Servicenämnden 2017-03-30 1-14 Plats och tid Fävren, kl. 13.30-16.00 Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Jan Fagenheim (M) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Agneta Thulin (S) Christer Andersson (S) Olle Hällnäs (SD) Stig Gesterling (-) Kent Andersson (S) Eva Olson, förvaltningschef Katarina Lindh, avd chef fastighet 17-19 Annika Millegård, lokalsamordnare 19 Jenny Lindborg, controller 20-26 Carlos Paredes, Kommunal 17-20 Jan Fagenheim (M) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 17-26 Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Jan Fagenheim (M)
Servicenämnden 2017-03-30 2 Organ Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Servicenämnden Sammanträdesdatum 30 mars 2017 Datum då anslaget sätts upp april 2017 Datum då anslaget tas ned maj 2017 Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen, Östra Långgatan 24 Underskrift Elisabeth Eriksson
Servicenämnden 2017-03-30 3 Svn 17 Dnr SVN 2017/0029 Yteffektivisering av lokaler stadshus C Beslut Servicenämnden tar del av informationen om yteffektivisering av lokaler stadshus C. Arbetsutskottet gav den 13 mars 2017, 13 förvaltningen i uppdrag att fram underlag för att äska pengar i investeringsbudgeten för yteffektivisering av lokaler stadshus C plan 1, förutom kommunfullmäktigesalen. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 13 mars 2017, 13.
Servicenämnden 2017-03-30 4 Svn 18 Dnr SVN 2016/0009 Avfallshantering i fastigheter som servicenämnden förvaltar Beslut Arbetsutskottet tar del av rapporten. Allt eftersom fler fraktioner har blivit möjliga att sortera har behovet av förvaring för sopkärl vuxit. Problem har uppkommit då lämpliga ytor för optimala ytor för kärl inte funnits på fastigheterna. Vidare har behovet av renhållning av kärlen på framförallt objekt med kök (både tillagning och mottagning) ökat. Miljö och hälsa har haft synpunkter på detta och akuta punktinsatser har fått beställas. Detta har ökat påverkan på miljön med fler transporter. Verksamheterna som hyr i förvaltningens objekt har en ökad medvetenhet om miljön och önskar i många fall större möjlighet till sortering än vad man har kunnat erbjuda. Syfte Fastighetsavdelningen vill underlätta för kommunens verksamheter att påverka sin miljöbelastning i en positiv riktning och detta på ett modernt och hygieniskt vis. Metod Förvaltningen har undersökt möjligheterna för att gräva ner UVS, underground vaste system. Detta kommer att genomföras som ett pilotprojekt på Lindbergs skola under 2017 till en kostnad om cirka 70 tkr som ryms inom fastighetsavdelningens budget. Det är en fastighet där man har indikerat att verksamheten har haft stora problem med långa avstånd till kärlen och antal kärl är många så restavfallet är stort. Genom detta minskas antal miljöpåverkan. Vidare ska ett miljöhus vid Getterön Naturum ställas i ordning för deras verksamhet till en kostnad om cirka 100 tkr som ryms inom fastighetsavdelningens budget. Där har man haft problem med få kärl och att dessa varit placerade på olämpliga ställen.
Servicenämnden 2017-03-30 5 Mål Minska miljöpåverkan, nöjdare kund. Uppföljning Mätning har skett innan genomförandet, 2015-2016, och utvärdering/mätning av projektet kommer att ske efter genomförandet 2017-2018. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 13 mars 2017, 14 Serviceförvaltningens PM den 24 februari 2017. Plan för avfallshantering. Protokollsutdrag:
Servicenämnden 2017-03-30 6 Svn 19 Dnr SVN 2017/0030 Lokalförsörjningsplan Beslut Servicenämnden tar del av information om lokalförsörjningsplan. Syftet med Lokalförsörjningsplanen är att den ska utgöra ett verktyg för framtida planering av kommunens lokalbehov samt vara ett hjälpmedel vid bedömning av kommande investeringsbehov. Politiskt beslut om kommande investeringar krävs i respektive facknämnd. Målet är att lokalförsörjningsplanen ska bidra till att skapa förutsättningar för ändamålsenliga, klimat- och kostnadseffektiva lokaler. Lokalförsörjningsplanen skall användas av nämnder och utskott i det årliga budgetarbetet så att verksamheterna i god tid och med långsiktighet kan planera för sitt lokalbehov. Detta lokalbehov skall återkopplas till samhällsutvecklingskontoret/serviceförvaltningen som har uppdraget att sammanställa, planera och presentera eventuella anpassnings- eller nyinvesteringsbehov. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 13 mars 2017, 15. Lokalförsörjningsplan 2017 med bilagor. Protokollsutdrag:
Servicenämnden 2017-03-30 7 Svn 20 Dnr SVN 2016/0013 Internkontroll 2016 Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna återrapporteringen av internkontroll 2016. I enlighet med beslut i servicenämnden har följande kontrollområden granskats: RVA (16p är Kontrollområde max) Beställningsprocessen 12 Kontroll av återläsning från backup efter flytt av backup till nya serverhallar 12 Säkra MSK från projekt till förvaltning 12 Orsak till sjukfrånvaro 12 Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter 9 Bygga en stark servicekultur på kundservice 9 Att alla involverade medarbetare har kännedom och kunskap om processen och att processen efter följs 9 Detaljbudget på objektsnivå, månadsbokslut kontinuerligt arbete med uppföljning och effektiviseringar 9 Alla nyanställda på Serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen 9 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Handlingsplan IK Återrapportering_2016 Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 13 mars 2017, 16. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 28 februari 2016. Handlingsplan IK återrapportering 2016. Protokollsutdrag: Avd chef kundservice Controller
Servicenämnden 2017-03-30 8 Svn 21 Dnr SVN 2017/0023 Internkontroll 2017 Beslut Servicenämnden beslutar att följande kontrollområden skall undersökas under år 2017 förutom punkt 7 som återremitteras till förvaltningen. 1. Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter. (Prioritering 9 av 16) 2. Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen. (Prioritering 9 av 16) 3. Orsak till korttidssjukfrånvaro. (Prioritering 12 av 16) 4. Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing. (Prioritering 12 av 16) 5. Inköp inom kost och städ. Andelen digitala beställningar av det totala antalet beställningar. (Prioritering 9 av 16) 6. Öka kunskapen om informationssäkerhet inom kommunen. (Prioritering 12 av 16) 7. Kontroll av återläsning från backup efter flytt av backup till den nya serverhallen. (Prioritering 12 av 16) 8. Trafiksäkerhet återrapportering av utförd besiktning. (Prioritering 9 av 16) 9. Beställningsprocessen fastighetsavdelningen, rätt pris för rätt vara/tjänst. (Prioritering 9 av 16) 10. Många ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen. (Prioritering 12 av 16) Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll.
Servicenämnden 2017-03-30 9 Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, riskoch väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en riskinventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1-4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan 1-16. Intervallet 9-16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 13 mars 2017, 17. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 28 februari 2017. Sammanställning Internkontroll 2017. Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Protokollsutdrag: Avd chef kundservice Controller
Servicenämnden 2017-03-30 10 Svn 22 Dnr SVN 2017/0002 Förvaltningen informerar Information att förvaltningen har modifierat planen för att möjliggöra att Södertull fortsätter vara tillagningskök (SVN 2016/0089). Christer Andersson (S) överlämnar namnlista från Södertull med önskemål att Södertull ska vara tillagningskök i även fortsättningen. Information om att föräldrar ska bjudas in att äta i skolor och förskolor under två veckor i maj för att sedan träffa beslutsfattare och diskutera skolmaten. Diskussion om merkostnaden för ekologisk mat. Återkoppling nästa nämnd.
Servicenämnden 2017-03-30 11 Svn 23 Dnr SVN 2017/0002 FM - prislista Information om FM-konceptet.
Servicenämnden 2017-03-30 12 Svn 24 Dnr SVN 2017/0020 Finansiering kommungemensam kundservice Information om finansiering kommungemensam kundservice.
Servicenämnden 2017-03-30 13 Svn 25 Dnr SVN 2017/0003 Månadsrapport februari Beslut Servicenämnden tar del av månadsrapport för februari och beslutar 1. lägga den till handlingarna. En uppgradering av ekonomisystemet fick till följd att perioden stängde flera dagar tidigare än normalt och förvaltningen hann då inte med att göra periodens alla bokningar och periodiseringar. Servicenämnden redovisar i februari ett resultat som är 5,3 mkr bättre än periodiserad budget men med hänsyn taget till inte gjorda bokningar och periodiseringar så skall resultatet vara 0,5 mkr lägre än periodiserad budget vilket är i linje med uttag ur underhållsfonden. I årsbudget för 2017 finns RAM på 1,9 mkr som kommer att flyttas från servicenämnden till kommunstyrelsen för kommungemensam kundservice. Flytten av pengarna sker i mars. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 13 mars 2017, 19. Månadsrapport februari.
Servicenämnden 2017-03-30 14 Svn 26 Meddelanden Ks 9 Tidplan för budget 2018, plan 2019-2021 Dnr SVN 2017/0019-1 Dnr SVN 2017/0020-1 Kf 27 Omfördelning av medel från servicenämnden till kommunstyrelsen avseende projekt kommungemensam kundservice Kf 26 Uppdrag om bredbandsstrategi Dnr SVN 2017/0021-1