Hanteringsanvisningar för arkivredovisning

Transkript

1 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Utgåva HA 2013: Sida: 1 (12) Hanteringsanvisningar för arkivredovisning HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ARKIVREDOVISNING... 1 Arkivredovisning... 2 Syfte... 2 Arkivredovisningens delar... 2 Klassificeringsstruktur,... 2 Informationshanteringsplan,... 2 Relationer mellan Klassificeringsstruktur och Informationshanteringsplan... 2 Hitta specifik handlingstyp... 3 Metoder och Standarder... 3 Inventering av processer och handlingstyper... 3 Uppdatering... 3 Rapportering från verksamheten... 3 Förfrågan från Dokumentstyrningsfunktionen... 3 Roller... 4 Dokumentstyrningsfunktionen... 4 Verksamhetsansvariga... 4 Kontaktpersoner... 4 Förvaltning... 4 Utformning av beteckningar och versionsnummer... 5 Beteckningar... 5 Klassificeringsstruktur... 5 Förvaringsenhet... 5 Versionshantering... 8 Redovisning... 9 Förkortningar och begreppslista... 9 Förkortningar... 9 Begreppslista... 10

2 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 2 (12) Arkivredovisning Syfte Den nya Arkivredovisningen skapar en bättre överblick över det totala handlingsbeståndet och kvalitetssäkrar dokumentstyrningen till stöd för medarbetarna, samtidigt som den minimerar riskerna för att viktig information går förlorad. Förbättringarna jämfört med innan ger också nya möjligheter för myndigheten att bättre fullgöra de lagkrav som meddelas i exempelvis offentlighetslagstiftningen. Materialet utgör dessutom ett bra underlag för förbättringsinsatser i processerna. Arkivredovisningens delar Lantmäteriets nya Arkivredovisning består av fem delar: Arkivbeskrivning, ger allmän information om myndigheten och dess arkiv Klassificeringsstruktur, redogör för och beskriver myndighetens samtliga processer. Processerna är uppdelade efter myndighetens olika verksamheter och som ger ett schema för att logiskt klassificera allmänna handlingar. Arkivförteckning, del 1) beskriver och styr de olika handlingstyper som skapas i processerna och del 2) redovisar det faktiska beståndet av allmänna handlingar och deras förvar. Informationshanteringsplan, innehåller uppgifter hämtade från Arkivförteckningen. Sammanställs som ett stöd till verksamheten. Planen beskriver verksamhetens processer och dess handlingstyper. För varje handlingstyp finns styrande och detaljerad information som tex gallring, lagring och förvaring. Hanteringsanvisningar, förklarar hur Arkivredovisningen ska användas, läsas och förstås. Relationer mellan Klassificeringsstruktur och Informationshanteringsplan I Klassificeringsstrukturen grupperas de olika verksamhetsområdena med sina underliggande processer. För varje process finns en Informationshanteringsplan. Varje process består av ett antal aktiviteter som i sin tur genererar olika handlingstyper. Verksamhetsområde Process Klassificeringsstruktur Handlingsslag Handlingstyp Informationshanteringsplan

3 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 3 (12) Hitta specifik handlingstyp I Arkivredovisningsprogrammet Klara finns en sökfunktion där en specifik handlingstyp kan sökas fram. Sökresultatet presenterar information om handlingstypen men även i vilken process och verksamhetsområde som handlingstypen återfinns. Där ges även en beskrivning av förvaringsenhet, dvs. var handlingstypen fysiskt lagras/förvaras. Metoder och Standarder Inventering av processer och handlingstyper Lantmäteriet har i projektform kartlagt de processer som avsätter handlingar. Verksamheten har bidragit till projektet genom att göra en inventering av sina processer och aktiviteter samt identifierat vilka handlingstyper som inkommer/upprättas i processerna. Det insamlade materialet har legat till grund för skapandet av en Klassificeringsstruktur och en Informationshanteringsplan för Lantmäteriet. All information som inkommit har sparats och bearbetats i projektverktyget Antura. Informationen har också registrerats i Arkivredovisningssystemet Klara. För att återkoppling, granskning och uppdatering ska kunna ske så har varje verksamhetsområde i Klassificeringsstrukturen en utsedd verksamhetsansvarig och varje process en kontaktperson. Uppdatering För att Arkivredovisningen ska fungera optimalt är det viktigt att uppgifterna överensstämmer med den faktiska verkligheten. Därför ska alla typer av verksamhetsförändringar som påverkar processerna eller hanteringen av allmänna handlingar fortlöpande rapporteras till Dokumentstyrningsfunktionen. Uppdateringar av informationen i Arkivredovisningen kommer att ske på två sätt: Rapportering från verksamheten Ett formulär Rapportering om ändring i Arkivredovisning finns på myndighetens intranät där verksamhetsansvariga och kontaktpersoner ska anmäla förändringsbehov av process, aktivitet eller handlingstyp. Det finns även en instruktion för ifyllande av formuläret. Uppgifterna skickas till Dokumentstyrningsfunktionen som uppdaterar informationen i Arkivredovisningssystemet Klara och projektverktyget Antura. Förfrågan från Dokumentstyrningsfunktionen En gång om året kommer Dokumentstyrningsfunktionen att gå ut med en förfrågan till verksamhetsansvariga och kontaktpersoner. De ombes då att gå igenom sina Informationshanteringsplaner för att se om de stämmer med verksamhetens uppdrag. Verksamheten svarar med en kort redogörelse. Redogörelsen ska innehålla uppgifter om; Processens namn Namn på verksamhetsansvarig Namn på kontaktperson Om behov av ändring finns av verksamhetens Informationshanteringsplaner

4 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 4 (12) Om en ändring behöver genomföra ska en rapportering ske via formuläret Rapportering om ändring i Arkivredovisning. Roller Dokumentstyrningsfunktionen Ansvarar för: Årlig förfrågan till respektive verksamhetsansvarig/kontaktperson om ändring behöver göras i befintlig dokumentation för Arkivredovisningen Tar emot rapporter om ändringsbehov från verksamhetsansvarig/kontaktperson Genomför ändringar i dokumentationen utifrån behov och ansvara för versionshantering av dokumentation Uppdaterar uppgifterna på hemsidan för Arkivredovisningen efter behov Ger information/utbildning om den nya Arkivredovisningen efter förfrågan från verksamheten Information som registreras under någon av x.20 processerna övrigt som finns under vissa processgrupper. KED är kontaktpersoner för dessa processer och är de enda som har rätt att registrera handlingar i dessa processer i ärendehanteringssystemet. Verksamhetsansvariga För varje verksamhetsområde i Klassificeringsstrukturen finns en verksamhetsansvarig person utsedd. Denna person har ansvaret för det insamlade materialet. Det innebär att ansvara för att uppgifterna i Informationshanteringsplanerna för processerna är korrekta samt att en kontaktperson finns utsedd för respektive Informationshanteringsplan. Byte av verksamhetsansvarig ska rapporteras till Dokumentstyrningsfunktionen. Kontaktpersoner För varje Informationshanteringsplan finns en kontaktperson utsedd. Kontaktpersonen är en representant för verksamheten som har kunskap om verksamhetens processer och handlingstyper. Personen har till uppgift att rapportera in ändringar och svara på ändringsförfrågan från Dokumentstyrningsfunktionen samt hålla verksamhetsansvarig informerad. Byte av kontaktperson ska rapporteras till Dokumentstyrningsfunktionen. Förvaltning All förvaltning av Arkivredovisning sköts av Dokumentstyrningsfunktionen. Projektverktyget Antura används även efter projektavslut som förvaring för originalhandlingarna som tagits fram i projektet. I Antura sparas och uppdateras Lantmäteriets Informationshanteringsplaner, Arkivbeskrivning, Klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar till Arkivredovisningen. I Antura finns även projektdokumentation samt äldre versioner sparade. Den aktuella versionen av Arkivredovisningen kommer också att finnas i Arkivredovisningssystemet Klara och presenteras på Lantmäteriets interna och externa hemsida. Lantmäteriets arkivförteckning, som innehåller dels uppgifter hämtade från Informationshanteringsplanerna och dels en redovisning av myndighetens fysiska och logiska (digitala) förvaringsenheter hanteras endast i Klara. När ett nytt dokumenthanteringssystem finns framtaget kommer dokumentationen i Antura att flyttas över dit.

5 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 5 (12) Myndigheten har inget enhetligt sätt att arbeta med processer och processbeskrivningar, vilket har lett till att Informationshanteringsplanerna är beskrivna på olika nivåer. Målsättningen är att sträva mot en enhetlig nivå. Utformning av beteckningar och versionsnummer Beteckningar Klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen är uppbyggd med punktnotation där den första siffran visar myndighetens verksamhetsområden. Några verksamhetsområden är uppdelade i mindre delar, det vill säga processgrupper. Dessa representeras i så fall av andra siffran i punktnotationen. Den sista siffran i punktnotationen är kopplad till den specifika processen. Se exemplet nedan: Förvaringsenhet Med förvaringsenheter avses en mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. Begreppet är neutralt och omfattar både logiska som fysiska enheter. För pappershandlingar utgör oftast arkivboxen tillsammans med innehållet en förvaringsenhet medan elektroniska handlingar i första hand avgränsas i logiska enheter. För de analoga handlingarna är det oftast tillräckligt att redovisa det fysiska förvaret medan de digitala handlingarna kräver att man identifierar det logiska förvaret. Skälen till detta är att de elektroniska handlingarnas förvar

6 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 6 (12) kontinuerligt förändras samt att de ofta lagras i mer än ett exemplar som förvaras på olika ställen. Handlingar i ett handlingsslag kan hänga samman logiskt men de kan behöva förvaras, hanteras och redovisas på olika sätt beroende på handlingstypernas funktion i verksamheten samt deras medium och format. Redovisning av förvaringsenheterna ska i första hand göra det möjligt att återsöka handlingar. Därför är handlingarnas organisation, dvs. sökvägar, viktiga att redovisas. Arkivförteckningen är en redovisning av handlingsslag och handlingstyper samt samband till förvaringsenhet. Sambanden består av uppgifter, metadata. En förvaringsenhet kan relateras till andra förvaringsenheter. En förvaringsenhet kan ingå i en eller flera andra förvaringsenheter och en förvaringsenhet kan innehålla en eller flera förvaringsenheter. Uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering över tiden, och klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenhet ska relateras till varandra. Volymredovisningen och de uppgifter som kopplas till den finns registrerade i arkivredovisningssystemet Klara. Lantmäteriet redovisar sina gallringsbara handlingar på en mer övergripande nivå än de som ska bevaras. De analoga handlingar som ska bevaras redovisas per arkivbox, inbunden volym eller liknande. De digitala handlingar som ska bevaras redovisas på olika sätt. I vissa fall betraktas systemet som en förvaringsenhet medan vissa handlingar kräver en mindre beståndsdel som förvaringsenhet, t.ex. på ärendenivå. Varje förvaringsenhet åsätts ett unikt ID som består av ett prefix och ett löpnummer. Prefixet visar dels vilken typ av förvaringsenhet (FE) som avses och dels vilken löpnummerserie. Löpnummerserien visar vilken grupp av handlingsslag eller handlingstyper som finns i förvaringsenheten. Löpnummerserie 1-2:86 Typ av FE Löpnummer De typer av FE och löpnummerserier som anges nedan är ett utkast som kommer att omarbetas under Typ av FE: 1 Arkivbox 2 Arkivlokal 3 Mikrofilm 4 System 5 Mapp 6 Server Löpnummerserie: 1 Lantmäteriets styrelses protokoll 2 Ledningsgruppens protokoll 3 Kredit- och fastighetsrådets protokoll

7 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 7 (12) 4 Mark- och fastighetsrådets protokoll 5 Ortnamnsrådets protokoll 6 Marknads- och konkurrensrådets protokoll 7 Geodatarådets protokoll 8 Interna beslut 9 Externa beslut 10 Förhandlingsprotokoll 11 Samverkansprotokoll 12 Lantmäteriets författningssamling 13 Lantmäteriets interna föreskrifter 14 Lantmäteriets rapporter 15 Förvaltningshandlingar 16 Diarieförda förvaltningshandlingar 17 Förvaltningsdiarie 18 Kartbilagor till spridningsärenden 19 Avtal 20 Grundbokföring 21 Huvudbokföring 22 Sidoordnad bokföring 23 Verifikationer 24 Specifikationer till årsredovisning 25 Rapportering till och från statsredovisningen 26 Löne- och personaladministrativ verksamhet 27 Löneadministration, lönegrundande underlagshandlingar 28 Sammanställningar och avstämningar av lönehändelse 29 Avstämningar av betydelse för kontroll av transaktioner 30 Handlingar rörande anställda 31 Handlingar rörande personalsocial verksamhet 32 Handlingar i samband med pensionsutredningar 33 Handlingar rörande timanställda 34 Registerutdrag 35 Fastighetsinformation 36 Fastighetsregister 37 Koordinatregister 38 Adressregister 39 Rättighetsregister 40 Planregister 41 Byggnadsregister 42 Fastighetstaxeringsinformationsregister 43 Samfällighetsföreningsregister 44 Gemensamhetsanläggningsregister 45 Fastighetsprisregister 46 Pantbrevsregister 47 Pantbrevsregister, ändringar av pantbrev i databas 48 Inskrivningsregistret, informationsförändring nyttjanderätter och servitut 49 Inskrivningsregistrets inskrivningsområde 50 Förrättningsakter

8 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 8 (12) 51 Förrättningsakter (gallringsbar serie) 52 Diarie till förrättningsärende 53 Register till förrättningsakter 54 Plan- och bestämmelseakter 55 Register till plan- och bestämmelseakter 56 Avvisade överklaganden över förrättningsbeslut 57 Samfällighetsföreningsakter 58 Akter till samfälligheter enligt LGA 59 Inskrivningsärenden 60 Inskrivningsärenden (gallringsbar serie) 61 Geografisk information 62 Geografisk Sverigedata GSD 63 Flygfoto, (digital serie) 64 Flygfoto, negativ 65 Flygfoto, kontaktkopior 66 Flygfoto, diapositiv 67 Flygfotoregister 68 Flygfoto, stråklappar 69 Kartor 70 Geodetiska mätnings- och beräkningshandlingar (digital serie) 71 Geodetiska mätnings- och beräkningshandlingar (analog serie) 72 Register till geodetiska mätnings- och beräkningshandlingar Versionshantering Uppdatering av version ska ske när en ändring som påverkar innehållet sker. Vid mindre ändringar såsom exempelvis rättning av stavning sker ingen uppdatering av versionsnummer. Klassificeringsstruktur (KS), Arkivbeskrivning (AB), Hanteringsanvisningar (HA) Dessa handlingar versionshanteras på följande sätt: Handlingsbeteckning Versionsnummer KS 2013:1 Årtal för senaste stora förändring Handlingarna versionsnumreras från ett och uppåt i heltal. Vid större förändringar ändras även årtalet. Versionsnummer skrivs in i dokumenten och där anges även uppgifter om dokumentnamn, datum när dokumentet skapades och datum för senaste version.

9 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 9 (12) Informationshanteringsplaner (IP) Versionshanteras av projektverktyget Antura. På samtliga IP ska gällande och föregående KS anges. Redovisning Arkivredovisningen innehåller processbeskrivningar för varje process, med uppgifter om aktiviteter, handlingstyper och handlingsslag på en nivå anpassad för Arkivredovisningens krav och förutsättningar samt i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2008:4). Handlingstyper är kopplade till aktiviteter i processerna medan uppgifter om handlingars hantering finns redovisade för varje handlingstyp, med uppgiftstyperna Medium och format, Inkommen/upprättad, Allmän handling, Registrering, Bevarandestatus, Förvaring, Sekretess samt Övrig anvisning/information. Den aktuella versionen av Arkivredovisningen finns i Klara Arkivredovisningssystem, som i sin tur publicerar uppgifter i ett anpassat visningsgränssnitt på både den interna och den externa hemsidan. I Klara genereras automatiskt grafiska beskrivningar av processerna, där sambandet mellan processer, aktiviteter och handlingar begripliggörs på ett tydligare sätt. Informationshanteringsplaner har upprättats för varje process, utifrån de uppgifter som ingår i Arkivredovisningen. Dessa planer förvaltas i Projektverktyget Antura, där även äldre versioner bevaras. Informationshanteringsplanerna publiceras inte externt utan är bara läsbara för medarbetare, antingen direkt i Antura eller via länkar på den interna hemsidan. I Arkivredovisningen anges per process de system och databaser som innehåller handlingar, med kopplingar till sådana handlingstyper som hanteras i systemen. Internt finns även länkar till Lantmäteriets Applikationslista, där gemensamma system ges korta beskrivningar, samt till övriga kompletterande systembeskrivningar. I de fall där det sker informationsutbyte med andra myndigheter beskrivs detta på processnivå, samt i länkade dokument. Arkivredovisningen är allmän handling och uppgifterna i den kan på begäran samt efter gällande rutiner lämnas ut. Förkortningar och begreppslista Förkortningar Förkortning AL AMP ASN AVA DB DRK EA EFH EMA FBL FMV Förklaring Anläggningslagen Ändamålsprövning Avtalsvillkor för specifikt nyttjande Avtalsdatabas Databas Digital registerkarta Ekonomiadministration Elektronisk fakturahantering Enhet för Myndighetsuppdrag Fastighetsbildningslagen Försvarsmaktens Materielverk

10 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 10 (12) FR GA GeoSE HLS HLS-F HR ILC IM KS LM LMFS LMIF OSIS OSL PA PLC PPS RA-FS RA-MS RFC SFR SIM SLA VM VU ÄHS ÖK Fastighetsregister Gemensamhetsanläggningar Geografisk StödEnhet se EMA Handläggningsstöd Fastighetsinskrivning Handläggningsstöd Fastighetsbildning Human Resource Infrastrukturlivscykel Fastighetsinskrivning Klassificeringsstruktur Lantmäteriet Lantmäteriets författningssamling Lantmäteriets interna föreskrifter Offentlighet, sekretess, integritet och säkerhet Offentlighets- och sekretesslagen Personaladministration Produktlivscykel Praktiskt projektstyrning Riksarkivets Föreskrifter Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter Request for change Samfällighetsföreningsregister Service impact manager Service Level Agreement Vidmakthålla Verksamhetsutveckling Ärendehanteringsstöd Överenskommelse Begreppslista Aktivitet Aktomslag Allmän handling Antura Arkiv Arkivbeskrivning Arkivbildare Led i en process Varierar i form och funktion efter process. Är ej allmän handling om det används endast för att hålla samman handlingar, men om aktomslaget innehåller metadata till handlingar (ex en förteckning över ingående handlingar) eller har uppgifter som tillför ärendet sakuppgift redovisas det istället som allmän. Handling som har inkommit eller upprättats på en myndighet och som förvaras där Projektverktyg som Lantmäteriet använder Syftar i Informationshanteringsplanen på större fysisk förvaringsyta som samlar handlingar från flera delar av myndigheten. Syftet är långtidsbevarande även om gallringsbart material kan förekomma. Ej avslutade ärenden ska ej placeras i arkiv. Sammanställda uppgifter om myndigheten, verksamheten, arkivet och arkivverksamheten. Myndighet, företag, organisation eller person som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar.

11 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 11 (12) Arkivbox Arkivförteckning Bevara Bevarandestatus Dataserver hos Lantmäteriet Diarium Format Förvaring Förvaringsenhet Gallra Handlingsslag Handlingstyp Informationshanteringsplan Inkommen/upprättad Box för arkivering av papper av syrafri papp som ofta är vaxad för att stöta bort vatten. Systematisk lista över innehållet i ett arkiv Handlingen ska bevaras för all framtid En uppgiftstyp i Arkivredovisningen som avser hur denna ska hanteras ifråga om bevarande. Ska handlingen gallras anges även frist samt det beslut som stödjer gallringen. Servrar och diskmedia som driftas i Lantmäteriets lokaler. Förteckning över inkomna, utgående och upprättande handlingar samt förteckning över ärenden. En uppgiftstyp i Arkivredovisningen som anger vilket format en handlingstyp bevaras i ex DOC eller PDF för textfiler. Förvaring kan till exempel vara ett säkerhetsskåp, bokhylla, arkiv, server eller ett närarkiv. När handlingar ska arkiveras, oavsett om de är analoga eller digitala, är det av stor vikt att handlingarnas förvaring får en unik benämning. Denna benämning kallas förvaringsenhet. En förvaringsenhet kan vara en server, en arkivbox eller till och med en last pall med handlingar eller en arkivlokal. Förstörande av handlingar och information som bedöms ha ett obetydligt intresse. På myndigheter får gallring endast genomföras efter ett formellt gallringsbeslut. Mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat. Alla handlingar som uppkommer när en aktivitet genomförs upprepat. Exempelvis kan kungörelser inför tjänstetillsättning eller anställningsbevis vara en handlingstyp. Samtliga handlingstyper som uppkommer i en och samma process utgör alltså ett handlingsslag. En förteckning av myndighetens samtliga handlingstyper listade i en matris med fasta kolumner som ger beskrivande och styrande uppgifter om handlingstyperna. Uppgiftstyperna är Medium och format, Inkommande/upprättade, Allmän handling, Registrering, Bevarandestatus, Förvaring, Sekretess samt Övrig informations/anvisning. Se respektive uppgiftstyp. En uppgiftstyp i Arkivredovisningen som anger ifall handlingarna inkommer till myndigheten från extern part eller upprättas av medarbetare på myndigheten Klara Ett program där arkivförteckningen registreras och redovisas. Länk till programmet Klassificeringsstruktur Medium Närarkiv Struktur som representerar verksamheten och som genom att sätta unika beteckningar på processer kan användas för klassificering av handlingsslag. En uppgiftstyp i Arkivredovisningen. Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Syftar i Informationshanteringsplanen på gemensamma fysiska förvaringsytor i anslutning till handläggares

12 Hanteringsanvisningar för arkivredovisning Lantmäteriet Sida: 12 (12) Process Registrering Riksarkivet Sekretess arbetsplatser och avsedda för snabb åtkomst till handlingarna. Här kan både avslutade och ej avslutade ärenden förvaras.. Avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten. En uppgiftstyp i Arkivredovisningen som anger ifall handlingstypen registreras och i vilket system. Inkomna eller upprättade handlingar registerförs för att öka spårbarhet och/eller underlätta handläggning av ärenden. För förvaltningsärenden sker registrering i diariet, men olika handläggningsstöd används också för ändamålet. Även separata databaser eller excellark kan brukas för att registerföra handlingar. Myndighet som förvarar arkivhandlingar från andra myndigheter och enskilda från medeltiden och framåt. Huvuduppgiften är att se till att Sveriges gemensamma kulturarv bevaras och är tillgängligt för allmänheten. En uppgiftstyp i Arkivredovisningen. Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården, socialtjänsten och folkbokföringen. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).