KKS6000 v3.1 2012-01-13 Sammanträdesdatum Diarienummer 2018-04-10 20180044 Styrelsemöte för KK-stiftelsen Plats Birger Jarlsgatan 16 Deltagande styrelseledamöter Närvarande från kansliet Övriga deltagare Anmält förhinder Kerstin Eliasson, ordförande Elisabet Annell Åhlund Lars Ekedahl Peter Larsson Olle Lundin, fr.o.m. P.4 (per telefon) Helena Malmqvist Karin Markides Björn Odlander Björn Sundell Madelene Sandström, VD Olof Hugander, sekr. Mats Waltré, personalrepresentant Britt-Marie Granting, P.2 Mattias Jarl, P.5 Stefan Östholm, P.6 Henrik Nordling, Consularis, P.12 och P.15 Ulrika Granholm Dahl, PwC, P.3 Peter Jennergren, P.3 Kajsa Ellegård 1 Öppnande av mötet 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen fastställdes. P.15 behandlades efter P.12. 3 Val av justeringspersoner Helena Malmqvist valdes att justera protokollet, jämte ordförande och VD. För de punkter där jäv föreligger ska Björn Sundell justera protokollet. 4 Föregående sammanträdesprotokoll P.2/18 Godkännande av föregående sammanträdesprotokoll Protokollen från den 12 december 2017 och den 31 januari 2017 godkändes.
2 (9) 5 Anmälan om eventuellt jäv Helena Malmqvist anmälde jäv för P.5 och P.10. Björn Sundell justerar dessa och programbeslut justeras omedelbart. 6 Ärenden för behandling P.3/18 Årsredovisning för 2017, dnr. 20180058, inkl. rapport från de förtroendevalda revisorerna KK-stiftelsens revisor, Ulrika Granholm Dahl från PwC, redogjorde för sin granskning av stiftelsens verksamhet och ekonomi för 2017. Den förtroendevalda revisorns suppleant, Peter Jennergren, redogjorde för den gransknings-pm den förtroendevalda revisorn, Katarina Olsson, huvudsakligen har skrivit samt den granskning han själv har genomfört avseende stiftelsens hantering av upphandling av kapitalförvaltningstjänster under 2017. Styrelsen beslutade att fastställa årsredovisningen för 2017 P.4/18 VD:s rapport Madelene redogjorde för innehållet i VD-rapporten. Vårutlysningen har genomförts och mycket tid har lagts på programberedning under årets första månader. En mängd dialoger och möten med olika aktörer har genomförts. Styrelsen efterfrågade information om de tre äldre KK-miljöernas utveckling över tid och vilka beskrivningar som finns om deras genomslag nationellt och internationellt, såväl akademiskt som utifrån näringslivets perspektiv. VD informerade om den genomlysning som genomfördes 2017 av Damvad vad gäller detta. Rapporten skickas till styrelsen. Vidare diskuterades status för Pam Fredmans styr- och resursutredning (STRUT). Styrelsen beslutade att godkänna VD:s rapport P.5/18 Beslut inom programmet Forskningsprofiler Mattias Jarl redogjorde för utlysningen inom programmet Forskningsprofiler vilken genomfördes hösten 2017. I januari 2018 inkom fyra ansökningar. Ansökningarna har bedömts av stiftelsens bedömargrupp för forskningsprofiler. Som stöd för bedömningen har även hearingar genomförts med lärosätena. Bedömargruppen har också tagit del av skriftliga utlåtanden från internationella vetenskapligt sakkunniga. Vad gäller ansökningarna från Högskolan i Skövde och Mittuniversitetet har granskning av externa sakkunniga skett inom ramen för respektive KK-miljös kvalitetssäkringssystem. Bedömargruppen har tagit del av granskningsresultaten. Bedömargruppen rekommenderar att ansökan från BTH beviljas, att ansökan från Skövde beviljas med villkor och att övriga två ansökningar avslås. VD ansluter sig till bedömargruppens rekommendationer.
3 (9) Styrelsen beslutade att: 1. avsätta högst 47 988 000 kr (inkl. OH) från den ekonomiska ramen 20310018 (Forskningsprofiler 17) för ansökan 20180010 Programvaruteknik OmTänkt och uppdra till VD att inleda avtalsförhandlingar med Blekinge tekniska högskola. 2. avsätta högst 49 199 255 kr (inkl. OH) från den ekonomiska ramen 20310118 (KK-miljöer HÖG 18) för ansökan 20180011 Virtuella fabriker med kunskapsdriven optimering och uppdra till VD att inleda avtalsförhandlingar med Högskolan i Skövde som leder till att föreslaget villkor för beviljande tillgodoses. 3. avslå ansökningarna 20180009 Evolutionära produktionssystem från Mälardalens högskola och 20180012 Nästa generations industriella IoT från Mittuniversitetet. Helena Malmqvist hade anmält jäv och deltog inte i beslutet. Punkten förklarades omedelbart justerad. P.6/18 Beslut inom programmet Expertkompetens Stefan Östholm redogjorde för bedömningen inom programmet Expertkompetens steg 1, vilken utlystes i september 2017. Utlysningen resulterade i fyra ansökningar, varav två från KK-miljöerna vid Högskolan i Skövde respektive Högskolan i Halmstad. Ordinarie ansökningar bedömdes på vanligt sätt av bedömargruppen. Vad gäller ansökningarna från Högskolan i Skövde och Högskolan i Halmstad har granskning också skett inom ramen för respektive KK-miljös kvalitetssäkringssystem. Detta underlag tillsändes bedömarna. Bedömargruppen rekommenderade att ansökningarna från Borås och Halmstad skulle beviljas, att ansökan från Karlstad skulle beviljas med villkor och att ansökan från Skövde skulle avslås. VD går emot bedömargruppens rekommendation i det aktuella beslutet. VD föreslog att i utlysning och kommunikation i programmet Expertkompetens framgent tydliggöras att steg 1 utgör ett planerings- och initieringsfas. Det är genomförandet i steg 1 som sedan utgör underlaget för att bedöma projektplanen inom en fullständig ansökan för Expertkompetens steg 2. Styrelsen beslutade att: 1. avsätta 3 mkr plus OH (20% för Borås och Karlstad, 23% för Skövde och Halmstad) vardera avseende Expertkompetens Steg 1 för projekten 20170321 Virtuella fabriken vid Högskolan i Skövde, 20180005 Data-driven tjänsteutveckling: avancerad utbildning för yrkesverksamma vid Högskolan i Borås, 20180007 Improving value creation through service education vid
4 (9) Karlstads universitet och 20180008 Data analys och tjänsteinnovation baserat på artificiell intelligens vid Högskolan i Halmstad 2. VD inleder förhandling med respektive lärosäte för avtal och återkoppling 3. VD återkommer inför styrelsemötet den 19 juni 2018 med en förbättrad utlysningstext för programmet Expertkompetens Punkten förklarades omedelbart justerad. P.7/18 Beslut inom programmet Avans Programmet Avans utlystes i september 2017. Utlysningen resulterade i elva ansökningar varav två från KK-miljöerna på Jönköping University respektive Högskolan i Väst. Eftersom KK-stiftelsens stöd till projekt inom programmet är högst 2 mkr är det endast ansökningarna från KK-miljöer som styrelsen ska besluta om. Övriga ansökningar och beslut av VD redovisades för kännedom. VD har ställt sig bakom bedömargruppens rekommendationer och följt dessa vid beslut om stöd respektive avslag för de ansökningar som inte kommer från KK-miljöerna. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer om stöd till ansökningarna från KK-miljöerna vid Jönköping University respektive Högskolan i Väst. Styrelsen beslutade att: 1. avsätta högst 2.164.780 kr (inkl. OH) ur den ekonomiska ramen 30283018 (KKmiljöer KUB 18) till projektet Internationell Master för studier inom Hjälpmedel för Mobilitet (dnr 20180016) vid KK-miljön vid Jönköping University och uppdra till VD att inleda avtalsförhandlingar. 2. avsätta högst 2.454.069 kr (inkl. OH) ur den ekonomiska ramen 30283018 (KKmiljöer KUB 18) till projektet AMECO (dnr 20180019) vid KK-miljön vid Högskolan i Väst och uppdra till VD att inleda avtalsförhandlingar. Punkten förklarades omedelbart justerad. P.8/18 Beslut inom programmet Professionell licentiat Under styrelsens möte i december beslutades att ansökan för en professionell licentiatskola Datadrivna system från dåvarande Malmö Högskola, numera Malmö Universitet, skulle bordläggas. Den sökande fick till den 15 mars att inkomma med en reviderad ansökan. Den 20 mars genomfördes en hearing med den sökande. Den reviderade ansökan har bedömts av den externa bedömargruppen. Bedömargruppen föreslår att ansökan beviljas. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer om stöd. Styrelsen beslutade att avsätta högst 10,8 mkr (inkl. OH) ur den ekonomiska ramen 30210118 (KUB) till Datadriva system vid Malmö universitet (dnr 20170211) och uppdra till VD att inleda avtalsförhandling. Punkten förklarades omedelbart justerad.
5 (9) P.9/18 Beslut inom programmet Företagsforskarskolor Inom programmet Företagsforskarskolor erbjuds de som tidigare beviljats en forskarskola att inkomma med en ansökan för ett andra intag efter att skolan löpt c:a 2 år. En företagsforskarskola+ har en förenklad ansökan. Både ledning och vetenskaplighet anses bedömda i den ursprungliga ansökan. En ansökan har inkommit avseende GRASCA+, vid Linnéuniversitetet, och denna har bedömts av bedömargruppen för Företagsforskarskolor. Hearing har även genomförts med lärosätet. Bedömargruppen föreslår att ansökan beviljas. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer om stöd till ansökan. Styrelsen beslutade att avsätta högst 10,8 mkr (inkl. OH) ur den ekonomiska ramen 30200118 (KUB) till företagsforskarskolan GRASCA+ vid Linnéuniversitetet (dnr 20170255) och uppdra till VD att inleda avtalsförhandlingar. Punkten förklarades omedelbart justerad. P.10/18 Beslut inom programmet Synergi I programmet Synergi används obligatoriska intresseanmälningar. I Synergi 17 inkom sammanlagt 25 intresseanmälningar. Från dessa inkom 13 ansökningar. Med ytterligare 4 ansökningar från KK-miljöer blev det totalt 17 ansökningar att bedöma. Vid den första formaliagranskningen föll 2 ansökningar bort, varför det därefter återstod 15 ansökningar att bedöma. Vid bedömargruppens första möte bedömdes dessa 15 ansökningar. För fyra ansökningar rekommenderas avslag och för tre ansökningar från Mälardalens högskola (samtliga från miljön inbyggda system) hänsköt bedömargruppen en fråga om när miljöer kan vara aktuella för att få ett synergiprojekt till kansliet. Efter att ha studerat de tre ansökningarna kunde kansliet konstatera att två av dessa (SACsys och FIESTA) inte uppfyllde formaliakraven. Utöver dessa formaliaavslag föreslog bedömargruppen att följande ansökningar skulle avslås: Utnyttjande av smart data, Jönköping University, Användarmedverkan i samproduktion av hälsoinnovationer, Högskolan i Halmstad, Smart Underhåll för Smart Fabriker (2SMART), Mälardalens högskola och Hörnstenar för en innovativ svensk vårdexport: Företagsutveckling genom patientfokuserande synergier, Södertörns högskola. VD instämmer i bedömargruppens rekommendation att avslå ovanstående ansökningar. Styrelsen beslutade att avslå ansökningarna om stöd till Utnyttjande av smart data, Jönköping University, Användarmedverkan i samproduktion av hälsoinnovationer, Högskolan i Halmstad, Smart Underhåll för Smart Fabriker (2SMART) Mälardalens högskola samt Hörnstenar för en innovativ svensk vårdexport: Företagsutveckling genom patientfokuserande synergier, Södertörns högskola. Helena Malmqvist hade anmält jäv och deltog inte i beslutet. Punkten förklarades omedelbart justerad.
6 (9) P.11/18 Anmälan av protokoll från kapitalutskottet VD informerade om KK-stiftelsens arbete inom hållbarhet i kapitalförvaltningen samt rapporten avseende limit- och nyckeltalskontroll. Vidare informerades om rapporteringen från de externa kapitalförvaltarna samt den sammanställning som ska göras av Kammarkollegiet. Kapitalutskottets ordförande, Elisabet Annell Åhlund, och ordförande redogjorde för det som avhandlades vid kapitalutskottets sammanträden den 13 februari och den 21 mars. Informerades om kapitalets utveckling under de senaste månaderna. De externa kapitalförvaltarna kommer under senvåren att komma till stiftelsen och presentera sitt arbete. Kapitalutskottet har beslutat om riktlinjer för motpartskontroll. P.12/18 Beslut om styrdokument inom kapitalförvaltningen Som ett led i omorganiseringen av kapitalförvaltningen presenterades förslag till en ny instruktion för kapitalutskottet, för beslut av styrelsen. Styrelsen ska vidare årligen besluta om placeringsriktlinjer för kapitalförvaltningen. Utöver detta ska styrelsen besluta om instruktion för funktionen för regelefterlevnad. Förslag till nya placeringsriktlinjer har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av Niklas Johansson, Cienaga, Henrik Norling, Consularis, och tre ledamöter ur kapitalutskottet - Sten Dunér, Arne Lidén samt Mikael Kamras. Henrik Nordling presenterade vid mötet de nya placeringsriktlinjerna ( policyn ). Styrelsen diskuterade stiftelsens riskexponering utifrån rådande marknadsvolatilitet. Styrelsen diskuterade också vilket stöd som kapitalutskottet behöver för att göra ställningstaganden vad gäller de uppgifter utskottet har att genomföra. Styrelsen beslutade att fastställa: 1. instruktion för kapitalutskottet, enligt föreliggande förslag, med smärre förändringar 2. placeringsriktlinjer för KK-stiftelsen, enligt föreliggande förslag 3. instruktion för funktionen för regelefterlevnad (Compliance), enligt föreliggande förslag P.13/18 Beslut om firmatecknare för KK-stiftelsen Beslut om firmatecknare för KK-stiftelsen fattades senast av styrelsen den 14 september 2017. Då externa aktörer ställer krav på att beslut om firmatecknare ska fattas årligen behöver styrelsen på nytt fatta beslut i ärendet. Registrering sker sedan hos Länsstyrelsen. Firman tecknas enligt senaste beslutet av styrelseordföranden i förening med annan styrelseledamot. Firman tecknas också av ordförande i förening med verkställande direktören Madelene Sandström. Madelene Sandström har rätt att ensam teckna firma för löpande förvaltningsärenden. I tidigare beslut har en förteckning över löpande
7 (9) förvaltningsärenden bilagts firmateckningsbeslut, jämte fullmakt, men i den instruktion avseende arbetsfördelningen mellan styrelse och VD som styrelsen beslutade i december har VD:s firmateckningsrätt, vad gäller den löpande förvaltningen, inarbetats. Styrelsen beslutade att: 1. KK-stiftelsens firma tecknas av styrelseordföranden, Kerstin Eliasson, i förening med envar av styrelseledamöterna Elisabeth Annell Åhlund, Lars Ekedahl, Kajsa Ellegård, Peter Larsson, Olle Lundin, Helena Malmqvist, Karin Markides, Björn Odlander och Björn Sundell samt av styrelseordföranden i förening med verkställande direktören Madelene Sandström. 2. VD har rätt att ensam teckna Stiftelsens firma beträffande den löpande förvaltningen. P.14/18 Beslut om arvoden till styrelse och kapitalutskott 2017 Vid styrelsens sammanträde den 28 mars 2017 beslutades om arvoden till styrelse och kapitalutskott för 2017. Sedan tidigare har arvoden höjts i enlighet med inkomstbasbeloppets utveckling. Inkomstbasbeloppet för 2018 (62 500 kr) är 1,63% högre än 2017 (61 500). Föreslagna nya belopp avrundas uppåt. Styrelsen diskuterade nivåerna på ersättningar i förhållande till andra liknande organisationer. Styrelse kommer att återkomma till frågan inför kommande arvodesrevidering. Styrelsen beslutade att arvoden till styrelse och kapitalutskott för 2018 ska vara följande: Styrelsen: Ordförande 161 300 kr Vice ordförande 86 000 kr Ledamot 80 600 kr Kapitalutskottet: Ledamot från KK-stiftelsens styrelse 30 100 kr Extern ledamot 80 800 kr Ordförandetillägg 10 200 VD (adjungerad) inget arvode P.15/18 Ytterligare ställningstagande inom kapitalförvaltning Styrelsen diskuterade ett avtalsärende rörande den externa kapitalförvaltningen och fattade beslut utifrån utsänt underlag.
8 (9) 7 Rapportering Madelene och Kerstin informerade om inkommen remiss avseende ett betänkande från Internationaliseringsutredningen. Ordförande föreslog att remissen inte skulle besvaras, vilket styrelsen instämde i. Ulf Hall informerade om det kommande 25-årsjubiléet för stiftelsen. Samtal har förts med professor Sverker Sörlin (KTH) om en eventuell jubiléumsskrift, med fokus på de nya lärosätenas utveckling med stiftelsens stöd. Ulf informerade även om den dialog mellan styrelserepresentanter och rektorer vid nya lärosäten som kommer att genomföras den 19 april. 8 Övriga frågor Madelene Sandström säger upp sig från sin tjänst som VD den 11 april. Anställningen varar t.o.m. den 10 oktober men inarbetad semester tas ut fr.o.m. den 11 juli. VD är anställd med avtalsenliga villkor till dagen för anställningens upphörande. Från och med den 11 juli till dess att ny VD tillträder ska Ulf Hall vara tillförordnad VD. Styrelsen beslutade om lönerevidering för VD. Styrelsen diskuterade behovet av ytterligare handläggare. 9 Avslutande av sammanträdet Mötet avslutades. Vid protokollet Olof Hugander Justeras Kerstin Eliasson Helena Malmqvist
9 (9) Madelene Sandström Björn Sundell