Årsrapport 2017 Våga Visa kulturskola
2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Ledning och samordning... 3 Verksamhetsberättelse... 4 Sammanfattning av Våga Visa kulturskolas resultat hittills... 4 Observationer... 5 Ungefärlig tidsplan för observation... 5 Rekrytering av observatörer... 6 Utbildning och organisering av observatörer... 6 Återkopplingsmöten, Inspirationsdag med Våga Visa kulturskola och fortbildnings- och utbildningsdagar... 6 Kundundersökning och självvärdering... 7 Uppdrag och andra viktiga händelser under året... 7 Styrgruppen... 8 Ekonomi Våga Visa kulturskola 2017... 9
3 Inledning Våga Visa började som ett samarbete om utvärdering inom utbildningsområdet mellan kommuner i Stockholms län. Hösten 2008 påbörjades arbetet med att utveckla observationer inom musik- och kulturskolor. Ekerö, Nacka, Salem, Stockholm, Upplands Väsby och Värmdö kommuner deltog. Utvecklingsarbetet har skett i samarbete med Kulturskolerådet (tidigare Sveriges Musik- och Kulturskoleråd, SMOK). Våren 2009 genomfördes pilotobservationer på fyra skolor och från och med hösten 2009 genomförs observationer regelbundet i de deltagande kommunerna. I dagsläget deltar Ekerö (ej aktiva fr.o.m. oktober), Haninge, Huddinge, Järfälla, Nacka, Stockholm, Tyresö, Upplands Väsby och Värmdö kommuner. Våga Visa kulturskola innehåller tre delar: Observationer Kundundersökningar Självvärderingar Syftet med Våga Visa kulturskola är att metoden ska: Beskriva och utvärdera verksamheten utifrån ett elevperspektiv Stimulera till erfarenhetsutbyte och ökat lärande Utgöra en viktig del av kulturskolornas kvalitetsuppföljning Denna årsrapport summerar Våga Visa-samarbetet inom kulturskolorna för år 2017. Ledning och samordning Arbetet i Våga Visa kulturskola leds av en styrgrupp där förvaltningschef eller motsvarande ingår, dvs den tjänsteman som har den politiska nämndens uppdrag att ansvara för kulturfrågor. Varje kommun har även en samordnare för Våga Visa kulturskola. I samordnarens uppdrag ingår att ansvara för genomförandet av utvärderingen och att säkra kvaliteten. Samordnarna rekryterar och utbildar observatörer, sätter samman observatörslag och gör en tidsplan för när observationerna ska genomföras. Samordnarna ansvarar också för att utveckla och uppdatera metoden, sprida information om Våga Visa kulturskola samt genomföra uppdrag som initieras av styrgruppen. Projektet har en koordinator som ansvarar för gemensam administration och som är sekreterare i styrgrupp och samordnargrupp. Styrgrupp och samordnargrupp 2017: Varje år utses en kommun till ordförande för Våga Visa kulturskola. Under 2017 har Nacka kommun varit ordförande och lett årets möten och träffar. Kommun Styrgrupp Samordnare Ekerö Elisabet Lunde Annika Magnusson Haninge Klas Sandberg Anders Jalkéus Huddinge Anna-Maria Bergman David Marszalek Järfälla Jessica Christensen Susanne Sörbring Nacka Nadia Izzat/Tuula Aula Anna Hörnsten Stockholm Marion Hauge-Lindberg Anna Östlund Tyresö Iréne Hededal Christina Holm Upplands Väsby Krister Widström/ Johanna Hanna Björklund Dermer/ Maria Röstberg Värmdö Fredrik Nornvall Sabina Plomin
4 Styrgruppen har träffats tre gånger under året; 24/4, 21/8 och 13/11. Samordnargruppen har träffats åtta gånger under året; 17/2, 20/3, 24/4, 9/6, 1/9, 6/10, 23/10 och 20/11. Styrgruppen och samordnargruppen har dessutom träffats gemensamt vid tre tillfällen under året; 18/1, 10/5 och 7/12. Verksamhetsberättelse Sammanfattning av Våga Visa kulturskolas resultat hittills Sedan starten 2008 har projektet utvecklats till en väl fungerande och viktig metod för de deltagande kommunernas arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling. Metoden har varit under ständig utveckling och utvärdering för att nå bästa resultat. Tack vare Våga Visa har kulturskolorna kunnat synliggöra sin verksamhet för politiken och öka engagemanget för förbättringsarbete på respektive skola. Metoden säkerställer att elevperspektivet hålls levande och aktuellt och arbetet med metodens olika delar bidrar till ökad måluppfyllelse. De uppföljningsmöten med observerade skolor som gjorts i vissa kommuner efter ett år har visat att förbättringsarbetet bidragit till skolornas utveckling. Det är viktigt att ta till vara på det erfarenhetsutbyte som sker mellan observatörerna under observationerna och mellan kommunernas olika verksamheter. Genom fortbildning och inspirationsdagar har redan erfarna observatörer fått möjlighet till utveckling och därigenom motivation till att vara fortsatt aktiva som observatörer. Metoden består av tre delar. Förutom observationerna genomförs kundundersökning och självvärdering vartannat år, jämna årtal. Där får elevens, föräldrarnas och personalens perspektiv ytterligare belysas. Våga Visa kulturskola har gjort ett omfattande arbete med att ta fram ny bedömningsmatris, metodbok, intervjufrågor och rapportmall. Det nya observationsmaterialet började användas av observatörerna under hösten 2015 och under våren 2016 kompletterades materialet med förslag till intervjufrågor till förälder. En utvärdering som gick ut våren 2017 till de observatörer som varit ute på uppdrag under våren, visade att de överlag var nöjda med materialet, men att rapportmallens alla funktioner inte alltid fungerar. Samordnargruppen beslutade då att erbjuda huvudredaktörerna en undervisning i hur rapportmallen fungerar. Undervisningen hölls i samband med observationsperioderna på hösten 2017. Det visade sig då att rapportmallen är korrekt, men att funktionerna ser lite olika ut beroende på vilket operativsystem som används. Det visade sig även att det uppstod problem då flera observatörer skrev i samma rapport och sparade den på Google Drive. Därför rekommenderas huvudredaktörerna att ha ett originaldokument som de arbetar i. Informationen om rapportmallen och arbetet med den framförs på utbildningstillfällena och till huvudredaktörerna. Från 2016 och framåt har samordnargruppen metodgranskat observationsrapporterna i par för att utvecklas och skapa mer delaktighet, en metod som varit uppskattad hos metodgranskarna.
5 Observationer I observationen beskrivs och bedöms en musik- eller kulturskolas arbete och resultat inom följande målområden: Normer och värden Utveckling, lärande och konstnärligt skapande Elevernas inflytande och ansvar Styrning och ledning Samverkan med omvärlden Observationen genomförs av observatörslag, som består av pedagoger från flera kommuner. Observatörerna besöker en enhet i en annan kommun under en period, oftast under två veckor. Lagen observerar verksamheten och intervjuar elever, föräldrar, personal och ledning. Efter själva observationen skriver observatörerna en rapport som de överlämnar till skolan och kommunen. Ungefärlig tidsplan för observation Tidsplanen för en observation ser ut på följande sätt: Före: Skickas ett brev till skolans ledning för presentation och förberedelsematerial. Vecka 1: Observatörslaget läser skolans dokument och planerar observationen. Vecka 1-3: Observationen genomförs och rapporten skrivs. Vecka 4-6: Rapporten metodgranskas och faktagranskas. Observatörerna korrigerar rapporten. Ca vecka 7: Överlämningsmöte. Tabell 1 Antal observerade kulturskolor, observatörer och observationsdagar. Från våren 2016 till och med hösten 2017. Termin Antal skolor Antal observatörer Antal dagar Våren 2016 2 7 73 Hösten 2016 3 7 85 Våren 2017 3 11 125 Hösten 2017 4 11 127 Tre kulturskolor observerades under våren 2017. Det var Huddinge kulturskola, Värmdö Scenskola och Kulturskolan Stockholm, enhet Nord. Totalt arbetade 11 observatörer med dessa observationer och återkoppling av de skrivna rapporterna genomfördes 10 maj. Under hösten 2017 observerades fyra verksamheter av 11 observatörer. De skolor som observerades var Kulturskolan i Järfälla, Rytmus Musikskola, Gustavsbergs Musik & Balettstudio och Tyresö kulturskola. Rapporterna som skrivs under hösten 2017 ska återkopplas 19 januari 2018. Tabell 2 Antal utbildade observatörer och antal utbildade observatörer som har observerat. Utbildade observatörer Antal utbildade Har observerat 2009-2013 54 54 2014 7 7 2015 17 15 2016 1 1 2017 2 2
6 Sedan våren 2009 har 81 personer utbildats till observatör inom Våga Visa kulturskola. Våga Visa kulturskola har ett fortsatt arbete med att behålla sina utbildade observatörer. Rekrytering av observatörer Varje kommun ska ha minst två aktiva observatörer på observatörslistan och rekryterar dessa från sina egna kulturskoleverksamheter. Våga Visa kulturskolas samordnare i respektive kommun ansvarar för detta. I samråd med verksamheternas ledning utses lämpliga personer. En kommun kan även rekrytera en lämplig observatör som inte är direkt knuten till kommunens verksamheter. Observatörens tidigare arbetsplatser ska beaktas vid placering för observation. Eftersom rapportskrivning är en viktig del av uppdraget om man vill ingå som huvudredaktör bör blivande observatör skicka med exempel på något han/hon skrivit. Det kan vara en rapport, en plan, ett föräldrabrev. Som regel hålls en intervju/ett möte som en del i rekryteringen. Till detta möte tas metodboken och en exempelrapport med för att tydliggöra vilka krav som ställs. Samordnaren kan även bjuda in en observatör som kan beskriva arbetet och föra en diskussion runt uppdraget. Utbildning och organisering av observatörer Alla observatörer deltar i en utbildning omfattande tre halvdagar innan man är ute på observatörsuppdrag. Syftet med utbildningen är att få en introduktion i vad uppdraget innebär och en grundkurs i rapportskrivning. Utbildningen innehåller en presentation av metoden, materialet och arbetsgången, hur observationen går till rent praktiskt samt utbildning i rapportskrivning och intervjuteknik. Utbildningen innehåller en presentation av Våga Visa-konceptet, en introduktion till observatörsuppdraget och en beskrivning av hur en observation går till. Observatörer fortbildas kontinuerligt vid återkopplingsmöten och Kick-off/Inspirationsdag med Våga Visa kulturskola, då även externa inspiratörer och utbildare anlitas. Observatörerna har bra stöd av de handböcker som finns för de olika observatörsrollerna. Under 2017 genomfördes en utbildningsomgång den 23, 25 och 31 januari. En ny observatör utbildades och en erfaren observatör fortbildades. Återkopplingsmöten, Inspirationsdag med Våga Visa kulturskola och fortbildnings- och utbildningsdagar Syftet med återkopplingsmötet är att kvalitetssäkra rapporterna, utveckla metoden och höja kompetensen. Under 2017 arrangerade styr- och samordnargruppen två återkopplingsmöten; 18 januari för dem som observerat under hösten 2016 och 10 maj för dem som observerat under våren 2017. I år förändrade vi upplägget på återkopplingsmöten i syfte att uppnå en mer konstruktiv dialog om materialet och rapporttexterna. Vi valde därför att lyfta ut två målområden med vald text, som låg till grund för resonemangen. Återkopplingen påbörjades i mindre grupper. Där blandades olika observatörslag tillsammans med samordnare och styrgruppsrepresentanter. En styrgruppsrepresentant var moderator vid samtalen. Dagen avslutades med en återsamling och varje grupp delgav de andra sina resonemang.
7 Den 31 januari anordnades en inspirationsdag under temat Konsten att mäta det omätbara: Om kvalitetsbedömning av konstnärlig kvalitet med Erik Wikberg och Linda Portnoff som är forskare vid forskningscentret Arts, Business and Culture vid Handelshögskolan i Stockholm. De presenterade sitt forskningsprojekt om styrning och organisering av konstnärlig kvalitet. Den 1 september anordnades en inspirationsdag om inkludering och tillgänglighet med Anna Johansson som är bildlärare vid resurscentret i Kulturskolan Stockholm. Anna kopplade ihop sin föreläsning med de delar i Våga Visa kulturskolas material som berörde dagens tema: Inkludering och tillgänglighet är begrepp som förekommer allt oftare i måldokument och metodbeskrivningar. Vad innebär det i praktiken? Vad behöver vi tänka på för att skapa en mer inkluderande undervisning? Utifrån analys av begreppen och klargörande av behoven studerar vi Våga Visa-matrisen för att hitta de rubriker som är extra intressanta i sammanhanget. Målet är att underlätta observationerna och ge perspektiv på bemötande av barn med särskilda behov. Den 23 och 25 januari hölls en introduktionsutbildning för nya observatörer. Utbildningens tredje dag sammanföll med inspirationsdagen den 31 januari. Kundundersökning och självvärdering Våren 2018 planeras en gemensam kundundersökning och självvärdering. Undersökningsföretaget CMA Research AB som tidigare upphandlats av Våga Visa utbildning omfattar även Våga Visa kulturskola och gäller under år 2018. Samordnarguppen har inlett planeringen med översyn av enkätfrågor och lämplig tid för genomförandet. Arbetet med enkäten kan slutföras då frågan om inkludering är utredd och målområdena är sorterade. I januari behöver alla kommuner i samarbetet ge besked om sitt deltagande i undersökningen. Baserat på tidigare erfarenheter verkar postala enkäter ge ökad svarsfrekvens, men det är också dyrare att genomföra. Kommunspecifika frågor kan läggas till i kundenkäten. Uppdrag och andra viktiga händelser under året 2017 inleddes med att ordförandeskapet överlämnades från Upplands Väsby kommun till Nacka kommun. Detta skedde i samband med årets första gemensamma styrgrupp- och samordnarmöte 18 januari. Under året har samordnargruppen bland annat arbetat med: Ett årshjul för gruppens reguljära arbete Planering av observationer och återkopplingsmöten gällande genomförda observationsrapporter En genomgång och uppföljning av alla observatörer inom nätverket gällande hur aktiva de varit under perioden 2015 till och med våren 2017. Observatörer som inte varit aktiva under denna period intervjuades gällande förutsättningar för att de ska kunna observera, samt om de önskar fortsätta som observatörer. Sammanställning av antalet kulturskolor i respektive kommun, samt hur många observatörer som krävs för att observera respektive kulturskola. En översyn och uppdatering av texterna i rapportmallen för att säkerställa att de överensstämmer med texterna i bedömningsmatrisen. En agenda som kan användas vid överlämningsmöten gällande observationsrapporter i respektive kommun
8 En genomgång av målområdena för att se om inkludering tas upp i tillräcklig omfattning, eller om metoden behöver kompletteras med ytterligare frågor och bedömningskriterier för att bidra till ökad inkludering inom kulturskolornas verksamhet. En översyn av enkätunderlag som används för kundundersökning och självvärdering En skrivarstuga med huvudredaktörer för att undvika krångel med rapportmallen i samband med överföringar mellan dokument och olika system. Planering av utbildning för nya observatörer 2018 Årsrapport 2017 Vid halvårsskiftet beslutade Ekerö kommun att ta en paus från samarbetet inom Våga Visa kulturskola under 2018 med hänvisning till en omorganisation inom kommunens kultur- och fritidsverksamhet. I november aviserade även Huddinge kommun att de tar en paus från samarbetet under 2018. Med anledning av detta väcktes frågan om förutsättningar och ansvar för att säkerställa kontinuiteten inom Våga Visa kulturskola. En central frågeställning som uppstått är om det är rimligt att en kommun ska kunna pausa från samarbetet. Pausande medlemskap förutsätter att några kommuner håller samarbetet vid liv, samtidigt som det förhindrar möjligheten att rekrytera nya kommuner att bli medlemmar. Denna utveckling aktualiserade behovet av en översyn gällande förutsättningarna för medlemskap i Våga visa kulturskola, inte minst vad gäller formerna för utträde. Efter samtal med observatörer har det framkommit att det är betungande att skriva rapport och att tiden är knapp för observationsuppdraget i sin helhet. Inom Våga Visa bibliotek har man inte med målområdet Styrning och ledning, vilket gör att det inte blir lika omfattande arbete för observatörerna. Inom Våga Visa kulturskola kan delar av målområdet överföras till målområdet Samverkan, samt till avsnittet gällande fakta om verksamheten som tas upp i början av observationsrapporten. De flesta kommuner genomför också egna medarbetarenkäter då styrning och ledning följs upp. Mot bakgrund av ovanstående beslutades att målområdet Styrning och ledning ska tas bort från och med år 2018, samt att målområdet Samverkan med omvärlden förkortas till Samverkan. Styrgruppen Möten Styrgruppen har haft sex sammankomster under året, varav tre i samband med gemensamma träffar med samordnargruppen. Uppdrag och beslut Under året har arbetet fokuserat på att utveckla metodboken och rekrytering av observatörer. Samordnargruppen har på uppdrag av styrgruppen arbetat med att utveckla ett nytt ämnesområde, inkludering, som föreslås tillkomma från och med nästa år. Vidare har målområdet Styrning och ledning diskuterats och kommer att tas bort från observationsmaterialet. Svårigheten att ha tillräckligt många observatörer för att genomföra önskat antal observationer har diskuterats. Även bristen på kompetenta huvudredaktörer har adresserats i styrgruppen. En handlingsplan med bland annat utökat antal observatörer har beslutats. Samtliga kommuner har fått ta ställning till förslag om nytt utökat antal observatörer. Beslut har fattats att ändra balansuträkningen till kalenderår istället för läsår. Förändringen sker från och med 2018. Beslut har fattats att inte genomföra en introduktionsutbildning under hösten 2017, istället samlas nya observatörer vid en ny utbildningsomgång i januari 2018.
9 Beslut har fattats att en kommun kan ha ett vilande medlemskap i Våga Visa kulturskola. Vilande medlemskap innebär att kommunen även avstår kundundersökning och självvärdering. Ekerö har tagit en paus från Våga Visa kulturskola. Pausen gäller under hela 2018. Även Huddinge har för avsikt att ta en paus från Våga Visa kulturskola under 2018. Ordförandekommun Ordförandekommun för Våga Visa kulturskola 2017 har varit Nacka kommun, som nu lämnar över till Stockholms stad. Ekonomi Våga Visa kulturskola 2017 Utfall 2017 Intäkter, kr Deltagande kommuner 340 839 340 839 Kostnader Administration inkl. koordinator 154 944 Seminarier 58 895 Observationer 127 000 340 839 Resultat, kr 0 Kommentar: Därutöver tillkommer kostnader för kommunernas observatörer på sammantaget 494 529 kr.