Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsans medicinska insats för grundskolan 2017

TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2018-02-23 Sida 1 (1) Diarienr GSN 2018/00562-6.1.7 Barn- och utbildningsförvaltningen Karin Sonnby Epost: karin.sonnby@vasteras.se Kopia till Grundskolenämnden Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsans medicinska insats för grundskolan 2017 Förslag till beslut Grundskolenämnden godkänner patientsäkerhetsberättelsen för elevhälsans medicinska insats för grundskolan 2017. Ärendebeskrivning Patientsäkerhetsberättelsen för elevhälsans medicinska insats för grundskolan 2017 har upprättats. Patientsäkerhetslagen (2010:659) infördes den 1 januari 2011 och reglerar vårdgivarens ansvar och skyldigheter att utreda tillbud, risker och händelser. Bland annat ska vårdgivaren årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse som beskriver hur arbetet med patientsäkerhet bedrivits under året och utvärderats. Patientsäkerhetsberättelsen ska också beskriva utveckling och strategier för kommande år. Bilaga Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insats för grundskolan 2017, 2018-02-07

1 2018-02-07 D-NR: 2018/00540 Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsans Medicinska Insats i grundskolan År 2017 2018-02-07 Titti Wiklund, samordnande skolsköterska Karin Sonnby, skolöverläkare, verksamhetschef HSL

Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 5 Riskanalys 5 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6 Hantering av klagomål och synpunkter 6 Sammanställning och analys 6 Samverkan med patienter och närstående 6 Resultat 7 Övergripande mål och strategier för kommande år 7 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

Sammanfattning Lagen om patientsäkerhet som infördes den 1 januari 2011 innebär ökade krav på vårdgivaren att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete för att minimera och förebygga vårdskador inom verksamheten. Lagen kräver också att en årlig patientsäkerhetsberättelse skall uppsättas vilken redogör för vad man gjort för att identifiera, analysera och reducera risker och negativa händelser och vilket resultat man upppnått i sitt patientsäkerhetsarbete. Personalen inom Elevhälsans medicinska insats (fortsättningsvis kallad EMI) har skyldighet att rapportera tillbud, risk för tillbud och avvikelser i verksamheten. Vidare skall eleven/vårdnadshavares synpunkter tas tillvara och uppmuntras att delta i kvalitets- och säkerhetsarbetet. Sammanfattning av patientsäkerhetsarbetet inom gymnasieskolan under 2017 Flera ändringar har genomförts som kan förväntas öka patientsäkerheten. Förändringar har gjorts centralt, när det gäller medicinskt ledningsansvar som delegerats till skolöverläkaren. Det har också inneburit att vårdgivaren (GSN) får regelbunden återrapportering från verksamheten. När det gäller arbetet under 2017 lett till en ökad medvetenhet om uppdrag och arbetssätt inom EMI, liksom att även i ökad omfattning arbeta med att de insatser som görs inom EMI i Västerås stad är likvärdiga för elever/vårdnadshavare. Lokala riktlinjer för vilka arbetsuppgifter i basprogrammet som ska utföras av skolsköterska och vilka som ska utföras av skolläkare har förberetts. Vidare har en rutin Rond införts och rutinen för mottagande i grund-och gymnasiesärskola har förändrats. Båda förändringarna är gjorda av patientsäkerhetsskäl. 3

Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Vårdgivaren ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård upprätthålls Målen för EMI är att främja säkra rutiner för kvalitetsarbetet, bedriva en jämlik elevhälsa för alla elever, att samverka med personal på skolan och med vårdnadshavare. 2017 Mål Strategier 1. Målet är att bedriva en god och säker fysisk och psykisk vård där risker och händelser kan förebyggas alternativt identifieras tidigt Komplettering och uppdatering av Metodboken Gällande psykisk hälsa har behov av fortbildning och hälsofrämjande/förebyggande arbete identifierats och är planerat och har börjat åtgärdas Kontrollsystem inom varje enskild verksamhet behöver utvecklas, ex. behöver planering och uppföljning av basprogram ske gemensamt mellan skolsköterska, skolläkare och rektor 2. Det skall inom verksamheten finnas den bemanning, kompetens och lokaler som är nödvändig för att uppnå en god och säker fysisk och psykisk vård. Tjänstetillsättning för skolsköterskor och skolläkare bevakas. Samordnande skolsköterska samarbetar med rektorer kring rekrytering av skolsköterskor. Personalresursen inom EMI relaterat till elevantal har förstärkts. Att behålla/utveckla relevant kompetens: Verksamheten erbjuder upptakts- och avslutningsdagar varje termin, där kompetensutveckling är en del. Skolläkare och skolsköterskor har där fått vidareutbildningsinsatser inom aktuella områden, t.ex. om psykisk ohälsa som ångest samt om ny forskning om stickrädsla hos barn. EMI inom den Centrala elevhälsan finansierar kompetensutveckling som erbjuds av Barn-och ungdomsklinken, Region Västmanland; årligen en utbildningsdag, liksom deltagande i nationella utbildningsdagar anordnade av Riksföreningen för skolsköterskor och Svenska skolläkarföreningen. Strukturerat kvalitetsarbete av skolsköterskors arbetssituation ger information om arbetsmiljö med fokus på lokaler, utrustning, teknisk utrustning. Obligatorisk avvikelserapportering planeras i händelse av elevs dödsfall oavsett orsak, samt för livshotande sjukdomstillbud på skoltid med syfte att öka patientsäkerheten framledes. 3. Arbetsmiljön ska vara sådan att tid finns för planering och kvalitetsarbete Tjänstgöringsgraden för skolsköterskor har på gruppnivå ökat i förhållande till antalet elever. Möjligheter till kvalitetsarbete och utveckling har ökat genom en ny organisation med nytt fokus på träffar för skolsköterskor, så kallade nätverksgrupper med två skolsköterskor som är gruppledare för varje grupp. Grupperna är av work-shop karaktär med givna ämnen med anknytning till innehållet i verksamheten/ genomförandemomentet för att öka likvärdighet. EMI-uppdragsmöten där skolsköterskornas gruppledare och skolläkarna under ledning av samordnande skolsköterska och skolöverläkare arbetar med utvecklingsfrågor och patientsäkerhetsfrågor ur ett tvärprofessionellt perspektiv, som sedan länkas vidare till beredning även i nätverksgrupperna. Att bli en attraktiv arbetsgivare med utvecklingsmöjligheter i arbetet, ex. gällande systematiskt kvalitetsarbete 4. Det skall finnas säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet. Dessa skall vara kända för all personal inom verksamheten Utvärdering av metoder, rutiner och riktlinjer sker årligen tillsammans med personalen 4

Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivaren skall dokumentera hur ansvaret är organiserat och fördelat i verksamheten. Vårdgivare Grundskolenämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ytterst ansvariga. Verksamhetschef enligt HSL 29 inklusive medicinskt ledningsansvar I Västerås Stad är det enhetschef/rektor som är administrativ chef inom sin resultatenhet, och som därigenom har ansvar att koordinera elevhälsoarbetet och att tillräcklig bemanning/kompetens finns för att kunna utföra uppdraget. Verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig för allt arbete som lyder under Hälso-och sjukvårdslagen som skolsköterskor, skolläkare, skolpsykologer och logopeder utför, är sedan 2017 skolöverläkaren. Skolöverläkaren är också ansvarig för anmälan enligt Lex Maria. Skolöverläkaren har delegerats ansvaret av den politiska nämnden; Grundskolenämnden (GSN). Skolläkaren är som medicinskt ledningsansvarig skyldig att regelbundet rapportera om verksamheten som lyder under HSL till vårdgivaren (GSN). Verksamhetschef är den person som såväl tillsynsmyndighet Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten arbetar under hälso-och sjukvårdslagen. Verksamhetschefen ansvarar för att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att bedriva en god vård med hög kvalité. Lokaler och utrustning för arbetet skall vara anpassade. Rutiner och egenkontroll skall upprättas och följas. Avvikelser och risker skall analyseras och följas upp. Verksamhetschefen rapporterar regelbundet till vårdgivaren om den medicinska verksamheten. Varje legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett eget yrkesansvar att arbetet skall utföras med god kvalité och hög patientsäkerhet och skall medverka och bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Varje medarbetare ansvarar för att avvikelser och risker identifieras och rapporteras. Samordnande skolsköterska Samordnande skolsköterska har ett samordnat ansvar för kvalitetssystem och introduktion av nyanställda skolsköterskor. Samordnande skolsköterska och skolöverläkare planerar och leder tillsammans verksamhets- och kompetensutvecklingen inom EMI. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdgivaren eller ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Skolöverläkaren och samordnande skolsköterska ansvarar för att det nya vägledande dokumentet för elevhälsan, framtaget av Socialstyrelsen och Skolverket, processas och implementeras i verksamheten. För förskoleklasser, årskurs 2, 4 och år 8 genomförs årliga hälsobesök. Hälsoenkäter utgör grund för hälsosamtalen. 5

Avidentifierad sammanställning återkopplas där behov finns till rektor, elevhälsa och klasslärare. Tillsammans med berörd elevhälsa diskuteras och planeras för förbättringar. Skolsköterska och skolläkare skall rapportera säkerhetsrisk för elev i samband med vård och omhändertagande inom EMI, genom avvikelserapport. Resultatet av analyser rapporteras tillbaka till berörd personal. Journalhantering och dokumentation följs upp årligen via träffar med skolsköterskor. Uppföljning och utvärdering av verksamheten sker i verksamhetsberättelsen och patientsäkerhetsberättelsen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivaren skall senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där arbetet med patientsäkerhet skall beskrivas och vilka åtgärder som har vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts. Personalen inom EMI träffas vid ett upptaktsmöte inför varje termin. Där ingår bl.a. rapport och resultat av avvikelser, diskussion om rutiner samt fortbildning och information från vårdgrannar, ex. Smittskyddsenheten och Asyl- och integrationshälsan. Med syfte att förbättra det systematiska kvalitetsarbetet och patientsäkerhetsarbetet har under 2017 organisationen för skolsköterskor ändrats. Alla skolsköterskor har delats in i tre nätverksgrupper på grundskolan. Nätverksgrupperna leds av 1-2 utsedda skolsköterskor som fungerar som gruppledare. Syftet är att få ett mer likvärdigt arbete på de olika enheterna. Träffarna är av work-shop-karaktär för att öka alla skolsköterskors delaktighet. Samordnande skolsköterska träffar gruppledarna varje månad, skolläkaren medverkar vid vissa tillfällen. Arbetssätt, arbetsmiljö, metoder, hälsoläge bland eleverna, nyheter och kvalitetsgranskning diskuteras på gruppledarmöten och sedan i sin tur ute i nätverksgrupperna. För att skapa ett mötesforum där både skolsköterskor och skolläkare träffas har också så kallade EMI-uppdragsmöten startats under 2017. Dessa sker 1-2 gånger per termin. Dessa ökar patientsäkerheten genom att tvärprofessionella aspekter på patientsäkerhet kan beredas, t.ex. vad som ingår i enkel sjukvårdsinsats som ingår i EMI:s uppdrag enligt Vägledning för elevhälsan, och vad som inte ingår, av exempelvis patientsäkerhetsskäl. Varje termin genomförs en eller flera kompetensutvecklingsdagar utifrån behov och önskemål. Den centrala Elevhälsan finansierar skolsköterskors årliga deltagande i den nationella skolsköterskekongressen med medel som personalgruppen får för merarbetet med HPV-vaccinationer. Samordnande skolsköterska och skolöverläkare har regelbundna möten. Under 2017 har de också träffat verksamhetschefen för gymnasieskolan med viss regelbundenhet. Då har aktuella ämnen stämt av och fortsatt planering kunnat göras, i frågor där verksamhetschefen behöver vara delaktig i beslut och åtgärder. Under 2017 har en ny rutin och en omarbetad rutin tillkommit med syfte att öka patientsäkerheten: 6

Rond- ny rutin Skälet till att Rond införs, är att rektor som leder elevhälsoarbetet på skolan, och skolläkaren som har ett långtgående medicinskt ansvar, har alltför knapphändig insyn i vilket arbete som skolsköterskan behöver göra under året. Särskilt vid plötslig vakans/sjukdom hos skolsköterskan kan allvarliga patientsäkerhetsrisker uppstå t.ex. då kontrollelever inte följs upp i avsedd tid. Rond går till så att skolsköterska, skolläkare och rektor träffas 2 gånger per läsår, en gång i aug/sept och en gång för uppföljning i ca mars, för genomgång av det arbete som planeras av EMI under läsåret, samt ang. om lokalen har brister som behöver åtgärdas, samt om hur EMI-personal kan bidra i det generella hälsofrämjande och förebyggande arbetet på skolan. Vid uppföljning i mars finns fortfarande tid att hinna planera för att ta in ambulerande skolsköterska om det planerade arbetet förhalats av något skäl. Rutin för mottagande i grund- och gymnasiesärskola -reviderad rutin Ett syfte med revidering av befintlig rutin har varit att skolläkare ofta kommer in sent när barn ska utredas vid misstanke om intellektuell funktionsnedsättning och då dessutom saknar all typ av bakgrundsinformation från EHT om bakgrunden till initiativet. Det bedöms som en patientosäker situation, där läkaren som ska fastställa diagnos, heller inte har någon möjlighet att ha dialog med övriga professioner inom elevhälsan. I den nya versionen av rutinen kallar rektor till uppstartsmöte, där alla professioner inom den samlade elevhälsan, inklusive skolläkare närvarar. Vid detta möte får all personal samma bakgrundsinformation om barnet. Rektor sammankallar sedan till återkopplingsmöte, där en sammanvägd bedömning av respektive professions enskilda bedömning kan göras och diskuteras; angående om eleven uppfyller kriterier för att få diagnosen intellektuell funktionsnedsättning/rekommenderas undervisning inom ramen för särskola. Den samlade bedömningen förväntas öka patientsäkerheten gällande diagnosen intellektuell funktionsnedsättning, inklusive ge viktig information om andra faktorer som bidrar till att eleven haft svårt att nå målen hos de som inte uppfyller kriterierna för diagnosen i fråga. Medicinskteknisk utrustning kalibreras och kontrolleras årligen. EMI strävar ständigt efter att samarbeta med vårdnadshavare. Ett klagomål rörande EMI:s arbete har inkommit under 2017. Klagomålet gällde sekretessbrott. Granskning och revidering av medicinska dokument inom verksamheten, såsom Metodbok, Basprogram, Redovisningsplan, Handlingsplan för sjukdom, olycksfall och tillbud samt skolornas förråd av akutmedicin sker årligen. Patientsäkerhet relaterad till dokumentation: Dokumentation sker i dokumentationssystemet Journal III SHV. Uppdateringar sker kontinuerligt. Journaluppgifterna lagras i kommunens server. Eventuella sekretesshandlingar i pappersform förvaras i låsta arkivskåp på enheterna. Genom datajournalsystemet finns ett tydligt kontrollsystem över kontrollelever, bevakningar, vaccinationer, remisshantering och dyl. Remisser som skrivs behöver bevakas bättre angående svar inom rimlig tid, i annat fall behöver svar efterlysas av skolsköterska/skolläkare. Systemansvarig och samordnande skolsköterska utför regelbundna loggar. 7

Upphandling av nytt journalsystem har gjorts. Det befintliga journalsystemet Journal 3 är gammalt och brister ofta i tillgänglighet. Användare blir t.ex. ofta utloggad av systemet många gånger varje arbetsdag. Brister finns också i funktionalitet, exempelvis eller scanner, trots hjälp av IT-personal som ska lösa den typen av störtningar. Även om problem avhjälpts uppstår de inom kort igen, vilket tillsammas med fördröjd handläggningstid på IT har medfört att EMI-personal långa tider inte haft en fungerande enhet för dokumentation, vilket är en patientsäkerhetsrisk. ITverksamhetschef med kollegor har aktivt arbetat med att förbättra dessa problem. Vissa problem har kunnat lösas mer permanent medan andra trots detta arbete kvarstår. Det nya journalsystemet, ProRenata, sätts i drift första veckan i mars 2018. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Vårdgivaren skall utföra egenkontroll i syfte att säkra verksamhetens kvalité. Samordnande skolsköterska ansvarar för att egenkontroll genomförs gällande läkemedelshantering, hygienrutiner, dokumentation, journalhantering, lokaler och utrustning, samverkan och arbetsmiljö. Viktiga förändringar presenteras i nätverken med hjälp av gruppledarna. EMI arbetar utifrån ett basprogram och efter ett årshjul för att säkerställa att arbetet bedrivs som planerat. Patientsäkerhetsarbetet för EMI grundar sig på rutiner och blanketter för EMI som finns samlade i Metodboken. Metodboken uppdateras kontinuerligt. Vårdskador/risk för tillbud inom elevhälsans medicinska insats uppmärksammas kontinuerligt via skriftlig avvikelserapportering. Inkomna avvikelserapporter handläggs av skolöverläkaren och återförs till verksamheten. Under 2017 har 8 avvikelser inkommit och dessa har analyserats och arbetats med. Ingen av dessa avvikelser bedömdes av skolöverläkaren vara av sådan art att den skulle leda till en Lex Maria anmälan. Åtgärder har vidtagits för att motverka upprepning av dessa avvikelser Åtgärder av vissa avvikelser kräver involvering av personal utanför elevhälsans medicinska insats, exempelvis rektorer, fastighetsansvariga eller verksamhetschefer. Nedskriven rutin för denna hantering saknas. Verksamhetschefer grundskola (och gymnasium) är informerade om det. Planering finns för att åtgärda denna brist. En annan brist som upptäckts är att elever som drabbas av livshotande medicinskt tillstånd på skoltid, eller avlider, t.ex. på grund av självmord, idag kan ske utan att någon avvikelse görs. För att kunna upptäcka områden som kan förbättras krävs att händelseförlopp kring sådana allvarliga händelser granskas ur ett patientsäkerhetsperspektiv och ett elevhälsoperspektiv. Denna typ av händelser ska alltid generera avvikelser, oavsett om verksamheten själv upplever optimal hantering av situationen, eller inte. Det finns planering för att åtgärda denna brist. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 3 p 3 Vårdgivaren skall identifiera processer där samverkan behövs för att förebygga vårdskador Intern samverkan Det finns brister i likvärdighet i tillgång till elevhälsoinsatser för elever som går i särskild undervisningsgrupp, pga. att allt som ligger utanför basprogrammet ska tillgodoses av elevhälsan på elevens tillhörande skola, vilket oftast inte är där eleven 8

går i sin SU-grupp. Detta minskar samverkan mellan pedagoger och elevhälsoteam jämfört med elever som inte går i särskild undervisningsgrupp. När elever har stor frånvaro, skulle närmare samverkan mellan elevhälsans medicinska insats och övrig skolpersonal kunna förbättras ytterligare. Medicinsk bedömning och uteslutande av att obehandlad fysisk/ psykisk ohälsa föreligger som bidrar till skolfrånvaron skulle kunna systematiseras och tidigareläggas. Även samverkan med annan vårdgivare skulle kunna förbättras, på detta område. Extern samverkan Samverkan med Region Västmanland (ex. Smittskyddsenheten, Asyl- och integrationshälsan, Infektionskliniken) gällande hälsotillstånd och hälsoundersökning av nyinvandrade elever fungerar mycket bra. Samverkansmöten sker två gånger årligen. Ungdomsmottagningen och BUP har tagit initiativ till samverkansträffar med skolsköterskorna. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vårdgivaren skall fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. All personal inom EMI ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Större förändringar i verksamheten kan också väsentligen påverka patientsäkerheten. Verksamhetschef ansvarar tillsammans med berörda för att göra en riskanalys och återföra information och kunskap till verksamheten. Likaså ansvarar verksamhetschefen för att uppmärksamma och påtala risker till vårdgivaren. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 p 5 Hälso- och sjukvårdspersonalen är skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Personalen skall rapportera till vårdgivaren risker och händelser som skulle kunna medföra en vårdskada. Avvikelser Skolsköterska och skolläkare skall rapportera säkerhetsrisk för elev i samband med vård och omhändertagande inom EMI till enhetschef, skolöverläkare och samordnande skolsköterska. Yttrande skrivs av skolöverläkaren som är Lex Maria-ansvarig. Resultatet av analysen rapporteras tillbaka till berörd personal. Under 2017 har 8 avvikelser inkommit. De har bedömts som ringa och åtgärder har vidtagits för att de inte ska upprepas. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Synpunktshanteringen i kommunen kan användas även för synpunkter och klagomål från elever och vårdnadshavare i frågor som rör EMI. Föräldrar behöver upplysas om att denna möjlighet finns utöver möjligheten att kontakta respektive skolsköterska eller skolläkare direkt. 9

Synpunkter på omhändertagandet inom EMI skall alltid tas om hand och vidarebefordras till verksamhetschef. Vi skall främja möjligheterna att samverka med elever och vårdnadshavare i dessa frågor i syfte att öka kvalitén. Under 2017 har ett klagomål inkommit från en vårdnadshavare. Klagomålet gällde sekretessbrott. Vårdnadshavare, berörd annan personal, rektor samt berörd skolsköterska kontaktades av skolöverläkaren. Vårdnadshavares klagomål var befogat, EMI hade begått sekretessbrott. Skolöverläkare, ansvarig skolsköterska och rektor har bett familjen om ursäkt. Ansvarig skolsköterska har arbetat utan anmärkning i verksamheten i övrigt. En aspekt när det gäller sekretsslagstiftningen, är att barn som är små inte själva utan vårdnadshavares godkännande kan befria EMI-personal från den starka sekretess som HSL kräver. EMI planerar kompetensutveckling i juridiken och praktiken gällande sekretess under våren 2018. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inkomna klagomål och synpunkter skall sammanställas och analyseras för att vårdgivaren skall kunna se mönster och trender. EMI strävar ständigt efter att samarbeta med vårdnadshavare. Inga synpunkter rörande EMI:s arbete har inkommit under 2017. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Vårdgivaren skall ge patienter och närstående möjlighet att delta i patientsäkerhetsarbetet. All hälso- och sjukvård är med några få undantag frivillig. Det är den som har hälsoproblem (eller vårdnadshavare till minderårig enligt 6 kap föräldrabalken) som avgör om han eller hon skall söka vård. Samtycke till vård, undersökning eller behandling är i de flesta fall muntlig men vid vaccinering efterfrågas skriftligt medgivande av båda vårdnadshavarna. Information om EMI och basprogrammet ges muntligt och skriftligt vid förskoleklassundersökning då föräldrar deltar och/eller vid föräldramöte i förskoleklass. Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen skall vara anpassad efter ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när man bedömer det som relevant. Eleven skall ha ett medinflytande som med ökad mognad eller under vissa omständigheter övergår till ett självbestämmande. Information och samverkan med elever och vårdnadshavare inom EMI: Beskrivning av Elevhälsans Medicinska Insats och uppdrag samt skolsköterskans roll i arbetet med eleven Information inför genomförande av vaccinering och eventuella biverkningar Information inför, och uppföljning efter, hälsobesök och hälsosamtal Information om sekretess, tystnadsplikt och anmälningsplikt Information om vidtagna åtgärder och uppföljning om vad man skall vara uppmärksam på vid exempelvis symptom eller skada Tolk används vid behov. Information kan vara både muntlig och skriftlig och ska vara utformad så att elev/vårdnadshavare kan känna sig respekterade. 10

Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Vilka resultat som har uppnåtts i verksamheten av genomförda åtgärder Strukturmått (förutsättningar för att nå uppsatta mål) Översyn av elevantalet per heltid skolsköterska och skolläkare görs årligen. Statistiken uttagen oktober 2016. Antal elever per heltid Årtal 2016-2017 Skolsköterskor grundskola *lägsta till högsta antal elever/100 % skolsköterska 424 (206-753)* Statistiken visar en ojämn fördelning av skolsköterskeresurs mellan skolorna. Den skola som har 753 elever/100 % tjänst uppvisar inte tillfredsställande patientsäkerhet pga. ex. brister i att följa upp kontrollelever. Detta är återkopplat till rektor samt till verksamhetschefer för grundskolan. Antal elever per heltid Årtal 2016-2017 Skolläkare 5571 En medveten satsning på ökad bemanning har skett. Samordnande skolsköterska har bevakat tjänstetillsättningar av skolsköterskor för att säkra rätt behörighet till tjänster. Nyanställda skolsköterskor får kontinuerligt stöd i arbetet. Såbarhet i systemet har identifierats vid sjukskrivning av samordnande skolsköterska, vilket har inneburit bristande introduktion för nyanställda skolsköterskor. De flesta skolsköterskor har haft eller har tillgång till handledning. Gällande basprogram innebär att hälsobesök har erbjudits i förskoleklass, årskurs 2, 4, 6 och åk 8. Processmått Lokala riktlinjer för informationshantering och dokumentation och generella ordinationer diskuteras och utvärderas kontinuerligt. Utbildningar utifrån Metodboken har ordnats för verksamheten för att stärka kunskap och kvalitet. Skolöverläkare och samordnande skolsköterska verkar för att klargöra EMI:s uppdrag gentemot övriga insatser inom Elevhälsan på huvudmannanivå tillsammans med verksamhetscheferna inom grundskola och gymnasium samt gentemot Elevhälsa och enhetschefer på skolorna. Yrkesspecifik kompetensutveckling för skolsköterskor har utvecklats och systematiserats. Flera av skolsköterskorna har deltagit i skolsköterskekongressen. Det är alltid två skolsköterskor i samband med vaccinering. Alternativt att elever har vaccinerats i samband med en skolläkarmottagning då skolläkaren varit på plats. 11

Resultatmått Resultat av verksamheten för läsåret 2016-2017: Alla elever i grundskolan erbjuds hälsobesök, de flesta har också genomförts. Några enstaka har tackat nej. Enligt statistikuttag ur datajournalen JIII SHV har skolsköterskorna utfört sammanlagt 6088 hälsobesök och gett 1486 vaccinationer. Årtal 2016-2017 Hälsobesök skolsköterska 6088 Spontanbesök 7111 Skolläkarbesök 5274 Vaccinationer 1486 Det händer ofta att skolsköterska som valt att avsluta sin anställning hinner sluta innan nyanställd skolsköterska finns på plats. Det har lett till att elever inte har tillgång till skolsköterska under kortare eller längre tid samt till bristfällig introduktion av ny skolsköterska. Elevhälsans medicinska insats har beviljats överanställning i form av en ambulerande skolsköterska. Syftet med den ambulerande skolsköterskan är att underlätta vid vakanser samt förebygga brister/avvikelser i arbetet. Inom Västerås stads kommunala skolor finns just nu 50 % +20% ambulerande skolsköterska och det planeras för ytterligare 50 %. Tillräckligt med tid för skolläkare har funnits. Måluppfyllelse Mycket arbete har lagts ner på att säkerställa bemanningen av skolsköterskor och skolläkare. Kommande år planeras översyn över hur skolläkartimmar fördelas, då det finns tecken på att fördelningen idag inte matchar behoven på olika skolor. Viss omfördelning skulle troligtvis kunna öka nyttan med de resurser som finns tillgängliga. 12

År 2018 Övergripande Mål Strategier 1. Att säkerställa en god och Sträva efter en skolsköterskebemanning med ett medelvärde på 400 elever/heltid och för skolläkare 4000 elever/heltid samt att minska ojämnheten i säker vård som bedrivs i enlighet fördelning med Hälso- och sjuk- Det vägledande dokumentet för elevhälsan som tagits fram av Socialstyrelsen och Skolverket ska fortsätta att processas och implementeras i verksam- vårdslagen (HSL) heten, fokus kommer att vara på att utveckla systematiskt kvalitetsarbete och fördjupa kunskapen om sekretsslagstiftning, teoretiskt och i praktiken. De nyligen framtagna kvalitetsmåtten för elevhälsans medicinska insats ska användas som underlag för kvalitetsarbete både lokalt och på huvudmannanivå inom elevhälsans medicinska insats Resultaten för kvalitetsmåtten för elevernas inlärningsmiljö ska utvecklas och bearbetas mer Delar av verksamheten planeras att kunna utvärderas vetenskapligt genom att en del av arbetet registreras i EMQ (nationellt kvalitetsregister för EMI) Samarbete med universitet/högskola planeras för vetenskaplig utvärdering av EMI:s arbete med avseende på patientsäkerhet Journalsystem JIII SHV uppfyller inte krav på driftsäkerhet och service tillfredställande. Systemet kommer därför att läggas ner. Nytt journalsystem är upphandlat och sätts i drift våren 2018. Långsiktigt skulle gemensamt journalsystem med Region Västmanland underlätta samarbetet och beräknas ha betydande möjlighet att öka patientsäkerheten. Det nya journalsystemet är dock inte samma som det som Region Västmanland har, då en upphandling av deras system inte gick att genomföra av juridiska skäl. Det nya journalsystemet ProRenata kommer att möjliggöra att statistik från hälsosamtal på skolor ang. elevernas fysiska och psykiska mående kan användas tillsammans med skolresultat för analys och planering av åtgärder inom det systematiska kvalitetsarbetet som elevhälsan ska bedriva. 2. Att skolsköterskor och skolläkare har relevant och uppdaterad kompetens för att kunna tillhandahålla god och säker vård. 3. Att alla skolsköterskor och skolläkare arbetar enligt rutiner i Metodboken 4. Att tydliggöra EMI:s uppdrag och ansvar i relation till rektor 5. Att kvalitetssäkra skolsköterskemottagningarnas lokaler Deltagande på skolsköterskemöten, skolläkarmöten, samt i utbildning lokalt/externt (skolsköterskekongress/skolläkardagar) och kollegiala diskussioner om systematiskt förbättringsarbete och patientsäkerhet Möjligheter till kvalitetsarbete och utveckling har ökat genom en ny organisation med nätverksgrupper samt EMI-uppdragsmöten där gruppledare för skolsköterskornas nätverksgrupper träffar skolläkarna Egenkontroll via årshjul införs i verksamheten, ytterligare förtydliga om när vissa delar av årshjulet bör vara klara Uppföljning av brister som identifierats via enkät om skolsköterskornas arbetssituation, ex, gällande sekretess. Implementering av förbättrad egenkontroll genom att skolsköterska/skolläkare/rektor har gemensam planering och uppföljning av insatser inom basprogrammet utifrån årshjulsplanering i samband med rutinen Rond 2 ggr per läsår. Uppföljning planeras via nätverksträffarna Återkoppling på ledarforum grundskola Brister gällande skolsköterskemottagningarnas lokaler har identifierats via enkät till skolsköterskorna våren 2016 samt via det strukturerade kvalitetsarbetet för läsåret 2016/2017 och påtalats för Barn- och utbildningsförvaltningens verksamhetschefer i augusti för Teddy Söderberg, i september för Vera Sandin och i december för Tord Karlsson. Rektorerna har fått information igen om detta på 2017 på Ledarforum i samband med information om rutinen Rond och syftet med den. Skolsköterskemottagningarna ska kvalitetssäkras genom att skolsköterska och rektor på varje enhet går igenom kraven för en skolsköterskemottagning. Brister som inte kan åtgärdas på lokal nivå ska rapporteras till HSL-chef och verksamhetschef 13