www.pwc.se Revisionsrapport Dokumentation av redovisningssystemet Göran Persson Lingman Feb 2016 Granskning avseende tillämpning av KRL 2:7 Region Gävleborg
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Avgränsning... 2 1.4. Metod... 2 2. Granskningsresultat... 3 2.1. Övergripande sammanfattning... 3 2.2. Finns det en översikt som skapar förståelse för hur redovisningshanteringen och beskrivs olika delar i redovisningen.... 4 2.3. Finns beskrivning av vilka system som används och hanterar redovisningsinformation.... 4 2.4. Finns beskrivningar av verifieringskedjor.... 5 2.5. Finns en tillfredställande beskrivning av kodplanen och hur koder används för sammanställning av t ex resultaträkningen.... 5 2.6. Är avstämningsrutiner och rutiner för rättelse av fel dokumenterade... 6 2.7. Behandlingsregler och behandlingshistorik... 7 2.8. Arkivplanen/dokumenthanteringsplanen.... 7 2.9. Det finns tydligt ansvar för att arbeta med systemdokumentation enligt redovisningslagen samt uppföljning... 8 Bilaga 1. Exempel på Handbok kring redovisningen Bilaga 2. Exempel på informationsflöden Bilaga 3. Exempel på beskrivning av bokföringstyper (delar i redovisningen) Bilaga 4. Exempel på verifikationsnummer serier, kopplad till typer av redovisning PwC
1. Inledning 1.1. Bakgrund Av den kommunala redovisningslagens 2:1 och 2:7 framgår att kommuner skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). I 2:7 anges även att det ska finnas beskrivningar över genomförda bearbetningar inom redovisningssystemet som ska göra det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik). I RKR 23 Bokföring, finns ytterligare uttolkning av vad som är god redovisningssed avseende dokumentation av redovisningssystemet. Beskrivningen ska kunna stödja externa intressenter (t.ex. revisorer, skattemyndigheten, medborgare). Det ska finnas möjlighet att få en enkel och tydlig beskrivning av hur bokföringens samband och uppbyggnad fungerar. Givetvis är beskrivningen viktig för den interna kontrollen avseende hanteringen av redovisningen. Enligt både redovisningslagen och arkivlagen krävs att det fastställs vilka olika typer av handlingar och uppgifter skall sparas och gallras. Detta sker normalt genom att upprätta och fastställa en dokumenthanteringsplan som bland annat omfattar alla typer av handlingar/ uppgifter som berör bokföringens alla delar. Syftet med denna granskning är att bedöma om redovisningen finns beskriven enligt den kommunala redovisningslagen. Detta innefattar om det finns en aktuell uppdaterad dokumenthanteringsplan/arkivplan avseende den räkenskapsinformation som hanteras. 1.2. Revisionsfråga Granskningens revisionsfråga Finns en tillfredställande dokumentation av redovisningen i enligt med redovisningslagens krav (systemdokumentation). Revisionskriterier är bl.a. den kommunala redovisningslagen, uttalanden och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt arkivlagen och regionens arkivreglemente. För att besvara de övergripande revisionsfrågorna har vi eftersökt dokumentation inom nedanstående områden. Finns en övergripande beskrivning av redovisningen, t ex var i organisationen sker det redovisning och beskrivs olika delar i redovisningen. (bokföringstyper 1 ) 1 T ex ankomstregistrering av en faktura. definitivbokföring av faktura, hantering av patientavgifter. 1
Finns beskrivning vilka system som används och hanterar redovisningsinformation och med vilken frekvens informationen överförs till huvudboken i Agresso (informationsflöden). Finns beskrivningar av verifieringskedjor Finns en tillfredställande beskrivning av kodplanen och hur koder används för sammanställning av de finansiella rapporterna 2. Är den arkivplan/dokumenthanteringsplan som finns aktuell och heltäckande avseende det som ska hanteras som räkenskapsinformation. Är avstämningsrutiner och rutiner för att rättelse av fel dokumenterade Är det tydligt vem som formellt har ansvaret för att uppdatera och underhålla dokumentationen och sker det uppföljning att det finns dokumentation i enlighet med lag om kommunal redovisning. 1.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till våra ställda kontrollfrågor. Underlaget har stämts av mot våra cirka 25 kontrollfrågor 3 (indikatorer för avstämning mot lagens 2:7). Granskningsobjektet är främst regionstyrelsen men övriga nämnder berörs. 1.4. Metod Granskningen har skett genom analys av dokument som på olika sätt beskriver redovisningen (dokument som funnits tillgängliga på intranätet och inom redovisningsenheten). Intervjuer har skett med olika redovisningsansvariga och arkivarie. Underlag från dokumentstudier och intervjuer har därefter stämts av mot de omnämnda indikatorerna i vårt granskningsprogram 4. 2 Utgör en del i verifieringskedjan 3 Det finns frågeställningar kring en god status på dokumentationen som vi inte berört. Inte eftersökt. 4 Indikatorer för övergripande avstämning avseende efterlevnad av redovisningslagens 2:7). Ett för ändamålet framtaget granskningsprogram 2
2. Granskningsresultat 2.1. Övergripande sammanfattning Resultatet från granskningen har delats in i 11 frågeområden. Inom respektive område har vi sedan ställt specificerade frågor (se metod). Den revisionsfråga vi ställde var om det finns en tillfredställande dokumentation av redovisningen i enligt med redovisningslagens krav (systemdokumentation). Den bedömning vi ger är att resultatet inte är tillräckligt tillfredställande. Till delar finns en upprättad dokumentation men till delar finns dock ett betydande förbättringsbehov. Nedan visas bedömningen av våra underliggande frågor med en färg för respektive område. Det finns ett även ett behov att tydliggöra ansvaret för att upprätta och underhålla dokumentationen samt följa upp att det finns upprättad dokumentation. Grafiken nedan visas vår bedömning av resultatet avseende granskade områden. Grafiken kan tolkas enligt nedan Tillfredställande/I allt väsentligt tillfredställande, Fortsätt med ständiga förbättringar Till stor del är resultatet tillfredställande, men det finns förbättringsbehov. Till delar är resultatet tillfredställande. Det finns förbättringsbehov. Otillfredsställande. Stort behov att förbättra I den sammantagna bedömningen ingår även en kontrollfråga om dokumentationen som finns är upprättat på ett sätt som gör att dokumentationen kan sparas och utgöra dokumentation för redovisningsåret samt om detta sker 5. Här finns i vår mening brister, t ex att spara dokumentation för varje redovisningsår. 5 Systemdokumentation enligt redovisningslagen ska sparas efter varje redovisningsår. Dokumentationen är räkenskapsinformation. 3
2.2. Finns det en översikt som skapar förståelse för hur redovisningshanteringen och beskrivs olika delar i redovisningen. Inom avsnittet har följande kontrollerats. Finns en övergripande beskrivning som ger förståelse för redovisningen, Framgår var i organisationen det sker bokföring, var det sker grundbokföring t ex kassaapparater, handkassor. Framgår vilka verifikationsnummerserier som används. Beskrivs vilka olika typer av bokföring som finns t ex ankomstregistrering av en faktura. definitivbokföring av faktura, hantering av patientavgifter. Iakttagelser Det finns många olika dokument som beskriver hur redovisningen hanteras. På intranätet finns t ex en ekonomihandbok som både övergripande och detaljerat beskriver hanteringen av redovisningen (exempel se bilaga 1). Vi har tagit del av flera andra beskrivningar som beskriver olika typer av bokföring, t ex hanteringen kring kundreskontran, anläggningsredovisning (exempel se bilaga 2). Våra kommenterar och rekommendationer Vi kan konstatera att det finns många bra dokument som stödjer hanteringen av redovisningen 6. Det har varit svårt att överskåda vad som finns upprättat och var dokumenten finns. Vi ser behov att det utveckla den övergripande dokumentation kring var det sker bokföring och den övergripande beskrivningen kring hur det går till. Dokumentationen utifrån lagens kap 2:7 ska finnas samlad och det ska vara enkelt att ta del av dokumentationen. Vi rekommenderar att detta ses över. 2.3. Finns beskrivning av vilka system som används och hanterar redovisningsinformation. Finns beskrivning som visar olika IT-system som hanterar redovisningsunderlag och vilken redovisningsinformation som hanteras mellan (samband) de inblandade systemen Framgår i vilken frekvens information överförs mellan de olika systemen. Framgår det i dokumentationen vilken redovisningsinformation som hanteras av ett IT-system. Vilken redovisningsinformation som läggs in i systemet och vilken redovisningsinformation tas ut (indata, utdata som exempelvis är den information som överförs till andra system och underlag som används för avstämning). Iakttagelser Vi har tagit del av dokument som visar vilka system som ingår i redovisningssystemet. Beskrivningen innehåller samband mellan olika system. Delvis framgår vilken typ av information som hanteras mellan systemen. Det finns ingen mer utförlig beskrivning kring vad som hanteras av de olika systemen. Hur ofta information överförs framgår inte. Det finns en bra förteckning kring vilka system som integreras maskinellt med Agresso. 6 t ex ekonomihandboken, beskrivningar avseende rutiner kring kundreskontran. 4
Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning är den beskrivning som finns kring informationsflöden delvis tillfredställande. Vi rekommenderar att beskrivningen utvecklas. Exempelvis krävs utveckling av beskrivningen av vad som hanteras mellan systemen och, hur ofta. Det behöver även ett tydliggörande avseende vilken redovisningsinformation som hanteras i de olika systemen. Vi har noterat att det kan finnas system med manuell hantering till Agresso men som inte finns med i den upprättade dokumentationen. Vi rekommenderar att det sker än översyn kring hur dokumentationen kan göras ännu bättre. 2.4. Finns beskrivningar av verifieringskedjor. Viktigast är att beskriva komplexa verifieringskedjor 7, t ex löner, e-handel. (Finns beskrivningar av komplexa verifieringskedjor, t ex löner, e-handel. Om det finns glapp i verifieringskedjan krävs kompletterande dokumentation så att verifieringskedjan säkerställs. Iakttagelser Vi har tagit del av rutinbeskrivningar kring hur man kan göra sökningar i Agresso för att hitta kunna hitta till olika underlag. Några andra beskrivningar av verifieringskedjor har vi inte kunna ta del av. I avsnittet avseende kodplanen beskrivs sambandet mellan huvudboken och balans- och resultaträkningen. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning finns ett förbättringsbehov inom detta område. Vi rekommenderar att detta ses över. (Se även avsnitten avseende kodplanen). I avsnittet avseende dokumenthanteringsplanen/arkivplanen har vi konstaterat att det finns brister. Beskrivning av verifieringskedjor är även ett viktigt medel för att identifiera vad som är räkenskapsinformation. 2.5. Finns en tillfredställande beskrivning av kodplanen och hur koder används för sammanställning av t ex resultaträkningen. Finns beskrivning kring syften med olika koddelar. Framgår hur koder används för att knyta kostnader och intäkter till det politiska ansvaret Framgår vilka olika koder som används för att göra urval till olika rader i balansräkning. resultaträkning, kassaflödesrapport. Finns beskrivningar hur indirekta koder skapas (bokföring på ett kodnummer genererar andra nummer med automatik, t ex via koden skapas indirekt verksamhet, ansvar). Beskrivs hur interna poster separeras från externa. 7 När exempelvis verifikationsnummer i redovisningssystemet inte överensstämmer med underlaget (verifikationen). 5
Iakttagelser Det finns en kodplan där syfte och samband mellan olika koder framgår. Det finns beskrivning av indirekta koddelar. Det finns beskrivningar kring samband mellan huvudbok och resultat -och balansräkning. Hur kassaflödesrapporten är upprättad finns inte dokumenterad. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning finns i huvudsak en tillfredställande beskrivning av kodplanen. En rekommendation till att förbättra ytterligare är att se över möjligheten att se sambanden mellan olika koder och kassaflödesrapporten. Det krävs ett säkerställande att rutiner stödjer att dokumentera kodplanen för varje redovisningsår. Se avsnitt avseende arkiv. 2.6. Är avstämningsrutiner och rutiner för rättelse av fel dokumenterade Är avstämningsrutiner och hantering av fel dokumenterade. Framgår det på vilket sätt det sker olika avstämningar, t ex hur den sidoordnade bokföringen och huvudboken stäms av. Finns beskrivningar hur avstämningsunderlagen hanteras och förvaras? Finns det dokumenterade rättelserutiner, t ex hur löneuppgifter som blivit fel/eller varit fel men som uppdaterats i redovisningssystemet. Iakttagelser Vi har tagit del av olika rutiner som beskriver hur avstämningar ska hanteras, t ex beskrivs aktiviteter för att stämma av anläggningsredovisningen mot huvudboken. Hur underlagen hanteras därefter framgår ej. Beskrivning hur olika balanskonton stäms av finns. Det framgår här hur dessa avstämningsunderlag ska hanteras. Vi har tagit del av ett dokument som beskriver hur felaktiga löner rättas. Det kan finnas andra beskrivningar som vi inte tagit del av (kan finnas hos olika ansvariga inom organisationen). Det har framkommit att det finns behov att se över hur olika fel rättas samt de olika avstämningar som sker och i samband med detta inventera olika beskrivningar som finns. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning finns till delar tillfredsställande beskrivningar avseende rättelse och avstämningsrutiner 8. Vi rekommenderar att det sker en översyn kring hur fel och avstämningar genomför och hur avstämningsunderlag hanteras. I samband med detta kartläggs även vad som finns dokumenterat (rutinbeskrivningar). Därefter upprättas en enhetlig och samlad dokumentation av olika avstämnings -och felhanteringsrutiner 9 8 Att notera är att det kan finnas beskrivningar som vi inte tagit del av. 9. Dokumentation enligt KLR 2:7 ska finnas samlad och tillgänglig för exempelvis regionens revisorer. Den ska utformas så att den kan sparas för varje redovisningsår. Det är räkenskapsinformation och ska sparas i minst 10 år. 6
2.7. Behandlingsregler och behandlingshistorik Finns beskrivning som visar vad som ändras av systemen, t ex beräkning av fördelningar, periodiseringar, pålägg, omdateringar? (Vi har främst eftersökt vad som finns beskrivet avseende det som hanteras av Agresso). Är det identifierat vilken behandlingshistorik som är räkenskapsinformation Iakttagelser Hur systemen hanterar olika redovisningsposter finns beskrivet i olika dokument. Det har framkommit att det finns behov att se över vilken typ av behandlingshistorik som är räkenskapsinformation. Våra kommentarer Enligt vår bedömning finns beskrivningar av hur systemet påverkar redovisningen 10. Avseende behandlingshistorik se avsnitt 2.8 Arkivplanen. 2.8. Arkivplanen/dokumenthanteringsplanen. Är den arkivplan/dokumenthanteringsplan som finns tillfredställande (aktuell och heltäckande) avseende det som ska hanteras som räkenskapsinformation. Inom regionen benämns dokumentet Gallringsplan. Det finns ett arkivreglemente som antogs av landstingsfullmäktige 1998. Iakttagelser Det finns en gallringsplan från 2001. Det finns ett stort behov att revidera gallringsplanen, t ex finns stora förändringar idag mot tidigare eftersom allt mer inom redovisningsområdet enbart hanteras elektroniskt. Det har även skett förändringar efter att ett nytt system införts. Enligt uppgifter kan det vara så att dokument som omnämns i den nuvarande planen inte finns. Det har påbörjats ett projekt som syftar till att tydliggöra ansvar och roller. I detta ingår även att se över hur förbättringar kan göras avseende dokumenthanteringsplanen (planer). Projektledare finns utsedd. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning är statusen på den plan som finns otillfredsställande. Ett kartläggningsarbete kring vad som ska definieras som räkenskapsinformation krävs 11. Därefter kan planen uppdateras. Detta omfattar även underlag som skapas av systemen (behandlingshistorik). I arbetet är det viktigt att det sker ett samarbete mellan redovisningskunniga och arkivexpertis inom arkivmyndigheten (Regionstyrelsen). Vi noterar att det har påbörjats ett projekt med syfte att förbättra. Det är viktigt att styrelsen säkerställer att det genomförs som planerat. 10 Vi har inte sökt dokumentation som eventuellt bör upprättas för andra inblandande system, 11 Att observera är det givetvis finns mycket annan viktig information och handlingar som måste beaktas i arbetet med att uppdatera planen. 7
2.9. Det finns tydligt ansvar för att arbeta med systemdokumentation enligt redovisningslagen samt uppföljning På vilken nivå kommuniceras krav på dokumentation enligt redovisningslagen (inom den högsta ledningen?). Efterfrågas om dokumentation finns upprättad 12. av regionstyrelsen, om arbete pågår m.m. Är det tydlig vem som formellt har ansvaret för att upprätta och underhålla dokumentationen. Detta omfattar även att ansvar för att underhålla arkivplanen. Säkerställs att de som har ansvar att arbeta med dokumentationen har kunskap. Pågår förbättringsarbete eller har förbättringar initierats och eller har förbättringar genomförts under senaste året? Iakttagelser Det finns inte något uttalat kring vem (vilken roll) som har ett formellt ansvar att arbeta med dokumentation utifrån redovisningslagen. Ansvariga inom redovisningsservice har under året uppdaterat sina kunskaper kring vilka krav som lagens ställer på dokumentationen. Det finns en god kunskap idag. Vilket ansvar olika roller 13 har kring att underhålla dokumenthanteringsplanen avseende räkenskapsinformation anses inte tillräckligt tydlig (ansvar och olika rollers uppgifter). Delvis finns ett samarbete mellan arkivansvariga inom arkivmyndigheten och redovisningsansvariga men det anges att det finns behov att förbättra. Det finns inte några fastställda arbetssätt avseende samarbete. (t ex etablerade forum) Dokumentation avseende redovisningssystemet utifrån lag om kommunal redovisningen har inte varit någon prioriterat fråga hos regionledningen varför status kring dokumentationen inte heller har följts upp. I arkivreglemente finns det intaget att landstingsarkivarien ska biträda arkivmyndighet avseende tillsynen av att reglementet följs. Det finns inte några fastställda processer kring hur detta ska genomföras. Uppföljning har inte skett på något systematiskt sätt. Det har påbörjats ett projekt kring att tydliggöra ansvar, uppgifter och arbetssätt avseende hanteringen av arkivet. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning är det inte tydliggjort vem som har ett ansvar kring att upprätta och underhålla dokumentationen. Vi rekommenderar att detta ses över. Det är viktigt att det sker en regelbunden kommunikation mellan expertis inom arkivmyndigheten och redovisningsansvariga avseende hanteringen av räkenskapsinformation och dokumenthanteringsplanes status. Här bör nämnas att en upprättande av dokumentation är ett viktigt medel för kontrollen på räkenskapsinformation och dokumenthanteringsplanens status. Vi kan konstatera att det påbörjats ett arbete för att tydliggöra ansvar och uppgifter avseende hantering av bl.a. dokumenthanteringsplanen. 12 Av högsta ledningen, landstingsstyrelsen 13 Regionstyrelsen och nämnderna har det yttersta ansvaret. Regionstyrelsen är även arkivmyndighet. 8
Bilaga 1 Exempel handbok kring redovisningen. 9
Bilaga 2 Exempel på hur informationsflöden dokumenterats. I övrigt visas vad som överförs mellan systemen. 10
Bilaga 3 Exempel på att det finns olika processbeskrivning och/eller rutinbeskrivningar. 11
Bilaga 4 Exempel. Beskrivning bokföringstyper och verifikationsnummer serier 12