POLICY för Tjörns måltidsverksamhet Antagen av kommunfullmäktige 2007-05-10, 56 Sidan 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 3 1. Bakgrund och syfte 3 2. Överenskommelse 4 2.1 Kontaktpersoner 2.2 Beställarens enheter 2.3 Lokaler 3. Omfattning 4 3.1 Beskrivning av kökslokal i skolan 3.2 Beskrivning av kökslokal i förskola 3.3 Beskrivning av kökslokal i äldreomsorgen 3.4 Servicegrad för respektive enhet/kök 3.5 Ekonomi 4. Krav på måltider inom äldreomsorgen 7 4.1 Kortfattad sammanfattning av måltider 4.2 Kortfattad sammanfattning om avvikande kost 4.3 Preparat för sondmatning och kosttillägg 4.4 Önskekost till pensionärer i vissa fall 4.5 Kyld matlåda med utkörning 5. Krav på måltider i skola och gymnasium 8 5.1 Kortfattad sammanfattning av måltider 5.2 Kortfattad sammanfattning om specialkost 5.3 Specialprodukter 5.4 Lägermat/ Utflyktsmat 6. Krav på måltider i förskola 9 6.1 Kortfattad sammanfattning av måltider 6.2 Kortfattad sammanfattning om specialkost 6.3 Specialprodukter 7. Ansvar och roller utifrån val av modell 10 7.1 Modell A 7.2 Modell B 8. Policy för Måltidsavdelningen 11 8.1 Personal 8.2 Kompetensutveckling 8.3 Lagar, regler och förordningar 8.4 Arbetsmiljö 8.5 Lokaler 8.6 IT 8.7 Kostprogram 8.8 Information 8.9 Miljö 9. Samråd 12 9.1 Riktlinjer för samråd 10. Ansvar för Fastighet- och Måltidsavdelning 12 10.1 Riktlinjer 10.2 Inventarier 10.3 Kökslokal Modell A och Häggvalls centralkök 10.4 Övrigt 11. Ekonomi 13 11.1 Särskild prislista 11.2 Faktauppgifter om måltidsproduktion Sidan 2
Det ställs idag allt högre krav från samhället på offentlig- och privat måltidsverksamhet. Val av livsmedel påverkar miljö och hälsa både för den enskilda individen och för samhället. Policyn innebär att måltidsverksamheten ingår som en avdelning i teknik- och serviceförvaltningen. Målsättningen med att samla all måltidsverksamhet är att kontinuerligt utveckla måltiderna utifrån omvärldens krav vad gäller lagar och riktlinjer för måltider och måltidsproduktion. Policyn bedöms medföra en kvalitetssäkring av måltidsproduktion och betydligt större möjligheter att klara de livsmedelshygieniska kraven vilket får anses väga tyngre än de eventuella ekonomiska vinsterna. Policyn baseras på att måltidsavdelningen får en utförarroll med kompetens i måltider och måltidsproduktion och övriga förvaltningar får en beställarroll. Mellan utförare och beställande förvaltning görs en överenskommelse på uppdragets omfattning. Överenskommelsen kan efter komplettering med upphandlingsföreskrifter användas som upphandlingsunderlag. Överenskommelsen mellan beställare och utförare är kommunens underlag för pris på producerad måltid, i priset ingår alla kostnader för måltidsavdelningen. 1. Bakgrund och syfte Måltidsavdelningen har i uppdrag att erbjuda kvalitets- och kostnadseffektiva måltider till förskola, skola, barn med skolbarnomsorg, gymnasium, äldreomsorg och till äldre med biståndsbedömd mat. Måltidsavdelningen kommer att tillvarata stordriftsfördelarna genom att förlägga all produktion av huvudkomponenter till Häggvallsskolans centralkök. Huvudkomponenterna kommer att skickas ut kyld till mottagningskök. Beställaren kan i avtalet med måltidsavdelningen välja mellan: Modell A, större mottagningskök: måltidsavdelningen ansvarar för produktion, leverans, kökslokal, restaurang och servering I priset ingår samtliga kostnader Modell B, mindre avdelningskök: måltidsavdelningen ansvarar för produktion och leverans av huvudkomponent I priset ingår kostnad för produktion och leverans av huvudkomponent Beställaren får en kostnad för kökslokal och servering Med servering avses disk, städ av kökslokal, egenkontroll, beställningar både från grossist och centralkök, beredning av enklare maträtter så som efterrätt, brödbak, specialkost m.m Sidan 3
2. Överenskommelsen Polcyn baseras på att det mellan beställare och måltidsavdelning tecknas en överenskommelse angående måltidstjänster. Båda parter har ett gemensamt ansvar för att kontinuerligt uppdatera överenskommelsen. I överenskommelsen regleras ersättning för utförda tjänster, omfattning av tjänster, ansvaret för Måltidsavdelningen och ansvaret för Beställare och dess samarbetsformer. 2.1 Kontaktpersoner Beställare och Måltidsavdelning ska ha varsin kontaktperson som ansvarar för överenskommelsen. 2.2 Beställarens enheter I överenskommelsen ska framgå beställarens val av mottagningskök modell A eller B för respektive enhet/kök. 2.3 Lokaler Måltidsavdelningen ansvarar för centralköket på Häggvall och mottagningskök modell A. I måltidsavdelningens lokaler får enbart den egna personalen vistas. Beställaren ansvarar för matsal (lokalhyra, städ och inventarier) 3. Omfattning Uppdragen för måltidsavdelningen genomförs utifrån beställarens behov, krav och ekonomiska ramar. Beställaren ansvarar för val av mottagningskök modell A eller B. 3.1 Beskrivning av kökslokal i skolan Häggvall Befintlig lokalyta 440 m², planerad utbyggnad 150 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 747 392 kr/år. Antal planerad produktion av huvudkomponenter per år ca. 650 000. Bleket Lokalyta 184 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 278 389 kr/år. Elevantal 345. Sidan 4
Skärhamnsskola Lokalyta 84 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 159 771 kr/år. Elevantal 283 och förskolebarn 27 (Solgläntan). Rönnängskola Lokalyta ca. 80 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 121 971 kr/år. Elevantal 152. Dyrön skola Lokalyta 46 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 52 846 kr/år. Elevantal 18 och förskolebarn 5. Fridas Hage skola Lokalyta 74 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 215 977 kr/år. Elevantal 175. Klädesholmen skola Lokalyta ca.12 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 23 260 kr/år. Elevantal 51. Myggenäs skola Lokalyta 61 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 149 888 kr/år. Elevantal: 220 Kållekärr skola Lokalyta 89 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 177 170 kr/år. Elevantal 154. Långekärr skola Lokalyta 45 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 76 770kr/år. Elevantal 52. 3.2 Beskrivning av kökslokal i förskolan Långekärr förskola Byggprojektering pågår för kök kombinerat med skolan. Barnantal 17. Tångeröd förskola Lokalyta ca. 10-12 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 109 534 kr/år. Barnantal 59. Klövergården och Linhäcklans förskola Byggprojektering pågår för kök i samband med sammanslagning av förskolor. Barnantal 35. Skärhamns förskola Lokalyta ca. 50 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 132 062 kr/år. Barnantal 68. Dyrön förskola samkör med skolan Klädesholmen förskola Hushållskök. Barnantal 14. Myggenäs förskola Lokalyta ca.50 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 88 962 kr/år. Barnantal 75. Sidan 5
Kållekärr förskola bestående av 3 byggnader Hushållskök Barnantal 51. Jollen förskola Hushållskök. Barnantal 15 Sjöboden förskola Hushållskök Barnantal 15 Solgläntan förskola Hushållskök Barnantal 27 3.3 Beskrivning av kökslokal i äldreomsorgen Kvarnbacken Lokalyta 132 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 316 314 kr/år. Tubberödshus Lokalyta 156 m². Lokalkostnad för kök år 2007: 326 579 kr/år. Lilldals kök Lokalyta 173 m². Lokalkostnad för kök år 2007: uppskattas till 268 000 kr/år. 3.4 Servicegrad för respektive enhet/kök: Måltidsavdelningen ska från beställare tillhandahållas uppgifter för samtliga enheter/kök (se vidare under 3.5 Ekonomi) vad gäller: Målgrupp för måltiderna Öppetdagar i restaurang, gäller alla måltider Öppettider i restaurang, gäller alla måltider Antal gäster i snitt per dag i restaurang, gäller alla måltider Måltidsordning för de gäster där beställaren hämtar måltider i matvagn från kök Antal gäster i snitt per dag där beställaren hämtar måltider i matvagn från kök 3.5 Ekonomi Beställaren debiteras en kostnad utifrån överenskommen servicegrad för respektive enhet/kök. Kostnad per måltid bekostas av beställaren. Priset justeras årligen utifrån augustiindex enligt storhushållsprisindex, SPI kommuner. Måltidsavdelningen ansvarar för att prissättning av måltider på äldreomsorgens restauranger uppfyller gällande lagar och regler. Kostnad per måltid bekostas av extern kund + 30 % i servicetillägg för kontant- och kassahantering. Sidan 6
4. Krav på måltider inom äldreomsorgen För måltider inom äldreomsorgen ska boken Mat och Näring för sjuka inom vård och omsorg, Livsmedelsverkets förlag samt Svenska Näringsrekommendationer användas som riktlinje. En referensportion baseras på dygnsbehov 9 MJ vid kostnads och näringsberäkning. 4.1 Kortfattad sammanfattning av måltider Måltidernas energi- och näringsinnehåll och kvalitet ska uppfylla rekommendationerna för äldre (SNR-kost) och personer med olika sjukdomstillstånd (A-kost och E-kost) som ESS utarbetat i skriften Mat och Näring för sjuka inom vård och omsorg, Livsmedelsverkets förlag samt Svenska Näringsrekommendationer. Specialkost ska erbjudas efter ordination av ansvarig sjuksköterska Konsistensanpassad kost ska efter ordination erbjudas Matsedeln ska vara målgruppsanpassad Matsedeln ska vara årstids- och högtidsanpassad Måltiderna ska vara välkomponerade och till största delen vara tillagade från grunden Råvarorna ska ha hög kvalitet och uppfylla kraven för ett hållbart samhälle Måltidsavdelningen ska erbjuda en varierad rullande sexveckorsmeny Menyn ska finnas på måltidsavdelningens hemsida 4.2 Kortfattad sammanfattning om avvikande kost Äldre med lägre energibehov och/eller nedsatt aptit ska erbjudas måltider som i energiinnehåll och näringstäthet motsvarar riktlinjerna för A-kost resp. E-kost i Mat och Näring för sjuka inom vård och omsorg, Livsmedelsverkets förlag. Antal personer i snitt per dag som får avvikande kost uppgår till: Beställare anger 4.3 Preparat för sondmatning och kosttillägg Måltidsavdelningen ansvarar för inköp av kosttillägg (avsedda att ersätta normalkost eller energi- och proteintät kost, alternativ utgöra tillskott i den vanliga kosten). Beställaren ansvarar för inköp av preparat för sondmatning. Sidan 7
4.4 Önskekost till pensionärer i vissa fall Måltidsavdelningen ska erbjuda önskekost efter individuell medicinsk/omvårdnadsbedömning och ordination. Det uppskattade behovet av önskekost: Beställare anger 4.5 Kyld matlåda med utkörning Måltidsavdelning: Ska erbjuda en meny med 10 huvudrätter där kund kan välja utifrån egna önskemål. Ansvarar för att utkörning sker till kund eller till mottagningskök i obruten kylkedja. Ansvarar för överlämnandet och sammanställning av menyer till brukare. Beställare: Ansvarar för att sammanställa menyer till måltidsavdelning för de brukare med biståndsbeslut där matlåda hämtas i mottagningskök och dagligen körs ut av hemtjänsten Ansvarar för omfattning av biståndsbeslut för den dagliga kontakten, uppvärmning av mat och andra sysslor som kan kopplas till hemtjänstens uppdrag i samband med måltiden. Antal personer/leveransadresser i snitt per dag som ska få hemlevererad matlåda: Beställare anger Antal matlådor i snitt per dag som ska levereras till mottagningskök: Beställare anger 5. Krav på måltider i skola och gymnasium För måltider inom skolan ska livsmedelsverkets riktlinjer för skolluncher följas. En referensportion för skollunch baseras på årskurs 4-6 vilket motsvarar 2,6 MJ vid kostnads- och näringsberäkning. 5.1 Kortfattad sammanfattning av måltider Skollunchen ska serveras i en portionsstorlek som motsvarar 30 % av dagens behov av energi och näringsämnen. Barn med skolbarnsomsorg ska till frukost och mellanmål serveras 40 % av dagens behov av energi och näringsämnen. Specialkost ska erbjudas efter ordination av läkare. Matsedeln ska vara målgruppsanpassad. Sidan 8
Måltiderna ska vara välkomponerade och till största delen vara tillagade från grunden. Råvarorna ska ha hög kvalitet och uppfylla kraven för ett hållbart samhälle. En alternativ rätt ska erbjudas vid skollunch Menyn ska finnas på måltidsavdelningens hemsida 5.2 Kortfattad sammanfattning om specialkost Måltidsavdelningen ska kunna erbjuda specialkoster med undantag av vegankost som inte rekommenderas för barn. Antal personer som får special kost uppgår till: Beställaren anger 5.3 Specialprodukter Måltidsavdelningen ska endast tillhandahålla produkter som finns upphandlat i livsmedelsavtalet. 5.4 Lägermat/ Utflyktsmat Vid anordnande av utflyktsmat beställer skolan en vecka före önskad leverans. Utflyktsmat ersätter skollunchen och hämtas i matsal av beställaren. Vid anordnande av lägerskola, då mer än skollunchersättning ingår, debiteras beställaren de livsmedel därutöver som måltidsavdelningen beställer och packar. Beställaren debiteras då råvarupris + 30% i servicekostnad. Måltidsavdelningen ska ha beställningen två veckor före önskad leverans. 6. Krav på måltider i förskolan För måltider inom förskolan ska livsmedelsverkets riktlinjer för barnomsorgens måltider följas. En referensportion för frukost, lunch och mellanmål baseras på åldersgrupp 2-4 år (3,8 MJ) vid kostnads- och näringsberäkning. 6.1 Kortfattad sammanfattning av måltider Barn med heldagsomsorg ska erbjudas 70 % av dagens energi och näringsbehov. Specialkost ska erbjudas efter ordination av läkare. Matsedeln ska vara målgruppsanpassad. Sidan 9
Måltiderna ska vara välkomponerade och till största delen vara tillagade från grunden. Råvarorna ska ha hög kvalitet och uppfylla kraven för ett hållbart samhälle. Menyn ska finnas på måltidsavdelningens hemsida 6.2 Kortfattad sammanfattning om specialkost Måltidsavdelningen ska kunna erbjuda specialkoster med undantag av vegankost som inte rekommenderas för barn. Antal personer som får special kost uppgår till: Beställaren anger 6.3 Specialprodukter Måltidsavdelningen ska endast tillhandahålla produkter som finns upphandlat i livsmedelsavtalet. 7. Ansvar och roller utifrån val av modell Måltidsavdelningen ansvarar för kompetens i produktionen utifrån vald modell. Beställaren ansvarar för val av mottagningskök modell A eller B. 7.1 Modell A Måltidsavdelning: Ansvarar för hela dagens måltider Ansvarar för alla förekommande köksgöromål i samband med hela dagens måltider Ansvarar för servering i restaurang på skola och äldreomsorg Ansvarar för egenkontroll Ansvarar för kökslokal, inventarier och årliga investeringsplaner Beställare: Ansvarar för beställningar av hela dagens måltider till mottagningskök för leverans veckans alla dagar 7.2 Modell B Måltidsavdelningen: Ansvarar för produktion och leverans av huvudkomponenter. Sidan 10
Beställare: Ansvarar för beställning till centralkök av hela veckans huvudkomponenter för leverans 3 dagar/vecka Ansvarar för alla förekommande köksgöromål i samband med hela dagens måltider Ansvarar för egenkontroll Ansvarar för kökslokal, inventarier och ev. investeringsplan 8. Policy för Måltidsavdelning Måltidsavdelningen kommer att inom ekonomisk ram och utifrån gällande lagkrav och riktlinjer erbjuda hälsosam och miljöanpassade måltidslösningar för respektive målgrupp. Anställda i måltidsavdelningen kommer att stöttas i sin yrkesroll samtidigt som höga krav kommer att ställas på flexibilitet och mötet med kunden. 8.1 Personal Personal som arbetar i måltidsavdelningen ska ha adekvat utbildning för arbetsuppgifterna. Personal som arbetar på äldreomsorgens och skolans restauranger ska vara serviceinriktade och värna om kunderna där stor hänsyn ska tas till målgruppen och deras behov. 8.2 Kompetensutveckling Personal som arbetar i måltidsavdelningen ska kontinuerligt kompetensutvecklas utifrån uppsatta verksamhetsmål. 8.3 Lagar, regler och förordningar Måltidsproduktionen ska ske utifrån aktuella lagar, regler och förordningar. Måltidsavdelningen ska upprätthålla fastställda egenkontrollprogram och genomföra kontinuerlig livsmedelshygienutbildning för all måltidspersonal. 8.4 Arbetsmiljö Måltidsavdelningen ska systematiskt planera, leda, analysera och kontrollera verksamheten för att uppnå en god arbetsmiljö och för att minska arbetsrelaterad sjukfrånvaro. 8.5 Lokaler Måltidsavdelningen ska ha tillgång till ändamålsenliga lokaler med en god arbetsmiljö för måltidspersonalen. Sidan 11
8.6 IT Måltidsavdelningen ska skapa förutsättningar för en modern och rationell hantering av fakturor, budgetuppföljning, beställningar, måltidsinformation och kommunikation genom att utrusta alla modell A kök med datorer. 8.7 Kostprogram Måltidsavdelningen ska kvalitetssäkra måltiderna med kostprogram för menyplanering, närings- och kostnadsberäkning. 8.8 Information Måltidsavdelningen ansvarar för att ta fram underlag till beställare vad gäller närings- och kostnadsberäkningar av måltider. 8.9 Miljö Måltidsavdelningen ska systematiskt öka andelen ekologiska livsmedel och aktivt arbeta mot en hållbar utveckling vid val av livsmedel och måltidsplanering. 9. Samråd För att uppnå rationella kommunövergripande måltidslösningar bör förändringar så som utökning/avveckling av verksamhet ske i samråd över förvaltningarna. 9.1 Riktlinjer för samråd Beställare och utförare har ett gemensamt ansvar för att skapa kostnadseffektiva måltidslösningar. Beställare och utförare har ett gemensamt ansvar att utföra kundenkäter om hur maten upplevs av matgästen. Beställare och utförare har ett gemensamt ansvar för att matgästen blir delaktig i utvecklingen av Tjörns kommuns måltider genom att skapa matråd för respektive målgrupp. 10. Ansvar för Fastighet - och Måltidsavdelning För att uppnå en kostnadseffektiv måltidsverksamhet ska kökslokaler och utrustning vara ändamålsenliga och uppfylla gällande lagkrav. Det är därför av största vikt att ansvaret för lokalerna tydliggörs. Sidan 12
10.1 Riktlinjer Måltidsavdelningens skall ha det övergripande ansvaret för den verksamhet som bedrivs i mottagningskök modell A och Häggvalls centralkök. Måltidsavdelningen skall årligen ta fram investeringsbudget över de investeringar, underhåll och anpassningar som krävs för mottagningskök modell A och Häggvalls centralkök. Fastighetsavdelningen skall utifrån Måltidsavdelningens investeringsbudget utföra fastighetsinvesteringar som hyresregleras och utföra underhåll inom ekonomisk ram. Eventuella myndighetskontakter för mottagningskök modell A och Häggvalls centralkök hanteras via måltidsavdelningen för att säkerhetsställa att kommunens kök uppfyller gällande lagkrav. För modell B efter uppdrag från beställare. Upprättande av hyreskontrakt för mottagningskök modell A skall göras av Fastighetsavdelning där både driftkostnader och lokalkostnader ingår. 10.2 Inventarier Måltidsavdelningen tar över ansvaret för alla befintliga inventarier, lös och fast, i Häggvalls centralkök och mottagningskök modell A och ombesörjer underhåll och investeringar för inventarier. Fastighetsavdelning skall på uppdrag från beställare utföra underhåll och investering på mottagningskök modell B. Investeringar hyresregleras. 10.3 Kökslokal Modell A och Häggvalls Centralkök Tjörns Bostads AB/Fastighetsavdelning ansvarar för befintlig: stomme, ytskick, värme, ventilation, va, el samt platsbyggd kyl, nedkylning och frys exklusive inredning. 10.4 Övrigt Tjörns Bostads AB/Fastighetsavdelning ansvarar för soprum och sopor. 11. Ekonomi Förslag på måltidsorganisation och dess kostnadskalkyl baseras på en effektivare måltidsproduktion med koncentration av produktion till ett kök där andelen heltidstjänster för måltidspersonal ökar samtidigt som antalet anställda minskar. Gymnasiet beräknas tillkomma hösten 2008 då ombyggnad av gymnasium med tillhörande modell A kök står klart. Sidan 13
11.1 Särskild prislista Måltidsavdelningen kan efter önskemål ta fram en särskild prislista för måltider utöver det som ingår i överenskommelse och kostnadskalkyl. 11.2 Faktauppgifter om måltidsproduktion Efter kartläggning av kökens standard, produktionsmetoder, bemanning och arbetstider har ett alternativ med endast ett produktionskök på Häggvall valts som förstahandslösning. Bleket skolans kök blir i inledningsskedet en filial till Häggvall. Den tänkta förändringen avser en koncentration av tillagningen till Häggvallskolans kök som är ett modernt kök med bra vägförbindelser. Med en utbyggnad på cirka 150 kvm har köket kapacitet att klara hela kommunens nuvarande och framtida produktion av huvudkomponenter, med huvudkomponent avses lunch och middag/kvällsmål. Målsättningen är att tillaga de flesta huvudkomponenter från grunden med ekologiska och närproducerade livsmedel. Produktionsmetoden efter förändring innebär att huvudkomponenten tillagas, kyls ner till + 3 c på 90 minuter och därefter distribueras till mottagningskök i obruten kylkedja. Mottagningsköket utrustas för att kunna värma huvudkomponenten tillaga hemlagat potatismos och rotmos, koka pasta, ris och potatis, beredning av specialkost, salladsbufféer, dressingar, brödbak, efterrätter (äldreomsorg) köket värmer också prefabricerade produkter i den mån det förekommer. Målsättningen är att det varje dag serveras minst en alternativrätt. Huvudkomponenten serveras inom tre dagar inkl. tillagningsdagen. Produktionsmetoden för biståndsbedömd matlåda till äldre som bor hemma innebär att maten tillagas från grunden, vakuumpackas, märks med etikett, värmebehandlas (pastöriseras) och därefter kyls ner. Maten får genom pastöriseringen och leverans i obruten kylkedja till kund en hållbarhet på 3 veckor. En meny med 10 olika alternativrätter kommer att erbjudas. En arbetsgrupp med måltidspersonal har tillsammans med måltidsutredare och externt konsultstöd gått igenom investeringsbehov, bemanning, besparingsmöjligheter, konsekvenser beträffande kvalitet och livsmedelssäkerhet. En förändrad produktionsmetod innebär en kvalitetssäkring av måltidsproduktion, avlastning för kärnverksamheten och betydligt större möjligheter att klara de livsmedelshygieniska kraven vilket får anses väga tyngre än de eventuella ekonomiska vinsterna. Solbritt Törnqvist Måltidsutredare / Teknik och Serviceförvaltningen 2007-01-22 Sidan 14