Plats och tid Evahagens förskola, Virserum tisdagen den 16 maj 2017 kl. 13:00 14:50 ande Se särskild närvarolista Övriga deltagande Per Theorin, barn- och utbildningschef 51-57, 59 Lena Carlsson, nämndsekreterare Martin Snickars, bitr. barn- och utbildningschef Inger Sundberg, lärarförbundet Annelie Johansson 59 Sören Reichenberger 59 Andreas Ekberg 59 Utses att justera Mikael Lång Underskrifter Paragrafer 51-59 Sekreterare Ordförande Justerande. Lena Carlsson. Pär Edgren. Mikael Lång Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Barn- o utbildningsnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats av protokollet Barn- och utbildningskontoret Underskrift. Lena Carlsson 1
Ärendelista Val av protokolljusterare 51 Anmälan av delegationsbeslut 52 Meddelande 53 Information om regional utbildning mot träindustrin 54 Trafiksituationen vid Lindblomskolan 2017/147 55 Reviderad delegationsordning för barnoch utbildningsnämnden från 2017-06- 01 56 Reviderad dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden från 2017-06-01 2017/185 2017/186 57 Rapportering till Centrala studiestödsnämnden (CSN) 58 Diskussion om tillfälliga lokaler 2017/204 59 Information tillgänglighet 2017/201 Närvarolista 2
1(2) BUN 51/2017 Anmälan av delegationsbeslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner redovisningen av de delegationsbeslut som anmälts. Delegationsbeslut tagna t.o.m. 2017-05-09 anmäls till barn- och utbildningsnämnden. Enligt gällande delegationsordning anmäls följande delegationsbeslut till barn- och utbildningsnämnden: Arbetsutskottet 2017-05-08 Rektor Aina Kalle 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 2 st Rektor Anna Källåker 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 3 st Förskolechef Annelie Johansson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning., 5 st Förskolechef Emma Roos Simonsson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 5 st Rektor Jessica Andersson Landholm 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 4 st Rektor Karolina Karlsson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 4 st Rektor Lars-Göran Larsson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 10 st Förskolechef Liisa Karlsson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 6 st Förskolechef Maria Karlsson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 6 st 3
2(2) Rektor Marie-Sofie Ekman 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 1 st Bitr. barn- och utbildningschef Martin Snickars 2017-05-09 Pkt 1.6 Anmälan om kränkande behandling, 1 st Rektor Mathilda Kahn 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 7 st Pkt 4.9 om avgiftsfri plats i fritidshem, 2 st Barn- och utbildningschef Per Theorin 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 2 st Pkt 1.6 Anmälan om kränkande behandling, 7 st Ordförande Pär Edgren 2017-05-09 Pkt 1.4 Anmälan om behandling av personuppgifter, 3 st Rektor Sören Reichenberger 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 2 st Näringslivssamordnare Ulrika Stolt 2017-05-09 Pkt 6.17 om skolskjuts, 11 st Rektor Yvonne Nelson 2017-05-09 Pkt 11.1 Anställning, 2 st Barn- och utbildningschef Per Theorin redogör för stickprov bland delegationsbesluten. sunderlag Arbetsutskottets protokoll 2017-05-08 Rapport delegationsbeslut 2017-05-09 4
1(1) BUN 52/2017 Meddelande 1. Skolverket : Statsbidrag till kvalitetssäkrande åtgärder för 2017. Hultsfreds kommun beviljas 547 390 kronor. : Statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd vårterminen 2017. Hultsfreds kommun beviljas 337 006 kronor. : Statsbidrag för omsorg under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds för 2017. Hultsfreds kommun beviljas 124 608 kronor motsvarande 66 platser. : Statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare för 2017/2018. Hultsfreds kommun beviljas 1 615 000 kronor (motsvarande 19 förstelärare och 0 lektorer). : Personalförstärkningar inom elevhälsan och när det gäller specialpedagogiska insatser för 2017. Hultsfreds kommun beviljas 507 000 kronor (antal tjänster; skolläkare 0, skolsköterska 0,8, skolkurator 1, skolpsykolog 0, specialpedagog 0, speciallärare 0). 2. Kulturrådet : Fördelning av bidrag inom ramen för statsbidrag till kulturell verksamhet i skolan, Skapande skola läsåret 2017/2018. Hultsfreds kommun beviljas 249 920 kronor. 3. Kommunfullmäktige 2017-04-24, 54/2017: Utökning av förskola i Hultsfreds tätort 2017-04-24, 55/2017: Två tjänster för social verksamhet 4. Hultsfreds gymnasium Ansökan om medel för 21 elever som ska göra sin praktik i Jordanien. Protokoll från hotell & turism programråd 2017-03-24. 5. Albäcksskolan om avstängning av elev från grundskolan 2017-04-12 2017-04-13. 5
1(1) BUN 53/2017 Information om regional utbildning mot träindustrin Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen. Information om regional utbildning mot träindustrin inom vuxenutbildningen. Ansökan om statsbidrag för yrkesutbildning inom trä- och husindustrin ska vara inne senast i juni. Förslag finns om lärlingsvux samt SFI på 400 poäng förlagt mellan oktober och maj. Det ska bestå av 70 % yrkeskurser på arbetsplatsen, 30 % språkstöd på SFI samt handledningsutbildning. Tanken är att deltagare med erfarenhet inom bygg- eller hantverksbranschen plockas från SFI. Ett nytt möte med företagen kommer ske 15 maj. Antagningen ska enligt planen påbörjas efter sommaren via gemensamma intervjuer. På arbetsutskottets sammanträde 2017-05-08 informerade rektor Aina Kalle om regional utbildning mot träindustrin. Vid dagens sammanträde informerar barn- och utbildningschef Per Theorin om lärlingsutbildning mo träindustrin inom vuxenutbildningen. sunderlag Arbetsutskottet 51/2017 6
1(1) BUN 54/2017 Dnr 2017/147 319 Trafiksituationen vid Lindblomskolan Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen. Information om diskussionen med ÖSK kring trafiksituationen vid Lindblomskolan. Vid barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2017-04-12, 50/2017, tog Mikael Lång, S, upp trafiksituationen vid Lindblomskolan och att något behöver göras. Barn- och utbildningsnämnden gav barn- och utbildningschef Per Theorin i uppdrag att ta upp en diskussion med Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) om hur trafiksituationen vid Lindblomskolan ska lösas. Barn- och utbildningschef Per Theorin informerar om diskussionen han har haft med ÖSK. ÖSK har ansökt om bygglov för att bygga parkeringsplats vid Grankullen. De beräknar att den kommer påbörjas i maj 2017. Ett farthinder vid Västra Långgatan planeras också. ÖSK kommer stämma av med Kalmar läns trafik (KLT) om busshållplats behöver finnas mitt emot Fritidsgården vid Lindblomskolan. Information bör även lämnas till föräldrar inför hösten om hämtning och lämning vid skolan. Tillbud ska även rapporteras till gata/parkchef Jens Karlsson, ÖSK. sunderlag Barn- och utbildningsnämnden 50/2017 Arbetsutskottet 54/2017 7
1(1) BUN 55/2017 Dnr 2017/185 002 Reviderad delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden från 2017-06-01 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att anta förslaget till reviderad delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden. Den nya delegationsordningen gäller från 2017-06-01. Revidering av barn- och utbildningsnämndens delegationsordning. Enligt kommunallagen kapitel 6 paragraf 33 får en nämnd uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. anderätten får inte delegeras i vissa ärenden angivna i paragraf 34. Nuvarande delegationsordning antogs av barn-och utbildningsnämnden 2017-02-15, 11/2017, och gäller från 2017-03-01. Ett förslag till reviderad delegationsordning har tagits fram av förvaltningen. De ändringar som föreslås är markerade med röd, kursiv text. Den text som ska utgå är överstruken. sunderlag Tjänsteskrivelse från Lena Carlsson 2017-04-26 Förslag till reviderad delegationsordning Arbetsutskottet 55/2017 Skickas till Samtliga delegater Skoladministratörerna 8
1(3) BUN 56/2017 Dnr 2017/186 004 Reviderad dokumenthanteringsplan för barnoch utbildningsnämnden från 2017-06-01 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna den reviderade dokumenthanteringsplanen för barn- och utbildningsnämndens verksamheter. Rutinen att bevara tillbud har i praktiken gällt från 2017-01-01. Den reviderade planen gäller från 2017-06-01. En reviderad dokumenthanteringsplan är framtagen. Den innehåller bland annat ändringen att tillbud bevaras. Tidigare har de gallrats. Rutinen att bevara tillbud har i praktiken gällt från 2017-01-01. Enligt Hultsfreds kommuns arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Den aktuella dokumenthanteringsplanen för barn- och utbildningsnämndens verksam-heter antogs av nämnden 2015-09-16, 95/2015. Den har skickat ut för synpunkter från verksamheterna och en ny reviderad plan har tagits fram. De handlingar som finns upptagna i dokumenthanteringsplanen har jämförts med Sveriges kommuner och landsting och Riksarkivets gallringsråd nr 2 för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende eller Riksarkivets författningssamlingar för att fastställa om de ska bevaras eller gallras. Ändringarna är gjorda med kursiv, röd text. Borttagna handlingar eller rutiner är markerade med överstrykning. Sidnumrering i registret kommer att anpassas efter beslut. De ändringar som är aktuella är: Tillbud ska bevaras, tidigare har de gallras efter åtgärd. Den nya rutinen att bevara tillbud har i praktiken gällt från 2017-01-01. Rektorsområdet kvalitetsredovisning är struken då det inte görs någon på den nivån längre. 9
2(3) När det gäller SAM, handlingsplaner, riskanalyser, årlig revision och skyddsrondsprotokoll så är de strukna under allmänt förvaltningsövergripande. Alla original av handlingsplaner, riskanalyser och revisioner samlas på förvaltningen. De bevaras och lämnas till centralarkivet efter 2 år. Ekonomi är struket då controllertjänsten är flyttad till ekonomikontoret som har en egen dokumenthanteringsplan. Under personal är lönerapporter vikarier + dagbarnvårdare samt T 3 timanställda strukna. Vikarierna rapporterar i självservice. Tystnadsplikt praktikanter är struken då de ingår i tystnadsplikt som bevaras. Annonser om lediga tjänster och förteckning tillsättningar har tidigare bevarats i pappersform. Förslaget från personalavdelningen är att de istället förvaras digitalt i kommunens digitala system för rekrytering Offentliga jobb. Utdrag ur polisens belastningsregister ändras från bevaras till gallring efter 1 år. De är endast giltiga i ett år. Intyg om legitimation har kompletterats med och/eller examensbevis. Postlista har ändrats från gallring efter 2 år till bevaras. Lämnas till centralarkivet efter 2 år. om utsedda beslutsattestanter har flyttats från ekonomi till central förvaltning. Det är ett delegationsbeslut som diarieförs och bevaras. Avrop på ramavtal gällande inventarier, material och tjänster inom ramen för fastställd budget har lagts till. Det är delegationsbeslut som diarieförs och bevaras. Pressmeddelande är tillagt under central förvaltning. De bevars och lämnas till centralarkivet efter 2 år. Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet bevars. De skrivs ut och diarieförs av förvaltningen när de är klara. Fotokataloger är strukna. Avtal om fotografering i skolan är uppsagt enligt beslut i nämnden. 10
3(3) Under gymnasieskola, delegationsbeslut angående elever som bevaras har en anmärkning lagts till att det ej gäller antagning som gallras vid inaktualitet. Olycksfall och tillbud är tillagt under musikskola och vuxenutbildning. Under elevhälsan är utredning kränkande behandling ändrad till utredningsmaterial kränkande behandling. Under anmärkning är tillagt att Original utredning diarieförs på förvaltningen tillsammans med anmälan. sunderlag Tjänsteskrivelse från Lena Carlsson 2017-04-28 Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan Arbetsutskottet 56/2017 Skickas till Skolledare Skoladministratörer Barn- och utbildningskontorets personal Centralarkivet 11
1(1) BUN 57/2017 Rapportering till Centrala studiestödsnämnden Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen. Information om rapportering till CSN. På arbetsutskottets sammanträde 2017-05-08, 59/2017, informerade Mikael Lång, S, om att rapportering till Centrala studiestödsnämnden (CSN) inte sker i tid. Detta kan leda till att elever blir återbetalningsskyldiga retroaktivt. Arbetsutskottet beslutade att uppdra till biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars att rapportera kring antalet skriftliga varningar och rapporter om frånvaro till CSN på nästkommande nämndsmöte. Vid dagens sammanträde redogör Martin Snickars för en lägesbild av frånvaron på gymnasiet. sunderlag Arbetsutskottet 59/2017 12
1(1) BUN 58/2017 Dnr 2017/204 291 Diskussion om tillfälliga lokaler Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen. Ärendet tas upp på nästa arbetsutskott den 13 juni 2017. Redovisning av tillfälliga lokaler för förskolor och skolor i kommunen. Biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars redovisar kostnaderna för tillfälliga lokaler för förskolor och skolor i kommunen. De tillfälliga lokaler som kommunen återsöker kostnaden för från Migrationsverket uppgår till ca 16,2 mkr per 2016-12-31. De tillfälliga lokaler kommunen står för uppgår till ca 2,5 mkr. Det är viktigt att följa utvecklingen av barn- och elevantalet. sunderlag Arbetsutskottet 57/2017 13
1(1) BUN 59/2017 Dnr 2017/201 609 Information om ökad tillgänglighet i förskolor och skolor Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen. Redovisning avseende ökad tillgänglighet vid kommunens förskolor och skolor. Enligt barn- och utbildningsnämnden plan för uppföljning av verksamheten ska ökad tillgänglighet redovisas av en förskolechef, en grundskolerektor och en gymnasierektor en gång per år. Vid nämndens sammanträde redovisar förskolechef Annelie Johansson, rektor Sören Reichenberger och rektor Andreas Ekberg för hur tillgängligheten ser ut på kommunens förskolor och skolor. De visar även Specialpedagogiska skolmyndighetens (SPSM) tillgänglighetsmodell. 14
Barn- och utbildningsnämnden Närvaro-/Röstningslista 1 (1) Ledamot Tjänstgörande ersättare Närvarande Ja Nej Ja Nej Ja Nej 1 Pär Edgren (M) 2 Lennart Eklund (C) 3 Mikael Lång (S) 4 Anne-Charlotte Cederberg, (KD) 5 Åsa Landberg (C) 6 Nermina Mizinovic (S) Jolin Åkesson (S) 7 Christel Rüdiger Karlsson (S) 8 Kjell Mellberg, (S) 9 Bo Eriksson (SD) 15