Verksamhetsberättelse 2017

Transkript

1 1

2 Inledning Syftet med s verksamhetsberättelse för 2017 är att ge en kort översikt av några av de utvecklingsarbeten som gjorts under året, samt att ge några kommentarer kring personal, arbetsmiljö och det ekonomiska utfallet. De utvecklingsarbeten som genomförts har utgått från universitetsbibliotekets två övergripande mål: De tjänster som vi levererar och bidrar till ska vara lättnavigerade och stödja användarna i att få det som de behöver och att vidga sina vyer. År 2020 har vi genomfört de åtgärder som krävs för att hela bibliotekets verksamhet utgår från öppen vetenskaplig kommunikation. Utvecklingsarbetet för vårt löpande arbete och respektive resultat redogörs i korthet och därtill har vi valt att göra nedslag i två större utvecklingsinsatser. Universitetsbibliotekets verksamhetsmål tillika resultat redovisas löpande under året i form av korta inlägg i en verksamhetsutvecklingsblogg som alla medarbetare har tillgång till internt på bibliotekets intranät. Nedslag i arbetet med öppen vetenskap Biblioteket har på många olika sätt arbetat med frågor som berör öppen vetenskap bland annat genom medverkan i konferenser och andra sammankomster internationellt och nationellt, genom ett samordningsuppdrag för forskningsdata och genom att kartlägga andelen Open Access-publiceringar kopplade till forskare vid universitetet samt kostnader för författaravgifter. Samordningsuppdrag för forskningsdata Universitetsbiblioteket fick under 2017 ett samordningsuppdrag att ansvara för att leda och koordinera det universitetsövergripande arbetet med forskningsdata som löper under perioden Som ett led i uppdraget bildades arbetsgruppen Forskningsdatateamet, som samordnar kompetens, expertis och resurser inom förvaltningens avdelningar för arkiv och registratur, forskningsstöd, IT samt Universitetsbiblioteket. För att möjliggöra en direkt dialog med forskare bildades också en referensgrupp med forskarrepresentanter från naturvetenskapliga och humanvetenskapliga området. Tillsammans med referensgruppen tog Forskningsdatateamet under 2017 fram ett förslag till forskningsdatapolicy (godkänt av rektor i mars 2018), där det står att: Universitetet ska tillhandahålla en infrastruktur i form av tjänster och resurser som stödjer och möjliggör korrekt hantering, lagring, tillgängliggörande och bevarande av forskningsdata som en väsentlig och naturlig del av forskningsprocessen. En konkret åtgärd är det förvaltningsobjekt för forskningsdata som startades 2017 inom IT-förvaltningen. Samtidigt påbörjades arbetet med att ta fram en mall för datahanteringsplan (DHP), både på lokal och nationell nivå. Under året utvecklades även arbetet med handledningsstöd för forskningsdatahantering. Till exempel samordnades all information om tjänster för forskningsdata på universitetsbibliotekets webbplats och informationsarbetet skedde löpande genom föreläsningsserien Open Science, via sociala medier och i blogginlägg på Stockholm University Press Blog. 2

3 Att kartlägga kostnader för författaravgifter Idag är 37 procent av de artiklar som publiceras av Stockholms universitets forskare omedelbart öppet tillgängliga, och för att publicera artiklar med Open Access betalar forskarna, och i slutänden lärosätet, författaravgifter (så kallade APC:er). Men utöver författaravgifterna betalar Stockholms universitet idag också stora summor till förlagen i licenskostnader, för att få tillgång till tidskrifterna. För att kunna möta regeringens mål på 100 procent öppen tillgång till 2026 behöver kostnadsströmmarna harmoniseras, och som ett led i detta har två studier genomförts. Dels har biblioteket mätt andelen Open Access-artiklar publicerade vid Stockholms universitet och dels hur stor kostnaden för författaravgifter är vid universitetet. Arbetet med att sammanställa universitetets kostnader för APC:er påbörjades hösten 2016 och har i första hand gjorts av bibliotekets controller och en bibliotekarie med licensavtalsbakgrund. Det visade sig tidigt i projektet att universitetet saknade en enhetlig bokföring av författaravgifter, vilket gjort det svårt att spåra den totala kostnaden för Open Access vid universitetet. En av lösningarna som drivits igenom är att ha två dedikerade konton i bokföringen för författaravgifter, vilket gjort uppföljningen av APC:er mer hanterbar. Genom att kartlägga universitetets publiceringskostnader har biblioteket en översikt över vad som betalas och till vilka förlag, vilket gynnar framtida prioriteringar, strategier och förhandlingar. En av slutsatserna hittills är att universitetet betalar störst andel författaravgifter till traditionella förlag som Wiley och Elsevier, där biblioteket redan betalar mycket i licenskostnader. Bibliotekets medverkan nationellt och internationellt En vital del i bibliotekets arbete är aktiviteter kopplade till vetenskaplig kommunikation, vilket innefattar allt ifrån samverkan med andra bibliotek till nationellt och internationellt deltagande i konferenser och andra sammankomster. Ett av de viktigaste forumen för internationellt samarbete är LIBER, Europas största nätverk för forskningsbibliotek med över 400 medlemmar. Flera medarbetare från biblioteket har deltagit i olika arbetsgrupper och överbibliotekarie Wilhelm Widmark sitter i LIBER:s styrelse. På LIBER:s årliga konferens presenterade överbibliotekarien tillsammans med stabschefen sitt arbete med organisationsförändring med rubriken The Perks and Challenges of Drawing Maps and Walking at the Same Time Slutsatsen var att förändring är oundviklig, och att det viktigaste är att lära sig hur man hanterar utmaningarna. Under året deltog bibliotekets medarbetare i en mängd andra konferenser och andra sammankomster internationellt såväl som nationellt, bland annat med presentationer om universitetets arbete med forskningsdata vid Figshare fest i Amsterdam och på NEIC Conference i Umeå. På ChALS 2017 i Göteborg höll ett par av bibliotekets verksamhetsutvecklare en presentation om hur biblioteket arbetat med ökad tillgänglighet för användarmötet, där drop-in för sökhandledning, talboksregistrering och digitala möten varit viktiga bitar i utvecklingsarbetet. 3

4 Vid UKSG 40th Annual Conference i Harrogate presenterade två av bibliotekets medarbetare hur vi under två års tid arbetat utan tidskriftagent och vilka resultat förändringen gett. Bland annat har det gett snabbare tillgång till efterfrågade tidskrifter och en mer kostnadseffektiv hantering, trots en ökad arbetsbelastning för bibliotekets medarbetare. Verksamhetsmål och resultat Under året har specifika mål för utvecklingsområden och pågående arbetsflöden satts av berörda arbetsgrupper, vilka redovisas och följs upp via bibliotekets verksamhetsutvecklingsblogg. Här listas ett urval av dessa: Implementera nytt ERM-system Vi har bytt system för att hantera elektroniska resurser under hösten. Något som hjälper oss i arbetet med agentlöst förvärv. Utveckla användarmötet Vi har implementerat en ny, synligare chattfunktion, vilket ökat servicegraden och tillgängligheten och därmed också antal ärenden. Genom ny skyltning, ommöblering och nya diskar i biblioteket har vi skapat en tydligare och mer lättillgänglig plats för våra användarmöten. Ökad kännedom om Stockholm University Press tjänster Vi har arbetat internt med att förbättra kunskapen om sakkunniggranskning, och även anordnat och spritt ett seminarium om ämnet. Avhandlingsmallar i produktionsverktyget Vi har tagit fram mallar för avhandlingar i universitetets webbaserade verktyg för tryckproduktion. Mallarna hjälper doktoranderna att själva göra tryckfärdiga filer, vilket spar tid och pengar och ökar deras kontroll. Utveckla kommunikation vid registrering i DiVA Vi har tagit fram och informerat om tre olika lathundar som kan användas av både forskare och administratörer vi registrering i DiVA. Satsa på digitala lärresurser Vi har genom nyanställningar och kompetensskiften kunnat satsa mer på att skapa och tillgängliggöra digitala lärresurser. En del i tillgängliggörande har varit att bereda plats på webben, för att kunna rulla ut samlade lärresurser under Samlad information om publicering Vi har samlat alla bibliotekets publiceringsrelaterade tjänster på en webbingång och sorterat dem utifrån vad besökaren vill veta och göra. 4

5 Följa upp universitetets kostnader för APC:er 2017 Vi har kartlagt universitetets publiceringskostnader, genom ett nytt konto i bokföring. Nu har vi en översikt över vad vi betalar och till vilka förlag. Något som hjälper oss i framtida prioriteringar, strategier och förhandlingar. Riktlinjer om Open Science vid kontakt med leverantörer Vi har tagit fram ett dokument som innehåller punkter, formuleringar och fördjupningar när vi kommunicerar med leverantörer. Utreda universitetsbehov av publiceringsdatabas Vi har tillsammans med andra förvaltningsavdelningar utrett publiceringsdatabasen, som har blivit ett förvaltningsobjekt med biblioteket som ansvarig. Under 2018 kommer en treårsstrategi att fastslås. Bidra till en effektiv utveckling av DiVA Vi har skickat förbättringsförslag och synpunkter på olika funktioner till ansvariga inom DiVA-konsortiet. Arbetsmiljö och personal Arbetsmiljöarbetet har bedrivits i det lokala RALV-rådet. I rådet har alla sektionschefer och skyddsombud ingått. Under hösten lyftes även miljöarbetet på biblioteket in i RALV, så numera ingår även miljösamordnaren i gruppen. Under hösten genomfördes en medarbetarenkät på biblioteket. Under 2017 var 106 personer fastanställda på biblioteket. Nio personer nyrekryterades under året. Tre personer gick i pension. Ledningsgruppen har under året aktivt arbetat med att kartlägga de personalresurser som finns inom biblioteket och hur det används samt vilka behov som finns, utifrån det arbetet har nyrekryteringar kunnat görats strategiskt. Kort om ekonomiskt utfall Personalkostnader Personalkostnader visar ett stor plusresultat på tkr. Anledningen till positiva resultatet beror till stor del på att sju medarbetare varav tre chefer valde att sluta sina anställningar på biblioteket. Förseningar i rekryteringar har påverkat resultatet positivt. Förändringen av semesterlöneskulden blev tkr. Lokalkostnader Utfallet gällande 2017 års lokalkostnader blev tkr. Internhyran blev 425 tkr högre än budgeten, vilket berodde på införandet av enhetshyran. Arrheniusbiblioteket stängdes per den första april och biblioteket betalade 50 procent av den budgeterade hyreskostnaden på 581 tkr. Biblioteket stod dock för hela flyttkostnaden vilket påverkade negativt på övriga driftskostnader. Att komma åt lokalen där Arrheniusbiblioteket var inhyst var ett starkt önskemål från kemiinstitutionerna. 5

6 Bibliotekets städkostnader blev 127 tkr lägre än budgeten och anledningen till lägre kostnader är att ingen större mattvätt har behövts göras under året. Övrig drift Övriga driftskostnader visar ett minusresultat på tkr. I dessa kostnader finns både plus- och minusposter. Inköp av media (böcker, tidskrifter och databaser, både i elektroniskt format och tryckt dito) blev tkr högre än budgeten. Det var ett medvetet val att överskrida budgeten eftersom det var känt att personalkostnaderna skulle blir mycket lägre än budgeten. Från och med oktober 2017 är biblioteket införlivat (migrerat) med universitetets nätverk. Fördröjningar i detta arbete medförde lägre kostnader på ca 600 tkr. Biblioteket finansierade Arrheniusbibliotekets flytt till Frescatibiblioteket. Flytten kostade cirka 420 tkr. Avskrivningar Avskrivningskostnader visar ett stort minusresultat som planerat. Kostnaderna ska belasta kapitalet. Biblioteket beräknas vara på ±0 gällande myndighetskapitalet vid utgången av år Intäkter Bibliotekets övriga intäkter blev lägre än budgeterat. Inkomstbortfallet beror på att biblioteket bytte biblioteksdatasystem och därmed kom inte alla delar igång samtidigt. Det blev fördröjningar innan betalfunktionerna kunde köras i skarp drift. Numera kan biblioteksanvändare betala sina uppkomna avgifter antingen vid informationsdisken eller på webben. 6

7 Utfall Budget 2017 Utfall Personal Övrig drift Avskrivn Intäkter Personal Övrig drift Avskrivn Intäkter Resultat Fakultetsintäkter Biblioteksledning Pers.kostnader Övriga kostnader Summa S.U.P Övriga kostnader Summa Staben Pers.kostnader Övriga kostnader Kompetensutveckling Summa Sekt för media och publicering Pers.kostnader Förvärv Övriga kostnader Summa Förvärv HUM Förvärv Summa Förvärv SAM Förvärv Summa Förvärv JUR Förvärv Summa Förvärv NAT Förvärv Summa Kurslitteratur Förvärv Summa Sekt för system och utveckling Pers.kostnader Datatillbehör, dataprogram mm Övriga kostn licenser, mobiler mm Avskrivn datorer inkl RFID Summa Sekt för kundservice Pers.kostnader Övriga kostnader Låneintäkter Undervisning Övriga intäkter Timanställda kundservice Pers.kostnader Summa Internservice Lokalkostnader Telefonkostnader hela biblioteket Övriga lokalkostnader Övriga kostnader Avskrivn inventarier Avskrivn ombyggnationer Övriga intäkter Summa Summa biblioteket Resultat biblioteket Biblioteket totalt Budget Utfall Resultat Personalkostnader Övriga driftskostnader Förvärv Avskrivningar Intäkter Resultat