ATT ANSÖKA OM UTBETALNING
Mina sidor Ni redovisar era projektkostnader genom att skicka in en Ansökan om utbetalning. Den skriver ni i Jordbruksverkets e-tjänst där man också kan ansöka om förskott. Du behöver inte redovisa något separat till Leaderkontoret, utan utbetalning av den andel som kommer från oss sker automatiskt genom en dialog mellan Jordbruksverket och oss. Innan ni skickar in en ansökan om del- eller slutbetalning kontakta alltid leaderkontoret, så att vi kan granska ansökan om utbetalning och hjälpa er att undvika fel eller missförstånd. Du som har fullmakt att företräda stödmottagaren (föreningen, företaget) loggar in via Mina sidor och med din personliga e- legitimation och väljer sedan den organisation/ det företag som ska söka utbetalning stöd. Gå sedan vidare via menyn till vänster, till E-tjänster inom mina sidor > Stöd inom lokalt ledd utveckling Leader > Sök utbetalning > Starta tjänsten.
Att läsa innan du ansöker Du hittar information och blanketter på www.jordbruksverket.se. Klicka på fliken Stöd, klicka på Stöd inom lokalt ledd utveckling - Leader i menyn till vänster, klicka på Att ansöka om utbetalning. I webbutiken hittar du alla blanketter du eventuellt behöver, till exempel: timkostnadsberäkning, körjournal etc. Välj den gula knappen till höger där det står: Rapporter, broschyrer och blanketter. Klicka sedan på Stöd i listan till vänster, välj Lokalt ledd utveckling och sedan Lokalt ledd utveckling 2014-2020.
E-tjänsten sök utbetalning Du ser alla aktuella projekt som stödmottagaren har fått beviljat, och väljer rätt projekt samt vilken typ utbetalning vill du ansökan om. Förskott Följande kan få förskott ideell förening ekonomisk förening en allmännyttig stiftelse en samfällighetsförening Hur mycket? hälften av det beviljade projektstödet men max 250 000 kr Viktigt att tänka på är att ett förskott endast är ett förskott. Du måste ha upparbetade utgifter som täcker förskottet för att inte riskera att bli återbetalningsskyldig. Exempel: om du har fått ett förskott på 100 000 kronor och endast kan redovisa utgifter för 80 000 kronor, då får du betala tillbaka 20 000 kr.
Förskott För att söka förskott är det några få frågor som ska besvaras. Delutbetalning Du kan ansökan om delutbetalning redan efter den första större fakturan, det är t.o.m. något vi rekommenderar då det bidrar till projektets likviditet och ifall ni har missförstått något ang. hantering av betalningar, bokföring eller redovisning så är det bäst att upptäcka det tidigt och undvika i fortsättningen. Ni behöver inte ha förbrukat förskottet för att kunna få en delutbetalning av betalda kostnader! Slutbetalning Slutbetalningen är mer omfattande då en slutrapport och redovisning av uppnådda mål och indikatorer ingår. När du svarar på frågorna, utgå ifrån din ansökan om stöd när det gäller aktiviteter, mål, indikatorer! Motivera när något blev annorlunda än ni uppskattade i ansökan.
Under fliken Utgifter gör du en sammanställning av alla betalda fakturor, se till höger hur det kan se ut. Du kan läsa längre fram i denna sammanställning vad du ska tänka på i samband med betalning och redovisning av kostnader.
Bilagor och underlag Utöver de uppgifter du lämnar via e-tjänsten måste du bifoga olika bilagor och underlag. De hanteras på olika sätt. Bilagor Precis som i ansökan om stöd så kan ni skanna in och bifoga bilagor via e-tjänsten. Det kan vara exempelvis Beslut om annat stöd Intyg firmatecknare Medfinansieringsintyg Underlag Sedan finns det underlag som ska skickas till Jordbruksverkets inskanningscentral. Detta bl.a. för att den som har väldigt många fakturor och betalbevis ska slippa skanna in allt själv. Det gäller Fakturakopior och tillhörande betalningsbevis Underlag för löner Underlag för offentlig resurs Utdrag från bokföringen (projektet måste särredovisas) Upphandlingsunderlag Inbetalningsbevis för tex annan offentlig medfinansiering där ni ska visa att pengarna har betalats in till projektets konto. Adress till central inskanning: Jordbruksverket FE 47, Box 204 826 25 Söderhamn
Särredovisning i bokföringen Ni måste bifoga underlag från bokföringen (eller kassaredovisningen) som visar att utgifter och eventuella intäkter är särredovisade. Särredovisning innebär att utgifterna som tillhör projektet har en speciell redovisningskod eller kostnadsställe som gör att det lätt går att se vilka utgifter som tillhör projektet. Stödmottagare som är bokföringsskyldiga (vilket de flesta är), ska särredovisa utgifter som hör samman med projektet. Stödmottagaren skickar in utdrag från huvudbokens resultatkonton för kostnadsstället, dvs alla aktuella konton som visar projektets intäkter och utgifter. Om det skulle vara så att stödmottagaren inte är bokföringsskyldig ska utgifter och intäkter som redovisas i ansökan om utbetalning särredovisas i en kassabok.
Fakturor Fakturans innehåll den ska rymmas i projektplanen/budgeten för projektet Ordningsnummer/verifikationsnummer ska skrivas på fakturan (samma som du skriver i utgiftssammanställningen i e-tjänsten) Fakturan ska vara adresserad till stödmottagaren och betald av stödmottagaren innan ansökan om delutbetalning inkommit till Jordbruksverket, eller innan slutdatumet när det gäller slutredovisningar. Står det Fakturaspecifikation/bilaga på fakturan då ska denna också bifogas Det ska framgå om leverantören (köp av tjänst) har F-skattsedel För internfaktura ska du även skicka med den bakomliggande fakturan, det vill säga fakturan som ligger till grund för internfakturan. Du måste också redovisa eventuella kreditfakturor. De ska du redovisa som en minuspost i e-tjänsten.
Betalbevis Betalningsbevis är obligatoriskt för att Jordbruksverket ska kunna godkänna en kostnad i projektet. Det som ska framgå av ett betalningsbevis är: till och från vilket konto pengarna har gått samt att det är en historisk betalning. Undantag från kravet på betalningsbevis: Det är bara myndigheter, regioner, landsting, kommuner eller organisationer med central ekonomifunktion som kan få undantaget Betalning via internet. Betalningsbeviset ska vara en utskrift över genomförda betalningar. Det räcker inte med att betalningen är inlagd för bevakning där betalningen sker vid ett senare tillfälle. Jordbruksverket godkänner heller inte att det står omgående på betalningsbeviset. Det måste också synas från vilket konto betalningen gjorts samt vilket plus- eller bankgironummer som pengarna har betalats till (samma som på fakturan). Betalning med autogiro. Betalningen måste styrkas med kontoutdrag där mottagarkonto framgår Betalning på bankkontor. Vid betalning på banken får du vanligen ett kvitto där inbetalt belopp framgår samt mottagande plus- eller bankgironummer. Om du klistrar kvittot på fakturan, se till så att inte kvittot döljer någon text. Banken brukar ibland maskinstämpla betalningen direkt på fakturans nedre del. Då är fakturan också ett betalningsbevis.
Betalbevis forts Kontant betalning (inkl. swish) max 1 000 kr. Du ska styrka kontant betalning med utdrag ur bokföring. Utgifter som överstiger 1 000 kronor godkänns inte om de har de betalats kontant. Betalning via Swish bedöms vara en kontant betalning, det betyder att bekräftelsen du får från Swish inte är ett giltigt kvitto och behöver kompletteras. Betalningsbevis för kontantbetalning ska bestå av skrivet kvitto eller kontantfaktura, där även motsvarande summa är bokförd i bokföringen. Detta gäller alla enskilda utgifter upp till 1 000 kronor i alla projekt eller investeringar. Kontant betalning gäller endast om stödmottagaren har betalt något kontant, alltså inte om till exempel projektledaren har köpt färg med egna kontanta medel och sedan tar upp utgiften som ett utlägg som betalas ut via lön. Detta är då alltså inte en kontant betalning som stödmottagaren har gjort. Lönespecifikationer. Du styrker löneutbetalningar och eventuellt personliga utlägg med en kopia av den anställdes lönespecifikation. Jordbruksverket kan komma att begära in ytterligare underlag.
Betalbevis forts Det är stödmottagaren som ska ha betalat utgiften. Det är alltid projektet som ska haft kostnaden i slutändan för att vara godkänd. Betalningsdatum. Utgifterna ska vara betalda senast det datum då ansökan om utbetalning kom in till myndigheten. Senast slutdatum. Historiska betalningsbevis. Det får inte stå omgående eller upplagd för bevakning på dessa. Betalning till rätt konto. Betalningen ska vara gjord till kontonumret som står på fakturan. Samma fakturanummer/ocr. Det ska vara samma fakturanummer/ocr på betalningsbeviset som på fakturan.
Enhetskostnader En enhetskostnad är en fastställd kostnad för en viss typ av kostnad eller vissa resultat som är samma för alla jämförbara projekt eller insatser. Matkostnader enligt skatteverkets nivåer Generell årsarbetstid på 1 720 timmar Resor med egen bil 30kr/mil Traktamente enligt skatteverket nivåer Eget arbete för enskild firma, 220kr/h
Löner Om en anställd arbetar hela sin tid i projektet, eller har en fastställd procentsats av sin arbetstid avsatt för projektet ska det finnas bifogat: Anställningsavtal Lönespecifikation för varje månad som den anställde jobbat (denna fungerar även som betalningsbevis för lönen) Sökanden ska bifoga underlag som styrker den fastställda %-satsen som den anställde arbetar Om en anställd jobbar timmar i projektet: Projektdagbok Lönespecifikation för varje månad som den anställde jobbat (denna fungerar även som betalningsbevis för lönen) Beräkning av timkostnad vid första ansökan om utbetalning Beräkning av timkostnaden vid ansökan om utbetalning om bruttolönen ändras under pågående projekt
Löner forts Lönekostnadspåslaget består av sociala avgifter, avtalspension, avtalsförsäkring och skatter. Lönekostnadspåslaget ska alltid vara 42,68 procent på bruttolönen, semestertillägg och eventuella förmåner. Om det är en konsult som har fakturerat tid i projektet så ska det framgå ett samband med projektets inriktning/syfte. Har konsulten haft utlägg, ska underlagen för dessa bifogas. Detta är en övrig utgift, ingen lönekostnad. Arvode kallas ekonomisk ersättning för tillfälligt arbete av intellektuellt slag. Om stödmottagaren har betalt sociala avgifter på arvodet ska det registreras under utgift för personal, om stödmottagaren inte betalt sociala avgifter på arvodet ska det vara registrerat under övriga utgifter Övriga utgifter kopplade till lön och arvoden För anställda som fortsätter sin anställning efter projektet behöver semestertillägg inte vara utbetalt till den anställde innan projektet eller investeringen avslutas, man får ända ta upp det som en utgift i projektet. Där anställningen avslutas i samband med att projektet eller investeringen avslutas ska månadslön inklusive alla form av semester vara betalda. Även eventuella förmåner ska vara betalda innan projektet eller investeringen avslutas. (Tänk på att sätta slutdatum så ni hinner betala alla utgifter i tid.)
Eget arbete i enskild firma Eget arbete ger rätt till stöd i vissa projekt där stödmottagaren är tex en enskild firma och då gäller nedanstående. Om eget arbete ger rätt till stöd, så står maxantalet timmar som stödmottagaren får redovisa som eget arbete i beslutet. Vid ansökan om utbetalning ska stödmottagaren Redovisa eget arbete med 220 kronor per timme Redovisa arbetade timmar i en projektdagbok
Reseersättning Resor med egen bil ska styrkas med en körjournal som ska innehålla Datum för resan Antal km Mellan vilka ställen du har rest Orsaken till resan (möte, utbildning etc) Redovisa milersättning med 30 kr/mil - enhetskostnad Körjournalsblanketten som du ska fylla i hittar du i webbutiken på Jordbruksverkets webbplats. Utgift för användning av egen bil ersätts som en enhetskostnad med tre kronor per kilometer. Utgifter för traktamenten ska styrkas med reseräkningar och ersätts som en enhetskostnad i enlighet mer Skatteverkets regler, se Skatteverkets hemsida. Utgifter för reseersättningar till exempel bussbiljetter/tåg/parkeringskvitton ska styrkas med reseräkningar och ersätts som en faktisk utgift.
Matkostnader Utgift för lunch/middag vid extern representation 90 kr exklusive moms, 100,80 kr inklusive moms enligt skatteverkets nivåer (enhetskostnad) Bifoga deltagarlistor och program eller motsvarande Gäller inte vid vanligt återkommande arbetsmöten Utgifter för fika vid extern representation ska redovisas som faktiska utgifter, dvs med kvitto/faktura och betalningsbevis. Får högst redovisas med 60 kr exkl. moms (67 kr inkl. moms). Ska även styrkas med deltagarlistor och motiv till utgiften samt bifogat program eller dylikt. Utgift för lunch/middag/fika vid intern representation ingår i de indirekta kostnaderna om projektet har budgeterade utgifter för löner (15 procent). Fika vid vanligt återkommande arbetsmöten ska därför ingå i de indirekta kostnaderna. Undantag finns från detta, till exempel om mat har en central roll i projektet, det måste då framgå av ert beslut om stöd (!).
Indirekta kostnader Alla stödmottagare inom Lokalt ledd utveckling Leader som har utgifter för personal har rätt till 15 procent i indirekta kostnader förutsatt att det finns med i projektets Beslut om stöd. Indirekta kostnader, även kallade OH-kostnader är utgifter som inte är direkt kopplade till en specifik aktivitet i projektet. Men dom är ändå nödvändiga för projektets genomförande. Exempel på indirekta kostnader: Övrig indirekt personalkostnad (ledning, kundservice, ekonomi) Lokalkostnader Hyra för lokal Försäkringar El, värme och vatten Kontorsmaterial Kopieringskostnader Bankavgifter Intern representation Du behöver inte skicka in något specifikt underlag för indirekta kostnader i ansökan om utbetalning. Du beräknar och fyller i den indirekta kostnaden själv i e-tjänstens kostnadssammanställning under utgiftstypen Indirekta kostnader. Den indirekta kostnaden beräknar du genom att multiplicera stödmottagarens utgifter för löner (inkl. lönepåslag) med 15%. Var uppmärksam på att ni inte redovisar till exempel telefon- eller lokalkostnader, eftersom de ska ingå i de 15 procent som projektet får ta upp.
Investeringar Det framgår av ert beslut om stöd om du har stödberättigande investeringar i ditt projekt. Det är viktigt att läsa i beslutet då det gäller olika villkor beroende på typ av investering. Vissa investeringar kommer att besiktigas innan er ansökan om slutbetalning kan godkännas. Vissa investeringar måste finnas kvar i minst fem år efter projektslut (= datum för slututbetalning). En investering är en fysisk eller immateriell tillgång med ett inköpspris som överstiger 22 000 kronor och som har en livslängd på mer än tre år. Exempel på immateriella investeringar är: förvärv av patenträttigheter, licenser (dock ej abonnemang) och programvara. Försäljning av en investering Om du har gjort en investering som inte behövs efter projekttiden kan du behöva sälja den innan du slutredovisar projektet. Detta framgår i så fall i ditt beslut om stöd. Då ska du redovisa investeringen under utgiftstypen övriga utgifter. Du ska i första hand sälja till aktuellt marknadsvärde. Om du inte kan få fram ett aktuellt marknadsvärde kan du använda skrotvärdet dela upp investeringen i säljbara delar göra en oberoende värdering av investeringen. Intäkten eller värdet ska du dra av från utgifterna i ansökan om slututbetalning.
Offentliga resurser Offentliga resurser är offentliga insatser i annat än pengar som betalas av utomstående offentliga organisationer. Utomstående innebär att om projektägaren är en kommun så kan samma kommun inte bidra med offentliga resurser. Detta framgår också i ert Beslut om stöd om det finns godkända Offentliga resurser. Generellt är det myndigheter, kommuner och landsting som kan bidra med offentliga resurser. Det kan handla om arbete, varor, tjänster, mark eller byggnader. Offentliga resurser i form av arbete ska styrkas med Projektdagbok eller med motsvarande uppgifter från ett tidredovisningssystem Beräkning av timlön och Lönespecifikation Offentliga resurser som inte gäller arbete kan du styrka med Värderingsintyg av oberoende värderare Kopior av fakturor, till exempel på hyror som tidigare fakturerats Prislista
Upphandlingsskyldighet Du som stödmottagare måste svara på i Ansökan om utbetalning om du är upphandlingsskyldig. Om du är upphandlingsskyldig, var noga med och dokumentera allt som har med upphandlingen och göra. Om du är osäker på om du är upphandlingsskyldig, ta kontakt med upphandlingsmyndigheten. http://www.upphandlingsmyndigheten.se/
Logotyper EU & Leader Vad gäller användandet av EU- och leaderlogotyp så framgår av ert beslut om stöd vad som gäller, vilken logotype du ska använda mm läs noggrant! Generellt ska loggorna finnas på informationsmaterial och publikationer samt på framtagna hemsidor och sociala medier. Läs mer http://www.jordbruksverket.se/amnesomraden/stod/stodinomlokaltleddutvecklingleader/pengarfraneuanvande ulogga.4.72417ff515576401428986cb.html
Läges- eller slutrapport I e-tjänsten där du ansöker om utbetalning ska du för varje delutbetalning också skriva en kort lägesrapport. Detta för att man ska kunna följa hur det går med insatsen löpande under projektets gång. Förändras förutsättningarna under projektets gång ska alltid leaderkontoret kontaktas. Annars finns risk att (del av) stödet inte betalas ut. Kontakta oss så fort som möjligt! När det gäller ansökan om slutbetalning är det dags för en mer utförlig slutrapportering. Här ska du visa att projektet har uppnått sina mål och syften. Har vissa mål inte uppfyllts är det mycket viktigt att redogöra varför och att ni har gjort allt ni kunnat för att uppfylla målen. I samband med Ansökan om stöd uppskattade ni förväntade resultat avseende ett antal olika faktorer som nya företag, nya produkter, nya mötesplatser mfl. Vissa frågor fanns med i e-tjänsten, andra svarade ni på egen blankett från Leader Stockholmsbygd. Samma förfarande upprepas i samband med Ansökan om slutbetalning. En del uppföljningsfrågor finns i e-tjänsten och en del frågor finns i en egen blankett för Slutrapport som Leader Stockholmsbygd har tagit fram för uppföljning av våra egna indikatorer. Hör av er till leaderkontoret för hjälp med ansökan om utbetalning och för att få rätt blankett.
Avdrag vissa fel går inte att rätta till utan leda till avdrag! Vid osäkerheter gällande stödberättigade kostnader, kontakta alltid ditt Leaderkontor! Skicka in ansökan om utbetalning i tid! Redovisa bara stödberättigande kostnader. Använd EU och leaderlogotyp och särredovisa i bokföringen! Om du som stödmottagare skickar in ansökan om utbetalning försent (1-14 dagar efter slutdatum) så blir det ett 50 procentigt avdrag på utbetalningsbeloppet. Om ansökan kommer in mer än 14 dagar försent blir det ett 100 procentigt avdrag. Du kan ansökan om förlängning av slutdatum, det gör du via leaderkontoret men du måste göra det innan slutdatum! Viktigt att ni bara redovisar de kostnaderna som projektet kan få stöd för, om skillnaden mellan de redovisade utgifterna i ansökan om utbetalning skiljer sig mer än 10 procent mot de utgifter som är stödberättigande blir det en administrativ sanktion. Har ni inte lämnat information om EU:s medfinansiering (genom logotyper, skyltar) eller särredovisat projektet blir det ett avdrag på 2 %. Har ni gjort samma fel i fler delutbetalningar, dubbleras avdraget.
Tänk på! Läs igenom ditt beslut om stöd noggrant för att veta vilka utgifter du får ta upp i din ansökan om utbetalning. Leaderkontoret vill gärna gå igenom din ansökan om utbetalning innan du skickar den till Jordbruksverket. Vi granskar din ansökan om utbetalning och hjälper till att inga grova fel finns. Det är dock ni som stödmottagare som alltid är ansvarig för innehållet i ansökan om utbetalning och skriver under ansökan om utbetalning, vilket sker automatiskt när du skickar in den via e-tjänsten. Skicka in ansökan i tid dvs innan slutdatum för projektet, ansök annars om nytt slutdatum. Ta bara upp utgifter som är aktuella för projektet och som är betalda av stödmottagaren Har stödmottagaren redovisat mer utgifter än vad denne har i sitt beslut om stöd och ett fel hittas så kommer avdraget att göras proportionerligt.