Plan för God hushållning och intern kontroll 2014 Kollektivtrafiknämnden / Skånetrafiken

Plan för God hushållning och intern kontroll 2014 Kollektivtrafiknämnden / Skånetrafiken 1 (16) Kontrollansvarig: Förvaltningschef eller av den utsedd Återrapportering: Ansvarig för intern kontroll Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Resultat Tertial 1 EKONOMIPERSPEKTIVET 1 Att projektmedel används enligt finansiärens anvisningar. Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? Ekonomichef Löpande kontroll De enda projektmedel som Skånetrafiken har är statsbidrag i olika former. Ekonomiavd kontrollerar användningen vid bokföring av nya statsbidrag. Inga 2 Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Beslutsunderlag ska utgå ifrån delegationsordning, chefsinstruktion och lokal beslutsordning. Kontroll av att beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag. Ekonomichef Årlig kontroll Reglerna följs Inga 3 Kontroll av manuella fakturor, d.v.s. fakturor som inte finns i ekonomisystemets leverantörsfakturaportal. Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt system Ekonomichef Stickprov under året Årsredovisning Finns inga manuella fakturor Inga 4 Att kontantkassor hanteras enligt Region Skånes anvisningar. Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? Hanteras kundcenterkassorna enligt anvisningarna? Ekonomichef Stickprov en gång per tertial Revisioner har utförts på Skånetrafikens Kundcenter dels gällande kassarutiner och dels av kassorna. Avvikelse rapporteras för två kassor. Ny rutin för kassaavvikelser införs för Kuncenterchefer. 5 Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt? Ekonomichef Löpande kontroll Avstämning sker varje månad. Inga avvikelser noterade. Inga

Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Resultat Tertial 1 2 (16) MEDBORGARPERSPEKTIVET (KUND) 6 Den upplevda tillgängligheten skall öka. Ökar kollektivtrafikens marknadsandel, mätt som andelar av samtliga motorburna resor? Chef Affär och Marknad Årlig kontroll VERKSAMHETSPERSPEKTIVET 7 Tillgängligheten ska öka. Ökar kollektivtrafikens tillgänglighet mätt som 10 dagliga resmöjligheter till Malmö, Lund, Helsingborg och Kristianstad med högst en timmes restid. Chef Affär och Marknad Årlig kontroll 8 Patientsäkerheten ska öka. Ökar Nöjd kund index (NKI) för Sjukresor/Serviceresor i den takt som målsättningen anger? Ökar NKI för Sjukresor/Serviceresor för frågan "kom du fram i tid"? Affärsområdeschef Serviceresor Månadsvis uppföljning Målet för 2014 90 %. NKI jan 83%, feb 80%, mar 79%, april 85% ackumulerat hittills för året är 83%. En stor störning indräffade i februari när ny aktör i form av TaxiKurir misslyckades i sin uppstart som drog ner leverans gentemot kund. Det är fortsatt fokus på bemötande, punktlighets- och trygghetsfrågor för att öka på kundernas nöjdhet. Aktiviteter för att förbättra hela resekedjan finns med i aktivitetslistan för 2014. En stor förändring som kommer förstärka trafikledningen är att chefskapet förstärks och rollerna blir tydligare, en analysgrupp med fast planering skapas och en operativ trafikledning som har fokus på att följa fordonen i realtid. MEDARBETARPERSPEKTIVET

Process/rutin/ system 9 Det dynamiska fokustalet i medarbetarundersökning ska öka Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Resultat Tertial 1 Kontroll av att det dynamiska Personalchef Årlig fokustalet ökar. Finns Springlifeundersökn handlingsplaner? Genomförs ing. åtgärderna? Följs åtgärderna Handlingsplaner upp? halvårsvis 3 (16) 10 Anställdas kunskap och utbildning om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen. Har anställda kunskap om beslutade policys rörande god moral och etik i tjänsteutövningen? Ska implementeras i Skånetrafikens introduktionsprogram. Personalchef Årlig kontroll Ingen lokal avvikelse har uppmärksammats från Region Skånes policy Publicerat policy ang resor, möten och representation och därtill uppförandekod på intranät med koppling till RS. Meddelar chefer policy vid ledningsforum samt informerar vid introduktion för nyanställda.

Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Resultat Tertial 1 4 (16) EKONOMIPERSPEKTIVET 11 Personalredovisning Kontrollera sjukfrånvaron. Minskar sjukfrånvaron? Används rutiner för sjukfrånvaro? Finns åtgärder för sjukfrånvaro? Genomförs åtgärderna? Personalchef Stickprov Halvårsvis 12 Fakturering Serviceresor Kontrollera faktureringen av Serviceresor. Minskar antalet avvikelser i faktureringsunderlaget? Finns åtgärder för avvikelser i faktureringsunderlaget? Genomförs åtgärderna? Affärsområdeschef Serviceresor Löpande kontroll Tertialvis Frekvent görs fel av beställningsmottagare, trafikledning och/eller handläggare som orsakar avvikelser i faktureringsunderlaget. Det finns två grupper som frekvent drabbas av avvikelser i fakturaunderlag och är kunder som har arbetsresa och kunder som har ledsagare/medresenär. Inom AO Serviceresor ska rättningsförfarande samlas till en enhet inom Serviceresor, som det varit har rättningar skett i flera led vilket förorsakat felaktiga rättningar. Vid uppföljningsmöten med Samres på månadsnivå diskuteras felbokningar som var i jan 0,36%, feb 0,43% och i mars 0,30%. Samres arbetar kontinuerligt med att hålla nere antalet felbokningar, i feb beror ökningen sannolikt på den störning som var med TaxiKurir. 13 Försäljning Ökar NKI för enkelhet att köpa biljett? Minskar svinn och fuskåkning? Försäljningschef En gång per tertial 1. Ja, resultaten av NKI för enkelheten att köpa biljett har ökat. Vi ligger nu även över snittet i riket vad gäller enkelheten att köpa biljett. 2. Nej, fuskåkandet minskar inte, det har ökat. 1. Kontinuerligt fokus på enkelhet i utveckling och lansering av nya produkter och tjänster. 2. Utökade kontroller på framförallt sträckan Malmö-Köpenhamn. Stort fokus på att fasa ut smsbiljetten och fasa över kunder till biljett i appen. Siffror på fusk 2014: tåg: 1,14 % buss: 1,7%

Process/rutin/ system 14 Intäktsredovisning Att intäkter från försålda biljetter redovisas och betalas in. Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Ekonomichef Resultat Tertial 1 Stickprov Löpande Avstämning sker varje månad. Inga väsentliga avvikelser noterade. Inga 5 (16) MEDBORGARPERSPEKTIVET (KUND) 15 Nöjdare kunder Ökar nöjd kund index (NKI) i den takt som målsättningen anger? Chef Affär och Markad Löpande uppföljning månadsvis NKI jan-april 2014 ligger något över 2013 års värde. Jan-april 2013: 60 %, Janapril 2014: 63% Förbättrad avvikelseinformation samt fortsatta dialog med Trafikverket.

Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Resultat Tertial 1 6 (16) VERKSAMHETSPERSPEKTIVET 16 Beslut på tjänstemannanivå, delegation, verkställighet mm Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? Efterlevs förvaltningens "Instruktion för avtalsundertecknande"? Nämndsamordnare Stickprov en gång per halvår 17 Budgetprocessen Är budgetprocessen förankrad i verksamheten så att verksamhetscheferna tar fullt ansvar för budgeten? Ekonomichef Årlig uppföljning EJ aktuellt 18 Uppföljningsprocess Följs resultatet upp på verksamhetsnivå efter varje månadsbokslut och ger grund för en genomarbetad prognos? Ekonomichef Löpande uppföljning månadsvis Uppföljningsmötena har ägt rum och prognoserna har varigt genomarbetade dock finns utrymme för kvalitetshöjande förbättringar. Vi arbetar med ständiga förbättringar för att få bättre uppföljning av resultatet och säkrare prognoser. 19 Avtalsuppföljning Finns rutiner för avtalsuppföljning? Följs rutinerna? Respektive Affärsområdeschef/A vdelningschef Löpande uppföljning Merparten av verksamheten använder rutiner för avtalsuppföljning. 20 Avtalsuppföljning Kontroll av åtgärder efter avtalsrevisioner. Genomförs åtgärderna från avtalsrevisioner? Chef Kvalitet Löpande Halvårsvis

Process/rutin/ system 21 IT-Driftsäkerhet Kontroll av störningar. Görs åtgärder för återkommande störningar? Genomförs åtgärderna? Kontrollmoment Kontrollutförare Kontrollmetod/ frekvens Chef IT Löpande Halvårsvis Resultat Tertial 1 7 (16) 22 Kriskommunikationsplan Finns en fastställd kriskommunikationsplan och följs den vid behov? Har övning av planen skett? 23 Krishanteringsplan Finns en fastställd krishanteringsplan och följs den vid behov? Har övning av 24 Miljöarbete planen Kontroll skett? av att vi upprätthåller miljöcertifieringen. Uppnår vi våra miljömål? Presschef Årlig uppföljning Chef Kvalitet Årlig uppföljning Chef Affär Marknad Årlig uppföljning Genomsnittlig risk

Grått fält=obligatorisk kontrollpunkt 8 (16) Kontrollpunkter markeras med om de inte är aktuella för rapportering för tertialen Resultat Tertial 2 Väsentlighetsoch riskbedömning Inga avvikelser har noterats Inga 6 (Kännbar/mindre sannolik) Reglerna följs Inga 6 (Lindrig/möjlig) Finns inga manuella fakturor Inga 2 (Lindrig/osannolik) Inga avvikelse vad gäller rutiner eller kassa vid genomförd kassarevision för tertialen. Vid kontroll i linjen har avvikelse i kassarutiner och kassa upptäckts och rapporterats. Avstämning sker varje månad. Inga avvikelser noterade. Beslut har fattats att justera kassarutiner, utöver det tilläggsrutin som införts tidigare. 9 (Kännbar/möjlig) Inga 9 (Kännbar/möjlig)

Resultat Tertial 2 Väsentlighetsoch riskbedömning 9 (16) 9 (Kännbar/möjlig) 9 (Kännbar/möjlig) Målet för 2014 90 %. NKI ackumulerat hittills för året är 83%. Trenden är positiv och vi räknar med fortsatt förbättring. Kvartal 4 borde vi etablerat oss runt målnivån. På frågan om kunden kom fram i tid har vi förbättrat oss från 87% T1 till 89% T2 2014. Det är fortsatt stort fokus på bemötande, punktlighets- och trygghetsfrågor för att öka på kundernas nöjdhet. Aktiviteter för hela resekedjan finns med i aktivitetslistan för 2014. En pilot med sms till närtrafikresenärer är igång, med sikte på att införa sms funktionen till sjukreseresenärer.webi ntyg för sjukresa finns snart på samtliga sjukhus. 12 (Allvarlig/möjlig)

Resultat Tertial 2 Samtliga verksamhetsområden har upprättat handlingsplaner och har pågående aktiviteter som fortlöpande redovisas i avdelningarnas aktivitetsplaner. Redovisning av 9 (Kännbar/möjlig) aktiviteter per verksamhet med hur det arbetas med handlingsplaner kring exempelvis målkvalitet och delaktighet, samt aktiviteter med att få ner sjuktalet. På så sätt tar HR del av aktiviteter för att följa upp och utvärdera insatser. Väsentlighetsoch riskbedömning 10 (16) Ingen lokal avvikelse har uppmärksammats från Region Skånes policy Publicerat policy ang resor, möten och representation och därtill uppförandekod på intranät med koppling til RS. Meddelat chefer policy vid ledningsforum samt informerar vid introduktion för nyanställda. 6 (Kännbar/mindre sannolikhet)

Resultat Tertial 2 Väsentlighetsoch riskbedömning 11 (16) Sjukfrånvaron minskar inte. Rutinerna används. Respektive chef ansvarar för aktiva åtgärder och HR följer upp genomförandet av åtgärderna i samtal med ansvarig chef. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter.genom diskussioner om aktiva åtgärder. 9 (Kännbar/möjlig) Frekvent görs fel av beställningsmottagare, trafikledning och/eller handläggare som orsakar avvikelser i faktureringsunderlaget. Det finns två grupper som frekvent drabbas av avvikelser i fakturaunderlag och är kunder som har arbetsresa och kunder som har ledsagare/medresenär. Vi kan se en minskning av krediterade fakturor från ca. 150 till ca. 100 i månaden. Rättningsförfarandet har nu samordnats till en enhet. 12 (allvarlig/möjlig) 1. Ja, resultatet av NKI för enheten att köpa biljett har ökat. Vi ligger nu över riksgenomsnittet och på samma nivå som före kontantfritt. 2. Fuskåkandet har minskat något för tertial 2. Fortsatt fokus på enkelhet vid utveckling av erbjudanden. Ökade kontroller för att hålla fusket nere. 9 (Kännbar/ möjlig)

Resultat Tertial 2 Avstämning sker varje månad. Inga väsentliga avvikelser noterade. Dock förekommer det event med biljettförsäljning där inte ekonomi blivit informerade i förväg. Ekonomi ska informeras och rutiner användas. Väsentlighetsoch riskbedömning 12 (Allvarlig/möjlig) 12 (16) NKI jan-aug ligger något under Förvaltning och nämnd 2013 års värde. Jan-aug 2013: ställer ökade krav på 63 %, Jan-aug 2014: 62 %. Trafikverket. Ny jourberedskap för tågtrafiken med bl a stand-by bussar. 12 (Allvarlig/möjlig)

Resultat Tertial 2 Väsentlighetsoch riskbedömning 13 (16) Delegationsordning finns men behöver revideras. Förslag på vidaredelegation är framtaget. Samtliga beslut fattade på delegation återrapporteras till Kollektivtrafiknämnden. Instruktion för avtalsundertecknande efterlevs men det finns alternativa instruktioner och mallar. Delegationsordningen behöver revideras mht till ny lagstiftning och ny mandatperiod. Arbetet med en eventuell vidaredelegering från direktören är påbörjat liksom arbetet med att fastställa rapport för avtalsundertecknande. 9 (Kännbar/möjlig) 6 (Mindre sannolik/kännbar) Uppföljningsmötena har ägt rum och prognoserna har varit genomarbetade dock finns utrymme för kvalitetshöjande förbättringar. Vi arbetar med ständiga förbättringar för att få bättre uppföljning av resultatet och säkrare prognoser. 9 (Kännbar/möjlig) Merparten av verksamheten använder rutiner för avtalsuppföljning. 12 (Allvarlig/möjlig) Avdelning Kvalitet listar åtgärder från revisionerna.en del åtgärder har genomförts i enlighet med revisionen andra i justerad form. En del genomförs inte. Vidareutveckla metodiken så att åtgärder genomförs och leder till förbättringar. Under hösten genomförs färre revisioner och fokus ligger på genomförande av åtgärder från tidigare revisioner. 6 (Lindrig/möjlig)

Resultat Tertial 2 Återkommande störningar dokumenteras och bearbetas inom Objektet IKT. Objektet sammanställer översiktsbilder kvartalsvis. Ansatsen har delvis legat till grund för den incident-process som utgör åtgärderna. I samband med det pågående processarbetet har vi skapat rutinen Incidenthantering. I denna ingår att systematiskt hantera dokumentationen och avhjälpningen av incidenter, dokumentation av förbättringar och dokumnetation av implementerade förbättringar Väsentlighetsoch riskbedömning 12 (Allvarlig/möjlig) 9 (Kännbar/möjlig) 14 (16) 9 (Kännbar/möjlig) 6 (Mindre sannolik/kännbar) 8,71

Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: Sannolikhet: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan. 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna