojekt ska ha potential till att utvecklas till ett FoU-projekt i FORSS; a t t kartlägga storleksordningen på de medel FORSS årligen har delat ut till utvecklingsarbeten. FORSS uppdrar beredningen a t t i samarbete med FORSS-kansli gå igenom ett antal utvecklingsarbeten för att se om dessa projekt har resulterat i ett fullständigt FoU-projekt
PROTOKOLL 6 26 Diskussion kring dubbelt eller enkelt ansökningsförfarande Diskussionen om FORSS ska behålla den preliminära ansökningsomgången i framtiden förs med följande anledningar: tillkomsten av utvecklingsarbete. I ett utvecklingsarbete eller pilotstudie kan forskaren testa sin idé i FORSS året runt och få den råd på vägen forskaren behöver oavsett om ansökan beviljas; utformningen av den preliminära blanketten. Den informationen forskaren kan lämna på blanketten och granskaren får del av är begränsad idag. Därmed är det svårt för granskaren att få en bild av projektet och ge konkreta råd till forskare annat än att komplettera inför slutlig omgång; dubbelarbete för alla inblandade i en del fall utan direkt 'vinst' för någon. Forskaren skriver två olika ansökningar, granskare bedömer två olika ansökningar och FORSS behandlar två gånger de flesta ansökningar; övergång till ett elektroniskt ansökningssystem från och med december 2004. I fall den preliminära omgången ska finnas kvar behövs utformningen av en unik blankett där endast beslut för fortsatt ansökan kan tas. Dubbelarbetet för alla kvarstår då som ovan beskrivit. I den elektroniska blanketten finns möjligheter till rådgivning om och pedagogisk ledning av hur man skriver en ansökan Under diskussionens gång anfördes följande argument emot en ansökningsomgång per år samt ansökan om utvecklingsarbete året runt: Medlemmar i prioriteringskommittéerna träffas inte för att diskutera projekt inför beslut i utvecklingsarbeten; Utvecklingsarbeten kommer när som helst under året. Därmed finns ökad risk att ansökningar 'försvinner' eller 'glöms bort'. Det elektroniska ansökningssystemet tar bort FORSS-kansliets 'jagande' genom påminnelsemail skickas till granskaren var femte dag. Kommer ansökningar oregelbundet är det dock jobbigt att få jämt alla dessa påminnelser; Preliminära omgången har varit ett pedagogiskt hjälpmedel för forskare i och med de råd forskaren har fått på vägen;
PROTOKOLL 7 De 20 miljoner kronor FORSS delar ut varje år är mycket pengar att fördela över forskarens första utkast ; Kompromissen som föreslås slutligen är : Två ansökningstillfällen för utvecklingsarbete per år varav ett sammanfaller med den enda ansökningsomgången per år för fullständigt FoU-projekt. Kompromissen innebär: att medlemmarna i prioriteringskommittéerna träffas två gånger per år för att göra bedömningar likt de gör idag; att prioriteringskommittéerna har tillgång till ett bättre underlag för bedömning och rådgivning i och med det informationssystem det elektroniska systemet är med länkar till CV, tidigare ansökningar mm; att ansökningsförfarandet om utvecklingsarbete blir mer strukturerat och samlat vid enbart två gånger om året (utan påminnelsebombning); att forskare som inte är redo att skriva en fullständig ansökan kan testa sin idé i form av ett utvecklingsarbete och få de råd på vägen som behövs inför ansökan om FoU-projekt; a t t uppdra FORSS kansli att återkomma med förslag till beslut angående antal och slags ansökningstillfällen vid FORSS-sammanträde i december 2004 27 e-forss FORSS-kansli presenterar avtalet beträffande webbaserat ansökningssystem och databas. FORSS har redan tidigare bemyndigat ordföranden att fatta vederbörliga beslut i en upphandling A t t godkänna ordförandes beslut beträffande avtalet om ett webbaserat ansökningssystem mellan FORSS och FoU-enheten i primärvården södra Älvsborg
PROTOKOLL 8 FORSS-kansli redogör för genomgången av ansökningsblanketten som har gjorts i samarbete med FORSS-beredningen och respektive prioriteringskommitténs ordförande samt redovisar de svaren på frågor som ställdes under denna arbetets gång. Angående konsekvenser av införandet av det nya ansökningssystemet diskuterade FORSS mer ingående: 1. Tidpunkt och antal namnunderskrifter under ansökningsförfarandet : a t t den första blanketten som skickas in till FORSS-kansli ska infatta alla underskrifter från alla omnämnde medarbetare och handledare på ansökningsblanketten för att undvika gisslantagande. För att ge sökanden möjligheten att samla alla namnteckningar ska den blanketten vara inskickad senast 2 veckor efter ordinarie ansökningstid; a t t blankett 2 där ekonomiska uppgifter anges inte behövs underteckna av alla inblandade utan enbart av projektledare och deras chefer; a t t alla inblandade i ett projekt får automatiskt e-postmeddelande om att medel har beviljats och därmed deras engagemang förväntas; 2. Ekonomihantering : a t t uppdra FORSS-beredning att lämna förslag till beslut i ekonomihanteringen efter diskussion med ekonomer kring merarbetet som medförs av ekonomimodulen samt utbetalning av medel i förväg eller ej; 3. Av FORSS önskad statistik kring ansökningar : a t t uppdra FORSS kansli att ta reda på vilken statistik kring ansökningar har utlämnats tidigare samt att ta kontakt med Samverkansnämnden för att ta reda på vilken statistik är önskvärt;
PROTOKOLL 9 4. Offentlighet av ansökningar på webben : a t t enbart namn på projektledaren och medarbetare, projekttitel och sammanfattning ska vara offentliga och synliga för alla på webben; 5. Anpassning av FORSS hemsida : a t t uppdra FORSS kansli att uppdatera och eventuellt anpassa informationen på FORSS hemsida i samband med införingen av det nya ansökningssystemet 28 Forskningsetiska ansökningar och enkätundersökningar FORSS kansliet förmedlar kort lägesrapport från Bo Nordenskjöld och presenterar aktuella frågor: FORSS som en huvudman Etisk prövning av enkätundersökningar Finansiering av ansökan till forskningsetisk nämnd i vissa undantagsfall a t t skicka med frågan om FORSS som en enhet/huvudman med landstingsdirektörer till landstingsförbundet; a t t FORSS med anledning av krav vid publicering även i fortsättningen kräver etisk prövning av alla FORSS projekt oavsett sorts undersökning som planeras. Inom etisk nämnd avgörs om ett rådgivande utlåtande eller beslut ges. FORSS betalar inte ut beviljade medel förrän resultat från etisk prövning har inkommit till FORSS. a t t FORSS i undantagsfall betalar ut summan av kostnader för ansökan till etiknämnden i förskott som del av de av FORSS beviljade medel för det berörda projekt.
PROTOKOLL 10 29 Nästa Nässjödag 30 FORSS 10 år 2005 FORSS-beredning sammanfattar beredningens diskussion kring Nässjödagen med att dagen fyller en viktig funktion, men att den kanske inte behövs anordnas varje år på grund av det minskade antal deltagare för varje år. Införandet av det nya ansökningssystemet i början av 2005 kommer dessutom ta forskarens och FORSS uppmärksamhet och engagemang. a t t Nässjödagen inte anordnas våren 2005 a t t FORSS beredning uppvaktar samverkansnämnden i jubileumsfrågan a t t avrapportera på och hänskjuta diskussion till nästa sammanträde för att vid det tillfället även bilda en arbetsgrupp 31 Kommande sammanträden i FORSS a t t ändra tiden och platsen för nästa sammanträde den 8. december 2004 till kl. 8.30 (OBS!) i Landstingshuset i Linköping (OBS!) a t t första sammanträdet för 2005 blir på Hotell Högland i Nässjö den 5. april 2005 kl. 10.00 32 Suppleanter i FORSS Osäkerhet finns bland FORSS ledamöter kring namn på suppleanter och eventuelle vakanser.
PROTOKOLL 11 FORSS uppdrar åt valberedningen a t t presentera en översikt över nuvarande suppleanter och att eventuellt komplettera med suppleanter både för ordföranden i PK, HUrepresentant och landstingsrepresentanter 33 FORSS regionala forskningsförberedande kurs 34 Avslutning Kursledningen undrar om kursens framtid. I FORSS är den allmänna opinionen att kursen ska bejakas. Intresset för kursen är stort bland forskare. Hälsouniversitetet måste också ha ett intresse och behov av att kursen fortsätter på grund av den ekonomiska situationen HU befinner sig i. FORSS anser att HU ska ta sin del i ansvaret för kursen och bidra även fortsättningsvis med kompentensen. a t t kursledningen (Lars Brudin m.fl.) formulerar de frågor och motiv för att bejaka kursen i samarbete med HU i ett brev till FOD. FORSS undertecknar sedan detta brev. Ordföranden tackar Bo Levander för hans engagemang som ordförande i PK 3 i många år med en icke-traditionell FORSS-present. Bo Levander tackar i sin tur för en mycket givande tid i FORSS. Ordföranden tackar deltagarna för dagens arbete. Vid protokollet Jolanda Bergsma T f FORSS-sekreterare
PROTOKOLL 12 Åke Rosandher Ordförande Claes Hallert Justeringsman