Riktlinjer för information i väntrum

Transkript

1 Riktlinjer för information i väntrum Dessa riktlinjer är fastställda av landstingets verkställande ledning den 16 oktober Reviderade Inom landstingets många verksamheter finns ett stort antal lokaler, hallar och passager där allmänheten har tillträde. En särskild roll har väntrummet där besökaren tillbringar tid i väntan på undersökning, behandling eller besked. Röriga väntrumsmiljöer med gamla, slitna veckotidningar, inaktuella broschyrer och affischer ger besökaren ett ofördelaktigt intryck av vårdinrättningen. God medicinsk kvalitet och omsorg om patienten börjar redan i väntrummet! Därför är det varje chefs ansvar att berörd personal har kännedom om dessa riktlinjer och att väntrummen motsvarar riktlinjerna. Varje mottagning bör utse en kontaktperson som dels ansvarar för att väntrummet sköts på ett bra sätt, dels att informationsutbudet är aktuellt och att gammalt material rensas bort. Frågor om väntrumsinformation besvaras av landstingets informationsfunktion, e-post: kontorsservice@vll.se Basutbud av information Patienträttsnumret Rätt i vården innehåller all information som landstinget anser vara viktig för patienter, anhöriga med flera. Den ska därför finnas i tidningsställ i samtliga väntrum. Rätt i vården har artikelnummer och beställs från Materialcenter, telefon Klinikbunden information Basutbudet kan kompletteras med information om den egna basenheten. För att enheten på ett enkelt och professionellt sätt ska kunna utforma ett eget informationsblad/folder finns wordmallar att hämta i linda [Ämnesområde/Administration och verksamhetsstöd/information och kommunikation/grafisk profil]. Basenheten kan också välja att informera om den egna enheten i en särskilt avsedd pärm. Pärmen beställs hos informationsfunktionen, e-post: kontorsservice@vll.se.

2 Anslagstavla I väntrummet, eller i anslutning till, bör en anslagstavla finnas uppsatt. Affischer anslås på anslagstavlan och inte på andra ställen i lokalen, t ex vid receptionen, på väggar eller dörrar. Eftersom alltför många budskap begränsar informationens effekt ska inaktuella anslag alltid tas ner oavsett av vem de satts upp! Anslagstavlor bör placeras så lågt som möjligt för att så många som möjligt ska kunna ta del av informationen. Högsta placering bör vara 180 cm i överkant. Anslagstavlor beställs via Inköp Västerbotten, telefon: eller via intranätet linda, E-tjänster/Förråds- och varubeställning. Information om service Information om service, exempelvis om apoteket, sjukhusrestaurangen, kafeterian, sjukhuskyrkan, frisören, biblioteket, kiosken, taxi-, buss- och tågtider, är tillåten på anslagstavlor eller i en särskilt avsedd pärm. Pärmen beställs hos informationsfunktionen, e-post: kontorsservice@vll.se. För Lycksele lasarett, Norrlands universitetssjukhus och Skellefteå lasarett finns broschyrer framtagna som innehåller information om kringservice på respektive sjukhus. Broschyrerna beställs från Materialcenter, telefon Annan relevant information Relevant information från andra aktörer än landstinget är tillåten i begränsad omfattning i väntrummet. Patientföreningar och anhörigföreningar erbjuds att ha ett informationsblad om sin verksamhet i en särskilt avsedd pärm. Pärmen beställs hos informationsfunktionen, e-post: kontorsservice@vll.se. Informationsbroschyrer i sig skapar sällan effekter utan behöver oftast kompletteras med muntlig information. Därför ska broschyrer om t ex behandlingar och behandlingsanläggningar, rökslutarstöd, sjukvårdsrådgivningen.se och liknande inte ligga i väntrummen utan istället delas ut av vårdpersonal i samband med patientmötet. Tidningar Dagstidningar och veckotidningar är trevliga inslag för den som tillbringar en stund i väntrummet. Även här gäller att gamla och slitna tidningar rensas bort så att tidningshyllan ger ett fräscht intryck. Likaså är det viktigt att fundera över vilka budskap olika tidningar förmedlar, så att dessa inte strider mot landstingets mål för verksamheten. Tidningsställ och bokställ bör vara vägghängda. Golvställ bör undvikas med tanke på framkomligheten för besökare med exempelvis rollator, barnvagn eller rullstol. Dagstidningar fästs med fördel på träpinnar/aluminiumpinnar som kan hängas i en list eller krok på väggen och veckotidningar/månadsmagasin kan gärna märkas med enhetens namn. Genom detta försvåras att tidningarna försvinner från väntrummet. Tidningspinnarna beställs via Inköp Västerbotten, telefon: eller via intranätet linda, E-tjänster/Förråds- och varubeställning.

3 Gratistidningar Landstingets verksamheter får ibland gratistidningar med posten. Tidningar som strider mot verksamhetens mål, gör reklam för varor eller tjänster eller som har ett politiskt eller religiöst innehåll får inte finnas i våra väntrum. Innan en tidning läggs i väntrummet bör man fundera på om den verkligen har något mervärde för patienten. Landstingets informationsfunktion, e-post: kontorsservice@vll.se, kan hjälpa till med att säga upp oönskade gratisprenumerationer. Korsord Att lösa korsord är avkoppling för många. Landstinget tillhandahåller, via nyhetsbrevet Väntrumsnytt, nya korsord några gånger per år. Dessa korsord är fria att kopieras och läggas i väntrummen. Korsorden bör förvaras i särskilda fack. Otillåten information Det är inte tillåtet att sätta upp eller lägga ut material som: Strider mot landstingets mål för verksamheten Innebär reklam för naturmedel, läkemedel och behandlingsmetoder som är oförenliga med vetenskap och beprövad erfarenhet. Har politiskt eller religiöst innehåll. Dominerar eller tar över intrycket av lokalen. Källa: Landstingets regelverk 2006 (Reklam, försäljning, sponsring) Ovidkommande information Landstingets lokaler är ofta intressanta platser för företag, opinionsbildare och andra aktörer som vill sprida information och budskap. Väntrum, entréhallar, anslagstavlor och korridorer ska så långt som det är möjligt hållas fria från ovidkommande information. Även information som kan synas vara harmlös, bör ifrågasättas eftersom den kan uppfattas som godkänd eller till och med rekommenderad av landstinget. Intern information Lokaler och korridorer där många patienter och anhöriga uppehåller sig bör inte användas för information om personalaktiviteter eller facklig verksamhet. Likaså bör inte personaltidningen Journalen ligga i väntrummet. Personalutrymmen, matsalar och personalrestauranger som i huvudsak används av anställda kan vara lämpliga platser för personalinformation, gärna då markerad som sådan. Utställningar Landstingets lokaler får användas för utställning under förutsättning att den är godkänd av ansvarig chef eller landstingets informationschef. Kraven för utställningsinformation är samma som för annan skriftlig information. Tv-/datorskärm För den som vill informera på tv-/datorskärm i väntrummen finns en mall för PowerPointpresentation framtagen. Presentationen finns att ladda ner från linda [Ämnesområde/Administration och verksamhetsstöd/information och kommunikation/grafisk profil]och enheterna kan själva anpassa presentationen så att den passar den egna verksamheten. Tv-/datorskärmen bör vara placerad i ögonhöjd och på ett sådant sätt att tittaren vid behov kan gå närmare skärmen.

4 Datorer, tv-/bildskärmar och eventuell förstärkare beställs via MTI enligt rådande rutiner. För tillgänglighetsanpassning av dator kontakta Dataresurscentrum (DRC), telefon Skyltar Skyltar som visar till väntrum, reception, kapprum eller WC ska följa gällande skyltprogram. Används så kallat kölappssystem ska det alltid kompletteras med personlig service. Det är viktigt att komma ihåg är att skyltar och skrivna anvisningar aldrig fullt ut kan ersätta den personliga servicen och mötet med patienten. Många besökare kan inte ta del av den skrivna informationen. Skyltar beställs via Inköp Västerbotten, telefon: eller via intranätet linda, E- tjänster/förråds- och varubeställning. Enklare klisteranslag/inplastade anslag av standardformat med budskapen Information från landstinget, Aktuellt och Affischering ej tillåten finns att beställa hos informationsfunktionen, e-post: Inredning Ju renare miljö desto lättare är det att fånga patientens uppmärksamhet på väsentlig information. För mer information om vad som är viktigt att tänka på vad gäller inredning och vid ombyggnationer/renoveringar hänvisas till broschyren Landstingets lokaler En ofantlig offentlig miljö att vårda väl eller till Inköp Västerbotten, telefon: eller via intranätet linda, E-tjänster/Förråds- och varubeställning. Tillgänglighet Om man har för avsikt att anpassa väntrummet i sin helhet för personer med olika former av funktionsnedsättningar så bör man anlita en utbildad tillgänglighetskonsult som genomför en inventering och föreslår förbättringar. I Västerbotten finns för närvarande Kompetenscentrum för Tillgänglighet (KCT) i Umeå, telefon (växel), som har utbildade konsulter. Alternativt kan man kontakta tillgänglighetskonsulten i Skellefteå kommun, telefon (växel). Dessa kan ge bra råd och tips eller anlitas för en mer genomgående konsultation. Lekmaterial Lekmaterial i väntrum är viktigt. Det signalerar något positivt till barnen och det kan efter besöket förknippas med något som har varit roligt. När det gäller lekmaterial till väntrum bör man tänka på att de ska vara lätta att hålla hygieniskt rena och att det inte är för många små delar som barnen kan stoppa i munnen. Det bör finnas lekmaterial för olika åldrar. Om du behöver hjälp och råd vid inköp av barnmöbler, kontakta Inköp Västerbotten, telefon: eller via intranätet linda, E-tjänster/Förråds- och varubeställning. Små belöningspresenter som ges till barn vid t ex vid provtagning beställs via Materialcenter, telefon och via linda, E-tjänster/Förråds- och varubeställning.

5 Det kan vara mycket positivt att i ett behandlingsrum ha en korg med distraktionsmaterial som även kan fungera som kontaktmedel mellan barnet och personalen. Väntrumsnytt Väntrumsnytt är ett nyhetsbrev som skickas ut av landstingets informationsfunktion till väntrumsansvariga ute på enheterna.