Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insats (EMI) grundskola

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr GSN 2019/ Barn- och utbildningsförvaltningen Pia Stark Epost: pia.stark@vasteras.se Kopia till Grundskolenämnden för elevhälsans medicinska insats (EMI) grundskola Förslag till beslut Grundskolenämnden godkänner patientsäkerhetsberättelsen, daterad , för elevhälsans medicinska insats Ärendebeskrivning Patientsäkerhetslagen (2010:659) infördes den 1 januari 2011 och reglerar vårdgivarens ansvar och skyldigheter att utreda tillbud, risker och händelser. Bland annat ska vårdgivaren årligen upprätta en patientsäkerhetsberättelse som beskriver hur arbetet med patientsäkerhet bedrivits under året och utvärderats. n ska också beskriva utveckling och strategier för kommande år. Bilaga för elevhälsans medicinska insats 2018 grundskola, daterad

2

3

4

5

6 , Elevhälsans Medicinska Insats i grundskolan År Pia Stark, Verksamhetschef HSL Elisabet Lithammer tf samordnande skolsköterska Barn o utbildningsförvaltning Västerås Stark, Pia Pia.Stark@vasteras.se

7 Innehållsförteckning... 1 Sammanfattning... 3 STRUKTUR... ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER... 4 ORGANISATION OCH ANSVAR... 5 SAMVERKAN FÖR ATT FÖREBYGGA VÅRDSKADOR... 6 PATIENTERS OCH NÄRSTÅENDES DELAKTIGHET... 7 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSPERSONALENS RAPPORTERINGSSKYLDIGHET... 8 KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER... 9 EGENKONTROLL... 9 PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten RISKANALYS UTREDNING AV HÄNDELSER - VÅRDSKADOR INFORMATIONSSÄKERHET RESULTAT OCH ANALYS EGENKONTROLL AVVIKELSER KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER HÄNDELSER OCH VÅRDSKADOR RISKANALYS Mål och strategier för kommande år

8 Sammanfattning Lagen om patientsäkerhet som infördes den 1 januari 2011 innebär ökade krav på vårdgivaren att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete för att minimera och förebygga vårdskador inom verksamheten. Patientsäkerhetslagen, SFS 2010:65, kräver att en årlig patientsäkerhetsberättelse uppsättas. Idén med patientsäkerhetsberättelsen är att öppet och tydligt för alla redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten. Den ska visa på hur man gjort för att identifiera, analysera och reducera risker och negativa händelser samt vilket resultat man uppnått i sitt patientsäkerhetsarbete. n ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar. Personalen inom Elevhälsans Medicinska Insats (fortsättningsvis kallad EMI) har skyldighet att rapportera tillbud, risk för tillbud och avvikelser i verksamheten. Vidare skall eleven/vårdnadshavares synpunkter tas tillvara och uppmuntras att delta i kvalitets- och säkerhetsarbetet. Sammanfattning av patientsäkerhetsarbetet inom grundskolan under 2018 Under året ha det skett förändringar i det medicinska ledningsansvaret då skolöverläkaren slutat. Ansvaret är sedan juli 2018 delegerat till Verksamhetschef enlig Hälso- och sjukvårdslagen/samordnande skolsköterska. Regelbunden återrapportering, en gång/månad, från EMI till verksamhetscheferna för grundskolan för vidare information till GSN. Man har inom EMI fortsatt det arbete som påbörjades 2017 med att öka medvetenhet om uppdraget enligt Hälso- och sjukvårdslagen och arbetssätt inom EMI. All personal inom EMI har arbetat med att strukturera upp och tydliggöra uppdrag, vem som ansvar för vad, vilka lagar som styr och hur man utför detta arbete. Denna medvetenhet hos skolsköterskor och skolläkare ökar i förlängningen likvärdigheten och patientsäkerheten för elever/vårdnadshavare i kontakten med EMI. Specifika åtgärder som vidtagits under året är bland annat journalgranskning på regelbunden basis, tydliggjort skoläkarens uppdrag inom EMI och införande av nytt basprogram. Journalgranskningen har bland annat lett till nya rutiner för att inte missa kontrollelever och ökat fokus på dokumentation till kommande år. Med ett nytt basprogram har mer tid och fokus kunnat läggas på de elever med behov vilket medfört en ökad kvalitet och patientsäkerhet. 3

9 STRUKTUR ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. Målen för EMI är att främja säkra rutiner för kvalitetsarbetet, bedriva en jämlik elevhälsa för alla elever, att samverka med övrig personal på skolan och med vårdnadshavare. Mål: 1. Att bedriva en god, säker fysisk och psykisk vård där risker och händelser kan förebyggas alternativt förebyggas tidigt. 2. Att det inom verksamheten finns bemanning, kompetens och lokaler som uppfyller kraven för att uppnå god, säker fysisk och psykisk vård. 3. Att arbetsmiljön är sådan att tid finns för planering och kvalitetsarbete. 4. Att det finns säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet och att dessa är väl kända för alla medarbetare Strategier: 1. Kontinuerlig uppdatering och komplettering av Metodboken. Det är tidskrävande och beslut har tagits inom EMI att från och med aug 2019 gå över till att köpa in och använda Uppsala Kommuns Webbhandbok. Tydliga rutiner för journalgranskning. Utveckla och tydliggöra skolsköterskans uppdrag. Mentor för nyanställda skolsköterskor. 2. Verksamhetschef HSL är med vid rekrytering av skolsköterska/ skolläkare. Kontinuerlig dialog med verksamhetscheferna, utifrån skolors behov, kring resursfördelning avseende skolsköterska och skolläkare. EMI finansierar kompetensutvecklingsdagar som erbjuds av Barnkliniken, Region Västmanland, skolsköterskekongress som anordnas av Riksföreningen för skolsköterskor samt tar in föreläsare kring specifika områden vid behov. EMI erbjuder upptakts- och avslutningsdagar där kompetensutveckling är en del. Årlig översyn av lokaler samt medicinteknisk apparatur i samråd med ansvarig rektor och Verksamhetschef HSL. 4

10 Ny rutin kommer utarbetas under 2019 för avvikelse av allvarliga medicinska händelser i skolan och händelseanalys kring suicidförsök samt fullbordat suicid utanför skolan. 3. Arbete med kvalitetssäkring i nätverksgrupper genom arbete med att tydliggöra vårt uppdrag utifrån Vägledning för Elevhälsa. 4. Utvärdera och uppdatera metoder, rutiner och riktlinjer årligen utifrån aktuell forskning och nya rön tillsammans, skolsköteskor/skolläkare. ORGANISATION OCH ANSVAR SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Grundskolenämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ytterst ansvariga. Verksamhetschef enligt HSL 29 inklusive medicinskt ledningsansvar I Västerås Stad är det enhetschef/rektor som är administrativ chef inom sin resultatenhet, och som därigenom har ansvar att koordinera elevhälsoarbetet och att tillräcklig bemanning/kompetens finns för att kunna utföra uppdraget. Sedan juli 2018 finns en av GSN utsedd Verksamhetschef enligt Hälso- och sjukvårdslagen. Vederbörande har det medicinska ledningsansvaret för allt arbete som skolsköterskor, skolläkare och skolspykologer utför och som lyder under Hälso-och sjukvårdslagen. Verksamhetschef HSL är också ansvarig för anmälan enligt Lex Maria. Verksamhetschefen är skyldig att regelbundet rapportera om den verksamhet som lyder under HSL till vårdgivaren, GSN. Verksamhetschef är den person som såväl tillsynsmyndighet Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten arbetar under hälso-och sjukvårdslagen. Nytt från och med hösten 2018 är att Verksamhetschef HSL finns under enhetschef för Centrala elevhälsan. Verksamhetschefen HSL ansvarar för att medarbetarna inom EMI har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att bedriva en god vård med hög kvalité. 5

11 Lokaler och utrustning för arbetet skall vara anpassade för det arbete som bedrivs av skolsköteskor/skolläkare enligt framtagna och beslutade riktlinjer som finns i kommunen. Rutiner och egenkontroll skall upprättas och följas. Avvikelser och risker skall analyseras och följas upp. Verksamhetschefen HSL rapporterar regelbundet till vårdgivaren om den medicinska verksamheten. Skolsköterskorna/skolläkare/skolpsykolog Varje legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett eget yrkesansvar att arbetet skall utföras med god kvalité och hög patientsäkerhet och skall medverka och bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Varje medarbetare har ett ansvar för att identifiera risker i verksamheten och skyndsamt rapportera avvikelse till verksamhetschef HSL Samordnande skolsköterska Samordnande skolsköterska har ett samordnat ansvar för kvalitetssystem och introduktion av nyanställda skolsköterskor. Samordnande skolsköterska och verksamhetschef planerar och leder tillsammans verksamhets- och kompetensutvecklingen inom EMI. SAMVERKAN FÖR ATT FÖREBYGGA VÅRDSKADOR SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 p 3 Intern samverkan Arbete med att tydliggöra elevhälsoansvaret för elever som går i kommunens särskilda undervisningsgrupper pågår och beräknas vara klart våren Brister i likvärdighet i tillgång till skolsköterska/skolläkare och EHT har påvisats. Allt arbete i elevhälsoteamen som ligger utanför basprogrammet ska tillgodoses av elevhälsan på elevens tillhörande skola. Det är oftast inte där, rent lokalmässigt, eleven har sin skolgång. Gällande elever med bristande skolnärvaro ska alltid skolsköterska och skolläkare kopplas in tillsammans med den samlade elevhälsan. Detta för att tidigt göra en medicinsk bedömning och uteslutande av att obehandlad fysisk/ psykisk ohälsa föreligger. Ett tvåårigt projekt pågår sedan ht 2017 på en av stadens grundskolor i samverkan med tre förskolor, Tidig Upptäckt, Tidigt Stöd. Skolsköterskan är delaktig för att, i samverkan med förskolechef, rektor, pedagoger och eventuellt specialpedagog tidigt hitta de barn i förskoleklass som har behov av särskilda anpassningar och 6

12 eventuell utredning/remiss till externa aktörer. Detta projekt ska vara klart till sommaren 2019 och därefter utvärderas innan eventuell implementering på generell basis. Extern samverkan Samverkan med Region Västmanland, exempelvis Smittskyddsenheten, Asyl- och integrationshälsan och Infektionskliniken, gällande hälsotillstånd och hälsoundersökning av nyinvandrade elever fungerar mycket bra. Samverkansmöten sker två gånger årligen. Nytt från 1/ är en regional elevhälsosamordnare och skolläkare anställda av Region Västmanland. Funktionen regional elevhälsosamordnare ska på olika sätt verka för att skapa goda förutsättningar, för alla skolsköterskor och skolläkare i länet, att arbeta för att uppnå jämlik vård och hälsa för barn och ungdomar i åldrarna 6 19 år. (Bilaga 1) Samordnande skolpsykolog har ansvarat för samverkansmöten med BUP för att utarbeta tydligare riktlinjer och rutiner för remissförfarande. PATIENTERS OCH NÄRSTÅENDES DELAKTIGHET SFS 2010:659 3 kap. 4 All hälso- och sjukvård är med några få undantag frivillig. Det är den som har hälsoproblem (eller vårdnadshavare till minderårig enligt 6 kap föräldrabalken) som avgör om hon eller han skall söka vård. Samtycke till vård, undersökning eller behandling är i de flesta fall muntlig. Vid vaccinering efterfrågas skriftligt medgivande av båda vårdnadshavarna. Detta skannas in i elevens journal. Information om EMI och basprogrammet ges muntligt och/eller skriftligt till vårdnadshavare vid förskoleklassundersökning då föräldrar deltar och/eller vid föräldramöte i förskoleklass. Utöver detta vid behov och önskemål om information. Information om EMI och basprogrammet finns även i kortare form på Västerås stads hemsida och på respektive skolas hemsida. Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen skall vara anpassad efter ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när det bedöms vara relevant. Eleven skall ha ett medinflytande som med ökad mognad eller under vissa omständigheter övergår till ett självbestämmande. 7

13 Information och samverkan med elever och vårdnadshavare inom EMI: Beskrivning av Elevhälsans Medicinska Insats och uppdrag samt skolsköterskans roll i arbetet med eleven Information inför genomförande av vaccinering och eventuella biverkningar Information inför, och uppföljning efter, hälsobesök och hälsosamtal Information om sekretess, tystnadsplikt och anmälningsplikt Information om vidtagna åtgärder och uppföljning om vad man skall vara uppmärksam på vid exempelvis symptom eller skada Tolk eller informatör används vid behov. Information kan vara både muntlig och skriftlig och ska vara utformad så att elev/vårdnadshavare förstår informationen och känner sig respekterade. HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSPERSONALENS RAPPORTERINGSSKYLDIGHET SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare skall skyndsamt rapportera säkerhetsrisk för elev i samband med vård och omhändertagande inom EMI till enhetschef och verksamhetschef HSL. Mall för rapport av avvikelse finns att hämta på Insidan, och skickas in via mail eller per post. De ska inte innehålla känsliga eller sekretessbelagda uppgifter utan betraktas som allmän handling. Yttrande skrivs av verksamhetschef HSL som är Lex Mariaansvarig. Resultatet av analysen rapporteras tillbaka till berörd personal. Alla avvikelser och yttranden diarieförs. Under 2018 har åtta avvikelser inkommit. Avvikelserna har analyserats och sammanstälts utifrån orsak till avvikelsen. Likanande avvikelser har analyserats både var för sig och som helhet. 8

14 KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 och 6, 7 kap 2 p 6, Klagomål och synpunktet på verksamheten från vårdnadshavare eller allmänheten kommer via kommunens klagomålshanteringssystem Flexite eller direkt till verksamhetschef HSL via mail, brev eller telefonsamtal. Alla inkomna klagomål/synpunkter tas om hand och besvaras i ett skriftligt yttrande som diarieförs. Ett klagomål har inkommit via mail till verksamhetschef för grundskolan f-6. Verksamhetschef HSL har besvarat detta klagomål och yttrande är diariefört. EGENKONTROLL SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p 2 Patientsäkerhetsarbetet för EMI grundar sig på rutiner och blanketter för EMI som finns samlade i Metodboken och på EMIs samarbetsyta på Insidan. Rutiner och mallar för hantering av läkemedel, riskavfall, hygienrutiner, dokumentation, journalhantering, lokaler och medicinteknisk utrustning finns där. All personal har ett eget ansvar att dessa rutiner och riktlinjer följs. Rapporter rörande Lokaler och utrustning, Elevernas inlärningsmiljö, samt Verksamhetens arbete görs till samordnande skolsköterska och verksamhetschef HSL i slutet på varje läsår. De ansvarar för att detta sammanställs och att det samlade resultatet av detta återförs verksamheten samt att nödvändiga åtgärder vidtas. Åtgärder av vissa avvikelser kräver involvering av personal utanför elevhälsans medicinska insats, exempelvis rektorer, fastighetsansvariga eller verksamhetschefer. Rutin för detta finns. Elever som drabbas av livshotande medicinskt tillstånd eller avlider på skoltid ska alltid generera en avvikelserapport till verksamhetschef HSL. Vid suicidförsök eller fullbordad suicid ska alltid en granskning av EMI:s insats och hantering gör. Rutin för detta saknas och behöver utarbetas och implementeras. För att kunna upptäcka områden som kan förbättras krävs att händelseförlopp kring sådana allvarliga händelser granskas ur ett patientsäkerhetsperspektiv och ett elevhälsoperspektiv. 9

15 PROCESS Åtgärder för att öka patientsäkerheten SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 2 Personalen inom EMI träffas två gånger per termin, en träff i början av terminen och en i slutet. Där ingår bland annat en sammanställd återkoppling av avvikelser, resultat och analys. Vårdgrannar bjuds in för fortbildning och information, exempelvis BUP. Personal som arbetar med YAM- informerar varje läsår om sin verksamhet och återkopplar resultat. YAM står för Youth aware of mental health, en hälsofrämjande och preventiv insats som riktar sig till elever på högstadiet och syftar till att förbättra den psykiska hälsan och minska självmordshandlingarna bland skolelever. Varje termin genomförs/ erbjuds också en eller flera kompetensutvecklingsdagar utifrån behov och önskemål. Den centrala elevhälsan finansierar skolsköterskors årliga deltagande i den nationella skolsköterskekongressen med statliga medel som personalgruppen får för merarbetet med HPV-vaccinationer. Den organisationsförändring som startade 2017 med nätverksgrupper, har fortgått och visat sig vara ett bra arbetssätt för att öka medvetenheten om uppdraget och likvärdigheten ute på skolorna. Nätverksgrupperna, tre stycken på grundskolan, leds av två skolsköterskor som fungerar som gruppledare. Träffarna är fortsatt av workshopkaraktär för att öka alla skolsköterskors delaktighet i utvecklingen av verksamheten, EMI. Verksamhetschef HSL och tf. samordnande skolsköterska träffar gruppledarna varje månad. Fokus under hösten 2018 har varit att tydliggöra organisationen och den förändring som skett för att klargöra ansvarsområden och lagstyrning. Vidare har gruppledarna på sina träffar arbetat med att strukturera upp vad skolsköterkans uppdrag innebär och vilka lagar som styr vår verksamhet. Detta är ett fortsatt arbete från föregående år då all personal arbetade med Vägledning för elevhälsa. I nätverksgrupperna diskuteras fortlöpande aktuella frågor som hälsoläget bland eleverna, arbetsmiljö, aktuell information och nyheter mm. En viktig fråga som lyfts med alla skolsköterskor på alla nätverksmötet är hur väl man ligger till i sitt arbete kopplat till det årshjul man arbetar utefter (bilaga 2). Syftet är att tidigt identifiera enheter med behov av extra stöd exempelvis på grund av kortvarig hög arbetsbelastning eller enheter där man i samverkan med rektor och verksamhetschefer på grundskolan behöver göra en översyn av tjänstgöringsgrad relaterat till elevantal/tyngd. De mötesforum där både skolsköterskor och skolläkare träffas, så kallade EMIuppdragsmöten startades under 2017 men har inte fortgått efter våren Orsaken till detta är att de två heltidsanställda skoläkarna slutade i juni respektive början av oktober Verksamhetschef HSL har under hösten 2018 haft fyra träffar med tre av de kontrakterade skolläkarna. Syftet med dessa träffar har 10

16 framför allt varit att arbeta fram en uppdragsbeskrivning för skolläkarna i Västerås stad. Detta för att öka likvärdigheten för eleverna ute på skolorna och ytterligare tydliggöra EMI:s uppdrag i skolan. Det har under hösten allt mer uppdagats att det har sett olika ut på olika skolor vilket i sin tur medfört olika förväntningar och krav på EMI. Samordnande skolsköterska och skolöverläkare har under våren 2018 haft regelbundna möten. Under hösten 2018 har verksamhetschef HSL och tf. samordnande skolsköterska träffats varje vecka för avstämning. I frågor där verksamhetscheferna för grundskola har behövt vara delaktig i beslut och åtgärder har möten bokats. Den under 2017 framarbetade rutinen Rond har fortgått under hösten 2018 men under lite andra former på grund av vakanta skolläkartjänster. På en del skolor har skolsköterskan själv träffat rektor och gått igenom EMI:s planerade arbete under läsåret. En uppdaterad rutin för mottagande i särskolan infördes Den samlade bedömningen är att denna rutin har fungerat bra. Dessa tvärprofessionella möten där sammanvägd bedömning av de olika professionerna enskilda bedömningar kan göras och diskuteras har öka patientsäkerheten och likvärdigheten för eleverna. Detta är också ett viktigt informationstillfälle att lyfta andra faktorer som bidrar till att eleven haft svårt att nå målen hos de som inte uppfyller kriterierna för diagnosen intellektuell funktionsnedsättning. Medicinskteknisk utrustning kalibreras och kontrolleras årligen enligt handlingsplan. EMI strävar ständigt efter att samarbeta med vårdnadshavare. Ett klagomål rörande EMI:s arbete har inkommit under Klagomålet gällde omhändertagande och handhavande efter ett misstänkt ormbett. Granskning och revidering av medicinska dokument inom verksamheten, såsom Metodbok, Basprogram, Redovisningsplan, Handlingsplan för sjukdom, olycksfall och tillbud samt skolornas förråd av akutmedicin sker årligen. Alla skolsköterskor beställer sedan augusti 2018 läkemedel från Inventering av behov och önskemål av läkemedel och andra apoteksprodukter gjordes under våren. Verksamhetschef HSL och tf samordnande skolsköteska har efter detta upprättat en lista, endast läkemedel och produkter som är med på 11

17 denna lista kan beställas. Detta är ett led i att öka patientsäkerheten och likvärdheten för eleverna. Patientsäkerhet relaterad till dokumentation: Upphandling av nytt journalsystem, Prorenata, har gjorts och togs i drift från och med mars Utbildningstillfällen i det nya journalsystemet anordnades under tidig vår Det nya dokumentationssystemet har i stort fungerat bra och upptäckta brister/förbättringar har åtgärdats fortlöpande under hösten. I datajournalsystemet finns ett tydligt kontrollsystem över bevakningar, vaccinationer, remisshantering och dylikt. Systemet uppdateras regelbundet och får personuppgifter från Extens. Personer med skyddad identitet läggs in manuellt av systermadministratörerna eller dokumenteras i pappersjournaler. Journaluppgifterna från det tidigare journalsystemet, Journal III är överfört till PRN. Möjlighet att göra loggar i Journal III kommer att finnas under en femårsperiod. Eventuella sekretesshandlingar i pappersform förvaras i låsta arkivskåp på enheterna. Systemansvarig och samordnande skolsköterska utförde regelbundna loggar under våren Systermansvariga för Prorenata har under hösten 2018 gjort regelbundna loggar. RISKANALYS SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1, 7 kap 2 p 4 All personal inom EMI ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Större förändringar i verksamheten kan också väsentligen påverka patientsäkerheten. Verksamhetschef HSL ansvarar tillsammans med berörda för att göra en riskanalys och återföra information och kunskap till verksamheten. Likaså ansvarar verksamhetschefen för att uppmärksamma och påtala risker till vårdgivaren. Inga riskanalyser från skolsköteskor/skolläkare har inkommit under Under hösten har vi haft tillgång till ca 1,5 tjänst skolläkare i augusti och september och ca 1,0 tjänst skolläkare oktober till december. Detta med anledning av pensionsavgångar. En översyn av skolläkarbehovet har gjorts utifrån en lägstanivå och alla skolsköteskor har fått rapportera in behov av skolläkartid utifrån vissa kriterier. Särskolebedömningar, kontrollelever och vaccinationsbedömningar av nyanlända har varit prioriterade. Verksamhetschef HSL har sedan i samråd med skolläkare fördelat tid på alla grundskolor utifrån 12

18 detta. I mån av tid har skoläkarna deltagit i EHT och främjande och förebyggande insatser på skolorna. UTREDNING AV HÄNDELSER - VÅRDSKADOR HSLF-FS 2017:40, 3 kap. 1 och SOSFS 2011:9 7 kap sista stycket Utredning av händelse/avvikelser Det har inkommit sju avvikelserapporter under året. En av avvikelserna har rört brister i den medicinsktekniska utrustningen, kylskåp som inte har hållit rätt temperatur och följden har blivit att vaccin har fått kasseras. Vidare har avvikelserna handlat om dokument eller notat som skannats eller dokumenterats på fel elev. En avvikelse rör en elev som drabbats av ett plötsligt hjärtstopp under idrottslektion. Pedagoger påbörjade HLR och tillkallade ambulans. Det fanns försvårande omständigheter i kontakten med sjukvården då eleven hade skyddad identitet. En annan händelse som rapporterats både från skolsköterska men som också inkommit som klagomål från vårdnadshavare rörde omhändertagande av en elev efter ett misstänkt ormbett. Två av avvikelserna som upptäckts har skickats vidare till annan vårdgivare, Region Västmanland och Skolpool. Avvikelsen till Region Västmanland rörde ett barn som missats på BVC och var helt ovaccinerat, upptäcktes vid förskoleklassbesök. Avvikelsen till Skolpool rörde en förfrågan av journal där rekvisitionen var ofullständig, det saknades bland annat underskrift av vårdnadshavare/myndig elev, läsligt personnummer samt kontaktuppgifter och adress till efterfrågande skola/skolsköterska. Vi har också fått in en avvikelse upptäckt av En avvikels som inkommit från annan vårdgivare gäller fördröjning i avlämnandet av elevhälsojournaler. Berörd skolsköterska är vidtalad. Resultat och analys Samtliga avvikelser är hanterade och yttranden är skrivna. Utredningen av händelserna är återkopplade till berörda parter, ansvarig skolsköterska/skolläkare, rektor och/eller verksamhetschef samt i ett fall även vårdnadshavare. Inga avvikelser har föranlett Lex Maria-anmälan. Brister i medicinskteknisk apparatur, i detta fall trasiga kylskåp, är vidtagna och åtgärdade. I de fall där orsaken har varit strömavbrott är regelbunden kontroll av kylskåpets temperaturvakt viktig. 13

19 Risken för dokumentation på fel elev är minimerat i och med det nya journalsystemet, Prorenata där varje skolsköterska i första hand bara kommer åt de elever man är ansvarig för. INFORMATIONSSÄKERHET HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1 EMI dokumenterar sedan mars 2018 i ett nytt webbaserat journalsystem Prorenata. Prorenata arbetar i enlighet med kvalitetsledningssystemet ISO och riskhanteringssytemet ISO och är CE-märkt. Dessa system ger skydd mot olovligt åtkomst till datanätverks och informationssystem. Personuppgifter utformas och behandlas så att elevernas och övriga registrerades integritet respekteras. Nytt i Prorenatas journalsystem är att vårdnadshavares personuppgifter inte längre finns registrerade i barnets journal. Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Detta säkerställs bland annat genom en tvåfaktorsinloggning. Alla har ett personligt ansvar för att värna om informationssäkerheten och den inre sekretessen. De som arbetar för en vårdgivare ansvarar även för att skydda sitt personliga lösenord och andra hjälpmedel för kontroll av behörighet. Riskanalys har gjorts i samband med införande/implementation av Prorenata. SSA (systemsäkerhetsanalys) och RSA (riskanalyser) sker vid förändringar av tjänst samt årligen i den löpande förvaltningen. Ansvarig vårdgivare har åtkomst till tjänsteleverantörens säkerhetsgranskningar och penetrationstester som genomförs på systemen. Då skydd mot olovlig åtkomst till datornätverk och informationssystem kontinuerligt utförs av tjänsteleverantören, kan revision (inkl. penetrationstester) beställas av vårdgivaren för att säkerställa att rätt nivå på säkerhet har uppnåtts enligt avtal. Loggar och journalgranskning har genomförts 1 gång/månad av systemansvariga samt av verksamhetschef HSL och tf. samordnande skolsköterska. Dessa kontroller är både slumpmässiga och riktade granskningar. 14

20 RESULTAT OCH ANALYS SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 EGENKONTROLL Översyn av skolsköterskornas och skolläkarnas möjlighet att utföra uppdraget utifrån elevernas olika behov och resursfördelning på de olika skolorna görs fortlöpande under året i samråd med verksamhetscheferna i grundskolan. Den medvetna satsningen på ökad bemanning har gett gott resultat på det hälsofrämjande och förebyggande arbete. Den extra satsning som gjorts på resurstjänst, beviljad 1,2 tjänst fördelad på tre skolsköteskor, har varit positiv. I dagsläget är dock endast 0,9 av denna tjänst tillsatt på grund av förändring i tjänst och tjänstefördelning. Plan finns för full bemanning enligt resurstjänst. Resurstiden har använts till att bland annat täcka upp vakanser vid kortare sjukfrånvaro eller vakanser vilket har gjort att EMI:s verksamhet kunnat fortgå. Tiden har även använts vid vaccinationsmottagningar då det alltid skall vara två skolsköterskor. En viss del (0,3) av tjänsten har använts på Bäckbyområdet på grund av skolinspektionens anmärkningar av det förebyggande och främjande arbetet. Skolsköterskans del i detta arbete har varit prioriterat från verksamhetschef grundskola. Antal elever/heltid Antal elever/heltid Årtal Skolsköterskor grundskola 424 ( )* 341 ( ) *lägsta till högsta antal elever/100 % skolsköterska Verksamhetschef HSL har bevakat tjänstetillsättningar av skolsköterskor för att säkra rätt behörighet till tjänster. Under våren 2018 påbörjades en översyn av skoläkartid och resursfördelning på de olika skolorna. Detta utifrån arbetet med Vägledning för elevhälsa som gjorts i EMI uppdragsmöten. Men också tack vare den förändring i basprogrammet som möjliggjort för skoläkarna att lägga mer tid och fokus på de elever med störst behov. Målet är att skoläkarna i större utsträckning ska delta i EHT och det främjande och förebyggande arbetet. Med anledning av pensionsavgång påbörjades under hösten en rekrytering av skolläkare, 1,0 tjänst. Målet är att ha 2,0 tjänst skoläkare på grundskolan. För närvarande finns fem kontraktsanställda 15

21 skolläkare på 1,0 åa. Fördelning av skolläkarnas tid sker i samråd med verksamhetschef HSL. Egenkontroll av lokaler och utrustning har visat att det fortfarande finns skolsköterskemottagningar med brister, framför allt saknas sekretessdörrar, tillgång till vilrum och väntrum. På en skola delar skolsköterskan rum med skoladministratören. Dessa brister är påtalade för berörda verksamhetschefer. Plan för åtgärder finns. Statistik på utförda hälsobesök, vaccinationer, spontanbesök samt skolläkarbesök går inte att ta ut i år då vi under våren bytt journalsystem. Det planerade samarbete med universitet/högskola för vetenskaplig utvärdering av EMI:s arbete med avseende på patientsäkerhet har inte blivit av då ansvarig skolöverläkare slutat. AVVIKELSER Resultat och analys Samtliga avvikelser är hanterade och yttranden är skrivna. Utredningen av händelserna är återkopplade till berörda parter, ansvarig skolsköterska/skolläkare, rektor och/eller verksamhetschef samt i ett fall även vårdnadshavare. Inga avvikelser har föranlett Lex Maria-anmälan. Brister i medicinskteknisk apparatur, i detta fall trasiga kylskåp, är vidtagna och åtgärdade. I de fall där orsaken har varit strömavbrott är regelbunden kontroll av kylskåpets temperaturvakt viktig. Risken för dokumentation på fel elev är minimerat i och med det nya journalsystemet, Prorenata där varje skolsköterska i första hand bara kommer åt de elever man är ansvarig för. Nya journalsystemet har en funktion som minskar risken för att kontrollelever missas. Händelsen med det misstänkta ormbettet har resulterat i en ny rutin i akut omhändertagande. Händelsen med plötsligt hjärtstopp har aktualiserat behovet av utbildning i HLR och akut omhändertagande för alla skolsköterskor. Det kommer att ske under februari/mars Eleven som fick plötsligt hjärtstopp hade ett av skolan känt hjärtfel. Förslag på förbättring är att i början av varje termin på skolan ha en muntlig genomgång av akutplan med berörd personal. Detta för att öka patientsäkerheten för enskilda elever som kan komma att behöva akut vård. 16

22 KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER Då det endast inkommit ett kalgomål är det svårt att göra någon form av analys av just det. Där emot kan man diskutera varför det inte inkommer fler klagomål och/eller synpunkter. En orsak kan vara att elever och vårdnadshavare i första hand vänder sig direkt till skolsköterska/ansvarig rektor och ärendet hanteras enligt skolans rutiner. HÄNDELSER OCH VÅRDSKADOR Inget fall av vårdskada eller allvarlig vårdskada har inträffat under året. Den händelse som utretts har rört den elev som hade ett misstänkt ormbett. RISKANALYS All personal inom EMI ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Inga riskanalyser från skolsköteskor/skolläkare har inkommit under Mål och strategier för kommande år År Övergripande Mål Att säkerställa en god och säker vård som bedrivs i enlighet med Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Strategier Fortsatt strävan efter en skolsköterske- och skolläkarbemanning på skolorna utifrån möjlighet att utföra uppdraget enligt HSL och skollagen. Kvalitetsmåtten för elevhälsans medicinska insats ska användas som underlag för kvalitetsarbete både lokalt och på huvudmannanivå inom elevhälsans medicinska insats Resultaten för kvalitetsmåtten för elevernas inlärningsmiljö ska utvecklas och göras tillgängliga via Prorenata-statiskprogram Delar av verksamheten planeras att i framtiden kunna utvärderas vetenskapligt genom att en del av arbetet registreras i EMQ (nationellt kvalitetsregister för EMI) Det nya journalsystemet Prorenata kommer att möjliggöra att statistik från hälsosamtal på skolor ang. elevernas fysiska och psykiska mående kan användas tillsammans med skolresultat för analys och planering av åtgärder inom det systematiska kvalitetsarbetet som elevhälsan ska bedriva. Ett arbete har påbörjats med att tydliggöra skolsköterske- och skolläkaruppdraget inom kommunen enligt HSL. Under våren 2019 rekrytera skolläkare, ytterligare 1,0 tjänst 17

23 2. Att skolsköterskor och skolläkare har relevant och uppdaterad kompetens för att kunna tillhandahålla god och säker vård. 3. Att alla skolsköterskor och skolläkare arbetar enligt rutiner Deltagande på skolsköterskemöten, skolläkarmöten, samt i utbildning lokalt/externt (skolsköterskekongress/skolläkardagar) Kollegialt lärande i nätverksgrupper Diskussioner om systematiskt förbättringsarbete och patientsäkerhet fortlöpande i olika sammanhang under skolåret. (EMI-dagar, nätverksgrupper, workshops) Inventering av kompetenser hos skolsköterskorna för ett bättre utnyttjande av den samlade kunskapen inom olika områden. Arbete pågår med att införa Uppsala kommuns Webbhandbok för EMI från och med terminsstart hösten Från och med höstterminen 2019 följa de årshjul med checklistor som finns i Webbhandboken. Kontinuerlig uppföljning av följsamhet till årshjulet på nätverksträffar. 4. Att tydliggöra EMI:s uppdrag och ansvar i relation till rektor Uppföljning av brister som identifierats via enkät om skolsköterskornas arbetssituation/arbetsmiljö. Implementering av förbättrad egenkontroll genom att skolsköterska/skolläkare/rektor har gemensam planering och uppföljning av insatser inom basprogrammet utifrån årshjulsplanering i samband med rutinen Rond. Verksamhetschef HSL är med vid nyrekrytering för att tydliggöra ansvarsfördelning samt skolsköterskans uppdrag Information på ledarforum våren Att kvalitetssäkra skolsköterskemottagningarnas lokaler Skolsköterskemottagningarna ska kvalitetssäkras genom att skolsköterska och rektor på varje enhet går igenom kraven för en skolsköterskemottagning. Brister som inte kan åtgärdas på lokal nivå ska rapporteras till HSL-chef och verksamhetschef. 18