Församlingsrådet 15.11.2017 sida 67 Tid 15.11.2017 kl 19.40 21.30 Plats Kyrkhemmet i Bennäs, Vasavägen 14, Bennäs Närvarande Hans Häggblom ordförande Victoria Björk Gerd Björklund Mats Björklund Nils-Erik Björskog Stephan Ekman Johanna Hjulfors Britt-Mari Knuts Krister Mård Sofie Södergård Övriga närvarande Lena Sandberg sekreterare Jan-Gustav Björk observatör Exilafkurs (till 108) Mia Anderssén-Löf observatör Exilafkurs (till 108) Frånvarande Paragrafer 101-114 Underskrifter Hans Häggblom Ordförande Lena Sandberg Sekreterare Johanna Hjulfors Krister Mård Protokollet har varit framlagt till påseende 16.11 1.12 2017 Anslagits på församlingens anslagstavlor och webbsida 1.12 2017 Intygar Jakobstad Lena Sandberg Sekreterare
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 68 101 SAMMANTRÄDET ÖPPNAS Kvällen inleddes tillsammans med församlingens förtroendevalda och anställda med ett första besök inför vårens biskopsvisitation. Kl 19.40 öppnade ordförande kvällens sammanträde. 102 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTSFÖRHET Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. 103 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Johanna Hjulfors och Krister Mård. 104 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Föredragningslistan godkändes i föreliggande form. 105 ANMÄLNINGSÄRENDEN 105.1 Personalutvecklingsplanen för 2018 har kompletterats enligt önskemål från församlingens anställda och sänts till Domkapitlet i Borgå stift. Planen bifogas vid sammanträdet. Domkapitlet meddelar att utbildningsbidrag främst beviljas församlingar på grund av ekonomiska orsaker, mera sällan på grund av deltagande i utbildning som befrämjar större sammanhang än den egna församlingen. Personalutvecklingsplanen tillfogas protokollet. 105.2 Församlingen har fått kallelse till KRAN r.f.:s årsmöte i Helsingfors den 21.11 2017 kl 11. 105.3 Finska Missionssällskapet har sänt information om församlingens understödsprojekt HIV/Aids-arbete i Nepal och Skyddshemmet Dikoni i Ryssland. 105.4 Församlingen har fått ett tackbrev med anledning av samarbete kring Bothnia Gospel 100 genom Bengt Beijar, ordförande för arbetsgruppen. En konsert ordnades i Pedersöre kyrka 15.10 2017. 105.5 Planeringskommissionen för omändringsarbeten i Kyrkhemmet i Bennäs samlades till första möte 3.11 2017. Församlingen representerades av Stephan Ekman, Annika Snellman och Hans Häggblom.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 69 105 forts. 105.6 Jakobstads Fridsförening r.f. har genom ordföranden Magnus Asplund vänt sig till församlingen med önskemål om att kunna ordna sammankomst med nattvard i Pedersöre kyrka en gång per termin. Kyrkoherden har bifallit önskan. 105.7 Församlingens anställda är involverade i krishantering efter olyckan i Raseborg. 105.8 Till församlingen har inkommit ett protokollsutdrag från direktionen för Kustens IT-Central sammanträde 28.09 2017. 105.9 Familjeretreat i samarbete med Förbundet Kyrkans Ungdom och Kyrkans Ungdom i Pedersöre och Nedervetil hölls 3-4.11 2017 på Pörkenäs lägergård med 43 deltagare från Maxmo i söder till Kokkola i norr.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 70 106 UTLÅTANDE OM BUDGET PEDERSÖRENEJDENS KYRKLIGA SAMFÄLLIGHET 2018 Enligt kyrkoordningen skall en budget och i anslutning till den en verksamhets- och ekonomiplan göras för minst tre år. Enligt KO 15 kap. 3 skall gemensamma kyrkofullmäktige godkänna den kyrkliga samfällighetens budget samt verksamhets- och ekonomiplan senast i december året före budgetåret. Enligt ekonomistadgan (godkänd av gemensamma kyrkofullmäktige 21.5.2015) skall gemensamma kyrkofullmäktige fastställa verksamhetsmålen samt anslagens och de beräknade inkomsternas bindningsnivå. Anslag enligt den fastställda bindningsnivån får inte överskridas och den beräknade inkomsten får inte underskridas. De kumulativa kyrkoskatteintäkterna för årets nio första månader är 4,9 % lägre än för samma period året innan. Motsvarande siffra för kyrkan nationellt är - 4,6 %. Det betyder att skatteintäkterna vid årsskiftet sannolikt ligger några procent under budgeterad nivå. Om kyrkoskatteintäkterna skulle fortsätta utvecklas i samma trend så att de vid årsskiftet är 5 % lägre än ifjol motsvarar det drygt 300 000. Enligt Kyrkostyrelsen beror den stora minskningen antagligen på att skattelättnaderna haft kraftigare följder än väntat för skattetagarna. I budgeten 2018 har vår samfällighets kyrkoskatteintäkter beräknats minska med 5,1 % jämfört med budgeten 2017. I jämförelse med bokslutet år 2016 skulle kyrkoskatteintäkterna vara 2,4 % lägre. Kyrkostyrelsen förutspår att skatteintäkterna år 2018 kan bli större än i år förutsatt att effekterna av ändringarna i skattegrunderna år 2018 blir små, församlingarnas medlemsantal bibehålls på nuvarande nivå och att förvärvsinkomsterna ökar. Revisorerna uppmanade i sin rapport i samband med revisionen av fjolåret att kyrkliga samfälligheten måste anpassa sig till minskade skatteintäkter och stoppa kostnadsökningen. I budgetförslaget har varje enhet varit tvungen att anpassa sig till mindre ramar än tidigare. Eftersom skatteintäkterna med stor sannolikt fortsätter sjunka måste man hitta ytterligare nedskärningar. Verksamhetsbidraget skulle enligt budgetförslaget vara 5,2 % lägre än budgeten för år 2017. Den totala budgeten visar ett underskott på 267 011. Det beror till största delen på att församlingarna utnyttjar tidigare års inbesparingar (budgetunderskridningar). Gemensamma kyrkorådet har behandlat budgetförslaget för 2018 vid sammanträde 25.10.2017 och Gemensamma kyrkofullmäktige slår fast budgeten för 2017 den 29.11.2017. Församlingsrådet förordar att budgetförslaget för Pedersörenejdens kyrkliga samfällighet för år 2018 samt att verksamhetsplanen 2019-2020 godkänns. Församlingsrådet beslöt enhälligt i enlighet med beredningens förslag.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 71 107 VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET FÖR PEDERSÖRE PROSTERI 2018 Enligt Instruktion för den gemensamma verksamheten i Pedersöre prosteri skall församlingsrådet i kontraktsprostens församling fastställa prosteriavgiften, godkänna budget och verksamhetsplan. Budget och verksamhetsplan tillställs prosteriets församlingar efter godkännande. Prosteriavgiften har varit 0,20 /närvarande församlingsmedlem för prosteriets församlingar år 2017. Eftersom prosteriets ekonomi för tillfället är i balans torde prosteriavgiften bibehållas för att kunna finansiera nuvarande verksamhet. Kyrkoherdarna har diskuterat vilken verksamhet som skall administreras på prosterinivå och vilken prosteriavgiftens storlek bör vara och förordar bibehållen prosteriavgift. Budget och verksamhetsplan för Pedersöre prosteri presenteras vid sammanträdet. Församlingsrådet fastställer prosteriavgiften och godkänner budget och verksamhetsplan 2018 för Pedersöre prosteri. Församlingsrådet fastställde enhälligt prosteriavgiften till 0,20 och godkände budget och verksamhetsplan 2018 för Pedersöre prosteri.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 72 108 ANHÅLLAN FRÅN LAESTADIANER I JAKOBSTADSNEJDEN Laestadianer i Jakobstadsnejden har genom Guy Enkvist till församlingsrådet i Pedersöre församling inkommit med en förnyad anhållan om att få använda utrymmen i Kyrkostrands församlingshem för anordnande av sammankomster. Bakgrunden till behovet är det förnyelsearbete som pågått under några år i Jakobstads Fridsförening, men även inom andra fridsföreningar i nejden. Som reaktion mot förnyelsearbetet vill man ännu fortsätta ordna egna sammankomster och söker utrymmen på olika håll för ändamålet. De ordnar traditionella sammankomster där de sjunger psalmer och sånger och håller predikningar. De önskar hålla sammankomster i första hand söndagar kl. 18, men andra tider kan också komma ifråga. De vill dock inte kollidera med sammankomster i Skutnäs bönehus eller med tillfällen som hålls i kyrkan invid församlingshemmet. Sammankomster planeras att hållas ca en gång/månad. De betalar hyra enligt fastställda tariffer. Församlingsrådet beslöt 28.4 2014 att bifalla anhållan tidsbegränsat till 31.12 2014. Efter en utvärdering beslöts med separata beslut på anhållan bevilja tillstånd för tiden 1.1 31.12 2015, 1.1 31.12 2016 och 1.1 31.12 2017. Den aktuella anhållan gäller för 1.1-31.12 2018. Enligt tidigare beslut har församlingsrådet gett kyrkoherden rätt att avbryta kontraktet i förtid vid behov. Församlingsrådet diskuterar utvärdering och besluter om upplåtande av utrymmen för verksamheten. Församlingsrådet beslöt enhälligt att upplåta Kyrkostrands församlingshem enligt anhållan från Laestadianer i Jakobstadsnejden under tiden 1.1 31.12 2018. Enligt tidigare beslut har församlingsrådet gett kyrkoherden rätt att avbryta kontraktet i förtid vid behov.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 73 109 C-KANTORSTJÄNSTEN Musikstuderande Diana Pandey (tid. Häggblom) anställdes som sommarkantor i församlingen 1.6 31.8 under åren 2007, 2008, 2009 och 2010. Därefter anställdes hon i ett alterneringsavtal för tiden 2.9 2010 31.7 2011. Vardera anställningen var heltidsanställningar. Avtal om byte av kantorstjänster ingicks med Jakobstads svenska församling 29.4 2010. Arbetstiden fördelades enligt avtalet 80 % i Pedersöre församling och 20 % i Jakobstads svenska församling. Anställningen förlängdes för tiden 1-31.8 2011. Kyrkomusiker YH Diana Pandeys anställdes för tiden 1.9 31.12 2011 med tjänstgöring på 80 %, fördelat 60 % i Pedersöre församling och 20 % i Jakobstads svenska församling. Församlingsrådet förlängde anställningsförhållandet för tiden 1.1 31.12 2012. Under årets senare del var Diana Pandey föräldraledig. Därefter anställdes Diana Pandey som tf. c-kantor 1.6 2013 31.12 2014 enligt villkor i avtal med Jakobstads svenska församling. Avtalet godkändes 29.5 2013. Tf. kantorn Diana Pandey anhöll och beviljades föräldraledighet av församlingsrådet för tiden 5-31.12 2014. Tjänsten som kantor av lägsta graden i församlingen var obesatt 1.1 19.10 2015. Församlingsrådet beslöt 9.12 2015 108 att anställa kyrkomusiker YH Diana Pandey som tf. c-kantor (deltid 80 %) i Pedersöre församling för tiden 1.1 31.12 2016. Församlingsrådet beslöt 10.11 2016 att anställa kyrkomusiker YH Diana Pandey som tf. c-kantor (deltid 80 %) i Pedersöre församling för tiden 1.1 31.12 2017. Kontinuerlig uppföljning av uppgjorda ramar för c-kantorns tjänstgöring ger vid handen att uppgifterna skötts i enlighet med församlingens önskemål. Tf c-kantorn Diana Pandey är villig att följa de uppgjorda ramarna och låta sig anställas som tf c-kantor i Pedersöre församling på 80 %. Tf anställning kan fortfarande motiveras med framtida strukturförändringar. Budgetmedel finns för ändamålet 2018. Avtal om byte av kantorstjänster med Jakobstads svenska församling har inte varit i kraft de senaste åren och är inte heller aktuellt inför 2018. I barnkonsekvensanalysen konstateras att en anställning möjliggör barnkörsverksamhet. Församlingsrådet beslutar anställa kyrkomusiker YH Diana Pandey som tf c-kantor (deltid 80 %) i Pedersöre församling för tiden 1.1 31.12 2018 i kravgrupp 502 (grundlön heltid 2 308,41 ). Tjänstgöringsstället är Kyrkostrands församlingshem. Kyrkoherden utfärdar tjänsteförordnande. Församlingsrådet beslöt enhälligt i enlighet med beredningens förslag.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 74 110 FÖRLÄNGNING AV ANSTÄLLNING FÖR FÖRSAMLINGSPEDAGOG Församlingsrådet beslöt 65 15.9 2016 att anslå budgetmedel för anställning av en ansvarsperson för utveckling av skriftskolarbetet för 6 mån. Anställningen kunde gälla för tiden 1.8 31.12 2017 heltid med lön enligt kravgrupp 502, grundlön + lokal justering 2.308,41. I budgetarbetet för år 2018 har en eventuell fortsättning beaktats. Kravgrupp 502 är jämförbar med ungdomsledartjänst, diakonitjänster och kantorstjänst av lägsta graden. Anställning kan vara antingen i arbetsavtalsförhållande eller i tjänsteförhållande. Arbetstagare i arbetsavtalsförhållande har fastställd arbetstid medan en i tjänsteförhållande inte har arbetstid. Tjänsteförordnande kan enligt Kyrkolagen utfärdas för speciell arbetsuppgift även om tjänst inte inrättats särskilt för arbetsuppgiften. Församlingsrådet beslöt 7.6 2017 58 att anställa teologiestuderande Jimmy Österbacka i tjänsteförhållande på heltid för tiden 1.8 31.12 2017 och utfärda tjänsteförordnande med kravgrupp 502, grundlön 2.308,41. I arbetsuppgifterna har ingått deltagande i och utvecklande av skriftskolarbetet, koordinering av olika verksamhetssektorer i församlingen med inriktning på att olika åldersgrupper möts, särskilt inom gudstjänst-livet samt deltagande i genomförandet av församlingens andakts- och gudstjänstliv. I budgeten 2018 finns medel reserverat för heltidstjänstgöring, men Jimmy Österbacka kommer under vårterminen att göra auskultering i Vasa för teologiemagistersexamen. Det innebär att arbetstiden åtminstone under vårterminen måste begränsas. Till grund för beslutande om arbetstiden ligger både den tid som auskulteringen tar i anspråk och vilka uppgifter församlingen vill ha utfört. Behov finns av koordinering av häftisverksamheten tillsammans med ungdomsarbetsledaren, eftersom ledaren för församlingens barnverksamhet enligt tidigare beslut i församlingsrådet inte arbetar heltid under våren. Därtill är det ändamålsenligt med deltagande i skriftskolarbetet och ungdomsarbetet. Deltagande i andakts- och gudstjänstliv kan skötas av andra tjänsteinnehavare. Vid jämförande med tjänster med arbetstid motsvarar 52% tjänstgöring 20 h/vecka. Utredning av auskulteringens omfattning pågår med Åbo Akademi. Församlingsrådet beslutar anställa teologiestuderande Jimmy Österbacka i tjänsteförhållande på deltid (30 %) för tiden 1.1 31.5 2018 och utfärda tjänsteförordnande med kravgrupp 502, grundlön 2.308,41. I arbetsuppgifterna ingår deltagande i och utvecklande av skriftskolarbetet, koordinering av olika verksamhetssektorer i församlingen med inriktning på att olika åldersgrupper möts, särskilt inom gudstjänstlivet samt deltagande i genomförandet av församlingens andakts- och gudstjänstliv. Kyrkoherden utfärdar tjänsteförordnande. Församlingsrådet beslöt enhälligt i enlighet med beredningens förslag.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 75 111 ARBETSGRUPP FÖR OMVÄRLDSANALYS I enlighet med Instruktionen för biskopsvisitationer i Borgå stift skall en omvärldsanalys uppgöras inför visitationerna. Kyrkoherden, församlingsrådet och de anställda skall involveras i denna analys och utvärdering. Processen leds av en prästassessor. Analysen innefattar verksamhetsmiljö, befolknings- och medlemsutveckling och utmaningar i församlingen. Ingår även kritisk genomgång av församlingens verksamhetsplan, strategier och resursfördelning med syfte att utreda, i vilken mån församlingen förmår uppfylla sina grunduppgifter. Behov av konkreta utvecklingsprojekt kan också lyftas fram. Omvärldsanalysen kan utarbetas av en arbetsgrupp bestående av representanter för församlingsanställda och förtroendevalda. Församlingsrådet utser arbetsgrupp med uppgift att inför biskopsvisitationen 13-15.4 2018 presentera en omvärldsanalys. Församlingsrådet utsåg enhälligt diakon Åsa Eklund, församlingsrådets viceordförande Krister Mård och kyrkoherde Hans Häggblom till arbetsgrupp för omvärldsanalys inför biskopsvisitation 13-15.4 2018.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 76 112 SJÄLVSTÄNDIGHETSDAGENS KRANSNEDLÄGGNING Pedersöre kommun och Pedersöre församling lägger gemensamt ner två kransar i samband med uppvaktningen vid krigargravarna efter gudstjänsten på Självständighetsdagen. Gudstjänsten och uppvaktningen kommer att ha en festligare prägel än vanligt med anledning av Finland 100 år. Kyrkoherden förslag: Församlingsrådet utser församlingens representant som tillsammans med kommunens representant uppvaktar vid Självständighetsdagens kransnedläggning vid Pedersöre kyrka. Församlingsrådet utsåg Mats Björklund att representera Pedersöre församling vid Självständighetsdagens kransnedläggning.
Församlingsrådet 15.11.2017 sida 77 113 BESVÄRSANVISNING Anvisningar för rättelseyrkande och besvär tillfogas protokollet. Bilaga. Vid behov ger föredragande tilläggsuppgifter om besluten. 113 SAMMANTRÄDETS AVSLUTANDE Ordförande avslutade sammanträdet kl 21.30.