19.10.2017 1 KALLELSESIDA Utfärdad den 12 oktober 2017 Sammanträdestid: Sammanträdesplats: Torsdagen den 19 oktober 2017 kl.18.00 Brändö kommunkansli, Åva 71 Laglighet och beslutförhet 72 Protokolljusterare 73 Godkännande, ändring och komplettering av föredragningslistan 74 Ärenden till kännedom 75 Tjänstemannabeslut 76 Budgetuppföljning/September 2017 77 Extra resurs inom barnomsorgen 78 EXTRA ÄRENDE: Funktionshindersanpassning inom barnomsorgen 79 Lediganslagning av befattningar inom äldreomsorgen 80 Städbefattning på Solkulla 81 Budget 2018 82 Ekonomiplan 2018-2020 83 Tilläggsbudget II/2017 84 Semester socialchefen 85 Solkullas renovering 86 EXTRA ÄRENDE: Följeslagare på färja Protokollet framläggs till påseende 23.10.2017 27.10.2017 vid Socialkansliet, Åva Ordförande Stina Sjöman genom socialchef Niklas Feiring Denna möteskallelse har anslagits på anslagstavlan för offentliga kungörelser under tiden 12.10.2017-19.10.2017. Intygar: Niklas Feiring socialchef
19.10.2017 2 Protokollsida Sammanträdestid: Sammanträdesplats: Torsdagen den 19 oktober 2017 kl.18.00-20.30 Brändö kommunkansli, Åva Beslutande: Ordinarie: Personlig ersättare Stina Sjöman, ordförande Roger Husell, viceordförande 71-77, 79-86 Marianne Karlström Janica Modig-Eklund (anmält förhinder) Klas-Göran Englund Markus Malm Johanna Kull Tore Bäcksbacka Thomas Sjöman Florin Filip Övriga: Tommy Öström, Kst ordförande Niklas Feiring, sekreterare 71-83, 85-86 John Wrede, kommundirektör Susanne Öström, ekonomichef, kallad 81-82, kl.19.00-20.15 Paragrafer 71-86 Underskrift Stina Sjöman Niklas Feiring Ordförande Protokollförare 71-83, 85-86 Stina Sjöman Protokollförare 84 Justering Marianne Karlström Thomas Sjöman Protokolljusterare Protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende: Kommunkansliet i Åva, Intygar Utdragets riktighet intygar datum namn
19.10.2017 3 71 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ordföranden öppnade mötet och förklarade det lagenligt sammankallat samt beslutfört. 72 PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Marianne Karlström och Thomas Sjöman. 73 GODKÄNNANDE, ÄNDRING OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Punkten ger möjlighet att ändra på innehållet i föredragningslistan t.ex. i vilken ordning ärendena skall behandlas (enkel majoritet). Även extra ärenden bör tas upp i samband med denna punkt. Ändring av ärendetitel: 77 Extra resurs inom barnomsorgen /Konfidentiellt ärende Extra ärenden: 78 EXTRA ÄRENDE: Funktionshindersanpassning inom barnomsorgen 86 EXTRA ÄRENDE: Följeslagare på färja Ändring av ärendenumrering av 78-84 till 79-85 Tiden för läggande till påseende av protokollet ändrades till 27.10.2017. Beslut Föredragningslistan omfattades.
19.10.2017 4 74 ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM Solkulla servicehus hade öppet hus för intresserade som ville bekanta sig med ombyggda utrymmena 5.10.2017. Femton personer tog till tillfället i akt. Klientombudsmannens rapport för år 2016 har inkommit. För Brändös del finns inga klientärenden för 2016. Föreståndare Katarina Juthman samt Linda Karlström har i Esbo 25-26.9.2017 deltagit i utbildningen Finlandssvensk utbildningskonferens med fokus på grundskola och småbarnspedagogik 2017 - En lärande gemenskap anordnad av utbildningsstyrelsen. Ålands Natur- och Miljö har 14.6.2017 gjort en inventering på daghemmet Milan i samarbete med barnomsorgen inom ramen för projektet giftfritt dagis. Rapporten bifogas. Arbetsplatshandledning för äldreomsorgens personal fortgår under hösten med fem inplanerade tillfällen med handledning av Pia Aarnio i smågruppsformat. Förskolans arbetsplan 2017-2018 bifogas. Kst 102/2017 har valt Mari Sjöman till t.f. föreståndare för tiden 21.11.2017-20.11.2019. Malax kommuns fullmäktige har 115/2017 beslutat att ansluta Brändö kommun till värdkommunssamarbetet kring Pixnekliniken. Att nämnden tecknar ärendena till kännedom.
19.10.2017 5 75 TJÄNSTEMANNABESLUT Förteckning över socialchefens tjänstemannabeslut som bilaga. Att nämnden tecknar ärendet till kännedom.
19.10.2017 6 76 BUDGETUPPFÖLJNING/SEPTEMBER 2017 Bifogas budgetuppföljning fram till och med september 2017. Bruksgraden för socialsektorn är 67,6 %. Personalkostnaderna för barnomsorg ligger klart under ramarna medan anslagen för äldreomsorg ligger kraftigt över ramarna. Generellt ligger intäkterna klart över det budgeterade. Om äldreomsorgens personalkostnader utvecklas i samma riktning kommer anslagen att överskridas med ca 21500. Förklaringen ligger i att äldreomsorgen haft ett exceptionellt stort behov av vikariebehov p.g.a. att sjukfrånvarodagarna skjutit i höjden. Under perioden januari till september 2017 var sjukfrånvaron 411 dagar (varav 225st med full lön, 129st med 2/3 lön, och 57st utan lön. Under hela 2016 var motsvarande siffra 219 dagar (200st/19st/0st). På Ro barnomsorg finns anslag i driften om sammanlagt 10.000 som förblir outnyttjade för att projektet Paviljong/lekstuga uppskjuts till inkommande budgetår. Att nämnden tecknar ärendet till kännedom.
19.10.2017 7 77 EXTRA RESURS INOM BARNOMSORGEN/Konfidentiellt ärdende I mappen för konfidentiella ärenden.
19.10.2017 8 78 EXTRA ÄRENDE: FUNKTIONSHINDERSANPASSNING INOM BARNOMSORGEN Det finns ett behov av att funktionshindersanpassa verksamhetsförutsättningarna på daghemmet Milan vad gäller framkomlighet och delaktighet på lika villkor. Att montera en trapphiss mellan bottenplanet och mellanvåningen har utretts sedan våren 2017. Behoven har utretts utgående från ÅHS/ergoterapins rekommendationer. Slutgiltiga priser/offerter finns inte men kostnaden bygger på en preliminär kostnadskalkyl. En handikappanpassad paviljong/lekstuga har utretts av nämnden men projektet senarelades till 2018 p.g.a. anslagen var i underkant. Flera inventarier för lek och utevistelse behöver anskaffas för att säkerställa delaktighet på lika villkor för barn med funktionshinder. Ärendets handläggning Roger Husell anmälde jäv. Jäv konstaterades varefter Husell avlägsnade sig från mötesrummet. Att nämnden beslutar att följande åtgärder tas in i budgetförslag 2018 för att funktionshindersanpassa daghemmet Milan avseende framkomlighet och delaktighet på lika villkor. - Investering: Paviljong, 16.000. Innefattar handikappanpassad lekstuga, handikappanpassad rutschkana, sandlåda under tak samt fikaplats under tak. - Investering: Trapphiss, 20.000. För förflyttning av motoriserad rullstol mellan bottenvåning och mellanvåning. - Driftsbudget: gunga med högt ryggstöd 1.007 samt trampbil-tuplataxi med högt ryggstöd 403. Att nämnden konstaterar att det tidigare beslutats om extra personaldimensionering med tanke på funktionshinder.
19.10.2017 9 79 BEFATTNINGAR INOM ÄLDREOMSORGEN Flera närvårdarbefattningar inom äldreomsorgen löper ut kring den 19.11.2017. En närvårdarbefattning på 78,43% av heltid är tillfälligt vakant p.g.a. arbetsledighet 21.11.2017-20.11.2019. Nämnden 34/2013 har beslutat att arbetsavtalslagens 2 kap 5 tillämpas så att om socialsektorn behöver anställa flera arbetstagare för en period överstigande 90 dagar bör intresserade deltidsanställda i första hand erbjudas att gå upp i arbetstid förutsatt att inte en utökning av arbetstagarens arbetstidsprocent ställer sådana krav som arbetsgivaren inte med rimliga åtgärder kan uppfylla. Sådana åtgärder kan vara att det krävs en omfattande omorganisering av processen med betydande kostnadsökningar som följd eller att risken är uppenbar att processen kommer att halta med driftsstörningar som följd. Att nämnden beslutar att personalens önskemål om att gå upp i arbetstid bör insamlas regelbundet åtminstone en gång per år, t.ex. i samband med utvecklingssamtal. Dessutom bör planerad lediganslagning, om möjligt, i god tid aviseras vid personalmöten så att personalen hinner anmäla intresse i detta skede. Socialchefen har i samråd med t.f. föreståndare Mari Sjöman gjort en bedömningen utgående från antalet fast- eller långtidsanställda, omsorgsarbetets fördelning över dygnet samt gällande arbetstidslagstiftning huruvida det finns utrymme för personal att gå upp i arbetstid. Bedömningen ger vid handen att det finns en begränsad möjlighet att pröva på om arbetstider kunde utökas så att någon har möjlighet att gå upp i arbetstid. Anne-Maj Holmberg är den enda av de ordinarie anställda närvårdarna som meddelat om intresse att gå upp i arbetstid till heltid. För henne skulle ökningen utgör 3h18min mera arbetstid per vecka. Liksom tidigare så behövs åtminstone tre nattvakare samt 6 närvårdare dagtid. Det finns behov av att göra 3 st anställningar à 25h/v samt utrymme för en utökning av anställning med 3h18min/v. Två anställningar à 25h/v torde kunna lediganslås som tillsvidare. Att nämnden konstaterar att det i nuläget finns möjlighet för ordinarieanställda att gå upp i arbetstid. Att nämnden därför besluter höja Anne-Maj Holmbergs arbetstid som närvårdare till heltid fr.o.m. 4.12.2017 t.o.m. 20.11.2019. Senast i oktober 2019 bör utredas om utökningen kan vara ordinarie. Att nämnden ålägger socialchefen att förlänga de långtidsvikariat som annars löper ut kring den 19.11.2017 fram till den 4.12.2017. Att nämnden besluter lediganslå tre befattningar enligt följande: - närvårdare 25h/v, tillsvidareanställning fr.o.m. 4.12.2017 med i huvudsak tvåskiftsarbete där enstaka nattpass kan förekomma
19.10.2017 10 - närvårdare 25h/v, tillsvidareanställning fr.o.m. 4.12.2017 med i huvudsak tvåskiftsarbete där enstaka nattpass kan förekomma - närvårdare 25h/v, viss tids anställning fr.o.m. 4.12.2017 t.o.m. 20.11.2019 med treskiftsarbet där ungefär hälften av arbetstiden utgör nattpass. Behörighetskrav är för befattningen lämplig yrkesexamen på minst skolnivå eller motsvarande. Körkort samt tillgång till bil är en fördel. Ansökningstiden utgår torsdag 9.11.2017 kl.12.00.
19.10.2017 11 80 STÄDBEFATTNING PÅ SOLKULLA Ett tema för äldreomsorgen under 2018 kommer att vara sysselsättande aktiviteter för äldre. Bland annat kommer inspirationsdag att anordnas för personalen. För att omsorgspersonalen skall ha mera tid för sysselsättande aktiviteter för klienter är det skäl att avlasta dem från övriga uppgifter. En sådan uppgift är veckostädning av de boendes rum. En skild städare för detta borde anställas. Det är skäl att ifrågavarande person lyder direkt under föreståndaren (och inte tekniska sektorn) eftersom det krävs koordinering för att få uppgiften att löpa smidigt. Att nämnden beslutar inrätta städbefattning på Solkulla på prov för tiden 1.1.2018-30.6.2018 med en arbetstid om 8 timmar per vecka. Arbetspass två till tre eftermiddagar per vecka. Befattningen underlyder äldreomsorgen. Tillträde under förutsättning att medel beviljas i budget. Arbetsuppgiften är att sköta grundstädning av boendes rum på Solkulla servicehus och de lägenheter i Hemgården som hyrs ut av socialsektorn. Under maj månad 2018 tar nämnden ställning till om arrangemanget skall fortgå. Anslag för städare 8h/v hela året tas upp i budgetförslag 2018. Ansökningstiden utgår torsdag 9.11.2017 kl.12.00.
19.10.2017 12 81 BUDGET 2018 De allmänna budgetdirektiven (bilaga) är att lönekostnaderna torde öka med 0,5 % medan övriga kostnader inte får höjas. Ökningar utöver dessa ramar bör vara välmotiverade. Förslaget är sammantaget 59.937 över budget 2017. Nedan vissa av de större förändringarna jämför med budget 2017: Ro Socialnämnden - kostnadsökning som i huvudsak beror på att socialchefens lön konteras på ett enda resultatområde -25 776 - anslag köp av tolktjänster ökar -4 800 - försäljningsintäkter, ersättningar för flyktingkostnader ökar +4 800 Ro allmänt socialarbete - kostnadsminskning på vad gäller socialchefens lön +16 215 - utkomststödet minskar vad gäller nettokostnader +5 298 Ro Barnomsorg - ökade personalkostnader -8 145 - minskade hemvårdsstödsutgifter +3 200 - minskade skjutssträckor +3 946 - avskrivningar ökar kraftigt -5 332 - lägre intern hyra +6 273 Ro Äldreomsorg - måltidsintäkter +10 100 - avgiftsintäkter 8 000 - utökad personal -41 771 - något minskade utgifter för närståendevård +2 565 - utökat antal matutskick med posten -1 148 - arbetsplatshälsovård (undersökning vart 3:dje år) -2 650 - livsmedel -7 250 - inventarier, bl.a.ny huvdiskmaskin -5 200 Självfinansieringsgraden i förslaget är 12,7 % (mot 12,7 % BU2017). Textdel till nämndens budgetförslag, dispositionsplan, kommentarer till dispositionsplanen samt budgetdirektiven bifogas. Socialsektorn netto Budget 2017 Budget 2018 Skillnad, Skillnad, % Socialnämnd -32 106-55 824-23 718 73,9 % Allmänt socialarbete -150 421-143 914 6 507-4,3 % Barnomsorg -240 044-241 188-1 144 0,5 % Äldreomsorg -638 165-679 747-41 582 6,5 % Totalt -1 060 736-1 120 673-59 937 5,7 %
19.10.2017 13 Att nämnden omfattar förslag till budget 2018. Enligt förslag med tillägg att en ram/ställning för gungorna införskaffas till en kostnad om 1000.
19.10.2017 14 82 EKONOMIPLAN 2018-2020 I kommunallagen 65 sägs att Fullmäktige skall varje år senast i samband med att budgeten antas godkänna en ekonomiplan för tre eller flera år, av vilket budgetåret är det första. En ekonomiplan innehåller målen för kommunens verksamhet och ekonomi och skall göras upp så att förutsättningarna för skötseln av kommunens uppgifter tryggas. Enligt budgetdirektiven bör speciell vikt fästas vid det andra planeåret, d.v.s. 2019. Lönekostnaderna har enligt direktiven justerats med 0,5 % per år från 2019 övriga kostnader samt inkomsterna har justerats med 0 % per planeår. Förslag till ekonomiplan för åren 2018-2020 för respektive resultatområde bifogas. Att nämnden omfattar bifogade förslag till ekonomiplan för åren 2018-2020.
19.10.2017 15 83 TILLÄGGSBUDGET II/2017 Budgetuppföljningen per september 2017 visar att äldreomsorgs personalkostnader kommer att överskridas kraftigt, uppskattningsvis med 21.500. Med interna omfördelningar torde tilläggsbehovet av anslag ligga på ca 10.000. Samtidigt står det klart att barnomsorgens satsning (i driftsbudgeten) på Paviljong inte förverkligas år 2017. Kostnad 10.000. Att nämnden äskar om ändring av anslag i tilläggsbudget II/2017 enligt följande: Ro Barnomsorg: minskning av anslag +10.000 Paviljong/lekstuga Ro Äldreomsorg: ökning av anslag -10.000 Personal, ökade sjukskrivningar Ärendet till kommunstyrelsen.
19.10.2017 16 84 SOCIALCHEFENS SEMESTER Socialchef Niklas Feiring har 29 dagar outtagen semester. Feiring önskar ta ut semester 8-14.1.2018 (5dgr). Ärendets handläggning: Feiring anmälde jäv. Jäv konstaterades. Feiring avlägsnade sig under ärendets behandling. Ordförandes förslag: Att nämnden bevilar semester enligt ansökan.
19.10.2017 17 85 SOLKULLAS RENOVERING Solkulla servicehus har slutgranskats 2.10.2017 och överlämnats till äldreomsorgen. Vissa utrymmen och funktioner är dock inte tagna i bruk. Det allmänna kansliet är inte ännu klart liksom ej heller ett boenderum. Larmsystemet är inte taget i bruk ännu. Enligt uppgift skall det monteras funktionsfärdigt i slutet av vecka 43. De boende har inte kunnat flytta in i sina rum p.g.a. avsaknaden av alarm. Att nämnden tecknar ärendet till kännedom.
19.10.2017 18 86 EXTRA ÄRENDE: FÖLJESLAGARE PÅ FÄRJA Ett önskemål om följeslagare på färja Lappo-Torsholma har inkommit från vårdnadshavare till barn i dagvård på daghemmet Milan. I budget 2017 anges att dagvård ordnas vid daghemmet Milan och att det för barn i övriga byar anordnas skjutsar. Eftersom det är oklart hur länge behovet kvarstår har inte anslag tagits upp i budgetförslag 2018. Skolnämnden har mångårig erfarenhet av att anordna följeslagartjänster på färjlinjerna Asterholma-Torsholma. Servicen har anordnats på olika sätt: - som köptjänst av företag - som anställning - som tilläggsuppgift för redan kommunalt anställda med lämplig arbetsresa - som arvodering av vårdnadshavare Att nämnden beslutar att följeslagartjänster anordnas på sträckan Torsholma-Lappo t/r. Formen för servicen kan utformas enligt tidigare modeller. Det är på vårdnadshavarens ansvar att avlämna och upphämta barn vid närmaste färjfäste (i detta fall Lappo) så att inte barn lämnas oövervakade. Om inte vårdnadshavare uppfyller detta krav avbryts servicen omedelbart. Transport mellan Torsholma färjfäste och daghemmet ordnas med taxiskjuts. Beslutet kan verkställas omedelbart. Som ersättningsgrunder tillämpas den praxis som skolsektorn haft. Servicen anordnas inte under skolans lovdagar.