Handbok för den som genomför projektet Uppdaterad den 12 juli 2013

SOLID-fonderna Handbok för den som genomför projektet Uppdaterad den 12 juli 2013 Europeiska flyktingfonden Integrationsfonden Återvändandefonden

INNEHÅLL 1. INLEDNING... 4 1.1. DEFINITIONER OCH HÄNVISNINGAR... 4 1.2. RAMPROGRAMMET "SOLIDARITET OCH HANTERING AV MIGRATIONSSTRÖMMAR"... 5 1.3. EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN... 5 1.3.1. Målgrupp för flyktingfonden... 6 1.4. INTEGRATIONSFONDEN... 6 1.4.1. Målgrupp för integrationsfonden... 7 1.5. ÅTERVÄNDANDEFONDEN... 7 1.5.1. Målgrupp för återvändandefonden... 8 1.6. FÖRVALTNING AV FONDERNA OCH KONTAKTINFORMATION FÖR DE ANSVARIGA MYNDIGHETERNA... 8 2. FINANSIERINGSBESLUTET, ÄNDRINGAR I BESLUTET... 9 2.1. FINANSIERINGSBESLUTET OCH TILLHÖRANDE BILAGOR... 9 2.2. PROJEKTETS GENOMFÖRANDEPERIOD OCH PERIOD UNDER VILKEN UTGIFTER BERÄTTIGAR TILL STÖD... 10 2.3. ÄNDRINGAR I FINANSIERINGSBESLUTET... 10 2.3.1 Ändringar i verksamheten eller i budgeten... 10 2.3.2. Ändringar i projektets längd... 11 3. UTBETALNING AV STÖD... 12 3.1. DEN FÖRSTA STÖDBETALNINGEN... 12 3.2. DEN ANDRA OCH TREDJE STÖDBETALNINGEN... 12 4. FÖRVALTNING AV PROJEKTET: UPPGIFTER OCH ANSVAR... 13 4.1. PROJEKTGENOMFÖRARENS OCH PROJEKTPARTNERNAS UPPGIFTER OCH ANSVAR... 13 4.2. STYRGRUPP... 13 5. PROJEKTHANDLINGAR OCH ARKIVERING... 15 5.1. ARKIVERINGSSÄTT OCH TID UNDER VILKEN HANDLINGAR BÖR FÖRVARAS... 15 5.2. HANDLINGAR SOM SKA FÖRVARAS... 16 6. PROJEKTETS EKONOMIFÖRVALTNING... 17 6.1. BOKFÖRING AV PROJEKTET... 17 6.2. UTGIFTER I BLANKETTEN FÖR EKONOMISK UPPFÖLJNING... 17 6.3. BOKFÖRING AV INKOMSTER... 18 7. VILLKOR FÖR STÖDBERÄTTIGANDE... 18 7.1. PERSONALKOSTNADER OCH DOKUMENTERING AV DEM... 19 7.1.1. Deltidsanställda och uppföljning av arbetstid... 20 7.2. RESEKOSTNADER... 20 7.3. UTRUSTNING... 20 7.5. UTGIFTER SOM RELATERAR TILL MÅLGRUPPEN... 21 7.5.1. Integrationsfonden och flyktingfonden... 21 7.5.2. Återvändandefonden... 22 7.5. ÖVRIGA PROJEKTKOSTNADER... 22 7.6. UTLÄGGANDE PÅ ENTREPRENAD KÖPTA TJÄNSTER... 23 7.7. ADMINISTRATIVA KOSTNADER... 24 7.8. RÄTT TILL STÖD FÖR MERVÄRDESSKATT... 25 7.9. UTGIFTER SOM INTE BERÄTTIGAR TILL STÖD... 25 7.10. UPPHANDLING OCH KONKURRENSUTSÄTTNING... 26 7.10.1. Upphandlingsformer... 26 7.10.2. Dokumentering av upphandlingar... 27 7.11. UPPHOVSRÄTTSFRÅGOR... 27 8. PROJEKTETS INTÄKTER... 28 8.1. EU-STÖDET... 28 8.2. DEN NATIONELLA MEDFINANSIERINGEN... 28 8.3. INTÄKTER OCH PRINCIPEN OM ATT VERKSAMHETEN INTE FÅR BEDRIVAS I VINSTSYFTE... 29 2

9. RAPPORTER... 30 9.1. IFYLLNAD AV RAPPORTBLANKETTEN... 30 9.2. BILAGOR TILL RAPPORTERNA... 31 9.3. INLÄMNING AV RAPPORTER... 31 9.4. HANDLÄGGNING AV RAPPORTER... 32 9.5. KONTROLLER SOM UTFÖRS AV DEN ANSVARIGA MYNDIGHETEN... 32 9.6. UTBETALNINGAR (ANDRA OCH TREDJE UTBETALNINGEN) OCH ÅTERKRAV... 33 10. INFORMATION OCH PUBLICITET... 34 10.1. ANVÄNDNING AV EU:S EMBLEM OCH SYNLIGHET FÖR FONDEN... 34 11. REVISION OCH KONTROLL AV PROJEKTET... 36 12. BEDÖMNING AV PROJEKTET... 37 BILAGA I; RIKTGIVANDE TIDTABELL FÖR PROJEKTET MED DESS OLIKA ARBETSSKEDEN... 38 BILAGA II; UPPHANDLINGSFORMER... 39 3

1. INLEDNING Denna handbok är avsedd för EU-projekt som finansieras ur Europeiska flyktingfonden, Europeiska integrationsfonden och Europeiska återvändandefonden. Handboken är avsedd att stöda projekten när det gäller det administrativa arbetet och den ekonomiska uppföljningen samt då mellan- och slutrapporter utarbetas. Handboken innehåller dessutom viktig information om exempelvis dokumenthantering och projektinformation. Handboken bygger på besluten om inrättande och tillämpning av fonderna, på fondernas fleråriga program och på de årliga programmen genom vilka de föregående genomförs. Därutöver grundar sig handboken på allmänt godtagna principer och bästa exempel inom projektförvaltning, och den beaktar även frågeställningar och problempunkter som kommit fram i samband med kontrollbesök. Handboken är avsedd som ett vägledande stöd. Den utgör inte ett juridiskt bindande dokument. Den omfattar inte alla anvisningar som finns om genomförande av projekt och stödberättigande kostnader och inte heller frågor av fallspecifik karaktär. Om skiljaktigheter förekommer mellan handboken och författningarna som reglerar fonderna eller besluten om finansiering av projekt ska de sistnämnda tillämpas. 1.1. Definitioner och hänvisningar I denna handbok avses med Ansvarig myndighet inrikesministeriets enhet för internationella frågor, Attesterande myndighet inrikesministeriets ekonomienhet, Revisionsmyndighet inrikesministeriets enhet för intern granskning, Projektets genomförare eller projektgenomföraren det rättssubjekt som ansvarar för genomförandet av projektet, Projektpartner aktörer som är med om att genomföra åtgärder i projektet tillsammans med projektgenomföraren och som har kostnader som ingår i projektbudgeten. Projektgenomföraren överför en del av den EU-finansiering som beviljats projektet till dem. Tredje part en part som deltar finansiellt i projektet men som inte är en projektgenomförare, en projektpartner eller en instans som beviljar EU-medel, Ekonomisk uppföljning av projektet den sammanfattning av projektets faktiska kostnader som ges på blanketten för ekonomisk uppföljning för SOLID-fonderna. Bokföring projektgenomförarens egen bokföring. Beslut om inrättande Europaparlamentets och rådets beslut 573/2007/EG när det gäller flyktingfonden, Europaparlamentets och rådets beslut 575/2007/EG när det gäller återvändandefonden och rådets beslut 2007/435/EG när det gäller integrationsfonden. 4

Beslut om tillämpning beslut 2008/22/EG om tillämpning av flyktingfonden, beslut 2008/457/EG om tillämpning av integrationsfonden och beslut 2008/458/EG om tillämpning av återvändandefonden. I handbokens tillämpningsanvisningar har även godkända ändringar rörande stödberättigande kostnader beaktats. Regler för stödberättigande utgifter bilagan om besluten om tillämpning av fonderna. 1.2. Ramprogrammet "Solidaritet och hantering av migrationsströmmar" I ramprogrammet "Solidaritet och hantering av migrationsströmmar" ingår fyra fonder: Europeiska flyktingfonden (ERF), integrationsfonden (IF), återvändandefonden (RF) och fonden för yttre gränser (EBF). Fonderna kallas gemensamt för SOLID-fonderna. Namnet kommer från programmets engelska namn: General Programme for Solidarity and Management of Migration Flows. Med hjälp av ramprogrammet vill EU möta de utmaningar som förekommer vid övervakningen av de yttre gränserna och inom invandrings- och asylpolitiken och uppmuntra till solidaritet mellan medlemsstaterna i dessa frågor. I Finland förvaltas SOLID-fonderna av inrikesministeriet. 1.3. Europeiska flyktingfonden Flyktingfondens allmänna mål är att stöda och uppmuntra medlemsstaternas insatser för att ta emot flyktingar och fördrivna personer och bära följderna av detta. Genom nämnda åtgärder främjas tillämpningen av unionslagstiftningen om ett gemensamt europeiskt asylsystem. Enligt beslutet om inrättande av flyktingfonden kan fonden understöda åtgärder som rör mottagningsvillkor och asylförfaranden stöd till och förbättring av integration ökning av medlemsstaternas kapacitet att utveckla, övervaka och utvärdera sin asylpolitik utveckling av vidarebosättningen av flyktingar (kvotflyktingprogram) överföring av personer under internationellt skydd eller personer som ansöker om internationellt skydd mellan medlemsstater I insatserna som finansieras ur flyktingfonden ska hänsyn tas till: jämställdhetsfrågor, barnens bästa, den speciella situationen för utsatta personer, till exempel minderåriga, minderåriga utan medföljande vuxen, funktionshindrade, äldre, gravida, ensamstående föräldrar med minderåriga barn, tortyroffer eller offer för våldtäkt eller andra allvarliga former av psykiskt, fysiskt eller sexuellt våld eller sexuella övergrepp, offer för människohandel och personer i behov av akutsjukvård eller nödvändig behandling av sjukdomar. 5

1.3.1. Målgrupp för flyktingfonden Målgruppen för flyktingfonden definieras i artikel 6 i beslutet om inrättande av fonden. Målgruppen omfattar följande: Tredjelandsmedborgare eller statslösa personer med sådan rättslig ställning som anges i Genèvekonventionen och som har tillstånd att såsom flyktingar vistas i någon av medlemsstaterna. Tredjelandsmedborgare eller statslösa personer som åtnjuter status som skyddsbehövande enligt direktiv 2004/83/EG. Medborgare i tredje land eller statslösa personer som har ansökt om någon av de former av skydd som beskrivs i leden a och b. Tredjelandsmedborgare eller statslösa personer som åtnjuter tillfälligt skydd enligt direktiv 2001/55/EG. Medborgare i tredje land eller statslös person som är eller har varit vidarebosatt i en medlemsstat. Andra invandrare omfattas inte av målgruppen. Ur flyktingfonden beviljas även ett särskilt stödbelopp för mottagande och integration av personer som valts in i Finlands årliga flyktingkvot och som ingår i någon av följande kategorier: personer från ett land eller en region som utsetts att genomföra ett regionalt skyddsprogram; minderåriga utan medföljande vuxen; barn och kvinnor som särskilt riskerar att utsättas för psykiskt, fysiskt eller sexuellt våld och exploatering; personer med allvarliga medicinska behov som endast kan tillgodoses genom vidarebosättning nödfall eller personer som brådskande behöver omplaceras på grund av behov som hänför sig till rättsligt och/eller fysiskt skydd (denna kategori är med från år 2013). 1.4. Integrationsfonden Integrationsfondens allmänna mål är att stöda medlemsstaternas insatser för att göra det möjligt för tredjelandsmedborgare med olika ekonomisk, social, kulturell, religiös, språklig och etnisk bakgrund att uppfylla villkoren för bosättning samt att underlätta deras integration i de europeiska samhällena. Målen med fonden är att: utveckla organiseringen och genomförandet av introduktionsprogram och -insatser ge tredjelandsmedborgare större möjligheter till deltagande stärka dialogen mellan olika kulturer bidra till den dubbelriktade integrationsprocessen öka medlemsstaternas förmåga att utvärdera och utveckla sin integrationspolitik. 6

1.4.1. Målgrupp för integrationsfonden Målgruppen är tredjelandsmedborgare som kommer till Finland och har tillstånd av myndigheterna att vistas på finskt territorium. Detta innebär i praktiken personer som kommer till Finland för att arbeta och familjemedlemmar till dessa. Med tredjelandsmedborgare avses personer som reser in i Finland från länder utanför EU och EES. Ur integrationsfonden beviljas i första hand medel för integrationsåtgärder avsedda för nyligen anlända personer i Finland. Med nyligen anlända avses personer som har varit i Finland i högst tre till fem år. Stöd ur fonden kan dock inte beviljas för projekt inriktade på personer som vistas tillfälligt i landet, såsom säsongsarbetare, turister eller studerande. En allmän regel är att personen ska vistas i landet i minst 12 månader. I målgruppen ingår dessutom tredjelandsmedborgare som vistas i ett tredje land och vill få tillstånd av de finska myndigheterna att komma till Finland och vistas här. Personer i denna kategori måste uppfylla villkoren för inresa i landet. (Obs! Gäller endast projekt inom insatsområde A2.) Medel ut integrationsfonden kan inte beviljas för projekt avsedda för flyktingar eller personer som fått liknande status i Finland, personer under sekundärt eller tillfälligt skydd eller asylsökande. I målgruppen kan inte heller ingå invandrare som har fått finskt medborgarskap eller medborgare i andra EU-länder. Sådana personer kan inte heller höra till dem som drar fördel av projekten. Åtgärder inom prioriteringarna C4 och C5 är avsedda att underbygga dialogen mellan olika kulturer. Detta innebär att förutom tredjelandsmedborgare kan även myndigheter, arrangörer av utbildning, etniska finländare och övriga invandrare dra fördel av projekt som finansieras på grundval av nämnda prioriteringar. Verksamheten i sig ska likväl riktas så att den är till nytta för särskilt de personer som hör till målgruppen för integrationsfonden. 1.5. Återvändandefonden Ur återvändandefonden beviljas medel för att understöda åtgärder som syftar till att förbättra hanteringen av återvändande, både när det gäller frivilligt återvändande och när det gäller återsändning. Målet är bl.a. att främja en integrerad hantering av återvändande och insatser som genomförs gemensamt av medlemsstaterna. Ur fonden beviljas även medel för nationella åtgärder som bidrar till gemenskapens mål enligt solidaritetsprincipen. Medel ur fonden beviljas särskilt för att medlemsstaterna ska inrätta system för en integrerad hantering av återvändande samt för projekt som stärker samarbetet mellan medlemsstaterna inom ramen för den integrerade hanteringen av återvändande. Vidare beviljas medel för projekt vars syfte är att främja en effektiv och enhetlig tillämpning av gemensamma normer för återvändande. Integrerad hantering av återvändande innebär i synnerhet att de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna utarbetar och genomför integrerande återvändandeplaner, både för frivilligt återvändande och för återsändande (icke-frivilligt återvändande). 7

1.5.1. Målgrupp för återvändandefonden Fondens målgrupp omfattar frivilligt återvändande tredjelandsmedborgare som: inte ännu har fått ett slutgiltigt avslag på sin ansökan om asyl eller åtnjuter internationellt skydd enligt direktiv 2004/83/EG (flyktingstatus och sekundärt skydd) eller tillfälligt skydd enligt direktiv 2001/55/EG (massiv tillströmning av fördrivna personer) eller inte/inte längre uppfyller villkoren för inresa eller vistelse i Finland. Målgruppen omfattar med andra ord även personer som fått avslag på sin ansökan om asyl eller uppehållstillstånd och som av polisen återsänds till ett tredje land. 1.6. Förvaltning av fonderna och kontaktinformation för de ansvariga myndigheterna I Finland förvaltas SOLID-fonderna av inrikesministeriet. Enheten för internationella frågor vid inrikesministeriet fungerar som ansvarig myndighet för samtliga fyra fonder. Ministeriets ekonomienhet fungerar som attesterande myndighet och enheten för intern granskning som revisionsmyndighet. All officiell post som hänför sig till projektet ska adresseras till inrikesministeriets registratorskontor. Projektnumret som står i finansieringsbeslutet ska uppges i all brevkontakt som rör projektet. Kontaktinformation: Postadress: Besöksadress: Inrikesministeriet Kyrkogatan 12 Registratorskontoret / Integrations-/ 00170 Helsingfors Flykting-/Återvändandefonden PB 26 00023 Statsrådet E-post: SOLID@intermin.fi Webbplats: www.intermin.fi/fonder De aktuella kontaktpersonerna för SOLID-fonderna finns på fondernas Internetsidor. 8

2. FINANSIERINGSBESLUTET, ÄNDRINGAR I BESLUTET Förslag på finansiering av ett projekt lämnas av förvaltningsgruppen för respektive fond utgående från expertutlåtanden. Finansieringsbeslutet bereds i enlighet med förvaltningsgruppens förslag. Ett officiellt beslut om finansiering fattas sedan av den ansvariga myndigheten. Fondens ansvariga myndighet, överdirektören för enheten för internationella frågor vid inrikesministeriet, undertecknar finansieringsbeslutet. Den sökande har enligt statsunderstödslagen (688/2001) rätt att söka rättelse i beslutet inom 30 dagar från och med att finansieringsbeslutet har delgivits. 2.1. Finansieringsbeslutet och tillhörande bilagor Det är viktigt att läsa finansieringsbeslutet och villkoren noggrant, eftersom de innehåller information om projektgenomförarens förpliktelser och ansvar. Projektgenomföraren har ansvaret för att projektet genomförs i enlighet med finansieringsbeslutet. Finansieringsbeslutet innehåller bl.a. följande information: identifiering av projektet (projektgenomförarens namn, projektets namn och nummer) vilket prioriterat insatsområde och vilken eventuell särskild prioritering som projektet genomför hur länge projektet pågår under den innevarande stödperioden medverkande projektpartner, om sådana finns finansiärer beviljat EU-stöd och hur stor andel stödet utgör av den totala finansieringen beviljad nationell finansiering och minimiandel av den totala finansieringen villkor för utbetalning av stöd, inklusive o bestämmelser om bokföring och uppföljning av ekonomin o bestämmelser om dokumenthantering villkor för betalning och rapportering villkor för kontroll av projektet bestämmelser om konkurrensutsättning av köpta tjänster och övriga inköp bestämmelser om information och synlighet övriga eventuella specialvillkor anvisningar om ändringssökande följande bilagor, som utgör en integrerad del av finansieringsbeslutet: o projektets budget o en projektbeskrivning o regler rörande stödberättigande utgifter och användning av EU:s emblem Projektbeskrivningen och budgeten fogas till beslutet och utgör en integrerad del av det. Den ansvariga myndigheten övervakar projektet i enlighet med ovannämnda bilagor. I finansieringsbeslutet för projektet anges ett projektnummer. Projektnumret fungerar som projektets administrativa identifikationskod i förvaltningen av SOLID-fonderna. Om projektet får stöd från flera årliga program får projektet ett nytt beslut med ett nytt projektnummer för varje 9

period. Projektnumret följer formen IF3210A1. Den sökande bör uppge projektnumret i all kontakt med den ansvariga myndigheten. 2.2. Projektets genomförandeperiod och period under vilken utgifter berättigar till stöd Projektets längd anges i finansieringsbeslutet. Projektets samtliga kostnader ska infalla under denna tid. Projektkostnader kan inte uppkomma före startdatumet eller efter slutdatumet för projektet. Enda undantaget är projektets revisionskostnader som kan uppstå efter att projektet avslutats. Stöd ur SOLID-fonderna kan sökas en gång om året och beviljas för högst ett och ett halvt år åt gången. Om den sökande organisationen planerar ett projekt som kommer att pågå i flera år måste stöd sökas särskilt för varje finansieringsperiod. Fleråriga projekt finansieras i högst tre år. På grund av att programperioden löper ut ska alla projekt ändå avslutas senast 30.6.2015. Om de tillgängliga stödmedlen är mindre än det sökta beloppet tävlar alla projektansökningar som inlämnats i tid om medlen. I fonderna reserveras alltså inget eget stödbelopp för förlängningar av understödda projekt. Vilka resultat som uppnåtts i de pågående projekten beaktas dock när en ny stödansökan behandlas. 2.3. Ändringar i finansieringsbeslutet Projektet ska genomföras i enlighet med finansieringsbeslutet, den godkända projektplanen och budgeten. Projektgenomföraren ska med jämna mellanrum granska verksamheten och resultaten mot bakgrund av budgeten och projektbeskrivningen i finansieringsbeslutet. Om projektet inte ser ut att uppnå målen i finansieringsbeslutet kan genomföraren söka ändring i finansieringsbeslutet, i projektbeskrivningen eller i budgeten. Ändringar godkänns om de är motiverade. 2.3.1 Ändringar i verksamheten eller i budgeten Omfattande ändringar i verksamheten (projektets innehåll) eller i budgeten förutsätter en skriftlig ansökan om ändring och ett bifallande beslut. För mindre ändringar är förfarandet enklare. Innan några ändrade åtgärder vidtas eller ansökan om ändring lämnas ska projektgenomföraren ta kontakt med den ansvariga myndigheten för att komma överens om vilket förfarande som är tillämpligt för att genomföra ändringen. Den vanligaste typen av ändring som förutsätter att finansieringsbeslutet ändras är till exempel: ändringar i den juridiska ställningen för projektets genomförare omfattande ändringar i projektverksamheten, såsom att en åtgärd inte genomförs eller ersätts med helt nya åtgärder kvantitativa ändringar i konkreta projektåtgärder ändringar som hänför sig till projektets målgrupp 10

överföringar mellan budgetposter som överstiger 10 procent att helt nya kostnader införs i budgeten att projektets personal utökas eller att personalen får nya uppgifter som ersätter de gamla ändring av finansiär eller projektpartner ökning av självfinansieringen eller andra betydande ändringar i finansieringsandelarna. Ändringar som i väsentlig grad förändrar projektets karaktär och villkoren för finansieringsbeslutet kan inte godkännas. En överskridning av budgeten sådan den fastställs i beslutet tas inte i betraktande då den slutliga utbetalningen av EU-stöd beräknas. EU-stödets eurobelopp eller procentandel av projektets totala budget kan inte heller höjas. Projektets genomförare kan inte i sin helhet överföra rättigheter eller skyldigheter som uppkommit genom finansieringsbeslutet på en tredje part. Om ändringen är liten behöver ingen ändringsansökan göras. Med små ändringar avses bl.a. överföringar som understiger 10 procent mellan befintliga utgiftsklasser i budgeten. Om projektets genomförare inte är säker på om den planerade ändringen i projektet förutsätter en ändring i finansieringsbeslutet, är det skäl att diskutera frågan med fondens ansvariga myndighet. En höjning av eurobeloppet för köpta tjänster förutsätter alltid en ändringsansökan. Ansökningar om ändring ska riktas i skriftlig form till fondens ansvariga myndighet vid inrikesministeriet. Ansökan ska åtföljas av en omfattande motivering, av alla dokument som hänför sig till ändringen och av ett nytt budgetförslag, om lämpligt. Ändringsansökan ska undertecknas av den person eller de personer som har rätt att teckna firma för den organisation som genomför projektet. Ansökan om ändring måste göras innan ändringen genomförs. Ändringsansökan ska göras senast en månad före slutdatumet. Ansökningar som lämnas in senare kan inte godkännas annat än i undantagsfall. Om ändringar har gjorts i projektet utan att finansieringsbeslutet har ändrats hos den ansvariga myndigheten, avvisas de utgifter som hänför sig till ändringen och stödet minskas eller återkrävs efter behov. 2.3.2. Ändringar i projektets längd I undantagsfall och när det finns grundade skäl till det kan en kort förlängning av projekttiden beviljas inom ramen för den stödberättigande perioden för det årliga program ur vilket stöd har beviljats. Alla projekt ska avslutas senast då stödperioden för det årliga programmet löper ut. Perioden under vilken utgifter berättigar till stöd inom varje årligt program är 1/1 20NN 30/6 20NN+2. Ett projekt som får stöd ur programmet 2012 ska alltså avslutas senast den 30 juni 2012. En skriftligt upprättad ansökan om förlängning jämte motivering ska sändas till fondens ansvariga myndighet vid inrikesministeriet. Ansökan får formuleras fritt. Ansökan om förlängning ska lämnas in senast en månad innan projektet avslutas. Om förlängning beviljas underrättas projektgenomföraren genom ett skriftligt beslut (ändring av finansieringsbeslutet). 11

3. UTBETALNING AV STÖD Stödet ur fonden utbetalas i två eller tre delar. Om villkoren i statsunderstödslagen (688/2001, 12 ) uppfylls utbetalas den första eller den första och den andra delen av stödet i förskott. Om villkoren för utbetalning av förskotten inte uppfylls utbetalas stödet i samband med mellan- och/eller slutrapporterna. Den slutliga utbetalningen/tredje delen utbetalas efter att projektet avslutats. Stöd utbetalas på villkor att stödmottagaren har inlämnat riktiga och tillräckliga uppgifter om hur stödet används, om projektets innehåll och om dess resultat.. Utbetalning söks på blanketten Ansökan om utbetalning. Blanketten kan laddas ned från fondens webbplats, via www.intermin.fi/fonder. Ansökan undertecknas av den person eller de personer som har rätt att teckna firma för organisationen i vilkens namn ansökan lämnas. I ansökan anges det sökta beloppet, den genomförande organisationens bankuppgifter (IBAN) samt kontaktuppgifter till den projektansvarige och till personen med ansvar för projektets ekonomi. Ansökan om utbetalning ska innehålla ett åtagande att följa fondens regler och villkoren för stödet. Stödet ur fonden utbetalas till det konto som uppges i ansökan om utbetalning 3.1. Den första stödbetalningen När ett finansieringsbeslut har utfärdats ska projektgenomföraren ansöka om utbetalning av den första delen av stödet hos den ansvariga myndigheten. När den första ansökan om utbetalning har inkommit och om villkoren i 12 i statsunderstödslagen (688/2011) uppfylls betalar den ansvariga myndigheten ut högst 50 procent av det totala EU-stödet enligt finansieringsbeslutet. Inrikesministeriet fattar ett beslut om utbetalning av stödbeloppet i fråga och beslutet sänds till projektets genomförare. Ett avtal mellan en projektgenomförare och en eventuell projektpartner ska tillställas den ansvariga myndigheten för kännedom innan den första delen av delfinansieringen utbetalas. 3.2. Den andra och tredje stödbetalningen Den andra och tredje delen av stödet utbetalas på villkor att projektgenomföraren har inlämnat en mellanrapport och en slutrapport till den ansvariga myndigheten med tillräckliga uppgifter om hur projektet har framskridit. När mellanrapporten har behandlats utbetalar den ansvariga myndigheten som andra förskottsbetalning högst 30 procent av det beviljade EU-stödet. Mellanrapporten ska inlämnas senast 30 dagar efter dagen då projektet har kommit halvvägs, räknat från startdatumet, men dock inte innan 70 procent av det första utbetalade stödbeloppet har använts. Om projektgenomföraren så önskar kan man låta bli att ansöka om en andra förskottsbetalning. I så fall utbetalas den resterande delen av stödet då slutrapporten har godkänts. Om ansökan om en andra förskottsbetalning uteblir ska projektgenomföraren meddela den ansvariga myndigheten detta och vid behov lämna behövliga uppgifter om hur projektet framskrider. Den sista delen av det beviljade EU-stödet utbetalas då slutrapporten jämte erforderliga bilagor har godkänts av den ansvariga myndigheten. Beloppet av den tredje stödbetalningen bestäms utgående 12

från projektets slutliga, faktiska och stödberättigande totala kostnader. Utbetalningar av stöd gjorda av den ansvariga myndigheten blir slutgiltiga först när kommissionen eller andra behöriga EUinstitutioner har granskat dem. Mer information om den andra och tredje stödbetalningen finns under punkt 9 i handboken, som handlar om projektrapporter och utbetalning. 4. FÖRVALTNING AV PROJEKTET: UPPGIFTER OCH ANSVAR 4.1. Projektgenomförarens och projektpartnernas uppgifter och ansvar Den organisation som lämnar in ansökan bär alltid huvudansvaret för projektet. Projekt som beviljas medel ur en av fonderna ska förvaltas i enlighet med besluten om inrättande och tillämpning av fonden i fråga. Projektgenomförarens ansvar definieras i finansieringsbeslutet. Projektgenomföraren ansvarar för att projektet genomförs i enlighet med finansieringsbeslutet och för att projektets förvaltning och ekonomiförvaltning ordnas på tillbörligt sätt. Genomföraren ansvarar också för att projektparterna följer fondens regler i sin projektförvaltning och ekonomiförvaltning. Om en projektpartner som deltar i genomförandet av projektet ådrar sig kostnader och projektgenomföraren överför en del av EU-stödet till denna ska parterna uppgöra ett ömsesidigt skriftligt projektavtal. I projektavtalet bestäms villkoren och skyldigheterna i projektgenomförandet för vardera parten. Projektavtalet ska helst också innehålla följande punkter: vilka åtgärder som varje projektpartner förväntas vidta, och förväntade resultat tidtabell för de åtgärder som varje projektpartner ska vidta kostnader förorsakade av partnerns åtgärder inom projektet samt om de ska redovisas i projektgenomförarens eller i projektpartners bokföring hur stor andel av projektkostnaderna som täcks av projektpartnerns bidrag. hur stor andel av EU-stödet som projektgenomföraren överför till projektpartnern hur kostnaderna och stödet fördelas om projektet genomförs i mindre skala än planerat andra specifika frågor som förutsätter en överenskommelse mellan projektparterna Avtalet mellan projektgenomföraren och projektpartnern ska tillställas fondens ansvariga myndighet för kännedom inom en månad efter den dag då projektet inleddes. Den första utbetalningen av stödet utbetalas efter det att avtalet har tillställts den ansvariga myndigheten. 4.2. Styrgrupp Syftet med styrgruppen är att garantera att projektledningen har stöd av en så bred sakkunskap som möjligt. Styrgruppen har till uppgift att övervaka att projektet genomförs i enlighet med 13

finansieringsbeslutet, projektplanen och budgeten. Styrgruppen är ett vägledande stöd för projektverksamheten och deltar i utvärderingen av resultaten. Vid behov kan styrgruppen t.ex. föreslå en ändring i projektplanen, en förminskning av projektet eller t.o.m. att projektet avbryts. Projektets mellanrapport och slutrapport ska behandlas vid styrgruppens möte innan rapporterna lämnas till fondens ansvariga myndighet vid inrikesministeriet. Styrgruppen är inte juridiskt ansvarig för projektet. Projektgenomföraren ska tillsätta en styrgrupp för projektet som omfattar representanter för projektets viktigaste intressegrupper, såsom partner i projektet och finansiärer. Kontaktpersonen för migrationsärenden vid närmaste NTM-central ska kallas till styrgruppen som expertmedlem (gäller inte återvändandefonden). I riksomfattande projekt eller i projekt som genomförs i huvudstadsregionen kan en person från inrikesministeriets migrationsavdelning kallas till styrgruppen istället för NTM-centralen. Kallelser till styrgruppens möten ska sändas i förväg också till den ansvariga myndigheten så att fondens koordinator vid behov kan delta i mötena. Personen från den ansvariga myndigheten deltar inte i beslutsfattandet i styrgruppen utan närvarar vid behov vid mötena i egenskap av expert eller kontrollant. Alla styrgruppens möten ska protokollföras och protokollet undertecknas av styrgruppens ordförande och sekreterare. Protokollet ska sändas per e-post till fondens ansvariga myndighet för kännedom så fort som möjligt efter mötet. Den ansvariga myndigheten har inga andra absoluta regler rörande styrgruppens storlek eller sammansättning utöver de ovanstående. En ideal storlek för styrgruppen är omkring 4 8 personer beroende på projektets omfattning och karaktär. Rekommendationen är att ordförande för styrgruppen inte tillhör den stödmottagande organisationen och inte är t.ex. projektchef för projektet. Projektrelaterade ärenden betraktas inte som behandlade av styrgruppen om bara en av gruppens medlemmar deltar i mötet. En god allmän regel är att minst hälften av medlemmarna ska vara på plats. För enstaka ärenden räcker det med att saken behandlas skriftligt, t.ex. per e-post. I så fall ska e-postsvaren fogas som bilagor till ärendet. Samtycke från den ansvariga myndigheten behöver inte inhämtas för ändringar i styrgruppens sammansättning, utan det räcker med att saken nämns i mellanrapporten eller slutrapporten. För att säkerställa att styrgruppen har den information den behöver för att kunna stöda, övervaka och utvärdera projektet ska projektgenomföraren vid det första mötet presentera projektets mål, åtgärder, budget och projektplan så som de beskrivs i finansieringsbeslutet. Projektrelaterade ärenden som ska behandlas vid styrgruppens möten och protokollföras är t.ex.: Om målen i finansieringsbeslutet har uppnåtts och hur långt åtgärderna har förverkligats Självutvärdering av projektets verksamhet inklusive bl.a.: o en helhetsutvärdering av hur projektet framskrider o identifiering av eventuella ändringsbehov och problemområden o fastställande av nödvändiga korrigerande åtgärder Vid behov: förslag på ändringar i projektplanen till den genomförande organisationen (det egentliga ändringsförslaget lämnas av organisationen till finansiären) jämte motivering Uppföljningsinformation, deltagarrespons osv. Verkningsfullhet och resultat samt hur resultaten tas till vara Spridning av projektets resultat och av bästa exempel Information o informationsplan och genomförande av planen Mellan- och slutrapport jämte kommentarer och respons 14

Situationen avseende användningen av projektbudgeten, läget mot bakgrund av finansieringsplanen och utbetalning av stöd Urval av projektarbetare eller tillkännagivande av valda projektarbetare Eftersom styrgruppens protokoll tas i betraktande då projektrapporterna behandlas och eftersom de kan komma till nytta om en granskning utförs är det viktigt att de ärenden som styrgruppen behandlar nedtecknas i tillräcklig omfattning och med tillräcklig klarhet i protokollen. 5. PROJEKTHANDLINGAR OCH ARKIVERING Projekthandlingarna fungerar som bevis på att projektförvaltningen och ekonomiförvaltningen har skötts korrekt. Kontroller kan utföras av den ansvariga myndigheten, av inrikesministeriets enhet för intern granskning i egenskap av fondens revisionsmyndighet och dess ekonomienhet i egenskap av bekräftande myndighet och även av Europeiska kommissionens kontrollanter eller aktörer med fullmakt från dessa. Under ett kontrollbesök måste projektgenomföraren kunna uppvisa de handlingar som begärs. De projekthandlingarna som fordras tjänar inte bara syftet att finnas för påseende för förvaltningen. Om de arkiveras på tillbörligt sätt fungerar de som säkerhet för projektgenomföraren i händelse av en utredning av eventuella oegentligheter, dvs. medelmissbruk. Genom att arkivera projekthandlingarna tillgodoser man också rättssäkerheten för inblandade aktörer. 5.1. Arkiveringssätt och tid under vilken handlingar bör förvaras Samtliga projekthandlingar bör förvaras på samma ställe. En projektmapp ska inrättas för projektet och alla handlingar och övriga underlag som rör projektet ska förvaras i den. Handlingar som uppkommit inom projektet ska förvaras i tio år efter att den ansvariga myndigheten har erlagt den sista betalningen eller utfört återkrav. Handlingar ska i regel förvaras i original. En del av originalen kan förvaras i ett allmänt godkänt elektroniskt system (t.ex. verifikat på fakturor) men kopior på dem måste i varje fall skrivas ut och förvaras i projektmappen. Alla handlingar som tillhör projektpartnerna och som rör projektet ska finnas hos projektgenomföraren. Projektgenomföraren bör komma överens med projektpartnerna om att relevanta handlingar ska tillställas honom med jämna mellanrum medan projektet pågår. Om projektgenomföraren endast förvarar kopior av projektpartnernas handlingar ska han eller hon känna till var originalhandlingarna finns. Om projektgenomföraren inte kan uppvisa de nödvändiga handlingarna kan fondens ansvariga myndighet vid behov helt eller delvis återkräva det beviljade stödbeloppet. I anmälan om avslutande av projektet ska projektgenomföraren uppge var och hur handlingarna förvaras. 15

Projektgenomföraren är skyldig att hela tiden hålla projektmappen up-to-date. Projektgenomföraren ska innan kontrollbesök kontrollera hur projektmappen är organiserad och se till att alla projektrelaterade handlingar finns i den. Projektmappen ska vara organiserad så att hela projektet kan granskas på en gång flera år efter att projektet har avslutats. 5.2. Handlingar som ska förvaras Projektmappen ska innehålla åtminstone följande handlingar: Projektansökan jämte bilagor Finansieringsbeslutet jämte bilagor Ansökningar om ändring av utfärdade finansieringsbeslut jämte avgöranden Ansökningar om utbetalning och beslut om utbetalning Styrgruppens möteskallelser och protokoll Avtal om projektpartnerskap och andra samarbetsavtal Beslut rörande personal (t.ex. arbetskontrakt, beslut att flytta en anställd till projektet) Blanketter för uppföljning av arbetstid Blanketter för ekonomisk uppföljning Resultaträkningen Ett utdrag ur huvudboken Fakturor, kvitton, biljetter och övriga betalningsverifikat Besked rörande moms Handlingar rörande anbudsförfaranden och upphandlingar Brevkommunikation som är relevant för projektet (även e-postmeddelanden) Mellan- och slutrapporter jämte bilagor samt eventuella brev med begäran om komplettering, och svaren på dessa Projektets informationsplan Publikationer, rapporter o. dyl. material framtagna inom projektet Inbjudningar, program och rapporter för genomförda utbildningar, seminarier och evenemang Deltagarlistor för genomförda utbildningar, seminarier och evenemang Kopior på informationsmaterial rörande projektet såsom tidningsannonser, pressmeddelanden, publicerade artiklar och utskrifter från projektets webbplats En kopia på anmälan om avslutande av projektet 16

6. PROJEKTETS EKONOMIFÖRVALTNING Ekonomiförvaltningen i ett projekt omfattas av den nationella lagstiftningen och av Europeiska kommissionens föreskrifter. 6.1. Bokföring av projektet Projektets intäkter och utgifter ska bokföras. Bokföringen kan ingå helt och hållet i projektgenomförarens bokföring, men utgifter kan också bokföras i en projektpartners bokföring. I så fall ska förvaringen av handlingar ordnas så att projektgenomföraren har åtminstone bestyrkta kopior på alla handlingar, inklusive de som projektpartnern har. I båda fallen ska projektet tilldelas en egen projektkod, ett eget kostnadsställe eller någon annan identifiering så att alla intäkter och utgifter som hänför sig till projektet är klart skiljbara från organisationens övriga bokföring. Då en utgift bokförs ska beskrivningen ange vilken utgift det är fråga om och vilken projektåtgärd utgiften hänför sig till. För en översikt över bokföringen räcker det inte med en Exceltabell eller med resultaträkningen. Tanken är att kostnaderna i resultaträkningen ska verifieras med hjälp av ett utdrag ur huvudboken. Utdraget ur huvudboken som ska inlämnas tillsammans med projektrapporten ska med underskrift bestyrkas av en person som företräder projektgenomföraren och utsetts till ansvarsperson för ekonomin inom den genomförande organisationen, t.ex. en bokförare eller en ekonomisekreterare. De faktiska utgifterna i den ekonomiska översikten ska stämma överens med utgifterna i bokföringsutdraget. 6.2. Utgifter i blanketten för ekonomisk uppföljning Förutom bokföringen ska projektets utgifter sammanställas på en blankett för ekonomisk uppföljning som den ansvariga myndigheten sänder till projektgenomföraren, förhandsifylld med de budgetuppgifter som finns fogade till finansieringsbeslutet. De faktiska kostnaderna ska specificeras på blanketten på ett sätt som gör att de lätt kan verifieras mot den ursprungliga budgeten och de godkända projektåtgärderna. Det rekommenderas att man när man fyller i blanketten för ekonomisk uppföljning jämför kolumnen för utfall med budgetkolumnen till vänster. De kostnader som antecknats i utfallskolumnen i blanketten för ekonomisk uppföljning ska motsvara kostandsställena i budgetkolumnen. Om en utgift har bokförts i en projektpartners bokföring ska det i blanketten för ekonomisk uppföljning finnas en klar anteckning om detta vid utgiften i fråga. Alla godkända utgifter enligt projektbudgeten ska rapporteras på blanketten för ekonomisk uppföljning, oberoende av varifrån finansieringen för utgifterna härstammar. Utgifter identifieras alltså inte enligt finansiär i blanketten. 17

6.3. Bokföring av inkomster Alla projektets inkomstkällor måste bokföras i stödmottagarens räkenskaper och det ska vara möjligt att identifiera och kontrollera dem. Projektinkomsterna ska komma från alla projektets ekonomiska bidragsgivare, från offentliga eller privata källor, inklusive den slutliga stödmottagarens egna bidrag, samt från eventuella intäkter som uppstått genom projektet. Med intäkter avses inkomster som ett projekt har från försäljning, uthyrning, tjänster, inskrivningsavgifter eller annan likvärdig inkomst. 7. VILLKOR FÖR STÖDBERÄTTIGANDE Utgångspunkten för att utgifter ska berättiga till stöd är att de stämmer överens med den budget som med ett finansieringsbeslut godkänts för projektet, att de motsvarar faktiska utlägg gjorda av projektgenomföraren eller av en projektpartner och att de har införts i projektgenomförarens eller projektpartnerns bokföring. Utläggen ska ske i form av finansiella (kontanta) transaktioner, dock med undantag för avskrivningar. Den allmänna regeln är att utgifter ska bestyrkas med fakturor och verifikat i original. Om detta inte är möjligt ska utgifterna styrkas med bokföringsunderlag eller verifikationshandlingar med likvärdigt bevisvärde. I synnerhet måste de: vara införda i projektbokföringen med projektets kod eller under ett separat kostnadsställe vara fastställda i enlighet med tillämpliga redovisningsbestämmelser i Finland och i enlighet med stödmottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning deklareras i enlighet med kraven i den gällande skatte- och sociallagstiftningen. För att vara stödberättigande måste utgifterna uppfylla följande krav: de ska vara direkt hänförliga till de stödberättigande åtgärder som räknas upp i finansieringsbeslutet; de ska vara nödvändiga för att uppnå de mål och genomföra de åtgärder som beskrivs i fondens årliga program och i projektbeskrivningen som finns fogad till finansieringsbeslutet; de ska inte hänföra sig till organisationens ordinarie verksamhet eller till andra verksamheter som inte hör till projektet, t.ex. utveckling och rekreation e. dyl.; de ska vara skäliga och följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller prisvärdhet och kostnadseffektivitet; de ska ha ådragits av den slutliga stödmottagaren och/eller av en partner i projektet; de ska vara kopplade till integrationsfondens målgrupp; de ska ha uppstått i enlighet med de specifika bestämmelserna i finansieringsbeslutet; de ska ha uppstått medan projektet pågår, enligt den tidsperiod som anges i finansieringsbeslutet. Undantaget från regeln är avskrivningar av utrustning som används inom projektet och som anskaffats innan projektet inleddes. De kostnader som förorsakats av en revision som utförts efter att projektet avslutats är stödberättigande, men kostnaderna ska kunna verifieras i bokföringsutdrag som inlämnas i anslutning till projektets slutrapport. 18

de ska inte få stödmedel/stödmedel ska inte ha sökts för dem från andra källor utanför projektbudgeten, t.ex. andra källor till EU-stöd. Nedan presenteras de stödberättigande kostnadsslagen och gällande anvisningar för dem: 7.1. Personalkostnader och dokumentering av dem Personalkostnaderna kan endast omfatta lönekostnader för personer som är direkt anställda inom projektet, och vilkas arbetsuppgifter är väsentliga med tanke på projektets genomförande. Arvoden för utbildare och andra personer utanför projektorganisationen som anställs till projektet bokförs under köpta tjänster och omfattas av reglerna och anvisningarna för denna kategori (se punkt 7.7 Köpta tjänster). Som godtagbara personalkostnader räknas faktiska lönekostnader för personalen inom projektet, därmed sammanhängande socialskyddsavgifter och andra lagstadgade lönerelaterade kostnader. Semesterpenningar berättigar till stöd endast i den utsträckning de härrör från arbetstid inom projektet. Om semesterpenningar utbetalas en gång i året är de stödberättigande endast till den del de härrör från arbetsmånader under den ifrågavarande semesterperioden. Semesterpenningar som införtjänats under projekttiden men som ska utbetalas efter att projektet avslutats kan bokföras i projektet som semesterlönereservering. Projektets godtagbara personalkostnader anges i projektbudgeten i anslutning till finansieringsbeslutet. Alla anställda inom projektet ska ha ett arbetskontrakt och/eller ett beslut om att personen flyttas att arbeta i projektet. Personalens lönevillkor ska följa gällande kollektivavtal och den gällande lagstiftningen. Lönekostnaderna ska motsvara tabellönerna för branschen och stämma överens med övrig allmän lönesättningspraxis samt med stödmottagarens egen lönesättningspraxis (t.ex. godkända avtalslöner för kommuner och staten). Skatter och lagstadgade avgifter (särskilt direkta skatter och socialskyddsavgifter på löner) utgör stödberättigande utgifter endast om de faktiskt betalas av den slutliga stödmottagaren. Eventuella bonusar, incitament, program för vinstfördelning eller andra förmåner som t.ex. lunch- eller motionssedlar utgör inte stödberättigande utgifter. Lönekostnader för personal anställd i den offentliga sektorn berättigar till stöd i den utsträckning de är kopplade till projektverksamheten. Projektverksamheten ska bestå av åtgärder som den offentliga aktören i fråga inte skulle genomföra om aktören inte hade gått in för att genomföra projektet. Personalen ska flyttas eller väljas till projektet genom ett skriftligt beslut antaget av organisationen i fråga. Lönekostnader som redovisas på blanketten för ekonomisk uppföljning ska motsvara förteckningen över projektets personal punkt 2 i slutrapportblanketten. Redovisningen av lönekostnader på blanketten ska göras per person och månad. På var fjärde rad i blanketten ska varje månad personens lön, tiden under vilken kostnaderna har uppstått, lönebikostnaderna, eventuella semesterpenningar samt eventuella övriga kostnader specificeras. 19

7.1.1. Deltidsanställda och uppföljning av arbetstid Alla som arbetar på deltid inom projektet ska föra bok över sina arbetstimmar inom projektet. Lönerna för deltidsanställd personal godkänns inte enligt procentandel utan de ska rapporteras på basis av faktiska arbetstimmar, enligt vilka stöd sedan utbetalas till projektet. De dagligen utförda arbetstimmarna och arbetsuppgifterna ska uppges på blanketten för uppföljning av arbetstid. Blanketten för uppföljning av arbetstid ska undertecknas av både chefen och den anställde. Uppgifterna på blanketten för uppföljning av arbetstid ska stämma överens med löneuppgifterna på blanketten för ekonomisk uppföljning. Om ingen uppföljning av arbetstid lämnas in berättigar lönerna för deltidsanställd personal inte till stöd. 7.2. Resekostnader Resekostnader som hänför sig till projektet berättigar i regel till stöd förutsatt att kostnaden är faktisk och resan har gjorts med billigaste möjliga färdmedel. Ersättningen beräknas i allmänhet enligt det billigaste offentliga transportmedlet. Kostnaderna ska stämma överens med statens resereglemente, och eventuella ersättningar med skatteförvaltningens anvisningar. Flygresor är stödberättigande bara om resan tur och retur är längre än 800 km, eller när det geografiska läget motiverar flygresor. En flygresa anses vara tillåten även när den kostnadsmässigt är det billigaste resealternativet. I detta fall ska projektgenomföraren dock kunna påvisa att flygresan var det förmånligaste resealternativet vid den ifrågavarande tidpunkten och på den ifrågavarande resrutten. Flygbiljetterna och kontrollkorten (boarding pass) ska ovillkorligen förvaras. Ersättningen för användning av egen bil beräknas vanligen enligt kostnaderna för anlitande av allmänna trafikmedel. Användning av egen bil eller taxi måste alltid motiveras i reseräkningen eller i den därtill fogade redogörelsen. Om motiveringen inte är tillräcklig berättigar utgiften inte till stöd. I blanketten för ekonomisk uppföljning anges syftet med resan, dvs. vilken projektåtgärd i projektbeskrivningen som resan hänför sig till, resmålet, när resan har ägt rum, vem som har rest och vilket färdmedel som har använts. 7.3. Utrustning Utgifter för inköp av utrustning som är nödvändig inom projektet är stödberättigande om inköpet är planerat i projektbudgeten och om det har utförts i enlighet med projektplanen och vid en tidpunkt som gör att utrustningen verkligen kan användas inom projektet. Om utrustning exempelvis köps in under projektets tre sista månader är utgiften inte stödberättigande. Utgiften kan i så fall avvisas även om utrustningen ingick i projektbudgeten. För inköp av utrustning gäller samma regler som för övrig upphandling till projektet (se punkt 7.10 Upphandling och konkurrensutsättning). Inköp av utrustning ska i regel ske på basis av kriteriet förmånligaste alternativ, och inköpskostnaden ska motsvara det som är vanligt på marknaden. Utrustning ska i första hand antingen leasas eller hyras. Om det finns särskilt vägande skäl till att 20

det förmånligaste alternativet blir att köpa utrustningen räknas antingen det totala inköpspriset eller avskrivningarna som stödberättigande utgift. Denna omständighet ska i så fall finnas förutsedd i den godkända projektbudgeten. Den utrustning som anskaffats i projektet ska förses med synliga EUlogon. För utrustning vars inköpspris överstiger 20 000 euro godkänns i enlighet med fondernas regler om stödberättigande utgifter endast avskrivningar som stödberättigande utgift. När det gäller avskrivningar ska tillämpliga nationella bestämmelser iakttas. Avskrivningar ska göras på individuella utrustningsenheter. Vid behov ska projektgenomföraren göra upp en avskrivningsplan för projektet. Avskrivningar utgör godtagbara kostnader endast för den period projektet pågår. Om utrustning har köpts in innan projektet inleddes är avskrivningarna stödberättigande endast till den del som motsvarar den tid utrustningen användes inom projektet samt den faktiska användningsgraden inom projektet. Om utrustningen ursprungligen köptes med hjälp av bidrag från EU berättigar dessa utgifter dock inte till stöd. Om det inom projektgenomförarens förvaltningsområde eller organisation finns striktare regler än de som ges här ska de striktare reglerna tillämpas. Inköpt utrustning och materiel ska redovisas som anläggningstillgångar och införas i avskrivningsplanen. 7.5. Utgifter som relaterar till målgruppen 7.5.1. Integrationsfonden och flyktingfonden Utgifter relaterade till målgruppen avses exempelvis vara incitament i form av rimliga ersättningar för deltagande i kurs, utbildning eller annan projektåtgärd, t.ex. ersättningar för att täcka resor, måltider, deltagaravgifter eller kostnader för vård av barn. Utgifterna ska budgeteras på förhand. De ska vara klart knutna till en viss projektåtgärd som finns i projektplanen och vara klart avsedda som stöd till målgruppen i fråga. Utgifterna berättigar till stöd på villkor att projektgenomföraren har detaljerade och entydiga uppgifter och handlingar som bevisar att de personer som fått stöd hör till fondens målgrupp (se punkterna 1.3.1 och 1.4.1). Projektgenomföraren ska dessutom ha verifikat (t.ex. fakturor och kvitton) på att personerna i fråga har fått stödet. Om projektet har beviljats ett kompletterande stöd avsett som incitament för att uppmuntra personer i målgruppen att delta i en viss projektåtgärd (t.ex. en kurs) ska projektgenomföraren fördela stödet mellan deltagarna. Det totala stödbeloppet per projekt får inte överstiga 25 000 euro. Projektgenomföraren ska sammanställa en lista över vilka som har mottagit stödet, hur mycket tid som använts för åtgärden och när stödet har utbetalats, och vidta tillbörliga uppföljningsåtgärder för att säkerställa att överlappande finansiering och missbruk av medel inte förekommer. 21