Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen 1.0 Utgåva (1)8 Godkänt av : Godk datum: Uppdrag Regional lösning för distansmöte vid samordnad vård- och omsorgsplanering Förslag till beslut: SITIV beslutar följande: 1. De verksamheter som önskar starta vård och omsorgsplanering via videokonferens ska rekommenderas använda Lync. 2. Ge arbetsgruppen för distansmöte uppdrag att, vid SITIVs möte 25 september 2014, presentera en införandeplan för Lync som mötesform för samordnad vård och omsorgsplanering. Sammanfattning sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Den samordnade vård och omsorgsplaneringen har hittills i huvudsak skett som direkt eller telefonmöte. Införande av videomöte ger möjlighet till en alternativ mötesform. Beslut i SITIV om att undersöka förutsättningar för ett gemensamt tjänsteutnyttjande för videomöte fattades 2012 11 01. Ärendet fortlöpte i SITIV och resulterade i uppdragsbeskrivning om regional lösning för distansmöte för samordnad vård och omsorgsplanering som godkändes 2013 06 11. Två arbetsgrupper skapades, för verksamhet respektive teknik, som tog fram behov för videomöten vid vård och omsorgsplaneringar ur olika målgruppers perspektiv, skapade informationsmaterial och teknikkrav samt undersökte standarder för videomöten. Rapportering skedde till SITIV 2014 02 04, då grupperna fick fortsatt uppdrag med inriktning att testa Lync som en kommunikationslösning. Rapport till SITIV 2014 04 04 visade att de tekniska förutsättningarna inte var tillräckligt testade för att kunna rekommendera Lync. SITIV fattade vid mötet beslut om att Katarina Amundsson ansvarar för att ha en rekommendation för användning av distansmötesteknik för samordnad vård och omsorgsplanering klar till SITIV mötet i juni 2014. Arbetsgrupperna slogs ihop och har varje vecka haft ett kort Lync möte för att driva arbetet framåt. Testprotokoll skapades och tester har genomförts mellan olika vårdgivare samt ett test med patientmedverkan. Ett flertal tekniska problem har uppmärksammats som lösts via Lync inställningar på datorn och givit underlag till information i manualer samt krav till VGR IT som tjänsteleverantören av Lync. Manualer har skapats och utrustningsbehov klarlagts via tester med olika utrustning. Arbetsgruppen för distansmöte har enats om att rekommendera SITIV att fatta ett inriktningsbeslut om Lync som en regional lösning för videomöte för samordnad vård och omsorgsplanering. Lync finns installerat på alla VGR datorer och även i ett flertal kommuner. Lync fungerar även utan att man behöver köpa in ett system, eftersom VGR kan via en länk bjuda in en mottagare som inte har Lync. Mottagaren kan enkelt ladda ner en webbapplikation och delta via Lync webbmöte som ger en säker krypterad kommunikation. Alternativt kan deltagandet ske via vanlig telefon, uppkopplad till Lyncmötet, vilket även ger närstående fler möjligheter till deltagande i mötet. Arbetsgruppens förslag till SITIV innehåller även att till nästa möte 25 september ha tagit fram en införandeplan som bl.a. beskriver pilotområde, tidplan, resursbehov, införandekostnader, manualer, informationsvägar och informationsinnehåll.
1,0 Utgåva (2)8 Framgångsfaktor för ett regionalt införande är information och förankring på ledningsnivå i verksamheterna och att varje enskild enhet vid uppstart får support på plats med hjälp för inställningar och uppkoppling. Det fungerande konceptet som pågår med vårdplaneringar via videokonferensanläggningar i olika områden i Västra Götaland fortsätter tills vidare. VGR har nyligen gjort en koppling så att Cisco och Lync kan kommunicera med varandra vilket medför ytterligare flexibilitet för sjukhusen som nu kan använda sina videokonferensanläggningar även för Lync. Närhälsan som inte deltagit i möten för samordnad vård och omsorgsplaneringar kommer fatta beslut om riktlinje för deltagande i videomöte. Primärvård drivs också av ett flertal privata aktörer som behöver delta i införandet av ny mötesform. I dokumentet benämns videomöte för samordnad vård och omsorgsplanering som vplmöte.
1,0 Utgåva (3)8 1 Bakgrund sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Den samordnade vård och omsorgsplaneringen kan ske som direktmöte, per telefon eller som videomöte. I Fyrbodal startades ett arbete 2011 med att göra vård och omsorgsplaneringar via video(vplmöte). Tester gjordes mellan NU sjukvården och tre kommuner. Primärvården deltog i planeringen men inte i genomförandet. Ett utvärderingsarbete med syfte att se hur patienterna uppfattade vplmöte gjordes via FoU Fyrbodal som visade att patienter var nöjda med mötesformen. Vid SITIVs möte 2012 11 01 informerades om arbetet i Fyrbodal och att VGR IT har en befintlig tjänst där videorum kan beställas. SITIV fattade vid mötet beslut om att varje part tar hem frågan och undersöker förutsättningar i att komma vidare i ett gemensamt tjänsteutnyttjande. Ärendet mynnade 2013 04 25 ut i att SITIV beslutade att uppdra till Katarina A att ta fram en uppdragsbeskrivning, i första hand för vårdplanering, för en funktion för distansmöten över huvudmannagränserna. Uppdragsbeskrivningen godkändes 2013 06 11 varefter uppdraget startade. 1.1 Rapporter i uppdraget Tidigare rapporter från arbetsgrupperna: Bilagor till SITIVs agenda 2014 02 04: 1. Rapport om via distansmöte ur ett verksamhetsperspektiv ; Gisela Fridstedt, 2013 10 28 2. Lägesrapport teknikgruppen, Johan Rülcker, 2013 11 07 Bilaga till SITIVS agenda 2014 04 09: 1. Rapport om via distansmöte med uppkoppling via Lync, Gisela Fridstedt, 2014 04 04 1.2 Pågående vård- och omsorgsplaneringar via videokonferens i Västra Götaland I Fyrbodal har NU sjukvårdens medicinklinik genomfört vplmöte sedan slutet av år 2011. I dagsläget använder sju medicinavdelningar på NÄL och två på Uddevalla sjukhus mötesformen och genomför ca 70 vplmöte i månaden. Utöver medicinkliniken används mötesformen även på avd. 14, palliativa avd., samt kirurgavdelningar. Antal deltagande kommuner har utökats från tre till att sju av 15 kommuner i Fyrbodal deltar i vplmöte. Två kommuner har anmält sitt intresse, men har inte den utrustning som krävs för den teknik lösning som används. Primärvården har hittills endast medverkat vid något enstaka vplmöte, men önskemål finns från alla parter om primärvårdens deltagande. Närstående väljer oftast att sitta med i kommunen för att slippa resor. Mötet blir kortare och effektivare tack vare en skapad checklista som ger en struktur. FoU arbetet visade att vplmötet tog cirka 30 min, medan ordinarie vårdplaneringsmöte tog ca 50 min. Detta innebär att patienten orkar medverka i hela mötet. Då vplmötet ersatt telefonplanering har ett effektivt möte ersatt upprepade telefonsamtal under flera dagar. Sahlgrenska Universitetssjukhuset(SU) har startat med vplmöte via videokonferensanläggningar och har hittills genomfört 16 stycken med fyra medverkande stadsdelar. Primärvård har hittills inte deltagit men det finns en vårdcentral som önskar delta då någon patient listad på deras vårdcentral behöver en samordnad vård och omsorgsplanering.
1,0 Utgåva (4)8 Alingsås lasarett har fast videoutrustning och genomför vplmöte med Lerums kommun där biståndshandläggare, sjuksköterska och arbetsterapeut deltar. Primärvården har inte deltagit. Närstående deltar på plats på lasarettet. Tekniken har inte fungerat tillfredsställande, men har blivit bättre. 1.3 Övriga pågående och genomförda uppdrag i länet gällande videokonferenser Riktlinjer för distans (video)möte vid Samordnad plan vid utskrivning, Närhälsan Distansmöte vårdplaneringsmöte via video är ett sätt för Närhälsan att öka sin delaktighet för listad patient. Arbetssättet fokuserar på miljö, ekonomi och patientsäkerhet. En riktlinje för vårdplaneringsmöte i slutenvården via video för patient inom Närhälsan ska godkännas och gälla för samtliga vårdenheter inom Närhälsan. Projekt distansmöte med Lync, Skövde kommun, kommunernas ehälsoarbete Ett projekt där Lync användes från socialförvaltningen till HVB hem(hem för vård och boende) och jourhem/familjehem. I piloten genomfördes 24 möten, som sedan fortsatt. Skövde kommun bjöd in hemmen till Lync web möte. Två till tre parter deltog vid möten. Projektor användes då de var många i rummet. Den kamera som användes är samma som arbetsgruppen i VG upplevt som bäst i konferensrum vid test. Skövde har inte upplevt några tekniska problem utom när något hem haft en dålig uppkoppling. Under piloten åkte en tekniker till enheten dagen innan och var med när de testade att koppla upp med hemmet. Projekt skapa handbok för distansmöte, Trollhättans stad, kommunernas ehälsoarbete Projektet omfattade att utreda tekniker och verktyg som gör det möjligt att kommunicera oavsett plattformar. Förstudien inleddes under december 2013 och en handbok om distansmöten skapades. Trollhättan stad hoppas se en ökning av mötesformen distansmöten mellan kommunerna med hjälp utav utredningen som gjorts. Slutrapport Fyrbodals kommunalförbund, Distansmöte 2014 02 24, finns publicerad på VästKoms hemsida, www.vastkom.se Överenskommelse om Resfria möten inom Smart Energi Resfria möten i VG är en överenskommelse där deltagande parter är Södra Älvsborgs sjukhus, 17l kommuner och två högskolor. Kungälvs kommun samordnar överenskommelsen genom miljö och energiplanerare Karolin Lindh. Syftet med överenskommelsen är att minska klimatpåverkan från transporter genom resfria möten och spara pengar inom organisationen genom att införa teknik för resfria möten. Samarbetet ska mynna ut i en gemensam lösning för hur olika system kan prata med varandra. En arbetsgrupp skapades som hade möten under 2013. Därefter ska deltagarna arbeta på var sitt håll. Information om http://www.vgregion.se/sv/ovriga sidor/smart Energi1/Overenskommelser/Resfria moten/ 2 Ärendets gång 2.1 Utredning i arbetsgrupper för verksamhet och teknik Efter SITIVs godkännande av Uppdragsbeskrivning om Framtagande av erbjudande om Regionala lösning för distansmöte 2013 06 11, skapades två arbetsgrupper enligt uppdragsbeskrivning. En verksamhetsgrupp med sammankallande Gisela Fridstedt SU och teknikgrupp med sammankallande
1,0 Utgåva (5)8 Johan Rülcker, Göteborgs stad. Verksamhetsgruppen inventerade nuläget och tog fram patientinformation och checklistor för videomöte, liksom vilka behov patienter, närstående och vårdoch omsorgsverksamheterna har för att använda videokonferens som mötesform vid vårdplaneringar. Verksamhetsgruppen lämnade också över teknikkrav till teknikgruppen. Teknikgruppen utredde lämplig central telefonkatalog och tittade på standarder för videomöte för att senare kunna rekommendera lösningar som följer dessa standarder. En rapportering av gruppernas arbete gjordes i SITIV 2014 02 04. SITIV gav grupperna uppdrag att testa om Lync är ett hållbart alternativ eftersom det är breddinfört i VGR. Rapport från grupperna till SITIVs möte 2014 04 04 angav att det var för tidigt att rekommendera Lync då ytterligare utredning behövdes för att de tekniska förutsättningarna inte var testade tillräckligt. SITIV fattade vid mötet beslut om att Katarina Amundsson ansvarar för att till kommande möte, ha en rekommendation för användningen av distansmötesteknik för SVPL. 2.2 Arbete i gemensam arbetsgrupp En sammanslagning av arbetsgrupperna genomfördes efter SITIVs möte i april. Distansmötesgruppen har haft en kort avstämning via Lync varje vecka med GITS funktionsledare Katarina Amundsson som sammankallande. 2.2.1Resultat Arbetsgruppen för distansmöte har enats om att rekommendera SITIV fatta inriktningsbeslut om Lync som en regional lösning för videomöte. Ställningstagandet är gjort baserat på att det är ett kostnadseffektivt och enkelt verktyg. Lync finns installerat på alla VGR datorer och även i ett flertal kommuner. Lync fungerar även utan att man behöver köpa in ett system, eftersom VGR kan, via en länk, bjuda in en mottagare som inte har Lync. Mottagaren kan enkelt ladda ner en webbapplikation och delta via Lync webbmöte som ger en säker krypterad kommunikation. Alternativt kan deltagandet ske via vanlig telefon, uppkopplad till Lyncmötet, vilket även ger närstående fler möjligheter till deltagande i mötet, vilket ger närstående fler möjligheter till deltagande i mötet. Lync webb är anpassat för de vanligast förekommande operativsystem/webbläsare. Kommunikationen är säker då den är krypterad. Tester Arbetsgruppen skapade först ett testprotokoll som innehåller teknik och utrustningsdelar samt upplevelser av mötet. Tester mellan verksamheter över huvudmannagränser har genomförts och protokollförts. Ett flertal mindre tester görs utan protokollföring t.ex. för att bekräfta att man löst ett problem med en inställning. Veckomöten i arbetsgruppen har varit ett test i sig då medlemmarna deltagit i Lync mötet med och utan video på dator, via Iphone och som gäster via telefon. Deltagandet har även skett från ett antal olika nätuppkopplingar på arbete, på resande fot eller från hemmet. Även en test då en patient medverkat har genomförts. Detta med positivt resultat. Ett flertal tekniska problem har uppmärksammats som lösts via Lync inställningar på datorn och givit underlag för nödvändig information i kommande manual samt krav till tjänsteleverantören av Lync för videmöte, VGR IT. Ett exempel är att alla kameror har visat sig kunna störas av frekvensen av ljusrör i rummet så bilden flimrar, men har avhjälpts med en inställning av frekvens i Lync. Både i Göteborgsområdet och Fyrbodal där vana finns av att vårdplanera via videokonferens finns beredskap att använda Lync för test med patientmedverkan när det blir aktuellt med vård och
1,0 Utgåva (6)8 omsorgsplanering med de vårdcentraler och stadsdelar/kommuner som också är intresserade av att testa Lync. Dialog har även förts med Skaraborg SVPL förvaltning som är intresserade av att börja testa Lync till hösten. Regionala manualer Arbetsgruppen för distansmöte har skapat ett antal manualer som det under arbetets gång visat sig finnas behov av. En del av manualerna kommer slås samman t.ex. information om deltagande till närstående där valmöjlighet för deltagande på mötet via telefon, video eller fysisk närvaro skrivs på samma blad som vilken utrustning/uppkoppling som behövs för att kunna delta via video och instruktion om hur de tar emot Lync web och deltar på mötet. Den centrala adresslistan/telefonkatalog som fanns med i uppdraget till teknikgruppen är i dagsläget inte aktuell när Lync rekommenderas, då istället e post adresser kan läggas in i Lync. Manual Målgrupp Patientinformationsbroschyr Patient, närstående Checklista för distansmöte SVPL Ordförande på möte biståndshandläggare primärvård Ordlista fackspråk Användare Lync inställningar Användare som har Lync Användarinstruktion bjuda in till Lync web I första läget sjukhus enheter Användarinstruktion Lync web Mottagare av inbjudan Mottagare av inbjudan 1. Verksamheter 2. Privatperson Tekniska förutsättningar, utrustning 1. verksamheter 2. privatpersoner Infomaterial till IT enheter (VGR) Kommuner Privata vårdgivare Adresslista, De som bjuder in till Lync web Teknik, utrustning En beskrivning av tekniska behov för Lync tjänst för samordnad vård och omsorgsplanering har lämnats till tjänsteansvarig för distansmöte på VGR IT som tagit den vidare för intern kravställan. Kommunernas IT samordnare i arbetsgruppen kallar till dialogmöte med VGRs Lync tekniker om innehållet i kravställan för att säkerställa att VGR kan leverera den Lync tjänst som samordnad vård och omsorgsplanering har behov av. Dialog behövs också mellan tekniker för att fastställa vilka inställningar som kan göras på servernivå för att undvika inställningar på varje enskild dator. Innehåll i kravställan till VGR IT enligt följande: VGR kommer vara värd för video och röstbaserade möten, både till mottagare med Lync och utan Lync installerat i sin organisation. För att VGR IT skall kunna garantera funktionalitet i tjänsten bör nedan vara belyst och hanterat. Garanti för att minst 5 deltagare, men helst upp till 10 ska kunna vara med på möten(eller be om spec över garanti för antal deltagare)
1,0 Utgåva (7)8 Specifikation över vilken utrustning (processor, internminne, headset kamera) och uppkopplingshastighet (Mbit) deltagarna på mötet skall ha för att Lync mötet ska fungera ska finnas med i tjänstebeskrivningen. Tjänsten skall garantera att INGA inspelningar av samtal kan göras i funktionen, vare sig video eller röst. Tjänsten skall övervakas och mätas utifrån tillgänglighet, användande och kapacitet och rapporteras till xxx månadsvis Då Cisco Lync kopplingen nyss är installerad på sjukhusen behöver test göras för att kontrollera funktionen och säkerheten så det är säkerställt att kommunikationen fungerar för vplmöte. Tester har gjorts med ett flertal olika kameror. Den som utmärkt sig att fungera bäst både vad gäller ljud och bild i konferensrum och lämpar sig bäst för fast installation är Logitech ConferenceCam CC3000e som kostar ca. 6000 kr och fungerar både som kamera/mikrofon/högtalare. En kamera också med inbyggt ljud som är lättare att flytta men inte tar inte in lika många personer i bild är Logitech BCC950 ConferenceCam som kostar ca 2000 kr. I mötesrum med flera deltagare behövs också en TV skärm eller projektor När mötesdeltagare deltar via dator är enda investeringen en kamera för ca 700 kr om det inte finns inbyggd kamera i datorn. För ljud går det bra använda mikrofon/högtalare i datorn. Rutin Vid test har framkommit behov av extra dator på sjukhuset för att hantera journal. Journal kan inte visas på skärmen då det blir rörigt för patienten och av sekretesskäl mellan Hälso och sjukvård och socialtjänst. Sjukhusen har olika rutiner vid planeringsmötet, då till exempel SU har med utdrag ur journal i pappersform och inte har behovet av extra dator. Ett alternativ är att använda en dator men ha funktionen delad skärm. Troligen får lösningar skapas beroende på arbetssätt i verksamheterna. Om sjukhusen använder konferensanläggningar och skapar arbetsplatser med dedikerade Lync datorer för vplmöte försvinner problemet då sjuksköterskan kan ha en bärbar dator med sig för att hantera journalarbetet. Verksamhetsgruppen uppdaterar sina behov för vplmöte inriktat på Lync. Arbetssätt behöver inventeras. Det finns till exempel dialog om behov av att enheten har funktionskonto för videoplaneringar istället för att logga in som person. Detta för att inte få ett avbrott om någon deltagare inte kan delta och andra personer inte når kallelsen. Arbetsgruppen poängterar att videomöte endast är en ny mötesform och gemensamma rutiner för vård och omsorgsplanering ska följas. Rutiner hanteras i befintliga förvaltningen för vård och omsorgsplanering, styrgrupp SVPL, SAMSA och lokala SVPL förvaltningar. 3 Förslag fortsatt hantering av uppdraget Arbetsgruppen föreslår SITIV att fatta inriktningsbeslut om att använda Lync som en regional lösning för videomöte för samordnad vård och omsorgsplanering. Arbetsgruppen skapar till SITIVs nästa möte 25 september en införandeplan som innehåller: pilotområde tidplan resursbehov beräknad införandekostnad utrustningsbehov färdigställande av manualer plan för information till förvaltningsledningar i verksamheterna
1,0 Utgåva (8)8 plan för information på hemsidor och information till vårdsamverkansgrupperingarna, regionala och lokala SVPL förvaltningar Arbetsgruppen ser ett stort behov av information och förankring på ledningsnivå i verksamheterna inför ett genomförande. Det finns ett visst motstånd i delar av verksamheterna och rädsla för tekniken. Behov finns av att Lync tekniker eller motsvarande kan besöka varje enhet för att gå igenom utrustning och inställningar då flera inställningar måste göras på varje enskild dator och inte på servernivå, samt att inställningarna varierar beroende på vilken utrustning som används. Det räcker inte att arbetsgruppen skapar manualer över inställningar för att verksamheterna ska klara uppstart av Lync själva. En framgångsfaktor i användandet av Lync kommer att vara att en Lync tekniker är med på plats i verksamheten vid de första uppkopplingarna mot andra enheter för att se att tekniken fungerar. Dessa insatser behöver inte ta lång tid då man kan komma överens om att göra ett test för uppkoppling dagen innan själva vpl mötet. Det gör att deltagarna kan känna trygghet med mötesformen. Under tiden själva vpl mötet pågår räcker det att Lync tekniker finns tillgänglig per telefon. För leverans av Lync för vplmöte kommer dialog mellan VGR Lynctekniker och IT representanter i arbetsgruppen fortgå tills kraven är uppfyllda. De manualer som inte är klara handlar om inställningar och utrustning, vilka inte kan färdigställas innan arbetsgruppen fått svar på kravställan till VGR IT och vet förutsättningarna för tjänsten. Arbetsgruppen ska ta fram förslag på omfattning för pilot i införandeplanen. Pilot kan ske på flera mindre områden spridda i länet eller i ett vårdsamverkansområde. Ett breddinförandet kan genomföras i ett vårdsamverkansområde i taget. Primärvården ska ingå som en självklar part från start och planering och information måste även omfatta de privata vårdgivarna främst vårdcentraler och rehab enheter. Privata vårdgivare i kommunerna kommer troligen inte medverka enskilt från kommunen, då det oftast är en biståndshandläggare med på samordnade vård och omsorgsplaneringar. Dessa enheter får dock inte glömmas bort då det kan finnas planeringar i Hälso och sjukvård där sociala omsorgen inte är deltagande part och det ev. kan finnas privat anställda sjuksköterskor som ska delta. De videomötesplaneringar som pågår via videokonferensanläggningar fortsätter tills vidare i samma form som tidigare, då det är ett fungerande koncept. För deltagande med nya enheter rekommenderas att använda Lync. VGR har nyligen gjort en koppling så Cisco och Lync kan kommunicera med varandra. Det medför en ytterligare flexibilitet för sjukhusen som nu kan använda Lync såväl via sina videokonferensanläggningar som via enskilda datorer för att ha kontakt med kommun och primärvård.