Kanslimanual. Bokningsrutiner. Städrutiner. Material. Kontakter. Se bilaga 1. Se bilaga 2

Transkript

1 tisdag den 20 augusti 2013 Kanslimanual Bokningsrutiner Se bilaga 1 Städrutiner Se bilaga 2 Material På kansliet har du tillgång till det mesta. Det finns oftast kaffe, the och frukt. Respektera om något är namnmärkt. Du får gärna använda våra datorer, framförallt den stationära. Använder du något av skrivborden, respektera att det är personers arbetsplats och lämna borden som dom var från början. Pennor och sudd till whiteboarden i mötesrummet finns i bokhyllan brevid, eller i skåpet med kontormaterial. Förbrukningsmaterial har du både i skåpet under våra tryckmaterial (kontorsmaterial), samt bakom drapperiet på toaletten (toapapper, städ m.m.). Papper till skrivaren samt kuvert finner du bakom drapperiet under våra brochyrställ. Annat skrivpapper, kladdpapper, BOE, mappar m.m. finns i/på hyllan mittemot skrivaren. Skrivaren får användas, men tänk på att färgutskrift kostar kansliet 2kr/sida. Missbruk beviras. Kontakter Förbundets kontaktuppgifter finner du på vår hemsida Om något skulle hända måste Generalsekreteraren (Daniel Madhani) kontaktas omgående på telefonnummer: Gäller det frågor/anmälning av fel av själva fastigheten, kontakta KVA (Se bilaga3) 1

2 måndag den 26 mars 2012 version: 1.1 BOKNINGSRUTINER Bokningsrutinerna syftar till att underlätta för dig som vill besöka Kansliet, boka övernattningslägenheten, konferensrummet på Lilla Frescativägen 4c. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du är här, att du känner dig välkommen, att kansliet känns inspirerande och att du omfattas av Förbundets försäkring i händelse av att något skulle inträffa. Förhandsbokningar skickar du till kansliansvarig. Bokning av rum eller sängar i Övernattningslägenheten Alla övernattningar, även enstaka nattbesök, i lägenheten måste bekräftas av kansliansvarig. I bokning skall följande framgå: För- och efternamn på bokningsansvarig För- och efternamn övriga nattgäster Datum för övernattningen Mobiltelefonnummer till bokningsansvarig Syftet med övernattningen Ansvarig för städrutiner som finns i lägenheten Bokningen presenteras på kansliets kalender med ovanstående information av kansliansvarig. Se längre ner för bokningsexempel. Bokning av konferensrum och/eller kansliet Kansliet och konferensrummet används flitigt av personal och aktiva vilket är mycket glädjande. För att maximera tillgängligheten och arbetseffektiviteten så måste du i fortsättningen förhandsboka, även under kontorstid. I bokning skall följande framgå: För- och efternamn på bokningsansvarig För- och efternamn på deltagare Datum och tider du önskar konferensrummet Mobiltelefonnummer till bokningsansvarig Syftet med nyttjandet av konferensrummet Ansvarig för städrutiner som finns i och med nyttjandet av kansliet/ konferensrummet. Bokningen presenteras på kansliets kalender med ovanstående information av kansliansvarig. Se längre ner för bokningsexempel. Några bokningsexempel Per Johansson ordförande föreningen Skum tlf: Bokning avser Konferensrum samt 3 sängplatser i rum 5, 22/4-23/4. Syfte: Genomgång av katakomber i Konferensrummet måndag 22/4 kl 09:00 15:00. Deltagare: Josefina Johansson, Vice Skumordförande Karl Jansson, Katakombexpert. Städansvarig. Thomas Gustavsson, distriktsordförande, Övre Norrland Bokning avser Konferensrum på kansliet 19-22:00 lördag 12/10. Syfte: Distriktsstämma 2012 Deltagare: Klara Dahlén, Vice ordförande Anna Soliden, ledamot Bengt Karlsson, ledamot - städansvarig. John R, Förbundsstyrelseledamot, Bokning eller närvarande på kansliet efter 17:00 söndag 3/2 Syfte: Möte med deltagare i projektbanken. Deltagare: Jonas Andersson, aktiv - städansvarig Sara Mellgren, kassör. 1

3 Hej Allesammans, Nedan följder lite tillägg till de rutiner som finns för övernattningar/bokningar i/av rum 3 och 5 samt konferensrummet på Kansliet Förbundet Unga Forskare. Läs, begrunda, ta del av exemplen och sprid vidare. Det är viktigt att rutinerna respekteras så att man som besökare kan känna sig trygg, välkommen och väl omhändertagen. Välkomna! Bästa hälsn. Daniel Övernattning Alla övernattningar i lägenheten måste bekräftas av kansliet - även enstaka nattbesök. Viktigt i bokningen är att syftet med övernattningen framgår samt vem som är ansvarig för städrutinerna som finns fastslagna i lägenheten. Bokningar görs med för- och efternamn på alla som övernattar. Ett telefonnummer skall alltid finnas till den som bokar (gäller även enstaka nattbesök). Informationen presenteras i bokningen på kansliets kalender. Alkoholförbudet gäller liksom tidigare. Bokning av konferensrum Vad gäller bokning av kansliet/konferensrum, vardagar liksom helgdagar, så är det viktigt att alla deltagare finns registrerade med för - och efternamn (det låter kanske lite jobbigt men det går ganska snabbt). Ändamålet skall också framgå samt vilken enhet/ del av förbundet man tillhör t ex UUF eller SIYSS). Vem som är ansvarig för städrutinerna som finns fastslagna på kansliet är viktigt att det med. Ett telefonnummer skall alltid finnas till den som bokar. Informationen presenteras i bokningen på kansliets kalender. Alkoholförbudet gäller liksom tidigare. Några bokningsexempel Per Johansson projektledare för Skum tfn: Bokning avser Konferensrum samt 3 sängplatser i rum 5, 22/4-23/4. Ändamål: Genomgång av katakomber. Deltagare: Josefina Johansson, Vice Skumordförande Karl Jansson, Katakombexpert. Städansvarig. Per Albin Hansson Bokning avser 1 sängplats i rum 3, 25/5-26/5 Ändamål: Besök av inneboende Per Albin Hansson är städansvarig. Thomas Deleva, distriktsordförande, Övre Norrland Bokning avser Konferensrum på kansliet 19-22:00 lördag 12/10. Ändamål: Distriktsstämma 2012 Deltagare: Klara Dahlén, Vice ordförande Sara Bengtsson, Kassör Anna Soliden, ledamot Bengt Karlsson, ledamot - städansvarig. Sandra Johansson, valberedare

4 Checklista Städ - vid lån av kanslilokaler Kontorslokalen, konferensrummet och matplatsen Toan Köket Plocka undan alla saker ni använt och ställ tillbaka dem på sina platser Ställ in stolar och torka av borden Sudda Whiteboard-tavlorna om ni använt dem Vik ihop filtarna och lägg tillbaka dem på kassaskåpet Lägg tillbaka tofflorna i korgen i hallen Släng allt skräp och papper som ni inte kommer använda Våttorka golven om det behövs (ex om ni går med skor inomhus eller spillt något) Gör rent handfatet Städa toalettstolen Våttorka golvet Töm papperskorgen Diska upp all disk Vid källsortering, är det viktigt att ni bara lägger RENA förpackningar i behållaren under diskbänken Märk upp överbliven mat om ni vill äta av det vid ett annat tillfälle Lägg era torrvaror på er resp. hylla i köket Märk även upp överbliven mat som andra grupper får äta av Våttorka golvet Gå ut med soporna (sopkärlen står bakom muren vid 4D) Bär tillbaka porslin, bestick och annat som ni tagit ner från lägenheten. Se lista på insidan av skåpet vilken utrustning som ska finnas nere i kansliets kök. Resten ska tillbaka till lägenhetens kök.

5 Checklista Städ - vid lån av lägenheten Sovrummen Vik ihop täcken och lägg tillsammans med kuddarna på sängarna Vik ihop filtarna och lägg dem på fåtöljerna Släng allt skräp och papper Ställ in stolarna och torka av borden i sovrummen Töm papperskorgarna Badrummet Städa toalettstolen Städa av duschen, speciellt hår från golvbrunnen Städa av handfatet och torka av spegeln och våttorka golvet vid behov Köket Diska upp all disk, torka den och ställ tillbaka i skåpen Plocka undan alla saker ni använt och lägg dem där de hör hemma Släng allt skräp och papper Torka av bordet, köksbänkarna och spisen Städa ur de hyllor ni använt i kylskåpet Släng överbliven mat alt. bär ner det till köket på kansliet om andra grupper får äta av den. Ingenting bör lämnas i kylskåpet då det är lätt att det glöms bort och blir dåligt. Töm soppåsen under diskbänken och våttorka golvet OBS!! Får inte slarvas med!! Ta ner saker som hör till kansliet Gå ut med soporna, sopkärlen finns bakom muren vid 4 D. Tänk på att respektera att vi har hyresgäster i lägenheten, plocka undan när ni använt något, och diska undan direkt så att andra slipper snubbla på era saker och smutsiga tallrikar o. dyl.

6 Kungl. Vetenskapsakademien har till uppgift att främja vetenskaperna och stärka deras inflytande i samhället. The Royal Swedish Academy of Sciences has as its aim to promote the sciences and strengthen their influence in society. Stockholm 13 juni 2013 Denna fastighet, Vetenskapsakademien 1, Lilla Frescativägen 4C ägs och förvaltas av Kungl. Vetenskapsakademien. Kontaktpersoner: Björn Jouchims, Fastighetsansvarig Telefon: Mobil: E-post: bjorn.jouchims@kva.se Kent Wallenius, Fastighetstekniker Telefon: Mobil: E-post: kent.wallenius@kva.se Karl Gardheden, Fastighetsskötare (går i pension ) Telefon: Mobil: E-post: kalle@kva.se Vid akuta ärende har akademien avtal med fastighetsjour: IAL Skadeservice (dygnet runt) Hyresgäster: Våning Nummer Namn i lägenhetsregister BV 1001 Holmvik 1 trappa 1101 Stockholm Resilience Centre 1 trappa 1102 Förbundet Unga Forskare BOX 50005, SE STOCKHOLM, SWEDEN, RECEPTION , FAX , INFO@KVA.SE BESÖK/LEVERANS, VISIT/DELIVERIES: LILLA FRESCATIVÄGEN 4A, SE STOCKHOLM, SWEDEN FAKTURA, INVOICE: KUNDID. PAA03030, FE533, SE STOCKHOLM, SWEDEN