SVTF Svinningeudds tomtägares förening upa 2018-03-24 Protokoll från Svinningeudds tomtägareförenings årsmöte i föreningsstugan 2018-03-24 1 Mötet öppnades av föreningens ordförande Carina Granqvist som hälsade de närvarande välkomna. 2 Närvarolista, tillika röstlängd, upprättades i samband med inpasseringen. Närvarande var 30 personer vilka representerade 27 fastigheter varav 3 via fullmakt. 3 Jan Saare valdes till ordförande för mötet 4 Göran Karnfält valdes till sekreterare för mötet. 5 Jenny Dahlin och Sten Bengtsson valdes till protokolljusterare och rösträknare. 6 Frågan om mötet var behörigen utlyst besvarades med ja. Kallelse skedde drygt 3 veckor före mötet och möteshandlingar gjordes tillgängliga på webbplatsen svinningudd.se ca 2 veckor före mötet. 7 Dagordningen godkändes. Mötespunkterna presenterades därefter i en bildpresentation som i efterhand också publiceras på föreningens webbplats www.svinningeudd.se. 8 Förevisades verksamhetsberättelsen i bildpresentationen. Det nämndes att en extra medlemsstämma hållits 4 december i syfte att ta ett första beslut om en stadgejustering för att tillåta medlemskap från boende i bostadsrättföreningar. Inga frågor ställdes och verksamhetsberättelsen kunde läggas till handlingarna. Förevisades resultaträkning och balansräkning av kassören Maria Falk, som också förklarade ett antal budgetposter och avvikelser: Årsavgifter: högre inkomst än budget då antalet medlemmar gått upp Övriga intäkter: Ersättning för markintrång från Eon samt ersättning från Österåkers kommun för fastighetsreglering av föreningens fastigheter. Båtbryggan: lägre utgifter än budget, då inte alla planerade arbeten utförts Stugbygget: betydligt över budget. Styrelsen ombads motivera överdraget. En sammanställning presenterades som förklarade de ökade kostnaderna. Sammanställningen har under 2018 även funnits tillgänglig på svinningudd.se. Fördyringen förklarades huvudsakligen med att fönstren och hela elsystemet behövde bytas, att taket drogs ut över altanen samt att golvet byttes och nytt förråd behövde byggas, vilket inte var budgeterat från start. Föreningens revisor Sten Bengtsson kommenterade att det är fullt normalt att ändringar och tillägg i denna storleksordning kan tillkomma under ett bygges gång, när alla förutsättningar, tex byggnadens skick och exakta detaljlösningar, inte är kända vid byggstarten. Förklaringarna föranledde ingen ytterligare diskussion. Årets resultat blev ett underskott på 888.801 Kr vilket var 236.084 Kr mer än beräknat och hänförligt till stugans ombyggnad. Föreningens tillgångar uppgick per
2017-12-31 till 1.729.345 Kr. Stämman beslöt efter genomgången att lägga ekonomiredovisningen till handlingarna. 9 Förevisades och förklarades revisorns berättelse av föreningens revisor Sten Bengtsson. 10 Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för år 2017. 11 Fråga om arvode till styrelseledamöter 2018: Beslöts att arvodet till styrelsen blir 1000 kr per år per styrelsemedlem. Ett tidigare år utdelat tillägg till ordförande, kassör och sekreterare på ytterligare 1000 kr slopades på förslag av kassören, då dessa beläggs med arbetsgivaravgift och skatt, vilket innebär hög kostnad för föreningen men låg nettoeffekt för styrelsemedlemmen. Beslöts att arvodet till revisorn förblir oförändrat 1.000 kr. Till revisorssuppleanten utgår inget arvode förrän denna träder i tjänst. 12 Styrelsens förslag till budget för 2018: Kassören Maria Falk presenterade 2018 års budgetförslag och tog bl.a. upp följande: Föreningen budgeterar 90.000 i inkomst då nytillkommande fastigheter köper in sig i fibernätet. En post på 30.000:- budgeteras för en kompletterande belysningsstolpe på Björnholmsvägen i backen ner mot föreningsstugan. (Detta är en komplettering till det belysningsnät föreningen haft att lämna över till vägsamfälligheten för förvaltning). För kompletteringsarbeten i stugan budgeteras 50.000:- För eventuell trädfällning budgeteras 30.000:- Avser dåliga/farliga träd eller angelägna träd som orsakar olägenhet. För trädfällning gäller att den som önskar få ett träd borttaget ska inhämta samtycke från berörda närboende och presentera detta för styrelsen, som beslutar i ärendet. Stämmans beslut om budgeten avvaktades till motioner och propositioner behandlats. 13 Medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår: Föreningen beslöt på styrelsens förslag att behålla medlemsavgiften för 2019 oförändrad: 500 kr per bebyggd tomt och 250 kr per obebyggd tomt. (Notera att avgiften under stämman alltid bestäms för nästkommande år (2019), medan budgeten inklusive styrelsearvoden avser innevarande år (2018). 14 Val av styrelseledamöter Valberedningens ordförande Eva Jansson berättade att läget inför årets val var gott såtillvida att samtliga styrelseledamöter vars mandatperiod löpt ut kunde tänka sig att ställa upp för ytterligare en mandatperiod. Eva hade i sin skriftliga inlaga (som också anslagits) inbjudit eventuellt framtida intresserade att gå med i styrelsen (tex som suppleant) som förberedelse för att senare ta sig an en styrelsepost. Inga sådana förslag fanns dock under mötet. Styrelsemedlemmar valdes enligt följande: Sid 2
Ledamöter på 2 år: Till ledamöter på 2 år omvaldes Göran Karnfält, Anders Hedlund och Maria Falk Ledamot på 1 år Till ledamot på 1 år omvaldes Nils Jönsson Ledamöterna Carina Granqvist och Patrik Lundin sitter kvar ytterligare ett år på sitt tvåårsmandat från förra året. Styrelsen utgörs 2018 således av 6 ledamöter och 0 suppleanter. 15 Till ordförande på 1 år omvaldes Carina Granqvist 16 Till revisor omvaldes Sten Bengtsson och till revisorsuppleant omvaldes Katarina Löweberg (båda är omval). 17 Till valberedning omvaldes Eva Jansson och Linda Johansson samt nyvaldes Jenny Dahlin. 18 Styrelsens förslag: 1. Proposition från styrelsen angående att fastställa stadgeändring - beslut nr 2 -: Göran Karnfält presenterade det förslag till stadgeändring som godkändes en första gång på den extra föreningsstämma hölls 4 december. Syftet med stadgeändringen är att skapa möjlighet för boende i bostadsrättsföreningar inom Svinningeudd att bli medlemmar i föreningen. Inför det andra beslutet om samma ändring (två beslut krävs enligt stadgarna) hade förslaget stämts av med två olika jurister och mot lagen om ekonomiska föreningar utan att något hittats som inte skulle hålla juridiskt avseende principen en fastighet, en röst och ingen medlem mer än en röst. Ett smärre ytterligare förtydligande av den principen hade sedan första beslutet gjorts i den paragraf som behandlar frågan om föreningens framtida eventuella upplösande. Beslut: Föreningsstämman beslöt enhälligt godkänna stadgeändringarna, som därmed i syn nya version är gällande från 2018-03-24. 2. Proposition från styrelsen angående extern ekonomisk förvaltning: Carina Granqvist presenterade styrelsens förslag om extern ekonomiförvaltning: Under 2016 överlämnades ansvaret för vägarna till Svinningeudds Samfällighetsförening. Denna uppdelning har medfört att administrationen/bokföringen har ökat rejält under det senaste året för de två föreningarna sammantaget. Styrelsen föreslår därför att SVTF lägger ut föreningens bokföring på extern förvaltning och lyfter bort den från kassörsrollen. Anledningen till detta är att styrelsen tycker det är viktigt att som förening ska kunna bibehålla den kvalité och kompetens som vi har idag även framledes samt att vi vill kunna attrahera nya styrelsemedlemmar att kunna ta sig an rollen som kassör med en rimligare arbetsbelastning. Sid 3
Extern förvaltning innefattar redovisningstjänster såsom fakturering, matchning av banktransaktioner, ren bokföring inkl årsbokslut, arvodesutbetalning (inkl skatt, arbetsgivaravgifter, kontrolluppgifter) och deklarationerna. I kassörsrollen ingår då bl a att löpande betala fakturor (alt skicka till byrån efter att de kontrollerats av styrelsen), hålla medlemsregister, fakturera det som är utöver medlemsavgifter (fiber, tunga trp, nya andelsägare mm) alternativt skicka info om dessa till byrån. Och sen att hålla löpande kontakt med byrån, inkl att få info om balans- och resultat under året och informera om arvodesutbetalningar. Styrelsens förslag är att nuvarande kassör Maria Falk åtar sig uppdraget via sitt företag MARIA FALKS BYRÅ. Företaget innehar F-skattsedel. Förslag på ersättningsnivå: SVTF: Uppskattad tid 40 timmar à 250 kr. Totalt 10.000 kr + moms Beslut: Föreningsstämman beslöt godkänna styrelsens förslag. 3. Proposition från styrelsen angående soptunnors placering: Nils Jönsson presenterade styrelsens förslag om soptunnors placering samt trivselregler: Det har inkommit en motion från Eva Jansson angående rubricerade ämne. Då styrelsen sedan länge har uppmärksammat samma fråga presenterar styrelsen följande proposition: I normalfallet så ligger vägen och intilliggande dike på det s.k. vägområdet. Mellan vägområdet och medlemsfastigheter finns det oftast en markyta som också tillhör föreningen. En oskriven regel har varit att soptunnor och andra föremål såsom bilar och släpvagnar, båtar, mm INTE VARAKTIGT får ställas upp vare sig på vägområdet eller på föreningens mark utan all sådan uppställning skall ske på respektive fastighet. Naturligtvis kan soptunnorna ställas ut i samband med att man önskar tömning. Under årens lopp har detta ämne varit uppe många gånger och vissa fastighetsägare har efter tillsägelse fått korrigera sitt beteende. Med nya bostadsrätter med många tunnor har ämnet åter aktualiserats. Syftet med dessa regler är uppenbara: 1/ Det blir ett ganska tråkigt intryck när man kommer in i vårt fina område om det står tunnor, många gånger snett och vint, utanför respektive tomter. Många gånger har vi även sett att tunnor vält. 2/ Trafiksäkerheten. Många gånger måste man väja för tunnor eller stanna helt vid möten med både fotgängare och andra bilister. 3/ Snöröjning. Kan störa plogning av vägen. Många fastighetsägare i Svinninge som har tunnorna på sin mark har även valt att dölja dem med en enkel spaljé. Detta välkomnar naturligtvis styrelsen. Styrelsens förslag är att reglerna sätts på pränt i ett dokument kallat: TRIVSELREGLER så att det inte är en tvekan om vad som gäller. Sid 4
Efter diskussion föreslog stämman att styrelsen beaktar följande ämnen i trivselreglerna: Placering av soptunnor Parkering Omhändertagande av hundskit Rekommendation om reflexer i mörker Beslut: Det uppdrogs åt styrelsen att utforma trivselregler enligt förslaget och att sprida dem i olika kanaler, även på föreningens anslagstavlor. 19 Motioner från medlemmar: 1. Motion om akustik i föreningsstugan Härmed önskas att budgeten för föreningsstugan innehåller kostnad för åtgärder mot det ljud som uppstår vid pubkvällar m.m. Det borde åtgärdas med lämpligt, av ljudexpert föreslaget, extraskivor på det fina "kyrktaket" som fortfarande ska vara karaktären på föreningsstugan. /Göran Gellerhed Styrelsens svar angående akustik Motion angående förbättring av föreningsstugans akustik Speciellt under PUB-kvällarna blir det mycket hög ljudnivå bara av alla röster. Styrelsen har diskuterat frågan med en medlem som är insatt i ämnet. Bland åtgärder som behöver göras finns följande alternativ. En genomgående förbättring är att införa mycket textil.: 1/ Lägg in ett antal mattor. Dessa mattor kan av praktiska skäl inte göras heltäckande eller för stora men kanske en vid ingången och en i köket som man lätt kan ta ut och skaka. 2/ Gardiner kring varje fönster. Detta ger även ett mer ombonat intryck. Tyget bör även väljas så "tungt" som möjligt. 3/ Akustikplattor som antingen hänger ner från taket eller som monteras fast mot taket. Denna åtgärd är den kanske viktigaste samtidigt som den också riskerar att förfula det fina "kyrktaket". Redan innan motionen kom hade styrelsen tänkt ta upp detta som en proposition. Vi har kontakt med företaget http://allakustik.se som skall återkomma med förslag och offert. Även om detta offertarbete inte hinner slutföras innan årsmötet förslår styrelse att en budgetpost på 32.000:- plus moms budgeteras för åtgärd 1-3. Efter diskussion visade det sig att olika åsikter fanns representerade på stämman, de som var för akustikplattor respektive de som inte vill förfula det vackra taket. Enighet fanns att textiler skulle införskaffas (mattor, gardiner). Beslut: Eftersom inget tydligt mandat fanns på stämman om akustikplattor så beslöts uppdraget till styrelsen bli att stegvis förbättra ljudmiljön med lämpliga Sid 5
åtgärder i motionens anda. Beslöts att stugbudgeten skulle utökas med 32.000:- plus moms för att möjliggöra akustikförbättringarna. 2. Motion om boulebana och soptunneplacering/parkerade bilar Hej, jag skulle vilja att ni tog upp ett par saker på årsmötet i tomtförenigen. Finns det något intresse för att anlägga en boulebana i badviken? Vill påminna om vikten av att alla ska parkera sina bilar och ställa sina soptunnor på egen tomtmark! Man får göra arrangemang så det fungerar! /Eva Jansson Styrelsens svar angående Boulebana Uppskattad kostnad för att externt anlita ett företag för att anlägga en bana är ca 40-70.000 kr. Om föreningen gör det mesta jobbet själva är uppskattad kostnad ca 15-25.000 kr. Styrelsen vill veta hur stort intresset är innan den är beredd att gå vidare. Det behövs även förslag på var vi den i så fall ska vara placerad. Se svar under proposition från styrelsen angående soptunneplacering och parkering. Beslut: Efter diskussion ansåg stämman att förväntat intresse och nyttjandegrad sannolikt skulle bli för lågt för att motivera investeringen. Stämman avslog därför motionen med kommentaren att frågan kan tas upp igen framöver om intresset kan visas vara stort nog. 20 Fastställande av föreningens budget 2018 Stämman beslöt godkänna styrelsens förslag till budget med tillägget på 32000 Kr +moms för akustikförbättrande åtgärder i föreningsstugan. 21 Övriga frågor (informationspunkter) Midsommarfirande Annelie Karlman som de senaste åren har åtagit sig att arrangera midsommarfirandet i badviken har inte längre möjlighet att åta sig det uppdraget. Om midsommarfirandet ska kunna hållas som brukligt med midsommarstång, dans och lekar så krävs några frivilliga som organiserar. Det som behövs är att klä midsommarstången, dekorera (löva) föreningsstugan, ordna dans och lekar. Däremot behövs ingen organiserad fikaförsäljning och liknande i stugan. Styrelsen ombads i utskick förklara behovet och uppmana några nya frivilliga att ta på sig uppgiften. Det vore tråkigt om det inte skulle bli ett traditionellt firande i badviken. Båtbryggan Patrik Lundin meddelande att den nya sjösättningsrampen som levererades 2017 ska sättas på plats i vår med hjälp av kranbil och den gamla rampen ska skrotas. Intresset för båtplatser har ökat iom att nya medlemmar tillkommit och 6 personer köar nu för båtplats. Behovet av större platser är störst. Sid 6
Puben Pubvärdarna Ulla & Britta meddelade att pubkvällarna fortsätter vara välbesökta. De ser gärna att även andra medlemmar ställer upp som pubvärdar. Göran Karnfält med familjer tar gärna arrangemanget då och då. Andra ev. frivilliga uppmanas anmäla intresse. Kontaktuppgifter till stugvärdarna finns på föreningens hemsida. Grannsamverkan Nils Jönsson meddelade att han fortsätter att distribuera information från polisen brott inom kommun och närområde till de som anmält sig på hans mailinglista. På en fråga meddelade han att polisen inte har resurser att meddela om andra brott som bil- och båtmotorstölder. Nils kan dock sprida sådan information till sina prenumeranter om han får information om dem. 22 Information om samfälligheten S10 Svinningeudds Tomtägareförenings styrelse förvaltar S10 (det markområde vid Nantes där Nantes Båtklubb har sitt bryggfäste). Kommunen har i en fastighetsreglering som nu vunnit laga kraft löst in större delen av S10s tidigare mark och respektive andelsägare får ersättning för det direkt från Österåkers kommun i enlighet med en ersättningslängd från Lantmäteriet. Kommunen har kontaktat resp. andelsägare för uppgifter om bankuppgifter för utbetalning. SVTF kommer därefter att skifta ut kvarvarande behållning till andelsägarna, och avsäga sig uppdraget som förvaltare av samfälligheten. SVTF kommer att föreslå för Riksbyggen att ge Nantes Båtklubb möjlighet att överta förvaltningen, vilket Nantes Båtklubb ställer sig positiva till. 23 Mötets avslutande Mötesordföranden tackade alla deltagare på mötet samt styrelsen för att gott arbete och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Göran Karnfält Ordförande Jan Saare Justeras Jenny Dahlin Justeras Sten Bengtsson Sid 7