Protokoll 2015:5 Styrelsemöte 2015:5, Närvarande Anna Gottfridsson Karolina Natt och Dag Jenny Irwert Micael Andreasson Markus Forsgren David Udén Panagiotis Johan Nikolis Jan Månson Magnus Bernhardson Pernilla Niemi Tobias Stellert Förkortning AGO KN JI MAO MF DU PJN JAN MAG PN TS 1.INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO förklarar mötet öppnat 1.2 Val av mötesordförande På förslag: KN 1.3 Godkännande av föredragningslistan Förslag till beslut: att godkänna den förslagna föredragningslistan 1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll a) Protokoll 2015:3 (bordlagt från 2015:4) b) Protokoll 2015:4 Förslag till beslut: att lägga protokoll 2015:3 samt protokoll 2015:4 till handlingarna. 1.5 Rapporter JAN har närvarat på Kullavikssjöscoutkårs årsmöte. Årsmötet flöt på utan problem, och kåren tycks ha ett välfungerande och intressant verksamhetsår framför sig. 1
AGO har medverkat på samverkansmöte med Västra Klumpen (Alla distrikt i västra Sverige). Diskussionen handlade främst om de utbildningar som finns samt vad hur man gå vidare med gemensamma events efter Liv@. AGO och KN har varit Distriktsordförandeträff i Sundsvall. Nästa träff kommer vara i västra Sverige, men mer information om detta kommer presenteras senare. AGO och MF har inlett dialog med Hajk-DM teamet. Känslan från mötet är att Hajk-DM kommer att fortsätta som ett externt event med sin rådande form som promotas av under de kommande åren. AGO har haft ett avstämningsmöte med Michael Nilsson från Equmenia. Båda hoppas på en fortsatt god kommunikation och samarbetet. Dock måste ett samarbete mellan och Equmenia inledas långsamt och byggas upp av gemensamma events och ambitioner. 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1 Utskotten a) Rapporter utskotten från PN & KN I. Händelseutskottet, HUT II. Kommunikationsutskottet, KUT (bilaga a) En rapport har skickats till styrelsen (se bilaga). PN konstaterar att de jobbar på, samt att de just nu har mycket att göra. Finns en tanke om att hålla en internutbildning om Göteborgs scoutdistrikts elektroniska infrastruktur för DSL, mer information kommer vid ett senare tillfälle. III. Ledarutvecklingsutskottet, LUT PN rapporterar att de arrangerat lite olika kurser. Överlevnadskursen i maj kommer bli av, mer information om detta kommer. LUT får förfrågningar från kårer om de kan hålla en rad utbildningar som det tyvärr inte har kunnat genomföra. IV. Publika utskottet, PUT V. Rover- och utmanarutskottet, RUT PN rapporterar att de genomfört en mycket lyckad spelkväll. b) Valberedning av HUT Bordläggs till nedtakten c) Valberedning av PUT Bordläggs till nedtakten 2.2 Råden a) Rapport från rådskontakterna I. Husrådet (MAG) Inget att rapportera. II. Kanotrådet (PJN) Besiktning av kanotvagnarna är beställd. PJN kommer undersöka om märkena på kanoterna är uppdaterade till de nya distriktsmärkena. Om inte kommer Susanne att bes beställa nya som PJN ombesörjer att de klistras på. III. Skeppsrådet (TS) Rådet har problem med att hitta befäl till Mandalay. Rådet jobbar på ett skapa ett större nätverk så att man kan avlasta individer som varit aktiv länge. TS ombeds meddela skeppsrådet att de kan kontakta distriktsstyrelsen för hjälp med rekrytering och finansiering om behov finns. KUT och skeppsrådet har försökt samarbeta om en ny logga, skeppsrådet har dock tagit fram ett nytt märke själva. För att fortsätta diskutera frågan kring tröjor kommer Peter från skeppsrådet att träffa AGO för att komma fram till en lösning. Distriktsstyrelsen önskar att Anders från skeppsrådet och Emil från KUT också medverkar på mötet. 2
3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge Kanslikostnaderna verkar öka i jämförelse med samma period från förra året. JAN efterfrågar en utredning om vad detta kan bero på samt vem som bär ansvaret för att göra kontinuerliga uppföljningar kring de olika budgetposterna. Primärt handlar diskussionen om kansliposten. MAO och MAG tar på sig att se över hur en denna uppföljning av kanslikostnaderna skall kunna struktureras och genomföras. Kostnadsställen för Kragenäs har uppdaterats är dock ett problem att det inte finns något material att jämföra från tidigare år. Dock så kommer framtida jämförelser med föregående år göras lättare på grund av den nya uppdateringen. Distriktsstyrelsen konstaterar att snart har möjlighet att passera 4000 medlemmar. Regionsbidragsansökan till Västra götalandsregionen och Region Halland är inskickade. 3.2 Regionbidrag för scoutkårerna i Kungsbacka kommun (Region Halland) JAN har diskuterat med Hallands scoutdistrikt hur man skall göra med ansökan om regionsbidrag till Kungsbacka scoutkår. Situationen verkar nu vara löst och bidraget kommer betalas ut enligt praxis. 3.3 Bokslut 2014 Förutom posten om Kragenäs så kommer bokslutet för 2014 att vara klart inom några veckor och då presenteras. 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Nedläggning av Kärra Scoutkår Har varit aktuellt under en längre tid. De resterande pengarna och utrustningen som finns kommer att skänkas till Kärra Rödbos föreningsråd. Distriktsstyrelsen stöttar Kärras scoutkårs beslut om nedläggning samt konstaterar att beslutet och processen har skötts på ett tillfredställande sätt. Dessutom stöttar Distriktsstyrelsen Kärra scoutkårs beslut att fördela sina tillgångar till bland annat Torslanda sjöscoutkår och Kärra Rödbos föreningsråd. Punkten förklaras omedelbart justerad Magnus Berndtsson, justerare Tobias Stellert, justerare 3
4.2 Att representera a) Kommande arrangemang under våren och sommaren AGO kommer medverka på Porthälla scoutkårs badkarsrally och representera distriktet. På Sankt Georg kommer JAN att medverka och tacka å distriktets vägnar. b) Hur representerar man 4.3 Äskande från Göteborgsscouternas Stiftelse för 2016 AGO för en diskussion om hur distriktsstyrelsen skall äska pengar från stiftelsen under 2016. De punkter som lyfts, om äskningen för att hjälpa barn att åka på läger som inte har råd bland annat, tar AGO med sig för en diskussion med stiftelsen. 4.4 Rutiner kring ev. utlåning av hjärtstartaren på Purpur Distriktsstyrelsen anser att det är ok att låna ut hjärtstartaren under sommaren då ingen verksamhet bedrivs i Purpur Snäckan. Dock krävs det att man alltid frågar distriktsstyrelsen vid utlåning, att man tydligt stipulerar vem som lånat den och när den kommer tillbaka samt att man ansvarar för att annonsera på Purpur Snäckan att den inte finns i huset då den är utlånad. TS tar på sig att undersöka till nästa möte vad en ny hjärtstartare skulle kosta samt hur ofta dessa skall besiktigas. 4.5 Kår-relationer a) Hur jobbar vi på en bra relation till alla kårer i distriktet? AGO kommer att öka kontakten med Västra kansliet. Dessutom kommer distriktets kanslipersonal träffa Västra kansliet kontinuerligt. Distriktsstyrelsen kommer att ringa till de kårer som inte har hämtat ut sina distriktsmärken och se om man vid ett överlämnande av dessa hade kunnat kombinera detta med en informationskväll med distriktet. De i styrelsen som skall ringa kårerna är: Annetorpdalens scoutkår - AGO Frodekåren KFUK-KFUM - KN Härryda scoutkår - TS Lärjedalen/Hjällbo scoutkår - PJN Mölndal KFUK-KFUM scoutkår - MAO Mölndal scoutkår FA - MF Partille scoutkår - JAN Sisjö scoutkår - JI Tölö scoutkår AGO och PN besöker 150419 Åsa scoutkår - KN Förövrigt bordläggs frågan om kårkontakt till nästa möte. b) Kår-kontakter i år Frågan bordläggs till nästa möte. 4
4.6 Verksamhetsplan och budget för 2016 Deadline för handlingarna till årsmötet är den 31/8, distriktsstyrelsen kommer ha en motionshanteringskväll den 30/8 kl 15.30. På distriktsstyrelsen höst upptakt kommer alla handlingar utom motionssvar vara klara. Arbetet med dessa kommer börjas med på distriktsstyrelsen nedtakt. Input från råd och utskott skall vara styrelsen tillhanda 7/6. 5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda a) Anställda MAG meddelar att det inte finns något att rapportera. b) Rekrytering Vi har anställt en ny kanslist/kommunikatör, Sandra Johansson. Hon börjar 4/5 och kommer medverka på DS roar sig. PN kommer meddela detta till DSL samt hur och vad hon kommer göra. 5.2 Kragenäs a) Lägesrapport från JI Läget inför sommaren är under kontroll. Utgifter kommer tas via faktura mottagaren. b) Val till Kragenäsgruppen 2015 (bordlagd från 2015:3) Inget val kommer hållas innan sommaren. 5.3 Krisplan för distriktet Arbetet fortgår med att ta fram en plan. 5.4 Nytt kansli Johan kommer att återkoppla hur arbetet går då kommunen inte har varit tillmötesgående. 5.5 Kommande händelser a) Äventyret 24-26/4 (TS) Budget och krisplan är utskickad till distriktsstyrelsen. Distriktsstyrelsen anser att allt ser bra ut inför eventet. 21 lag, 87 deltagare, är anmälda. b) Inspirationsresa 1-3/5 (AGO, MAG) 7st anmälda, eventet kommer dock genomföras ändå med viss ändring. c) DSL-fest 21/5 (PN, KN) PN letar efter lokal men i nuläget finns det ingen sådan. d) Nedtakt 13-14/6 (TS, MF) Arbetet fortgår och kommer rapporteras vid nästa möte. Matlagare kommer också att letas efter. e) Kulturkalaset 11-16/8 (MF) En projektledare har hittats, men när det finns två kommer beslut om dessas tillsättande fattas med ett per capsulam beslut. Förslag till beslut: Att ge 30000 till eventet i budget f) Upptakt 15-16/8 (MAG, MAO) g) Paddelhajk 12-13/9 (MAG, MAO) h) Buss till Scoutforum 18-20/9 (TS) i) Distriktsstämma 26/9 (?) Bordläggs till nästa möte j) DSL-träff 11/10 (KN) k) Kalendersynk och glöggmys 2/12 (PN) 5
5.6 Regionalt och nationellt a) Liv@2015 Arbetet går framåt, med många anmälda deltagare. Finns ett behov av funktionärer och distriktsstyrelsen uppmanas att sprida detta för att säkra att tillräckligt med sådana finns. AGO kommer träffa lägerledningen för att diskutera den operativa delen av lägret. b) Västra Utbildningsgruppen Möte kommer hållas 4/5. Arbetet går framåt. c) Västra Kansliet Kårrelationer bör byggas upp i samband med Västra kansliet. Tätare relationer mellan distriktsstyrelsen och Västra kansliet efterfrågas från båda parter. 6. AVSLUTNING 6.1 Övriga frågor JAN informerar om en diskussion om lägerbidraget. 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter, för information a) 24-26/4 Äventyret 2015 b) 29/4 DS roar sig ledtrådar om plats kommer c) 1-3/5 Inspirationsresa för ledare, rover och utmanare d) 4/5 Möte i Västra Klumpen om hur vi arbetar tillsammans med Västra Utbildningsgruppen e) 19/5 DS-möte 6.3 Reflektion 6.4 Mötet avslutas KN förklarar mötet avslutat. 6
Bilaga A: Utskottsrapport LUT Det känns bra. Två HLR-kurser genomförda. Hoppas på fler som kårerna själva planerar i samarbete med Niklas på Civilförsvarsförbundet. Vi planerar just nu för Överlevnadskursen i maj. Har eget möte nu på onsdag. Skall även träffa Civilförsvarsförbundet i veckan. KUT Det känns fortfarande bra, lite mindre aktivitet just nu i utskottet pga andra scoutaktiviteter. Vi jobbar just nu med: Ett "intranät" med filhantering, möte inbokat med Karolina Namnskyltar till styrelsen Ny logga och tröjor till Mandalay, Förslag är gjorda som skickats över till mandalay, förslag på tröjor är skickade till presidiet. Vad som är på gång är: Vi ska börja utreda skrivarens användande och vad distriktet behöver. Mallar för olika dokument ska göras (delvis påbörjat) Jag kan inte komma på några funderingar just nu. RUT Känns... jaa vi har inte setts så mycket hela RUT på ett tag, då många varit på resa och inte alla tillbaka än. Så vi är lite sprittutspridda. men samlas förhoppningsvis inför nästa arr! Spelkvällen för rover gick väldigt bra, så de är vi nöjda med, skoj att de blev så välbesökt av engagerade rovrar! Jag deltog även på RoUters evenemang, tärningshajken och spred RUT även där, kom många av våra stammisar på deras arr med men en del nya. Hoppas kunna rekrytera lite nya! :) Nästa projekt är grillkvällen 4 maj, så vi försöker marknadsföra så mycket som möjligt om det. Sara är ansvarig! 7