SVENSKA INNER WHEEL RÅDET International Inner Wheel Sweden Protokoll fört vid Svenska Inner Wheel rådets nittiofjärde möte i Linköping den 11 13 april 2014 Deltagare Delegat er SIWR VU Kristina Andersson rådspresident Christine Berggren nationalrepresentant /past rådspresident Kerstin Jonson v rådspresident Christina Nylander rådsskattmästare Lisbeth Gabrielsson rådssekreterare D232 Birgitta Gleerup distriktspresident D233 Maj-Britt Wickberg distriktspresident D234 Agneta Svensson distriktspresident D235 Christina Persson distriktspresident D236 Laila Lundqvist Berglund distriktspresident D238 Louise Lindholm distriktspresident D239 Ann Persson distriktspresident D240 Margaretha Warnholtz distriktspresident D241 Lilian Bergholtz distriktspresident Adjungerad Margareta Westesson Rådets IT-samordnare Anita Kierkegaard Matrikelredaktör Anita Nordqvist Redaktör IW-Nytt Birgitta Lundehed Ink. vice rådspresident/ vice nationalrepresentant D 232 Elisabeth Eriksson vice distriktspresident D 233 Lena Blom vice distriktspresident D 234 Lena Watz ink. distriktspresident D 235 Margareta Wesslau past distriktspresident 67-93 D 236 Britt Hallgren vice distriktspresident D 238 Margareta Olofsson vice distriktspresident D 239 Ingelög Wyndhamn vice distriktspresident D 241 Kristina Jonsson vice distriktspresident 36-66 1
Distriktspresident Lilian Bergholtz hälsade oss välkomna till Linköping och D 241 och informerade om programmet de kommande dagarna. På fredag kväll fick vi en kort presentation av Lars Bergholtz om Frimurarhotellet och frimurarverksamheten. Lördag eftermiddag var det konstvandring på Passagens Konsthall och under middagen på lördag kväll underhållning av tre musicerande ungdomar, elever på Musikgymnasiet. Mötet öppnas Rådspresident Kristina Andersson hälsade oss välkomna till Inner Wheels nittiofjärde rådsmöte. Vi började med att hedra våra avlidna IW-vänner med att tända ett ljus och påkalla en tyst minut. RP läste en dikt av Pär Lagerqvist. 36 Rådsmötet öppnas RP hälsade från p DP Margareta Nelander-Karlsson D 234 samt framförde en gratulation till nationalrepresentant Christine Berggren som valts till Board Direktor för år 2014-2015. RP Kristina Andersson tände vänskapens ljus för alla IW-vänner här och alla IW medlemmar i hela världen och förklarade mötet öppnat. Upprop av deltagare Upprop förrättades 37 Upprop Val av justerare tillika rösträknare Beslut: Till justerare valdes: a) Lilian Bergholtz, D 241 b) Birgitta Gleerup, D 232 Justeringen äger rum den 12 maj 2014. Mötets behöriga utlysande Beslut: Mötet förklarades i laga ordning utlyst. Fastställande av föredragningslistan Beslut: Föredragningslistan fastställdes med tillägg i 92. Protokoll från rådsmötet den 8-9 november 2013 i Falkenberg Protokollet från rådsmötet i Falkenberg har publicerats i IW-Nytt och på IW:s hemsida och därmed varit tillgängligt för samtliga medlemmar. Det har även godkänts av samtliga distriktskommittéer. Beslut: Protokollet godkändes efter någon smärre ändring i 16 och las därefter till handlingarna. Rapporter från distriktspresidenterna Distriktspresidenterna lämnade muntliga rapporter från sina respektive distrikt om vad som hänt sedan förra rådsmötet. Skriftliga rapporter lämnades till SIWR. 38 Justerare och rösträknare 39 Mötets behöriga utlysande 40 Föredragningslistan fastställs 41 Fastställande av rådsmötesprotokoll Bilaga: 41:1 IW-Nytt nr 2/2013 42 Distriktsrapporter RP framförde ett stort tack till distrikten där det finns många bra idéer att ta tillvara. Rapport från projektgruppen Vision 2017 Se bilaga med arbetsmaterial från Diskussioner i projektgruppen om enkätens svar. Flera av frågorna i arbetsmaterialet behandlas på annan plats i detta protokoll och bara vissa av frågorna finns under denna paragraf. 43 Vision 2017 Bilaga 43:1 2
Varför så mycket papper: Skriv För kännedom eller För åtgärd på de mejl som du skickar. Vid märkningen För kännedom gör inget men För åtgärd gör något. Rådets protokoll läggs på SIW:s hemsida. Mallar finns på hemsidan för olika ändamål. D 236 har en tydlig sändlista för utskick av handlingar (finns på hemsidan under D 236).. Tackbrev. Klubbar och privatpersoner skickar in gåvor till IW:s hjälpprojekt. Som tack till klubbar skickar v RP mejl med bifogat brev alt rosenkort till privatpersoner, jubileer, till minne av och födelsedagar som tack. Beslut: Hanteringen av tackbrev ska förenklas. Ekonomi SIWR/IW-Nytt 2013-2014 Rådsskattmästaren föredrog resultat- och balansräkning för perioden 1.7.2013 till 31.12.2013, enligt bilaga, varefter ett antal ekonomiska frågor sammanhängande med rapporten diskuterades. 44 Ekonomi 2013-2014 Bilaga 44:1 Beslut: Rapporten lades till handlingarna. Informationsmaterial Nya informationsbroschyrer finns för leverans idag och beställs hos rådsskattmästaren. 45 Informationsmaterial DP Christina Persson D 235 har reviderat SIW:s (Svenska Inner Wheel) informationsmaterial på SIW:s hemsida och ersatt det med ett nytt uppdaterat bildspel, som nu finns tillgängligt för nedladdning. Påpekades att vår tryckta informationsbroschyr skall användas i stället för att skriva ut broschyren från IW:s hemsida. På Wikipedia står fel uppgifter om Inner Wheel. NR Christine Berggren fick i uppdrag att åtgärda detta. Schablonersättning till VU och övriga funktionärer i SIWR 2014-2015 Under innevarande verksamhetsår har till rådets VU utbetalats en schablonersättning på 1200: - vardera och till rådets funktionärer 700: - vardera.. Beslut: Frågan om schablonersättningarnas storlek inför 2014-2015 bordlades till höstens rådsmöte 2014. Bank- och plusgirokonton Rådsskattmästaren föreslog att stänga plusgirokonton för både IW-Nytt och SIWR. 46 Arvoden för SIWR 47 Plusgirokonton Beslut: Endast bankkonto används fr. o m 2014-07-01 till SIWR och IW- Nytt. Plusgirokonton används som tidigare till SIWR:s hjälpverksamhet. Övriga ekonomiska frågor 1. Delegationsordning Från projektgruppen förelåg ett förslag på delegationsordning med delegation på 5 000: -/ärende till rådets VU och 3 000: -/ärende för rådspresident och rådsskattmästare tillsammans för beslut inom gällande verksamhetsårs budgetram. 48 Övriga ekonomiska frågor 3
Beslut: Fastslogs att delegation på 5 000: -/ärende för rådets VU och 5000: -/ärende för RP och rådsskattmästare tillsammans inom gällande verksamhetsårs budgetram ska gälla. Delegationsordningen gäller för verksamhetsåret 2014/2015 och delegationen bekräftas med namnunderskrift av kommande verksamhetsårs distriktspresidenter i samband med Informationsmötet 2014-08-09-08-10. 2. Årsavgift En sammanställning har framtagits på distriktens årsavgifter och kommer att skickas ut till DP. Handlingen bifogas protokollet som bilaga. Bilaga 48:1 3. Hur får distriktens och klubbarnas pengar disponeras? Att observera är att distriktens och klubbarnas medel ska särskiljas på separata konton i redovisningen. Ett konto för medlemsavgifter och ett konto för insamlingar/gåvor. Se handboken sid 245. Medlemsavgifterna är pengar som ska komma medlemmarna tillgodo och får inte användas till hjälpverksamhet. 4 Revisorernas uppgifter I handboken finns instruktioner för klubbarnas funktionärer. Dock saknas instruktioner för revisorerna vilket har påpekats. Beslut: Uppdrogs åt DP Laila Lundqvist Berglund att senast 15 maj 2014 utarbeta en instruktion för revisorerna så denna kommer med i handboken för kommande verksamhetsår. Årsavgift till IIW Information: Årsavgiften till IIW är 3,5 pund/helår, 1,75 pund/halvår per medlem. (per 1/7 2014). Årsavgift till SIWR Information: Årsavgiften är oförändrad 30: -/helår, 15: -/halvår. Inner Wheel Nytt Förslag från SIWRs projektgrupp: Två pappersutgåvor som tidigare, nr 2 och 4, samt två utgåvor enbart på webben, nr 1 och 3, i ett enklare utförande t ex som en Bulletin. 49 Årsavgift till IIW 50 Årsavgift till SIWR 51 Antal utgåvor per år av IW-Nytt Rådsmötets delegater diskuterade ingående hur IW-Nytt skulle ges ut i fortsättningen då flera möjligheter finns; antingen fortsätta som nu eller tidningen enbart på hemsidan. En ytterligare variant framkom med dels tidning som nu i pappersform och dessutom som blädderbar tidning på SIW:s hemsida. Merkostnaden för tidningen på hemsidan är 1000: - /utgåva. Beslut: IW-Nytt kommer under kommande verksamhetsår att ges ut både som papperstidning och läggas på SIW:s hemsida. Efter verksamhetsåret med fyra tidningar, som ingår i medlemsavgiften, görs en utvärdering av SIWR. Merkostnaden för tidningen på hemsidan är 4000: - för kommande verksamhetsår som finansieras från SIWR:s eget kapital. 4
Beslut: Tryckeriet ges behörighet till IW:s hemsida för tillträde att publicera tidningen. Prenumerationspris IW-Nytt för svenska medlemmar och medlemmar boende utomlands Information: Avgift per/medlem inom landet 50: -/helår, 25: -/halvår. För boende utomlands 80: -/helår, 40: -/ halvår. Offert för Inner Wheel Nytt för 2014-2015 Den nya offerten från AM Tryckeri gäller fr. o m 2014-01-01 t o m 2016-06-30 utan större höjningar. För närvarande trycks tidnigen i 4 800 ex. och innehåller oftast 24 sidor per tidning. Uppskattad kostnad per utgåva beräknat med den nya offertens belopp är ca 45 000: - som motsvarar kostnaderna för tryckning ca 23 000: -, layout 6 000: - och porto ca 14 000: -. 52 Avgift för IW-Nytt 53 Offert IW-Nytt 2014-2015 Beslut: Erhållen offert från AM Tryck godkändes till en sammanlagd kostnad på c:a 180 000 för åren 2014-2016.. Registeravgift Information: 20: - per medlem Matrikelavgift Information: 30: - per medlem Milersättning Beslut: Milersättning utges enlig statlig norm vilket f n är 18:50/mil. Offert för Matrikel 2014-2015 Rådsskattmästaren redogjorde för erhållna offerter för framtagande av matrikeln för nästa verksamhetsår. Offerterna uppvisar ett något högre belopp än tidigare år. IT-samordnaren önskade att kostnaden på 6 000 8 000: - för filkostnader medräknas liksom under innevarande verksamhetsår. 54 Registeravgift 55 Matrikelavgift 56 Milersättning 57 Matrikel 2014-2015 Offert Beslut: Samma företag anlitas som under innevarande verksamhetsår för framtagande av matrikel. Erhållen offert antogs med tillägg för filkostnader. Framtagande av Matrikel för 2014-2015 Det har framkommit behov av smärre korrigeringar av 2013-2014 års Handbok. Frågan har diskuterats av VU och rimligt är att en större justering av handboken görs efter kommande Convention och i nästa utgåva görs endast mindre justeringar. Önskemål som framkom var en förkortning för Inner Wheel Nytt i matrikeln. Texten för utdelande av Honoured Active Badge (HAB), Brosch för aktiv hedersmedlem, sid 272 i handboken, bör få en mer utförlig formulering då utdelandet av detta hederstecken bör göras i samråd med SIWR:s VU. 58 Korrigeringar Handboken 2014-2015 Beslut: För önskade ändringar i kommande matrikel kontaktas vrp Kerstin Jonson före den 15 maj 2014. Bekräftelse av bidrag till Vänskapsmöte på Åland Äskande av medel för resor för arrangörskommittén och hyra av buss till 59 Bidrag till Vänskapsmöte 5
Vänskapsmöte på Åland i september 2014 har inkommit. Följande beslut har tagits av rådets VU: Resebidrag på 2 112 kr har medgivits medan medel till aktiviteter för deltagarna (659 Euro) har avslagits. på Åland Bilaga 59:1 Beslut: Taget beslut av rådets VU bekräftades. Rapport om Silviasystrarnas stipendier Till stipendierna för Silviasystrar hade efter förlängd ansökningstid inkommit 12 ansökningar varav 11 ansökningar var från undersköterskor som genomför utbildningen. Två stipendier utdelas varav ett redan utdelats under ett klubbmöte i Norrköpings IWC där RP hade möjlighet att delta vid utdelandet. Det andra stipendiet kommer att utdelas vid Karlstad IWC som då firar klubbens 50-årsjubileum där RP också kommer att delta. 60 Silviasystrarna Stipendierna har av mottagarna blivit mycket uppskattade. Ytterligare information om Silviastipendiet finns att läsa på SIW:s hemsida. Innevarande avtal för Silviastipendiet löper ut 2015 varför ett nytt avtal bör förberedas. På kontot för Silviastipendier finns för närvarande 46 242 kronor. Beslut: Två stipendier utdelas på 10 000: - vardera ett till en sjuksköterska och ett till en undersköterska. Nästa ansökningstillfälle är 2015-02-15. Nytt avtal tas fram till RM våren 2015 genom Birgitta Gedda och Kerstin Jonson. Informationsmöte för distriktsfunktionärer den 9-10 augusti 2014 Informationsmöte för distriktens funktionärer kommer enligt tidigare beslut att äga rum 9-10 augusti 2014 på Radisson Blue Royal Park i Frösundavik, Solna. Anmälningsblankett skickats ut med en sista anmälningsdag 25 april 2014. Två deltagare betalar fullt pris 1 800: - /person och övriga betalar 900: -/person. Inbjudna är hela distriktens VU inkl. distriktsarkivarie dock ej p DP. Rådets VU sammanträder den 8 augusti 2014. Bekräftelse av beslut till subventionering En enkät har skickats till klubbarna beträffande subventionering av deltagarnas kostnader vid kommande INFO-möte. Svar har lämnats under februari 2014. Kapital från SIWR ska kunna användas för aktuell subventionering. Detta för att hela distriktens VU (utom p DP) ska kunna delta i Informations-mötet för verksamhetsåret 2014-2015. 61 Informationsmöte 62 Subventionering av deltagaravgiften till informationsmötet Bilaga 62:1 Bilaga 62:2 Erhållna svar från klubbarna visar att 70 klubbar svarat ja till subventionering, 28 klubbar har svarat nej och 8 avstod. Hur klubbarna röstade - se bilaga 62:1 Särskilt yttrande se bilaga 62:2 Beslut: Subventioneringen bekräftades. a. Ekonomi SIWR/IW-Nytt 2014-2015 Se bilaga 63:1 avseende ekonomi. Beslut: Budgeten för SIWR/IW-Nytt 2014-2015 fastställdes. 63 Ekonomi 2014-2015 Bilaga 63:1 b. Placering av likvida medel. 6
Kontakt har tagits med SEB för omplacering av del av SIWR:s likvida medel på ca 300 000.- för att erhålla en bättre avkastning. Rådsskattmästaren redogjorde för erhållet förslag till omplacering. Omplaceringen kommer att ske kvartalsvis under 24 månader med uppföljning efter ca 6 månader. Risken är något högre (men fortfarande låg) men förväntas ge bättre avkastning. Beslut: Del av de likvida medlen omplaceras enligt förslaget från rådsskattmästaren. Ansvarig utgivare för Inner Wheel Nytt IW-Nytts redaktör har under många år även varit ansvarig utgivare för tidningen. Förslag från projektgruppen: SIWR, som äger IW-Nytt, utser verksamhetsårets rådspresident till ansvarig utgivare. Ändringarna ska anmälas till Patent-& Registreringsverket. Varje ändring av ansvarig utgivare kostar 600: -. 64 Ansvarig utgivare för IW-Nytt Beslut: Ansvarig utgivare för IW-Nytt skall vara rådspresidenten fr. o m 2014-07-01. Ansvarig utgivare för Hemsidan Hemsidans ansvariga utgivare har under några år varit SIWRs Webmaster. Förslag från projektgruppen: SIWR, som äger Hemsidan, utser verksamhetsårets rådspresident till ansvarig utgivare. Ändringarna ska anmälas till Patent-& Registreringsverket. 65 Ansvarig utgivare för Hemsidan Beslut: Frågan bordläggs då oklarhet rådde vad som gäller beträffande ansvarig utgivare för vår hemsida. Ny distriktsindelning Vid tidigare rådsmöten har frågan om ny distriktsindelning tagits upp. Den tillsatta projektgruppen har kommit med förslag på åtgärd. Projektgruppens förslag är att D 238 delas geografiskt på mitten. Södra delen går till D 241 och den norra delen till D 236. Den allra sydligaste delen av D241, Kalmar och Emmaboda, överförs till D 240. Anledning till delningen är dels praktiskt med tanke på resor och dels minskade kostnader. Beslut: Frågan diskuteras vidare i berörda distrikt och klubbar. Distriktspresidenterna tar upp detta vid sina klubbesök. Uppdrag gavs till projektgruppen att ta fram ett diskussionsunderlag inför ev. delning av D 238 som delas ut på kommande INFO-möte. Frågan tas upp till förhandling på höstens RM 2014.. Protokoll från rådsmöten Projektgruppen föreslår att protokoll, motioner, förslag och bilagor från rådsmöten enbart läggs på SIW:s hemsida. Rådets VU har fått synpunkter på att hemsidan är alltför öppen med tillgänglighet för utomstående när det gäller protokoll. Beslut togs på höstens Rådsmöte 2013 att protokollen ska ligga öppet. Beslutet omprövas. 66 Ny distriktsindelning 67 Protokoll från rådsmöten Beslut: Protokoll från Rådsmöten ska finnas både i IW-Nytt och på SIW:s hemsida som tidigare men för att kunna läsa protokollen på hemsidan måste inloggning ske. 7
Försöksverksamhet med ändrade regler för styrelser Projektgruppen föreslår att antalet ledamöter i en klubbstyrelse kan under en försöksperiod vid behov reduceras med en (1) person. Befattningen som ISO slås då samman med past president alternativt vice president. Motsvarande system kan gälla för en distriktsstyrelse. Klubb- och distriktspresidenter, som normalt väljs på ett år, kan väljas för ytterligare ett år utan dispensansökan. I detta fall behövs bara vp väljas vartannat år. Dessa ändringar gäller på försök under två år. 2016 utvärderas systemet av SIWR. 68 Försöksverksamhet med ändrade regler för styrelser Frågan diskuterades ingående på rådsmötet bl. a om en tvåårsperiod för KP och DP skulle underlätta en tillsättning av respektive presidenter. NR Christine Berggren påpekade att HQ måste tillskrivas för godkännande av denna försöksverksamhet. Beslut: Möjligheten ska finnas att ha uppdraget som KP och DP i två år med dispensansökan som beviljas av rådet. Möjlighet ska också finnas att ha en ledamot mindre i distriktets/klubbens VU (ISO/DISO samordnas med past president). Utvärdering görs vid rådsmötet 2017 av SIWR. Fullmakter 2014-2015 Beslut: Rådspresident Kerstin Jonson 430315-xxxx Plangatan 6, 811 39 Sandviken och rådsskattmästare Christina Nylander, 441106-xxxx, Platåvägen 28, 561 35 Huskvarna ska under SIWRs verksamhetsår 2014-2015 från och med 2014-07-01 vara firmatecknare och företräda SIWR och IW-Nytt inför myndigheter och var för sig teckna SIWRs och IW-Nytts konton i bank och plusgirot. De har även fullmakt att kvittera värde- och andra försändelser på aktuella postutlämningsställen. 69 Fullmakter Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Ett distriktsmöte per år? Önskan om endast ett distriktsmöte per år har lämnats till projektgruppen från några distrikt. Projektgruppen föreslår fortsatt två distriktsmöten per år. I annat fall fordras dispensansökan. 70 Antal distriktsmöten Beslut: Fortsätt som tidigare enl. stadgarna med två distriktsmöten per år och i annat fall söks dispens hos rådet. Bekräftelse av distriktskommittéernas nomineringar till IIW 2015-2016 Information: Klubbarnas gjorda nomineringar bekräftades. Val av VU-ledamöter för SIWR 2014-2015 Bekräftelse: Valet av nedanstående VU-ledamöter bekräftas för verksamhetsåret 2014-2015. 71 Nomineringar till IIW 2015-2016 72 Val till SIWR:s VU 2014-2015 Rådspresident Im Past president/ na - tionalrepresentant/riso KKerstin Jonson, Sandviken IWC KKristina Andersson, Jönköping-Taberg IWC 8
Vice rådspresident Rådssekreterare RRådsskattmästare BBirgitta Lundehed, Göteborg Södra IWC Lisbeth Gabrielsson, Alingsås-Lerum- Vårgårda IWC CChristina Nylander, Jönköping-Taberg IWC Funktionärer i SIWR 2014-2015 Bekräftelse: Rådsmötet bekräftade att nedanstående funktionärer utses för verksamhetsåret 2014-2015: 73 Funktionärer i SIWR 2014-2015 Rådsarkivarie Revisorer Revisorsuppleanter IT-samordnare Web-master Redaktör IW-Nytt Redaktör Matrikeln Vakant Mary Persson, Skövde Gunilla Haglund, Skövde St Elin Tuovi Ingemanson, Jönköping-Taberg IWC Helena Rydh, Jönköping-Taberg IWC Margareta Westesson, Göteborg Norra IWC Elisabeth von Friesendorff, Lund IWC Anita Nordqvist, Eskilstuna Fors IWC Anita Kierkegaard, Lidingö IWC Information från IW-Nytts redaktör Rådets redaktör för IW-Nytt Anita Nordqvist rapporterade bl. a följande: 1. Mera material efterlystes från distriktsredaktörerna. Viktigt med kontakt med klubbredaktörerna för att få en jämn fördelning av material från hela landet. Bilder önskas. Tala om vem som har tagit kortet och vad kortet föreställer. 2. Sista datum för inlämning av material till nästa IW-Nytt är den 22 april. 3. I nästa IW-Nytt kommer ett trevligt reportage från Falsterbo-Vellinge IWC när några av klubbens medlemmar var figuranter åt Tullverket. 4. Är det tänkt att IW-Nytts redaktör skall rapportera från Convention? 74 Information från redaktören för IW-Nytt Beslut: IW-Nytts redaktör Anita Nordqvist deltar i Convention 2015 för att rapportera därifrån. Kostnad 450 euro, logi och resa. Information från matrikelredaktören Rådets matrikelredaktör Anita Kierkegaard framförde följande synpunkter: 1. Funktionsbeteckningarna i matrikeln tas bort då det är för dyrt. Nedlagda klubbarnas presidenter finns inte med enligt beslut från RM i Falkenberg 2. Fortsätta som tidigare med matrikeln att lägga till nya presidenter och inte ta med nedlagda klubbars presidenter i matrikeln. 3. Rotaryguvernörernas namn tas bort från matrikeln. 4. Tilltänkta medlemmar som vill vara med i matrikeln för kommande verksamhetsår måste betala halv avgift för medlemskap under våren. 5. D 232, D 238 och D 241 är de distrikt som har ökat sitt medlemsantal under verksamhetsåret, övriga distrikt har minskat. 6. Efter 15 maj kan inget ändras i registret inför höstens matrikel. 75 Information från Matrikelredaktören 9
Information om hemsida och medlemsregister mm Rådets IT-samordnare Margareta Westesson informerade: 1. Problem med hemsidan och webbläsaren har förekommit 2. Problem med klubbsekreterarnas utskick har också förekommit. 3. Supportern fungerar relativt bra. 4. Unika besökare på IW:s hemsida förra månaden var ca 1 700 personer mot tidigare månader 1 500-1 600 personer. 5. Hemsidan är lite tråkig. 6. Klubbarna är slarviga med att ändra mejladresser i registret när med - lemmar ändrar sin mejladress. 7. Antal matriklar beställs på hemsidan. 8. Idag, den 12/4 finns 4 471 IW-medlemmar registrerade varav 734 medlemmar inte har någon mejladress. 9. De gamla bloggarna är borttagna eller kommer att tas bort. 10. Ett antal blanketter för samma sak, motioner, reseräkningar mm tas bort 11. Önskvärt att alla månadsbrev mm läggs upp i PDF-format för att alla skall kunna läsa. Mall finns på hemsidan om att lägga in protokoll mm och foton. Hjälpprojekt - Information Rådsskattmästaren redogjorde för insamlade medel till IW:s hjälpprojekt enligt bilaga, per den 31 mars 2014. Utöver hjälpprojekten har kronor 110 400 insamlats till Filippinerna. Rotogram eller rosenkort Inner Wheel skickar Rotogram vid t ex 50-årsjubileum. Förslag: Att i fortsättningen använda Inner Wheels rosenkort (Gertrud Anderbergs akvarell) i stället för Rotogram. 76 Information från ITsamordnaren 77 Hjälpprojekt Bilaga 77:1 78 Rotogram eller rosenkort Beslut: Enligt förslag. Inkomna frågor till SIWR från medlemmar 1. Hemsidan är alltför öppen och tillgänglig för utomstående. Vid rådsmötet i Falkenberg beslöts att lägga protokollen utanför inloggningen liksom andra IW-handlingar. Denna fråga diskuterades på nytt då önskemål framförts om att lägga protokollen bakom inloggningen. 79 Inkomna skrivelser till SIWR Beslut: Inloggning ska ske för att läsa protokollen. Personnummer tas bort från protokollen som läggs ut. 2. Frågor och förslag från D 233. a/ Vad gäller vid upplösning av klubb? Svar: Se sidan 256 i handboken. Kontakten med distriktets VU var vad som hade behövts i det aktuella fallet. Bilaga 79:1 b/ Utskick av Matrikeln görs för tidigt på sommaren. Svar: Matriklarna kommer i år att lämnas till posten den 18 augusti. Varje klubb beställer det antal matriklar som klubben önskar. Matrikeln ingår i medlemsavgiften. c/ Hur får vi Medlemsbrev. På nätet? Svar: Medlemsbrev finns att beställa hos rådsskattmästaren. Kopiera inga medlemsbrev själva utan beställ färdigtryckta. 10
d/ DVD finns om Fotbollsdoktorn/Garissa utgiven 2013-2014 till distrikten. Kan motsvarande göras om narkotikasökhundarna och IW- Doktorn? Svar: För IW-Doktorn har tidigare lämnats ut en DVD till alla distrikt. NR Christine Berggren fick i uppdrag att kontakta Tullverket angående en DVD om narkotikasökhundarna. DVD:n om fotbollsdoktorn kan inte läggas ut på hemsidan på grund av rättigheterna till filmen. e/ Vad gör SIWR för att göra Inner Wheel bättre känt? Svar: Vi har våra internationella och nationella hjälpprojekt, bl. a Narkotikasökhundarna bär en IW-bricka, stipendier till blivande Silviasystrar. Ny folder har tagits fram och nytt uppdaterat bildspel finns på vår hemsida samt ett rekryteringskort. Roll-ups finns om Inner Wheel. Försöker uppmana lokalpressen att vara med när något händer. Vid Bokoch Biblioteks-mässan i Göteborg deltog medlemmar från D 236 för att informera om Inner Wheel. Det gäller för oss alla att på alla sätt informera om Inner Wheel. SIWR tar gärna mot förslag. f/ Finns intresse i distrikten att samordna en bussresa till Convention? Denna fråga togs tillbaka av distriktet. 3. Frågor och förslag från D 235. a/omformulering av text under Mål i Stadgar och Handbok Inner Wheel Sverige 2012-2015. Önskemålet är en mjukare formulering i stadgarna under Mål punkt 1. Förslag vid nytryck av handboken att använda ett mindre gammaldags språk. Svar: Bordläggs till nästa års utgåva av Handboken. Bilaga 79:2 b/hur en plötslig ersättare för vald delegat kan bli röstberättigad? Svar: Se handboken vad som gäller sid 228. Någon annan möjlighet finns inte. c/syns för dåligt hur mycket pengar som samlas in till hjälpverksamhet sär-skilt lokal hjälpverksamhet. Går det att skriva i IW-Nytt om detta? Svar: Skattmästaren får rapport varje år och en post Övrigt avser annan hjälpverksamhet. Redaktören för IW-Nytt undersöker om det i tidningen går att göra en rosenstapel för Övrigt. I något distrikt har distriktsskattmästaren gjort en sammanställning över den lokala hjälpverksamheten som finns i klubbarna i det egna distriktet. d/. Önskemål om en turordning för att vara värd för nästkommande Vänskapsmöte. Svar: De vänskapsmöten som tidigare genomförts har varit i Malmö och Linköping. Var nästkommande möte ska vara tas upp informellt i distrikten. Vid mötet i Linköping lottades om vilket distrikt som skulle vara värd för kommande vänskapsmöte. e/. Ev. merkostnad för distrikten vid utökad närvaro på SIWR:s informationsmöte i Frösundavik. Svar: Se ovan 62. f/. Förslag om utdelande av Brosch Aktiv hedersmedlem. Svar: Se 58 ovan. 4. Fråga från D 240 till SIWR. a/ Fråga om inköp av flagga med IW-emblem för fanborg. Bilaga 79:3 11
Svar: Inköp av flagga till fanborg får ordnas av det distrikt där detta blir aktuellt. b/ Kan en klubb från Polen, som ej har distrikt vara vänklubb till ett distrikt? Svar: Enbart en klubb i Sverige kan vara vänklubb med en klubb i Polen. c/ DP Margaretha Warnholtz fick på rådsmötet i Falkenberg i uppdrag att undersöka vad som gäller för Östersjömötet och informera på kommande rådsmötet. Information: Frågan om att vara värd för Östersjömötet hade gått till Kalmar IWC som dock avböjt då detta var en för stor uppgift för klubben. Ingen annan klubb har tagit på sig denna uppgift enligt vad DP kände till. 5. Frågor från D241 till RM a/ Svensk version av Club om Web. Svar: Denna fråga är redan löst. Bilaga 79:4 b./ Reklam i matrikeln Varför kan inte IW:s matrikel ha reklam när Rotary har detta? Förslag att kvinnliga företagare får ha reklam i vår matrikel. Beslut: Ingen reklam då det dels är mycket jobb med det och vi får betala moms på reklamen. c/ Instruktion för revisorerna i handboken. Svar: Se ovan 48 punkt 4. Information från Web-master 1. Lagt upp flera flikar i vänsterkanten 2. Plockat bort gammalt material 3. Webmaster Elisabeth von Friesendorff önskar mer specifika uppgifter från rådet var olika saker ska läggas upp på hemsidan. 4. Börjar finnas mer information på hemsidan än vad som fanns bara för ett år sedan. 5. IT-samordnare Margareta Westesson och webmaster Elisabeth von Friesendorff är back up för varandra. 6. Tidningen IW-Nytt läggs under fliken IW-Nytt (Företaget som levererar IW-Nytt till hemsidan beviljades behörighet att själva uppdatera vår hemsida.) 7. Material tas bort året efter verksamhetsåret. Sortera bland nyheter ofta. Spara intressant material under en särskild mapp. Utvärderas på höstens rådsmöte. 8. Protokollen ligger kvar för framtiden. Information från rådsarkivarien Frågan utgick då rådsarkivarien inte deltog i rådsmötet. Information till Riksarkivet Beslut: Rådssekreteraren informerar Riksarkivet om aktuell rådspresident och rådsarkivarie i SIWR 2014-2015. Motioner a. Motioner till rådsmötet i Falkenberg 2013 1. Motion från D 240 om Ekonomiska förhållanden i SIWR. 80 Information från Webmaster 81 Information från rådsarkivarien 82 Information till Riksarkivet 83 Motioner 12
Rådsmötet beslutade att bordlägga den del av motionen som avser disposition av SIWR:s bankmedel och återkommer i denna fråga. I motionen ifrågasattes skatt som SIWR betalat. Bilaga 83:1 Information: Rådsskattmästaren har undersökt skatt på bankmedel och hade följande att informera. Skatten avser skatt på vår likviditetsfond och måste betalas enligt gällande skatteregler. b. Motioner inkomna till rådsmötet i Linköping 2014 1. D 234 Utnämning av delegater och suppleanter till Distriktsmöten. Beslut: Motionen avslogs. Se handboken sid 240 och 247 om gällande regler. 2. D 235 Omformulering under Mål i Stadgar och Handbok Inner Wheel Sverige 2012-2015 Bilaga 83:2 Bilaga 83:3 Beslut: Motionen avslogs. 3. D 238 Namnbyte Jönköping-Taberg IWC önskar byta klubbnamn till Jönköping-Huskvarna IWC. Klubbens motivering till namnbyte: Jönköping-Taberg IWC, charterbrev februari 1973, har inte på flera år haft medlemmar med anknytning till Jönköping-Tabergsdalens Rotaryklubb. Huskvarna IWC, charterbrev november 1957, upplöstes vid verksamhetsårets slut 2008. Flera medlemmar från Huskvarna IWC övergick till Jönköping-Taberg IWC. Klubbens medlemmar önskar ett namn som motsvarar verkligheten. Bilaga 83:4 Beslut: Motionen bifölls av SIWR. NR Christine Berggren kontaktar HQ för godkännande av önskat namnbyte. 4. D 238 Beskyddarskap för Svenska Inner Wheel Förslag: Att kronprinsessan Viktoria är Svenska Inner Wheels beskyddare. Bilaga 83:5 Beslut: Vice RP Kerstin Jonson fick i uppdrag att skriva till Hovet med förfrågan. Sökta dispenser för 2014-2015 D 233. Ansökan som dispens för Ingrid Vestin Forsgren då hon som vice distriktspresident tillhör samma Inner Wheel klubb, Sandviken IWC, som inkommande distriktspresident. 84 Sökta dispenser Bilaga 84:1 Beslut: Dispensen beviljades. D 235. Ansökan om dispens för Ann-Kristin Edin att väljas som vice distriktspresident trots att hon tillhör samma Inner Wheel klubb, Stockholm- Ekerö IWC, som inkommande distriktspresident. Bilaga 84:2 Beslut: Dispensen beviljades. D 235. Ansökan om dispens för distriktspresident Christina Persson och past distriktspresident Margareta Wesslau att inneha sina respektive befattningar i ytterligare ett år. Bilaga 84:3 Beslut: Dispensen beviljade 13
Rapport om European Meeting Nationalrepresentant Christine Berggren informerade om program, ekonomi mm för kommande European Meeting i Malmö. Mötet genomförs den 3-6 juli 2014. En första inbjudan gick ut under november förra året och en andra mer specificerad inbjudan kommer att skickas ut inom kort. Inbjudna är representanter för IW i 16 länder och antal deltagare beräknas till 25 stycken. Merparten av programmet under mötet kommer att upptas av förhandlingar beträffande proposals inför Convention 2015 och andra för IW aktuella frågor. Mötet är självfinansierande och skall gå jämnt upp. Kalkylerna för European Meeting är gjorda med marginal. Beslut: Ekonomiskt överskott eller underskott efter genomfört European Meeting ska vid ett överskott bidra till att täcka rådets kostnader för Christine Berggren och Anita Nordqvist. Ett underskott ska täckas av medel från SIWR. Rapporter från VU Rapporter lämnades från VU enligt till protokollet bifogade bilagor. a. Rådspresident b. Vice rådspresident c. Immediate past rådspresident/nationalrepresentant/riso d. Rådssekreterare e. Rådsskattmästare Adjungeringar till Informationsmötet Förslag: Att till informationsmötet inbjuda rådsarkivarie och IW-Nytts redaktör. 85 European Meeting. 86 Rapporter från VU Bilaga 86:1 Bilaga 86:2 Bilaga 86:3 Bilaga 86:4 Bilaga 86:5 87 Adjungeringar till informationsmötet Beslut: Rådsarkivarien och IW-Nytts redaktör inbjuds som adjungerade till kommande Informationsmöte. Överlämnande av presidentkedja med mera Rådspresident Kristina Andersson överlämnade presidentkedjan till Kerstin Jonson och önskade henne lycka till. Kerstin Jonson lämnade vice rådspresidentnålen till Birgitta Lundehed som tackade för förtroendet. Nationalrepresentant Christine Berggren lämnade sin nål till Kristina Andersson och önskade henne lycka till samt tackade för sina år i VU. Rådsmöten hösten 2014 i D 232 och våren 2015 i D 233 Information: Vice Distriktspresident Elisabeth Eriksson D 232 hälsade oss välkomna till höstens rådsmöte, den 14-16 november i Sollefteå. Rådets VU sammanträder den 13 november. 88 89 Rådsmöten hösten 2014, våren 2015 Våren 2015 genomförs rådsmötet i D 233. Adjungeringar till rådsmötet i D232 i november 2014 Beslut: Till rådsmötet i november 2014 i D232 adjungeras redaktören för IW-Nytt och IT-samordnaren. 90 Adjungeringar till rådsmötet i november 2014 14
Tid för nomineringar, motioner, frågor och förslag till rådsmötet november 2014 Beslut: Nomineringar, motioner, frågor och förslag till höstens rådsmöte ska vara rådssekreteraren (med kopia till rådspresidenten) tillhanda per mejl senast den 1 november 2014. Original lämnas senare till rådssekreteraren. Övriga frågor 1. Convention På hemsidan finns ytterligare information om Convention 2015. 91 Nomineringar mm till rådsmötet i november 2014 92 Övriga frågor 2. Uteslutning av medlem I ett protokoll från European Meeting finns nämnt om uteslutning av medlem något som endast kan bli aktuellt i extraordinära fall. En proposal om detta finns till Convention 2015 (proposal nr 19). 3. Kostnader för översättning av Proposal till Convention 2015. NR Christine Berggren har tillsammans med pdp Margareta Wesslau översatt proposals inför Convention 2015. I samband med översättningsarbetet har NR haft kostnader för resa och hotell. Beslut: NR Christine Berggrens kostnader i samband med översättning av proposals godkändes. 4. Information om insamlade medel till Filippinerna Internationella Inner Wheels insamlade medel till Filippinerna t o m 2013-12-31 redovisades av HQ i början av detta år. Svenska IW:s insamlade gåva fanns inte med eftersom vår sista insättningsdatum var 2014-02-15 och därmed sändes vår gåva till Filippinerna i slutet februari detta år. Flera svenska IW klubbar har separat skickat gåvor i ett tidigare skede till Filippinerna. 5. Branding Guidelines Branding Guidelines, som nyligen getts ut av IIW, är riktlinjer för våra identitetsfrågor, bl.a. för hur vi ska använda vårt varumärke, och det är viktigt att dessa följs. För kännedom har dessa guidelines skickats till DP och Dsekr för vidarebefordran till alla klubbar. 6. Nytt motto IIWP Abha Gupta verksamhetsår 2014-2015 Light the Path! 7 News Letters (Magazine) Blanketter har skickats till klubbarna för att beställa önskat antal News Letters (Magazine). 8 Inner Wheel nålar Rådsskattmästaren undrade om hon skall ha ett litet lager med IWnålar? Beslut: Rådsskattmästaren håller ett lager med IW-nålar. 9 Sommaradresser Lista skickades runt för notering av DP och VU:s sommaradresser inför namnunderskrift av 2013-2014-års verksamhetsberättelse. 15
10 Försäkring av presidentkedjor Vid förlust av presidentkedjan är det troligtvis hemförsäkringen som gäller då IW inte har någon försäkring för kedjorna. 11. Redovisning av enkät av Margareta Wesslau, Stockholm Västra IWC Enkät 2012-2013-10 frågor till klubbstyrelserna i Inner Wheel D 235 enl. bilaga. Bilaga 92:1 Lisbeth Gabrielsson Rådssekreterare Kristina Andersson Rådspresident 16