Verksamhetsplan för 2016 Fastställd av SITES styrelse den 17 mars 2016. Planen utgör en reviderad och kompletterad version av den indikativa verksamhetsplan som fastställdes av styrelsen den 25 november 2015. Innehåll Övergripande inriktning 2 Strategisk ledning och administration 3 Förnya och marknadsföra 3 Utveckla och säkra 4 Totalbudget 4
Övergripande inriktning Nio av Sveriges fältforskningsstationer samordnas för att erbjuda forskare vid landets alla lärosäten och forskningsinstitut en väl fungerande infrastruktur för fältbaserad forskning. Tillsammans täcker stationerna in vitt skilda naturtyper och klimatzoner, från jordbrukslandskap, skogsmark, fjälltrakter och våtmarker till olika typer av inlandsvatten. SITES koordineras av ett samordningssekretariat samt leds av en extern styrelse. Vägledande vid planering av all verksamhet inom SITES är SITES strategiska plan. Här framgår vad som ska göras för att SITES ska leva upp till visionen om att främja långsiktig fältbaserad ekosystemforskning av världsklass genom att erbjuda unik infrastruktur och kompetens på ett sätt som attraherar såväl svenska som internationella forskare. Under 2015 genomförde Vetenskapsrådet (VR) en uppföljning av SITES inför beslut om finansiering för perioden 2016-2017. Den utvärderingsrapport som redovisades till VR och SITES i februari 2016 innehöll förslag på ett antal förbättringspunkter som kommer att integreras i arbetet under 2016. SITES styrelse genomförde dessutom under hösten 2015 en SWOT-analys. Slutsatserna från uppföljningen samt SWOT-analysen är bland annat att verksamhetsåret 2016 ska karaktäriseras av insatser för att locka fler nya forskare att nyttja SITES, samt att utveckla forskarstöd - inklusive stöd för datahantering - för att öka tillgängligheten av såväl forskningsdata som monitoringdata. Under 2016 genomförs ytterligare insatser för att integrera stationernas verksamhet samt marknadsföringsinsatser för att öka antalet användare, både per station och till de två gemensamma satsningar - SITES Water och NordSpec - som initierades inom SITES under 2015. Verksamheten inom SITES delas in i följande tre huvudområden: Strategisk ledning och administration avser styrelsens, sekretariatets och stationsföreståndarnas arbete. Förnya och marknadsföra avser investeringar i ny samordnad, experimentell infrastruktur som efterfrågats av forskarsamhället. Vidare ingår uppbyggnad av ett förbättrat stöd till användare i datahanteringsprocessen. De nya satsningarna och det utvecklade användarstödet ska lyftas fram i marknadsföringen, liksom bilden av SITES som en helhet. Utveckla och säkra avser verksamhet som förstärker och utvecklar befintlig infrastruktur för att ytterligare öka tillgängligheten och kvaliteten på verksamheten. Detta inkluderar även verksamhet som syftar till att säkerställa drift, dokumentation och underhåll av existerande databaser, experiment, observationsserier och instrumentering. Under denna rubrik innefattas även åtgärder för att öka tillgängligheten på redan insamlade data. 2
Strategisk ledning och administration Styrelsen har det övergripande strategiska och ekonomiska ansvaret för SITES och ansvarar för följande under 2016: Återrapportering av 2015 års verksamhet Översyn och uppdatering av strategiska dokument (strategisk plan, kommunikationsstrategi, konsortieavtal, vision och policy gällande datahantering mm) Besluta om handlingsplan för hantering av data Vidta åtgärder med anledning av rapport om internationell samordning Vidta åtgärder med anledning av VR:s utvärdering Verksamhetsplan och budget för 2017 Planering av ansökan till VR 2017 Samordningssekretariatet leds av SITES föreståndare. Sekretariatet tillhandahåller beslutsunderlag och administrativt stöd till styrelsen och stationsföreståndargruppen, och har ansvar för följande under 2016: Upprätta årsredovisning Vidta åtgärder med anledning av VR:s utvärdering enligt beslut av styrelsen Leda SITES kommunikationsarbete Leda datahanteringsgruppen Förbereda ansökan till VR 2017 Stationsföreståndarna har en viktig roll när det gäller utvecklingen av en sammanhållen infrastruktur. Under 2016 har stationsföreståndarna individuellt och gemensamt ansvar för följande: I enlighet med SITES vision och långsiktiga strategi tillhandahålla den infrastruktur på respektive stationen som är inkluderad i SITES Aktivt delta i arbetet med att utveckla en mer samordnad och integrerad infrastruktur Prioritera personella och ekonomiska resurser till SITES gemensamma arbetsgrupper Bidra till SITES kommunikation och marknadsföring Genomföra kompetensutveckling av personal Genomföra personalforum Utveckla utåtriktade verksamheter Stödja föreståndaren i förberedelser för VR-ansökan 2017 Andra nätverk och internationalisering SITES styrelse har tidigare beslutat att prioritera samverkan med nätverken ICOS och Svenska LifeWatch. Kontakter har även tagits med US LTER. Dessa samarbeten utvecklas vidare under 2016. Förnya och marknadsföra SITES som en samlad infrastruktur för fältforskning SITES är en nybildad infrastruktur och följaktligen är marknadsföring viktig för att göra satsningen välkänd i forskarsamhället. Flera aktiviteter i kommunikationsplanen syftar till att ta fram nytt, förbättrat och målgruppsanpassat underlag för marknadsföring. Unga forskare och användare som inte nyttjar SITES idag är prioriterade målgrupper. I marknadsföringen under 2016 ska framför allt de nya gemensamma satsningarna och användarstödet gällande datahantering (insamling, dokumentation, lagring och tillgängliggörande av data) lyftas fram. 3
Alla stationer har ansvar för att vid utbildningar, studiebesök, seminarier, konferenser, möten mm ge anpassad information om SITES och beskriva SITES som en helhet, med de fördelar, möjligheter, stödaktiviteter mm som SITES erbjuder. Forskardriven utveckling Inom SITES förs en ständig dialog med forskare om behov av fortsatt utveckling av infrastrukturen. Förtur ska ges till sådana initiativ som nyttjar SITES som integrerad infrastruktur och riktas till prioriterade målgrupper. Som resultat av en öppen utlysning under fjolåret har styrelsen beslutat att ytterligare en satsning på ny infrastruktur ska genomföras under 2016 (AquaNET). Utveckla och säkra Befintlig infrastruktur i SITES ska säkras och utvecklas så att verksamhetens kvalitet och tillgänglighet ökar. Gemensamma aktiviteter för datahantering genomförs för att ytterligare stärka och utveckla SITES som en integrerad infrastruktur. Stationerna ska erbjuda stöd till användare gällande datahantering och under 2016 prioriteras insatser för att utveckla stödet när det gäller tillgängliggörande av data, från både forskning och miljöövervakning. Stationerna ska också delta med personella resurser i arbetsgruppen för datahantering samt i arbetet med att använda och utveckla NordGIS. Säkerställa pågående miljöövervakning och dess datainsamling SITES stationer bedriver miljöövervakning inom flera olika områden samt tillgängliggör insamlade data. Eftersom omfattningen skiljer sig mellan stationerna varierar såväl huvudmännens insatser som VR-anslaget till denna del av stationernas verksamhet. Under 2016 bedrivs verksamhet av minst samma omfattning som under 2016. TOTALBUDGET 2016 Budget för 2016 exklusive särskilda satsningar på att förnya SITES ligger på en något högre nivå än den för 2015. Den ökade volymen beror på att sekretariatet har förstärkts samt att Röbäcksdalen och Lönnstorp ges större tilldelning än vad som preliminärt antogs inför budgetarbetet 2016. Totalt tas 25 295 kkr av VR-medlen i anspråk vilket i princip motsvarar tilldelningen för året, 25 000 kkr (tabell 1). Under perioden 2013-2015 reserverade styrelsen en del medel till eget förfogande och för att kunna göra särskilda satsningar för att förnya SITES. Två sådana större satsningar beslutades och finansierades 2015. Av den totala tilldelningen från VR under 2013-2015 återstår per den 31/12 2015 totalt 9 110 kkr att fördela (tabell 1 och bilaga 2). Av dessa reserveras 709 kkr för betalning av arbete utfört under 2015 kopplat till NordGIS som inte har reglerats. Styrelsen har också beslutat att prioritera en ytterligare satsning på förnyelse, AquaNET. Satsningen tar 8 403 kkr av VR-medlen i anspråk och belastar 2016 års resultat. Det betyder att samtliga VR-medel för 2013-2016 nu har tagits i anspråk. AquaNET ges i likhet med de tidigare satsningarna på förnyelse, SITES Water och Nordspec, en separat projektbudget fördelad på berörda stationer. Förutom medel från VR så satsar huvudmännen för SITES stationer sammanlagt 22 543 kkr. Totalt budgeteras således för en omsättning på 56949 kkr under 2016 med 47 839 kkr inom ordinarie verksamhet samt 9110 kkr till styrelsens förfogande, som reserverats för den särskilda satsningen AQUANet och arbete med NordGIS. Detaljerade budgetar för SITES sekretariat och stationerna återfinns i bilagorna 1 och 2. 4
Tabell 1. Sammanställning av SITES budget 2016 samt jämförelse med budget och utfall för 2015. 2015 2016 Budget (huvudman Utfall Avvikelse mot VR Huvudman Totalt 2016 +VR) budget Löner, arvoden 2 350 2 361-11 2 690 950 3 640 Resor 341-341 200 0 200 Möten, övrig 640 371 269 170 0 170 drift NordGIS 2 300 541 1 759 1 030 1 030 Nya satsningar 20 000 15 328 4 672 9 110* 9 110 Summa gemensamma kostnader 25 290 18 942 6 348 13 200 950 141 50 Abisko 2 000 2 000 0 1 000 1 000 2 000 Tarfala 4 160 4 160 0 1 400 1 400 2 800 Röbäcksdalen 3 739 2 541 1 198 2 426 2 449 4 875 Svartberget 11 565 11 271 294 6 875 4 950 11 825 Grimsö 2 040 1 838 202 1 150 1 000 2 150 Erken 2 915 3 272-357 1 550 1 625 3 175 Asa 6 259 7 096-837 2 500 4 019 6 519 Skogaryd 6 070 7 006-936 3 166 3 165 6 330 Lönnstorp 1 860 1 860 0 1 138 1 985 3 123 Summa stationer 40 608 41 044-436 21 205 21 593 42 799 Totalt 65 898 59 986 5 912 34 405 22 543 56 949 * Avser resterande medel från 2013-2015 som reserverats för AquaNET och arbete med NordGIS. 5
Bilaga 1. Detaljerad budget för SITES samordningssekretariat samt gemensamma aktiviteter under verksamhetsåret 2016. Funktion Beskrivning Totalt 2016 VR Huvudman Samordningssekretariat Föreståndare, 50% 1 060 1 060 Biträdande föreståndare, 100% 750 750 Ekonomiadministratör, 25% 270 270 Projektsekreterare, 30% 270 270 System, 50% 400 400 Forskningskommunikation 490 80 410 Driftkostnader för sekretariatet Resor och övriga omkostnader 200 200 Styrelse Möten, arvoden mm 400 400 Användarforum Lokal, föreläsare mm 100 100 Information till användare Webbplattform, översättningar, bildmaterial mm 70 70 Totalt 4 010 3 060 950 Utveckla SITES Föreståndarforum Möte, lokal mm. Ej resekostnader 30 30 Samordning med övriga nätverk Resekostnader, kost och logi 50 50 Personalforum Möte med all personal från stationerna, resor, kost, 300 300 logi, övriga omkostnader Datahantering (gemensamt) NordGIS, lagring (SITES bankfack), arbetsgrupp mm 650 650 Totalt för SITES gemensamt 1 030 1 030 0 Till styrelsens förfogande * Medel från perioden 2013-2015 9 110 9 110 Totalt 14 150 13 200 950 medel reserverade för AquaNET och arbete med NordGIS 6
Bilaga 2. Detaljerad budget för SITES-stationerna uppdelat på strategisk ledning och administration, SITES-gemensam verksamhet, utveckla och säkra samt användarstöd för verksamhetsåret 2016. Kostnadsbudget 2016 för stationerna Strategisk ledning och administration - Utveckling av SITES som en strategisk del av verksamheten SITES gemensam verksamhet Föreståndarforum, personalforum, personalutbyte marknadsföra SITES och data, forskardriven utveckling Utveckla och säkra Monitoringverksamhet (insamling) Utveckla och säkra Tillgängliggörande av monitoringdata Utveckla och säkra Tillgängliggörande av forskningsdata (SITES bankfack mm) Totalt Support till forskningsprojekt Användarstöd exklusive datahantering SITES- Water * Löner och arvoden 4 693 1 970 7 129 3 593 1 705 4 351 23 441 500 300 Resor 60 310 485 125 10 40 1 030 Utrustning 70 0 1 083 432 0 350 1 935 5 237 2 781 /avskrivningar Material 314 5 1 250 0 2 776 2 347 1 300 1 000 Övriga kostnader 388 257 2 002 531 80 181 3 438 Indirekta kostnader 1 142 754 2 788 1 381 592 1 264 7 921 125 75 Lokalkostnader 343 317 975 596 208 248 2 686 Summa 7 010 3 613 15 712 6 658 2 597 7 210 42 799 7 162 4 156 Nordspec * Intäktsbudget 2016 för stationerna Huvudmannen 3 538 1 795 9 275 3 166 880 2 639 21 593 VR 3 471 1 818 6 438 3 482 1 728 4 570 21 205 Summa 7 009 3 613 15 713 6 648 2 608 7 209 42 799 * Besluten om SITES-Water och Nordspec har belastat 2015 års resultaträkning för SITES som helhet. Under 2016 kommer 7 162 kkr respektive 4 156 kkr att omsättas för dessa satsningar. Dessa hanteras som separata projektbudgetar på berörda stationer. 7