SVENSKTRYCKET Lund

SVENSKTRYCKET Lund 2002-06-06 Utredning för biblioteksstyrelsen Björn Dal och Åse Paulsson Uppdraget 1) Att inventera de samlade kostnaderna kring hanteringen av det svenska trycket 2) Att framkomma med förslag till kostnadseffektiva procedurer i ett läge där endast nytt svenskt material av direkt intresse för Lunds universitet införlivas i samlingarna, samt estimera kostnaderna för dessa procedurer. Arbetsgruppens sammansättning: En representant för Universitetsbiblioteket: Björn Dal En representant för de studerande i Biblioteksstyrelsen: Anna Nilsson En representant från Biblioteksstyrelsen: Åse Paulsson, Ekologibibl. Innehåll Tidigare utredningar och förslag... 2 Avgränsningar av uppdraget... 2 Svensktryck = plikttryck... 2 Nationella reservexemplaret... 2 Svensktrycket hantering... 3 Svensktrycket mängd och tillväxt... 4 Katalogisering av svensktrycket... 5 Fjärrlån... 6 Kostnader för svensktrycket Lönekostnader... 7 Förvärvskostnader... 7 Lokalkostnader för personal och drift... 8 Lokalkostnader för magasin... 9 Merostnader för nationella reservexemplaret... 9 Kostnader för pliktexemplaret... 10 Förslag till rationaliseringar och förändringar i hanteringen av svensktrycket Förslag Åse Paulsson... 11 Förslag Björn Dal... 14 Synpunkter Anna Nilsson... 17

2 Tidigare utredningar och förslag 94 Användandet av det svenska materialet (O. Dolan), bilaga 1. 97-11-04 Lunds universitetsbiblioteks tillkommande kostnader för att samla in, bevara och låna ut reservexemplaret av det svenska trycket (T. Persson), bilaga 2. 98-11-20 Förslag till beslut om besparingar inom nationalbiblioteksfunktionen (NBA), från Universitetsbibliotekarien till Biblioteksnämnden (G. Gellerstam), bilaga 3. 98-03-06 Till Riksbibliotekarien (T. Persson), bilaga 4. 98-03-16 Ang. Reservexemplar av svenskt tryck (brev från riksbibl. T. Lidman till T. Persson), bilaga 5. 99-10-04 Uppackningsrutiner plikttryck (K. Olsson), bilaga 6. 00-10-31 UB4 - en beskrivning av verksamheten och samlingarna (M. Zadenius), bilaga 7. 02-04-11 Bokvårdskostnader vid universitetsbiblioteket i Lund (N. Löfgren), bilaga 8. Avgränsning av uppdraget Uppdragets punkt 1 Att inventera de samlade kostnaderna kring hanteringen av det svenska trycket har begränsats till att gälla hanteringen fram till det svensktrycket står klart på hyllorna för utlån. Denna begränsning beror till största delen på att det ej går att få ut utlåningsstatistik ur Lovisa. Uppdragets punkt 2 Att framkomma med förslag till kostnadseffektiva procedurer i ett läge där endast nytt svenskt material av direkt intresse för Lunds universitet införlivas i samlingarna, samt estimera kostnaderna för dessa procedurer är inte möjlig att besvara utifrån frågeställningens formulering. Det är helt enkelt inte möjligt att urskilja svenskt material av direkt intresse för Lunds universitet. Vi har därför arbetat efter de förutsättningar som föreligger i rektors beslut 2000-02-28, nämligen att vi ska behålla allt svensktryck och servicen med nationella reservexemplaret. Svensktryck = plikttryck Universitetsbiblioteket är mottagare av allt svensktryck enligt Lag om pliktexemplar av dokument (1993:1392). En pliktleveranslag för svenska tryckerier har funnits sedan 1661, men den fungerade inledningsvis otillfredställande. Genom kungl. beslut 1698 utsågs Lunds universitetsbibliotek som mottagare av allt svenskt tryck. 1978 fick UB i uppdrag att vara nationellt lånebibliotek för svenskt tryck och skall också för framtiden bevara allt sådant tryck. I sen tid har för utgivare (förlag etc) tillkommit en leveransskyldighet för dokument tryckta utomlands men avsedda för spridning i Sverige (1993:1392, 19). Nationella reservexemplaret Lunds universitetsbibliotek har enligt SFS 1993:1439 ansvaret för att för framtiden bevara och tillhandahålla det nationella reservexemplaret av alla dokument som omfattas av Lag om pliktexemplar av dokument (SFS 1993:1392), inklusive Lag om ändring i lagen om pliktexemplar av dokument (SFS 1995:1375). Universitetsbiblioteket i Lund omnämns specifikt i förordningen 1993:1439:

2 Dokument som har lämnats till Kungl. Biblioteket utgör nationalexemplar och dokument som har lämnats till Lunds universitetsbibliotek utgör nationellt reservexemplar. De skall bevaras för framtiden. Skyldigheten att bevara gäller inte sådana pliktexemplar som, efter respektive biblioteks prövning, befinnes utgöra dubblett av ett redan tidigare lämnat dokument eller en oförändrad ny utgåva av ett tidigare lämnat dokument. I fråga om de två exemplar av tryckta dagstidningar som lämnas till Kungl. Biblioteket gäller skyldigheten att bevara bara det ena exemplaret. 5 De dokument som förvaras hos Kungl. Biblioteket hålls tillgängliga i bibliotekets lokaler i den utsträckning som biblioteket bestämmer. De dokument som förvaras hos Stockholms, Uppsala, Linköpings, Lunds, Göteborgs och Umeå universitetsbibliotek hålls tillgängliga enligt föreskrifter som meddelas av respektive universitet och beträffande Lunds universitet, efter samråd med Kungl. Biblioteket. 3 I en forskningsprop. 1993/94 föreslog Regeringen att Lunds UB skulle ha kvar sitt nationalbiblioteksuppdrag och anvisade ett extra anslag på 500 000. Riksdagen beslutade enligt detta. Hanteringen av reservexemplaret är förenat med betydligt större kostnader. I rektors beslut om den nya organisationen 2000-02-28 finns under punkt 6, första stycket Kulturarvsfunktionen, en tydlig skrivning rörande reservexemplaret: En specialfråga utgör därvid det nationella reservexemplaret av svenskt tryck. Lunds universitet har genom detta en speciell ställning inom svenskt biblioteksväsende. Någon särskild finansiering erhålls dock i stort sett inte från statsmakterna. Även om denna nationalbiblioteksfunktion innebär en viss ekonomisk belastning för universitetet är den samtidigt en positiv tillgång för universitet och hela regionen. Lunds universitet bör därför ha som utgångspunkt att detta ansvar ska finnas kvar hos universitetet. I samråd med Kungliga Biblioteket skall ansträngningarna att finna särskild finansiering fortsätta. Svensktrycket hantering Svensktrycket anländer till UB direkt från tryckerier och förlag. Det hanteras i tur och ordning av vaktmästeriet, förvärvsavdelningen, informationsavdelningen och kulturarvsavdelningen innan det står på hyllan färdigt för utlån. - Vaktmästeriet tar hand om posten, pliktmaterialet kommer från respektive tryckerier en eller flera gånger om året. Antalet försändelser är betydligt, omkring 6500 paket årligen, varav ca 1000 tidningar och 15-1700 mikrofilmsrullar. För dessa försändelser betalar UB portot, uppskattningsvis 450 000 SEK/år. - På förvärvsavdelningen öppnas paketen och innehållet kontrolleras mot medföljande trycklista. Tryckerier/förlag har tre månader på sig att skicka in materialet (enligt lagen fyra gånger per år). Tyvärr efterlevs lagen dåligt, mer än 10 procent av tryckerierna har inte i maj 2002 skickat in något material för 2001. I vissa fall tvingas man reklamera direkt till förlaget, då tryckeriet inte hörsammar reklamationen. Det finns ca 3000 tryckerier/förlag i Sverige. Reklamationer görs vid uppackningen, vid behov under årets gång och i ett sammanfattande utskick vid årets slut. Leveransen sorteras i olika kategorier. Tidskrifter registreras i Lovisa eller manuellt på viscardlappar och går därefter till tidskriftsrum eller magasin. Serier registreras manuellt på viscardlappar och går till magasin eller katalogisering. Småtryck, kartor etc går vidare till specialsamlingarna. Monografier går till katalogisering efter uppdelning i arkivsvit eller öppen samling. Det mesta materialet stämplas. För detaljerad beskrivning av arbetsgången på sekt. för svensktrycket, se bifogade arbetsschema ( bilaga 6). Det ska poängteras att hanteringen av svenstrycket är effektiv,

personalstyrkan är för närvarande 5.3 heltider; för samma material och arbetsuppgifter har Kungl. biblioteket 9 heltider. - Katalogiseringen görs på informationsavdelningen, såväl primär- som sekundärkatalogisering i nationella databasen Libris (se vidare avsnitt Katalogisering av svensktrycket ). - På kulturarvsavdelningen tar bokvården hand om katalogiserat material. Man upprättar en exemplarpost, vilket innebär att man tillför bibliotekskatalogen specifika uppgifter om just det exemplar som föreligger. Det handlar om vilken typ av publikation det är fråga om, var den är placerad, vilken hyllsignatur den har, vilka låneregler som gäller för exemplaret osv. Böckerna stödskyddsmärks och etiketteras (hyllsignatur etc.). På bokvården beslutar man också om eventuell inbindning, och dessa volymer går vidare till bokbinderiet. På bokbinderiet binder vi själv alternativt anlitar externa bokbindare, bundna böcker märkes med bibliotekets sigill. För preciserade uppgifter rörande bokvården, se bilaga 8. - Kulturarvsavdelningens sektion för specialsamlingar tar emot det material som inte katalogiseras på traditionellt vis, tidningar, okat. (okatalogiserat tryck, småtryck ), kartor etc. Materialet sorteras och magasineras så att det är sökbart. Småtrycksperiodica finns sökbar i databas, en tjänst KB inte kan erbjuda. 4 Svensktrycket mängd och tillväxt Svenskt tryck har samlats på UB sedan bibliotekets tillkomst 1671. Totalt omfattar samlingarna 50 132 hyllmeter, fördelade som följer: Böcker och tidskrifter 29 643 Okat. (småtryck) 8 068 Tidningar 12 421 Tidningsenheten hanterar också 1 217 hyllmeter mikrofilm. Totalt omfattar UB:s samlingar ca 99 000 hyllmeter, varav handskriftssektionen ca 4 500. Av det tryckta materialets 94 500 hyllmeter finns ca 11 200 hyllmeter i öppna samlingar. Av de ca 94 500 meterna tryckt material utgör svensktryckets ca 51 500 meter (inkl. mikrofilm) eller 55 procent. Siffrorna bygger på en ny noggrann mätning av materialet. Detta indikerar en minskning av utländskt förvärv sedan Projektgruppen svenska tryckets användning gjorde sina beräkningar för snart 10 år sedan, svensktrycket beräknades då utgöra 48 procent av det samlade beståndet (bilaga 1). Tillväxten i hyllmeter har de senaste fem åren varit relativt konstant: 1997 1998 1999 2000 2001 Böcker och tidskrifter 380 442 442 376 383 Okat. 171 175 200 154 161 Tidningar 96 93 85 93 83 Summa 647 710 727 623 647

5 Katalogisering av svensktrycket Katalogiseringen av svensktrycket sker på informationsavdelningens katalogsektion, dit den flyttades 1999. Tidigare fanns katalogisatörerna på NBA, dåvarande nationalbiblioteksavdelningen. För närvarande (maj 2002) arbetar 3,5 heltider med katalogisering i Libris av svensktrycket. Den statistik vi har att tillgå när det gäller förhållandet mellan primär- och sekundärkatalogisering av monografier härrör sig från 1997 och 1998 då NBA katalogiserade. Siffrorna nedan är tagna ur "NBA Årsstatistik för 1998 (1997)" 1997 % 1998 % primär 3 291 26% 3 559 28% sekundär 9 411 74% 9 314 72% total 12 702 12 873 Erfarenheten är att svensktryckets volym inte ändrar sig särkilt mycket över åren, se nedan antalet monografier mellan åren 1997 och 2000. Siffrorna är tagna ur "NBA Årsstatistik". Monografier (antal) 1997 1998 1999 2000 12 920 13 320 16 171 14 158 Det är inte enkelt att få fram jämförbar statistik över antalet ämnesuppdelade katalogiseringar av svensktrycket. Detta beror på att katalogiseringen skett på universitetsbibliotekets båda enheter Helgonabacken och Norr (här förkortade UBH och UBN) där rutinerna varit olika. Vad som direkt kan utläsas av tabellen nedan är att mer än hälften av UBNs material hamnar på hyllor tillgängliga för låntagarna, medan UBHs motsvarande Öppna Samling (ÖS) på grund av platsbrist endast innehåller ca 1/3-del av det katalogiserade materialet. Observera att nedanstående tabell härrör sig från olika år, 2000 och 2001 för UBH medan UBNs uppgifter är från 1998. UBHs och UBNs katalogiseringar uppdelade efter fakultet på öppna hyllor och i öppen samling (ÖS) UBH UBH UBN 2000 2001 1998 monografier (total) 14 372 14 310 total 7 349 periodica (total) 360 255 varav (P) 2 772, (TU) 2 060, (V) 2060, retro 457 ÖS (total) 4 671 4 814 öppna hyllor (total) 4 147 HT 1 541 1 574 LTH (P) (mono) 430 (del) 1 507 (sa) 1 937 S 2 996 3 076 MN (TU) (mono) 571 (del) 605 (sa) 1 176 J 134 164 Med (V) (mono) 670 (del) 364 (sa) 1 034 En skattning har gjorts av Monica Knutsson på Förvärvsavdelningen över den procentuella ämnesindelningen av svensktrycket. Utgångsmaterialet har varit 2000 års "Svensk bokförteckning" och "Svensk periodika förteckning", i dessa publikationer är materialet ämnesindelat enligt SAB:s klassificeringssystem. För att kunna härleda SAB klassningarna till Lunds universitets fakulteter har följande ämnesområden brutits ut vid sammanställningen.

Bibliografier, biografier, skönlitteratur, barn- och ungdomslitteratur, ej områdesrelaterat (ex. R="Idrott, lek och spel", B="Allmänt och blandat, A= "Bok och biblioteksväsen samt delar av Q="Hem och hushåll, jakt o. fiske, trädgårdsskötsel, lantbruk, skogsbruk ) 6 Skattning över ämnes/fakultetstillhörighet av pliktleveranserna 2000 Böcker (ca) antal % Periodica (ca) antal % HT 1 600 11% HT 1 100 11% S 3 000 21% S 3 100 31% J 300 2% J 220 2% LTH 850 6% LTH 1 200 12% Med 650 5% Med 500 5% MN 1 100 8% MN 775 8% Biografier 250 2% Bibliografier 100 1% Skönlitteratur 1 900 13% Skönlitteratur 60 1% Barn o. ungdomslitteratur 1 200 9% Biografier 50 0% Ej områdesrelaterat 3 225 23% Ej områdesrelaterat 3 000 30% 14 075 100% 10 105 100% Med utgångspunkt av ovanstående tabell kan man i runda tal utläsa att det trycks ca. 14.000 monografier och ca. 10.000 tidskrifter. Fjärrlån Att Lund har det nationella reservexemplaret av svensktrycket innebär att det är till oss biblioteken i Sverige och andra länder vänder sig för att få fjärrlån. För närvarande är det inte möjligt att få ut fjärrlånestatistik ur Lovisa. Därför har vi använt uppgifter ur den 10 år gamla utredningen av O. Dolan (bilaga 1), samt den statistik som samlats in under 3 månader 2002 (mars, april, maj). Uppgifterna i O. Dolans utredning (bilaga 1) visar på att det årliga fjärrutlånet av svenskt material uppgick till 13.000 utlån (både kopior och bokutlån). Budgetåret 92/93 utgjorde dessa 13.000 fjärrutlån av svensktrycket 6,5 procent av UBs totala utlån. Av det totala fjärrutlånet utgjorde det svenska materialet 37,2 procent (22,6 procent UB1, 14,6 procent UB2). På UB2 effektuerades 80 procent av fjärrlånen som kopior, medan på UB1 utgjorde kopiorna endast 27 procent av fjärrutlånet. 13 procent av det svenska trycket som fjärrutlånades gick till utlandet. Fjärrutlån av svensktryck budgetåret 92/93 UB1 UB2 Total 7 930 5 110 13 040 27% var kopior 80% var kopior 13% var utlån till utlandet Fjärrutlån av svensktryck 2002 3 månader (vecka 10-23) UBH UBN Total (under 3 månader) Sv. bibl. 2 770 380 3 150 Norden 128 23 151 Övr. utlandet 43 17 60 2 941 420 3 361

Mars t.o.m. maj är tre aktiva månader på året, när det gäller utlån. Det bör påpekas att det inte är lågsäsong för fjärrlånet under sommaren, enligt B-M Lindahl, utan fjärrlåneverksamheten fördelar sig ganska jämnt under året. Kostnaderna för fjärrlånehantering och personal är inte redovisade i denna utredning. Anledningarna är flera, den viktigaste är att vi avgränsade uppdraget till att gälla svensktryckshanteringen fram till dess materialet stod klart för utlån på hyllan. Om det hade varit möjligt att ta fram lånestatistik ur Lovisa för svenskt material hade vi även inkluderat fjärrlån och vanligt utlån, men pga de stora osäkerhetsfaktorerna beslöt vi att endast redovisa fjärrlånet i antal utlån i tabellerna ovan. Portokostnderna är ännu svårare att uppskatta. De flesta bokförsändelser inom Sverige ligger kring 40 SEK (upp till 1000g) och kopieförsändelserna kring 10 SEK (upp till 100g), de fördelar sig hälften på kopior och hälften på böcker enligt undersökningen för 10 år sedan (bilaga 1). Om fjärrlånet av det svenska materialet är det samma som för 10 år sedan, dvs 13.000 utlån och fördelar sig jämnt mellan kopior och bokutlån, borde portokostnaderna idag vara minst 325.000 SEK. Då har ej hänsyn tagits till det högre utlandsportot, artikelkopior som väger över 100g och bokförsändelser över 1 kg. 7 Kostnader för svensktrycket 2001 Lönekostnader Med lönekostnader avses här de lönekostnader som är förknippade med pliktleveransen från det paketet anländer till dess boken står på hyllan och är utlåningsklar. Utlåning och annat tillhandahållande av svenskt tryck med undantag av småtryck och tidningar är samordnat med övriga låne- och fjärrlåneservice och ingår ej i följande beräkningar. För samtliga avdelningar gäller att en viss del av chefernas arbete kan hänföras till svensktrycket, men denna kostnad ingår ej i beräkningarna. Lönekostnaderna är beräknade efter snittlönekostnad 350 tkr, fördelade på följande avdelningar/enheter: Posthantering 0.05 17 500 Sv. förvärv 5,3 1 855 000 Katalogisering 6.0 2 100 000 Okat. 3.5 1 225 000 Tidningar 2 700 000 Bokvården 2.1 735 000 Bokbinderi 2.6 910 000 Summa 21.55 7 542 500 OBS! För bokvården och bokbinderiet (som hanterar såväl svenskt som utländskt material) redovisas 55 procent av kostnaden = svensktryckets andel. Förvärvskostnader Pliktleveransen är lagstadgad och kostnadsfri så när som på portot för försändelserna, vilket uppgår till omkring 450 000 / år.

8 Lokalkostnader för personal och drift Den personal som redovisas under rubriken "Lönekostnader" ovan har delats upp på respektive kontors- och arbetsytor. Den största delen av lokalerna ligger på Helgonabacken, det är endast UB4 och delar av katalogavdelningen på UBN som ingår i uträkningen. Kontors- och arbetsytor för svensktrycket UBH Rumsnr. Yta (kvm) 405A Förvärv svenskt 23 405B Förvärv svenskt 122 401 Bokvård (55%) 101 (av 184 kvm) 601 Okatalogiserat tryck 183 316 Katalogisatörer (3 arb.pl.) 51 (101 kvm/2) 105-107 Bokbinderi (55%) 69 (av 125 kvm) 130 Bokbinderi, lager (55%) 17 (av 31 kvm) 132 Bokbinderi, lager (55%) 17 (av 31 kvm) SA 583 inkl. 30% extra 758 UBN Katalogisatörer (3 arb.pl.) 50 inkl. 30% extra 65 UB4 Kontor- och arbetsytor 100 Som arbetsytor för personalen bör även räknas korridorer, personalrum (lunchrum, vilorum, toaletter) - förslagsvis utökas den totala ytan med 30 procent för att inkludera denna yta. UBH UBN UB4 Summa Kostnad/kvm 763 924 1 620 kvm 758 65 100 Total kostnad 578 354 60 060 162 000 800 414 Total kostnaden för kontors- och arbetsytor för svensktrycket är 800 414 SEK Driftskostnaden för UB per person och år har beräknats efter budget 2002 till ca 96 000 SEK. Antalet heltider som arbetade med svensktrycket var 21.55, vilket ger en sammanlagd kostnad för driften på 2 068 800 SEK. Den totala kostnaden för lokaler och drift blir då 2 869 214 SEK.

9 Lokalkostnader för magasin Svensktrycket förvaras i flera byggnader/magasin som följer (Hm = hyllmeter): Lokal Hm Hyres- Kostnad Kostnad Kostnad Hm/år m2/år Sparta I 2 426 116 448 48 313 Sparta II 3 255 91 140 28 229 Väduren 3 929 290 746 74 693 UB Helgonabacken och H 781 UB Norr (genomsnittskostnad) 28 101 2 894 403 103 N 944 Tornavägen 4 810 446 000 93 725 Hög 6 104 262 472 43 346/316 Mattehuset 1 507 150 000 100? Den årliga hyreskostnad för svensktrycket blir 4 251 209. Till denna summa bör adderas inredningskostnaden, som i tidigare gjorda beräkningar uppskattats till 10 procent av hyreskostnaden, i detta fall 425 121. Den totala kostnaden blir då 4 676 330. Öppen samling, svenskt och utländskt tryck, har en årlig hyreskostnad på UBH 210 resp. UBN 300 per hm. Merkostnader för nationella reservexemplaret Universitetsbibliotekets hantering av reservexemplaret är en tjänst förenad med vissa kostnader. De är svåra att bestämma och får baseras på kvalificerade uppskattningar. De följande beräkningarna är inte baserade på samma scenario som tidigare beräkningar (T. Persson). Istället omfattar beräkningarna de direkta merkostnader UB har för hanteringen av reservexemplaret förutsatt att UB skulle välja att behålla allt pliktmaterial även om skyldigheten att hålla reservexemplaret upphörde. I motsats till tidigare utredningar beräknas således inte några förändringar för hyreskostnaden och kostnaden för katalogisering, och bortses från de relativt marginellt ökande bokvårdskostnaderna. Reklamationer och återköp av förlorat material 60% av 2 tjänster ca 420 000 Fjärrlåneverksamhet 60% av 3.75 tjänster ca 787 500 Magasinpersonal 60% av 1.3 tjänster ca 273 000 Vaktmästeri (försändelser) 0.6 ca 210 000 Summa 1 690 500 UB erhåller 500 000 som kompensation för nationella reservexemplaret och 60 procent av fjärrlånekompensationen, ca 300 000, kan också tillföras denna tjänst. Verksamheten är således kraftigt underfinansierad.

10 De samlade kostnaderna för plikttrycket Lönekostnader 7 542 500 Lokalkostnad, magasin 4 676 330 Lokalkostnad personal och drift 2 869 214 Pliktporto 450 000 Summa 15 538 044 I ovanstående kalkyl ingår ej kostnaderna för publika lokaler, lånehantering (magasinsarbete, krav, info etc.), fjärrlånehantering och tillhörande personal, vilka kostnader är svåra ett beräkna eftersom det inte är möjligt att ta ut lånestatistik ur Lovisa. Även eventuellt ingående delar av avdelningschefernas löner är ej medtagna i beräkningarna.

11 Förslag till rationaliseringar och förändringar i hanteringen av svensktrycket Utredarna har valt att presentera sina synpunkter i detta avsnitt var för sig. Förslag Åse Paulsson Under utredningens gång har nya idéer kommit fram under diskussioner och samtal med personer som är knutna till svensktrycket. Följande helhetslösning på svensktrycket kommer säkert att röra upp en del känslor och jag tror inte att alla förslag kommer att genomföras. Men jag vill gå ner till grunden och därifrån bygga upp en ny verksamhet som är mer anpassad till dagens behov. Avtal med Kungl. biblioteket I "Förordning (1993:1439) om pliktexemplar" står i 5 Tillhandahållande av pliktexemplar "De dokument som förvaras hos Stockholms, Uppsala, Linköpings, Lunds, Göteborgs och Umeå universitetsbibliotek hålls tillgängliga enligt föreskrifter som meddelas av respektive universitet och beträffande Lunds universitet, efter samråd med Kungl. biblioteket". Fram till nu har Lund skött sin del av bevarandet och tillhandahållandet utan att ha något skriftligt avtal med Kungl. biblioteket. Det har endast skett muntliga överenskommelser vid ett antal tillfällen. Det bör omgående initieras en diskussion med Kungl. biblioteket som mynnar ut i ett skrivet avtal. Det är på Kungl. biblioteket som både resurserna och personerna finns. I detta avtal bör följande punkter belysas. Kungl. biblioteket ska ha primärkatalogiserat allt svenskt material när årets "Svensk bokförteckning" och "Svensk periodika förteckning" kommer ut (ungefär april/juni året därpå). I begreppet "allt svenskt material" ingår även delar i rapportserier etc. rationalisering Lund behöver endast sekundärkatalogisera, nu primärkatalogiserar vi ca. 25% av de svenska monografierna och ca. 60-70% av delar i rapportserier (uppgiften om rapportserier gäller UBN). Alternativt, Lund fortsätter att primärkatalogisera och det utgår ersättning från KB för varje ny post i Libris (enligt samma modell som retroprojektet för några år sedan). Kungl. biblioteket får idag precis som vi tryckeriernas leveranser, men förutom dessa får de även bokleveranser direkt från förlagen för att materialet snabbt ska komma in i "Svensk bokförteckning". Om förlagen utökar sina leveranser och skickar samma material till oss som till Kungl. biblioteket skulle Lunds bestånd bli betydligt mer fullständigt. rationalisering Lund kan minska sina reklamationer avsevärt. Kungl. biblioteket reklamerar även åt oss, eftersom vi nu får samma leveranser. rationalisering Lund kan så gott som upphöra med reklamationerna. Vi är mycket selektiva och reklamerar bara vissa viktiga titlar som uteblivit. Vi kommer aldrig att komma upp i 100% täckning av det svenska materialet. (ex. Vi får 78% av småtrycket via

leveranserna, men kan komma upp till 82% med ihärdiga reklamationer. Är vi betjänta av denna exklusiva hanteringen, det kanske räcker med 78% för att visa på bredden av småtrycket). I Tove Perssons brev till Riksbibliotekarien (98-03-06) Bil 4, framställs 4 besparingsåtgärder. 3 av dessa åtgärderna godkändes av Riksbibliotekarien (98-03-18) Bil 5. Åtgärderna är följande: 1. Tidningsbiblioteket UB4 slutar att ta emot och effektuera beställningar och kan endast utnyttjas på plats. 2. Sektionen för okatalogiserat tryck övergår till mycket grov sortering av inkommet material och tar ut researchavgift för framtagning av material. 3. Allmänna sektionen upphör att reklamera tryck, som inte levereras, och tar enbart emot och förvarar vad som levereras spontant. 4. Fjärrutlån av svenskt material upphör. Punkten som inte godkändes var punkt 4 om fjärrutlån. rationalisering De av de tre besparingsåtgärder som vi har fått godkänt av Riksbibliotekarien men ännu ej genomfört kan omgående starta. 12 Svensktryck till hemlån och tidskrifter LUB-biblioteken köper den svenska litteratur de behöver, vilket innebär att böckerna finns tillgängliga ½-1 år innan UBs pliktexemplar är på hyllan. Det är viktigt att UB analyserar behoven av ÖS (öppen samling). En öronmärkt del av det centrala anslaget avsättes till ÖS, storleken bestäms utifrån vilken inriktning UB bestämt sig för. De svenska tidskrifter som det finns prenumerationer på ute på LUB-biblioteken bör gå direkt till arkivsviten för att inte vilseleda låntagarna, pga de stora förseningarna vid pliktleveranserna. Tidigare har UB prenumererat på vissa svenska tidskrifter pga av den stora irritationen som icke anlända pliktexemplar utgjorde. Samtliga svenska tidskrifter även de äldre årgångarna bör vara Ej Hemlån. rationalisering Användningen av svensktrycket minskar betydligt i.o.m. att LUBbiblioteken köper sitt material. Låntagarna får också snabbare tillgång till de nya böckerna. rationalisering Att de svenska tidskrifter som även finns på de övriga LUBbiblioteken, placeras i arkivsviten innebär att låntagarna inte utnyttjar pliktexemplaret vilket innebär att hanteringen blir mindre på UB och Gastelyckan. rationalisering Att samtliga svenska tidskrifter är Ej Hemlån, innebär mindre slitage, mindre krav och ökat antal kopieringsbeställningar. Hantering av svensktrycket och Ej Hemlån Allt svenskt tryck, undantag ÖS (öppen samling), placeras i en löpande nummersvit i magasin. Från och med 2003 flyttas all svensktrycksverksamhet till Gastelyckan, katalogisatörerna flyttas tillbaka till förvärvet. På grund av den lagstadgade bevarande- och utlåningsplikten bör det göras radikala förändringar vad gäller utlånet av svensktrycket (undantag ÖS). Samtligt svensktryck bör undantas från hemlån, detta gäller samtliga låntagare både i Lund och bland fjärrlånebiblioteken. Materialet kan läsas i något av LUB-bibliotekens eller det fjärrlånande bibliotekets läsesalar. Det svenska trycket bindes endast i undantagsfall (undantag ÖS). Hela det svenska trycket från UBN placeras också på Gastelyckan. Det bör även tas under övervägande att flytta det äldre småtrycket till Gastelyckan, från lämpligt årtal.

13 rationalisering Gastelyckans hyllmeterpris är ungefär det samma som UBs (100:-) och UB har stora utrymmesproblem. Om Gastelyckan utnyttjas till hela svensktrycket, får UB loss utrymme som kan användas till både läsplatser och till de samlingarna som kräver säker förvaring. Svensktrycket växer med 650 hyllmeter per år. rationalisering Det sparas in katalogisatörer om vi får ett avtal med Kungl. biblioteket som innebär att Lund fortsättningsvis endast behöver sekundärkatalogisera det svenska trycket. rationalisering Läsesalslån på svensktrycket innebär att slitage och förkommet material minskar, även kravhanteringen försvinner. Beställningsantalet minskas eftersom ett visst antal slentrianmässiga beställningar, både från Lundalåntagare och fjärrlånebibliotek, inte kommer att göras eftersom materialet ej är till hemlån. (Det finns ju redan materialkategorier som är undantagna hemlån, såsom skönlitteratur, kursböcker etc.) rationalisering Eftersom det svenska trycket ej är till hemlån blir användningen och slitaget mycket mindre. Bindningen dras ner till ett minimum. rationalisering Om även det äldre småtrycket flyttas till Gastelyckan, blir inte trycket så hårt på UBs läsesal. Gastelyckan har en ny läsesal som kan anpassas för arbetet med småtrycket. Se även Bil 4, " Sektionen för okatalogiserat tryck övergår till mycket grov sortering av inkommet material och tar ut researchavgift för framtagning av material." Tidningar Det finns en mycket utförlig utredning om UB4 tidningsbiblioteket Bil 7. Denna utredning innehåller flera förslag på radikala rationaliseringar och det finns ingen anledning att upprepa dem här. Ett ytterligare förslag är dock att strama upp användningen av tidningarna betydligt. Det tryckta tidningslägget bör bara användas i extrema undantagsfall, all användning av tidningar begränsas till mikrofilm. Det ska krävas ett intyg från forskningshandledaren med en rimlig förklaring om nödvändigheten av att använda det tryckta lägget istället för mikrofilmen. I de fall det saknas mikrofilm ska användningen av tidningsläggen motiveras av vetenskaplig forskning. Det är endast från doktorandnivå och högre som användning av tycket kan komma ifråga. Samtliga utländska tidningar gallras. Forskarna får vända sig till andra bibliotek i Sverige och utomlands för dessa tidningar. rationalisering Samtliga tidningslägg kan placeras i mycket billiga magasinslokaler, sedan de kommit på mikrofilm. Pga restriktionerna för användning av den tryckta tidningarna kommer mycket få hämtningar från magasin att behöva göras.

14 Förslag Björn Dal Uppdragets andra fråga är inte möjlig att besvara utifrån frågeställningens formulering. Det är helt enkelt inte möjligt att urskilja svenskt material av direkt intresse för Lunds universitet. Den ursprungliga formuleringen av utredningsuppdraget daterad 2001-10-01 var betydligt tydligare och hade varit lättare att arbeta efter. Svensktrycket tillhör Kulturarvet som är en angelägenhet för universitets alla fakulteter, med uppgift att för all framtid ansvara för det gemensamma arvet av handskrivna och tryckta dokument och tillhandahålla detta för forskningen. Varje försök att gallra kommer att visa sig felaktigt i framtiden, i ett forskningsperspektiv finns inte ett enda exempel på någon lyckad gallring. Pliktleverenserna av svensktryck är kärnan i kulturarvsfunktionen. Samlingen av svensktryck är den fullständigaste näst Kungl. Bibliotekets. Uppgiften att spara allt har följt med uppgiften att hålla nationella reservexemplaret, men måste under alla omständigheter ses som en huvuduppgift. Det potentiellt främsta forskningsmaterialet är exempelvis småtryckssamlingen. Varje inskränkning av huvuduppgiften att spara allt svenskt tryck får betydande konsekvenser för den framtida forskningen vid Lunds universitet och andra forsknings- och kulturinstitutioner som är beroende av samlingarna. Universitetsbiblioteket har här också starkt stöd för denna hållning i rektors beslut (2000-02-28) om kulturarvsfunktionen. Besparingar utan allvarliga framtida konsekvenser för forskningen vid Lunds universitet kan genomföras endast på två sätt, utveckling av arbete/organistation respektive avveckling av det lagstadgade ansvaret för reservexemplaret. UB är idag så underbemannat att besparingar genom direkt indragning av tjänster inte är möjlig. PLIKTTRYCKET Reklamationer Förvärvsavdelningen som hanterar pliktmaterialet uppskattar att man använder 1.2 heltider för reklamationer, vilka från och med i år också ytterligare försvårats av förändringar i Librissystemet. Pliktlagen är fokuserad på tryckerierna som leverantörer, i de fall materialet trycks utomlands ska förlaget leverera. KB, som erhåller samma pliktmaterial, har mindre problem med reklamationer; förlagen är angelägna att få med sina artiklar i Svensk bokförteckning och skickar därför böckerna direkt till KB. Om UB hade kunnat utverka en leveransplikt från förlagen skulle vi vara lika gynnade i detta avseende. Reklamationer sker vid försändelsens ankomst, löpande under året och i ett stor utskick vid årets slut. Ambitionsnivån kan sänkas utan att vi bryter mot lagen eller vållar stor skada för samlingarna. På KB prickar man t.ex. inte av försändelsens innehåll mot trycklistan, utan utgår från att det som är förtecknat också är paketets innehåll. Arbetsinsatsen måste vägas mot vinsten sedd i ett långt perspektiv. Det ska observeras att när reklamationsaktiviteten sjunker under en viss nivå så riskerar efterlevnaden av lagen att försämras.

Skulle det vara möjligt att få förlagen att sända ett ex av sina böcker inte bara till KB utan också till UB skulle arbetet med reklamationer kunna minska kraftigt utan att samlingarnas fullständighet försämrades. Besparingarna reduceras dock av det gallringsarbete som skulle följa om samlingarna inte ska tillåtas växa med dublettexemplar. Katalogisering Vissa besparingar skulle kunna uppnås genom en ökad del sekundärkatalogisering. Idag uppskattas en dryg fjärdedel av materialet primärkatalogiseras. På UB är det framför allt delar i rapportserier etc. som primärkatalogiseras (KB är snabba med vetenskapligt tryck och romaner), ett material som efterfrågas på UB och för fjärrlån. Det är emellertid uppenbart både dålig service och oekonomiskt och att plocka fram material, söka det i Libris och sedan lägga tillbaka det i väntan på att någon annan ska primärkatalogisera det. Små besparingsmöjligheter, försämrad service och risk för förlorad kompetens. Hantering Hanteringen av plikttrycket på UB är effektivt, men den kraftiga underbemanningen leder nu till växande restantier. I stort sett gäller samma rutiner på UB som på KB; på motsvarande sektionen för svensktryck har KB 9 heltider (UB 5,3) och okat. (småtrycket) 8 heltider (UB 3.5, i juni 2002 2.5). Gränsen för möjligheten att upprätthålla verksamheten ligger kring 7 resp. 5 heltider. Med denna bemanning skulle UB ändå ha 5 heltider mindre än KB för utförande av i stort sett samma arbetsuppgifter. Hanteringen av tidningar har inte jämförts då den skiljer sig på väsentliga punkter, men det skulle vara svårt för UB att gå under den nuvarande bemanningen på två heltider. Inte heller katalogiseringen kan jämföras direkt på grund av olika mängder primärkatalogisering etc. Okat. (småtrycket) öppnar i augusti 2002 för lån till specialläsesal. Det är en viktig policyfråga att UB:s material i största möjliga utsträckning är tillgängligt för forskningen. Inskränkningar av tillgängligheten är därför i de flesta fall ingen acceptabel besparingsmöjlighet. Allt material som lånas till specialläsesalen ska finnas i magasin på Helgonabacken för säker och snabb hantering. Bindningen av plikttrycket kommar att minska succesivt. En princip införs om att inbindning verkställes i efterhand, först efter fem lån. Onödiga inbindningskostnader kan sparas. En begränsad tillgänglighet till tidningarna genomförs från den 15:e juli 2002. Lån begränsas praktiskt till det antal läsplatser som finns och kopplas till ett bokningssystem där universitetens forskare har förtur. Universitetens forskare påverkas således inte, närmast påverkas släktforskarna som är en stor användargrupp. Inskränkningen gäller inte mikrofilmade tidningar som kommer att finnas tillgängliga i en öppen samling. 15 RESERVEXEMPLARET Att UB sparar plikttrycket är en sak, uppgiften att tillhandahålla nationella reservexemplaret en annan. Den nationella uppgiften borde vara direktfinansierad från utbildningsdepartementet, men någon framställan härom förefaller aldrig ha gjorts. Universitetets hållning har varit att en särskild finansiering ska kunna uppnås i samråd med KB. En leverensskyldighet för förlagen med ett exemplar till vardera KB och UB skulle innebära vissa uppenbara fördelar för UB: 1. Det bokliga kulturarvet skulle säkras genom att det material som utsätts för kraftigast slitage (böcker) finns i två exemplar. Det finns en konflikt mellan långsiktigt bevarande och tillhandahållande genom ökat slitage etc. genom fjärrlåneverksamheten.

2. Samlingarnas fullständighet skulle öka genom leverans från såväl producent som beställare. 3. Arbetet med reklamationer skulle kunna minska kraftigt. 16 Fjärrlån av reservexemplaret skulle generellt kunna behandlas som läsesalslån. Den ordningen gäller redan för flertalet svenska tidskrifter. En viss besparing skulle då eventuellt uppnås genom att en inskränkning av möjligheten till hemlån kan förväntas leda till ett minskat antal beställningar. En sådan inskränkning skulle inte kunna motiveras utifrån reservexemplaret, utan måste i så fall omfatta fjärrlånet i hela nätverket. Besparingseffekten skulle antagligen förloras genom att låntagande bibliotek inför motsvarande inskränkningar för UB:s inlån. Det drabbar således i förlängningen fjärrlåneanvändarna vid Lunds universitet och skulle gå stick i stäv mot den förbättring av forskarnas litteratur- och informationsförsörjning som länge diskuterats inom nätverket. När det gäller elektroniskt material har antalet campuslicenser etc. ökat kraftigt, när det gäller det tryckta materialet måste tillgängligheten vara lika god oavsett publiceringsform ska materialet i de flesta fall kunna finnas på forskarnas bord. Sammantaget kan konstateras att de möjligheter till besparingar som föreligger i stort sett redan har utnyttjats eller träder i kraft inom en nära framtid. UB:s tryckta samlingar utgör totalt omkring 95.000 hyllmeter eller omkring 6 miljoner tryck. Marknadsvärdet på dessa kan uppskattas till mellan 3 och 5 miljarder kronor, handskrifterna oräknade. UB är således i ekonomiska termer universitetets i särklass värdefullaste institution, säkerligen också värdefullare än någon annan institution i södra Sverige. Att rimliga resurser ställs till förfogande för tillfredställande vård och hantering av dessa för regionens och universitetets framtid oundgängliga resurser är nödvändigt, allt annat är forsknings- och kulturpolitiskt oförsvarligt.

17 Synpunkter Anna Nilsson Studentrepresentantens synpunkter kan sammanfattas: - UB ska fortsätta att spara allt svensktryck - Fler läsplatser på UB - Expandera ÖS på UB - Flyttning av svensktryck till Gastelyckan, som också ska ha läsplatser (även för studenter på grundnivå)