1(9) KOMMUNLEDNINGSKONTORET och riktlinjer för skyddsoch säkerhetsarbete Denna policy innehåller riktlinjer och instruktioner för Täby kommuns skydds- och säkerhetsarbete. 1. Inledning Täby kommun har ansvar för att de som bedriver verksamhet, bor och vistas i Täby kommun ska känna sig säkra och trygga och för att de kommunala verksamheterna och ansvarsområdena ska fungera med så få störningar som möjligt, vare sig de bedrivs i egen eller annans regi på uppdrag av Täby kommun. Täby kommun har också ett omfattande samordningsansvar för det samlade skydds- och säkerhetsfrämjande arbetet inom sitt geografiska område. 2. Omfattning Täby kommuns policy och riktlinjer för skydds- och säkerhetsarbete gäller för alla de kommunalt drivna verksamheterna och all personal (kommunalt anställda, inhyrd, konsulter, leverantörer) samt kommunala bolag och nämnder som kommunen ansvarar för och är delaktiga i. Kommunens ansvar inom andra områden än skydds- och säkerhetsfrågor framgår i andra policys och riktlinjer. 3. Syftet med skydds- och säkerhetsarbetet av Täby kommuns skyddsvärden
2(9) Skydds- och säkerhetsarbetet syftar till att skydda Täby kommuns skyddsvärden: människor, miljö och egendom samt verksamhet och information inom Täby kommun. Människor indelas enligt: Medarbetare, elever, barn, boende, äldre och förtroendevalda Invånare, övrig arbetskraft samt besökare som vistas i Täby längre eller kortare tid Egendom omfattar: Kommunalt ägd eller inhyrd egendom, fastigheter, anläggningar och inventarier Näringsverksamhet, föreningsverksamhet, privat ägd egendom Begreppet miljö avser: Infrastruktur, stadsbyggnad, trafiknät, el- och vattenförsörjning, kommunikationsmedel Mark, sjöar, luft, naturtillgångar Information avser: All form av information inom Täby kommun, offentlig och sekretessbelagd information, intern så väl som extern inom Täby kommun. Verksamhet avser: Den tjänsteproduktion som bedrivs av Täby kommun inklusive den som utförs på entreprenad. Kommunens egen verksamhet samt den som utförs på entreprenad skall kunna bedrivas i så stor utsträckning som möjligt utan driftstörningar, med så få olyckshändelser, skadegörelser och sabotage som möjligt. 4. Genomförande av skydds- och säkerhetsarbetet i Täby kommun
3(9) Genomförandet av Täby kommuns skydds- och säkerhetsarbete skall ske genom: Tydlig styrning och fastställda mål med årlig uppföljning och utvärdering. En tydlig kommunal organisation med väl förankrade rutiner hos alla medarbetare där arbetet med skydds- och säkerhetsfrågor bedrivs aktivt och systematiskt inom alla verksamhetsområden som en del i det dagliga arbetet. Ett aktivt arbete med risk- och sårbarhetsanalyser där risker och hot mot kommunens skyddsvärden (Människor, Miljö, Egendom, Verksamhet, Information) identifieras, analyseras och förebyggs. Handlingsplaner med fastställda åtgärder finns utformade för användning vid akuta händelser i det dagliga arbetet, vid extraordinär händelse i fredstid, under höjd beredskap eller kris och krig. En väl fungerande säkerhetsorganisation inom verksamheten med ett tydligt mandat och resurser. Att medarbetare får fortlöpande utbildning och görs delaktiga i skydds- och säkerhetsarbete inom den egna verksamheten. Fortlöpande systematisk dokumentation av händelser, tillbud och skador tillämpas och ligger till grund för analys- och åtgärdsarbete i förebyggande syfte. Fastställda riktlinjer för tekniska och mekaniska skyddsnivåer enligt kommunens försäkringsvillkor efterlevs och tillämpas vid planering och genomförande av ny-, om- och tillbyggnation. 5. Ansvar för skydds- och säkerhetsarbete samt krisledning 5.1 Skydds- och säkerhetsarbete - den enskildes ansvar Alla medarbetare har ett personligt ansvar för skydds- och säkerhetsfrågor. Innebörden av detta ansvar är att uppmärksamma risker, agera förebyggande för att minska risker och öka säkerheten, initiera att åtgärder vidtas samt efterleva utfärdade säkerhetsföreskrifter och policys.
4(9) Alla medarbetare är skyldiga att omgående rapportera inträffade tillbud, skador, hot eller andra störningar i verksamheten. Kommunens tillbuds- och skaderapporteringssystem skall användas. Alla medarbetare som behövs för arbete i samband med extraordinära händelser, kan beordras att tjänstgöra på annan tid än ordinarie arbetstid eller inkallas för arbete under semester eller annan ledighet. 5.2 Skydds- och säkerhetsarbete - nämnders och verksamheters ansvar Det direkta ansvaret för skydds- och säkerhetsarbetet ligger inom respektive nämnd och följer linjeorganisatoriskt ansvaret för nämndens verksamhet. Inom respektive verksamhetsområde och på kommunledningskontoret skall det finnas minst en skydds- och säkerhetsansvarig handläggare. Verksamhetschefer samt kommunledningskontoret skall utse respektive skydds- och säkerhetshandläggare. Verksamhetens skydds- och säkerhetshandläggare ansvarar inom sitt verksamhetsområde för skydds- och säkerhetsarbetet och skall aktivt driva och utveckla skydds- och säkerhetsfrågorna löpande i sitt dagliga arbete. När en verksamhet eller medarbetare drabbas av brott skall det registreras i kommunens tillbuds- och skaderapporteringssystem samt via tillbuds- och skaderapporteringssystemet polisanmälas. 5.3 Skydds- och säkerhetsarbete - kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för skydds- och säkerhetsarbetet inklusive den civila beredskapen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för skydds- och säkerhetsarbetets förberedelser, ledning och genomförande samt uppföljning. 5.4 Krisledning - krisledningsgruppens ansvar Täby kommuns krisledningsgrupp utses av kommunchefen. Krisledningsgruppen leder det operativa arbetet vid extraordinära händelser, kris och höjd beredskap. Den består av ett fast antal utsedda tjänstemän, bland annat kommunchefen och
5(9) säkerhetschefen, samt de medarbetare från verksamheten och andra samarbetspartner som bedömts nödvändiga beroende på inträffad händelse. Krisledningsgruppen initierar ärenden som krisledningsnämnden skall vara beslutsfattare av. 5.5 Krisledning - krisledningsnämndens ansvar Vid extraordinära händelser och höjd beredskap utgör kommunstyrelsen Täby kommuns krisledningsnämnd. Kommunstyrelsens ordförande tillika krisledningsnämndens ordförande beslutar om och när krisledningsnämnden skall träda i funktion samt avvecklas. Kommunens plan för ledning vid extraordinära händelser i fredstid och under höjd beredskap är fastställd av kommunfullmäktige 2002-03-21, dnr 31/2002-11. 5.6 Säkerhetsenheten Som stöd för krisledning och skydds- och säkerhetsarbete inom kommunen finns en säkerhetschef och en säkerhetssamordnare inom säkerhetsenheten, organisatoriskt placerad inom kommunledningskontoret. Säkerhetsenhetens uppgift är att på strategisk nivå ansvara för att skydds- och säkerhetsarbetet leds och utvecklas enligt de beslut, policys och riktlinjer kommunen fastställt samt säkerställa att kommunens verksamheter följer de lagar, regelverk och avtal som finns inom säkerhetsområdet. Säkerhetsenheten är en rådgivande och stödjande funktion till kommunens skydds- och säkerhetsarbete. Säkerhetsenhetens huvudsakliga uppgifter och ansvarsområden är att: Leda och samordna kommunens totala arbete med skydd och säkerhet avseende människor, miljö och egendom i enlighet med antagen policy. Säkerställa rutiner och organisation av arbetet vid akuta situationer inkluderande operativt ledarskap vid kriser och större olyckor. Initiera och genomföra risk- och sårbarhetsanalyser samt upprätta handlingsplaner utifrån analyserna.
6(9) Upprätthålla funktionen säkerhetsskyddschef och handlägga ärenden i samband med säkerhetslagstiftningen och säkerhetsklassning. Upprätthålla funktionen beredskapssamordning och hantera frågor gällande kommunens civilförsvar och beredskap under fred samt vid kris och katastrof. Ansvara för information och utbildning om skydds- och säkerhetsfrågor samt om lagar inom säkerhetsområdet och genomföra krisledningsövningar. Bistå verksamheterna vid skydds- och säkerhetsplanering samt säkerhetshöjande åtgärder i form av personell bevakning samt tekniska och mekaniska hjälpmedel Bistå verksamheterna vid akuta säkerhetsincidenter och tillbud av olika slag. Förvalta det fastställda tillbuds- och skaderapporteringssystemet och säkerställa kommunens användande av systemet. Samverka med räddningstjänst, polis samt andra kommuner och myndigheter Bedriva kontinuerlig kontakt med andra externa aktörer inom området skydd och säkerhet. Medverka i arbetet med kommunens försäkrings- och bevakningsfrågor. Samarbeta med Trygg i Täby. 5.7 Säkerhetsgruppen Säkerhetschefen och säkerhetssamordnaren tillsammans med respektive verksamhets skydds- och säkerhetshandläggare utgör kommunens säkerhetsgrupp. Säkerhetsgruppen leds av säkerhetssamordnaren. Samordnare för det brottsförebyggande arbetet inom Trygg i Täby skall ingå i säkerhetsgruppen. Säkerhetsgruppen kan tillfälligt under längre eller kortare tid kompletteras eller ta hjälp av andra medarbetare inom kommunen
7(9) eller externa samarbetspartner vid tillfällen som säkerhetsgruppen finner nödvändigt. Säkerhetsgruppen skall: Löpande identifiera och analysera risker och säkerhetsproblem inom kommunen. Arbeta fram förebyggande rutiner och åtgärder för skydds- och säkerhetsfrågor i det dagliga arbetet samt riktlinjer för hantering av inträffade händelser. Bedriva kartläggning och uppföljning av skydds- och säkerhetsfrågor. Genomföra, vidmakthålla samt följa upp beslutade skyddsoch säkerhetsåtgärder. Ge information samt bedriva utbildning inom skydd och säkerhet för respektive skydds- och säkerhetshandläggares verksamhetsområde. Säkerställa att respektive verksamhetsområde använder sig av kommunens tillbuds- och skaderapporteringssystem. Analysera rapporter från kommunens tillbuds- och skaderapporteringssystem samt utforma förslag till åtgärder. Utarbeta kommunens riktlinjer för tekniska och mekaniska skyddsnivåer samt övriga riskförebyggande åtgärder vid ny-, om- och tillbyggnation. Gå igenom samtliga verksamhetsområdens försäkringsbehov och aktivt samarbeta med kommunens försäkringsbolag och försäkringsmäklare. Vara kommunens forum för allmänna skydds- och säkerhetsfrågor Överlämna en årlig rapport till kommunstyrelsen. 6. Försäkringsskyddet för Täby kommun Högt säkerhetstänkande hos var och en samt aktiv skadeförebyggande planering skall vara en strävan inom kommunens alla verksamhetsområden. För att tillgodose det ekonomiska skyddet av kommunens egendom
8(9) och resurser inom verksamheten skall det finns ett väl anpassat försäkringsskydd. Försäkringsskyddet skall vara utformat på grundval av ett aktivt skydds- och säkerhetsarbete och främst inriktas på skydd mot allvarliga skadehändelser, vilka inte fullt ut går att förebygga eller begränsa. 7. Säkerhetsrisker och hot som Täby kommun skall kunna hantera Säkerhetsrisker och hot mot Täby kommuns skyddsvärden (människor, miljö och egendom samt verksamhet och information) är många och föränderliga i takt med samhällets utveckling. Skydds- och säkerhetsarbetet skall vara organiserat för att kunna hantera skydds- och säkerhetsfrågor under två skilda förutsättningar: Ett välorganiserat skydds- och säkerhetsarbete som omfattar förebyggande förberedelser, ledning och genomförande samt uppföljning vid inträffade händelser i vardagen. En effektiv och väl fungerande krisledningsorganisation vid extra ordinära händelser. Med extra ordinära händelser avses händelser som avviker från det normala, händelser som innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver omedelbara åtgärder av kommunen. Kommunens skydds- och säkerhetsarbete skall leda till att säkerhetsrisker och hotbilder av följande slag skall kunna hanteras: Otillbörlig påverkan, hot av alla slag eller våld mot elever, barn, äldre, anställda, förtroendevalda och invånare samt besökare. Skador på miljön genom utsläpp, sabotage, skadegörelse och olyckshändelser. Skador på egendom genom inbrott, stöld, skadegörelse, sabotage, olyckshändelser, brand och vatten.
9(9) Otillåtet utnyttjande, inhämtande och användande av viss information samt intrång i kommunala administrativa system av alla slag. Avbrott, störning eller funktionsnedsättning i hela eller delar av kommunens verksamhet genom medveten eller omedveten handling. Extraordinära händelser i samband med kris, höjd beredskap och extraordinär händelse.