Riktlinjer för lokalförsörjning

Relevanta dokument
Riktlinjer för lokalförsörjning. Antagna av kommunfullmäktige

KS , 164. Översyn av kommunens användning och behov av lokaler. Bakgrund

Hedemora kommuns lokalpolicy

RIKTLINJER FÖR LOKALRESURSPLANERING, LOKALFÖRSÖRJNING OCH LOKALANVÄNDNING

Organisering, styrning och ledning av kommunala verksamhetslokaler

Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna December Uddevalla kommun. Granskning av lokalförsörjningsprocessen

POLICY. Policy för lokalförsörjning och byggnadsinvesteringar

FASTIGHETSPOLICY med riktlinjer Motala kommun

STYRDOKUMENT FÖR KOMMUNFASTIGHETER OCH LOKALNYTTJANDE VERKSAMHETER

Lokalresursplanering. - Strategier och arbetssätt som är hållbara över tid. 6 april 2017 Lena Magnusson

Propositionsordning Ordföranden frågar om arbetsutskottet beslutar enligt Michaela Fletchers (M) yrkande och finner att så är fallet.

RIKTLINJER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING INOM VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN

Ny organisering, styrning och ledning av kommunala verksamhetslokaler

ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN

Lokalplaneringsprocess i Ale kommun

Fastighets- och lokalpolicy

Policy för lokalförsörjning och interna hyror

Fastighets- och lokalpolicy

Stadsrevisionen. Projektplan. Granskning av strategisk lokalförsörjning. goteborg.se/stadsrevisionen

PLANERING I TIDIGA SKEDEN OCH ATT LÄGGA GRUNDEN FÖR EN LYCKAD SKOLBYGGNATION. October 18, 2017 Inger Fredriksson 1

Riktlinjer för lokalförsörjning i Hässleholms. Riktlinjer

Policy för lokalförsörjning Ks/2018:219. Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Övriga nämnder. Fastställt av kommunstyrelsen

Lokalinvesteringsprocessen

Granskning av kommunens lokalförsörjningsprocess

1(6) Titel: Projektdirektiv. Projekt: fastighetsbolag Idnr: Siffor. Delprojekt: Idnr: Siffor Beställare: Jan Darrell, kommunchef.

Dokumentet gäller för Kommunstyrelsen, övriga nämnder och medarbetare som verkar inom fastighetsområdet

Strängnäs kommun. Lokalförsörjning. Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 10

Fastighet- och lokalstrategi

Revisionsrapport Inhyrda fastigheter Halmstads kommun

Lokalförsörjning Lunds kommun Investeringsprocessen SKL

Riktlinjer för lokalförsörjningstrategi, interna hyror samt tomställda lokaler

Nybyggnad av förskola inom Södra Gränstorp

FASTIGHETSPOLICY TRELLEBORGS KOMMUN 1 (5)

UaFS Blad 1. Antagen av kommunfullmäktige den 9 november 2011, 226.

Riktlinjer för lokalresursplanering. Framtagen av: Mark- och exploateringsavdelningen Antagen av kommunstyrelsen:

Strategi för kommunens fastigheter

Lokalresursplan. lokalstrategi.se / lokalresursplan

Revisionsrapport Lokalförsörjning Sollefteå kommun Anneth Nyqvist Projektledare Robert Bergman Projektmedarbetare

STRÄNGNÄS KOMMUN POLICY FÖR STYRNING AV LOKALFRÅGOR

LOKALSTYRGRUPPEN Lokalresursplan för åren

Förstudie Förekomsten ändrings

Riktlinjer för fastighetsförvaltning

Regler för lokalförsörjning och internhyra

Ägardirektiv Strängnäs Fastighets AB Organisationsnummer

Principer för lokalförsörjning och lokalförsörjningsprocess i Sundbybergs stad

Landstingsservice Dnr: Landstingsstyrelsens investerings, service- och miljöberedning

Hyresmodell FÖR KOMMUNALA VERKSAMHETSLOKALER

Antagna av kommunfullmäktige den 14 juni 2006, 175

FN 2018/303. Verksamhetsplan Fastighetsnämnd

Inhyrning av lokaler för äldreboende i Najaden

Avseende lokalförsörjning inom Finspångs kommun. Antagna av kommunstyrelsen

Strategisk lokalförsörjning

Framtida tilläggs- ombyggnads- och nyinvesteringar (Stavsborgsskolan)

Förslag till beslut Förskolenämnden antar lokalstrategi för förskolelokaler, daterad

Umeå kommuns lokalförsörjning

Granskning av lokalförsörjning

Varbergs kommun. Granskning av kommunens lokalförsörjning Granskningsrapport. Audit KPMG AB 16 september 2016 Antal sidor: 15


Förslag till riktlinjer för lokalförsörjning i Hässleholms kommun

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Program för lokalförsörjning

Revisionsrapport 6/2009 Genomförd på uppdrag av revisorerna Dec Haninge kommun. Granskning av kommunens lokalstyrning

Handläggare Datum Diarienummer Jan Malmberg KSN

1.1 Kostnadseffektiva och funktionella lokaler för kommunens verksamheter

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler

Om- och tillbyggnad av Fribergaskolan, Mörbyberget 1

Vår lokalpolicy. Policy

Lokalförsörjningsplaner

LOKALFÖRSÖRJNINGSSTRATEGIER

1 (8) Processens syfte är att. deras ansvar. Processen ska också bidra till bättre underlag inför beslut om investering i lokaler.

Internhyresregler för Region Halland

Så samarbetar Umeå kommun effektivt över förvaltningsgränser för att skapa en god lokalförsörjning

Förslag till Äldreboendeplan för Göteborgs stad

KARLSTADS KOMMUN. Ärende 1

DANDERYDS KOMMUN Fastighetsnämnden

Interna spelregler för lokalförsörjning Versionsnummer 1.2

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE

LOKALFÖRSÖRJNINGSSTRATEGIER I KOMMUN 2014

Strategisk lokalresursplanering. Praktiska verktyg för balanserat utbud av lokaler

Lokalförsörjning äldrenämnden

Riktlinjer för kommunens administrativa förvaltningslokaler

Effektivisering av lokalanvändning inom kyrkan. Christine Löfvenberg

Revisionsrapport 2 / 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna September Lidingö stad. Granskning av lokalförsörjningsprocessen

Riktlinjer och principer för internhyra

Byggnaderna bör vara uppförda för att uppnå god livscykelekonomi och ha goda arkitektoniska, estetiska och historiska värden.

Rätt för Riksdagsförvaltningen att upplåta bostadslägenheter i fastigheter med annan ägare

Lokalresursplan för åren BILAGA 3

Förstudie förekomsten ändrings- och tilläggsarbeten

RIKTLINJER FÖR INTERNHYRA UDDEVALLA KOMMUN

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

Utökning av Liljeholmshallen - förslag till förhyrning av ny lokal

Riktlinjer för internhyror

TJÄNSTESKRIVELSE. Landstingsservice. Bygg- och förvaltarenheten. Landstingsfullmäktige. Landstinget i Kalmar län. Bygg- och förvaltarenheten

Kungälv Organisation och process för strategisk lokalförsörjning

Principer för "Interna hyresavtal" i Trelleborgs kommun

Revisionsrapport Underhåll av fastigheter Motala kommun

Beslut om lokalförhyrning på Trädskolevägen 17 gällande flera verksamheter inom Jobbtorg Stockholm

Bostäder för äldre. Socialtjänstens och stadsbyggnadskontorets gemensamma fokus Om Göteborgs stads arbetssätt

Kommunstyrelsens hyressättning av kommunens fastigheter

Transkript:

Riktlinjer för lokalförsörjning Tyresö kommun Uppdragsrapport Utgåva/Giltig fr o m: 2/2015-04-10 Ersätter: Uppdr nr: Projekt: Riktlinjer för lokalförsörjning Utställd av: ------------------------------------------------ Pär Carlsson 1

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sid 1 INLEDNING 3 2 SYFTE, MÅL OCH STRATEGIER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING 3 2.1 Förutsättningar för strategisk lokalförsörjningsplanering 2.2 Syfte med lokalförsörjning 2.3 Målsättning med lokalförsörjning 2.4 Övergripande strategier för lokalförsörjning och lokalanvändningen 2.5 Övriga strategier som påverkar lokalförsörjningen 3 ORGANISATION OCH PROCESSER FÖR LOKALFÖRSÖRJNINGEN. 5 3.1 Övergripande arbete med lokalförsörjning 3.2 Organisation 3.3 Organisationsschema lokalförsörjning i Tyresö kommun 3.4 Lokalpool 3.5 Processer för lokalförsörjning 4 UNDERLAG FÖR STRATEGISK LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN 9 5 LOKALFÖRSÖRJNINGSPLANEN I KOMMUNENS ÅRLIGA BUDGET 10 OCH PLANERINGSPROCESS. 2

1 INLEDNING Kommunen äger fastigheter och hyr in lokaler för sina skiftande behov och verksamheter. När det gäller byggnader är syftet i första hand att tillgodose lokalbehovet för primära verksamheter utbildning, vård och omsorg, kultur och fritid, teknik, miljö och stadsbyggnad, samt kommunledning. Kommunen har saknat en övergripande planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor. Dessa riktlinjer har kommit till för att få en samsyn på lokalförsörjningsprocessen och få en enhetlig strategi hur arbetet med dessa frågor skall utföras i Tyresö kommun. 2 SYFTE, MÅL OCH STRATEGIER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING 2.1 Förutsättningar för strategisk lokalförsörjningsplanering De kommunala verksamheternas behov av lokaler varierar över tiden. Ibland handlar det om att undvika kostnader för outnyttjade lokaler. I andra fall handlar det om att minimera risken att stå utan nödvändiga lokaler när de behövs. Därför är det angeläget att ständigt behovsanpassa kommunens utbud av lokaler. Det förutsätter kontinuerlig strategisk lokalförsörjningsplanering. Lokalförsörjningsplaneringen kan innebära investeringar samt avyttringar av skiftande storlek. Investeringsbehovet i verksamhetslokaler blir således en viktig del i kommunens budget- och planarbete. Dels i form av investeringsutgifter och därmed finansierings och likviditetsfrågor, dels i form av tillkommande drifts- och räntekostnader. En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet ska vara att använda kommunens resurser på bästa sätt. Lokalförsörjningsplaneringen är knuten till kommunens årliga verksamhetsplanering och budgetprocess enligt punkt 5 Processen för lokalförsörjningsplanering i Tyresö kommun nedan. 2.2 Syfte med lokalförsörjning Syftet med lokalresursplanering är att: Tyresö kommun skall få en helhetssyn och överblick på sina lokaler och sin lokalförsörjning samt en gemensam planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor. Den kommunala verksamheten ska äga och hyra väl anpassade lokaler till lägsta möjliga kostnad. 2.3 Målsättning med lokalförsörjning Det övergripande målet för lokalresursarbetet skall vara att: Använda kommunensresurser på bästa sätt. Minska kommunens lokalytor per användare (från 2015 års nivå) och därmed sänka kostnaderna utifrån verksamhetens grundläggande behov. Minimera investeringar i lokaler och fastigheter 2.4 Övergripande strategier för lokalförsörjning och lokalanvändningen Följande övergripande strategier skall gälla för lokalförsörjningen i Tyresö kommun: a) Kommunen ska ha en övergripande lokalförsörjningsplan som samordnas med kommunens planerade verksamhet. 3

b) All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens idag befintliga egna lokaler. c) Nyinvestering i lokaler Investeringar i nya lokaler ska endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visar sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekterna på verksamheten. d) Effektivhet och flexibilitet Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet vad gäller stomme samt försörjningssystem eftersträvas. Lokaler ska så långt det är möjligt samnyttjas av flera verksamheter. Vid tillfälliga lokalbehov ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern förhyrning. e) Tecknade av avtal och avveckling av lokaler Central lokalförsörjningsenhet tecknar hyresavtal för kommunens räkning. Vid nya externt förhyrda lokaler är Central lokalförsörjningsenhet förstahandshyresgäst och hyr sedan ut i andra hand enligt kommunens internhyressystem. Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av de kommunala verksamheternas långsiktiga behov, visar sig att de inte behövs. 2.5 Övriga strategier som påverkar lokalförsörjningen Övriga strategiska ställningstaganden som berör lokalförsörjningen är: Fastighetsägande Förvaltning Internhyra Internavtal Tyresö kommun skall upprätta/uppdatera riktlinjer kring ovanstående för att på så sätt underlätta och tydliggöra hanteringen kring lokaler i kommunen. 3 ORGANISATION OCH PROCESSER FÖR LOKALFÖRSÖRJNINGEN. En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet är att använda kommunens resurser på bästa sätt. 3.1 Övergripande arbete med lokalförsörjning Kommunens skall genom en lokalförsörjningsgrupp ta fram en gemensam övergripande lokalförsörjningsplan som uppdateras, revideras och beslutas årligen. Lokalförsörjningsplanen ska vara knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen, enligt punkt 5 Lokalförsörjningsplanen i kommunens årliga budget och planeringsprocess nedan. 4

Beslut om verksamhetsplaner tas i respektive nämnd i samband med budgetarbetet. Utifrån sin planering om behov av t.ex. utbildning-, omsorgsplatser etc. skall varje förvaltning upprätta en prognos för de behov man har för 5 år fram i tiden vilken revideras årligen och utgör underlag för lokalförsörjningsplan. 3.2 Organisation I kommunens organisation skall finnas Lokaförsörjningsenhet (LE) och Lokalförsörjningsgrupp (LFG). Lokaförsörjningsenhet (LE): Är hyresvärd via internhyresavtal åt samtliga kommunala verksamheter med uttalat incitament och uppgift att realisera uppnådd yteffektivisering genom att minimera de inhyrda lokalerna. Man utgör även rollen som kommunens fastighetsägarrepresentant. 1. Ansvara för den kommunala lokalförsörjningsprocessen 2. Ansvara för att upprätthålla den kommunala lokalförsörjningsplanen och årligen förelägga den för KF 3. Samordna underlag för lokalförsörjningsplan såsom nuvarande bestånd, kapaciteter, befolkningsprognoser mm. 4. Upprätthålla kunskap om den lokala hyresmarknaden gällande utbud av lokaler idag och i framtiden 5. Teckna alla hyresavtal med externa parter för Kommunens verksamhet 6. Teckna interna hyresavtal med de kommunala verksamheterna och eventuella externa aktörer 7. Upprätthålla kunskap om de kommunala förvaltningarnas nuvarande och framtida lokalbehov 8. Leda utarbetandet av specifika funktionsprogram baserade på objektiva behov tillsammans med respektive förvaltning 9. Stödja förvaltningarna till effektivt lokalutnyttjande 10. Fungera som beställare av förvaltningen av Kommunens fastigheter 11. Långsiktigt värdera Kommunens fastighets- och lokalinnehav och initiera investering i och avveckling av kommunala fastigheter respektive inhyrning och uppsägning av externt inhyrda lokaler 12. Leda lokalstyrgruppen med övriga kommunala förvaltningar Lokalförsörjningsenheten bemannas med: - Lokalstrateg - Lokalsamordnare Lokalförsörjningsgrupp (LFG) Är samverkansgrupp mellan kommunen, lokalförsörjningsenheten, verksamheterna och fastighetsförvaltning. Lokalförsörjningsgruppens uppgift ska vara att matcha förvaltningarnas lokalbehov (framtagna lokalprogram) med tillgängliga resurser. Gruppen ska verka för öppenhet och delaktighet i arbetsprocessen. Lokalförsörjningsgrupp bildas med Lokalförsörjningsenheten (LE) som ansvarig och sammankallande och i gruppen skall ingå: - lokalstrateg - lokalsamordnare - fastighetschef 5

- mark och exploateringschef - planchef - resursplanerare från respektive förvaltning Syftet med lokalförsörjningsgrupp är att: - samordna lokalfrågor över förvaltningsgränserna - vara stöd till lokalbehövande förvaltning - initiera interna lokalbyten - öka nyttjandet av kommunala lokaler - föreslå ändringar i lokalprogrammet Resultatet av planeringsarbetet dokumenteras i en kommunövergripande strategisk lokalförsörjningsplan för större lokaler som fastställs av kommunfullmäktige tillsammans med budgeten. Det ska vara lokalförsörjningsgruppens uppgift att samordna de förändrade lokalbehoven av väsentlig karaktär, som förvaltningarna har presenterat. Ett utökat lokalbehov ska i första hand tillgodoses genom att utnyttja outhyrda lokaler alternativt genom lokaler som kan friställas i interna byten eller genom förtätning/effektivisering av kommunala verksamheter. Om inget utrymme ges i egna lokaler, ska gruppen avseende kortsiktiga behov även titta på alternativt att hyra externt. Långsiktiga behov löses antingen genom investering i egna lokaler, externt hyrda eller köp av fastighet. Val av alternativ ska vila på en grundlig konsekvensanalys. 6

3.3 Organisationsschema lokalförsörjning i Tyresö kommun Kommunen Riktlinje LE Lokal försörj nings grupp Verksamheter Förvaltningsavtal Internhyresavtal Kommunal fastighetsförvaltning Privata fastighetsbolag Roller: Lokaförsörjningsenhet (LE): Hyr in alla lokaler kommunen har behov av och är hyresvärd via internhyresavtal åt samtliga kommunala verksamheter med uttalat incitament att realisera uppnådd yteffektivisering genom att minimera de inhyrda lokalerna. Verksamheter (Brukare): Är alltid hyresgäst till kommunen genom (LE) och skall ha incitament att höja yteffektiviteten och därigenom sänka sina lokalkostnader. Lokalförsörjningsgrupp: Samverkansgrupp mellan kommunen, lokalförsörjningsenheten, verksamheterna och fastighetsförvaltning. Kommunal fastighetsförvaltning: Förvaltar kommunala verksamhetslokaler med incitament att hantera en för kommunen över tiden effektiv förvaltning ur ett livscykelperspektiv. 7

3.4 Hantering av överskottslokaler För att uppnå största möjliga incitament till ett rationellt användande av våra gemensamma lokaler måste det vara möjligt för våra interna hyresgäster att säga upp hyresavtal på sex månader om inte annat avtalas i hyresavtalet som de inte har behov av. En process skall skapas för att hantera de lokaler som frigjorts genom minskat lokalutnyttjande. Outhyrda lokaler ska på uppdrag av lokalförsörjningsenheten förvaltas av fastighetsavdelningen enligt ett separat förvaltningsavtal, vars kostnader inte skall belasta annan uthyrningsverksamhet. Finansieringen av överskottslokaler ska ske genom: a. ett tillägg på internhyran om 2 % avseende de lokaler kommunen har behov av att ha friställda för att lösa hastigt uppkomna behov eller för användas vid omställning till permanenta lokaler etc. b. ett årligt kommunbidrag för de friställda ytor som inte faller in under pkt a ovan, dvs. lokaler som de kommunala verksamheterna inte har några behov av. 3.5 Processer för lokalförsörjning För att erhålla en gemensam syn på ingående huvudprocesser och aktiviteter beskrivs flödet av lokalförsörjningen utifrån nedanstående figur: 1. Kundbehov 2. Behovsbeskr. 3.Förstudie 4. Programarbete 5.Projektering 6.Genomförande 7. Utvärdering Huvudprocesser LOKALRESURSPLAN Lokalförsörjningsgrupp RAMPROGRAM Projektledare tidiga skeden Verksamhetschef Skyddsombud Lokalsamordnare RUTINER VID OM- OCH TILLBYGGNAD Projektledare Verksamhetschef Skyddsombud UTVÄRDERING Projektledare Förvaltare Verksamhet Aktiviteter Ingående huvudprocesser 1 tom 7 ovan beskriver flödet i lokalförsörjning. Aktiviteterna sammanfattar vad som skall produceras och av vem för att dra nytta av erfarenheter och för att få kommunövergripande likvärdig standard, utförande och genomförande. Kommunens tjänstemannaorganisation skall säkerställa att ovanstående processer och aktiviteter genomförs med erforderligt ansvar och bemanning. 8

4 UNDERLAG FÖR STRATEGISK LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN Lokalförsörjningsgruppen skall årligen ta fram en lokalförsörjningsplan för kommande 10 års period som dokumentation av kommunens strategiska lokalförsörjningsarbete. Följande rubriker bör lokalförsörjningsplanen minst innehålla: 1. Sammanfattning och förslag på åtgärder 2. Inledning Bakgrund Syfte Målsättning 3. Nuvarande lokalbestånd Lokalytor per vht och totalt Andel inhyrda lokaler Förändringar i lokalytor 4. Lokalkostnader Internhyror Externhyror Förändringar i lokalkostnader 5. Faktorer som påverkar verksamheternas lokalbehov Lokalbehovsförändringar utifrån befolkningsutveckling Befolkningsprognoser Lokalbehovsförändringar utifrån politiska beslut Övriga faktorer som påverkar lokalbehovsförändringar Myndighetskrav Ändamålsenlighet 6. Kommunens framtida utvecklingsområden Exploateringsområden Översiktplanering Detaljplaner 7. Sammanställning av verksamheternas lokalbehov 8. Fokusområden för kommande lokalförsörjningsarbeten 9. Bilagor med underlag från verksamheterna Bilaga 1, Utbildning Bilaga 2, Vård och omsorg Bilaga 3, Kultur och fritid Bilaga 4, Kommunledning Bilaga 5, Miljö och stadsbyggnad Bilaga 6, Räddningstjänsten Bilaga 7, Tekniska Bilaga 8, Teknisk status samtliga byggnader 9

10

5 LOKALFÖRSÖRJNINGSPLANEN I KOMMUNENS ÅRLIGA BUDGET OCH PLANERINGSPROCESS. Lokalresursplaneringen är knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen, se nedanstående flödesbild. Utifrån sin planering om behov av lokalytor upprättar varje förvaltning ett förslag till lokalprogram på 5 år vilka sammanställs av lokalförsörjningsgruppen i lokalresursplan (LRP) där förslag om hur lokalbehovet skall tillgodoses finns framtaget. Lokalresursplan (LRP) i Budget och Planeringsprocessen 15/12 Prel. LRP klar Januari LRP behandlas i LG Februari - mars LRP informeras och behandlas i resp. nämnd Mars LRP slutbehandlas i LRP-gruppen April-maj LRP behandlas i budgetarbetet Juni LRP informeras behandlas i KF Oktober -december Arbetet med revidering av LRP för nästa plan.period. Klart 15/12 KS KF Jan Feb Mars April Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Planeringsförutsättningar Lokalprogram från nämnder 5-årsplan 10