Ärende nr 7 Tjänsteutlåtande Utfärdat 2014-12-17 Diarienummer 0473/14 Avdelning Föreningsstöd Johan Högman Telefon 031-368 21 46 E-post: johan.hogman@ioff.goteborg.se Delrapportering av uppdrag om differentiering av föreningsstödet Förslag till beslut Idrotts- och föreningsnämnden antecknar informationen samt förvaltningens förslag till fortsatt inriktning för utredningen om att differentiera och förändra föreningsstödet. Ärendet I budget 2014 gav idrotts- och föreningsnämnden i uppdrag åt förvaltningen att ta fram förslag på ökad differentiering av föreningsbidragen. I uppdraget ingår att se över möjligheterna att förändra föreningsstödet så att en ökad differentiering sker, där hänsyn tas till socioekonomiska faktorer och i vilken grad föreningarna engagerar sig för integration, inkludering och jämställdhet. Förvaltningen utreder möjligheterna att differentiera föreningsstödet och har kommit fram till att uppgifter om föreningsmedlemmarnas personnummer är nödvändiga för att uppnå syftet. Utredningen har därför tittat närmare på förutsättningarna för att samla in sådana uppgifter och bedömer att det inte finns några hinder för detta. Det finns också andra vinster med att samla in personnummer vilka främst handlar om att förbättra kontrollen av föreningarnas underlag vid bidragsansökan. Vi föreslår därför att förvaltningen på sikt inför krav på redovisning av fullständiga personnummer på föreningsmedlemmar i föreningar som ansöker om bidrag. Gällande att differentiera föreningsstödet utifrån socioekonomiska faktorer, med hjälp av personnummer, avser förvaltningen att ta fram ett förslag på en differentieringsmodell där nämnden senare beslutar om differentieringsgraden. Vad gäller differentiering beträffande i vilken grad föreningar engagerar sig för integration, inkludering och jämställdhet anser vi att andra metoder är nödvändiga och vill därför vidare utreda vilka möjliga metoder som kan anses lämpliga med hänsyn till administrativ nivå och möjlig effekt. Bakgrund Under våren 2014 avrapporterades till nämnden att förvaltningen, med dagens system, saknar möjligheter att differentiera föreningsbidragen efter socioekonomiska faktorer och att det krävs uppgifter om föreningsmedlemmarnas personnummer för att möjliggöra detta. Ställningstagandet bygger på att ett antal alternativ valts bort. 1(5)
En inriktning på tillvägagångssätt som diskuteras initialt för att möjliggöra differentiering av bidrag handlar om att lägga till ett bedömningsmoment i handläggningen där handläggaren gör en bedömning av föreningens socioekonomiska status (alternativt föreningens inkludering av personer med låg socioekonomisk status) och därefter betala ut ett differentierat bidrag. Ett sådant tillvägagångssätt skulle dock innebära en orimlig administrativ ökning för förvaltningen vilket går emot uppdragets riktlinjer. Ytterligare ett tillvägagångssätt som valts bort är att endast samla in uppgifter om föreningsmedlemmarnas postnummer istället för personnummer. På så vis skulle förvaltningen kunna göra en analys av föreningens angivna upptagningsområde. Detta alternativ bedöms dock inte som fullgott då det för förvaltningen innebär ytterligare information att kontrollera vilket medför mer administration. I det vidare arbetet har förvaltningen utgått från att en differentieringsmodell baserad på föreningsmedlemmars personnummer kan möjliggöra en beräkning med hänsyn till socioekonomiska faktorer. Vad gäller föreningarnas engagemang för integrations-, inkluderings- och jämställdhetsfrågor bedömer vi att andra metoder krävs för att anpassa föreningsstödet. Konsekvensbeskrivning utifrån kön Att införa krav på personnummer vid ansökan om bidrag anses inte få några direkta konsekvenser utifrån kön. Införande möjliggör dock framtida analyser av föreningsstödets spridning som kan användas för att jämna ut dagens snedfördelning mellan kvinnor och män. Ekonomiska konsekvenser Förvaltningen har redan idag ett system som har möjlighet att ta in föreningsmedlemmars personnummer i samband med ansökan om aktivitetsbidrag. En kostnad på cirka 10 000 kronor tillkommer för mindre säkerhetsanpassningar i systemet. Betydligt större resurser kommer däremot att krävas för införande av system och rutiner för hantering av de nya personuppgifterna. Även om vi i dagsläget inte kan precisera dessa är det förvaltningen bedömning att de ska kunna hanteras inom ordinarie ramar och att förändringarna är långsiktigt kostnadseffektiva. Förvaltningens överväganden Införande av krav på personnummer Att samla in föreningsmedlemmarnas personnummer är nödvändigt för att möjliggöra en socioekonomisk differentiering av föreningsbidragen. Genom personnumren kan föreningsmedlemmarnas folkbokföringsadress hämtas vilket möjliggör en analys av vilket upptagningsområde föreningen har. Föreningens egen adress är inte tillräcklig information då upptagningsområdet kan vara ett annat. När föreningens upptagningsområde kopplas mot stadens socioekonomiska data skapas en bild av medlemsbasens övergripande socioekonomiska situation och därmed kan ett differentierat bidrag betalas ut. Processen och beräkningarna utförs automatiskt i verksamhetssystemet och ska inte medföra ökad administration. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 2(5)
Utöver detta är en stor vinst med att samla in personnummer att förvaltningen kan förbättra sin kontroll av föreningarnas underlag vid bidragsansökan. I dagsläget har förvaltningen ingen möjlighet att på ett bra sätt kontrollera att underlagen är korrekta utan mycket handlar om förtroende mellan förvaltningen och sökande förening. Personnummer är enda identifikationen av vilka personer som ansökan baseras på och genom att få in dessa i systemet kan automatiska kontroller köras. Omvärldsbevakning Alla föreningar som söker bidrag av Riksidrottsförbundet (RF) måste ange sina medlemmars fullständiga personnummer. Cirka 80 procent av barn- och ungdomsföreningarna som söker bidrag av idrotts- och föreningsförvaltningen är anslutna till RF och hanterar därmed medlemmarnas personnummer redan idag. Det har tidigare riktats viss kritik mot tillvägagångssätt där ideella föreningar tvingas uppge sina medlemmars fullständiga personnummer i samband med att föreningen söker statliga eller kommunala bidrag. Kritiken handlar främst om inskränkt integritet för föreningsmedlemmar samt ökad administration för föreningarna. Datainspektionen (DI) förordade i ett utlåtande 2014-06-16 Riksidrottsförbundet att upphöra med sin insamling av personnummer på grund av att myndigheten ansåg att RF inte använde uppgifterna om personnummer på det sätt de själva angivit. RF hävdade att personnumren skulle användas för att motverka fusk och felaktigheter, men vid DI:s kontroll visade det sig att RF inte använde personnummer vid sina granskningar. Viss kritik mot RF:s hantering av personnummer har också kommit från idrottsrörelsen själv och under hösten 2014 låg totalt sju stycken anmälningar mot detta. RF avser dock att fortsätta med dagens hantering av personnummer då förbundet anser att det är nödvändigt för att säkerställa fördelningen av statliga bidrag. Det är förhållandevis vanligt förekommande att kommuner samlar in uppgifter om fullständiga personnummer i samband med att föreningar söker bidrag. Den kommunöverskridande tjänsten ApN (Aktivitetskort på Nätet) som ägs och drivs av Umeå kommun och som idag används av drygt trettiotalet kommuner, samlar in fullständiga personnummer genom webbaserade digitala närvarokort sedan flera år. Personuppgifterna ägs av respektive användarkommun. I Göteborgsområdet används ApN av kommunerna Kungsbacka, Härryda, Kungälv och Mölndal. Erfarenheterna från ApN-användare är att systemet fungerat bra och att insamlandet av personnummer inte mött några direkta protester från föreningslivet. Utmaningarna finns främst i övergångsfasen då en tillfälligt ökat administration uppkommer både hos kommunerna och hos föreningarna. Juridiska aspekter Utredningen har belyst de juridiska aspekterna av att förvaltningen ställer krav på redovisning av personnummer genom att konsultera stadens juridiska avdelning. Ett övergripande förfarandesätt som innebär en tillåten hantering av personuppgifterna ser ut som nedan: Förvaltningen ska informera föreningarna om varför personuppgifterna samlas in och hur de används. Föreningarna informerar sina medlemmar om syftet med insamlingen samt hur deras uppgifter hanteras. Föreningarna ansvarar för att de har medlemmarnas samtycke att använda deras fullständiga personnummer för att söka bidrag hos förvaltningen. Förvaltningen ansvarar för att personuppgifterna hanteras som angivet. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 3(5)
Viktigt för att få samla in personuppgifter är också att det är väl motiverat, alltså att förvaltningen har en tydlig och godtagbar avsikt med insamlandet som också efterlevs. I det här fallet har förvaltningen för avsikt att dels använda uppgifterna till att differentiera föreningsbidragen utifrån det uppdrag nämnden formulerat, dels att förbättra kontrollen av att bidragen utbetalas på korrekta grunder. Förvaltningens bedömning är att dessa motiv är starka. I det fortsatta arbetet måste vi säkerställa metoder så att vi efter ett införande också kan visa att uppgifterna faktiskt används för dessa ändamål. Utöver detta har förvaltningen i vanlig ordning att förhålla sig till lagstiftning rörande offentlighetsprincipen och sekretess. Här behöver förvaltningen arbeta fram rutiner för hur man hanterar personuppgifterna på ett säkert sätt. Förvaltningen behöver också besluta om en hantering av, enligt lag, känsliga uppgifter, vilket i det här fallet kan avse uppgifter om persons funktionsnedsättning som förvaltningen idag samlar in. Förvaltningen har även begärt samråd med Datainspektionen (2014-11-10) för att få ett utlåtande om den tänkta insamlingen av föreningsmedlemmars personnummer. I dagsläget har ännu inget svar mottagits från myndigheten. Administration Ett införande av krav på personnummer från föreningar som söker bidrag får även konsekvenser vad gäller administration för såväl föreningarna som för förvaltningen. För föreningarna handlar det främst om förändrad administration i två steg: Föreningarna måste samla in och hantera uppgifter om medlemmarnas personnummer. Föreningar måste sköta sin närvaroregistrering i ett webbaserat digitalt system samt rapportera till idrotts- och föreningsförvaltningen via förvaltningens e- tjänst. I dagsläget använder cirka 40 procent av föreningarna förvaltningens e-tjänst tillsammans med webbaserade digitala närvarokort. Ytterligare cirka 50 procent använder förvaltningens e-tjänst vilket innebär att de åtminstone har viss IT-vana. Det är alltså främst en mindre grupp föreningar som kommer behöva ändra sin administration på ett mer övergripande vis. Alla föreningar som söker LOK-stöd hos RF får idag ett högre bidrag om de registrerar sina aktiviteter i RF:s webbaserade system. Dagens digitala närvarorapporteringssystem är utvecklade för idrottsrörelsen men utvecklarna själva menar att systemen fungerar utmärkt även för andra föreningsverksamheter. Hanteringen enligt ovan fyller dock fler syften än att samla in personnummer och innebär bland annat en betydelsefull minskning av administrationen för förvaltningens bidragshandläggare. Övergången till webbaserad närvaroredovisning minskar även administrationen för föreningarna på sikt då föreningarna undviker det dubbelarbete som idag förekommer vid manuell närvarorapportering. Med den nya administrativa hanteringen följer ett antal delar som är viktiga för förvaltningen att uppmärksamma. Exempel på detta är de fall då personer saknar personnummer alternativt har skyddad identitet. Kommuner som idag hanterar personnummer vittnar om att sådana fall inte utgör något hinder utan att det är enkelt att göra undantag i de fall personnummer inte kan anges. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 4(5)
Utredningens fortsatta inriktning Förvaltningen avser nu att ta fram ett förslag på en differentieringsmodell som beräknar bidragsfördelningen med hänsyn till socioekonomiska faktorer. Beslut om differentieringsmodell och nivåer bör kunna fattas under 2015 för successivt införande från 2016. Vad gäller differentiering beträffande i vilken grad föreningar engagerar sig för integration, inkludering och jämställdhet anser vi att andra metoder är nödvändiga och vill därför vidare utreda vilka möjliga metoder som kan anses lämpliga med hänsyn till administrativ nivå och möjlig effekt. För det här ändamålet vill förvaltningen se över bidragssystemet bredare vilket innebär att det kan bli fråga om förslag på förändringar både vad gäller generella bidrag och selektiva bidrag. Det kan också handla om att ta fram förslag på nya former av bidrag. Även här avser vi att återkomma till nämnden med förslag under 2015 för genomförande successivt från 2016. Pia Zätterström Förvaltningschef Gösta Malmryd Avdelningschef Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 5(5)