TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 1(16) BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN 2013-09-10 Dnr Ärende 2013/0129-600 Bun 50 Kvalitetsuppföljning 2012 2013/0069-606 Bun 51 Tertialuppföljning 2013/0149-606 Bun 52 Budget 2014 2013/0069-606 Bun 53 Delårsbokslut per den 30 juni 2013/0172-606 Bun 54 Internkontroll 2013 2013/0176-609 Bun 55 Handlingsplan Förenkla helt enkelt 56 Anmälan om delegationsbeslut 57 Anmälan om beslut i arbetsutskottet 58 Meddelande 59 Information Justering(sign)
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 2(16) Plats och tid Bullarsalen, Tanumshede kl 08:30 Beslutande Enligt bifogad närvaroförteckning Övriga deltagande Öyvind Höiberg, ekonom Bjarne Halvordsson, rektor Niklas Viberg, rektor Carina Romgård, rektor Lennart Christensson, förvaltningschef Karin Gabrielsson, sekreterare Underskrifter Sekreterare... 50-59 /Karin Gabrielsson/ Ordförande... /Paul Carlsson / Justeringsman... / Susanne Jansson/ BEVIS OM ANSLAG Barn- och utbildningsnämndens protokoll har justerats och anslagits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdag 2013-09-10 Anslaget uppsatt 2013-09-17 Anslaget nedtages 2013-10-08 Protokollet förvaras på barn- och utbildningsförvaltningen, Tanumshede Underskrift. /Anna-Karin Larsson/
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 3(16) Bun 50 2013/0129-600 Bun Kvalitetsuppföljning 2012 Enligt skollagen skall alla huvudmän följa upp verksamheten genom ett systematiskt kvalitetsarbete. I Tanums kommun sker detta dels på enhetsnivå och dels på kommunnivå. Kvalitetsuppföljning på Lärcentrum presenterades av rektor Bjarne Halvordsson. Tidigare beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 11 juni 2013, 40 att uppdra åt verksamhetsansvariga att vidta åtgärder för att höja pojkars studieresultat, att uppdra åt verksamhetsansvariga att vidta åtgärder för att höja studieresultaten i samhällsorienterade ämnen, att uppdra åt rektor på Lärcentrum att inkomma med kvalitetsuppföljning till nämndens sammanträde den 10 september 2013 och att ställa sig bakom kvalitetsuppföljningen. Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att tacka för informationen.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 4(16) Bun 51 2013/0069-606 Bun Tertialuppföljning Rektorerna för Tanumshede rektorsområde och rektorn för Lärcentrum redovisade åtgärder för att komma i ekonomisk balans enligt tidigare beslut i barn- och utbildningsnämnden. Tidigare beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 11 juni 2013, 38 att rektorerna för Tanumshede rektorsområde till barn- och utbildningsnämndens sammanträde den 10 september 2013 redovisar åtgärder för att komma i ekonomisk balans, att rektor för Lärcentrum till barn- och utbildningsnämndens sammanträde den 10 september 2013 redovisar åtgärder för att komma i ekonomisk balans och att överlämna tertialuppföljningen till kommunstyrelsen. Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att tacka för informationen.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 5(16) Bun 52 2013/0149-606 Bun Budget 2014 Ekonom Öyvind Höiberg och förvaltningschef Lennart Christensson presenterade förslag till budget för år 2014, bilaga. Beredande organs förslag Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att ställa sig bakom budgetförslaget. Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att äska 750 tkr i utökad ram för att möta krav på behörighet enligt skollagen inom ramen för nuvarande skolorganisation, att äska 1 500 tkr för bidrag till byggande av samlingslokal och utställningsytor vid Nestorsgården, Fjällbacka, att äska 1 000 tkr för bidrag till Grebbestads IF, att äska 3 200 tkr i lokalanpassningsanslag avseende förändringar av lokaler och utomhusmiljö påkallade av verksamhetens förändringsbehov och att godkänna budget 2014 och överlämna förslaget till kommunstyrelsen. Reservation Louise Thunström (MVT) anmäler skriftlig reservation, bilaga.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 6(16) Bun 53 2013/0069-606 Bun Delårsbokslut per den 30 juni Ekonom Öyvind Höiberg presenterade delårsbokslut per den 30 juni. BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN jun-13 jun-12 Intäkter 14 612 16 193 Kostnader -150 296-147 465 Resultat -135 684-131 272 Kommunbidrag 132 846 129 900 Förändring eget kapital -2 838-1 372 Prognos över beräknat årsresultat per 31 december 2013: Barn- och utbildningsnämnden prognostiserar ett underskott på -3 370 tkr. Det balanserade resultatet uppgår således till 3 000 tkr vid årets slut. Barn- och utbildningsnämnden har mot bakgrund av verksamheternas goda resultat 2012 beslutat att medge verksamheterna att ta i anspråk ca 2 685 tkr av förra årets överskott. Det bör nämnas att ovanstående belopp också förutsätter en finansiering av de överförda underskotten. En försiktig bedömning är att några verksamheter kommer att ta i anspråk sina delar av sina överskott samtidigt som överfört underskott inte kommer att finansieras under 2013. Prognosen ovan tar hänsyn till detta samtidigt som nämnden har beslutat om särskilda satsningar för verksamhetsåret vilket uppgår till 1 100 tkr och finansieras genom nämndens balanserade överskott. Vid avräkning per april har barnantalet minskat mot budget och barnoch utbildningsnämnden får ett minskat budgetanslag med 2,0 mkr genom prestationsanslaget. Minskning redovisas inom samtliga verksamhetsformer. Resultatuppföljning Bruttokostnaderna ökar med 2 831 tkr mellan åren. Nettokostnaden ökar med 4 412 tkr. Ökningen är högre än budgetförutsättningarna och förklaras genom särskilda satsningar samt underskott i delar av verksamheterna. Forts.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 7(16) Bun 53 2013/0069-606 Bun Budgetuppföljning De verksamheter som redovisar de största budgetavvikelserna är grundskolan med 1 940 tkr och gymnasieskolan med -1 390 tkr. Barnomsorgen prognostiserar ett överskott på 860 tkr. Grundskolans underskott är delvis planerat genom nämndens beslut om särskilda satsningar samtidigt som verksamheter tar i anspråk tidigare års överskott. Tanumshede rektorsområde redovisar ett underskott genom ökade kostnader för barn i behov av särskilt stöd. Underskottet uppgår till 1 270 tkr. Ett underskott på 840 tkr redovisas på skolskjutsar som en effekt av särskilt utredningsarbete samt generella kostnadsökningar inom Västtrafik. Gymnasieskolans underskott orsakas dels av högre priser för köp av gymnasieplatser i andra kommuner dels av underskott i den egna gymnasieskolan. Uddevalla kommun har under våren ökat sina interkommunala priser med ca 6,2 procent vilket är en av orsakerna till kostnadsökningarna. För den egna gymnasieskolan i Tanum är elevantalet från andra kommuner lägre än budgeterat vilket ger minskade intäkter som i det korta perspektivet inte finansieras genom minskade kostnader i verksamheten. Sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron är något högre under årets första sex månader (5,90 procent) jämfört med motsvarande period 2012 (5,02 procent). Andelen sjukskrivning är relativt konstant mellan perioderna men sjukskrivningstidens längd tenderar att öka, samtidigt som antalet deltidssjukskrivna ökar. Beredande organs förslag Arbetsutskottet förslag den 27 augusti 2013, 40 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att ställa sig bakom delårsbokslutet per den 30 juni.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 8(16) Bun 54 2013/0172-606 Bun Internkontroll 2013 Förvaltningschef Lennart Christensson och ekonom Öyvind Höiberg presenterade förslag till internkontroll för 2013. Allmänt Enligt Reglemente för intern kontroll för Tanums kommun, som antogs av kommunfullmäktige den 15 februari 2010, har varje nämnd skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Varje nämnd skall, enligt 9 Uppföljning av intern kontrollplan, årligen anta en särskild plan för innevarande års uppföljning av den interna kontrollen. I planen skall ingå: Riskanalys Vad som skall granskas under året Vilka reglementen, regler eller policys som berörs Vem som är ansvarig för granskningen När granskningen skall rapporteras till nämnden Kontroll av rutin, policy etcetera skall alltid göras av person som inte är ansvarig för den samma. Förvaltningar kan med fördel utföra internkontroll för varandra. Exempelvis så kan personal på omsorgsförvaltningen utföra kontroll på barn- och utbildningsförvaltningen och vice versa. Internkontroll skall inte enbart avse sådana regler och moment som innebär en ekonomisk risk. Det är viktigt att nämndernas internkontrollplaner även innefattar verksamhetsinriktade kontroller. Riskanalys Framtagande av internkontrollplan skall föregås av en riskanalys som utifrån väsentlighet och risk visar varför aktuellt urval av kontroller är gjorda. Riskanalysen för nämndsspecifika kontroller skall ingå i internkontrollplanen som ska lämnas till kommunstyrelsen. Nedan redovisas riskanalys för de områden som samtliga nämnder ska ha med i sin internkontroll 2013. Diarieföring av E-post En allt större andel av informationsutbytet som sker mellan kommunen och allmänheten, andra myndigheter etcetera sker elektroniskt. Forts.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 9(16) Bun 54 2013/172-606 Bun Dokumenthantering kan ingå som en del i ärende- och dokumenthanteringssystem och i andra verksamhetssystem, men omfattar även e-post med bilagor, sociala medier med mera. De bestämmelser som finns i offentlighets- och sekretesslagen om myndigheters hantering av allmänna handlingar gäller även elektroniskt upprättade och inkomna handlingar. Betalning av leverantörsfakturor Den 16 mars 2013 träder ett antal ändringar ibland annat. räntelagen lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. och lagen (1984:292) om avtalsvillkor mellan näringsidkare i kraft. Syftet med lagändringarna är att genomföra EU-direktivet om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner. En ny bestämmelse införs i räntelagen som innebär att en fordran på betalning för en vara eller tjänst, i förhållande mellan näringsidkare respektive mellan näringsidkare och en myndighet eller annat offentligt organ, förfaller till betalning senast trettio dagar efter det att borgenären framställt krav på betalning. En ny ersättning införs i lagen om ersättning för inkassokostnader m.m. (inkassokostnadslagen) i form av en förseningsersättning om 450 kronor Samverkan enligt samverkansavtal Tanums kommun har tecknat ett lokalt samverkansavtal. Det övergripande målet med detta avtal om samverkan i Tanums kommun är att skapa en gemensam grund för ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö, motverka diskriminering samt främja jämställdhet och mångfald, där inflytande, delaktighet och utveckling är rättigheter och skyldigheter för alla anställda. Samverkan förutsätter en dialog mellan arbetsgivaren, medarbetare och deras fackliga företrädare om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. För 2013 ska samtliga nämnder göra en granskning av följande områden: Diarieföring av E-post Nämnden skall kontrollera handlingar som inkommer och upprättas elektroniskt hanteras enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen. Betalning av leverantörsfakturor Nämnden ska kontrollera att nämnden har tillräckliga betalningsrutiner för att undvika förseningsavgifter. Forts.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 10(16) Bun 54 2013/0172-606 Bun Samverkan enligt samverkansavtal Nämnden skall kontrollera att man har tillräckliga rutiner för att uppfylla intentionerna i samverkansavtalet. Tidplan Avrapportering av granskningen ska redovisas till kommunstyrelsen under november månad. Nämndspecifik granskning Utöver de kommunövergripande områdena ska alla nämnder genomföra granskning av minst ett nämndspecifikt område. - Nämndspecifikt område: Garanterad undervisningstid Riskanalys Enligt Skollagen skall utbildningen i grundskolan totalt omfatta 6665 timmar fördelat på nio år. På grund av kommunens struktur med många små skolenheter, finns en risk att eleverna får olika antal timmar undervisning framförallt i årskurserna ett till sex. Uppdrag Nämnden uppdrar åt rektorerna vid högstadieskolorna att undersöka huruvida elever från samtliga skolor erbjuds och har erbjudits lagstadgad undervisningstid. Tanums gymnasieskola ska redovisa hur man säkerställer att eleverna på de olika programmen erbjuds den garanterade undervisningstiden. Tidplan Rapporten skall redovisas barn- och utbildningsnämnden den 5 november 2013. Beredande organs förslag Arbetsutskottet förslag den 27 augusti 2013, 41 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att garanterad undervisningstid ska vara det nämndsspecifika området i den interna kontrollen under 2013.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 11(16) Bun 55 2013/0176-609 Bun Handlingsplan förenkla helt enkelt Sveriges Kommuner och Landsting anordnar tillsammans med Tillväxtverket en utbildning som vänder sig till Sveriges kommuner. Utbildningen, Förenkla helt enkelt, syftar till att förbättra företagsklimatet. Ett gott företagsklimat ger möjlighet för fler företag att starta, växa och anställa fler, vilket är en förutsättning för att utveckla välfärden. Utbildningen riktar sig till alla chefer, handläggare och politiker i kommunerna som möter företagen i sitt arbete. Tanums kommun har deltagit i utbildningen under hösten 2012 och 2013. Inom ramen för utbildningen har en handlingsplan för att förbättra företagsklimatet utarbetats. I handlingsplanen anges åtgärder som Tanums kommun ska genomföra för att förbättra service, information och bemötande till företagare. I planen prioriteras tre områden; tillgänglighet, inrättande av företagslots samt bemötande och service. Tidigare beslut Kommunstyrelsen beslutade den 19 juni 2013, 183, att fastställa handlingsplanen, att uppmana nämnderna att anta handlingsplanen samt att uppföljning av arbetet redovisas på kommunstyrelsens sammanträde i juni 2014. Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar i enlighet med beredningsförslaget att anta den av kommunstyrelsen antagna handlingsplanen för Förenkla helt enkelt, att uppdra åt förvaltningschefen att utarbeta en nämndsspecifik handlingsplan samt att den nämndsspecifika handlingsplanen redovisas på nämnens sammanträde i januari 2014.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 12(16) Bun 56 2013/0033-600 Bun Anmälan om delegationsbeslut Löpnr Ärendenr DiarienrBun Respektive delegat beslutar Beslutsdatum Ordf. 13:1 2013/0154-600 Att bemyndiga 2013-07-02 arbetsmarknadschefen att för kommunens räkning delta i projekten genom Arbetsmarknadsenheten samt bemyndiga arbetsmarknadschefen att underteckna de dokument som hänförs projekten. KFC 13:1 Beslut om försäljning av fyrhjulig traktor. Beredningsförslag Barn- och utbildningsnämnden beslutar att förklara presenterade delegationsbeslut för anmälda.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 13(16) Bun 57 Anmälan om beslut i arbetsutskottet Beredningsförslag Barn- och utbildningsnämnden beslutar att från arbetsutskottets sammanträde den 27 augusti 2013 förklara 42 och 43 anmälda.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 14(16) Bun 58 Meddelande Samordningsförbundets Norra Bohusläns sammanträdesprotokoll från 2013-06-03 samt 2013-06-20. Protokollen finns tillgänglig vid sammanträdet.
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 15(16) Bun 59 Information
TANUMS KOMMUN PROTOKOLL 16(16) BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENs sammanträde den 10 september 2013 Namn Närvaro Omröstningar Ordinarie Ja Nej Avs Ja Nej Avs Ja Nej Avs Paul Carlsson (Fp) Liselotte Broberg (M) Eva-Lena Sundås (M) Agne Andrésen (M) Gerd Johansson (C) Roger Jodensvi (C) Kajsa Mattsson (C) Lotta Toreld (Fp) Susanne Jansson (S) Magnus Roessner (S) Louise Thunström (MVT) Ersättare Tjg Ej tjg Ja Nej Avs Ja Nej Avs Ja Nej Avs Ann-Marie Olofsson (C) Peder Johansson (C) Lena Johansson (C) Marie Wighed (M) Theresia Nilsson (M) Lars Larsson (M) Benny Svensson (Fp) Anne-Helen Danielsson (Fp) Ingela Andersson (S) Tomas Svanberg (S) Hanna Macke (MVT) Summa