Kallelse och förslag till dagordning för direktionens sammanträde i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sammanträdesdatum: 2018-03-01 klockan 13.00 16.00 Plats: Hotell Malmköping, Malmköping A. Sammanträdet öppnas B. Upprop C. Val av justerare för sammanträdet D. Godkännande av dagordning E. Ärenden 1 Inkomna och utgående skrivelser samt anmälningsärenden 4 2 Fastställande av Årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet 8 3 Avrapportering internkontrollplan 2017 13 4 Trafikbokslut 2017 med årlig rapport 14 5 Beslut inför samråd om Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-2021) 15 6 Sörmland som länsregion 19 7 Svar på remiss Sörmlandsstrategin 22 8 Svar på remiss - Stöd för att främja fri kollektivtrafik för ungdomar 23 9 Översyn av Sörmlandstaxan 24 10 Anpassning av Sörmlandstrafikens resevillkor 27 11 Ansökan om medlemskap i Svensk Kollektivtrafik 28 12 Fastställande av Internkontrollplan 2018 29 www.sormlandstrafiken.se Sid 1 (55)
13 Beslut om reviderad attestordning 30 14 Nominering av styrelseledamöter med mera i Länstrafiken Sörmland AB 31 15 Instruktioner till stämmoombud vid årsstämma i Länstrafiken Sörmland AB 33 16 Instruktioner till stämmoombud vid årsstämma i Mälardalstrafik AB (MÄLAB) 34 17 Instruktioner till stämmoombud vid årsstämma i AB Transitio 35 18 Instruktion till stämmoombudet vid extra bolagsstämma i Samtrafiken i Sverige AB 36 19 Information om planeringsprocessen inför T19 37 20 Status i arbetet med Ny Trafik 38 21 Godkännande av planeringsprocess med årscykel för MÄLABs verksamhet 43 22 Status i Program Trafik 2019-2021 44 23 Information om status i trafiken och avtalen 45 24 Information om olyckan på Väg 52 46 25 Status i trafikbeställningarnas utredningsuppdrag från medlemmarna 47 26 Inriktning för kommunikationsradiosystem 48 27 Övrig information 50 a) En Bättre Sits 50 b) Mälartinget 50 c) Samverkan Region Svealand 50 d) Sverigeförhandlingen 50 e) Status Nationell Plan inklusive Ostlänken/Skavsta 50 f) Ny version av Behovsanalys för framtidens kollektivtrafik 51 g) Hållbart resande i Sörmland 51 h) Status Länstransportplan 2018-2029 51 i) Pågående åtgärdsvalsstudier 51 j) Södertörnsbanan 52 k) Utredningen om samordning av särskilda persontransporter 52 www.sormlandstrafiken.se Sid 2 (55)
l) Status Katrineholmsdepån och försäkringsärendet 52 m) Nuläge i upphandlingar och rättsprocess 53 n) Ny lag efter PUL 53 o) Information om varumärket Sörmlandstrafiken och omstrajpningen av bussfordon 53 p) Företagskonto och företagsförsäljning 53 q) Swish som nytt betalsätt 54 r) Sörmlandstrafiken på sociala medier 54 www.sormlandstrafiken.se Sid 3 (55)
Inkomna och utgående skrivelser samt anmälningsärenden Förslag till beslut Direktionen godkänner informationen. Ärende Under perioden 2017-11-22 till och med 2018-02-19 har bland andra följande ärenden (exempelvis är inkommande skrivelser avseende detaljplanärende och inbjudan till samråd exkluderade) registrerats som utgående respektive inkommande. Utgående skrivelser 2017-11-24 Samtrafiken Sverige AB: Anmälan till årsstämma i Samtrafiken Sverige AB. 2017-11-29 Regeringskansliet: Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets remissvar avseende Nationell infrastrukturplan 2018-2020. 2017-11-29 Regionförbundet Sörmland: Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets remissvar avseende Länsplan för regional transportin201frastruktur för Södermanlands län 2018-2029. 2017-12-04 Strängnäs kommun: Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets remissvar avseende Förslag till fördjupad översiktsplan för Stallarholmen, Strängnäs kommun. 2017-12-06 Bergkvarabuss: Begärt material av offentlig handling avseende Nobina ABs faktureringsunderlag för oktober månad 2017 och december månad 2016 för samtliga trafikområden där de utför trafik. 2017-12-07 Kollektivtrafikhandläggarnätverket: Dagordning och handlingar till kommande Kollektivtrafikhandläggarnätverk den 14 december 2017. 2017-12-08 Medlemmarna: Justerat protokoll från direktionens sammanträde den 22 november 2017. 2017-12-08 Medlemmarna: Verksamhetsplan och budget 2018 (2019-20) för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för hantering. 2017-12-15 Medlemmarna: Inbjudan till remisskonferens Två remisser en dag! 2018-01-05 Trafikanalys: Svar om kunskapsunderlag för trafikförsörjningsprogram. 2018-01-07 Medborgare: Svar till medborgare om utredningsuppdrag från Eskilstuna kommun till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet avseende fria resor för pensionärer. 2018-01-08 Visma: Svar på fråga om anbudstid avseende Busstrafik Norra Sörmland. 2018-01-10 Keolis: Svar på fråga om datum för upphandling busstrafik Södra och Västra Sörmland. 2018-01-12 Bergkvarabuss: Dispens avseende exteriör design för 2 st RBLg-buss. www.sormlandstrafiken.se Sid 4 (55)
2018-01-23 Katrineholms buss AB: Svar avseende ta del av anbud gällande skolskjuts i Katrineholm. 2018-01-29 Medborgare: Svar på fråga om Kollektivtrafik Trosa kommun. 2018-02-01 SVT: Svar om biljettkontroll och fuskåkande på kollektivtrafiken. 2018-02-12 Anbudsgivare: Anbudsunderlag gällande direktupphandling för ombordundersökning avseende den allmänna kollektivtrafiken i Sörmland under våren 2018. 2018-02-13 Visma Commerce AB: Svar om hur upphandling har annonserats. Inkommande skrivelser 2017-11-24 Samtrafiken Sverige AB: Bekräftelse av anmälan till årsstämma i Samtrafiken Sverige AB. 2017-11-28 Samtrafiken Sverige AB: Kompletterande handling inför årsstämma i Samtrafiken Sverige AB. 2017-11-29 Samtrafiken Sverige AB: Motion till årsstämma i Samtrafiken Sverige AB. 2017-11-30 Nyköpings kommun: Beslut i kommunstyrelsen om yttrande över länsplan för regional transportinfrastruktur för Södermanlands län 2018-2029. 2017-11-30 Riksfärdtjänsten: Angående indexförändring för riksfärdtjänst i Sörmland från 2018-02-01. 2017-12-01 AB Transitio: Verksamhetsplan 2018. 2017-12-01 Länsstyrelsen: Beslut gällande klagomål från bussar på Sagostigen i Nyköping. 2017-12-06 Strängnäs kommun: Beslut om Sörmlandstaxan. 2017-12-08 Trafikverket: Redovisning av samrådssvar, samråd om Järnvägsnätsbeskrivning 2019. 2017-12-13 Gnestapendlarna: Skrivelse från Gnestapendlarna avseende inställda turer på pendeltåg 49. 2017-12-13 AB Transitio: Delårsrapport 2017-12-31. 2017-12-20 Trafikanalys: Fråga om kunskapsunderlag för trafikförsörjningsprogram. 2017-12-20 Trafikverket: Samråd om Järnvägsnätsbeskrivning (JNB) 2019. 2017-12-21 Regions Östergötland: Beslut om allmän trafikplikt på sträckan Stavsjö-Krokek gällande busstrafik i Region Östergötland. 2017-12-21 Nyköpings kommun: Beslut från kommunstyrelsen om yttrande över granskningshandling avseende kompletterande lokaliseringsutredning, Bibana Nyköping. 2017-12-22 Landstinget Sörmland: Remissyttrande förslag till nationell plan för transportsystemet 2018-2029. www.sormlandstrafiken.se Sid 5 (55)
2017-12-22 Landstinget Sörmland: Remissyttrande kompletterande handlingar i pågående tillåtlighetsärende för Ostlänken, en ny höghastighetsjärnväg mellan Järna och Linköping. 2017-12-27 Eskilstuna kommun: Kommunfullmäktiges beslut godkännande av justering av priser i Mälardalstaxan. 2018-01-04 AB Transitio: Engagemangsbesked 171231. 2018-01-09 Bergkvarabuss: Dispensansökan avseende exteriör design för 2 st RBLg-buss. 2018-01-15 Regeringskansliet: Förslag till stödordning för om avgiftsfri kollektivtrafik för ungdomar. 2018-01-15 Medborgare: Svar på fråga om upphandling skolbussar Trosa kommun. 2018-01-18 Trafikverket: Inbjudan att söka statlig medfinansiering för 2019. 2018-01-19 Medborgare: Fråga om statistik över resande med kollektivtrafik i Trosa kommun över tid, gärna minst de senaste 10 åren. 2018-01-23 Landstinget Sörmland: Remiss gällande regionbildning respektive Sörmlandsstrategin. 2018-01-23 Katrineholms buss: Förfrågan om att få ta del av anbud gällande skolskjuts i Katrineholm. 2018-01-23 Katrineholms kommun: Kommunfullmäktiges beslut godkännande av justering av priser i Mälardalstaxan. 2018-01-24 MÄLAB: Protokoll styrelsesammanträde 171213. 2018-01-24 AB Transitio: Meddelande om aktiers övergång. 2018-01-25 Nobina: Dispensansökan avseende ålderskrav på fordon. 2018-01-31 SVT: Fråga om biljettkontroll och fuskåkande på kollektivtrafiken. 2018-02-05 AB Transitio: Kallelse till årsstämma 2018. 2018-02-12 Medborgare: Fråga om löneuppgift Helena Ekroth. 2018-02-13 Visma Commerce AB: Fråga om hur upphandling har annonserats. 2018-02-14 AB Transitio: Anteckningar från ägarrådets möte nr 11, 2018-02-08. 2018-02-14 Gnesta kommun: Protokollsutdrag justering av priser i Movingo. Beslut om anställningar 2017-10-31 Inrättande av 2,0 Kundservicemedarbetare tillsvidare med start från 1 januari 2018 2017-10-31 Inrättande av 2,0 Kundservicemedarbetare tillsvidare (Movingo) med start från 1 januari 2018 www.sormlandstrafiken.se Sid 6 (55)
2017-10-31 Inrättande av 3,0 Kundservicemedarbetare visstidsanställda (1 år) med start från 1 januari 2018 2017-10-31 Inrättande av 1,0 Analytiker från 1 januari 2018 2017-10-31 Omreglering och utökning av 0,40 Trafikutvecklare till 1,0 Affärsutvecklare 2017-10-31 Omorganisering av 1,0 Affärsutvecklare från Strategisk utveckling och analys till Trafikförsörjningsenheten från 1 januari. 2017-11-30 1,0 Ekonomiansvarig omregleras till 1,0 Ekonomichef från 1 januari 2017-12-12 Inrättande av 1,0 T f Avdelningschef visstid 1 januari 2018-28 februari 2019 2018-01-01 1,0 T f Avdelningschef visstid 20180101-20190228 2018-01-04 1,0 Affärsutvecklare tillsvidare 2018-01-19 1,0 Kundkoordinator inrättas 2018-01-19 1,0 Företagssäljare inrättas 2018-02-01 1,0 Trafikutvecklare tillsvidare Delegationsbeslut 2017-11-30 Beslut om ny organisation från 1 januari 2018 Efter utredning och överväganden samt mot bakgrund av kanslichefs föräldraledighet under perioden 4 december 2017-31 augusti 2018 beslutas att : Ekonomifunktionen separeras från ledningskansliet i egen enhet och leds av omreglerad Ekonomichef. Verksamhetschefstjänsten och dess avdelning tas bort. Systemförvaltarna placeras i Ledningskansliet. 2017-12-17 Beslut om tillfällig organisation från 1 januari 2018 Enhetschef Trafikförsörjning förordnas som Avdelningschef under perioden 1 januari 2018 till och med 28 februari 2019 för enheterna Trafikförsörjning och Servicecenter. Beslutet fattas mot bakgrunden att Servicecenters chef kommer att vara föräldraledig stor del av 2018 till början av 2019. Beslutet syftar till att säkra verksamheten under denna period då myndighetschefens uppmärksamhet behöver riktas externt samt till regionbildningen. 2017-12-19 Delegationsbeslut tillförordnade chefer jul/nyår 2017, uppdatering. 2018-01-11 Delegationsbeslut utlandsresa i tjänsten, Zana Zgog, Joakim Rosvall och Emil Wiberg. 2018-02-05 Delegationsbeslut Tf Avdelningschef Trafikförsörjning och Servicecenter 19 februari 2018 till och med 25 februari 2018 Matthias Hjelte. 2018-02-15 Delegationsbeslut Tf Myndighetschef 19 februari 2018 till och med 25 februari 2018 Åsa Bjerke. 2018-02-15 Delegationsbeslut Ekonomiansvarig 2 mars 2018 till och med 12 mars 2018 Helena Ekroth personalansvarig, Sophie Ljungberg funktionsansvarig. www.sormlandstrafiken.se Sid 7 (55)
Fastställande av Årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Föredragande: Emma Ehrenkrona m.fl. Bilaga: Förslag till Årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Förslag till beslut Direktionen godkänner årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet sänds till medlemmarna för erforderlig hantering. Ärende Den samlade bedömningen av verksamhetens måluppfyllelse är att Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet även verksamhetsåret 2017 i stora delar uppfyller en god ekonomisk hushållning. Anledningarna till bedömningen är flera, och återfinns bland annat i en fortsatt ökad resandeutveckling i tåg- och i busstrafiken, en ökad tillgänglighet till kollektivtrafiken i enlighet med nationella kriterier, åtgärder för ökad digitalisering samt förbättrade miljönyckeltal. Även de faktum att det under året genomförts aktiviteter som gett Sörmlands medborgare ytterligare förutsättningar att kunna leva, växa och verka i Sörmland och Mälardalen bidrar till måluppfyllelsen. Citybanans öppnande, Ostlänkens projektering, driftsättning av nytt resecentrum i Strängnäs och det fortsatta arbetet med dubbelspår på Svealandsbanan i höjd med Härad är alla exempel på sådana bidrag som skapar förutsättningar för myndighetens verksamhet. Utöver det har det varit byggstart för tågdepån i Eskilstuna, lansering av Programmet Ny trafik 2017 med fler turer med regionaltåg samt pendlarbiljetten Movingo, öppnande av Movingo kundservice samt förberedelser för etapp 2 i tågtrafiken där de första av de beställda 33 tågen levereras under 2019. Totalt väntas satsningarna på Ny Trafik ge betydande effekt på länets utveckling och leda till en ytterligare integrerad arbetsmarknad i Mälardalen. Under året har Myndighetens deltagit i nationella och storregionala forum för kollektivtrafikens utveckling såsom SKL (Sveriges Kommuner och Landsting), Mälardalsrådet och dess process En Bättre Sits samt MÄLAB. Myndigheten har även under året arbetat aktivt för att synliggöra att fördelningsmodellen för tågens tillträde till spår och i synnerhet de så kallade prioriteringskriterierna behöver anpassas till rådande lagstiftning och resandeutveckling. Ett sammanhållet och integrerat trafiksystem - byggt på gemensamma affärer Samordningen av kollektivtrafiken tog fortsatta steg under 2017. Fler kommuner gav Myndigheten i uppdrag att ansvara för upphandling och samordning av sin skolskjuts genom att lägga till den övriga avtalsportfölj som Myndigheten förfogar över. Allt i enlighet med det uppdrag som Myndigheten har att få länets kollektivtrafik att utgöra ett sammanhållet och integrerat trafiksystem inom Sörmland och till angränsande län. www.sormlandstrafiken.se Sid 8 (55)
Under året genomfördes en formell uppstart för Program Trafik 2019-2021. Under en tre års period ska all i stort all kollektivtrafik som Myndigheten ansvar för upphandlas på nytt. Under året arbetades intensivt med kravställning för nya busstrafikavtal och direkt på nyåret 2018 publicerades det första upphandlingsunderlaget i en serie av kommande busstrafikupphandlingar. Myndighetens strukturerade arbete med upphandlingar, genomförda och kommande, ger samtliga förutsättningar för fortsatt goda affärer, samordning, merutnyttjande av fordon, kostnadseffektivitet och tar miljöhänsyn i enlighet med funktionsmålen. Även förvaltningen och underhållet av våra depåer och fastigheter fortsatte så att de håller en god standard och på så sätt bidrar till en god arbetsmiljö för förare och hela och rena fordon. Utöver det fick en oväntad insats genomföras vid Katrineholmsdepån. Under året har reseantalet fortsatt att öka. Antal påstigande i den regionala tågtrafiken i Sörmland ökade till cirka 3 miljoner. I busstrafiken registrerades drygt 11,6 miljoner påstigande, en ökning med sex procent jämfört med 2016. Det gör att de satta målen för resandeutveckling nåtts. Även resandet i den särskilda kollektivtrafiken ökade. Antalet resor inom den anropsstyrda allmänna kollektivtrafiken uppgick till 13 997. 2017 har Myndigheten för första gången ansvarat för den särskilda kollektivtrafiken på helårsbasis. Här har totalt 406 053 resor genomförts under året jämfört med 343 000 resor under 2016 och beror av att Strängnäs kommun anslöt sina färdtjänstresor till samordningen i starten av 2017. För den allmänna kollektivtrafiken besvarades 43 980 samtal och cirka 6 120 kundsynpunkter registrerades. Det är en minskning jämfört med förgående år på cirka 2 respektive 20 procent. Under året har 396 reklamationer om förseningsersättningar registrerats, en minskning med närmare 20 procent. För den särskilda kollektivtrafiken har Servicecenter tagit emot 2 157 kundsynpunkter och har besvarat ca 257 000 samtal för serviceresor. Kundsynpunkterna var 150 färre än 2016. Samtalen var markant fler och kan förklaras med samma anledning som ovan, att Strängnäs anslöt sig till samordningen. Under året etablerade Myndigheten på uppdrag av MÄLAB, kundtjänstfunktion även för Movingo. Movingo Kundservice öppnade 4 september och är en integrerad del av Myndighetens befintliga kundservice. Mellan 1 oktober-31 december 2017 besvarades 2473 samtal och 611 kundsynpunkter har registrerats för Movingo Kundservice. De vanligaste frågorna som ställs från kunderna handlar om biljettköp, priser och giltighet. Den nya pendlarbiljetten Movingo lanserades 1 oktober 2017. Med Movingo möjliggörs resor såväl i tågtrafiken som med angränsande lokal kollektivtrafik i hela Mälardalen. Även resor med Trosabussen ingår. Under lanseringsmånaden såldes 25 procent fler månadsbiljetter än motsvarande år innan. Den digitala utvecklingen i våra försäljningskanaler har tagit stora kliv framåt under året. Antal besökare på sormlandstrafiken.se ökade med 62, 9 procent jämfört med 2016 och landade på 343 000 besök. Antalet registrerade användare på Mina sidor har under året nästan dubblerats från 10 000 till 19 157. Antalet sökningar i appen Sörmlandstrafiken har ökat från 6,5 miljoner under 2016 till 17,5 miljoner. Nya funktioner som införts i appen under året är förköp, företagskonto och swish. I slutet av året smyglanserades betalsättet Swish i appen. www.sormlandstrafiken.se Sid 9 (55)
Appen för den särskilda kollektivtrafiken, Serviceresor Sörmland, uppdaterades med en ny förbättrad version i slutet av året i syfte att erbjuda resenärer fler sätt att kunna boka sin resa men även för att ge bättre realtidsinformation samt överblick över sina beställda och genomförda resor. En tidigare milstolpe i arbetet med att förbättra tillgängligheten var införandet under 2016 av audiovisuella utrop i busstrafiken. 2017 var första året med helårseffekt av denna satsning då Myndighetens busstrafik enligt nationell standard betecknades som tillgänglig och målet om 98 procent tillgänglighetsanpassade fordon uppnåddes. Myndigheten har under året genom nätverk och bilateralt arbetat med Trafikverket för att även fortsatt säkerställa en god tillgänglighet - såväl fysisk som digital. Under året har Myndigheten beviljats medel ur den regionala planen för transportinfrastruktur för att öka digitaliseringen och förbättra trafikinformationen. Detta genom att utrusta resecentra och andra kollektivtrafiknoder i länet med skyltar för trafik- och realtidsinformation. Först ut att utrustas med denna fysiska infrastruktur av dessa medel var nya Strängnäs resecentrum. Tågtrafiken bedrevs under året på miljömärkt el och busstrafiken i länet i stort på förnybara drivmedel. Måluppfyllelsen för förnybara drivmedel i busstrafiken nådde 2017 till det satta målvärdet 98 procent och så även målen för energianvändning. De nya elbussarna i Eskilstuna stadstrafik har inneburit att energianvändningen har sjunkit. Även koldioxidutsläppen i den allmänna trafiken har sjunkit. Samtliga myndighetens nya avtal för serviceresor och skolskjuts har krav på 100 procent förnybara drivmedel. Totalt uppgick andelen förnybara drivmedel i den särskilda kollektivtrafiken på helårsbasis 2017 till 88 procent vilket är en ökning från 25 procent för helåret 2016. Kunder ger Servicecenter fortsatt höga betyg. Att de som svarar på Servicecenter är trevliga, tillmötesgående och professionella gavs betyget 4,81 på en 5-gradig skala. Kundnöjdheten för Serviceresor uppgick till 4,17 med en förväntad måluppfyllelse på 4,6. För bokningar av Serviceresor uppgick nöjdhetsvärdet till 4,28 och med målvärde om 4,9 för 2017. Utfallet på motsvarande frågor i den nationella mätningen ANBARO var 92 respektive 86 procent. I den allmänna kollektivtrafiken var 60 procent av resenärerna nöjda och 49 procent av allmänheten. Utfallet på motsvarande frågor i den nationella mätningen KOLLBAR var 58 respektive 51 procent. Myndighetens mål för 2017 var 62 respektive 51 procent. Den 31 december 2017 hade Myndigheten 74 månadsavlönade medarbetare vilket är fem fler än vid samma tid 2016. HME (Hållbart Medarbetar Engagemang) ökade med sex enheter, från 74 vid utgången av 2016, till 80 vid motsvarande mätning 2017 där samtliga tre variabler i HME - Motivation, Ledarskap och Styrning - har ökat. Målet för 2017 vad gäller HME var just 80 vilket tillika är årets resultat. Myndigheten har bedrivit verksamheten inom den beslutade budgeten. 2017 års ekonomiska resultat uppgick till 156 kronor och det ekonomiska utfallet till 18 808 tkr. Myndighetens omsättning under 2017 uppgår till 797 627 tkr. Myndighetens medlemmar har enligt budget betalat 637 875 tkr i medlemsbidrag under året, varav medlemsbidrag för den allmänna kollektivtrafiken 506 910 tkr och medlemsbidrag för den särskilda kollektivtrafiken 130 864 tkr. www.sormlandstrafiken.se Sid 10 (55)
Totala medlemsbidraget är 12 631 tkr lägre än budgeterat och pengar som i enlighet med avtal om ansvar och kostnader för kollektivtrafiken i Sörmland återbördats till medlemmarna. Även för 2018 är den förväntade utvecklingen att måluppfyllelse i all väsentlighet bedöms som positiv. Från den 1 januari 2019 kommer Sörmlands kollektivtrafikfrågor och övriga regionala utvecklingsfrågor att organiseras genom Region Sörmland. Ekonomisk fördelning per medlem i enlighet med Avtal för fördelning av ansvar och kostnader för kollektivtrafiken i Sörmland respektive Planeringsprocess- och beslutsordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet medför att Eskilstuna kommun får i jämförelse med budget sammantaget åter drygt 5,9 mnkr, Landstinget Sörmland 2,8 mnkr, Gnesta 2,4 mnkr, Katrineholm 1,8 mnkr, Vingåker 0,7 mnkr, Strängnäs 0,6 mnkr samt Oxelösund 0,5 mnkr. Flen, Nyköping och Trosa kommun har samtliga en negativ avvikelse för 2017 gentemot budget om respektive -1,0 mnkr, -0,6 mnkr samt -0,4 mnkr. Nedan visas avvikelsen mot budget i tabeller för myndighetens totala verksamhet samt fördelad till den allmänna respektive särskilda kollektivtrafiken. Total nettokostnad Medlem Budget 2017 DÅR2 2017 Utfall 2017 Avvikelse budget/utfall Eskilstuna 146 115 145 104 140 191 5 924 Flen 18 033 19 447 19 100-1 067 Gnesta 20 653 18 578 18 223 2 430 Katrineholm 28 291 27 044 26 460 1 831 Nyköping 66 411 68 996 67 058-647 Oxelösund 4 095 3 923 3 635 460 Strängnäs 40 194 40 722 39 580 614 Trosa 9 377 9 762 9 740-363 Vingåker 12 385 12 088 11 708 677 Landstinget 304 951 308 125 302 179 2 772 SUMMA 650 505 653 789 637 874 12 631 Total nettokostnad/medlemsbidrag för myndighetens medlemmar. www.sormlandstrafiken.se Sid 11 (55)
Nettokostnad allmän Medlem Budget 2017 DÅR2 2017 Utfall 2017 Avvikelse budget/utfall Eskilstuna 106 715 110 125 105 830 885 Flen 12 874 13 292 12 906-32 Gnesta 17 367 15 771 15 363 2 004 Katrineholm 23 797 23 263 22 611 1 186 Nyköping 59 879 60 917 58 822 1 057 Oxelösund 2 233 2 151 1 891 342 Strängnäs 34 535 33 601 32 664 1 871 Trosa 6 634 7 031 6 896-262 Vingåker 10 785 10 623 10 298 487 Landstinget 249 959 243 140 239 629 10 330 SUMMA 524 778 519 914 506 910 17 868 Total nettokostnad/medlemsbidrag för myndighetens medlemmar avseende den allmänna kollektivtrafiken. Nettokostnad särskild Medlem Budget 2017 DÅR2 2017 Utfall 2017 Avvikelse budget/utfall Eskilstuna 39 400 34 979 34 361 5 039 Flen 5 159 6 155 6 195-1 036 Gnesta 3 286 2 807 2 860 426 Katrineholm 4 494 3 781 3 849 645 Nyköping 6 532 8 079 8 236-1 704 Oxelösund 1 862 1 772 1 744 118 Strängnäs 5 659 7 121 6 916-1 257 Trosa 2 743 2 731 2 843-100 Vingåker 1 600 1 465 1 409 191 Landstinget 54 992 64 985 62 550-7 558 SUMMA 125 727 133 875 130 963-5 236 Total nettokostnad/medlemsbidrag för myndighetens medlemmar avseende den särskilda kollektivtrafiken. Som komplement till Årsredovisning 2017 upprättar myndigheten ett särskilt trafikbokslut, vilket behandlas nedan i 4 Trafikbokslut 2017 med årlig rapport. Trafikbokslutet fungerar även såväl som underlag inför medlemmarnas trafikbeställningar som årlig rapport utifrån gällande krav i EU-lagstiftningen. Direktionen föreslås med anledning av ovanstående godkänna årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Direktionen föreslås även besluta att Årsredovisning 2017 för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet sänds till medlemmarna för erforderlig hantering. www.sormlandstrafiken.se Sid 12 (55)
Avrapportering internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Direktionen godkänner avrapportering av Internkontrollplan 2017. Ärende I enlighet med internkontrollplanen ska arbetet med densamma årligen återrapporteras till direktionen i samband med årsbokslut. Internkontrollplanen innehåller följande sju granskningsområden: 1. Ekonomi 2. HR 3. Kommunikation 4. Verksamhetsutveckling 5. Juridik 6. Administration 7. Informationssäkerhet Var och en av ovan områden har i sin tur ett till sju kontrollmoment. Totalt omfattar internkontrollplanen 23 kontrollmoment. Under 2017 har två interna kontroller genomförts enligt den internkontrollplan som direktionen fastställde i mars 2017. Kontrollerna under året omfattade totalt sju avvikelser. Avvikelserna under 2017 har samtliga berört rutiner och tidplaner. Vid årets slut fanns tre öppna avvikelser och vid tiden för detta utskick är samtliga avvikelserna åtgärdade och avslutade. Direktionen föreslås godkänna denna avrapportering av Internkontrollplan 2017. www.sormlandstrafiken.se Sid 13 (55)
Trafikbokslut 2017 med årlig rapport Bilaga: Trafikbokslut 2017 med årlig rapport Förslag till beslut Direktionen godkänner Trafikbokslut 2017 med årlig rapport. Ärende Myndigheten har utifrån föregående års linjeresultat tagit fram ett trafikbokslut. I trafikbokslutet redovisas varje busslinje, dess uppdrag, resande, intäkter, kostnader och kostnadstäckning för helåret 2017. För första gången inkluderar redovisningen också punktlighet per linje. Trafikbokslutet innehåller också en rapport om pågående trafikavtal och fattade beslut om trafikplikt under året. Trafikbokslutet är upprättat bland annat för att fungera som stöd till medlemmarnas trafikbeställningar i enlighet med planeringsprocess- och beslutsordning. Trafikbokslutet, i kombination med Myndighetens årsredovisning, uppfyller även de krav som ställs i enlighet med de skrivningar som finns i EU:s kollektivtrafikförordning, som i sin tur är grunden för den nationella lagen (2010:1065) om kollektivtrafik. www.sormlandstrafiken.se Sid 14 (55)
Beslut inför samråd om Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-2021) Föredragande: Emma Ehrenkrona m.fl. Bilaga: Förslag till samrådsversion av Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-21) Förslag till beslut Direktionen föreslår medlemmarna att med utgångspunkt i årsredovisning och trafikbokslut för 2017 samt upprättat förslag till Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-21) uppskatta sin ambitionsnivå för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppdrag. Direktionen uppmanar medlemmarna att inkomma med sin trafikbeställning före den 25 maj och som senast i samband med respektive medlems sista kommunstyrelse/landstingsstyrelse sista möte för terminen. Direktionen noterar att arbete med fastställande av formerna för kommunernas motsvarighet till trafikbeställningar (tillköp) till regionen för år 2019 och framåt pågår. Ärende Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet ska svara för att den regionala kollektivtrafiken utförs på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt så att den bidrar till regional utveckling, god miljö och tillgodoser invånarnas behov av kollektivtrafik. Här utöver har medlemmarna under 2014 överlåtit vissa uppgifter inom den särskilda kollektivtrafiken till myndigheten. Frågor om budget och ekonomisk styrning avhandlas i förbundsordningens 15 där bland annat framgår att direktionen varje år ska fastställa budget för förbundets verksamhet, inom den ram som medlemmarna beslutat om. Till budgeten ska en plan för verksamheten medfölja. Direktionen ska samråda med medlemmarna om förslaget till budget senast under april månad. Direktionen ska därefter fastställa budgeten senast den 15 maj. Vid direktionens sammanträde den 3 maj 2018 kommer Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-21) att behandlas. Beslut tas då om de länsgemensamma kostnaderna kopplat till den allmänna trafiken. Innan dess, under mars och april är samråd är inplanerade att ske. Syftet med samråden är en, med fokus på den individuella medlemmen, genomgång och diskussion utifrån Årsredovisning, Trafikbokslut och Verksamhetsplan och Budget 2019 (2020-2021). Samrådet ska även ses som en grund inför Trafikbeställningen för 2019. Samrådet avser både den allmänna och den särskilda kollektivtrafiken. Medlemmarna ombeds därefter att inkomma med sin trafikbeställning före den 25 maj och som senast i samband med respektive medlems sista kommunstyrelse/ landstingsstyrelse sista möte för terminen. Som följd av trafikbeställningarna planeras därefter trafiken och komplettering sker sedan av de delar av Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-21) som avser trafikkostnader och biljettintäkter. Denna planeras behandlas vid direktionens sista sammanträde 2018. www.sormlandstrafiken.se Sid 15 (55)
Perioden kommer att präglas av att det 2019 med största sannolikhet konstitueras en nybildad Region Sörmland, vilken har hög påverkan på Myndighetens organisation men lägre påverkan på verksamheten i sig. Under planperioden är det därför aktuellt med ett omfattande och detaljerat förberedelsearbete i syfte dels att skapa någonting nytt, dels att ge bästa möjligheter till fortsatt medborgar- och samhällsnyttofokus genom förändringsprocessen. Detta medför att vi föreslår direktionen notera att arbete med fastställande av formerna för kommunernas motsvarighet till trafikbeställningar (tillköp) till regionen för år 2019 och framåt pågår. Inom medborgarperspektivet ska Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet skaffa bättre kunskap om vad kunderna efterfrågar för att sedan bättre matcha detta mot tjänsteerbjudanden. Under perioden kommer ett uppsökande arbete att bedrivas gentemot företag, organisationer och invånare för att i dialog skaffa kunskap om de olika målgrupperna med målet att hitta erbjudanden och tjänster som är relevanta och attraktiva. De bästa ambassadörerna är våra befintliga resenärer som rekommenderar vår tjänst till andra och insatser för att stärka ambassadörskapet kan behöva göras under perioden. Myndigheten kommer dessutom att fortsätta förbättra tjänsten genom att använda och utveckla befintliga tekniska system, både vad gäller trafikinformation och köp av produkt. Genom att fortsätta kommunicera, och utöka, möjligheten att köpa biljett digitalt kan ombordköp minimeras och ge förutsättningar för trafiken att flyta tidtabellssäkert. Enkelhet och tillgänglighet är två centrala begrepp för Myndighetens kommunikations- och försäljningsarbete de kommande åren. Servicecenter Sörmlands målsättning är att kunden upplever ett Servicecenter som karaktäriseras av hög servicekänsla, tillgänglighet och ett professionellt bemötande. Dessa egenskaper anser verksamheten är framgångsfaktorer som främjar kundnöjdheten och följs upp genom dagliga kundundersökningar samt genom statistik från inkommande kundsynpunkter avseende bemötande. Servicecenter Sörmland kommer fortsatt under perioden att fokusera på intern kvalitetskontroll, coachande ledarskap och måluppfyllelse av servicenivåerna för att i nästa led möta kundernas behov. Även Movingo kundservice kommer under perioden fortsatt att utvärderas för att säkerställa att fastställda servicenivåer hålls. Myndigheten kommer vidare att arbeta med smarta och effektiva resor genom en ökad samordning av resor, där vi får med fler resenärer på samma väg och slinga, och i samma fordon. Vi kommer de närmaste åren också skapa och behålla goda relationer till både resenärer, trafikföretag och förare. Inom perspektivet trafikförsörjning präglas perioden fortsatt av tidigare fattade beslut, i och utanför länet. Det gäller exempelvis beslut om etablering av Ostlänken, infasningen av nya tåg inklusive ytterligare utbudsförbättringar, förberedelser inför ett nytt tågtrafikavtal samt arbetet inom ramen för En Bättre Sits. Även effekterna av dubbelspårsutbyggnaden på Svealandsbanan kommer under perioden medborgare till nytta, inte bara genom att fler tågavgångar börjar trafikera spåren utan att hela systemet ges redundans. Reinvesteringar på järnvägen medför dock även fortsättningsvis störningar i trafiken, under perioden främst p.g.a. banarbeten på Getingmidjan strax söder om Stockholm C med totalavstängningar sommartid som följd. www.sormlandstrafiken.se Sid 16 (55)
Samtliga busstrafikavtal som Myndigheten har i Sörmland löper ut inom en treårsperiod mellan augusti 2019 och december 2021. Under samma period kommer även avtal gällande serviceresor i Sörmland, skärgårdstrafik i Nyköping kommun samt skolskjutstrafik i flera kommuner att behöva upphandlas. Arbetet med detta bedrivs inom program Trafik 2019-2021 som syfte att säkerställa den fortsatta trafiken med önskad måluppfyllelse. Programmet ska leda till att Sörmlands medborgare kan leva, växa och verka genom goda resmöjligheter med resor i ett modernt kollektivtrafiksystem. Ett urval av övriga aktiviteter under perioden är utveckling av den regionala tågtrafiken, ökad tillgänglighet till kollektivtrafiken genom förstärkt samverkan, stärkt koppling mellan kollektivtrafiken och de regionala och lokala utvecklingsmålen, samordning av allmän och särskild kollektivtrafik och utvecklad trafikinformation. En annan förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet är en stabil ekonomi där intäkter och kostnader är i balans, inklusive driftkonsekvenser av investeringar och långsiktiga åtaganden. Noggrann följsamhet avseende kostnadsutveckling och lagstiftning exempelvis avseende lönenivåer och priser för drivmedel är en viktig förutsättning för budget i balans. Trafikkostnader är för åren 2019 och framåt indexuppräknade med 3 procent och från och med 2019, då nya trafikavtal startas i delar av länet, är kostnader härrörande till berörda trafikområdena uppräknade med 10 procent. Intäkterna förväntas vara i linje med budget 2018. Sörmlandstaxan har inte gett den resenärsutvecklingen som Myndigheten hoppades på. Den resandeutveckling som länet har drivs i stort sätt enkom av rabatterade produkter samt ett ökat användande av periodkort och ger i stort ingen ökning av intäkterna. Bedömningen är att denna trend håller i sig under planperioden. 2019 går vi in i Region Sörmland med oförändrad verksamhet men med ny organisation. Inriktningen är att fortsätta arbeta med de värden som gör oss till en attraktiv arbetsgivare då vi tror på att det ger de bästa förutsättningarna att hålla medborgar- och samhällsnyttofokus. Som referensmaterial till medlemmarnas trafikbeställningar bifogas nedan Budget 2019 (2020-21) fördelad per medlem i enlighet med Avtal för fördelning av ansvar och kostnader för kollektivtrafiken i Sörmland respektive Planeringsprocess- och beslutsordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Fördelningen är per medlem totalt samt uppdelat på allmän respektive särskild kollektivtrafik: Total nettokostnad Medlem Utfall 2017 Budget 2018 Fastställd plan 2019 Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Eskilstuna 140 191 158 241 164 846 165 152 173 062 196 376 Flen 19 100 20 915 22 447 22 816 25 033 26 310 Gnesta 18 223 19 374 21 739 21 696 23 421 24 323 Katrineholm 26 460 28 676 30 732 30 686 33 754 35 220 Nyköping 67 058 69 732 75 381 75 561 84 090 87 585 Oxelösund 3 635 3 822 4 089 4 037 4 400 4 675 Strängnäs 39 580 42 072 44 944 43 700 45 527 47 981 Trosa 9 740 10 719 11 420 10 999 11 974 12 583 Vingåker 11 708 12 702 13 607 13 661 14 994 15 623 Landstinget 302 179 332 935 358 917 357 300 398 166 432 253 SUMMA 637 874 699 188 748 121 745 607 814 421 882 928 www.sormlandstrafiken.se Sid 17 (55)
Nettokostnad allmän Medlem Utfall 2017 Budget 2018 Fastställd plan 2019 Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Eskilstuna 105 830 120 338 125 254 126 084 132 347 151 276 Flen 12 906 15 610 16 905 17 367 19 349 20 019 Gnesta 15 363 16 147 18 377 18 328 19 902 20 430 Katrineholm 22 611 24 300 26 172 26 111 28 968 29 932 Nyköping 58 822 62 820 68 164 68 388 76 545 79 305 Oxelösund 1 891 2 000 2 179 2 180 2 445 2 537 Strängnäs 32 664 34 718 37 271 36 063 37 583 39 160 Trosa 6 896 7 849 8 427 7 980 8 807 9 096 Vingåker 10 298 11 101 11 938 11 972 13 237 13 671 Landstinget 239 629 267 022 290 390 289 642 327 915 353 846 SUMMA 506 910 561 905 605 077 604 116 667 098 719 272 Nettokostnad särskild Medlem Utfall 2017 Budget 2018 Fastställd plan 2019 Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Eskilstuna 34 361 37 903 39 592 39 067 40 715 45 100 Flen 6 195 5 305 5 542 5 449 5 684 6 291 Gnesta 2 860 3 227 3 362 3 368 3 519 3 894 Katrineholm 3 849 4 375 4 560 4 575 4 786 5 287 Nyköping 8 236 6 912 7 217 7 172 7 545 8 280 Oxelösund 1 744 1 822 1 910 1 856 1 955 2 138 Strängnäs 6 916 7 354 7 673 7 637 7 944 8 821 Trosa 2 843 2 870 2 993 3 019 3 167 3 487 Vingåker 1 409 1 601 1 669 1 689 1 757 1 952 Landstinget 62 550 65 914 68 527 67 658 70 251 78 407 SUMMA 130 963 137 283 143 044 141 491 147 322 163 655 Direktionen föreslås föreslå medlemmarna att med utgångspunkt i årsredovisning och trafikbokslut för 2017 samt upprättat förslag till Verksamhetsplan och budget 2019 (2020-21) uppskatta sin ambitionsnivå för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppdrag. Direktionen föreslås uppmana medlemmarna att inkomma med sin trafikbeställning före den 25 maj och som senast i samband med respektive medlems sista kommunstyrelse/ landstingsstyrelse möte för terminen. Avslutningsvis föreslås direktionen notera att arbete med fastställande av formerna för kommunernas motsvarighet till trafikbeställningar (tillköp) till regionen för år 2019 och framåt pågår. www.sormlandstrafiken.se Sid 18 (55)
Sörmland som länsregion Föredragande: Ulrika Åkerblom Sandberg Förslag till beslut Direktionen godkänner informationen. Ärende Drygt halvvägs in i resan mot en regionbildning i Sörmland, har bland annat landstingsstyrelsen beslutat om namnbyte, en övergripande politisk organisation samt informerat om att rollen som landstingsdirektör övergår till att vara regiondirektör. Landstingsstyrelsen beslutade följande, den 13 februari 2018, kopplat till regionbildningen; Landstinget Sörmland byter namn den 1 januari 2019 till Region Sörmland. Övergripande inriktning för politisk organisation för Region Sörmland 2019. Projektet Sörmland som länsregion med sina nio delprojekt har från årsskiftet formerats, och utöver nödvändiga aktiviteter och arbete i delprojekten för att nå satta mål, bidrar detta till både en ökad samverkan och förståelse, samt på sikt ett gemensamt arbetssätt och en början på något nytt. I delprojektarbetet kan vi konstatera att myndigheten redan idag arbetar i mer eller mindre samstämmiga stödprocesser och verksamhetssystem, som Landstinget har i sin verksamhet. Detta underlättar en övergång till en ny arbetsgivare och därmed minskar risken av störningar i den dagliga driften från årsskiftet. De nio delprojekten Myndigheten deltar med representanter i samtliga delprojekt och sammanfattningsvis så följer samtliga uppstartade delprojekt planen. Ett av delprojekten, Verksamhetsorganisation är inte uppstartat då en förutsättning för delprojektet har varit att det finns en inriktning för en övergripande politisk organisation. Givet att denna inriktning nu förtydligas tas det fortsatta arbetet med hur en verksamhetsorganisation ska organiseras vidare. Övriga delprojekt har följande status: Avveckling av RF och SKTM Inventering och analys pågår avseende avtalsportföljer, bolag, tillgångar och skulder. Det fortsatta arbetet är att ta fram en plan på hur detta ska hanteras inför en avveckling av de båda organisationerna. IT Under februari kommer inventeringen av samtliga organisationers verksamhetssystem att vara genomförd och det fortsatta arbetet omfattar förslag på förvaltningsmodell och förvaltningsplan för 2019. www.sormlandstrafiken.se Sid 19 (55)
Namn, visuell identitet och webb En varumärkeskartläggning pågår i samtliga organisationer. Analys och utfall av kartläggningen kommer att resultera i en varumärkesstrategi, om, hur och när varumärken ska existera inom Region Sörmland. Samlokalisering Inför en samlokalisering i Nyköping från den 1 januari 2019, arbetar delprojektet med förslaget att samlokalisering ska ske i Landstingets lokaler enligt nedan; Landstingskansliets huvudentré flyttas till Brunnsgatan (utanför fullmäktigesalen) och att den vita byggnaden, också kallad A-huset, ska inrymma arbetsplatser till regionens politiker samt mötes-, och konferensrum av olika storlek. Det skissas på möjligheten att bygga om fullmäktigesalen till arbetsplatser i två plan. Den ombyggnationen kommer inte kunna vara färdigställd till den 1 januari 2019, men förhoppningsvis till halvårsskiftet 2019. Med denna lösning behöver övriga hus på landstingskansliet anpassas och förtätas. Var i lokalerna olika medarbetare ska sitta liksom den framtida förvaltningsorganisationen, hanteras under senare delen av året. Särskild information om samlokaliseringen kommer att finnas tillgänglig för medarbetarna från v 10 på Landstingets intranät Insidan. Samlokaliseringen av verksamheterna i Eskilstuna, ligger med i delprojektplanen under senare delen av 2019. Skatteväxling Under 2017 har en del förberedande arbete genomförts inför en skatteväxling. Från årsskiftet har arbetet fortsatt i detta delprojekt och året inleddes med ett studiebesök hos Region Västmanland, för att inhämta erfarenheter om processen med skatteväxling vid en regionbildning. Delprojektet planerar den 1 mars 2018 förankra det pågående arbetet och hittills framkomna resultat gällande förslag på hantering av skatteväxling samt överenskommelse med kommunerna. Underlaget presenteras för styrgruppen för regionbildningen. Styrmodell, mål och budget Organisationernas arbetssätt avseende de ekonomiska processerna har sammanställts och analyserats, vilket också var en förutsättning för det pågående arbetet med att anpassa styrmodellen och budgetprocessen för 2019 och framåt. Uppdrag, uppgifter och arbetssätt regional utveckling och kollektivtrafik Under januari har delprojektet inventerat organisationernas uppdrag och uppgifter inom regional utveckling och kollektivtrafik. Det fortsatta och nu pågående arbetet omfattar analys, förslag till prioriteringar, synergieffekter och arbetssätt samt effektiviseringar och utveckling. www.sormlandstrafiken.se Sid 20 (55)
Verksamhetsövergång Delprojektet har sedan tidigare inventerat organisationerna avseende antal medarbetare. Pågående arbete är att anställningsavtal, pensioner, kollektivavtal och förmåner ses över, samt vilka medarbetare som omfattas av verksamhetsövergång. Internt arbete på myndigheten Myndigheten har sammansatt en intern projektgrupp, där deltagarna är myndighetens representanter i delprojekten. Projektgruppen har löpande avstämningar och lyfter sådant som behöver hanteras, både i delprojekten men också sådant som inte faller sig naturligt i något av delprojekten samt säkerställer resurser så att leveranser in i delprojekten löper på enligt plan. Även risker lyfts, hanteras och släcks. Under 2017 och under början av 2018 har drygt 60 informationer genomförts/publicerats om regionbildningen. Mottagare har varit medarbetare, presidiet och direktionen, kollektivtrafikhandläggarnätverket samt ledningsgruppen. Utöver dessa informationer har medarbetarna tillgång till landstingets intranät Insidan, där löpande information publiceras om regionbildningen. Sammanfattningsvis löper projektet enligt plan och förslaget här är att direktionen godkänner informationen. www.sormlandstrafiken.se Sid 21 (55)
Svar på remiss Sörmlandsstrategin Bilaga: Förslag till remissvar om Sörmlandsstrategin Förslag till beslut Direktionen avger svar enligt bilaga som Myndighetens svar på Regionförbundet Sörmlands remiss av Sörmlandsstrategin. Ärende Myndigheten mottog den 23 januari 2018 en remiss av Sörmlandsstrategin. Sörmlandsstrategin nås via länken: http://region.sormland.se/regional-utveckling/soermlandsstrategin/ Regionförbundet har ansvaret för det regionala tillväxtarbetet och ska enligt Förordningen (2017:583) om regionalt tillväxtarbete fastställa en strategi för länets utveckling. Regionförbundet har även ett ansvar att samordna insatser för att genomföra strategin. Efter ett beslut i regionstyrelsen har en revidering av Sörmlandsstrategin 2020 gjorts. Strategin ska vara en samlad och sektorsövergripande strategi för det regionala tillväxtarbetet och innehålla långsiktiga prioriteringar. Strategin har upprättats utifrån en analys av de särskilda förutsättningar som finns i länet, och har utarbetats i samverkan med bland annat Landstinget Sörmland, Sörmlands kollektivtrafikmyndighet och berörda kommuner. Den reviderade Sörmlandsstrategin finns endast i digital form. Ett förslag till remissvar om Sörmlandsstrategin har tagits fram och framgår i enlighet med bifogad bilaga. Mot denna bakgrund föreslås direktionen avge svar enligt bilaga som myndighetens svar på Regionförbundet Sörmlands remiss av Sörmlandsstrategin. www.sormlandstrafiken.se Sid 22 (55)
Svar på remiss - Stöd för att främja fri kollektivtrafik för ungdomar Bilaga: Förslag på svar på remiss om stöd för att främja fri kollektivtrafik för ungdomar. Förslag till beslut Direktionen avger svar enligt bilaga som Myndighetens svar på Näringsdepartementets remiss gällande förslag till förordning om stöd för att främja fri kollektivtrafik för ungdomar. Direktionen beslutar paragrafen omedelbart justerad. Ärende Myndigheten mottog i januari 2018 ett remissmissiv från Näringsdepartementet gällande Förslag till förordning om stöd för att främja fri kollektivtrafik för ungdomar. I remissvaren önskar Näringslivsdepartementet ha synpunkter på förslagen eller materialet i förordningen. Näringsdepartementet önskar remissvaren senast den 9 mars. Bakgrunden till remissen är att riksdagen fattat beslut om att införa ett statligt stöd för att finansiera avgiftsfri kollektivtrafik för skolungdomar under sommarlovet. Målgruppen är de skolungdomar som respektive vårtermin lämnar antingen årskurserna 6-9 i grundskolan eller år 1 och 2 i gymnasieskolan, inklusive motsvarande årskullar i specialskola, särskola och sameskola samt elever som lämnar årskurs 10 från specialskola. De avgiftsfria resorna ska avse resor i linjeförd kollektivtrafik. Förslaget innebär att varje RKTM har möjlighet att ansöka om bidraget. Bidraget är framräknat utifrån en fördelningsnyckel baserad på antal ungdomar per län i de utpekade ålderskategorierna. Det preliminära bidraget för Sörmland ligger på 10,48 mnkr. Departementet föreslår att hanteringen ska skötas av Trafikverket, till vilka alltså RKTM ansöker om bidraget och redovisar kostnader. I bilagt förslag till remissvar lyfts de praktiska utmaningar när det gäller verkställandet och behovet av ett enkelt ansöknings- och uppföljningsförfarande av statsbidraget. Vad gäller det preliminärt framräknade bidraget för 2018 som redovisas i remissmissivet bedömer myndigheten att det bör täcka intäktsbortfall utifrån beskrivna förutsättningar samt administrativa kostnader, såsom distribution av produkten och informationsinsatser, för att hantera den fria kollektivtrafiken för ungdomar för året 2018. Mot denna bakgrund föreslås direktionen dels avge svar enligt bilaga som myndighetens remissvar till Näringsdepartementet gällande Förslag till förordning om stöd för att främja fri kollektivtrafik för ungdomar dels besluta paragrafen omedelbart justerad. www.sormlandstrafiken.se Sid 23 (55)
Översyn av Sörmlandstaxan Föredragande: Zana Zgog m.fl. Förslag till beslut Direktionen godkänner informationen. Direktionen för dessa frågor i Sörmlandstaxan till beslut vid kommande sammanträde i maj 2018. Ärende Detta ärende innehåller ett antal frågeställningar kopplat till Sörmlandstaxan. Frågeställningarna rör zonstrukturen, affärsvillkor, produkter och priser och lyfts här för information för att sedan föras till beslut vid direktionens kommande sammanträde. Vid sammanträdet kommer en genomgång göras av de aktuella frågeställningarna. Inledningsvis vill vi dock informera om att vi sett behov av att förtydliga villkor i Sörmlandstaxan på så sätt att tillämpningen av densamma omfattar även den allmänna anropsstyrda trafiken samt kompletteringstrafiken. Myndigheten ser ett behov av kommunikation till resenärer, varför informationsinsatser behöver genomföras. Zonstukturen En stor zonöversyn gjordes i samband med nya Sörmlandstaxan. Sörmlandstaxan innehåller färre zoner och biljettyper än tidigare och är utformad i likhet med exempelvis Stockholm och Upplands taxesystem. Sörmland gick från att vara indelat i 250 zoner, som baserades på avstånd/kilometer, till dagens 8 zoner, som baseras på geografiskt område (det vill säga kommungränser). De nya zonerna speglar hur människor i Sörmland reser. I indelningen finns två sammanslagningar; Katrineholm och Vingåker samt Nyköping och Oxelösund, i övrigt är en zon detsamma som respektive kommun. Syftet med nya taxan och zonindelningen var att skapa ett enklare system som är lättare för resenären att förstå. Målet var att genom att förenkla och förbättra för resenären öka kollektivtrafikens attraktivitet. En kommunikativ fördel med kommungränserna är att de är vedertagna och således enkla att förstå. Vid direktionens sammanträde den 16 mars 2017, 21 Status i arbetet med implementering av nya tekniska system, zoner, priser, produkter mm. beskrevs bland annat att översyn av effekter, främst kopplat till det förändrade zonsystemet pågår. Resultatet av översynen redovisas nedan. Dämbol Hållplatserna som avses, Ingvaldstorp, Dämbol och Dämbol Södra, finns på L490 och L765 inom Flens kommun angränsande till Katrineholm. Vid resande på L490 är resande inom zonen från vilken hållplatserna tillhör (Flen) inte möjlig, bortsett från mellan berörda hållplatser, vilket i praktiken innebär att taxa för resande från hållplatserna alltid blir för flera zoner med högre taxa som följd. Vid resande på L765 är resande inom en zon möjlig. En mätning gjordes under en månad hösten 2017 som visar att totalt 103 påstigningar gjorts under perioden vid de tre hållplatserna. Resandet på linje 765 står för huvuddelen av resandet från hållplatserna. Före Sörmlandstaxan kostade ett periodkort 720 kronor och därefter 790 kronor www.sormlandstrafiken.se Sid 24 (55)
(idag 830 kronor). Med den gamla taxan berättigade resande enbart från A-B, medan Sörmlandstaxan berättigar resande i hela länet med både buss och tåg. Vårdinge By Ett liknade fall som Myndigheten har fått förfrågan att se över är Vårdinge By L551. Linjen svänger vid hållplatsen Vårdingeskolan (Söbro) ut och in i Södertälje kommun men tillhör Sörmlandstrafikens zon Trosa, vilket innebär att taxekostnaden blir 2 zoner i ena riktningen och 1 zon åt det andra hållet. Sörmlandstaxan har en speciell zon för Södertälje, men vid lansering valdes att placera hållplatsen i Trosa efter en analys av resandeströmmarna. Affärsvillkor student Nuvarande studenterbjudande i Sörmlandstaxan riktar sig till studenter upp till 26 år utan krav på studietakt och avviker mot SL:s affärsvillkor för studenter. SL:s studenterbjudande innebär att samtliga studenter på CSN-medelsberättigande eftergymnasial utbildning med minst 75 % studietakt berättigas resa till reducerat pris med SL. SL:s studenterbjudande är enhetligt med Movingos. Analys Myndighetens bedömning är att de totala intäkterna kommer minska med cirka 157 000 kr ifall nuvarande studenterbjudande ersätts med samma affärsvillkor för studenter som SL och Movingo har. En förklaring är att majoriteten av de reducerade biljetterna som säljs är zonbiljetter (76 %). Enbart 24 % av sålda reducerade biljetter är länsbiljetter. Av den anledningen blir effekten negativ trots att det skett en prishöjning av länsbiljetten vid årsskiftet. En annan förklaring till prognosen minskade intäkter är att den nya målgruppen är färre än den nuvarande, det vill säga att fler kan ta del av studenterbjudandet om det begränsas till ålder än om det begränsas till studietakt. PROGNOS INTÄKTER Nuvarande studenterbjudande 2 359 326 kr Nytt studenterbjudande 2 202 253 kr Bedömd effekt 157 073 kr - 7 % Frågeställningen är således huruvida Sörmlandstaxan ska kvarstå vid befintliga affärsvillkor vad gäller studenterbjudande eller ändras till SL:s (tillika Movingos) erbjudande. Fördelen med att synkronisera studenterbjudandet med andra aktörer är att det är lättare att kommunicera och för resenärerna att förstå. SL:s/Movingos studenterbjudande är inte heller åldersbundet utan i stället studietaktsbundet. Nackdelen med att ändra är att vårt erbjudande idag omfattar reellt fler personer i förhållande till SL/Movingo. Produkter Sörmlandstaxan består av periodbiljetter så som 30-dagars biljetter, 3-dygnsbiljett och 1- dyngsbiljett samt enkelbiljetter. Här nedan beskrivs dock frågeställningar kopplat till en produkt som Eskilstuna kommun har beställt - 65+-biljetten - samt en önskad produkt - gruppbiljett för barngrupper - som medlem har lyft borde införas i Sörmlandstaxan. www.sormlandstrafiken.se Sid 25 (55)
65+ biljetter Eskilstuna Hösten 2016 infördes fria resor för personer som är 65 år och äldre på vardagar mellan klockan 9 och 14 och en särskild biljett togs fram för denna grupp. På kvällar och helger betalar resenärerna ännu full taxa. Myndigheten har på uppdrag av Eskilstuna kommun utrett kostnad och konsekvenser av att utöka erbjudandet till att gälla även helger. En sådan utredning har genomförts och myndighetens bedömning är att kostnaderna för Eskilstuna kommun ökar med minst 800 000 kr per år om fria resor för 65+ införs även på helgerna. Ytterligare en kostnad som kan uppkomma är utifall trafiken behöver förtätas, vilket i så fall kan ge en merkostnad på runt en miljon kronor per år genom ökade produktionskostnader. Utredning prisreducerad gruppbiljett för barn och elever I samband med trafikbeställning fick Myndigheten en förfrågan att utreda behov av en särskild gruppbiljett för skolelever. En sådan utredning har genomförts. Myndigheten ser att prisnivåerna inom befintlig taxa står sig förhållandevis väl i jämförelse med andra transportformer. Dessutom återförs biljettintäkter genom linjeresultatet till respektive linje och tillfaller finansiär. Myndigheten ser att köpprocessen för grupper behöver förenklas, vilket möjliggörs i och med att BoB-standarden införs. Prisnivåer i Sörmlandstaxan Sedan införandet av Sörmlandstaxan är inriktningen att priset på Sörmlandstrafikens länskort ska följa SL:s taxa. Sörmlandstaxan har släpat efter SL:s höjning med ett år. Det innebär att SL:s prishöjning från den 1 januari 2018, med 3,3 procent, hittills inte är beslutad för Sörmlandstaxan. Däremot höjdes Sörmlandstrafikens länsbiljetter med SL:s prishöjning som gällde från 2017. Sörmlandstrafikens länsbiljett kostar nu 830 kr respektive 550 kr för ungdom/student. Utifrån ovan inriktning föreslås att prisnivåerna ses över: Länskortet fortsätta följa SL:s redan verkställda ökning av priset i likhet med föregående år, vilket innebär en höjning från januari 2019. Övriga produkter överväga att följa SL:s höjningar för någon eller flera period- och eller enkelreseprodukter i Sörmlandstaxan. SL:s planering är att höjningar för 2019 är fortsatt 3,3 procent förutsatt att nödvändiga beslut tas, vilket planeras att ske i december. Den planerade höjningen avser alla SL:s produkter. Av nämnd anledning föreslår myndigheten att samtliga produkter i Sörmlandstaxan bör lyftas för översyn. Med utgångspunkt av ovan redovisning föreslås direktionen dels godkänna informationen dels besluta att föra dessa frågor i Sörmlandstaxan till beslut vid kommande sammanträde i maj 2018. www.sormlandstrafiken.se Sid 26 (55)
Anpassning av Sörmlandstrafikens resevillkor Förslag till beslut Direktionen beslutar att resor genomförda med Sörmlandstrafiken antingen med Movingobiljetten eller med Sörmlandstrafikens periodkort på buss ska beräknas på samma antaganden vid uträkning av förseningsersättning. Ärende Vid förseningar i den trafik som Movingo omfattar, gäller ansvariga trafikoperatörers regler och villkor. Reklamationer och krav på förseningsersättning ska i första hand ställas till det ansvariga trafikföretaget som orsakat förseningen, vilket innebär att kunder som rest med Movingo pendlarbiljett idag kontaktar Sörmlandstrafikens kundservice vid förseningar inom Sörmlands län. Om en resenär med Movingo ansöker om förseningsersättning idag, baseras ersättningen till kund på ett antagande om hur många resor som en genomsnittsresenär gör i enlighet med Sörmlandstrafikens nuvarande villkor. Detta är ett antagande om 34 genomsnittsresor. Myndigheten ser ett behov av att anpassa nuvarande resevillkor för Movingo och att dessa likställs med SJs förseningsersättning. SJ baserar ett antagande om att varje resenär utför 30 genomsnittsresor per månad. Anpassningen skulle för kunden innebära enhetlighet och en upplevelse av ett samordnat regelverk mellan SJ och Sörmlandstrafiken, där ersättningen inte skiljer sig åt beroende på vem kunden lämnar sina anspråk hos. Anpassningen skulle även medföra en marginell höjning av det ersättningsbelopp som kunden får utbetalat. Ersättningsbeloppet föreslås framåt räknas: 30-dagarsbiljett = Biljettpriset delas med 30, 90- dagarsbiljett = Biljettpriset delas med 90, Årsbiljett = Biljettpriset delas med 365. Avrundning uppåt till närmaste femkrona. Anpassning av köp- och resevillkor för Sörmlandstrafikens periodkort För att det ska bli enhetligt föreslår också att köp- och resevillkor för Sörmlandstrafikens periodkort på buss anpassas efter detta och att uträkningen av förseningsersättning beräknas på 30 dagar istället för nuvarande 34. Anpassningen medför marginell höjning av det ersättningsbelopp som kunden får utbetalat. Beräkningsgrunden för tåg, som beräknas på 22, likställs fortsatt med SJ:s villkor för reklamation vid förseningsersättning. Denna kostnad vidarefaktureras till SJ årsvis. Myndigheten avser att på sikt se över och utreda frågan. Sammantaget föreslås direktionen här besluta att resor genomförda med Sörmlandstrafiken antingen med Movingobiljetten eller med Sörmlandstrafikens periodkort på buss ska beräknas på samma antaganden vid uträkning av förseningsersättning. www.sormlandstrafiken.se Sid 27 (55)
Ansökan om medlemskap i Svensk Kollektivtrafik Förslag till beslut Direktionen beslutar att Myndigheten ska ansöka om medlemskap i Svensk Kollektivtrafik. Ärende Vid direktionens sammanträde den 20 november 2014 beslutade direktionen att utträda ur medlemsföreningen Svensk Kollektivtrafik. Övriga länstrafikbolag/rktm är fortsatt ännu medlemmar och frågan om Sörmland åter bör ansöka om medlemskap i föreningen har nu lyfts. Medlemsavgiften i Svensk Kollektivtrafik uppgår till 150 000 kr per medlem och serviceavgiften är 1,45 kr/invånare för län med färre än 600 000 invånare. För län med fler än 600 000 invånare är serviceavgiften 0,95 kr /invånare. Som grund för beräkningen används föregående års invånarantal av den 31 december. Baserat på 2016 års invånarantal skulle avgiften vid ett medlemskap för Sörmlands del uppgå till cirka 570 000 kronor per år. Kopplat till frågan om medlemskap i Svensk Kollektivtrafik är de övriga tjänster man kan ansluta sig till. En sådan är nationella nöjdhetsmätningar. KOLLBAR som mäter nöjdhet hos resenärer och allmänhet (samtliga invånare i en specifik ålderskategori) respektive ANBARO som mäter nöjdheten hos resenärer som reser i Servicetrafiken (färdtjänst och sjukresor). Direktionen föreslås besluta att Myndigheten åter ska ansöka om medlemskap i branschföreningen Svensk Kollektivtrafik. www.sormlandstrafiken.se Sid 28 (55)
Fastställande av Internkontrollplan 2018 Bilaga: Förslag till Internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Direktionen fastställer Internkontrollplan 2018. Ärende Förslaget till internkontrollplan 2018 i enlighet med bilaga omfattar utvecklingsförbättringar, jämfört med internkontrollplanen för 2017: Säkerställa att medarbetarna har ingått sekretessförbindelse Tidigare har stickprov genomförts bland medarbetarna. Förslag för internkontrollplanen 2018 är att säkerställa att samtliga medarbetare har ingått sekretessförbindelse. Säkerställa att medarbetarna har kännedom om processen för diarieföring Tidigare har stickprov genomförts avseende rutinen för diarieföring. Förslag för internkontrollplanen 2018 är att säkerställa att samtliga medarbetare har kännedom om processen för diarieföring. Säkerställa att det finns en informationssäkerhetsansvarig i organisationen Då direktionen beslutade om en informationssäkerhetspolicy under 2017, har denna kontrollpunkt tagits bort från internkontrollplanen, liksom fem övriga kontrollpunkter som hanteras i arbetet med GDPR och i arbetet med regionbildningen. Återstår gör kontrollpunkten om att säkerställa att myndigheten har en ansvarig för informationssäkerheten. Direktionen föreslås fastställa Internkontrollplan 2018 i enlighet med bilaga. www.sormlandstrafiken.se Sid 29 (55)
Beslut om reviderad attestordning Bilaga: Förslag till uppdaterad attestordning SKTM170220 Förslag till beslut Direktionen beslutar att godkänna den reviderade attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Ärende Den nu gällande attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet antogs vid direktionens sammanträde den 12 maj 2016. Attestordning gäller för myndighetens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som myndigheten ålagts eller åtagit sig att förvalta. Målsättningen för de i attestordningen specificerade reglerna för kontroll av myndighetens ekonomiska transaktioner är att säkerställa att de transaktioner som bokförs är korrekta avseende beslut, prestation, bokföringsunderlag, villkor, bokföringstidpunkt samt kontering. Mot bakgrund av förändringar inom organisationen finns ett behov av att revidera den nu gällande attestordningen. För att på bästa sätt kunna kontrollera och säkerställa att de ekonomiska transaktioner som bokförs inom myndigheten är korrekta har ett förslag till reviderad attestordning tagits fram. I enlighet med direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets beslut den 8 januari 2015 i 9 har direktionen sedan tidigare delegerat rätten att fastställa utformningen av bilaga 1 till attestordningen till myndighetschefen. Ett sådant beslut anmälas sedan till direktionens närmast följande sammanträde. Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet att besluta att godkänna den reviderade attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. www.sormlandstrafiken.se Sid 30 (55)
Nominering av styrelseledamöter med mera i Länstrafiken Sörmland AB Förslag till beslut Direktionen nominerar Monica Johansson, tillika styrelsens ordförande, Daniel Portnoff och Sarita Hotti som styrelseledamöter i Länstrafiken Sörmland AB. Direktionen nominerar Ernst & Young AB med huvudansvarig revisor Johanna Eklöf som revisor i Länstrafiken Sörmland AB. Direktionen nominerar Ernst & Young AB med suppleant Mikael Sjölander som revisors-suppleant i Länstrafiken Sörmland AB. Direktionen nominerar Gustaf Wachtmeister och Marita Bengtsson som lekmannarevisorer i Länstrafiken Sörmland AB. Ärende Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet äger sedan 2012 samtliga aktier i Länstrafiken Sörmland AB. Länstrafiken Sörmland AB har till föremål för sin verksamhet att på uppdrag av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet biträda Myndigheten, förvalta, förvärva och sälja fastigheter samt förvalta ingångna avtal till stöd för den regionala kollektivtrafik som Myndigheten ansvarar för enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik. Av 8 i bolagsordningen för Länstrafiken Sörmland AB framgår att styrelsen ska bestå av tre ledamöter, varav en ordförande. Ledamöter och ordförande utses på bolagsstämma för en tid om ett år. För granskning av styrelsens och verkställande direktörens förvaltning och bolagets räkenskaper utses på årsstämma en revisor och en revisorssuppleant. Revisorn och revisorssuppleanten skall vara auktoriserad enligt 9 kap aktiebolagslagen. Härutöver skall på årsstämma ytterligare två lekmannarevisorer jämlikt 10 kap aktiebolagslagen utses. Vid Länstrafiken Sörmland AB:s bolagstämma den 12 maj 2017 beslutade stämman att välja följande personer till följande poster: Styrelseledamöter: Monica Johansson, tillika styrelsens ordförande, Daniel Portnoff och Sarita Hotti. Revisor: Ernst & Young AB med huvudansvarig revisor Johanna Eklöf. Revisorssuppleant: Ernst & Young AB med suppleant Mikael Sjölander. Lekmannarevisorer: Gustaf Wachtmeister och Marita Bengtsson. www.sormlandstrafiken.se Sid 31 (55)
Då såväl Länstrafiken Sörmland AB:s styrelse som revisorer tillika lekmannarevisorer utses för en tid om ett år, och bolagets kommande bolagstämma är den 3 maj 2018, föreslås direktionen nominera följande personer till nedanstående poster: Styrelseledamöter: Monica Johansson, tillika styrelsens ordförande, Daniel Portnoff och Sarita Hotti. Revisor: Ernst & Young AB med huvudansvarig revisor Johanna Eklöf. Revisorssuppleant: Ernst & Young AB med suppleant Mikael Sjölander. Lekmannarevisorer: Gustaf Wachtmeister och Marita Bengtsson. www.sormlandstrafiken.se Sid 32 (55)
Instruktioner till stämmoombud vid årsstämma i Länstrafiken Sörmland AB Förslag till beslut Direktionen beslutar att lämna instruktion till bolagsstämmoombudet i Länstrafiken Sörmland AB i enlighet med förslag. Ärende Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet äger sedan 2012 samtliga aktier i Länstrafiken Sörmland AB. Vid direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets sammanträde den 16 mars 2016, nominerades Alf Egnerfors som stämmoombud och Åsa Kratz som suppleant. Kommande ordinarie bolagstämma i Länstrafiken Sörmland AB är den 3 maj 2018. Mot denna bakgrund föreslås direktionen besluta om att instruera stämmoombudet att, för ägarens räkning, rösta enligt följande. Bolagsstämmoombudets instruktion Ombudet för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet i Länstrafiken Sörmland AB, instrueras att vid bolagsstämma under förutsättning av revisorernas tillstyrkan rösta för att bolagsstämman: 1. Fastställer i årsredovisningen ingående resultat- och balansräkning samt i förekommande fall i koncernredovisningen ingående koncernresultat- och koncernbalansräkning. 2. Godkänner styrelsens förslag till disposition av verksamhetsårets vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning. 3. Beviljar styrelsen och verkställande direktören ansvarsfrihet för 2017 års förvaltning. Härutöver instrueras Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets ombud i Länstrafiken Sörmland AB att för ägaren vid kommande ordinarie årsstämma i Länstrafiken Sörmland AB den 3 maj 2018 välja följande personer till följande poster: Styrelseledamöter: Monica Johansson, tillika styrelsens ordförande, Daniel Portnoff och Sarita Hotti. Revisor: Ernst & Young AB med huvudansvarig revisor Johanna Eklöf. Revisorssuppleant: Ernst & Young AB med suppleant Mikael Sjölander. Lekmannarevisorer: Gustaf Wachtmeister och Marita Bengtsson. www.sormlandstrafiken.se Sid 33 (55)
Instruktioner till stämmoombud vid årsstämma i Mälardalstrafik AB (MÄLAB) Förslag till beslut Direktionen beslutar att lämna instruktion till stämmoombudet i Mälardalstrafik AB (MÄLAB) i enlighet med förslag. Ärende Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet förvärvade aktier i Mälardalstrafik AB (MÄLAB) i början av 2013. För Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet är Christer Kax Sundberg utsedd som stämmoombud och Alf Egnerfors som suppleant. Kommande ordinarie årsstämma i Mälardalstrafik AB (MÄLAB) är den 23 maj 2018. Mot denna bakgrund föreslås direktionen besluta om att instruera stämmoombudet att, för ägarens räkning, rösta enligt följande. Stämmoombudets instruktion Ombudet för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet i Mälardalstrafik AB (MÄLAB), instrueras att vid årsstämma under förutsättning av revisorernas tillstyrkan rösta för att årsstämman: 1. Fastställer i årsredovisningen ingående resultat- och balansräkning samt i förekommande fall i koncernredovisningen ingående koncernresultat- och koncernbalansräkning. 2. Godkänner styrelsens och verkställande direktörens förslag till disposition av verksamhetsårets vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning. 3. Beviljar styrelsen och verkställande direktören ansvarsfrihet för 2017 års förvaltning. www.sormlandstrafiken.se Sid 34 (55)
Instruktioner till stämmoombud vid årsstämma i AB Transitio Förslag till beslut Direktionen beslutar att lämna instruktion till stämmoombudet i AB Transitio i enlighet med förslag. Ärende Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet förvärvade aktier i AB Transitio i början av 2012. För Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet är Christer Kax Sundberg utsedd som stämmoombud och Alf Egnerfors som suppleant. AB Transitio har som huvuduppgift att på olika sätt stödja sina aktieägare avseende frågor om upphandling och finansiering av spårfordon och reservdelar. Bolaget har tillika en uppgift avseende anskaffande, uthyrning, förvaltning och underhåll av spårfordon, högvärdeskomponenter avseende spårfordon och reservdelar avseende spårfordon. Bolaget har också en rådgivande roll som sakkunnigt inom spårfordonsområdet. Kommande ordinarie årsstämma i AB Transitio är den 24 maj 2018. Mot denna bakgrund föreslås direktionen besluta om att instruera stämmoombudet att, för ägarens räkning, rösta enligt följande. Stämmoombudets instruktion Ombudet för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet i AB Transitio, instrueras att vid årsstämma under förutsättning av revisorernas tillstyrkan rösta för att stämman: 1. Fastställer i årsredovisningen ingående resultat- och balansräkning samt i förekommande fall i koncernredovisningen ingående koncernresultat- och koncernbalansräkning. 2. Godkänner styrelsens och verkställande direktörens förslag till disposition av verksamhetsårets vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning. 3. Beviljar styrelsen och verkställande direktören ansvarsfrihet för 2017 års förvaltning. www.sormlandstrafiken.se Sid 35 (55)
Instruktion till stämmoombudet vid extra bolagsstämma i Samtrafiken i Sverige AB Förslag till beslut Direktionen beslutar att delegera rätten att lämna instruktion till stämmoombudet inför extra bolagsstämma i Samtrafiken Sverige AB till ordförande. Ärende Samtrafiken i Sverige AB är ett tjänsteutvecklingsföretag som finns till för att göra kollektivt resande enklare samt mer tillgängligt och pålitligt. Detta sker främst genom att bolaget utvecklar tjänster för trafikföretag och resenärer samt förser branschen med kunskap och data om Sveriges resande. Samtrafiken ägs gemensamt av ett antal RKTM och trafikföretag varav Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet är en. Vid direktionens sammanträde den 20 november 2014 valdes Christer Kax Sundberg som ordinarie stämmoombud och Ann-Sofie Wågström som suppleant i Samtrafiken. Inför den senaste ordinarie årsstämman i Samtrafiken den 5 december 2017 gavs stämmoombudet sedvanlig stämmoinstruktion. Vid stämman gavs även den kända informationen om att det nuvarande partneravtalet, det så kallade SPA-09 avtalet är uppsagt av en part och som följd av detta alla ägare och Samtrafiken. Avtalet är under omförhandling och Samtrafiken arbetar aktivt för att få ett nytt avtal, SPA-10, på plats till 1 juli 2018. Enligt uppgift från Samtrafiken är den fortsatta processen för att teckna Partneravtal SPA-10 att avtalsförslaget är på remiss under hela februari då partnerföretagen har chans att komma in med synpunkter. Det har även varit ett öppet webinarium med chans till frågor och diskussioner. Det kommer enligt uppgift även vara en extra stämma senare i vår, troligtvis i början av april, för att välja ny styrelseordförande. Som följd av den uppgiften föreslås direktionen här att delegera rätten att lämna instruktion till stämmoombudet inför extra bolagsstämma i Samtrafiken Sverige AB till ordförande. www.sormlandstrafiken.se Sid 36 (55)
Information om planeringsprocessen inför T19 Förslag till beslut Direktionen godkänner informationen. Ärende Tåg- och busstidtabellerna kommer för T19 att träda i kraft den 9 december 2018 och planeringsprocessen är i full gång. På myndigheten inleddes årets trafikplaneringsprocess med en intern uppstart den 14 februari. Därefter påbörjas dialoger med både medlemmar och trafikföretag. Myndigheten gör också analyser av data och synpunkter från kunder och andra intressenter. Det gemensamma arbetet leder fram till den årliga trafikbeställningen från varje medlem. I år önskas trafikbeställningarna senast den 25 maj och om trafikbeställningen inte är beslutad vid denna tidpunkt, önskas en preliminär beställning. Utifrån medlemmarnas trafikbeställningar arbetar Myndighetens trafikutvecklare, tillsammans med trafikföretagen, fram ett första tidtabellsförslag som samråds från den 7 september till och med den 28 september 2018. Den 19 oktober fastställs de slutgiltiga tidtabellerna. Parallellt med förberedelserna för kommande års busstrafik löper också planeringen av tågtidtabellen för 2019. Ansökan om tidtabellerna lämnas in till Trafikverket senast den 9 april, för Sörmlands vidkommande är det dels MÄLAB dels SLL som lämnar in tåglägesansökningar i Sörmlands intressen. Efter process med ett flertal samrådsmöten fastställer Trafikverket Tågplan 2019 den 21 september 2018. För att få en bra tidtabell är det avgörande att kapacitetstilldelningen beaktar ett regionalt perspektiv, formellt har det dock fortfarande inte skett några justeringar i Trafikverkets kriterier för tilldelning av kapacitet. Det är därför av stor vikt att fortsatt jobba för en förändring av regelverket. www.sormlandstrafiken.se Sid 37 (55)
Status i arbetet med Ny Trafik Föredragande: Helena Ekroth, Matthias Pfeil och Zana Zgog Förslag till beslut Direktionen godkänner informationen. Ärende I detta ärende ges en översiktlig bild av status i framför allt Transitios och MÄLABs arbete med Ny Trafik, om status i trafiken i T18 och T19, om arbetet med etapp 2, om fordon och depå samt om Movingo; om Movingo försäljning, om Movingo Kundservice och om arbetet med att anskaffa vissa systemtjänster för Movingo BRUM. Sedan tiden för direktionens senaste ordinarie sammanträde den 22 november 2017 har MÄLAB:s arbete med leveranser kopplade till Ny Trafik fortsatt, i det stora hela enligt plan. MÄLAB:s senaste styrelsesammanträde var den 13 december 2017 och kommande är den 13 mars 2018. Utredningsarbetet kring den fortsatta utvecklingen av regionaltågstrafiken (trafiken i etapp 2) är nu i princip klart och vid det kommande MÄLAB-sammanträdet i mars planeras inriktningsbeslutet att behandlas. Beslutet kommer därefter att underställas MÄLABs ägare och för Sörmlands del innebär detta att direktionen kommer att behandla inriktningsbeslutet vid sitt kommande sammanträde i maj. Därefter kommer det även att sändas till myndighetens medlemmar för godkännande. Under året har rapportering skett fortlöpande om MÄLAB:s arbete med etapp 2 och MÄLABs utredningsarbete är alltjämt i väsentlighet samstämmigt med tidigare informationer till såväl direktionen som dess ägarkrets. Till följd av kommande regionbildning och gällande myndighetens borgenärsförbindelse vid köp av nya tågfordon har AB Transitio inlett en dialog med de långivande bankerna EIB och NIB om nödvändiga åtgärder för förbindelsens fortsatta status. Status i trafiken T18 Den akuta bristen på lok och vagnar har påverkat trafiken negativt, genom kortare och inställda tåg. Orsaken i grunden är brister i snöröjningen av spåren. Trots att man enligt SJ prioriterar trafiken i Mälardalen fick ett större antal tåg på Nyköpingsbanan ställas in vecka 7, till en början med bristfällig hantering av information och ersättningstrafik. Myndigheten har via MÄLAB en löpande dialog med SJ för att dämpa påverkan på våra resenärer. För övrigt var starten av tågplan 18 präglad av förhållandevis många fel i infrastrukturen och även obehöriga i spår. Status T19 MÄLAB förbereder just nu i samråd med bland annat SKTM och SJ inlämningen av tidtabellsunderlaget för 2019 (T19). Ansökan om tåglägen lämnas sedan till Trafikverket senast den 9 april. Det planeras inte för några utbudsförändringar och även för övrigt kommer vi inte att ansöka om några större tidtabellsändringar. För Sörmlandspilen baseras däremot underlaget inför ansökan inte på dagens delvis bristfälliga tidtabell, utan på en tidtabell som vi önskar och som motsvarar www.sormlandstrafiken.se Sid 38 (55)
pendlarnas behov. Då förutsättningar på Västra stambanan är oförändrade jämfört med i fjol tyder mycket på en lika komplicerad process som tidigare år, det gäller också Gnestapendeln. MÄLAB har i samtal med Trafikverket påtalat vikten av en tidig dialog med syfte att hitta möjliga lösningar i ett tidigt skede i planeringen. Underlaget till Trafikverket kommer antagligen också att innehålla önskemålet om senareläggningen av kvällsturerna på Nyköpingsbanan och Sörmlandspilen på fredagar och lördagar, detta efter önskemål från berörda medlemmar. Observera att förändringen bara genomförs om den inte leder till ökade kostnader, besked från SJ inväntas. Justeringen skulle i så fall innebära att sista tåget mot Nyköping-Linköping lämnar Stockholm cirka kl. 23.40 (idag kl. 21.32), mot Katrineholm-Hallsberg cirka kl. 23.34 (idag kl. 22.01 fredagar och kl. 18.27 lördagar). Förändringen medför att även några andra kvällståg flyttas så att luckan till sista tåget inte ska bli för lång. Det som förhoppningsvis kommer att prägla 2019 är infasningen av de nya tågen till (preliminärt) sommaren, med början på Svealandsbanan, eventuellt också med något/några fordon på Västra stambanan om det hjälper att få en bättre tidtabell för Sörmlandspilen efter sommaren. Leveransen av fordon enligt plan är också en förutsättning för arbetet med att återetablera direkttågen Eskilstuna-Stockholm: För Sörmlands vidkommande är det önskvärt att etableringen kan påbörjas så snart som möjligt efter att kapacitet tilldelats och förutsättningar i form av nya fordon finns på plats under 2019. Också 2019 kommer det att genomföras banarbeten, följande med större påverkan på trafiken: Preliminärt veckorna 26-33: Totalavstängning Getingmidjan söder om Stockholm C, regionaltåg går Sörmland - Flemingsberg, resenärer hänvisas sedan till SL:s pendeltåg Flemingsberg-Stockholm City. Preliminärt veckorna 28-34: Totalavstängning Flen-Eskilstuna pga. spårbyte, buss ersätter. Arbetet med etapp 2 Övergångsavtalet för tågtrafiken löper ut i december 2020 men kan förlängas till december 2021 eller december 2022. Eftersom de nya ER1-tågen inte är fullt levererade förrän första kvartalet 2021 är inriktningen att upphandling av trafiken planeras så att det nya avtalet träder ikraft vid tidtabellsskiftet i december 2021. Bortre tidsgräns för kommande avtal (Mälartågsavtalet baserat på pågående Etapp 2 utredning) behöver studeras vidare inför kommande genomförandebeslut. Händelser och tidpunkter som kan påverka ett lämpligt avtalsskifte är Ostlänkens ibruktagande, när andra avtal löper ut (för att möjliggöra framtida samordnad upphandling med andra system) samt när Reginafordonen för UVEN behöver ersättas. Eftersom beslutet om Etapp 2 måste tas i enighet mellan sex län är utgångspunkten att beslutet fattas i två steg. Syftet är att säkerställa att eventuella knäckfrågor kommer upp tidigt i beslutsprocessen för att därmed undvika tidsnöd längre fram: www.sormlandstrafiken.se Sid 39 (55)
1) Ett inriktningsbeslut som pekar ut de strategiska ramarna avseende trafikutbud, fordonsskaffning, affärsmodell och ekonomi. Rekommendation om inriktningsbeslutet fattas av MÄLAB:s styrelse i mars och bekräftas av ägarna under våren/försommaren. Respektive MÄLAB ägare väljer själv på vilken nivå ärendet hanteras och som inledningsvis beskrivet så kommer inriktningsbeslutet för Sörmlands vidkommande att behandlas hos såväl direktionen som hos medlemmarna. 2) Ett genomförandebeslut, planerat att fattas av MÄLAB:s styrelse i december 2018, som innehåller beslut om allmän trafikplikt, uppdatering av samverkasansavtal och uppdrag åt MÄLAB att ingå avtal om allmän trafik samt åt Transitio att anskaffa kompletterande fordon. Avsikten är att MÄLAB i samråd med ägarna, på samma sätt som med inriktningsbeslut, ska ta fram ett samlat beslutsunderlag inklusive de avtal och uppdrag som behöver beslutas om. Enligt tidsplaneringen ska nya Mälartågsavtalet sedan handlas upp 2019/20 och trafiken börjar rulla till T22, d.v.s. i december 2021. Fordon och depå Bygget av depån går enligt plan, takplattformar är monterade i depån och fordonslyftarna är färdiga att transporteras till Eskilstuna från tillverkaren i Ungern. Depån tas delvis i drift i början av september och är helt färdigställd den 1 oktober. Tillverkningen av ER1 pågår och de första vagnarna börjar ta form i slutmontage. Det första fordonet ska vara färdigt för tester i Schweiz under mars 2018. Region Uppsala har uppdragit åt Transitio att anskaffa åtta ER1-fordon enligt den leveransplan som MÄLABs styrelse beslutade om i december och som för MÄLAB:s del innebär en tidigareläggning av fordonleveransen. Som följd av Uppsalas beställning kommer sex stycken tågfordon av modell Regina X50 att frigöras. AB Transitio har gått ut till alla RKTM att inkomma med eventuell intresseanmälan för dessa. Vår uppfattning är att MÄLAB ska anmäla intresse för dessa tåg för att kunna tillhandahålla dem för vår trafik i Mälardalen. Movingo I januari såldes 16 544 Movingobiljetter för totalt 37 mkr, vilket är den starkaste månaden hittills. Den uppåtgående trenden är tydlig, och resandet har ökat med ca 10 procent jämfört med förra året. En förklaring är överflyttning från andra biljetttyper, exempelvis så minskade SL/UL försäljningen med ca 14 procent. En annan är att resandeökningen på Uppsalapendeln, som enligt siffror från SJ ökat med cirka 25 procent. www.sormlandstrafiken.se Sid 40 (55)
Movingo Kundservice Movingo Kundservices arbete fortlöper i takt med att kunderna hör av sig till verksamheten. De förbättringsarbeten som har skett under hösten är framförallt ett tätare samarbete och mer uttalade gränsdragningarna gentemot SJ och de övriga länen som omfattas av Movingo. Från och med november blev kundvolymerna in till Movingo Kundservice allt lägre och samtalens genomsnittslängd har förkortats. Anledningen till detta beror framförallt på att medarbetarna i Movingo Kundservice blir mer vana med frågeställningarna som efterfrågas från kunderna. Under våren kommer Movingo Kundservices arbetsuppgifter och ansvarsområden att utökas i samband med att Movingo lanserar egna försäljningskanaler. En uppdaterad funktionsbeskrivning, upprättande av nya rutiner och utbildningsinsatser för samtliga medarbetare blir därför stora fokusområden framöver. Statistik Movingo Kundservice Månad Antal besvarade samtal Kundsynpunkter via movingo.se Genomsnittslängd för samtal okt-17 1248 400 3,44 min nov-17 920 130 3,00 min dec-17 459 80 2,16 min jan-18 442 82 2,33min BRUM systemtjänster för Movingo www.sormlandstrafiken.se Sid 41 (55)