ÅRSRAPPORT Kulturnämnden

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2016 Kulturnämnden

2 RK Kulturnämnden ÅRSRAPPORT 2016 Kulturnämnden Revisorerna i revisorsgrupp III beslutade att överlämna rapporten till kulturnämnden för yttrande senast Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Turid Stenhaugen Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

3 RK Sammanfattning Kulturnämnden I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 2 mnkr, vilket är 2 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Den ekonomiska analysen och kommentarerna till avvikelser samt intäkts- och kostnadsutveckling kan förtydligas i nämndens årsrapport. Även fullmäktiges mål och uppdrag har i huvudsak uppnåtts. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med Intern styrning och kontroll Nämnden bedöms i huvudsak ha väl fungerande rutiner för intern styrning och kontroll. Revisionen lämnade vid delårsrapportering 2016 rekommendationer när det gäller hantering, uppföljning och kontroll av stöd till kulturhuset. Revisonen bedömer att nämnden har påbörjat ett arbete för att hantera dessa. Vidare noterar revisionen att beslutsordningen kan förtydligas samt att administrationen kring bisysslor och kan utvecklas. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.

4 RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetsmässigt resultat Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 5 3 Intern styrning och kontroll Ekonomi- och verksamhetsstyrning Granskning av kulturnämndens ansvar och befogenheter Riskbedömning och intern kontrollplan Inventering och förvaltning av landstingets konstbestånd Jäv och jävsliknande förhållanden Bisysslor Ledningsnära kostnader och representation Uppföljning av granskningen av bidrag till konserthuset Avrapporterade granskningar i delrapport Granskningar utan väsentliga iakttagelser Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 16 4 Räkenskaper Årsbokslutet inklusive årsrapport (förvaltningsberättelse) Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 17 5 Nämndens yttrande över delrapport Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier Bilaga 3 Yttrande över delrapport 2016

5 1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Kulturnämnden ansvarar enligt reglementet för att leda landstingets verksamhet inom kulturområdet genom att bland annat ekonomiskt stödja kulturverksamhet av regionalt intresse och ha tillsyn över landstingets konstbestånd. Revisionen har utförts enligt kommunallagen, landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har revisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Dennis Andersson och Sebastian Kopp vid revisionskontoret och huvudansvarig revisor Anders Hägg m.fl. vid PWC. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om nämnden uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter ,7 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Årets resultat 0 2 1,7 Balansomslutning (mnkr) ,9 Årsarbetare (antal) Årets resultat uppgår till 2 mnkr, vilket är 2 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Till största delen förklaras avvikelsen med att stöd inte utbetalats i den omfattning som planerats. Resultatet är 0,3 mnkr högre än 2015 års utfall. 1

6 Jämförelse med budget 2016 Verksamhetens intäkter uppgår till 499,2 mnkr, vilket är 5,7 mnkr (1,2 procent) högre än budgeterat. Intäkter för löneersättningar till Nya Karolinska Solna (NKS), landstingsstyrelsens förvaltning (LSF) och landstingstingsfastigheter har överstigit budget med 0,7 mnkr. Intäkterna för kulturförvaltningens gemensamma projekt med hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF), om att upprätta ett kompetenscentrum för kultur och hälsa, uppgår till 1,1 mnkr. Ovanstående intäkter var inte budgeterade. För högt upptagna skulder på ca 1,4 mnkr som skulle betalats ut till ungdomsorganisationer har återförts som en intäkt. Utöver det har nämnden erhållit externa bidrag på ca 2,5 mnkr utöver budget, från bland annat kommuner för att mäta konstnärlig kvalitet (0,9 mnkr) och sponsormedel från Telia (0,7 mnkr). Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 496,2 mnkr, vilket är 3,7 mnkr (ca 0,7 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 1,8 mnkr av kostnaderna hänförbara till löneersättningar och projektet kompetenscentrum för kultur och hälsa som inte budgeterats. Kostnader för interkommunala ersättningar till folkhögskolor överstiger budget med 0,9 mnkr. De ökade externa bidragen på intäktssidan har motsvarats av ökade kostnader på ca 2,5 mnkr och lokalkostnader har överstigit budget med 0,5 mnkr. Kostnaderna för utbetalda stöd till regional kulturverksamhet är 2,1 mnkr lägre än budget. Avvikelser i förhållande till budget framgår beloppsmässigt i avvikelsetabell, men har inte analyserats och kommenterats på ett utförligt sätt i nämndens årsrapport. I nämndens årsrapport kommenteras och analyseras endast avvikelsen avseende vidaredebiteringar till NKS, LSF och landstingsfastigheter för löneersättningar och projektet kompetenscentrum för kultur och hälsa. Årets investeringar uppgår till 0,9 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 0,4 mnkr. Budgetavvikelsen beror på inköp av teknik till konferens-/mötesrum. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har verksamhetens intäkter minskat med ca 0,5 mnkr (0,2 procent), vilket bland annat förklaras av att kompensationen från landstingsstyrelsen för näringsbidraget till konserthuset är 19,4 mnkr lägre i jämförelse med Landstingsbidraget har ökat med 14,2 mnkr, övriga intäkter har ökat med ca 4,8 mnkr och nämnden har även erhållit 0,6 mnkr i EU-bidrag. Verksamhetens kostnader har jämfört med 2015 minskat med 1 mnkr (0,2 procent), vilket i huvudsak förklaras med minskat näringsbidrag till konserthuset på 19,4 mnkr. Personalkostnader, övriga lämnade bidrag och övriga kostnader ökade däremot med ca 18,3 mnkr (4,1 procent). Verksamhetens kostnadsutveckling har legat inom ramen för nämndens budget. Kostnaderna har under perioden ökat med 3,1 procent i genomsnitt per år och mellan 2015 och 2016 har kostnaderna ökat med ca 4,1 procent. Kostnadsutvecklingen är beräknad exklusive näringsbidraget till konserthuset 2015 (53 mnkr) 2

7 och 2016 (33,4 mnkr). Enligt fullmäktiges budget för 2016 behöver kostnaderna på landstingsnivå begränsas till 3,3 procent i genomsnitt per år för perioden Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Nämndens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2015, vara tillfredsställande. Avvikelserna i nämndens årsrapport har inte analyserat och kommenterats på ett utförligt sätt. Revisionen anser därför att nämnden, i årsrapportens ekonomiska avsnitt, bör förtydliga analysen av avvikelser och ange kostnadsutvecklingen enligt landstingets anvisningar för årsrapporter. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nämnden har i årsrapporten översiktligt redovisat hur den genomfört verksamheten för att uppnå landstingets övergripande mål Ett fritt, tillgängligt kulturliv med hög kvalitet Fullmäktiges övergripande mål ett fritt tillgängligt kulturliv med hög kvalitet - är nedbrutet i tre delmål. Delmålen är i sin tur nedbrutna i en till två indikatorer per mål, se tabellen nedan. Ett fritt, tillgängligt kulturliv med hög kvalitet Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Barn och unga prioriteras En övervägande andel av de externa stöden ska gå till verksamhet för barn och unga 2) 70 % 66 % <50 % Nej Konst och kultur i vården Vid byggnation ska verksamheter avsätta två procent av byggkostnaderna för konstnärlig gestaltning i vårdlokaler, samt avsätta medel för konstnärlig gestaltning i övriga lokaler Kultur i vården-program erbjuds dem som vistas en längre tid inom vården och äldreomsorgen - 1) 1,13 1) - 1) Nej - 1) - 1) - 1) Fördjupat samarbete kring kulturella och kreativa näringar Samverkansprojekt enligt handlingsprogrammet Kreativa Stockholm startar (handlingsprogram under RUFS 2010) - 1) - 1) - 1) 1) Kulturnämndens delmål och indikatorer anger en inriktning för nämndens arbete och är inte omedelbart kvantifierbara. 2) Verksamhet för barn och unga definieras som publik 0 25 år. 3

8 Nämnden har i årsrapporten kommenterat vilka insatser som genomförts för att uppnå målen och i en bilaga till årsrapporten har nämnden även analyserat svårigheten i att kvantifiera kulturmål. Enligt indikatorn ska över 70 procent av de externa stöden gå till verksamhet för barn och unga, vilket nästan är uppfyllt. Av nämndens årsrapport framgår det att indikatorn är svår att mäta, bland annat eftersom barn ofta tar del av kultur i vuxnas sällskap. Indikatorn om att erbjuda de som vistas en längre tid inom vården kultur i vårdenprogram återrapporteras genom att lyfta fram att arbetet med ett kompetenscentrum för kultur och hälsa i landstinget har påbörjats. Vidare beskrivs det även att nämnden fortsatt erbjuder kulturutbud till de som vistas en längre tid i vården. Nämnden har även genom arbetet med att fram kulturstrategi till regionala utvecklingsplanen för Stockholmsregionen, RUFS 2050, fortsatt verka för fördjupat samarbete mellan kulturella och kreativa näringar Beräkning av konstanslag Till delmålet Konst och kultur i vården finns indikatorn Vid byggnation ska verksamheter avsätta två procent av byggkostnaderna för konstnärlig gestaltning i vårdlokaler samt avsätta medel för konstnärlig gestaltning i övriga lokaler. I landstingsfullmäktiges budget förtydligas det att avsättningen för konstnärlig gestaltning i övriga lokaler, utöver vårdlokaler, är en procent 1 och att avsättning för konstnärlig gestaltning ska göras vid landstingets samtliga byggnationer. Enligt nämndens årsrapport har omsättningen för investering av konst ökat med nästan 175 procent under en treårsperiod. Revisionen rekommenderade 2015 att nämnden bör återrapportera indikatorn om viss avsättning av byggkostnader för konstnärlig gestaltning så att fullmäktiges mål om avsättning kan följas upp. Nämnden uppger i årsrapporten att sammanlagt 1,13 procent av byggkostnaderna avsätts till konstnärlig utsmyckning, dock med reservationen att det faktiska disponibla beloppet för konstanslag är lägre eftersom flertalet avdrag avräknas efter beställning av konsten. 2 Nämnden har i sin årsrapport inte redovisat den framräknade avsättningen till konstnärlig gestaltning i tabellform utan enbart i löptext. Av redovisningen framgår det inte hur stor andel som avsätts i vårdlokaler respektive övriga lokaler. Både funktionen strategiska fastighetsfrågor och investeringar (SFI) på landstingsstyrelsens förvaltning och Locum är beställare av konsten inom vården. När konstanslaget i anslutning till en byggnation är fastställt skickas en beställning av konstprojekt till kulturförvaltningens konstenhet via en digital beställningsrutin. SFI 1 Vid särskilt omfattande byggprojekt tillämpas en friare beräkningsgrund. Detta har exempelvis gällt vid byggnationen av NKS. 2 Följande avräkningar görs efter anslaget har rapporterats in: byggkreditiv (3,5 procent), riskreserv (3 procent), budgetreserv (10 procent), påslag (0,8 procent) och eventuellt avdrag för befintlig konst. 4

9 har arbetat fram rutiner för hur ansvariga projektledare ska beräkna konstanslaget och stämt av rutinen med kulturförvaltningen. SFI rapporterar även in en lista över vilka projekt som ska genomförs under året. Kulturförvaltningen erhåller inte motsvarande information från Locum. Kulturförvaltningen anser att de inte har mandat att säkerställa att verksamheterna avsätter konstanslag i enlighet med fullmäktiges budget Fullmäktiges uppdrag Nämnden har arbetat fram en investeringsplan och en kris- och beredskapsplan i linje med landstingsstyrelsens löpande uppdrag till alla nämnder/styrelser i landstinget. Nämnden har inte tagit fram någon kompetensförsörjningsplan, i enlighet med landstingets anvisningar. Kulturnämnden har inte fått några specifika uppdrag från landstingsfullmäktige Av revisionens delårsgranskning framgick det dock att landstingsfullmäktige i budget har riktat flera uppdrag i löptext till nämnden, exempelvis att ge förslag på hur filmlivet ska stärkas i länet, utveckla ett kompetenscentrum för kultur och hälsa i landstinget och arbeta fram en kulturstrategi till RUFS Nämnden har i årsrapporten återredovisat dessa som inriktningsuppdrag och kortfattat beskrivit vilka insatser som gjorts. Bedömning Revisionen konstaterar, i likhet med tidigare år, att nämnden arbetar enligt fullmäktiges intentioner för kulturverksamheten. Kulturnämndens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Det är dock viktigt, såsom revisionen har betonat tidigare, att nämnden redovisar måluppfyllelsen, i den mån det är möjligt, till fullmäktige. Revisionen ser positivt på att kulturnämnden har förtydligat återrapporteringen av konstanslaget vid ny- och ombyggnationer till fullmäktige och revisionens tidigare rekommendation är därmed åtgärdad. Nämnden kan utveckla återrapporteringen genom att särredovisa konstanslagen för hälso- och sjukvårdslokaler respektive administrativa lokaler, enligt uppdelningen i fullmäktiges budget. Rekommendation: Nämnden bör särredovisa konstanslagen för hälso- och sjukvårdslokaler respektive administrativa lokaler för att säkerställa en tydligare återrapportering av fullmäktiges mål. 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 2 mnkr, vilket är 2 mnkr högre än resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Revisionen menar att den ekonomiska analysen och kommentarerna av avvikelser i förhållande till nämndens budget kan förtydligas i linje med anvisningarna för nämndernas årsrapport. Även kostnads- och intäktsutvecklingen bör framgå. 5

10 Nämnden har påbörjat arbetet med att redovisa konstanslag vid ny- och ombyggnationer. Dock kvarstår det för nämnden att mer tydligt redovisa de skilda konstanslagen enligt fullmäktiges uppdelning i budgeten. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet i huvudsak har uppnåtts och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Revisionen instämmer i nämndens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur nämnden tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Ekonomi- och verksamhetsstyrning Nämnden har i delrapporten för 2016 prognostiserat årets resultat till -1 mnkr. Utfallet blev dock 3 mnkr högre än prognosen vilket anges bero på återbetalda stöd, administrativa besparingar och att utvecklingsanslag inte helt förbrukats. Revisionen har granskat nämndens arbete med styrning och uppföljning av budget. Nämndens ekonomistyrning utgår ifrån landstingets övergripande policyer och riktlinjer. Rutiner finns för regelbunden finansiell rapportering till nämnden. Vid eventuella budgetavvikelser under året analyserar förvaltningens ekonomifunktion avvikelsen. Analysen av avvikelserna kommenteras kontinuerligt i förvaltningens månadsrapportering till nämnden. Nämnden har under året beslutat om fyra omfördelningar av budgetposter på sammanlagt 5,9 mnkr. Utrymmet till omfördelningar har skapats genom att bidrag inte har betalats ut enligt plan eller har återbetalats. I nämndens årsbokslut är det inte alltid tydligt mellan vilka områden medel har omfördelats. Exempelvis beskrivs det i årsbokslutet att budgetposten kulturstöd har tilldelats ytterligare 3,3 mnkr från övriga stödformer, men utifrån omfördelningsbeloppen som redovisas i årsbokslutet uppgår omfördelningen endast till 1,9 mnkr. Av nämndens protokoll framgår det att medel togs från budgetposten hälsopedagogisk kulturverksamhet för att genomföra en särskild satsning gentemot asylsökande, förvaltningen har därefter genomfört omfördelningen. Detta står inte beskrivet i nämndens årsrapport. Av nämndens budget framgår det att den slutgiltiga kostnaden för den interkommunala ersättningen 3 till folkhögskolor kan avläsas först efter årsbokslut. Som revisionen lyfte fram i delrapporten reglerar inte fullmäktige längre eventuellt underskott 3 Konstruktionen med interkommunal ersättning innebär att respektive landsting betalar bidrag för elever från det egna länet som studerar på folkhögskolor i andra län 6

11 för den interkommunala ersättningen till folkhögskolor. Nämnden har enligt uppgift reserverat medel i posterna disponibla medel och utvecklingsanslaget för att täcka kostnaden som var 0,9 mnkr högre än budgeterat. I nämndens delårsbokslut framgick det att nämnden skulle arbeta med att bättre prognosticera den interkommunala ersättningen. Av intervjuer har det framgått att en översyn har påbörjats på förvaltningen. I nämndens budget för 2017 avsätts 14,1 mnkr för ersättningen för att hantera den interkommunala ersättningen, vilket är samma belopp som avsattes 2016 och Nämnden har i årsrapporten inte återrapporterat för hur underskottet av den interkommunala ersättningen ska hanteras eller hur arbetet med prognostiseringen av har fortlöpt. Bedömning Revisionen bedömer att nämndens arbete med styrning och uppföljning av budgeten är tillräcklig. Revisionen menar att nämnden i sin årsrapport bör förtydliga hur budgetmedel har omfördelats enligt beslut och hur eventuella avvikelser i den interkommunala ersättningen ska hanteras framöver Beredning av beslut inför landstingets budget Revisionen har granskat nämndernas 4 beslut att utan eget ställningstagande överlämna förvaltningarnas yttrande över landstingsdirektörens planeringsunderlag inför budget Av såväl förarbetena till kommunallagen som rättspraxis 5 framgår att nämnderna i sin helhet måste fatta alla beslut som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet och därmed ha kvar det övergripande ansvaret för verksamheten. Kulturnämndens, samt övriga granskade nämnders, beslut att överlämna förvaltningens yttranden utan ställningstagande kan därför ses som att nämnden delegerat beslutanderätten till förvaltningen. Bedömning Revisionen bedömer att kulturnämnden bör besluta om yttrande över landstingsdirektörens planeringsunderlag inför budget eftersom nämnden enligt kommunallagen måste fatta alla beslut som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet. Revisionen menar att budgeten är det viktigaste styrdokumentet för verksamheten och att detta inte kan delegeras till förvaltningen. Kulturnämnden bör besluta i ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet som enligt kommunallagen inte kan delegeras till förvaltningen. 4 Trafiknämnden, hälso- och sjukvårdsnämnden samt kulturnämnden 5 Prop. 1990/91:117 s. 103 och 203, RÅ 1977 ref. 28 I och II samt Kammarrätten i Stockholms avgörande i mål nr

12 3.2 Granskning av kulturnämndens ansvar och befogenheter Revisionen har med hjälp av juridisk expertis granskat om ansvar, uppgifter och befogenheter för landstingets nämnder, utskott samt beredningar är tillräckligt tydliga. Granskningen av kulturnämnden har genomförts genom analys av reglemente 6, beslutsordning samt stickprov av ärenden i nämndens protokoll Delegation och verkställighet Enligt kommunallagen kan en nämnd delegera sin beslutsrätt om den klart anger vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. Beslutanderätten får dock inte delegeras när det gäller ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. I de kommunala verksamheterna görs även andra ställningstaganden som inte är beslut i lagens mening, man talar då om verkställighet. Kulturnämndens delegationsordning benämns som beslutsordning och innehåller både delegation och verkställighet. På intranätet är den nämndbeslutade beslutsordningen daterad Under vintern arbetar förvaltningen med hjälp av juridisk kompetens för att utveckla beslutsordningen. I beslutsordningen framgår bl.a. att inköp av lös konst är delegerat till obegränsat belopp, dock måste inköp ske i enlighet med konstprogram om inköpet överstiger kr. På några ställen i beslutsordningen anges beslutsfattare som ordf./vice ordf. Det framgår inte om beslutsfattaren är ordförandena tillsammans eller var för sig. Liknande otydligheter finns i beslutsordningen där både förvaltningschef och enhetsansvariga kan fatta beslut om investering upp till kr. Beslutsordningen innehållande även delegationsordning definierar flera beslutsärenden som verkställighet, vilka revisionen bedömer vara beslut i kommunallagens mening. Ett exempel är att både anställning och entledigande av personal beskrivs som verkställighet. JO har i särskilt ärende uttalat sig om att anställning är av sådan vikt att det är fråga om ett beslut i kommunallagens mening och därför bör delegeras från nämnden till förvaltningschefen. 7 Beslutsordningen saknar en hänvisning till kommunallagens delegationsförbud av verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Av en nyligen fattad dom i Kammarrätten 8 framgår det att relativt vida och omfattande delegationer är möjliga om det samtidigt finns en hänvisning till begränsningarna i delegationsförbudet. Av protokollen framgår vilka beslut som har anmälts till nämnden. Nästan uteslutande avser delegationsbesluten stöd/bidrag. Det framgår inte av protokollen vilken delegering i beslutsordningen som delegeringsbeslutet baseras på. Inte heller framgår till vilka belopp stöd lämnats JO 2004/05:1 8 Mål nr den 14 februari 2017 gällande LS:s delegationsordning för landstingsstyrelsen 8

13 3.2.2 Rätten att teckna handlingar Nämnden har reglerat rätt att underteckna handlingar för nämnden i ett särskilt protokollfört beslut 9. I beslutet framgår dock hur förvaltningens handlingar ska undertecknas, inte nämndens. Av beslutsunderlaget framgår också att vanliga avtal ska undertecknas av behörig tjänsteman enligt beslutsordningen. Vad som är ett vanligt avtal definieras dock inte. I beslutsordningen nämns flera gånger begreppet teckna avtal. Det är dock oklart om det som avses är att underteckna ett avtal, dvs. verkställighet, eller om det handlar om att besluta om avtal, dvs. beslut i kommunallagens mening. Vidare används begreppet firmatecknare i beslutet. Firmateckning är dock inte ett begrepp som ska användas i kommunala sammanhang eftersom kommuner och landsting inte har firma 10. I kommunala sammanhang bör begreppet rätt att underteckna användas. Bedömning Att många beslut betraktas som verkställighet riskerar att försvåra nämndens styrning, uppföljning och kontroll eftersom verkställighetsbeslut normalt sett inte anmäls till nämnden. I beslutsordningen är det i vissa fall otydligt vem som har rätt att fatta beslut, i andra fall har flera funktioner rätt att fatta beslut. Det är också otydligt vad som menas med vissa begrepp, exempelvis att teckna avtal. I något fall bör delegationen även kompletteras med beloppsgränser. Revisionen bedömer att nuvarande beslutsordning inte tillräckligt tydligt stödjer nämndens styrning. Revisionen ser därför positivt på det utvecklingsarbete av beslutsordningen som pågår på förvaltningen med Nämnden bör fatta ett nytt beslut där det även bör tydliggöras vem som har rätt att underteckna avtal och andra handlingar på nämnden respektive utskottets vägnar. Vidare bör uttryck som firmatecknare undvikas eftersom landstinget inte har firma. Rekommendationer: Kulturnämnden bör årligen formellt besluta om aktuell beslutsordning kompletterad med en hänvisning till kommunallagens delegationsförbud av verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Kulturnämnden bör när det gäller beslutsordningen i övrigt - fatta ett nytt beslut där det tydliggörs vem som har rätt att underteckna handlingar för nämndens och delegaternas räkning. - ompröva och förtydliga definitionen av vad som vad som ska ses som beslut i kommunallagens mening. - mer tydligt definiera begrepp och tydligt ange vilken funktion som har rätt att fatta beslut samt komplettera beslut med beloppsgränser / Firma regleras i bl.a. firmalagen och aktiebolagslagen. 9

14 Kulturförvaltningens ledning bör förtydliga mallen för anmälan av delegationsbeslut så att det framgår i protokollen enligt vilken beslutspunkt delegationsbeslut har fattats samt till vilket belopp. 3.3 Riskbedömning och intern kontrollplan Kulturnämnden fastställde i februari 2016 en intern kontrollplan upprättad utifrån en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Den interna kontrollplanen följdes upp och uppdaterades enligt trafikljusmodellen den sista december Planen innehöll 13 kontrollmoment inom sju olika huvudprocesser/verksamheter, åtta av dessa har bedömts som avklarade (gröna) och fem som delvis avklarade (gula). Åtta av kontrollmomenten som har lyfts in i internkontrollplanen har nämnden antingen kommenterat med arbete pågår/fortskrider eller inte kommenterat alls. Vissa av kommentarerna har inte uppdaterats sedan nämndens delårsrapportering. Av landstingets anvisningar för årsrapporter framgår det att kortfattade redogörelser eller planerade åtgärder ska redovisas för de som är gula eller röda. Beskrivning ska även ges till varför de grönmarkerade riskerna anses avklarade. Granskningen har visat att riskerna som har lyfts in från förvaltningens skilda enheter har kommenterats olika. Vissa följer landstingets anvisningar medan vissa inte gör det. Bedömning Revisionen bedömer att nämnden i uppföljningen av den interna kontrollplanen bör förtydliga och kommentera, i linje med landstingets anvisningar, vilka insatser som har genomförts under året för att hantera riskerna. Rekommendation: Nämnden bör enligt landstingets anvisningar i återrapporteringen av den intern kontrollplanen kommentera vilka åtgärder som genomförts under året för att hantera riskerna. 3.4 Inventering och förvaltning av landstingets konstbestånd Nämnden har gjort ett antal insatser under 2016 för att öka inventeringstakten av landstingets konstbestånd. Bland annat har en handbok delats ut till landstingets verksamheter om hur inventering bör genomföras. Förvaltningen har även rekommenderat verksamheter som inte har en utsedd kontaktperson för konstinventering att anlita extern kompetens för att inventera konst. Detta har, enligt nämndens årsrapport, gett resultat och ökat inventeringen från 10 procent 2015 till 19 procent Under året har evakuering, renovering och förvaring av befintlig konst prioriterats med anledning av landstingets omfattande omstruktureringar av hälso- och sjukvården. Detta har medfört att förvaltningen har pausat beställningstjänsten av ny- och omhängning av konst ur det befintliga konstbeståndet som tidigare erbjudits lands- 10

15 tingets verksamheter. Av intervjuer har det framgått att tjänsten beräknas vara pausad under ett antal år. Nämnden har i samråd med bland att Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) istället prioriterat konstinköp till de vårdmiljöer som är mest eftersatta. Vårdmiljöer inom psykiatrin valdes ut för satsningen under Bedömning Respektive nämnd och styrelse har eget ansvar för att inventera konstbeståndet. Revisionen bedömer att nämnden under året har gett anvisningar för inventeringen av landstingets konst i enlighet med reglementet. 3.5 Jäv och jävsliknande förhållanden Kulturnämnden har flera verksamhetsområden där frågor om jäv kan aktualiseras som till exempel beslut om ekonomiskt stöd till olika verksamheter och genomförandet av konstupphandlingar. Under året har en referensgrupp för bedömning och rådgivning av olika kulturstöd tillsatts. Gruppen har ingen beslutanderätt när det gäller till vem eller i vilken omfattning stöd ska delas ut. I samband med detta fastställde kulturnämnden riktlinjer 11 avseende jäv för nämndens ledamöter, förvaltningens personal, konsulter och referensgruppledamöter. Revisionen har gått igenom nämndens 12 och referensgruppens 13 protokoll för år 2016 i syfte att granska om någon notering gjorts om att ledamot eller gruppmedlem har anmält jäv. Vid genomgången uppmärksammades att en ledamot anmält jäv vid nämndmötet i april 2016 och att denne varken deltog i överläggning eller beslut. Vid genomgång av referensgruppens protokoll har jäv anmälts av fem deltagare vid mötet den 25 oktober gällande åtta verksamhetsstöd samt tre deltagare vid mötet den 26 oktober gällande fem verksamhetsstöd. Av protokollet framgår dock inte huruvida dessa personer deltog i överläggningar, utan enbart att jäv anmälts. Enligt uppgift till revisonen har emellertid ledamöterna lämnat rummet och inte deltagit i överläggningar. Bedömning Revisionen ser positivt på att riktlinjer kring jäv har tagits fram av nämnden. Revisonen vill framhålla att det tydligt i protokoll bör framgå att deltagare som anmält jäv inte deltagit i överläggningar. 3.6 Bisysslor Att ha en god intern kontroll av att otillåtna bisysslor inte förekommer är en viktig del i det förebyggande arbetet mot oegentligheter och i att minska risken för förtroendeskada. Revisionen har därför granskat om kulturnämnden har en tillräcklig intern styrning och kontroll av bisysslor. Granskningen har inte syftat till att upptäcka 11 KN 2016/ januari, 24 februari, 13 april, 8 juni, 28 september, 26 oktober och 7 december oktober samt 26 oktober

16 otillåtna bisysslor eller oegentligheter. Ansvaret för den interna kontrollen ligger alltid på den aktuella verksamheten. Revisionens roll är att granska att den interna kontrollen är tillräcklig. Med bisyssla menas, enligt SLL:s riktlinjer 14, varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla är arbetshindrande, förtroendeskadlig eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren neka att godkänna den anställde att utöva en sådan bisyssla. Av SLL:s vägledning om bisysslor 15 framgår att lokala rutiner ska tas fram för att hantera bisysslor och att regelverket ska vara känt hos medarbetarna. Nämnden eller förvaltningen har inte tagit fram några lokala rutiner för hantering och uppföljning av bisysslor. Förvaltningen uppger att de följer landstingets centrala riktlinjer. Enligt förvaltningens beslutsordning tas beslut om bisyssla av respektive enhetschef förutom att nämndens ordförande eller vice ordförande beslutar om förvaltningschefens eventuella bisyssla. För enhetschefer tar förvaltningschef beslut om bisyssla. Nämnden använde under 2016 en egen framtagen bisyssleblankett. På blanketten ska uppgifter om uppdragsgivare och omfattning av eventuell bisyssla uppges. Blanketten skrivs under av både den anställde och dennes chef. På blanketten hänvisas till delägarskap eller engagemang i bolag, enskild firma/eget företag eller annat affärsdrivande företag. SLL:s riktlinje uppger att vid bedömning om bisyssla är förtroendeskadlig är det av betydelse om bisysslan ligger inom ramen för arbetsgivarens verksamhetsområde. I förvaltningens blankett framkommer däremot inget om engagemang i föreningar, stiftelser eller liknande organisationer, vilket är organisationsformer som nämndens verksamhet till stor del berör. Den gemensamma HR-avdelningen för de centrala förvaltningarna inom landstinget, som kulturförvaltningen tillhör, tog i december 2016 fram en ny bisyssleblankett som förvaltningen kommer att använda det kommande året. Inte heller i denna framkommer engagemang hos föreningar och liknande organisationer. Enligt intervjuer ges information om bisysslor på interna möten och diskuteras även i förvaltningens ledningsgrupp. Kulturförvaltningen gör ingen sammanställning över vilka anställda som har lämnat in blankett eller vilka bisysslor som finns. Blanketterna skickas, efter hantering av respektive chef, direkt till SLL:s HR-avdelningen som sedan maj 2016 ansvarar för kulturförvaltningens personalarkiv. Granskningen visar att det är upp till varje enhetschef att varje år efterfråga information om de anställdas bisysslor i samband med medarbetarsamtalet som ska hållas i början av varje år. Enligt förvaltningen framkommer det i samtalet om den anställda är engagerad i någon organisation som nämndens verksamhet till stor del berör. En- 14 Riktlinjer för bisysslor inom Stockholms läns landsting, LS Vägledning vid bedömning av bisysslor inom Stockholms läns landsting, daterad

17 ligt uppgift ska bisyssleblankett också fyllas i vid nyanställning enligt SLL:s rekryteringsprocess som förvaltningen enligt intranätet följer. Att blanketten ska fyllas i vid nyanställning framgår dock inte av checklistan på förvaltningens intranät 16. Revisionen efterfrågade samtliga anställdas (61 stycken) bisyssleblanketter. Sammantaget har 50 stycken (ca 82 procent) av de anställda lämnat in blankett under året. Enligt revisionens granskning och dataanalys 17 har 24 (39 procent) av de 61 anställda engagemang i företag eller annan organisation. Endast åtta (33 procent) av dessa har lämnat helt korrekta uppgifter till arbetsgivaren. Av de resterande 16 anställda med engagemang i företag eller annan organisation har fem stycken inte lämnat in någon blankett, tre har uppgett att de inte har bisyssla och i åtta fall överensstämmer inte angivna bisysslor helt med registrerat engagemang. Nästan 40 procent av alla anställda (inklusive chefer) har någon bisyssla. Enligt landstingets vägledning om bisysslor ska chefer vara föredömen och särskilt restriktiva med bisysslor. Förvaltningen utför inga kontroller för att säkerställa att de anställdas redovisningar av bisysslor är korrekta. Nämnden har (se avsnitt 3.3) riktlinjer kring jäv, vilket personalen enligt uppgift med jämna mellanrum informeras om. Däremot finns ingen kontroll som säkerställer att utbetalningar inte görs till ett företag eller organisation där en anställd eller dess anhörig har ett engagemang. Revisionen har därför även granskat 18 om utbetalningar gjorts till företag eller annan organisation där en anställd eller en person ur den anställdas hushåll 19 har ett engagemang som skulle kunna bedömas som förtroendeskadlig. Vid granskningstillfället hade utbetalningar till leverantörer motsvarande cirka 450 mnkr utbetalats under Av dessa har cirka 14 mnkr (3 procent) inte kunnat kontrollerats då det saknats eller funnits ofullständiga uppgifter i leverantörsregistret. Genomgång av registret har dock visat att flertalet av utbetalningarna har gått till enskilda personer utan organisationsnummer, exempelvis anställda som fått utlägg utbetalat. Utifrån den granskning som varit möjlig har revisionen inte funnit några utbetalningar som bedömts som förtroendeskadliga. Detta innebär emellertid inte att sådana utbetalningar inte skulle kunna förekomma, utan är bl.a. avhängigt det underlag som revisionen tagit del av och utlåtanden från intervjuer. Bedömning Revisionen bedömer att ledningen behöver säkerställa att alla anställda årligen lämnar in efterfrågad bisyssleblankett. Ledningen bör också säkerställa att anställdas redovisningar av bisysslor är korrekta eftersom flera av de anställda med ett registrerat 16 Checklista nyanställd. Hämtad: Denna har dock enligt uppgift uppdateras och innehåller nu uppgift om bisyssla. 17 Anställningsdata har körts mot InfoTorg avseende funktionärsroller i företag och organisationer. 18 I granskningen har kontroll gjorts mot utbetalningar under januari till december 2015 samt januari till 8 december Kontrollen har gjorts genom matchning av organisationsnummer för de bolag och organisationer där anställda har ett registrerat engagemang mot kulturförvaltningens leverantörsregister. 19 Med hushåll menas i detta fall en person som är folkbokförd på samma adress som den anställda. I denna del har även samtliga uppdragstagare inkluderats. 13

18 engagemang inte har lämnat uppgifter om detta. I och med att förvaltningens personalarbete utförs med stöd av den gemensamma HR-avdelningen för de centrala förvaltningarna inom landstinget, kommer kulturförvaltningen framöver använda den centralt framtagna blanketten för bisysslor. Med fördel kan förvaltningen komplettera denna med hänvisning till de typer av organisationer som nämnden beslutar om bidrag för; föreningar, stiftelser och liknande organisationer. Detta för att säkerställa att bisysslor som ligger inom ramen för förvaltningens verksamhetsområde omhändertas. Revisionen rekommenderade i årsrapporten att ledningen bör ta fram en skriftlig rutin för att tydliggöra vilka kontroller som ska göras i anslutning till utbetalning av bidrag/stöd. Revisionen bedömer att förvaltningen även behöver genomföra löpande registervård för att säkerställa att uppgifterna om leverantörerna är fullständiga och uppdaterade. Förvaltningen bör också med viss regelbundenhet kontrollera om utbetalningar skett till bolag eller organisationer vilka anställda eller anhöriga har engagemang i. Rekommendationer Kulturförvaltningens ledning bör säkerställa att informationen i leverantörsregistret är korrekt genom att införa löpande och systematisk registervård. 3.7 Ledningsnära kostnader och representation Revisionen har granskat ledningsnära kostnader och representation för perioden september till december I likhet med revisionens granskning vid delårsrapporteringen bedöms representationen till sin inriktning och omfattning rimlig utifrån de syften som har angetts. Av tolv granskade leverantörsfakturor bedömdes nio vara i enlighet med regelverket för representation. För övriga fakturor saknades bl.a. syfte till konferens och resa på fakturorna samt att en faktura attesterades av en person som deltog i aktiviteten. Revisionens två tidigare rekommendationer av ledningsnära kostnader och representation 21 är därmed delvis åtgärdad (se bilaga 1). 3.8 Uppföljning av granskningen av bidrag till konserthuset Revisionen granskade vid delåret 2016 landstingets hantering av bidrag till konserthuset och kulturnämndens uppföljning samt kontroll av bidraget avseende renoveringen av konserthuset 22. Utifrån granskningen lämnade revisionen rekommendationen om att nämnden bör stärka sin kontroll och uppföljning av näringsbidraget samt återrapportera till fullmäktige. Revisionen rekommenderade även nämnden att i samverkan med landstingsstyrelsen förtydliga ansvarsfördelningen av stöd/bidrag till konserthuset. Rekommendationerna har nu följts upp. 20 Årsrapport Kulturnämnden, RK Årsrapport Kulturnämnden, RK Kulturnämnden, delrapport 2016, RK

19 Utifrån nämndens yttrande över revisionens delrapport 23 och intervjuer har det framkommit att förvaltningen i samverkan med Locum har arbetat fram en uppföljningsmall under hösten 2016 för uppföljning av renoveringsarbeten avseende konserthuset. Mallen berör bl.a. ekonomisk uppföljning, information om projekteringsläget och bilder för dokumentation avseende byggproduktion. Mallen har använts en gång och avstämningsmöten mellan representanter för renoveringsprojektet och kulturförvaltningen beräknas ske kvartalsvis framöver. Uppföljning och kontroll av underliggande fakturor ska enligt uppgift genomföras under våren Revisionen bedömer att rekommendationen delvis är avklarade i och med att förvaltningen har påbörjat processen att stärka den kontinuerliga uppföljningen. Revisionen kommer följa förvaltningens arbete under 2017 för att säkerställa att underliggande fakturor följs upp och att återrapporteringar sker till kulturnämnden respektive fullmäktige. Förvaltningen har kontaktat landstingsstyrelsens förvaltning för att påbörja processen av att klargöra ansvarsfördelningen för beredning och hantering av stöd/bidrag till konserthuset. Ett förtydligande beräknas vara genomfört till nästa avtalsperiod som är mellan Revisionen rekommenderade även kulturnämnden att redovisa det erhållna näringsbidraget till konserthuset som jämförelsestörande post (se avsnitt 4.2). 3.9 Avrapporterade granskningar i delrapport Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapport för nämnden. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport. Granskning av inköp och anskaffning Revisionen granskade nämndens rutiner och riktlinjer för upphandling och inköp av varor och tjänster och konstaterade att kulturförvaltningens ledning behöver förtydliga vilka rutiner/kontroller som ska ske i syfte att säkerställa en god intern kontroll avseende inköpsverksamheten. Uppföljning av rekommendationerna sker till revisionens delårsrapport Granskning av fördjupad uppföljning av stöd till kulturverksamheter Revisionen granskade nämndens hantering kring fördjupad uppföljning av stöd till kulturverksamheter som beräknades uppgå till ca 250 mnkr under Granskningen visade att dokumenterade rutiner för hur fördjupade uppföljningar ska ske saknades och att inga fördjupade uppföljningar genomförts sedan Revisionen rekommenderade därmed förvaltningens ledning att arbeta fram dokumenterade rutiner för fördjupad uppföljning av kulturstödet. 23 Yttrande över landstingsrevisorernas delrapport 2016 avseende Kulturnämnden, KuN 2016/885 15

20 Enligt uppgift har ett arbete med att ta fram nya rutiner påbörjats och kommer att beslutas av nämnd under våren 2017 i samband med att antalet stöd har reviderats och minskat Granskningar utan väsentliga iakttagelser Revisionen har genomfört granskning av attestförteckningen samt lönehantering utan att några väsentliga avvikelser har noterats Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats Samlad bedömning av intern styrning och kontroll I delrapporten 2016 noterade revisionen ett antal avvikelser när det gäller hantering, uppföljning och kontroll av stöd till kulturhuset samt fördjupad uppföljning av kulturstöden. Nämnden har under hösten 2016 påbörjat ett arbete för att stärka kontrollen och styrningen av dessa områden. Förbättringsarbetet som nämnden påbörjade under 2015 när det gäller den interna kontrollplanen bör fortsätta och även inkludera ett förtydligande av nämndens och ledningens prioritering av risker till interna kontrollplanen samt hur riskerna är hanterade under året. Vidare har granskningen visat att nuvarande beslutsordning inom kulturnämnden inte tillräckligt tydligt stödjer nämndens styrning och att det i vissa fall är otydligt vem som har rätt att fatta beslut. Granskningen visar också att förvaltningsledningen behöver stärka administrationen kring bisysslor och risken för jäv. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med

21 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Årsbokslutet inklusive årsrapport (förvaltningsberättelse) Under kortfristiga skulder redovisas 3,4 mnkr avseende upplupen kostnad för avgifter till STIM. Årets uppbokning uppgår till 1,1 mnkr. Avtalet är uppsagt av STIM och förhandling pågår enligt uppgift bland annat via förbundsjurist på SKL. Posten är därmed osäker till belopp och borde utifrån detta redovisas som avsättning. Bedömning Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättad enligt lagen om kommunal redovisning, god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. 4.2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Revisionen har tidigare rekommenderat att kulturnämnden bör redovisa det erhållna näringsbidraget till konserthuset som jämförelsestörande post. Detta har delvis genomförts i och med att nämnden redovisar intäkts- och kostnadsutvecklingen med och utan näringsbidraget till konserthuset, dock framgår inte näringsbidraget som en jämförelsestörande post i nämndens resultaträkning. I bilaga 1 framgår hur övriga rekommendationen har hanterats. 5 Nämndens yttrande över delrapport 2016 Nämnden har lämnat yttrande över delrapporten för Nämnden har i yttrandet kommenterat revisionens synpunkter med avvikande mening när det gäller förvaltningschefens rätt att teckna avtal med konserthuset för Nämnden anser att detta inte strider mot delegationsbestämmelser eftersom nämnden själv fastställer delegationen och även har rätt att fatta enstaka beslut som avviker från delegationsbestämmelser. Däremot anser nämnden att avtal om driftstöd till konserthuset är av sådan art och ekonomisk omfattning att kommande avtal bör fastställas av kulturnämnden. I övrigt avviker inte yttrandet mot revisionens synpunkter. 17

22 Bilaga 1 1(2) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Kulturnämnden, Årsrapport 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar 2010 Årsrapp ID: 611 Nämnden bör regelbundet genomföra extern uppföljning av hur de bidragsmottagande verksamheterna motsvarar de förväntningar som låg till grund för nämndens beviljande av stöd. X Någon extern uppföljning av att mottagare av ekonomiskt stöd lever upp till ställda premisser för utbetalats stöd har inte gjorts. Varje handläggare gör en uppföljning av respektive utbetalt bidrag. Det görs ingen samlad bedömning för de olika bidragstyperna, bl.a. med anledning av pågående översyn av strukturen för de olika stödformerna. Däremot kommer förvaltningen under 2016, utifrån utbetalda bidrag 2015, göra en kvalitativ uppföljning utifrån nämndens övergripande mål. Revisionen anser att frågan om huruvida bidragsmottagare lever upp till krav/förväntningar kopplade till mottagandet av aktuellt stöd är principiellt viktig. Följs upp i samband med delårsgranskningen ID: 815 Kulturnämnden bör återrapportera indikatorn om viss avsättning av byggkostnader för konstnärlig gestaltning så att fullmäktiges mål om avsättning kan följas upp. X Nämnden har återrapporterat indikatorn av konstnärlig gestaltning, dock med reservationen att det faktiska disponibla beloppet är lägre med anledning av avdrag som avräknas efter beställningen av konst. Revisionen bedömer att rekommendationen är åtgärdad men att nämnden bör särredovisa konstanslaget enligt fullmäktiges anvisningar. Revisionen har därmed lämnat en ny rekommendation, se rekommendation XX (rekommendation är ännu inte inlagd i vår rekommendationslista, se istället årsrapporten.) 2016 ID: 844 Nämnden bör tydliggöra hur prioritering av risker ska ske samt säkerställa att områden med högt riskvärde tas med i intern kontrollplanen oavsett om det finns framtagna åtgärder eller inte. Följs upp i samband med delårsgranskningen ID: 842 Nämnden bör i samverkan med landstingsstyrelsen göra en tydligare ansvarsfördelning för beredning och hantering av stöd/bidrag till konserthuset. X Kulturnämnden har varit i kontakt med landstingssytyrelsens förvaltning för att påbörja processen av att klargöra ansvarsfördelningen för beredning och hantering av stöd/bidrag till konserhuset. Ett förtydligande beräknas vara genomfört vid starten av nästa avtalsperiod ( ). Följs upp i samband med årsgranskningen ID: 841 Nämnden bör stärka och dokumentera sin kontroll och uppföljning av näringsbidraget samt återapportera till fullmäktige. X Nämnden har i samverkan med Locum arbetat fram en uppföljnngsmall som bl.a berör ekonomisk uppföljning. Uppföljning av underliggande fakturor och återrapporteringar av projektet till fullmäktige ska enligt uppgift genomföras under Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 945 Kulturnämnden bör när det gäller beslutsordningen fatta ett nytt beslut där det tydliggörs vem som har rätt att underteckna handlingar för nämndens och delegaternas räkning Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.

23 Bilaga 1 2(2) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Kulturnämnden, Årsrapport 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar 2016 Årsrapp ID: 949 Nämnden bör enligt landstingets anvisningar i återrapporteringen av den intern kontrollplanen kommentera vilka åtgärder som genomförts under året för att hantera riskerna Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 947 Kulturnämnden bör när det gäller beslutsordninge mer tydligt definiera begrepp och tydligt ange vilken funktion som har rätt att fatta beslut samt komplettera beslut med beloppsgränser Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 946 Kulturnämnden bör när det gäller beslutsordninge ompröva och förtydliga definitionen av vad som vad som ska ses som beslut i kommunallagens mening Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 944 Kulturnämnden bör årligen formellt besluta om aktuell beslutsordning kompletterad med en hänvisning till kommunallagens delegationsförbud av verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 943 Kulturnämnden bör besluta i ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet som enligt kommunallagen inte kan delegeras till förvaltningen. Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 941 Nämnden bör särredovisa konstanslagen för hälso- och sjukvårdslokaler respektive administrativa lokaler för att säkerställa en tydligare återrapportering av fullmäktiges mål. Följs upp i samband med årsgranskningen Årsrapp ID: 942

24 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

25 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2

26 Enheten för Administration och kommunikation TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: KN 2016/1035 Handläggare: Harald Lindkvist Landstingsrevisorernas delrapport 2016 avseende kulturnämnden Ärendebeskrivning Landstingsrevisorernas revisorsgrupp III har den 18 oktober 2016 överlämnat en delrapport 2016 avseende kulturnämnden och begärt att nämnden yttrar sig. I föreliggande ärende behandlas yttrandet från kulturnämnden. Beslutsunderlag I sin delrapport 2016 rörande kulturnämnden ger landstingsrevisorerna en lägesrapport utifrån de granskningar som genomförts hittills under året. Rapporten är en delrapport inför den slutliga avrapporteringen i samband med årsbokslut för Förslag till beslut Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden besluta att yttra sig över landstingsrevisorernas delrapport 2016 avseende kulturnämnden enligt förvaltningens förslag. Förvaltningens motivering Sammanfattning Revisionen bedömer att kulturnämndens delårsrapport tagits fram enligt anvisningarna samt att kulturnämnden arbetar enligt fullmäktiges intentioner för kulturverksamheten. I övrigt ger landstingsrevisorerna sammantaget sju rekommendationer till förbättringsinsatser: 1. Nämnden bör tydliggöra hur prioritering av risker ska ske samt säkerställa att områden med högt riskvärde tas med i intern kontrollplanen oavsett om det finns framtagna åtgärder eller inte. 2. Kulturförvaltningens ledning bör aktualisera riktlinjer och rutiner för upphandling och inköp av varor samt säkerställa att de följs. 3. Kulturförvaltningens ledning bör dokumentera de löpande kontrollerna (för upphandling och inköp förvaltningens anmärkning) så att uppföljning kan genomföras. Bilagor:

27 2 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: KUN 2016/ Nämnden bör stärka och dokumentera sin kontroll och uppföljning av näringsbidraget samt återrapportera till fullmäktige äskade Konserthuset 156,7 mnkr för perioden för byggnadsoch renoveringsarbeten. Kulturnämnden yttrade sig till landstingsstyrelsen i ärendet, (KN 2014/293 Anhållan om medel för upprustning av Konserthuset). Av kulturförvaltningens utlåtande framgår att förvaltningen förutsätter att uppföljningen av Konserthusets upprustning sker i samverkan med Locum AB, som har den tekniska kompetensen inom fastighetsområdet. Detta anges dock inte i landstingsstyrelsens förslag till beslut om stöd för renoveringen. Landstingsfullmäktige beviljade i juni 2014 äskade medel och gav kulturnämnden i uppdrag att följa upp genomförandet av de planerade åtgärderna samt att betala ut bidrag mot fakturaunderlag. Förutom fyra uppföljningsmöten under 2016 där ekonomin och status i renoveringsarbetet presenterats, har någon större uppföljning eller kontroll av fakturor - exempelvis via stickprov - av kulturnämnden ännu inte genomförts. Enligt landstingsrevisorerna har kulturnämnden ingen tidigare erfarenhet av att följa upp fastighetsrenoveringar. Revisionen bedömer att kulturnämndens uppdrag att följa upp genomförandet av planerade renoveringsåtgärder - och betala bidraget mot nödvändiga fakturaunderlag - inte ligger inom ramen för nämndens uppdrag enligt reglementet. 5. Nämnden bör i samverkan med landstingsstyrelsen göra en tydligare ansvarsfördelning för beredning och hantering av stöd/bidrag till konserthuset. Revisorerna menar att det behöver klargöras vilket ansvar som ligger på landstingsstyrelsen respektive kulturnämnden. Den otydliga ansvars- och rollfördelningen har medfört att det saknas fulltäckande politiskt beslut om godkännande av avtalet med Konserthuset om stöd för driften av verksamheten för åren I landstingsfullmäktiges budget för 2015 framgår det inte på ett tydligt sätt att fullmäktige beslutat att utöka verksamhetsstödet till Konserthuset i enlighet med äskandet. Endast att Konserthuset ska beviljas ett flerårigt avtal och hjälp med nödvändiga investeringar. Kulturnämnden gav kulturförvaltningens chef i uppdrag att teckna ett flerårigt avtal utan att något avtalsförslag bifogades och det framgick av nämndens budget endast för 2015 till vilket belopp avtalet skulle tecknas. Förvaltningschefen och Konserthuset tecknade i juni 2015 avtal om driftbidrag för på totalt 572 mnkr. Av kulturnämndens beslutsordning framgår att principiellt viktiga avtal - eller avtal av stor ekonomisk betydelse - ska godkännas av nämnden. Enligt revisorerna har nämnden inte följt sin beslutsordning och godkänt avtalet.

28 3 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: KUN 2016/1035 Av revisorernas rapport avseende landstingsstyrelsen framgår att äskanden om ekonomiskt stöd inges till landstingsstyrelsen, inte till kulturnämnden. Detta bidrar till osäkerhet när det gäller vem som ska bereda ärendena. Revisorerna menar att det förefaller som om Konserthusets eget äskande avgör stödets storlek. Vidare att transparensen brister när det gäller den utlåning som skett till Konserthuset samt att lånen egentligen kan betraktas som ett bidrag, eftersom Konserthuset årligen får ersättning från landstinget för att finansiera amorteringsutgifterna. 6. Kulturförvaltningens ledning bör utforma dokumenterade rutiner i enlighet med riktlinjer och villkorsdokument för fördjupad uppföljning och kontroll (av kulturstöden förvaltningens anmärkning) samt säkerställa att de följs. Revisionen kommer att följa förvaltningens arbete på området. 7. Kulturförvaltningens ledning bör hantera näringsbidraget som en jämförelsestörande post i syfte att ge en mer rättvisande bild av intäkter och kostnader. Näringsbidraget till Konserthuset har en betydande påverkan på nämndens intäkter/kostnader och är därmed viktigt att uppmärksamma vid jämförelser med andra perioder. I syfte att ge en mer rättvisande bild av den underliggande verksamheten bedömer revisionen att näringsbidraget bör hanteras som en jämförelsestörande post. Överväganden Kulturförvaltningen kommer att följa landstingsrevisorernas rekommendationer i det fortsatta arbetet under Förvaltningen föreslår att kulturnämnden yttrar sig enligt bilaga 1. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Innehållet i förvaltningens förslag till yttrande för inte med sig några omedelbara ekonomiska konsekvenser för kulturnämnden. Miljökonsekvenser av beslutet I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbedömning i detta ärende.