Miljöarbetet i Malmö stad. Utförd på uppdrag av stadsrevisionen, Malmö stad

Transkript

1 Miljöarbetet i Malmö stad Utförd på uppdrag av stadsrevisionen, Malmö stad December

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Granskningens syfte och avgränsning Revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Rapportens struktur Implementering av miljöprogrammet Allmänt om målbilden Handlingsplan Uppföljning Bedömning Miljönämnden Konkurrerande mål Arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Uppföljning och rapportering Ansvarsfördelning och samordning Bedömning Tekniska nämnden Gatukontoret Fastighetskontoret Stadsbyggnadsnämnden Konkurrerande mål Förvaltningens arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Uppföljning och rapportering Ansvarsfördelning och samordning Bedömning Kommunstyrelsen Konkurrerande mål Förvaltningens arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Uppföljning och rapportering Ansvarsfördelning och samordning Bedömning Bedömning och rekommendationer...28 Bilaga 1: Iakttagelser per nämnd...32 Bilaga 2: Källförteckning...35 Bilaga 3: Lista över intervjuade personer...36 Bilaga 4: Övergripande iakttagelser

3 Bilaga 5: Ansvarsfördelning av åtgärder i Handlingsplan för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad Bilaga 6: Stadsbyggnadskontorets interna miljömål...42 Bilaga 7: Målbild i verksamhetsplanen avseende miljöfrågor

4 1. Sammanfattning Föreliggande granskning syftar till att ge revisorerna underlag för att bedöma berörda nämnders och kommunstyrelsens former för styrning och uppföljning mot målen i Malmö stads miljöprogram. Nämnder som omfattats av granskningen är miljönämnden, tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden samt kommunstyrelsen. Den sammantagna bedömningen är att de granskade förvaltningarna arbetar i den dagliga verksamheten utifrån miljöprogrammets målbild. De granskade förvaltningarna arbetar dock på mycket olika sätt med miljöprogrammet och handlingsplanen och den samlade målbilden som omfattar bl.a. kommunfullmäktiges mål, miljöprogrammets mål samt mål kopplade till andra styrdokument upplevs som komplex att förhålla sig till. En del av de granskade nämnderna har inte lyckats med att integrera miljöprogrammet eller handlingsplanens åtgärder i förvaltningens egen struktur för miljöarbetet. Enligt vår bedömning kan detta bero på att handlingsplanen upplevs sakna en stark koppling till miljöprogrammet. Enligt vår bedömning följs inte miljöprogrammet och handlingsplanen upp på ett systematiskt sätt i nuläget vilket gör det svårt att göra en samlad bedömning av huruvida målen kommer att uppfyllas vid programperiodens slut. Metoderna och systemen för uppföljningen behöver utvecklas. Miljönämndens uppdrag avseende uppföljning och samordning av arbetet med miljöprogrammet och handlingsplanen bör förtydligas. Ansvarsfördelningen för en del åtgärder i handlingsplanen upplevs vara otydlig och bör förtydligas. Enligt vår bedömning finns det en bra dialog mellan förvaltningarna men mer samverkan efterfrågas i framtagandet av handlingsplanen. Enligt vår bedömning finns det inte signifikanta konkurrerande mål i miljöprogrammet. De konflikter som finns mellan miljöprogrammets målbild och övriga prioriteringar och strategier (t.ex. stadens förtätningsstrategi och målet avseende bullernivån) kan hanteras inom de befintliga processerna och samverkansformerna mellan de berörda förvaltningarna. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: u u u u Kommunstyrelsen bör förtydliga miljönämndens mandat och ansvar i uppföljnings- och samordningsarbetet med miljöprogrammet. Kommunstyrelsen bör följa upp utvecklingen med miljöprogrammets måluppfyllelse på ett mer systematiskt sätt. Miljöförvaltningen har tagit fram dokumentet Uppföljning av målen i Malmö stads Miljöprogram som innehåller förtydliganden till definitioner av begrepp som klimatneutral, nyckeltal för uppföljningen av de olika målområden samt en bedömning av måluppfyllelsen vid programperiodens slut. Detta dokument bör användas som underlag för att stärka och förtydliga mätmetoder för uppföljningen av miljöprogrammet och handlingsplanen. Miljömåls- och åtgärdsarbetet borde föras in i verksamhetsplaneringen på ett tydligare sätt för att göra miljömålen till ett centralt uppdrag som klart och tydligt ingår i förvaltningens dagliga arbete. 4

5 u u u u u u För att tydligt kartlägga hur miljöprogrammet och handlingsplanen hänger ihop med verksamhetens planering bör det övervägas om det ska läggas krav på att förvaltningar upprättar särskilda miljöhandlingsplaner. Miljönämnden skulle kunna ta fram en mall för en miljöhandlingsplan där förvaltningar måste tydligt redovisa hur de ska integrera miljöprogrammet och handlingsplanen i sin verksamhet. Om alla förvaltningar arbetar på samma sätt kan det också bli lättare att skapa ett gemensamt uppföljningssystem av miljömålen. Samtliga förvaltningar bör identifiera direkta och indirekta miljöaspekt som förvaltningen har påverkan över eller möjlighet att påverka. Gatukontorets tre perspektiv på miljöfrågor (internt, internt-externt, externt) är ett exempel på hur detta kan utföras. Vidare kan gatukontorets sätt att identifiera aspekter, upprätta miljöeffektkarta och definiera fokusområden lyftas fram som ett bra exempel på hur förvaltningar kan identifiera sina direkta och indirekta miljöaspekter. Arbetet med att utveckla ett rapporteringssystem i Stratsys för uppföljningen av miljöprogrammet och handlingsplanen bör slutföras för att förstärka processen och systematiken i uppföljningen. Den nya handlingsplanen för bör på ett tydligare sätt dela upp huvudansvaret för åtgärder där flera förvaltningar utpekas som ansvariga. Detta kan förbättras genom att huvudansvariga förvaltningar utses för varje åtgärd. Berörda förvaltningar bör vara med i arbetet med att ta fram en ny handlingsplan så att de bättre kan integrera åtgärderna i strukturen för förvaltningarnas miljöarbete. Arbetet med att genomföra åtgärderna borde prioriteras tydligare i de olika förvaltningarna. Arbetet kan också förbättras genom ett ökat samarbete och erfarenhetsutbyte mellan berörda verksamheter. 5

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Fullmäktige beslöt 2009 om Miljöprogram för Malmö stad , en gemensam strategisk grund för miljöarbetet i Malmö stad, som innehåller ett antal övergripande miljömål. Fullmäktige har dessutom beslutat om ett antal miljörelaterade budgetmål och uppdrag för De övergripande miljömålen för Malmö stad pekar ut prioriterade områden för miljö- och hållbarhetsarbetet och omfattar följande områden: Sveriges klimatsmartaste stad: År 2020 ska Malmö stads egen organisation vara klimatneutral och år 2030 ska hela Malmö försörjas till 100% av förnybar energi. Framtidens stadsmiljö finns i Malmö: Malmö ska år 2020 vara ett levande och ledande kunskaps-, demonstration- och utvecklingscentrum för hållbar stadsutveckling. De som vistas i Malmö ska uppleva en god stadsmiljö med låga bullernivåer och ren luft. Naturtillgångar brukas hållbart: Malmös naturresurser, i form av marken, havet, kalkberggrunden, grundvattnet och den biologiska mångfalden, är värdefulla tillgångar som år 2020 skyddas och brukas på ett hållbart sätt. I Malmö är det lätt att göra rätt: År 2020 präglas resursanvändningen av hållbarhet och långsiktighet. Det är enkelt att göra hållbara val av varor, tjänster, resor och avfallshantering för såväl näringslivet, malmöbon som i Malmö stads organisation För varje övergripande miljömål finns ett antal delmål som varje nämnd och styrelse ska bryta ner till relevanta verksamhetsmål och åtgärder samt inkludera dessa i sina verksamhetsplaner. Mätning av måluppfyllelse möjliggörs av nyckeltal som tagits fram av nämnderna med samordnande ansvar som ligger hos miljönämnden Granskningens syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma berörda nämnders och kommunstyrelsens former för styrning och uppföljning mot målen i Malmö stads miljöprogram. Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen, tekniska nämnden, stadsbyggnadsnämnden och miljönämnden Revisionsfrågor För att uppnå syftet med granskningen besvarar följande revisionsfrågor: 1. Finns ändamålsenliga metoder för hur måluppfyllelsen avseende miljöprogrammet, budgetmålen och uppdragen ska mätas, följas upp och avrapporteras? 2. Hur hanteras eventuella konkurrerande mål? 3. Finns tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och övriga berörda nämnder? 4. Finns det ändamålsenliga handlingsplaner i berörda nämnder som stödjer målen i miljöprogrammet, budgetmålen och uppdragen? 5. Sker samordning mellan nämnderna på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? 6

7 2.4. Metod Granskningsmetod utgår från Skyrevs riktlinjer och följer Skyrevs metod. (se Krav enligt anbudsunderlaget). Granskningen genomfördes genom intervjuer och dokumentstudier såsom budget för 2012 och 2013, handlingsplaner, policydokument, interkontrolluppföljning och dokumentation som beskriver ledningssystem för kommunen. Andra exempel på dokument som granskades är rutinbeskrivningar inom relevanta områden såsom t ex energi, avfall, transporter och hantering av farliga ämnen. Intervjuer genomfördes med representanter för berörda nämnder och styrelse. Inom ramen för granskningen har intervjuer genomförts inom följande verksamheter: Miljöförvaltning Stadsbyggnadskontoret Gatukontoret Fastighetskontoret Stadskontoret 2.5. Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av: 1. Miljöprogram för Malmö stad Miljöprogrammet för Malmö stad , som antogs av kommunfullmäktige den 17 december 2009, ska fungera som en gemensam utgångspunkt för miljöarbetet i Malmö stad. Miljöprogrammet anses ha en bred politisk förankring vilket ger stadens verksamheter stabilitet och förutsägbarhet avseende målbilden och visionen för miljöarbetet. Utöver miljöprogrammet finns ett flertal andra sektorprogram och policyer såsom Energistrategi för Malmö (2009), Naturvårdsplan för Malmö (2012), Avfallsplan , Miljöbyggprogram Syd, Dagvattenstrategi Malmö (2008) som beskriver mer specifika mål och åtgärder för respektive ämnesområde. Enligt miljöprogrammet har varje nämnd och styrelse ansvar för att uppfylla de övergripande miljömålen som berör den egna verksamheten. De övergripande miljömålen ska brytas ner till nämndmål och åtgärder som är relevanta utifrån respektive nämnds och styrelses verksamhet. Dessa mål och åtgärder ska vidare arbetas in i verksamhetsplanerna. Uppföljningen ska därmed följa den ekonomiska redovisningsstrukturen. Miljöprogrammet är dock inte åtgärdsinriktad och tar inte upp vilka specifika åtgärder eller nyckeltal som ska användas i uppföljningen. Nyckeltalen för uppföljningen ska enligt miljöprogrammet antas av nämnderna med miljönämnden som samordnare. Miljönämnden ges också ansvaret att besluta om kommunövergripande nyckeltal. 2. Kommunfullmäktiges budgetmål 2013 KF-mål som rör stadens miljöarbete är: 21: Malmö ska vara framstående inom ekologiskt hållbar stadsutveckling Indikator: andelen bostäder som byggs med extra höga miljöambitioner 7

8 22: Förstahandsvalet ska vara miljöbilar som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotor. Indikator: antalet miljöbilar, inom kommunala verksamheter, som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotor. 23: Luftföroreningarna ska minska Indikator: antalet platser i Malmö där miljökvalitetsnormen för luftföroreningar överskrids. 24: Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier Indikator: andelen inköp som är ekologiskt och etiskt certifierade, samt andelen genomförda upphandlingar i Malmö stad som använder sig av miljöstyrningsrådets kriterier. 25: Biologisk mångfald ska värnas Indikator: andelen nybyggnation som uppfyller kravet om biologisk mångfald i Miljöbyggprogram Syd. 26: Malmöborna ska ha god tillgång till natur-, park- och grönområden Indikator: andelen Malmöbor som anser sig ha god tillgänglighet till natur, park- och grönområden. (Redovisas som en total summa samt uppdelat i kvinnor respektive män.) 3. Kommunallagen Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet (kommunallagen, 6 kap, 1). Det framgår av kommentar till lagtexten att kommunstyrelsen har en särställning bland nämnderna eftersom att den har en ledande och samordnande roll. 4. Reglemente för Malmö kommunstyrelse Enligt reglementet för Malmö kommunstyrelse ingår det i styrelsens styrfunktion bl.a. att: Leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd, Övervaka att de av kommunfullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt, Tillse att uppföljning sker till kommunfullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. 8

9 2.6. Rapportens struktur Denna rapport har strukturerats enligt följande: Kap 3. Implementering av miljöprogrammet Beskrivning av miljöprogrammet som styrdokument, hur detta har implementerats i form av en handlingsplan samt beskrivning av hur miljöprogrammets uppföljning har strukturerats. Kap 4. Miljönämnden Beskrivning av miljöförvaltningens samordnande roll i implementering och uppföljning av miljöprogrammet samt beskrivning av miljöförvaltningens eget arbete med miljöprogrammet. Kap Tekniska nämnderna Beskrivning av respektive förvaltnings arbete med miljöprogrammet. Kap 7. Stadsbyggnadsnämnden Beskrivning av stadsbyggnadskontorets arbete med miljöprogrammet. Kap 8. Kommunstyrelse Beskrivning av stadsförvaltningens miljöarbete samt kommunstyrelsens roll i arbetet med miljöprogrammet. Kap 9. Bedömning Samlade bedömning och svar till granskningsfrågorna samt rekommendationer. I bilaga 2 framgår vilka dokument som granskats och i bilaga 3 vilka funktioner som intervjuats inom ramen för denna granskning. 9

10 3. Implementering av miljöprogrammet Miljöprogrammet är annorlunda i sin utformning och karaktär jämfört med de tidigare miljöprogrammen som var mer omfattande i sitt faktaunderlag och innehöll konkreta åtgärder kopplade till respektive målområde. Kommunfullmäktige godkände inte den första versionen av miljöprogrammet för perioden , som hade tagits fram av miljöförvaltningen utan efterfrågade ett mer koncist dokument. Den andra versionen av miljöprogrammet, som antogs av kommunfullmäktige, innehåller en kort beskrivning av de fyra övergripande miljömålen för Malmö stad som har brutits ner till ett antal delområden som beskriver övergripande miljömålens inriktning. Miljöprogrammet omfattar också en beskrivning av hur miljöprogrammet ska implementeras och följas upp. Enligt miljöprogrammet ska måluppfyllelse säkerställas genom de nyckeltal som nämnderna tar fram. Samordnande ansvar för detta ligger hos miljönämnden. Miljöprogrammet innehåller både konkreta och tidsbegränsade mål samt mer övergripande och långsiktiga mål. Exempelvis de så kallade 2030-målen kopplade till det övergripande miljömålet Sveriges klimatsmartaste stad anses av de intervjuade vid miljöförvaltningen vara tydliga och kvantitativa medan målen kopplade till de mer övergripande miljömålen är mindre konkreta i sin karaktär och beskriver Malmö stads ambitioner inom de olika områdena fram till Allmänt om målbilden Enligt de intervjuade vid miljöförvaltningen är miljöprogrammet ett omfattande och heltäckande styrdokument för miljöarbetet i Malmö stad. Den långsiktiga målbilden ger de berörda förvaltningarna utrymme att styra sin verksamhet utifrån miljöprogrammets mål. Miljöprogrammet innehåller dock få kvantitativa och tidsbegränsade mål samt begrepp som inte har definierats, t.ex. vad klimatneutral innebär för Malmö stad, vilket gör miljöprogrammet till ett komplext dokument att implementera. De intervjuade på gatukontoret anser att handlingsplanen för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad inte hänger ihop med stadens miljöprogram. Enligt de intervjuade hänger inte målbilden i Malmö stads miljöarbete ihop på ett tydligt och strukturerat sätt. De intervjuade på fastighetskontoret anser att KF-målen och miljöprogrammets mål lever separata liv och att det är svårt att förstå hur de hänger ihop. De intervjuade framförde att politiken har insett att det finns för många mål och att hela målstrukturen måste ses över. Däremot anser de intervjuade att miljöprogrammet har politisk förankring vilket ger tjänstemännen värdefull stabilitet. Att målen i miljöprogrammet och energistrategin hänger ihop upplevs också vara mycket positivt. De intervjuade på fastighetskontoret har noterat att det ibland är oklart vem som är ansvarig för enskilda åtgärder i handlingsplanen och ifrågasatte också hur detta har bestämts. T.ex. anser de 10

11 intervjuade att fastighetskontoret borde ha delat ansvar för åtgärd nr 5 1 avseende utbyggnaden av vindkraft. Därtill upplever de intervjuade att åtgärd nr 12 2 är dåligt formulerad eftersom den inkluderar tre punkter i en enda åtgärd. De intervjuade på stadsbyggnadskontoret upplever att det finns ett oöversiktligt antal styrdokument och riktlinjer inom miljö- och klimatarbetet. T.ex. inom klimatarbetet finns det utöver miljöprogrammet och handlingsplanen också Klimatkontrakt Hyllie och Miljöbyggprogram Syd att förhålla sig till samt översiktsplanen, detaljplaner och bygglov. De intervjuade uttryckte att det hade varit bra om kommunstyrelsen hade gett miljönämnden i uppdrag att förtydliga hur förvaltningar ska implementera miljöprogrammet och hur strukturen ska se ut Handlingsplan För att konkretisera den långsiktiga och övergripande målbilden i miljöprogrammet fick miljöförvaltningen i uppdrag av kommunfullmäktige att ta fram en handlingsplan som ska genomföras under mandatperioden Handlingsplanen, som antogs av kommunstyrelsen den 2 november 2011, innehåller 26 åtgärder och pekar ut ansvariga förvaltningar för genomförandet. Handlingsplanen är strukturerad utifrån de fyra övergripande miljömålen i miljöprogrammet. Kopplingen mellan miljöprogrammets målbild och åtgärderna i handlingsplanen anses däremot inte vara tydlig, enligt intervjuade på gatukontoret. De intervjuade anser också att många av åtgärderna i handlingsplanen inte är målinriktade eller är svåra att mäta vilket anses bidra till komplexiteten med miljöprogrammets målbild. Miljöförvaltningen har ansvaret att samordna och stödja utvecklingen av handlingsplanens genomförande. Miljöförvaltningen har påbörjat arbetet med att ta fram en ny handlingsplan för mandatperioden En arbetsgrupp på miljöförvaltningen har fått ansvaret att leda projektet och de planerade aktiviteterna under hösten omfattar möten och workshops med de berörda förvaltningarna. Ambitionen är att åtgärderna i handlingsplanen för ska vara mer åtgärdsinriktade och mätbara jämfört med den nuvarande handlingsplanen. Den formella beslutsprocessen för handlingsplan kommer att omfatta följande steg: Miljöförvaltningen skickar utkastet till handlingsplanen för remiss till andra förvaltningar Miljönämnden skickar utkastet till officiell remiss till andra nämnder Miljönämnden skickar slutgiltig handlingsplan till kommunstyrelsen för godkännande. Enligt uppgift ska handlingsplanen inte antas av kommunfullmäktige. 1 Den landbaserade storskaliga vindkraften ska byggas ut. Samtliga lämpliga lokaler för vindkraft till havs och på land ska pekas ut i Malmö och processen för ytterligare etablering av vindkraft ska komma igång. Ansvarig: Stadsbyggnadskontoret, Serviceförvaltningen och Miljöförvaltningen 2 Miljöbyggprogram Syds krav för hållbar nybyggnation ska vidareutvecklats och programmet ska följas upp aktivt och kontinuerligt. Programmet ska även användas för byggande på privat mark. Ansvarig: Stadsbyggnadskontoret, Fastighetskontoret och Miljöförvaltningen 11

12 3.3. Uppföljning Miljönämnden rapporterar årligen på uppdrag av kommunfullmäktige miljöläget i Malmö genom en miljöredovisning. Nämndernas mål rapporteras i samband med ordinarie budgetprocess. Förvaltningarnas interna miljöarbete följs i många fall inte upp på ett samlat sätt utan detta kan ske t.ex. genom uppföljning av nämndernas policyer såsom rese- eller bilpolicy Miljöredovisning Miljöredovisningen 2011 var den första sammanställningen av hur arbetet fortskrider med att uppnå Malmös miljömål. Miljöredovisning 2012 innehåller även en uppföljning av handlingsplanen. De två miljöredovisningarna är strukturerade utifrån miljöprogrammets fyra övergripande miljömål och beskriver de prioriterade frågorna, inom respektive miljömålsområde. Vidare innehåller de trender och analyser av de prioriterade frågorna, t.ex. avseende energianvändning och utbyggnad av förnybar energi som är kopplade till övergripande miljömålet Sveriges klimatsmartaste stad. Miljöredovisningarna innehåller dock inte någon systematiskt uppföljning av nyckeltal eller åtgärderna i handlingsplanen. Uppföljningen av handlingsplanen i miljöredovisningen 2012 baseras på en enkätundersökning som skickades ut till berörda förvaltningar hösten Förutom enkäten genomfördes även en del djupintervjuer med de förvaltningar som anses ha en nyckelroll i uppföljningen. I enkäten ställdes följande frågor för respektive åtgärd i handlingsplanen: Arbetar förvaltningen med åtgärderna? Varför jobbar ni inte med åtgärderna? Är arbetet styrt i verksamhetsplanen eller liknande? Kommer ni bli klara i tid? Vem samarbetar ni med? Enligt svaren är drygt 60% av åtgärderna i handlingsplanen styrda i verksamhetsplaner och ca 50% av åtgärderna kommer inte kunna genomföras under mandatperioden på grund av tidseller resursbrist. Enligt svaren är ett förbättringsområde att säkerställa tydligare genomförandeoch samordningsansvar för åtgärderna. I handlingsplanen har uppföljningsansvaret för åtgärderna i många fall delats mellan flera förvaltningar utan att det har specificerats vem som har huvudansvaret för uppföljningen. Enligt de intervjuade har detta lett till att det finns åtgärder som ingen känner uppföljningsansvar för Miljöbarometer Malmös miljöbarometer är ett digitalt verktyg för redovisning av miljömålen med hjälp av olika nyckeltal. Miljöförvaltningen är ansvarig för miljöbarometern som följer upp de fyra övergripande miljömålen i miljöprogrammet per delområde. Statistik och redovisade mätvärden kommer från olika källor på nationell, regional och lokal nivå och tas fram med varierande tidsintervaller (t.ex. årligen, med tre till fem års intervall). Miljöbarometern är således ingen årlig uppföljning av miljöprogrammet utan snarare en uppföljning av läget med miljön i Malmö stad mer allmänt Uppföljning av nämndmål Styrelsen och samtliga nämnder har ansvar för genomförandet av målen i miljöprogrammet och åtgärderna i handlingsplanen genom att arbeta in dessa i sina verksamhetsplaner. De övergripande miljömålen ska brytas ner till relevanta nämndmål som följs upp i ordinarie 12

13 budgetprocess. Målen ska således följas upp i tertialrapporterna och i årsbokslutet (årsanalysen). Förutom miljöprogrammets mål ska styrelsen och nämnderna förhålla sig till KF-målen, varav sex stycken är inom miljöområdet: 6.21 Malmö ska vara framstående inom ekologiskt hållbar stadsutveckling 6.22 Förstahandsvalet ska vara miljöbilar som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotor 6.23 Luftföroreningarna ska minska 6.24 Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier 6.25 Biologisk mångfald ska värnas 6.26 Malmöborna ska ha god tillgång till natur-, park- och grönområden Enligt flera intervjuade är det svårt att koppla samman miljöprogrammets mer detaljerade mål med KF-målen. Miljöprogrammets målbild har ett samhällsövergripande perspektiv medan KFmålen inom miljöområdet fokuserar på ett mer begränsat antal miljöfrågor. Några intervjuade upplevde att det inte finns krav på att följa upp andra mål än KF-målen trots tydlig beskrivning i miljöprogrammet. 3 Åtgärd nummer 1 i handlingsplanen lyder: Kommunfullmäktiges mål och indikatorer ska vidareutvecklas så att styrning, uppföljning och rapportering av nämndernas miljöarbete kan integreras i dessa. Enligt de intervjuade har denna vidareutveckling och integrering av KF-målen inte skett Uppföljning av förvaltningarnas interna miljöarbete Det sker ingen separat uppföljning av förvaltningarnas interna miljöarbete. Somliga förvaltningar såsom stadsbyggnadskontoret har tagit fram mål för det interna miljöarbetet avseende, t.ex. förbrukning av kopieringspapper och miljöpåverkan i samband med tjänsteresor. Uppföljningen kan ske i delårsrapporter och årsbokslut om målen har arbetats in i KF-målen och verksamhetsplanerna eller i miljöredovisningen (t.ex. i form av en samlad redovisning av energiförbrukning i kommunfastigheterna). Inom några förvaltningar rapporteras uppföljningen till ledningsgruppen. 3 Varje nämnd och styrelse har ansvar för att uppfylla de delar av de övergripande miljömålen som berör den egna verksamheten. Nämnder och styrelser ska bryta ned de övergripande målen till mål och åtgärder som är anpassade till respektive ansvarsområde samt arbeta in dessa i sina verksamhetsplaner. Alla nämnder och styrelser ska förhålla sig till alla övergripande miljömål. Uppföljning av miljöarbete integreras på så sätt med övrig uppföljning i nämndernas och styrelsernas årsbokslut och följer därmed den ekonomiska redovisningsstrukturen. (Miljöprogram för Malmö stad , s.14) 13

14 3.4. Bedömning Vår bedömning är att måluppfyllelsen för miljöprogrammets mål samt åtgärderna i handlingsplanen inte följs upp systematiskt i nuläget. Den uppföljning som redovisas i miljöredovisningen ger inte en samlad bild av huruvida miljöprogrammets mål kommer att uppnås vid programperiodens slut eller hur långt de berörda förvaltningarna har kommit med genomförandet av de åtgärder som de har utpekat ansvar för i handlingsplanen. Det finns inte framtagna nyckeltal som systematiskt kopplas till respektive mål i miljöprogrammet. Handlingsplanen omfattar 26 åtgärder varav bara en liten andel har konkretiserats i kvantitativa mått (t.ex. åtgärd 23: minst 40% av det organiska avfallet ska källsorteras för utvinning av biogas 2015). De flesta åtgärder har formulerats på ett mer ambitionsinriktad sätt (t.ex. ett brett samarbete ska inledas., energianvändningen i Malmö stads egen verksamhet ska minska. ). Vi bedömer att detta bidrar till utmaningar i uppföljningen då kvantitativa mått och nyckeltal saknas. Vi bedömer att huvudansvaret för de åtgärder i handlingsplanen där flera förvaltningar har utpekats som ansvariga är otydligt. 14

15 4. Miljönämnden 4.1. Konkurrerande mål De intervjuade anser inte att miljöprogrammet innehåller konkurrerande mål. Däremot finns en inneboende konkurrens mellan bl.a. stadens förtätningsstrategi och dess påverkan på bullernivåerna samt luftkvalitén. Dessa anses dock vara frågor som stadens verksamheter arbetar med dagligen och det finns befintliga processer och samverkansformer för att hantera denna typ av frågor Arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Miljönämndens vision "Malmö den hållbara staden" vilar på fem grundpelare: Hållbar livsstil Sunt och säkert Ansvarsfullt klimatarbete God stadsmiljö Hållbar tillväxt I sin målstyrningsprocess har miljönämnden identifierat egna långsiktiga mål som har kopplats till KF-målen men även till relevanta styrdokument såsom miljöprogrammet för att få en heltäckande och relevant målbild för förvaltningen. Förvaltningen har också identifierat de viktigaste verktygen för miljöarbetet, vilket uppges vara följande; Miljötillsyn: använda lagstiftning genom t.ex. att ge viten Rådgivning: rådgivning till allmänheten med frågor såsom energi, mat, mm Utveckling och strategi: projektarbete, samarbete med externa aktörer De åtgärder som nämnden har ansvar för i handlingsplanen har inkluderats i nämndens miljömålsstyrning genom att arbeta in dessa i avdelningarnas effektmål som konkretiserar miljönämndens mål. Varje avdelning har ansvaret att ta fram effektmål, åtgärder och indikatorer för att uppnå och mäta inriktningsmålen. Avdelningarnas effektmål förs in i Stratsys där en särskild markering kan göras för effektmålen som är kopplade t.ex. till miljöprogrammet. Miljöförvaltningens projektledare för miljöprogrammet genomförde informationsmöten på alla avdelningar inom förvaltningen när miljöprogrammet antogs. Vederbörande anser dock att denna typ av insatser behöver göras mer regelbundet, både inom miljöförvaltningen och på andra förvaltningar Uppföljning och rapportering De främsta kanalerna för uppföljning av miljöprogrammet är Malmö stads miljöredovisning som miljöförvaltningen har ansvar för samt verksamhetsuppföljningen som används för att följa upp Malmö stads miljömål och åtgärder i handlingsplanen som berör miljöförvaltningen. 15

16 Miljöförvaltningens samordnande roll i uppföljning av miljöprogrammet och handlingsplanen Enligt miljöprogrammet har miljönämnden en ledande, stödjande och samordnande funktion i arbetet med att genomföra miljöprogrammet. Miljönämnden har ansvaret för att samordna arbetet, vilket bland annat inkluderar framtagandet av nyckeltal för bedömning och uppföljning av måluppfyllelse. Miljöförvaltningen har också ansvaret för att samordna och stödja utvecklingen av handlingsplanens genomförande. Inom miljöförvaltningen har uppföljningsansvaret allokerats till avdelningen för stadsutveckling och klimat. Uppföljningen av miljöprogrammet presenteras i en årlig miljöredovisning som miljöförvaltningen tar fram i samarbete med andra berörda förvaltningar. I 2012 års miljöredovisning ingår också en uppföljning av handlingsplanen. Uppföljningen 2012 omfattar t.ex. andelen åtgärder som är styrda i verksamhetsplanerna samt en prognos för andelen åtgärder som beräknas kunna genomföras under mandatperioden. Ingen uppföljning eller resultat per åtgärd i handlingsplanen redovisas i 2012 års miljöredovisning. Förutom ett antal muntliga presentationer har det enligt uppgift inte genomförts någon övrig redovisning av resultat från uppföljningen. De intervjuade vid miljöförvaltningen anser att det finns behov av att förtydliga och förbättra uppföljningen av miljöprogrammets mål. Miljöförvaltningen har under 2013 tagit fram dokumentet Uppföljning av målen i Malmö stads Miljöprogram som innehåller förslag på definitioner för miljöprogrammets mål, beskrivning av nuläget i Malmö per målområde, bedömning av måluppfyllelse samt identifierade behov för fortsatt arbete. Dokumentet har som mål att få till en bättre uppföljning samt att bidra till gemensam förståelse för miljöprogrammets målbild bland de berörda förvaltningarna, politiken samt externa aktörer såsom näringslivet. I handlingsplanen konstateras det att: För ett kraftfullt genomförande av miljöprogrammet krävs att ett gemensamt och tydligt styr- och uppföljningssystem etableras för hela Malmö stad. Handlingsplanen för perioden , som miljöförvaltningen har inlett arbetet med, planeras ha en tydligare struktur från miljöprogrammets övergripande miljömål till effektmål, åtgärder och nyckeltal. Uppföljningen planeras ske elektroniskt i Stratsys från 2015 och ett utkast till detta uppföljningssystem har redan tagits fram Uppföljning och rapportering av miljöprogrammets mål inom miljöförvaltningens verksamhetsstyrning Avdelningarnas effektmål och nyckeltal redovisas i verksamhetsplanen där effektmålen är kopplade till miljöförvaltningens inriktningsmål uppdelat på respektive grundpelare. Uppföljningen sker vanligtvis i tertialrapporterna samt i årsbokslutet, dock görs årets uppföljning kvartalsvis. Uppföljningen sker per nämndmål och delat på effektmål. Måluppfyllelsen baseras på en samlad bedömning av resultat på nyckeltalen som har kopplats till respektive effektmål. Bild på nästa sida från miljönämndens delårsrapport 2 (2013) illustrerar denna struktur. 16

17 Bild 1. Ansvaret för uppföljningen inom förvaltningen ligger hos avdelningar som tilldelats huvud- eller delansvaret för respektive effektmål. Varje avdelning har dedikerade koordinatorer för verksamhetsplaneringen. Förvaltningen har också skapat en stabsfunktion som samordnar och säkerställer att uppföljningen sker och att all relevant information registreras i Stratsys Ansvarsfördelning och samordning Enligt uppgift har ett förslag till förtydligande av reglementet avseende förvaltningens uppföljningsansvar tagits fram och lämnats till stadskontoret men ärendet har ännu inte hanterats politiskt. Samverkan med andra berörda förvaltningar upplevs vara ett förbättringsområde. Miljöförvaltningen har fått kritik från andra förvaltningar att dessa inte inkluderats i arbetet med t.ex. handlingsplanen. Ambitionen med handlingsplanen är att erbjuda andra berörda förvaltningar bättre möjligheter till att bidra till arbetet i tidigt skede i form av workshops, mm. Miljöförvaltningen anser inte tillhandahålla tillräckliga resurser för att stödja andra förvaltningar i arbetet med miljöprogrammet och handlingsplanen eller att de har möjlighet att begära att andra förvaltningar vidtar särskilda aktiviteter eller åtgärder avseende miljöprogrammet. Miljöförvaltningen har dock möjlighet att föra dialog om miljöprogrammet och målbilden med andra berörda förvaltningar. Enligt de intervjuade har detta inte gjorts i tillräcklig utsträckning på grund av resursbrist. 17

18 4.5. Bedömning Miljönämndens samordnande funktion regleras av skrivningen i miljöprogrammet. Något ytterligare arbetsbeskrivning finns inte och det framgår inte i nämndens reglemente något om detta samordningsansvar. Vi bedömer att kommunstyrelsen bör tillse att miljönämndens samordningsansvar tydliggörs och dokumenteras. Av sådan beskrivning bör det tydligt framgå vilken sorts uppföljning som förväntas av miljönämnden, på vilket sätt det ska avrapporteras samt vad de övriga nämnderna har att förhålla sig till beträffande uppföljning. Vid intervjuerna har det framkommit att miljönämnden inte genomför någon systematisk uppföljning av miljöprogrammets måluppfyllelse samt att det inte finns tillräckliga resurser för att uppfylla nämndens samordnande och stödjande roll i genomförandet av miljöprogrammet. Vi bedömer att ett gemensamt uppföljningssystem samt gemensam förståelse för definitioner, nyckeltal och mätmetoder för uppföljningen utgör viktiga utvecklingsområden för att säkerställa en väl fungerande målstyrningskedja. Dokumentet Uppföljning av målen i Malmö stads Miljöprogram ger bra förutsättningar för vidare utveckling av uppföljningen. 18

19 5. Tekniska nämnden 5.1. Gatukontoret Konkurrerande mål De intervjuade på gatukontoret upplever inte att det finns direkt konkurrerande mål inom miljöområdet, men påpekar att det finns inneboende konflikter inom området, t.ex. mellan biologisk mångfald och stadens förtätning Förvaltningens arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Gatukontoret har sedan lång tid tillbaka arbetat med miljöfrågor och de intervjuade uppger att miljöprogrammets mål är lätta att ta till sig eftersom de relaterar till det arbetet som redan bedrivs. De intervjuade betonade att miljöfrågor finns i kulturen på gatukontoret. Gatukontorets verksamhet är mycket omfattande och spänner över ett brett fält från att vårda, utveckla och förnya stadsmiljön för att den ska vara attraktiv och trygg, till att stimulera folklivet i staden med arrangemang året runt. Ett viktigt ansvar ligger i att utveckla en trafiksäker och trafikmiljövänlig stad med ett tillgängligt transportsystem. Enligt de intervjuade arbetar gatukontoret med miljöfrågor på ett strukturerat sätt som är jämförbart med ett miljöledningssystem. Däremot har kontoret tagit beslut om att inte bygga ett certifierat miljöledningssystem på grund av de höga kostnader och arbetsbelastningen som detta innebär samt att det inte anses som nödvändigt med tanke på kontorets behov. Gatukontoret arbetar med miljöfrågor utifrån tre perspektiv: internt, internt-externt och externt. Det interna perspektivet omfattar kontorets direkta miljöpåverkan, såsom elförbrukning och tjänsteresor. Det intern-externa perspektivet inkluderar upphandlingar och samarbetsprojekt med t ex entreprenörer. Det sista perspektivet handlar om vad gatukontoret gör för Malmöbons miljö, gång-, cykel- och kollektivtrafik, samt gröna och blåa värden. Gatukontoret har en egen målstruktur där de har gjort sin egen tolkning av målbilden. KF-målen och övriga mål har integrerats i målblomman som följs upp i verksamhetsplanen. Målblomman innehåller inriktningsmål, strategier och effektmål. Den övergripande visionen för arbetet är Ett Malmö där man hellre är ute än inne. Arbetet med att minska gatukontorets miljöpåverkan har främst sin utgångspunkt i inriktningsmål 1 och 2: 1. Erbjuda banbrytande stadsmiljöer och trafiksystem som är attraktiva, trygga, tillgängliga, säkra och ekologiskt hållbara. 2. Skapa stadsmiljöer och trafiksystem som gynnar tillväxt och ekologisk hållbarhet. Som grund för miljöanpassning av gatukontorets verksamhet har förvaltningen identifierat ett stort antal miljöaspekter. De aspekter som prioriteras i miljöarbetet är de som anses belasta miljön mest. År 2010 sammanställdes en miljöeffektkarta som kombinerar dessa miljöaspekter med stadens miljöprogram. Effektkartan identifierar och värderar gatukontorets miljöaspekter samtidigt som den tar fram ett underlag med styrkor, svagheter och förbättringsmöjligheter. Vidare skapar effektkartan en grund för systematiskt miljöarbete och underlag för åtgärdsplan. Utifrån effektkartan har Gatukontoret identifierat fem fokusområden: 19

20 Det miljövänliga kontoret Transporter Grön stad/biologisk mångfald Material och avfall Miljövänliga arrangemang I januari 2012 beslutade ledningsgruppen att gatukontorets miljöarbete ska följa samma systematik som budgetarbetet. I samband med detta beslutades att en åtgärdsbank skulle upprättas och att åtgärder skulle fastställas tillsammans med gatukontorets medarbetare i olika workshops. Under våren 2012 arrangerades flera workshops med syfte att ta fram åtgärder för fokusområdena. Resultatet blev ett flertal åtgärdsförslag men av intervjun framgår att detta resulterat i få konkreta åtgärder. Däremot har det enligt uppgift bidragit till att en mängd relevanta frågor lyfts för utvärdering och utredning. Det interna miljöarbetet baseras på kontorets tolkning av miljöprogrammet och styrs av en särskild miljögrupp inom kontoret. Sedan 2010 har gruppen arbetat med att ta fram ett miljöledningssystem anpassat till gatukontoret. Genom att kartlägga miljöaspekter, identifiera prioriterade miljöaspekter och hitta en systematik för arbetet, har gruppen fastställt var den största delen av verksamhetens miljöbelastning ligger Uppföljning och rapportering Gatukontoret har upprättat en målstruktur där de har gjort sin egen tolkning av målbilden. Kontorets målblomma integrerar KF-målen och övriga mål, inklusive miljöprogrammets mål. Målblomman följs upp i verksamhetsplanen. KF-målen följs upp i delårsrapporter och årsanalysen. Miljöförvaltningen gör en årsanalys av miljöprogrammet för vilket gatukontoret levererar svar Ansvarsfördelning och samordning De intervjuade upplever att samarbetet och dialogen med andra förvaltningar är väl fungerande och öppen. En av anledningarna uppges vara de regelbundna mötena mellan förvaltningschefer. I handlingsplanen delar gatukontoret ansvaret för totalt sju åtgärder Bedömning Utifrån vad som framkommit i granskningen bedömer vi att nämnden på ett effektivt sätt lyckats kombinera KF-målen med andra verksamhetsmål. Målblomman tar upp miljöfrågor i båda inriktningsmål 1 5 och 2 6 men det redovisas inte på ett tydligt sätt exakt hur individuella mål och 4 Se Bilaga 5. 5 Erbjuda banbrytande stadsmiljöer och trafiksystem som är attraktiva, trygga, tillgängliga, säkra och ekologiskt hållbara 6 Skapa stadsmiljöer och trafiksystem som gynnar tillväxt och social hållbarhet 20

21 åtgärder från miljöprogrammet och handlingsplanen har integrerats. KF-målen följs upp i delårsrapporter och årsanalysen. Vi bedömer att nämndens tre perspektiv på miljöfrågor (internt, internt-externt, externt) är ett strukturerat sätt att identifiera direkta och indirekta miljöaspekter. Att nämnden har identifierat aspekter, upprättat en Miljöeffektkarta och definierad fokusområden visar vidare att Gatukontoret har en bra förståelse för förvaltningens miljöpåverkan Fastighetskontoret Konkurrerande mål De intervjuade påpekade att fastighetskontoret har mål på exploateringsvinst som utgör en viktig del av stadens ekonomi. Detta mål upplevs vara i konflikt med en hel del andra mål, inklusive miljömål Förvaltningens arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Miljöfrågor upplevs vara en integrerad del i förvaltningens arbete med exploatering och förvaltning av Malmö stads markinnehav. Ledningsgruppen på fastighetskontoret har antagit en miljöpolicy och miljömål. Tre övergripande miljömål har antagits och gäller för alla avdelningar inom Fastighetskontoret. Öka miljömedvetenheten hos anställda, kunder och samarbetspartners Öka miljöhänsynen vid exploatering, förvaltning och upplåtelse av mark samt vid upphandling av varor och tjänster inom Fastighetskontoret Minimera förbrukningen av energi, råvaror och material inom fastighetskontoret Dessa mål bryts ner varje år till mätbara åtgärder och enligt uppgift återfinns dessa i förvaltningens verksamhetsplan. De intervjuade upplever själva att fastighetskontoret har varit dåliga på att koppla samman miljöprogrammet med den verksamhet som drivs i vardagen. De intervjuade upplever att förvaltningen har jobbat mycket med miljöfrågor dock än så länge utan strukturerad koppling till miljöprogrammet. Däremot anser de intervjuade att åtgärderna i handlingsplanen är integrerade i verksamheten eftersom det är en del av förvaltningens kärnverksamhet. Fastighetskontoret tog fram en intern miljöpolicy innan miljöprogrammet antogs då tanken var att arbeta fram ett certifierat miljöledningssystem. En intern miljögrupp har i uppgift att ta fram miljöaktiviteter för hela förvaltningen och arbeta med att engagera medarbetare. I övrigt ligger ansvaret för miljöarbetet hos de anställda som förvaltar, utvecklar och exploaterar Malmö stads markinnehav. 21

22 Fastighetskontoret har delat ansvar för två åtgärder i handlingsplanen. 7 Den ena åtgärden rör energianvändning i Malmö stads egen verksamhet. Enligt intervjuade arbetar förvaltningen kontinuerligt med energifrågor i de hus som Fastighetskontoret förvaltar, bland annat genom att gå från oljeuppvärmning till miljövänligare alternativ. Internt arbetar fastighetskontoret med att minska pappersförbrukning och att minska energiförbrukningen genom byte till LED-lampor samt rörelsestyrd belysning. Flertalet av kommunens hus förvaltas dock av stadsfastigheter. Den andra åtgärden avser Miljöbyggprogram Syd. Fastighetskontoret arbetar enligt intervjuade aktivt med utvecklingen av programmet, bland annat genom att delta i den kommunövergripande styrgruppen. Förvaltningen ställer även krav på att programmet används när de gör markanvisningar och när de säljer mark till byggherrar eller när kommunen själva bygger t ex skolor och förskolor. Projektledare på Fastighetskontoret har även en dialog med byggherrarna för att de ska lägga sig på en så hög ambitionsnivå som möjligt. Miljöprogram Syd har inkluderats i verksamhetsberättelsen och riktlinjerna för exploatering. Även om fastighetskontoret inte är utpekad som ansvarig för de andra åtgärderna i handlingsplanen arbetar kontoret enligt intervjuade ändå med flertalet av frågorna. T.ex. deltar fastighetskontoret i olika trafikmiljörelaterade projekt och program såsom Trafikmiljöprogram, Godstrafikprogram, Bullerkartläggning och Åtgärdsprogram för trafikbuller samt planprogram/förstudie för spårväg i Malmö Uppföljning och rapportering Enligt intervjuade sker uppföljning via markanvisningarna och dialog med byggherrar. Däremot finns det ingen särskild uppföljning avseende handlingsplanen. Detta eftersom handlingsplanens åtgärder enligt de intervjuade är fullständigt inbakad i verksamheten. KF-målen följs upp i delårsrapporter och årsanalysen Ansvarsfördelning och samordning De intervjuade uttryckte att ansvarsfördelningen är otydlig vad gäller åtgärderna i handlingsplanen. De intervjuade ifrågasätter också hur ansvarsfördelning bestäms och anser speciellt att fastighetskontoret borde dela ansvar för åtgärd nr 5 8. Generellt upplever de intervjuade att samverkan kring miljöprogrammet är bra. De uppger att miljöförvaltningen anordnar träffar för alla miljösamordnare samt en miljödag per år där alla förvaltningsdirektörer och miljösamordnare träffas, vilket verkar uppskattas. Samverkan anses därmed fungera på ett bra sätt, dock efterfrågas mer konsultationer t.ex. att rapporter inte släpps ut utan att berörda förvaltningar har informerats. 7 Se Bilaga 5. 8 Den landbaserade storskaliga vindkraften ska byggas ut. Samtliga lämpliga lokaler för vindkraft till havs och på land ska pekas ut i Malmö och processen för ytterligare etablering av vindkraft ska komma igång. Ansvarig: Stadsbyggnadskontoret, Serviceförvaltningen och Miljöförvaltningen 22

23 Bedömning Vi bedömer att fastighetskontoret arbetar utifrån miljöprogrammets målbild i den dagliga verksamheten. Utifrån vad som framkommit i granskningen bedömer vi däremot att verksamhetens arbete med miljöfrågor är svår att koppla till målen och åtgärderna i miljöprogrammet och handlingsplanen. Fastighetskontoret har ansvar för två åtgärder i handlingsplanen men endast ett av dessa kan tydligt hittas i förvaltningens verksamhetsplan. KFmålen följs upp i delårsrapporter och årsanalysen. Medan fastighetskontoret har tagit fram en miljöpolicy och miljömål, bedömer vi att förvaltningen skulle kunde dra nytta av att identifiera de materiella områdena att arbeta med på ett mer strukturerat sätt. Enligt ovan ger gatukontoret ett bra exempel på hur detta kan utföras. 23

24 6. Stadsbyggnadsnämnden 6.1. Konkurrerande mål De intervjuade uttryckte att det finns en naturlig konflikt mellan gröna områden och stadens förtätning och satsning på spårtrafik. Däremot anses det att det finns möjligheter att fånga vissa konflikter i tidigt skede. Detta hanteras i den vanliga processen för stadsutveckling och byggprocessen Förvaltningens arbete med miljöprogrammet och handlingsplanen Översiktsplanen är stadsbyggnadskontorets viktigaste process. En ny plan är i processen av att tas fram och stadsbyggnadskontoret har arbetat med att få in miljöprogrammets målbild i översiktsplanen. Miljöprogrammet är ett av de viktigaste ingångsvärdena i den nya översiktsplanen tillsammans med andra direktiv och sektorsmål som ska uppnås. Stadsbyggnadskontorets roll är att sammanväga olika intressen i utvecklingen av staden. I denna roll möjliggör kontoret mycket via planering men bygger själv inget. Därmed är viss data/mål svåra att förhålla sig till eftersom kontoret endast har en indirekt påverkan. Stadsbyggnadskontoret berörs av 14 åtgärder i handlingsplanen för klimat- och miljöarbetet i Malmö stad Stadsbyggnadskontoret har båda interna och externa miljömål. Det finns inget krav på att förvaltningar ska ta fram en formell miljöhandlingsplan men de intervjuade anser att detta kanske behövs för at få fart på arbetet. Vidare anser de intervjuade att tydliga riktlinjer behövs kring hur förvaltningarna ska implementera miljöprogrammet och handlingsplanen. Stadsbyggnadskontoret har fastställt en del interna miljömål som avser minskad förbrukning av kopieringspapper, energi, m.m Uppföljning och rapportering Stadsbyggnadskontoret följer upp miljöprogrammet på olika sätt. Enligt de intervjuade är några övergripande mål från miljöprogrammet samt KF-målen inbakade i verksamhetsplanen. 11 Interna miljömål tas upp i kontorets interna rutiner. Åtgärder i handlingsplanen återfinns enligt uppgift i det arbetet som läggs ned inom ett antal program och planer. De intervjuade vid Stadsbyggnadskontoret upplever att det finns en formell struktur för uppföljning. Rapportering sker enligt de intervjuade både i Malmö stads miljöbokslut samt i budgetprocessen. 9 Se Bilaga Se Bilaga Se Bilaga 7. 24

25 De intervjuade anser också att ansvarsområden måste förtydligas när det gäller mätning av måluppfyllelse och intygar att kontoret fortfarande jobbar med att gå från programimplementering till att börja mäta uppfyllelse. En enkel Excel-fil används i uppföljning och behöver utvecklas. Interna miljömål rapporteras till ledningsgruppen men är inte hanterade av nämnden. Uppföljningen sker kontinuerligt och är inbakad i den dagliga verksamheten. Enligt de intervjuade redovisas de interna miljömålen till miljöförvaltningen. Stadsbyggnadsnämnden följer upp KF-målen i delårsrapporter och årsanalysen Ansvarsfördelning och samordning De intervjuade upplever att det finns ett stort behov av att tydliggöra samordningsansvaret. I dagsläget är det otydligt vem som har huvudansvaret för uppföljning av åtgärder. Generellt upplever de intervjuade att Malmö stad har korta dialogvägar med flera forum för dialog mellan tjänstemän, politiker och övriga myndigheter Bedömning Stadsbyggnadskontoret har i en särskild excel-fil gjort en tydlig koppling mellan KF-målen, miljöprogrammet, handlingsplanen och förvaltningens åtgärder för att adressera dessa. 12 Däremot saknas denna tydlighet i förvaltningens verksamhetsplan. Vår bedömning är att excelfilen ger en bra förutsättning för vidare utveckling av intern uppföljning, men behöver utvecklas så att den kan bidra som input till nämndens vidare miljöarbete. 12 Se Bilaga 7. 25