Kommunal författningssamling Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2006-12-18, 81 Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga verifikationer, inklusive verifikationer för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler. Målsättning 2 Målsättningen med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs i tillämpliga fall är korrekta avseende: Prestation Varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen. Bokföringsunderlag Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Betalning sker vid rätt tidpunkt. Bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Transaktionen är rätt konterad. Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Ansvar 3 Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. 4 Kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Varje nämnd utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Varje nämnd svarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter. 2007-01-02 1 (6)
5 Respektive nämnd utser eller delegerar till förvaltningschef att utse besluts- och behörighetsattestant och ersättare till dessa. Attesträtten knyts till befattning eller person och kontointervall med angivande av eventuella begränsningar. 6 Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Förvaltningschefen ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Dessa skall fastställas av nämnden. Förvaltningschefen ansvarar för att vid behov aktualisera beslut om besluts- och behörighetsattest. 7 Kontrollansvarigs uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef. Kontroller 8 Följande kontroller och attestmoment finns i kommunen. Inom parentes anges den benämning som används i kommunens system för elektronisk fakturahantering Mottagningsattest (sakgranskning) Pris- och sakattest (sakgranskning) Beslutsattest (attest) Behörighetsattest Kontroll att vara eller tjänst mottagits Kontroll mot avtal, taxa, bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris och betalningsvillkor Kontroll mot beslut, kontering och finansiering Kontroll av att nödvändiga attester skett av behöriga personer Kontrollernas utformning 9 Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens Ansvarsfördelningen skall vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. 2 (6) 2007-01-02
Integritet Jäv Dokumentation Kontrollordning Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. 2007-01-02 3 (6)
Anvisningar till reglementet för kontroll av verifikationer - attestreglemente Kommunfullmäktige har fastställt reglemente för kontroll av verifikationer för kommunen. Som komplement har kommunstyrelsen antagit följande anvisningar rörande tillämpningen av reglementet. Angivna paragrafer avser kopplingen till reglementets paragrafer. 1 Omfattning Med verifikation avses enligt lagen om kommunal redovisning de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Med ekonomisk händelse avses alla förändringar i storleken och sammansättningen av kommunens förmögenhet som beror på kommunens ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt andra åtgärder eller transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek och sammansättning. Även interna transaktioner omfattas av detta reglemente. Reglementet skall i tillämpliga delar även gälla för de stiftelser kommunen förvaltar och andra medel som kommunen åtagit sig eller ålagts att förvalta. För placering av kommunens likvida medel gäller förutom detta reglemente även kommunens placerings- och finansieringspolicy. 3-7 Ansvar 3 Ekonomiservice ansvarar för att vid behov till kommunstyrelsen lämna rapport om reglementets tillämpning samt att föreslå åtgärder. 4 Attestförteckningen skall innehålla uppgift om samtliga attestberättigade inom nämndens verksamhetsområde med namnteckningsprov. Om nämnden har fattat beslut om begränsningar i attesträtt med hänsyn till beloppsstorlek eller krav på två i förening skall detta framgå av nämndens attestförteckning och eventuella tillämpningsanvisningar. Av förteckningen skall också framgå förutsättningar för attesträtten, t ex kontointervall mm. I direkt anknytning till attestförteckningen skall nämndens tillämpningsanvisningar och samtliga beslut som fattats om attesträtt, av nämnden eller på delegation, finnas förvarade på ett överskådligt sätt. Aktuell attestförteckning skall förutom att finnas på respektive förvaltning också överlämnas till ekonomiservice. 5 Nämnd får delegera rätten att utse besluts-och behörighetsattestant samt rätten att besluta om eventuella kompletterande kontroller till förvaltningschef. Beslut om attesträtt för IT-baserade system skall alltid knytas till person. 6 Om nämnden i enlighet med 5 delegerar beslut om attesträtt till förvaltningschef skall denne även tillse att attestförteckning och tillämpningsanvisningar motsvarande kraven i 5 utfärdas för sådana beslut. 7 Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport lämnas till kommunens ekonomi- eller redovisningschef. 4 (6) 2007-01-02
8 Kontroller Inom parantes anges den benämningen som används i kommunens system för elektronisk fakturahantering, XOR Control Invoice Manager, även kallat IM. Mottagningsattest (sakgranskning) Mottagningsattest används vid köp av varor och tjänster. Attestanten intygar att kommunen fysiskt fått det som beställts eller att beställd tjänst har utförts. Pris- och sakattest (sakgranskning) För anskaffning av varor och tjänster innebär pris- och sakattest kontroll mot beställning och avtal inklusive betalningsvillkor. I kontrollen ligger också att föra fram reklamationer, restnoteringar eller andra klagomål till leverantören. För utbetalning av bidrag innebär pris- och sakattest kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För fakturering innebör pris-och sakattest kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt faktureringsunderlag. Beslutsattest (attest) Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Attesten innebär kontroll av erhållen faktura (eller motsvarande underlag) mot beslut, beställning eller följesedel dvs att - beställning har skett hos leverantören av behörig person - kvantitet och kvalitet är riktiga och stämmer med ingångna avtal - kontering har skett på ett riktigt sätt. I beslutsattesten ingår även kontroll av att mottagningsattest och pris- och sakattest är utförda. Behörighetsattest Behörighetsattesten utförs inom respektive förvaltning/nämnd genom stickprovskontroller. I pappersbaserade rutiner skall stickprovskontrollerna inkludera kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll skall ske av signatur, konton, beloppsgränser och dylikt. Om det i ITbaserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter denna den manuella behörighetsattesten. 9 Kontrollernas utformning Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna: Vid anskaffning av varor och tjänster skall mottagningsattest (sakgranskare) och behörighetsattest utföras av annan än beslutsattestanten (attestant). Följande generella undantag från ovanstående krav att mottagningsattest (sakgranskning) skall utföras av annan än beslutsattestanten (attestanten) gäller för -abonnemangsfakturor, tex telefon,lokalhyror,el,vatten etc -förskottsfakturor, tex anmälningsavgifter, à-contofakturor -skatter och avgifter, tex fordonsskatt Vid fakturering av utförda tjänster mm. får beslutsattestant och pris- och sakattestant vara samma person. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. 2007-01-02 5 (6)
Kompetens Respektive nämnd ansvarar för att varje attestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Kommunens ekonomichef eller redovisningschef skall vid behov ge nämnden stöd med detta. Integritet Den som utför kontroll skall ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagningsattest eller pris- och sakattest. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har pris- och sak- eller mottagningsattesterat. Ej heller är det lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg och dylikt. Jäv Transaktioner som avses är in- och utbetalningar som t.ex. reseräkningar, ersättningar för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Vid behov skall beslutsattest ske av överordnad och om det avser nämndens ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. Dokumentation För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester skall dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. Minimikravet är att beslutsattest alltid skall skrivas på verifikationen medan övriga attester om det är praktiskt lämpligt kad dokumenteras på annat sätt. Sådan dokumentation, t.ex. följesedel, skall på varaktigt sätt fästas på verifikaten eller sparas på ett överskådligt sätt i minst 2 år. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest skall i normalfallet registreras av den som utfört kontrollen. Attest skall ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav skall den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter. Kontrollordning I pappersbaserade rutiner skall mottagningsattest samt pris- och sakattst utföras före beslutsattest. Behörighetsattest sker i förekommande fall efter att beslutsattest utförts. Registrering får inte ske innan beslutsattest eller i förekommande fall behörighetsattest har utförts. 6 (6) 2007-01-02