14 A. skatteverkets beslut om nedläggning av servicekontoret- svar på uppdrag om konsekvenser.

Transkript

1 Vimmerby kommun www. vimmerby.se Kommunstyrelseförvaltningen, Kansliavdelningen TJG KUNGÖRELSE (1) Kommunfullmäktiges sammanträde -extra ärende Tid Måndag 17 december 2012, kl. 18:30. Plats Plenisalen, Stadshuset, Vimmerby I enlighet med 5 kap 11 kommunallagen kungörs att nedanstående ärende kommer att behandlas vid kommunfullmäktiges sammanträde den 17 december utöver de ärenden som tidigare har kungjorts för sammanträdet. Tillägg: 14 A. skatteverkets beslut om nedläggning av servicekontoret- svar på uppdrag om konsekvenser. 20 A. Bemyndigande att undetieckna från kommunfullmäktige utgående handlingar under mandatperioden VIMMERBY KOMMUN Kommunfullmäktige Vimmerby den 12 december 2012 LEIF LARSSON Ordförande genom Therese Jigsved Kanslichef

2 Aren de

3 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 1(3) " Kommunstyrelsen KS 479 Dnr 282/2012 Kod 030 skatteverkets beslut om nedläggning av servicekontoret-svar på uppdrag om konsekvenser Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att uppta förhandlingar med staten, i form av de aktuella myndigheterna, angående om man är beredd att ersätta kommunen för det merarbete och den merkostnad som uppstår genom att servicekontoret flyttas till Västervik att om detta inte visar sig möjligt ompröva avtalet med Migrationsverket avseende antalet flyktingar som tas emot, då kommunen inte avser tillsätta ytterligare resurser på integrationsenheten då staten genom sina verk vidtar åtgärder som försvårar och fördyrar arbetet med de nyanlända. att uppdra åt socialnämnden att till kommunfullmäktige ange ett lämpligt antal kvotflyktingar i ett nytt avtal med Migrationsverket att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att tillskriva de aktuella statliga verken, integrationsministern samt landshövdingen om kommunfullmäktiges beslut, enligt bilagt förslag. Reservationer De socialdemokratiska och vänsterpatiistiska ledamöterna reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Ärendet Ordförande Micael Glennfalk (M) lyfter frågan om beslutet att servicekontoret i Vimmerby ska stängas senast vid halvårsskiftet 2013 på grund av att det har för få besökare. Besökarna kommer efter stängningen att hänvisas till servicekontoret i Västervik. Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

4 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 2(3) Kommunstyrelsen Ledamöterna anser att servicekontoret ska vara kvar. Man värnar om servicen till kommuninvånarna och att statliga jobb inte ska försvinna. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra åt kansliavdelningen att efterfråga underlag för beslutet hos skatteverket samt ta fram eventuella samhällskostnader som konsekvens av beslutet. Yrkanden Alliansen föreslår kommunstyrelsen kommunfullmäktige besluta: att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att uppta förhandlingar med staten, i form av de aktuella myndigheterna, angående om man är beredd att ersätta kommunen för det merarbete och den merkostnad som uppstår genom att servicekontoret flyttas till Västervik att om detta inte visar sig möjligt ompröva avtalet med Migrationsverket avseende antalet flyktingar som tas emot, då kommunen inte avser tillsätta ytterligare resurser på integrationsenheten då staten genom sina verk vidtar åtgärder som försvårar och fördyrar arbetet med de nyanlända. att uppdra åt socialnämnden att till kommunfullmäktige ange ett lämpligt antal kvotflyktingar i ett nytt avtal med Migrationsverket att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att tillskriva de aktuella statliga verken, integrationsministern samt landshövdingen om kommunfullmäktiges beslut, enligt bilagt förslag. PerÅke Svensson (C) yrkar bifall till alliansens förslag att mot bakgrund av vad som framkommit i tjänsteskrivelsen, De socialdemokratiska och vänsterpartistiska ledamöterna yrkar att kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att uppta förhandlingar med staten, i form av de aktuella myndigheterna, om att erbjuda lokaler på integrationsenheten, alternativt andra kommunala lokaler, kostnadsfritt ett antal dagar per månad för att ge service till medborgarna och nyanlända. Ordföranden ställer proposition på förslagen och finner att kommunstyrelsen bifaller alliansens förslag / Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

5 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 3(3) Kornmunstyrelsen Beslutsunderlag E-post från skatteverkets regionchefkjell Dahlström, Id Kommunstyrelsens beslut , KS 430. Tjänsteskrivelse upprättad av administrativ chef Helena Sjöholm, Id Skrivelse från kommunstyrelsens ordförande Micael Glennfalk (M), Id Sändlista Kommunfullmäktige Paragrafen justeras omedelbart: Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

6 Vimmerby kommun www. vimmerby.se Kommunstyrelsens förvaltning Helena Sjöholm TJÄNSTESKRIVELSE Dnr 282/2012/030 Id (2) Kommunstyrelsen skatteverkets beslut om nedläggning av servicekontoret-svar på uppdrag om konsekvenser Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna skrivelsen som svar på uppdrag om konsekvenser. Sammanfattning Kommunstyrelsen bes l u ta de vid sitt sammanträde att uppdra till förvaltningen att dels efterfråga underlag för beslutet om nedläggning av servicekontoret hos skatteverket samt att ta fram eventuella samhällskostnader. Denna skrivelse utgör ett svar på uppdraget. Som bilaga finns beslutsunderlag från skatteverket. Ärendet skatteverkets beslutsunderlag skatteverket meddelade att de beslutat att stänga servicekontoret i Vimmerby senast vid halvårsskiftet Som grund för beslutet anges en allt för stor skillnad mellan de orter där det i dag finns servicekontor vad gäller besöksfrekvens och väntetider. Variationerna i servicenivå hävdas vara negativa för såväl kunden som för personalen. skatteverket anser därför att förändringar behöver göras för att få en mer rationell verksamhet. Det finns också krav på en minskning av de totala kostnaderna. Beslutet innebär att totalt 13 kontor kommer att avvecklas. I de berörda fallen har skatteverket har gjort bedömningen att det inom rimligt avstånd finns tillgång till annat servicekontor. skatteverket anger i sitt beslutsunderlag att besöksfrekvensen anses låg och att andra servicekontor finns inom rimligt avstånd på de mter där verksamheten nu upphör. Besökarna i Vimmerby kommer att hänvisas till servicekontoret i Västervik. I övrigt hänvisas också till hemsida och självbetjäningstjänster. Personliga möten är möjliga att boka även fortsättningsvis via kundtjänst. skatteverkets besöksstatistik för de nu berörda kontoren visar att Vimmerby kontoret har 170 besökare per vecka innevarande år. Föregående år var samma siffra 150 besökare per vecka. Således en ökning med 13% från förra året. Vimmerby tillsammans med Borgholm är de kontor där besöksantalet procentuellt ökat mest från föregående år. Hälften av de berörda kontoren har istället minskat antalet besökare. Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro E-post stadshuset Stångågatan kommun@vimmerby.se VIMMERBY Fax PlusGiro W ebbplats Organisationsnummer Godkänd för F-skatt

7 Förvaltningarnas bedömningar Konsekvenser av skatteverkets nedläggningsbeslut har bedömts av kommunens förvaltningar. Generellt är det svårt att bedöma de direkta konsekvenserna för kommunens verksamhet. Flera förvaltningar är tydliga med att nedläggningen givetvis påverkar servicen till medborgaren i flera avseenden. Personlig service och snabbhet vid besök för råd och stöd, kopior av deklarationer, organisationsnummer mm som är nödvändiga för att också komma vidare i ärenden hos kommunen ges som exempel. Störst påverkan tros ändå beslutet ha för integrationsenhetens möjlighet att tillgodose behovet av samhällsservice för de flyktingar som vi tar emot i kommunen. Etableringsreformen har om något ökat behovet av servicekontorets tjänster. Nyanlända har stort behov av servicekontoret för många och skiftande ärenden relaterade till samtliga tre myndigheter. Sannolikt kommer nedläggningen att öka integrationsenhetens arbetsbörda då det inte är rimligt att förvänta att de flyktingar som är helt nyanlända på egen hand klarar att ta sig till Västervik för att uträtta sina ärenden till att börja med. Av tidigare erfarenhet görs bedömningen att det praktiska arbete med att fylla i blanketter och hantera ärenden via nätet som nyanlända inte bemästrar kommer att ge sämre förutsättningar att utföra det arbete som är det kommunala uppdraget. Servicekontorets arbete flyttas till kommunen istället. Bedömning En nedläggning av servicekontoret försämrar tveklöst servicen till medborgarna. De grupper som påverkas mest negativt är de redan utsatta grupperna i samhället, t ex äldre och nyanlända. Det är inget alternativ för nämnda grupper att sköta sina ärenden via hemsidan eller att ta sig till Västervik för att få personlig service. Hos berörda förvaltningar befaras att beslutet kommer innebära en ökad arbetsbelastning och att tid tas från det kommunala uppdraget. De samhällsekonomiska konsekvenserna är svåra att beräkna utan djupare analyser och med antaganden om de enskilda besökarna och deras ärenden. 2 Bilaga skatteverkets underlag för beslut om nedläggning av servicekontoret samt skatteverkets besöksstatistik. Helena Sjöholm Administrativ chef

8 *skatteverket 1(2) BESLUT Datum On r /1211 NEDLÄGGNING AV VERKSAMBETEN VID VISSA SERVICEKONTOR 1 Bakgrund skatteverket driver enligt överenskommelse med Försäkringskassan verksamhet vid servicekontor, som tillhandahåller icke ärendeanknuten service inom bägge myndigheternas arbetsområden. Vid vissa servicekontor utfärdas dessutom id-kort. Även Pensionsmyndigheten ingår i denna servicesamverkan. skatteverket är huvudman för 54 och Försäkringskassan för 61 servicekontor. Den myndighet som är huvudman för ett servicekontor har hela verksamhetsansvaret och ett odelat arbetsgivaransvar för kontorets anställda. 2 Produktionsavdelningens (PA) förslag PA föreslår att följande servicekontor ska upphöra med sin verksamhet. Borgholm Kramfors (öppet onsdag, torsdag och fredag) Lysekil Mark/Kinna (öppet tisdag och torsdag) Skara stenungsund Ulricehamn (öppet måndag, onsdag och fredag) Vimmerby Nedläggningen föreslås ske senast halvårsskiftet 2013 och kan bedömas beröra tretton medarbetare. Till stöd för förslaget anför PA i huvudsak följande. Etableringstakten för servicekontor har varit snabb och lämpliga lokaliseringar och resursbehoven på kontoren bestämdes på grundval av respektive myndighets tidigare erfarenheter av personliga möten i receptioner m.m. Servicekontorskonceptet är dock nytt och bygger på renodlad service utan ärendehandläggning och är inte helt jämförbart med det tidigare arbetssättet. Det är givet att servicekontorsverksamheten - både konceptet, lokalisering och resurser - som all annan verksamhet måste ses över löpande och vid behov förändras/utvecklas. Postadress l7l945olna Telefon 077l E-postadress huvudkantoret(gskatteverket.se

9 *skatteverket 2 ( 2) BESLUT Datum Dn r /1211 Idag skiljer sig väntetider och besöksfrekvens inom servicekontoren åt. På vissa orter är besöksfrekvensen hög och väntetiderna blir långa. På andra orter är besöksfrekvensen lägre än förväntat. Dessa variationer i servicenivå är negativa både ur ett kundperspektiv och för personalen. Förändringar behöver göras för att få en mer rationell verksamhet, minska väntetider och stärka servicen där efterfrågan är stor. Samtidigt finns ett krav på en minskning av de totala kostnaderna för servicekontorsverksamheten. På de orter där verksamheten nu föreslås upphöra är besöksfrekvensen låg och andra servicekontor finns inom rimligt avstånd. Den föreslagna förändringen medför att kunderna kommer att behöva välja annan kanal (hemsida, telefon m.m.) för sina frågor alternativt resa till ett annat servicekontor för ett personligt möte. Omkring hälften av kunderna bedöms komma att välja annan servicekanal. Vid samma tidpunkt kommer verksamheten på fem servicekontor där Försäkringskassan är huvudman att upphöra, Eksjö, Mjölby, Sunne, Hallsberg och Ronneby. 3 Beslut skatteverket beslutar om nedläggning av servicekontor i enlighet med förslaget. Verksamheten vid kontoren ska upphöra senast per den sista juni PA svarar för att leda och samordna det fortsatta arbete som föranleds av detta beslut, t.ex. beträffande verksamhets- och personalkonsekvenser. Förhandling enligt 11 MBL har ägt rum. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektören. I den slutliga handläggningen deltog produktionschefen Suzanne Lindblom och områdesansvarig för servicekontor Ulrika Röhr, produktionsavdelningen, föredragande. Ingernar Hansson Ulrika Röhr

10 Frän: Ulrika Röhr skickat: den 22 november :27 Till: Sjöholm, Helena Ämne: Beslut Dnr 282/2012/030 Id nr Hej! Sänder här, enligt uppdrag, skatteverkets beslut avseende avveckling av servicekontor. Bifogar även besökstatistil<.. sunne 2011 besök snitt/v v besök snitt/v v Mark (Skene) Kramfors Borgholm Vimmerby Ulricehamn , Lysekil Eksjö stenungsund Ronneby Skara ', Mjölby Hallsberg Med vänlig hälsning Ulrika Röhr Kundmötesenheten ~ $ )i) skatteverket Produktionsavdelningen SOLNA Besöksadress: Solna Strandväg 10 Telefon: Mobil:

11 Dnr 282/2012/030 Id nr Till kommunstyrelsen Mot bakgrund av vad som framkommit i tjänsteskrivelsen, föreslår kommunstyrelsen kommunfullmäktige besluta:... att uppdra åt kommunstyrelsensordförande att uppta förhandlingar med staten, i form av de aktuella myndigheterna, angående om man är beredd att ersätta kommunen för det merarbete och den merkostnad som uppstår genom att servicekontoret flyttas till Västervik att om detta inte visar sig möjligt ompröva avtalet med Migrationsverket avseende antalet flyktingar som tas emot, då kommunen inte avser tillsätta ytterligare resurser på integrationsenheten då staten genom sina verk vidtar åtgärder som försvårar och fördyrar arbetet med de nyanlända. att uppdra åt socialnämnden att till kommunfullmäktige ange ett lämpligt antal kvotflyktingar i ett nytt avtal med Migrationsverket att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande att tillskriva de aktuella statliga verken, integrationsministern samt landshövdingen om kommunfullmäktiges beslut, enligt bilagt förslag

12 Förslag till brev: Till Generaldirektörerna för Pensionsmyndigheten, Försäkringskassan och Skatteverket Samt Integrationsminister Erik Ullenhag och Landshövding Stefan Carlsson Rörande neddragning av de statliga trygghetssystemen i Vimmerby kommun De statliga trygghetssystemen i Vimmerby kommun verkar genom ett s.k. Servicekontor. Det är ett kontor där Pensionsmyndigheten, Försäkringskassan och Skatteverket har gemensamma resurser för service till befolkningen. De tre verken avser nu, genom beslut hos ansvarigt verk skatteverket, avveckla kontoret i Vimmerby och flytta personal och därmed service åt kunder 6 mil bort, till Västerviks kommun. För Virornerbys del innebär det att kommunen får förstärka integrationsenheten med fler personer, eftersom man måste följa med nyanlända flyktingarna med buss till Västervik. Vimmerby kommun är inte beredd att ta dessa extra kostnader, som i egentlig mening åvilar staten, och kommer därför att, om en överenskommelse om ersättning för uppkomna merkostnader beroende på myndigheternas agerande ej kan nås, ompröva sina beslut om det antal flyktingar man tar emot. Om staten och dess verk anser att man kan dra ned service och försvåra för nyanlända att integreras, och därmed föra över sina kostnader på annan part, ser kommunen ingen möjlighet att vidmakthålla det antal flyktingar vi har avtal om. I Servicekontoret hjälper de tre statliga verken flyktingar med folkbokföring och registrering för ersättningar bland annat. Personal från kommunens integrationsenhet närvarar. Integrationsenheten har placerats nära Servicekontoret för att kunna arbeta effektivt. Kommunstyrelsen har begärt en tjänsteutredning avseende konsekvenser av en nedläggning av Servicekontoret Den bifogas. Vimmerby kommun vill understryka att Vimmerby gärna, som tidigare och i enlighet med statens uttryckta önskemål, tar emot flyktingar men då krävs att statens egna myndigheter inte aktivt motverkar en sådan verksamhet. Micael Glennfalk Kommunalråd Kommunstyrelsens ordförande VIMMERBY KOMMUN Kommunstyrelsen stadshuset VIMMERBY , direkt , fax Besök oss gärna på: sådan verksamhet.

13 Aren de

14 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 1(2) Kommunstyrelsen KS 478 Dm 13/2011 Kod 002 Bemyndigande att underteckna från kommunfullmäktige utgående handlingar under mandatperioden Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att l. under mandatperioden bemyndiga kommunstyrelsens ordfdrande Micael Glennfalk (M) eller, vid förfall för denne, kommunstyrelsens l :e vice ordförande PerÅke Svensson (C), i båda fallen med kontrasignation av kommunchef Carolina Leijomam eller, vid förfall för denne, administrativ chef Helena Sjöholm att 2. underteckna från kommunfullmäktige följande utgående skrivelser; kontrakt, gåvobrev, låne-och skuldförbindelser, rättegångshandlingar, konkursoch verkställighetshandlingar samt liknande handlingar 3. övriga utgående handlingar från kommunfullmäktige undertecknas av fullmäktiges ordförande och kontrasigneras av fullmäktiges sekreterare i enlighet med arbetsordningen. Ärendet A v fullmäktiges arbetsordning framgår att fullmäktiges ordförande undertedmar och fullmäktiges sekreterare kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och de andra handlingar som upprättas i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat. Behov föreligger av att förtydliga att t ex köpekontakt som beretts i kommunstyrelsen och som godkänns i kommunfullmäktige undertedmas av kommunstyrelsens ordförande med kontrasignation av kommunchef och deras respektive ersättare. Kommunstyrelsen beslutade att under mandatperioden bemyndiga kommunstyrelsens ordförande Micael Glennfalk eller, vid förfall för denne, kommunstyrelsens l :e vice ordförande PerÅke Svensson, i båda fallen med kontrasignation av kommunchef Carolina Leijomam eller, vid Protokolljusterare Utdragsbestyrkning

15 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 2(2) Kommunstyrelsen förfall för denne, ekonomichef Staffan Leijon att underteckna från kommunstyrelsen utgående slaivelser, kontrakt, gåvobrev, låne-och skuldförbindelser, rättegångshandlingar, konkurs- och verkställighetshandlingar samt liknande handlingar. Med anledning av tillträdande av administrativ chef Helena Sjöholm föreslås att hon kontrasignerar handlingar när kommunchef Carolina Leijonram ej är närvarande. Övriga utgående handlingar från kommunfullmäktige undertecknas av fullmäktiges ordförande och kontrasigneras av fullmäktiges selaeterare i enlighet med arbetsordningen. Vid dagens sammanträde föreligger kansliavdelningens förslag. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut , KF 35 Kommunstyrelsens beslut , KS 20. Tjänsteskrivelse upprättade av kanslicheftherese Jigsved, Id Sändlista Kommunfullmäktige Paragrafen justeras omedelbart: ~-:1--'--f--~t----J_V ~l~ r,( rwla_ Lis-Astrid Andersson justerare Protokolljusterare Utdragsbestyrkning