SSA Befattningsbeskrivningar Antagna av SSA styrelse 2007-09-09 1 Nästa revision senast 2008-05-31
Innehållsförteckning Inledning... 3 Ordförande... 5 Vice ordförande... 6 Kassaförvaltare... 7 Ledamöter... 8 Sektionsledare Marknadsföring och Rekrytering... 9 Sektionsledare Redaktion... 11 Sektionsledare HF... 13 Sektionsledare VHF... 15 Sektionsledare Radioteknik... 17 Sektionsledare Medlemsservice... 19 Sektionsledare IARU och Myndighetskontakter... 21 Distriktsledaren... 23 Funktionär Grundutbildning, provfrågor och provförrättning... 25 Funktionär Handikappverksamheten... 26 Funktionär Redaktör QTC... 27 Funktionär Redaktör SSA.SE... 28 Funktionär Redaktör SSA Bulletinen... 29 Funktionär IT-ansvarig... 30 Funktionär Annonsförsäljning... 31 Funktionär Tävlingsledare HF... 32 Funktionär Tävlingsledare VHF/UHF... 33 Funktionär Nödsamband... 34 Funktionär RPO... 35 Funktionär Avstörning... 36 Funktionär HF Manager... 37 Funktionär VHF/UHF Manager... 38 Funktionär Mikrovågsmanager... 39 Funktionär Arkiv... 40 Funktionär QSL-Manager - Utgående... 41 Funktionär QSL Manager - Inkommande... 42 Funktionär Diplommanager... 43 2
Inledning Detta dokument utgör befattningsbeskrivningarna inom Föreningen Sveriges Sändareamatörer (SSA) enligt föreningens stadgar 7:3. Dokumentet skall ses som ett ramverk och riktlinjer för verksamheten och inte som absoluta krav på respektive medarbetare. Föreningens organisation består av nedanstående fyra (4) kategorier av medarbetare utöver anställd personal. Befattningsbeskrivningarna för kategori 1-3 beskrivs i detta dokument. 1. Styrelsen och distriktsledarna Styrelsen och distriktsledarna väljs av medlemmarna enligt Föreningens Stadgar 12:1. 2. Sektionsledare Sektionsledarna utses av styrelsen enligt Stadgarna 5:4. Varje sektion har en samordnare i styrelsen. Sektionsledarna är organisatoriskt placerade under styrelsen. 3. Funktionärer Styrelsen fastställer vilka funktionärer föreningen minst skall ha samt tar fram befattningsbeskrivningar för dessa, sektionsledaren tillsätter posterna. Sektionsledarna kan tillsätta ytterligare funktionärer allt efter behov, sektionsledaren tar fram befattningsbeskrivningar för dessa. Funktionärerna är organisatoriskt placerade under respektive sektionsledare. 4. Kontaktpersoner Sektionsledaren kan utöver funktionärer utse kontaktpersoner för specifika ändamål, t.ex. för samverkan med andra organisationer. Organisationsschemat på nästkommande sida beskriver strukturen på ett övergripande sätt. SSA Styrelse 3
SSA Organisation Styrelsen Marknadsföring och rekrytering Redaktion HF VHF Radioteknik Medlemsservice IARU och Myndighetskontakter Distriktsledarna Grundutbildningsmateriel, provfrågor och provförrättning Redaktör QTC HF Manager* VHF/UHF Manager* Avstörning Kansliet Övriga Funktionärer Handikappverksamhet Redaktör ssa.se Tävlingsledare HF Mikrovågs- Manager * Övriga Funktionärer Arkiv Övriga Funktionärer Redaktör Bullen Nödsamband Tävlingsledare VHF/UHF QSL Utgående Annonsförsäljning RPO Övriga Funktionärer QSL Inkommande Övriga Funktionärer Övriga Funktionärer Diplom IT-ansvarig Övriga Funktionärer * Dessa rapporterar även till sektion IARU Antagna av SSA styrelse 2007-09-09 4 Nästa revision senast 2008-05-31
Ordförande Rollen innebär att vara föreningens ordförande för mandatperioden Att ha det övergripande ansvaret för föreningens verksamhet Att vara föreningens kontaktperson externt Att teckna föreningen Att ansvara för att styrelsen träffas regelbundet Att ansvara för att en ledare skrivs i QTC Att ansvara för att HQ-nätet körs Att vara ansvarig för anställd personal Att vara ansvarig utgivare för QTC Amatörradio Att tillsammans med kassaförvaltaren förvalta SSA:s medel på ett ansvarsfullt sätt Rollens befogenheter omfattar; Ordföranden har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell- och/eller nationell karaktär skall förankras genom styrelsebeslut. Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Styrelsen skall ha minst fyra (4) protokollförda fysiska möten per år utöver det konstituerande styrelsemötet i samband med årsmötet Sammanställa den årliga verksamhetsberättelsen Ordföranden skall skicka ut minst sex (6) ordförandebrev till alla funktionärer per år. Under verksamhetsåret skall ordföranden medverka vid minst fyra (4) amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Antagna av SSA styrelse 2007-09-09 5 Nästa revision senast 2008-05-31
Vice ordförande Rollen innebär att vara föreningens vice ordförande för mandatperioden. Vice ordförande har ansvaret för det arbete som bedrivs inom styrelsen samt att vara samordnare inom styrelsen för Distriktsledarna och sektion IARU och Myndighetskontakter. Att träda in som ordförande då denne har förhinder Att ansvara för styrelsens interna arbete (kallelse, agenda, logistik etc.) Att se till att styrelseärenden är väl beredda i god tid före mötet så att beslut kan tas Att följa upp tagna styrelsebeslut Att vara distriktsledarnas och sektion IARU och Myndighetskontakter samordnare i styrelsen Att i styrelsen föredraga ärenden från distriktsledarna Att ansvara för att styrelsebeslut som rör distriktsledarna delges dem och rapporteras tillbaka Att distriktsledarna regelbundet delges beslut samt övrig information Rollens befogenheter omfattar; Vice ordföranden har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall förankras genom styrelsebeslut Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Årligen genomföra en distriktsledarträff i samband med årsmötet Information till distriktsledarna skall skickas ut minst en gång per kvartal Under verksamhetsåret skall vice ordföranden medverka vid minst fyra (4) amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning ske med övriga i styrelsen, IARU (IARU Secretary and Region 1 Office) samt SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionsledaren för IARU:s arbete och insatser. 6
Kassaförvaltare Rollen innebär att vara föreningens kassaförvaltare för mandatperioden. Kassaförvaltaren är samordnare inom styrelsen för sektion Medlemsservice. Att teckna föreningen Att upprätta årsbokslut Att upprätta delårsbokslut och prognoser enligt styrelsens direktiv Att upprätta föreningens budget Att följa upp den ekonomiska verksamheten Att ansvara för den löpande bokföringen Att vara sektion Medlemsservice samordnare i styrelsen Att föredraga i styrelsen ärenden från sektion medlemsservice Att ansvara för att styrelsebeslut som rör medlemsservice delges samt rapporteras tillbaka Att regelbundet delge medlemsservice beslut samt annan information Att ansvara för upphandlingar Rollens befogenheter omfattar; Kassaförvaltaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall förankras genom styrelsebeslut Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Under verksamhetsåret skall kassaförvaltaren medverka vid minst 4 (fyra) amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning ske med övriga i styrelsen samt SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektion Medlemsservice arbete och insatser. 7
Ledamöter Rollen innebär att vara ledamot i föreningens styrelse för mandatperioden. Styrelsen har två ledamöter. Ledamöterna är samordnare inom styrelse för övriga sektioner. Att vara sektionernas samordnare i styrelsen (fördelning enligt särskilt styrelsebeslut) Att i styrelsen föredraga ärenden från sektionerna Att ansvara för att styrelsebeslut som rör sektionerna delges samt rapporteras tillbaka Att regelbundet delge sektionerna beslut samt annan information Rollens befogenheter omfattar; Ledamoten har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall förankras genom styrelsebeslut Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Under verksamhetsåret skall ledamoten medverka vid minst fyra (4) amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning med övriga styrelsen samt SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med övriga sektioners arbete och insatser. 8
Sektionsledare Marknadsföring och Rekrytering Rollen innebär att vara ansvarig för marknadsföring av amatörradio inom Sverige, medverka till rekrytering och utbilda nya radioamatörer, aktivt medverka till att SSA får fler medlemmar samt ansvara för provförrättningsverksamheten. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionen har följande funktionärer att ansvara för: Grundutbildningsmateriel, provfrågor och provförrättning Handikappverksamhet Att rekrytera nya radioamatörer Att rekrytera nya medlemmar till föreningen Att ansvara för och utveckla läromedel för grundutbildning av radioamatörer Att ansvara för och utveckla provfrågor Att ansvara för provförrättningsverksamheten Att stödja klubbar som är medlemmar i SSA vid marknadsföring, utbildning och rekryteringsaktiviteter. Att ta fram rekryteringsmateriel Att ansvara för föreningens handikappverksamhet Att ansvara för SSA:s samverkan gentemot besökstationer Att marknadsföra amatörradio på utställningar och mässor Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Att ansvara för att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Att hålla distriktsledarna löpande informerade Att vara föreningen behjälplig vid framtagning av trycksaker Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Artiklar för publicering i media utanför SSA:s informationskanaler skall innan publicering förankras hos SSA:s informationsansvarige 9
En verksamhetsplan med indikation om långsiktig inriktning samt budget för funktionärens aktiviteter skall tas fram. Verksamhetsplanen skall innehålla mätbara mål t ex vad gäller rekrytering av nya radioamatörer och nya medlemmar. Upprätta en kvartalsrapport till styrelsen, denna skall vara kansliet och styrelsen tillhanda senast den 14:e i månaden efter kvartalsslutet SSA:s medlemstidning (QTC Amatörradio) skall ha en spalt där det varje månad skall presenteras en sammanfattning av de senaste nyheterna inom ansvarsområdet. Utöver detta skall även artiklar publiceras om större aktiviteter som sektionen har deltagit i. Övriga av SSA:s informationskanaler (t.ex. föreningens webbplats och SSA Bulletinen) skall ha motsvarande information tillgänglig för publicering men också användas för ett snabbare informationsflöde till föreningens medlemmar. Under verksamhetsåret skall SSA representeras vid minst två (2) större publika mässor eller utställningar. Under verksamhetsåret skall sektionsledaren medverka vid minst fyra (4) större amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Kostnaden skall ligga inom ramen för fastställd budget. Sektionsledaren skall i möjligaste mån, och där budgeten tillåter, fysiskt besöka klubbar som efterfrågar funktionärens medverkan. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning ske med SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionens funktionärers arbete och insatser. 10
Sektionsledare Redaktion Rollen innebär att ansvara för och utveckla informationsverksamheten inom föreningen och för medlemmarna. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionen har följande funktionärer: Redaktör QTC Amatörradio Redaktör SSA.SE Redaktör SSA Bulletinen Annonsförsäljning Att vara föreningens informationsansvarige Att ansvara för och utveckla föreningens informationskanaler Att ta fram och se till att föreningen upprätthåller en enhetlig grafisk profil Att se till att publicerad information är sakligt korrekt och tydlig Att ansvara för föreningens annonsförsäljning Att sammanfatta protokoll, skrivelser etc. från styrelsen för publicering i föreningens informationskanaler Att ansvara för QTC Taltidning Att ansvara att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen 11
En verksamhetsplan med indikation om långsiktig inriktning samt budget för sektionens aktiviteter skall finnas. Upprätta en kvartalsrapport till styrelsen, denna skall vara kansliet och styrelsen tillhanda senast den 14:e i månaden efter kvartalsslutet Under verksamhetsåret skall sektionsledaren medverka vid minst fyra (4) större amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Kostnaden skall ligga inom ramen för fastställd budget. Sektionsledaren skall i möjligaste mån, och där budgeten tillåter, fysiskt besöka klubbar som efterfrågar sektionsledarens medverkan. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning med SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionens funktionärers arbete och insatser. 12
Sektionsledare HF Rollen innebär att ansvara för all verksamhet inom SSA som avser själva användandet av radioutrustning på frekvensbanden upp till 30 MHz samt föreningens nödsambands- och radiopejlverksamhet oavsett frekvens. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionen har följande funktionärer: HF Manager (rapporterar även till sektion IARU) Tävlingsledare HF Nödsamband RPO Att samordna föreningens tävlingsverksamhet på HF Att samordna och utveckla nödsambandsverksamheten i föreningen Att aktivt utveckla etiken på banden Att se till att IARU:s bandplaner finns tillgängliga och medverka till att de följs Att vara SSA:s kontaktperson gentemot FRO Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Att ansvara för att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Att tillsammans med sektion VHF uppdatera och utveckla SSA:s trafikhandbok Att hålla distriktsledarna löpande informerade Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Artiklar för publicering i media utanför SSA:s informationskanaler skall innan publicering förankras hos SSA:s informationsansvarige 13
En verksamhetsplan med indikation om långsiktig inriktning samt budget för sektionens aktiviteter skall finnas. Upprätta en kvartalsrapport till styrelsen, denna skall vara kansliet och styrelsen tillhanda senast den 14:e i månaden efter kvartalsslutet SSA:s medlemstidning (QTC Amatörradio) skall ha en spalt där det varje månad skall presenteras en sammanfattning av de senaste händelserna inom ansvarsområdet.. Övriga av SSA:s informationskanaler (t.ex. föreningens webbplats och SSA Bulletinen) skall ha motsvarande information tillgänglig för publicering men också användas för ett snabbare informationsflöde till föreningens medlemmar. Under verksamhetsåret skall sektionsledaren medverka vid minst fyra (4) större amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Kostnaden skall ligga inom ramen för fastställd budget. Funktionären skall i möjligaste mån, och där budgeten tillåter, fysiskt besöka klubbar som efterfrågar sektionsledarens medverkan. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning med SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionens funktionärers arbete och insatser. 14
Sektionsledare VHF Rollen innebär att ansvara för all verksamhet inom SSA som avser själva användandet av radioutrustning på frekvensbanden över 30 MHz. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionen har följande funktionärer: VHF Manager (rapporterar även till sektion IARU) Mikrovågsmanager (rapporterar även till sektion IARU) Tävlingsledare VHF/UHF Att samordna föreningens tävlingsverksamhet på VHF och högre frekvensband Att ansvara för amatörsatellittjänsten inom Sverige Att samordna repeater och fyrverksamheten Att aktivt utveckla etiken på banden Att se till att IARU:s bandplaner finns tillgängliga och medverka till att de följs Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Att ansvara för att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Att tillsammans med sektion HF uppdatera och utveckla SSA:s trafikhandbok Att hålla distriktsledarna löpande informerade Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Artiklar för publicering i media utanför SSA:s informationskanaler skall innan publicering förankras hos SSA:s informationsansvarige 15
En verksamhetsplan med indikation om långsiktig inriktning samt budget för sektionens aktiviteter skall finnas. Upprätta en kvartalsrapport till styrelsen, denna skall vara kansliet och styrelsen tillhanda senast den 14:e i månaden efter kvartalsslutet SSA:s medlemstidning (QTC Amatörradio) skall ha en spalt där det varje månad skall presenteras en sammanfattning av de senaste händelserna inom ansvarsområdet.. Övriga av SSA:s informationskanaler (t.ex. föreningens webbplats och SSA Bulletinen) skall ha motsvarande information tillgänglig för publicering men också användas för ett snabbare informationsflöde till föreningens medlemmar. Under verksamhetsåret skall sektionsledaren medverka vid minst fyra (4) större amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Kostnaden skall ligga inom ramen för fastställd budget. Funktionären skall i möjligaste mån, och där budgeten tillåter, fysiskt besöka klubbar som efterfrågar sektionsledarens medverkan. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning med SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionens funktionärers arbete och insatser. 16
Sektionsledare Radioteknik Rollen innebär att ansvara för all verksamhet inom föreningen vad gäller radioteknik, d v s hårdvara som radioutrustning, antenner, master mm. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionen har följande funktionärer: Avstörning Att ansvara för föreningens avstörningsverksamhet Att testa ny utrustning för QTC Amatörradio Att verka för att medlemmarnas radiotekniska kunskaper kan höjas Att ta fram utbildningsmateriel som kan användas för vidareutbildning inom radioteknik Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Att ansvara för att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Att ta fram, uppdatera och utveckla SSA:s teknikhandbok Att hålla distriktsledarna löpande informerade Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Artiklar för publicering utanför SSA:s informationskanaler skall innan publicering förankras hos SSA:s informationsansvarige 17
En verksamhetsplan med indikation om långsiktig inriktning samt budget för sektionens aktiviteter skall finnas. Upprätta en kvartalsrapport till styrelsen, denna skall vara kansliet och styrelsen tillhanda senast den 14:e i månaden efter kvartalsslutet SSA:s medlemstidning (QTC Amatörradio) skall ha en spalt där det varje månad skall presenteras en sammanfattning av de senaste händelserna inom ansvarsområdet. Att publicera i SSA:s medlemstidning (QTC Amatörradio) minst fem (5) tester av radioutrustning under året Övriga av SSA:s informationskanaler (t.ex. föreningens webbplats och SSA Bulletinen) skall ha motsvarande information tillgänglig för publicering men också användas för ett snabbare informationsflöde till föreningens medlemmar. Under verksamhetsåret skall sektionsledaren medverka vid minst fyra (4) större amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Kostnaden skall ligga inom ramen för fastställd budget. Sektionsledaren skall i möjligaste mån, och där budgeten tillåter, fysiskt besöka klubbar som efterfrågar funktionärens medverkan. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning med SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionens funktionärers arbete och insatser. 18
Sektionsledare Medlemsservice Rollen innebär att ansvara för medlemsservicen inom föreningen. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionen har följande funktionärer: Arkivansvarig QSL Manager - Utgående QSL Manager - Inkommande IT-Ansvarig Att ansvara för kansliet och dess verksamhet Att ge service åt föreningens medlemmar, styrelse och funktionärer Att ansvara för löpande administrativa uppgifter Att ansvara för att kallelser, dagordning och övriga handlingar tas fram inför årsmötet Att bevaka och infordra medlemsavgifter Att utföra fullmaktskontroll vid poströstning och årsmötet Att ansvara och genomföra poströstning då så krävs Att ansvara för SSA Hamshop Att utveckla och öka försäljningen i SSA:s Hamshop Att ansvara för att innehållet i Hamshop är aktuellt och attraktivt Att hålla en intressant webbbutik på SSA.SE Att publicera intressanta och varierande annonser i QTC Amatörradio Att se till att Hamshop är representerad vid större amatörradioträffar och möten Att ansvara för anrops- och specialsignaler Att ansvara för SSA:s arkiv Att ansvara för QSL-verksamheten Att ansvara för föreningens IT verksamhet Att genomföra administrativa rutiner i samband med utgivningen av QTC, t.ex. adressinformation och fakturering av annonser Att upprätta, i samråd med kassaförvaltaren, den årliga deklarationen för föreningen samt för föreningens fonder Att biträda kassaförvaltaren vid upprättande av årsbokslut, skatter, löner och arbetsgivaravgifter Att utföra löpande bokföring och redovisning Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Att ansvara för att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Att hålla distriktsledarna löpande informerade Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Artiklar för publicering utanför SSA:s informationskanaler skall innan publicering förankras hos SSA:s informationsansvarige 19
En verksamhetsplan med indikation om långsiktig inriktning samt budget för sektionens aktiviteter skall finnas. En separat försäljningsplan och budget skall finnas för SSA:s Hamshop Upprätta en kvartalsrapport till styrelsen, denna skall vara kansliet och styrelsen tillhanda senast den 14:e i månaden efter kvartalsslutet SSA:s medlemstidning (QTC Amatörradio) skall ha en spalt där det varje månad skall presenteras en sammanfattning av de senaste händelser inom ansvarsområdet samt presentera Hamshop. Övriga av SSA:s informationskanaler (t.ex. föreningens webbplats och SSA Bulletinen) skall ha motsvarande information tillgänglig för publicering men också användas för ett snabbare informationsflöde till föreningens medlemmar. Under verksamhetsåret skall sektionsledaren medverka vid minst fyra (4) större amatörradioträffar/möten för att inhämta synpunkter och förslag från medlemmarna samt informera om verksamheten. Kostnaden skall ligga inom ramen för fastställd budget. Sektionsledaren skall i möjligaste mån, och där budgeten tillåter, fysiskt besöka klubbar som efterfrågar funktionärens medverkan. I slutet av varje verksamhetsår skall en avstämning med SSA:s övriga funktionärer för att verifiera att dessa är nöjda med sektionens funktionärers arbete och insatser. 20
Sektionsledare IARU och Myndighetskontakter Sektionen samordnar kontakter med myndigheter och organisationer både internationellt och nationellt som inte specifikt handhas av andra funktionärer i deras befattningsbeskrivning. Sektionsledaren har titeln "IARU Liaison Officer" inom IARU. Sektionsledaren rapporterar direkt till SSA:s styrelse. Sektionsledaren är SSA:s delegationsledare vid IARU konferenser i, när SSA:s ordförande ej ingår i delegationen. Sektionen har till sin hjälp följande funktionärer som normal ingår i sektion HF och VHF: HF Manager VHF/UHF Manager Mikrovågsmanager Att vara den officiella kontaktpunkten mellan SSA och IARU Region 1 (IARU Region 1, Liaison Officer) Att sprida information från IARU till funktionärer och medlemmar inom SSA Att hålla IARU Region 1 informerad om utvecklingen inom SSA och i Sverige (t ex PTS) Att samordna IARU aktiviteter inom SSA Att bevaka och samordna SSA:s intressen gentemot IARU i frågor där en internationell samordning är nödvändig Att uppmuntra till att SSA deltar aktivt med bidrag och dokument till IARU Region 1 konferenser Att genomföra ovanstående i tillämpliga delar även avseende NRAU Att vara SSA:s kontaktperson gentemot PTS, Elsäkerhetsverket etc. Att ansvara för den regelmässiga delen vad gäller licenser och anropssignaler Att stödja SSA:s styrelse och övriga funktionärer med samordning av internationella frågor och skrivelser Att hålla uppdaterade sektionssidor där sektionens verksamhet presenteras under SSA.SE Att via SSA:s informationskanaler sprida internationell information och kunskap till föreningens medlemmar och övriga radioamatörer i Sverige Att ansvara för att sektionens funktionärsposter är tillsatta samt utse vice sektionsledare Rollens befogenheter omfattar; Sektionsledaren har befogenhet att fatta nödvändiga beslut inom ramen för ovanstående ansvarsbeskrivning, föreningens stadgar och fastställd budget så att den dagliga verksamheten utan fördröjning skall kunna utföras Beslut skall tas så att SSA:s mål, medel, medlemmar, image samt att amatörradion som helhet ej påverkas negativt Sektionsledaren kan tillsätta de funktionärer som behövs för verksamheten Speciella begränsningar i befogenheter; Beslut av viktig internationell och/eller nationell karaktär skall tas av styrelsen Aktiviteter som genererar kostnader utanför fastställd budget skall innan kostnadens uppkommande förankras i styrelsen Aktiviteter utanför verksamhetsplanen men inom fastställd budget skall meddelas styrelsen Artiklar för publicering utanför SSA:s informationskanaler skall innan publicering förankras hos SSA:s informationsansvarige 21