BYGGNADSNÄMNDEN Årsredovisning
1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter 15,2 19,3 19,4 Kostnader -28,9-31,7-34,8 Netto -13,7-12,4-15,4 Budget, netto -14,9-15,0-16,2 Avvikelse 1,2 2,6 0,8 Kommentarer till verksamhet och utfall Nämnden redovisar ett överskott på 0,8 miljoner kronor. Budgetavvikelsen består i högre intäkter med 0,8 miljoner kronor, främst på grund av att godkända bygglov har haft större bruttoarea än budgeterad genomsnittsyta och därmed genererat högre intäkter än budgeterat. Inom nämnden finns ett pågående driftsprojekt, avseende en ny kartplattform, där outnyttjad budget på ca 0,4 miljoner kronor kvarstår och kommer begäras ombudgeterad till 2014. Årets resultat, efter beviljad ombudgetering blir ca 0,4 miljoner kronor. Investeringar Budget Avvikelse Inkomster 0 0 Utgifter 0-0,19 0,19 Netto 0-0,19 0,19 Kommentar till investeringar Inga investeringar gjorda under. Nämnden sparar pengarna till planerad större investering 2015-2019. 1.2 Viktiga händelser Betydande personalförändringar både inom de olika avdelningarna och inom ledningen. Förvaltningen har haft ett mycket ansträngt år med bl.a. 2 byten av förvaltningschef, byte av administrativ chef samt byte av nämndsekreterare. Förutom det så har det varit en mycket krävande process för att rekrytera ny bygglovchef. En översyn av delegeringsförteckningen har genomförts. Förvaltningen har deltagit i och bidragit till arbetet med "Kungsbacka 2020" och "Attraktiv arbetsgivare". PB har varit pilot och genomfört workshopar för att kartlägga och analysera bygglovprocessen, så att den kan vara underlag för vårt verksamhetssystem i LEX 2 samt att utveckla bygglovprocessen gentemot kund. Deltagit i Kungsbacka Direktprojekt ang. bl.a. kompetensbehov för klustret Miljö-Teknik- Plan & Bygg och tagit fram behov främst avseende bygglov. Nämndens årsredovisning 3
Utvecklingsarbete och satsningar har gjorts inom administrationen som inverkat positivt på ärendehanteringen. Ny kartplattform implementerades under hösten Ny kartbok leverades i dec 2103. Plan & Bygg har infört plankostnadsavtal för planer som handläggs med normalt planförfarande. Nämndens årsredovisning 4
2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Den finansiella situationen i omvärlden har skapat osäkerhet och ett avvaktande förhållningssätt som visar sig i antalet ärenden. Omvärlden ställer allt större krav på snabbhet och tillgänglighet som vi ständigt påverkas av och arbetar med. Den nya plan- och bygglagen har även inneburit stor påverkan på våra arbetsformer. Nyheter i lagstiftning och riktlinjer leder till att vi har ett hårt tryck på oss när det gäller fortbildning. Förvaltningen har haft en viss rörlighet inom personalen som har haft en fortsatt god arbetsmarknad i regionen. Erfarenheten efter drygt 2 år med den nya plan och bygglagen är att den medför mer administrativt arbete och mer tid går åt till arbetsplatsbesiktningar för bygglov. Nämndens årsredovisning 5
3 Uppföljning Mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 3.1 Ökat inflytande Analys Byggnadsnämnden Plan & Bygg arbetar för att utveckla formerna för deltagande och inflytande i samhällsplaneringen enligt lagens föreskrifter om samråd vid framtagande av detaljplaner. KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII 44 48 45 50 Nämndens årsredovisning 6
3.2 Bemötande och tillgänglighet Analys Plan & Bygg jobbar utifrån våra riktlinjer "Vårt förhållningssätt i dialog med brukaren". Genom en årlig brukarenkät mäter vi hur vi uppfattas när det gäller tillgänglighet och bemötande. Vi uppfattas mest positivt vad avser bemötande vid besök och hur lättbegripligt språk personalen använder. KF:s formulering Andelen av de som har kontakt med kommunen ska uppleva ett gott bemötande och god tillgänglighet SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet e 61 60 60 63 3.3 Hälsosam kommun Analys En av grundstenarna för vårt arbete med detaljplaner är arbete med hållbarhet. I begreppet hållbarhet ingår bl.a. funktionerna trygghet, hälsa, tillgänglighet, klimat och miljö. KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de bor i en hälsosam kommun ska öka e SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 6,8 6,6 7,2 6,8 3.3.1 Använda resultatet av uppföljda bostadsprojekt i kommande planeringsprojekt. Antalet genomförda uppföljningar 1 1 1 e Analys Utvecklingsgruppen för samhällsplanering har genom Plan & Bygg genomfört en uppföljning för stadsdelen Tölö ängar etapp 1. Tidigare har det gjorts en uppföljning av Aranäs stadsdel. Detta är ett nytt mål för och fanns således inte och. Nämndens årsredovisning 7
3.4 Trygg kommun Analys Under har Plan & Bygg deltagit i arbetet enligt överenskommelsen mellan kommunen och närpolisen Vi samarbetar för ökad trygghet i Kungsbacka. Ett av de prioriterade områdena är Trygghet i offentliga miljöer och bostadsområden. Den fysiska planeringen ska resultera i en faktisk såväl som upplevd trygghet, exempelvis med hjälp av Bo Tryggt 05, en webbaserad handbok. KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet 66 65 66 67 3.5 Företagsvänlig kommun Analys KF:s formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun e Insikt, SKL Nöjd Kund undersökning 66 63 70 3.5.1 Betyget för tillgängligheten i SKLs mätning för företagare/näringsidkare ska öka. e NKI 65-57 70 Analys Plan & Bygg deltar i Företagslotsen. I planarbetet och bygglovhandläggningen prioriteras verksamheter. Förvaltningen jobbar kontinuerligt med frågor kring vår tillgänglighet. en utförs vartannat år. Nämndens årsredovisning 8
3.6 Fler ska åka kollektivt Analys KF:s formulering Antalet resor med kollektivtrafiken ska öka e Antalet resor med kollektivtrafiken 8 262 6 900 7 100 8 500 3.6.1 Prioritera och arbeta med bostadsprojekt utifrån GRs strukturbild. e Andel större planprojekt för bostäder som har granskats enligt GRs strukturbild. 100% 100% Målet är nytt för Byggnadsnämnden och därför finns inget utfall och. 3.7 Minskad energianvändning Analys Förvaltningens personal i stadshuset följer rekommendationer om energisparåtgärder. KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, temperaturkorrigerad 185 176 171 166 3.8 Minskade koldioxidutsläpp Analys Antalet tjänsteresor har ökat på grund av lagkrav att genomföra arbetsplatsbesök. Resorna planeras så effektivt som möjligt och därmed begränsas utsläpp från avgaser. KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska minska med 30 procent fram till år 2015 Nämndens årsredovisning 9
jämfört med 2009 års nivå Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar. Basår 2009 e 10% -0,47% -6,5% -7,5% 3.9 Ökad jämställdhet Analys Arbetet med en likabehandlingsplan för Plan & Bygg, vari jämställdhetsfrågorna hanteras, har pågått under. Vi inväntar nu ett kommunövergripande arbete med dessa frågor. KF:s formulering som arbetsgivare ska arbeta aktivt för att öka jämställdheten mellan kvinnor och män Jämix, ökning av antal punkter per år 104 113 e 3.10 Attraktiv arbetsplats Analys Plan & Bygg arbetar aktivt med att följa upp resultatet av medarbetarenkäten och deltar i kommunens projekt "Attraktiv arbetsgivare". Förvaltningen är positiv till att ta in praktikanter och nyexaminerade. KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda frågor 8,2 7,6 8,4 3.11 Redovisning av förvaltningens pågående projekt inom de olika verksamheterna. e Nämndens årsredovisning 10
Antal redovisningar av pågående projekt 4 4 Målet är nytt för Byggnadsnämnden. e 3.12 Genomföra samråd i tidiga skeden med Länsstyrelsen. Antal samråd 1 2 Målet är nytt för Byggnadsnämnden. e 3.13 Beslut om lov ska expedieras inom fem arbetsdagar efter det att beslutet är påskrivet e Andel bygglov som expedieras inom fem arbetsdagar 52 % 100 % 3.14 Upprätta primärkarta för områden med sammanhållen bebyggelse som beslutats av nämnden Antalet områden med upprättad primärkarta 2 0 1 3 Målet omformulerades. e 3.15 Vi ska korta tiden från det att ett bygglovärende kommer in till det ärendet börjar granskas till fem dagar e Andel ärenden som börjar granskas inom fem dagar från det att det har kommit in. 50% Nämndens årsredovisning 11
Prognos är inte möjlig då vi inte har ett jämförbart utfall med hänvisning till att vi för närvarande saknar relevant mätmetod. Nämndens årsredovisning 12
4 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 4.1 Fler e-tjänster inom Plan&Byggs verksamhetsområde. Lansera, utvärdera och utveckla tjänster. Status direktiv Ej uppnått Vi avvaktar arbetet inom projektet Kungsbacka 2020. 4.2 Föra statistik över färdigställda lägenheter och nybyggnader enligt SCB s indelningsgrunder. Status direktiv Ej uppnått Vi har under arbetat med att utveckla vår rapportering till SCB. 4.3 Pilotarbete; presentation av ett pågående planprojekt på hemsidan genom en ny metod för att skapa ökad tillgänglighet för medborgarna Status direktiv Uppnått Vi har genomfört en presentation avseende detaljplan för Sandlyckan 4.4 Ta fram en metod för sticksprovskontroller mot oegentligheter. Nämndens årsredovisning 13
Status direktiv Ej uppnått Ett arbete har påbörjats för att skaffa kunskaper och inhämta erfarenheter från andra kommuner. 4.5 Sammanställning av regler vid namnsättning av vägar samt historik Status direktiv Delvis uppnått Pågår, klart våren 2014. Nämndens årsredovisning 14
5 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från 5.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt I vår genomförandeplan har vi haft ambitionen att arbeta med insatser kring Bitt vilket mycket sker i det löpande arbetet. Vi har även genomfört vår brukarenkät. Uppföljning har också skett genom mätningen av företagarnas nöjdhet i SKLs undersökning 5.1.1 Bitt-resultat kundenkäter Bitt-resultat kundenkäter Andel nöjda brukare Bemötande 7,4 7,2 6,5 Inflytande 6,5 6,2 5,0 Tillgänglighet 6,3 6,0 5,8 Trygghet 6,8 6,3 5,6 5.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Plan & Bygg har inga externa utförare. Frågan om konkurrensutsättning har prövats och redovisats i en särskild utredning. Nämndens årsredovisning 15
6 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 6.1 Synpunktshantering 6.1.1 Kommentaren Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren är vårt kommungemensamma system som ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att felanmäla, lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Kommentaren är ett systemstöd för att vi ska kunna fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna Kommentarer Fördelning av inkomna synpunkter -01-01---12-31 Klagomål 9 Beröm 0 Förslag till förbättring 6 Felanmälan 1 Totalt antal inkomna synpunkter 16 Varav anonyma 3 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 6.1.2 Övrig synpunktshantering I planprocesserna och i vissa bygglovprocesser ingår att samråda och inhämta yttrande från berörda sakägare. Synpunkterna vägs in i vår bedömning inför beslut och den som inte fått sina synpunkter tillgodosedda har möjlighet att överklaga beslutet. I vår årliga brukarenkät framgår hur vår verksamhet uppfattas. Resultat används som en del i vårt utvecklingsarbete och har betydelse när vi utformar resultatmål och kvalitetsdeklarationer. 6.2 Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklarationerna vänder sig till dem vi är till för. De ska tydligt beskriva vad vi lovar. Deklarationerna är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ett effektivt förbättringsverktyg för verksamheten. Kvalitetsdeklaration Uppfyllnad Kommentar Nämndens årsredovisning 16
Kvalitetsdeklaration Uppfyllnad Kommentar Du ska kunna ringa till oss varje arbetsdag för att få råd och information om kartor, detaljplaner och bygglov. Våra telefontider och telefonnummer finner du på kungsbacka.se. Du kan under samma tid ringa för att boka besök med en handläggare. Du ska varje helgfri måndag mellan klockan 16 och 18 utan föregående bokning kunna träffa en handläggare för att få råd och information. Om du söker kontakt med oss via e- post eller telefon ska vi återkoppla till dig inom två arbetsdagar. Inom tre arbetsdagar skickar vi en skriftlig bekräftelse till dig på att din bygglovsansökan kommit in till oss. Inom tjugo arbetsdagar ska du ha fått bygglov för ny- eller tillbyggnad av en- och tvåbostadshus som stämmer med detaljplan. Detta gäller under förutsättning att ärendet är fullständigt. Inom femton arbetsdagar efter din beställning levererar vi nybyggnadskarta, om ingen lantmäteriåtgärd krävs Inom två arbetsdagar efter din beställning skickar vi kartunderlag för situationsplan till dig Inom fem arbetsdagar efter din beställning utför vi utstakning om beslut om startbesked finns. Uppnått Uppnått Uppnått Ej mätt Delvis uppnått Delvis uppnått Uppnått Uppnått Uppnått mätmetod saknas f.n. 80% är uppnått 60% är uppnått Nämndens årsredovisning 17
7 Verksamhetsmått 7.1 Analys verksamhetsmått Verksamhetsmåtten visar en tendens att återhämtning från marknaden samt våra prognoser tenderar till att dra ut på tiden. 7.2 Prestationsmått Nyckeltal Beviljade bygglov, antalet nya en- och tvåbostadshus Senaste kommentaren aug :104. Beräknad prognos : 190 Beviljade bygglov för verksamheter (nybyggnad) Senaste kommentaren aug : 7.Beräknad prognos : 10 Beviljade bygglov, antalet lägenheter i flerbostadshus Senaste kommentaren aug : 103. Beräknad prognos : 370 Handläggningstid för bygglov, en- och tvåbostadshus Riket Budget 255 134 152 200 21-12 - 10 143 242 225 370 2 4 4 4 Senaste kommentaren aug : medelvärde 4 veckor från komplett ärende till beslut. Beräknad prognos :6 veckor Husutstakningar 320 213 239 190 Senaste kommentaren aug : 128. Beräknad prognos : 230 Nybyggnadskartor 121 65 88 90 Senaste kommentaren aug : 63. Beräknad prognos : 90 Upprättade detaljplaner 4 1 3 5 Senaste kommentaren aug : 3.Beräknad prognos : 4 Upprättade detaljplaner med enkelt planförfarande Senaste kommentaren aug : 14. Beräknad prognos :20 27 15 20 20 Lägeskontroller 225 269 194 250 Senaste kommentaren Nämndens årsredovisning 18
Nyckeltal aug : 126. Beräknad prognos : 175 Riket Budget 7.3 Effektmått Nyckeltal Handläggningstid mindre än eller lika med 9 veckor 98% 89% 82% Senaste kommentaren aug : 95% från komplett ärende, 30% från ankomst. Upphävda beslut i bygglovsärenden 15% 21% 35% Senaste kommentaren aug : 38% Riket Nämndens årsredovisning 19
8 Personalmått 8.1 Analys personalmått Plan & Bygg har en hög andel kvinnor anställda. Andelen som inte har 100 % sysselsättningsgrad är mycket liten och är utifrån arbetstagarens egna önskemål. Förvaltningens personal har god åldersstruktur. Sjukfrånvaron ligger i kommunen totalt på 5,96%. 8.2 Resursmått Nyckeltal Total antal anställda 51 55 54 Totalt antal årsarbetare 49 53 53 Andel anställda kvinnor 61% 64% 61% Andel anställda män 39% 36% 39% Andel medarbetare 100% sysselsättningsgrad 86% 86% 87% Andel medarbetare 75-99% sysselsättningsgrad 12% 14% 13% Andel medarbetare <75% sysselsättningsgrad 2% 1% 0% Andel kvinnliga chefer i relation till andel kvinnliga medarbetare 1,1 1,06 1,22 Andel manliga chefer i relation till andel manliga medarbetare 0,85 0,89 0,64 Antal medarbetare per chef 9 9 14 8.3 Effektmått Nyckeltal Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 3,5% 3,9% 3,9% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 4,9% 4,3% 4,8% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 1,4% 2,2% 2,3% Nämndens årsredovisning 20
9 Ekonomi med kommentarer 9.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Ramfördelning Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Nämnd -1 007-1 204-943,6 260,4 Verksamhetens nettokostnader (inklusive kapitalkostnader, internt köp från Service samt interna intäkter på 1000 tkr) -11 389-15 016-14 470,5 545,5 Summa nämndsbudget -12 396-16 220-15 414,1 805,9 Kommentarer Verksamhetens nettokostnader har ökat med ca 3 100 tkr sedan föregående år. Förutom volymökningar och löneökningar är det konsultkostnader samt övriga verksamhetskostnader som är orsaken till ökningen av kostnaderna mellan åren. Kostnaderna för arbetskraft har ökat sedan föregående period men är ändå ca 1 200 tkr lägre än budget. En orsak till det är ej tillsatta vakanta tjänster med bl.a. administrativ chef och förvaltningschef. Kostnaden för inköp av konsulter ligger ca 1 000 tkr högre än budget och beror på att nämnden under perioden sep-dec hade tillförordnad förvaltningschef på konsultbasis samt på grund av att planavdelningen tagit in extra konsulter under hösten för att täcka upp för ej tillsatta tjänster. Orsaken till att övriga verksamhetskostnader ligger över budget beror på medvetna inköp och satsningar till verksamheten då utrymme inom budget fanns. Exempel på inköp är ITutrustning och licenser. Nämndens årsredovisning 21
Kartavdelningens pågående driftsprojekt, för inköp och utveckling av en ny kartplattform, har inte heller detta år utnyttjat hela årets budget. Outnyttjad budget är 438 tkr och kommer begäras ombudgeterad till 2014 eftersom kostnaderna för projektet kvarstår och fortlöper under 2014. Årets resultat, efter ombudgetering, är därför 368 tkr. 9.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Löpande årliga investeringar Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Utgifter -569-283 -188 0 188 Lokaler Inkomster Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto -569-283 -188 0 188 Kommentarer Inga investeringar gjorda under. Sparar pengarna till planerad större investering 2015-2019. Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Projn r Text Pr.l äge Bokslut Bokslut Årsbudget Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut 9.3 Rättstvister Tvisten avser: Rättsläge Tvistigt belopp Nämndens årsredovisning 22
Tvisten avser: Rättsläge Tvistigt belopp Nämndens årsredovisning 23
10 Intern kontroll 1. Verksamhetsområde Risk för okritisk tolkning av all digital information i förvaltningens kartsystem. Risk Risken är sannolik och konsekvenserna är alltifrån lindrig till allvarlig. Åtgärd Information, utbildning och uppföljning avseende innehåll, aktualitet och noggrannhet, i handläggning och informationsspridning för hela förvaltningens personal samt berörd personal på övriga förvaltningar. Uppföljning Ett arbete har påbörjats för att säkra ansvar och rutiner för uppdatering av kartans olika skikt. Information ges i samband med introduktion av nyanställda 2. Verksamhetsområde Obehöriga kommer åt känslig information såsom kartmaterial, personuppgifter. Risk Risken är sannolik och konsekvenserna är alltifrån lindrig till allvarlig. Åtgärd Tydliggöra rutiner och utveckling av den tekniska säkerheten. Uppföljning Vi har jobbat med att säkerställa uppgifterna i webbpublicerade system (Ärendewebb). Det pågår ett arbete med en utlämningspolicy avseende kartmaterial och vi lägger ut information på hemsida och intranät. 3. Ekonomiområdet Snabba svängningar i samhällsekonomin. Risk Risken blir då uppenbar att förvaltningen tappar stor kompetens genom påtvingad personalminskning. Åtgärd Föra dialog kring förändrad ekonomisk ram från kommunfullmäktige. Analysera volymen på basen för verksamheten. Uppföljning Inga åtgärder har krävts under. 4. Verksamhetsområde Tydlighet i styrdokument för en samsyn i våra budskap och besked. Risk Nämndens årsredovisning 24
Otydlighet och olika besked skapar oro och merarbete. Åtgärd Tydliggöra våra budskap och skapa samsyn kring våra styrdokument. Uppföljning Löpande arbete kring uppdatering av dokument, rutiner och information. Nämndens årsredovisning 25
11 Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning är en fortlöpande process för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Kort sagt, att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid. 11.1 Attrahera/rekrytera Byggbranschen är konjunkturkänslig, så beroende på det finansiella läget görs extra noggranna analyser vid varje fråga om nyanställning, samt vid återanställning efter medarbetare som slutar. Vid svackor behövs all befintlig samlad kompetens för att arbeta med långsiktiga och utredande arbetsuppgifter. Plan & Bygg erbjuder varierande och utvecklande arbetsuppgifter genom kommunens starka tillväxt. Förvaltningen arbetar aktivt och kontinuerligt med rekrytering av ny personal på grund av en rörlig arbetsmarknad i regionen. Alla rekryteringar görs med fokus på bra basutbildning och med god kunskap om ny teknik. Erfaren personal inom vissa kategorier är svåra att rekrytera. Hittills har Plan & Bygg haft ett gynnsamt rekryteringsläge. Plan & Bygg följer de av kommunen framtagna direktiven vid rekrytering genom att anlita kommunens rekryteringsadministration. På Plan & Bygg sker introduktion av nyanställda på flera plan. Det är av stor betydelse att förvaltningen arbetar med professionell upplärning och bra mentorskap. 11.2 Utveckla/behålla Plan & Bygg tillämpar flexibel arbetstid med vissa fastställda tider varje dag då verksamheten kräver närvaro. Förvaltningen har hittills tillgodosett önskemål från medarbetare om nedsatt tjänstgöringsgrad utöver lagar och avtal. Avseende löner arbetar Plan & Bygg utifrån centralt antagna riktlinjer. Vid varje lönerevidering ser vi över och gör särskilda satsningar både på gruppoch individnivå. Samtliga befattningar inom förvaltningen är värderade i BAS. Kungsbacka kommuns policy för Ledarskap och medarbetarskap är känd inom förvaltningen. Plan & Bygg arbetar genom en ledningsgrupp som stöd för förvaltningschefen att fatta beslut. Plan & Bygg följer samverkansavtalet. Förvaltningen samlar till gemensamma informationstillfällen och utvecklingsdagar. Plan & Bygg följer Kungsbackas policy i rehabiliteringsärenden med stöd av förvaltningens HR-konsult. erbjöds alla anställda på Plan & Bygg en hälsoundersökning. 11.3 Avsluta I samband med att någon slutar genomförs ett avslutningssamtal där vi fångar upp synpunkter på hur vi agerar som arbetsgivare och varför någon slutar. Erfarenheterna kan då leda till förbättringar. Planering och rekrytering inför pensionsavgångar sker i god tid för att skapa förutsättningar för kompetensöverföring. 11.4 Analys Vi fortsätter att arbeta aktivt med rekryteringsfrågorna och vi är uppmärksamma på förändringar inom arbetsplatsen och i vår omvärld. Genom ständigt utvecklingsarbete skapar vi förutsättningar för att behålla personal och attrahera vid nyrekrytering. Under påbörjades och som har fortsatt under ett samarbete med förvaltningen för Teknik avseende en omvärldsanalys för den framtida personalförsörjningen med Nämndens årsredovisning 26
hjälp av extern konsult. Nämndens årsredovisning 27
12 Analys 12.1 Sammanfattande analys Vår omvärld kräver att vi arbetar smartare och snabbare. Årets resultat på bemötande, tillgänglighet och trygghet i brukarenkäten var något lägre än året innan. Vi arbetar ständigt med frågorna. Nämnden och förvaltningen har påbörjat arbetet med att tolka visionen; Vad är djärv arkitektur i Kungsbacka? Förvaltningens yrkesgrupper har en fortsatt bra arbetsmarknad. Plan & Bygg har ett gott rekryteringsläge men det är viktigt att vi fortsätter aktivt arbeta på temat attraktiv arbetsplats. Förvaltningen har haft ett mycket ansträngt år med 2 byten av förvaltningschef, byte av administrativ chef samt byte av nämndsekreterare. Förutom det så har en mycket krävande process varit för att rekrytera ny bygglovchef. Förvaltningen har deltagit i och bidragit till arbetet med "Kungsbacka 2020". Detta har skett bl.a. som pilot och genomfört workshopar för att kartlägga och analysera bygglovprocessen, så att den kan vara underlag för vårt verksamhetssystem i LEX 2 samt att utveckla bygglovprocessen gentemot kund. Plan & Bygg har också deltagit i Kungsbacka Direktprojekt ang. bl.a. kompetensbehov för klustret Miljö-Teknik-PB och tagit fram behovet främst avseende bygglov för Plan & Bygg. En översyn av del av delegeringsförteckningen har genomförts. Ny kartplattform implementerades under hösten. Plan & Bygg har infört plankostnadsavtal för planer som handläggs med normalt planförfarande. Arbetet har under året haft ett starkt fokus på internt arbete och interna processer som utgör en grund för en framtida verksamhetsutveckling. 12.2 Förändringsområden Bemötande och tillgänglighet är ett ständigt och fortsatt utvecklingsarbete. Att vara en attraktiv arbetsplats, att utveckla vår introduktion av nyanställda och att arbeta aktivt med att behålla våra medarbetare, har hög prioritet under kommande år. Förvaltningen ska ta sin del av projektet e-samhälle för att möta medborgarnas förväntningar. Behovet av ny kunskap förändras i takt med samhället och de behoven ska vi analysera och uppfylla. Den nya plan- och bygglagen har inte bara upplevts positivt. Regeringen har tillsatt en utredare för att se över möjligheten att förkorta och förenkla plan- och bygglovprocessen. En sådan översyn kan innebära nya förändringar av både administrativa rutiner och handläggningsrutiner. SKL har tillsatt ett projekt att se över hur plan och bygglovtaxorna ska utvecklas. Den kommande resultatet av det projektet blir att vi bör se över våra taxor. Förändringsområdena är flera för kartverksamheten: - webbaserade karttjänster och e-tjänster kopplade till kartan och mer information på hemsidan. - presentation av pågående planarbeten/interaktiv webbkarta och anslutning till Geodatasamverkan med nya och fler möjligheter till GIS-analyser. Nämndens årsredovisning 28
Planavdelningens intäktsflöde avseende nedlagt arbete ska vidareutvecklas. Utveckling och förändring av arbetsuppgifter och uppdrag föranleder ett behov framåt av att se över basen för vår verksamhet och därmed nämndens rambudget. Nämndens årsredovisning 29
434 81 Kungsbacka 0300-83 40 00 info@kungsbacka.se www.kungsbacka.se