Hänt i veckan - aktivitetsrapport från avdelningsstyrelsen till sektionerna

Transkript

1 Hänt i veckan - aktivitetsrapport från avdelningsstyrelsen till sektionerna Nr: 8/2011 Omfattar perioden den feb februari Samverkan Försäkringsprocesser (Ann-Helen Engström och Peter Karlsson deltog) Skillnader i handläggningstider m.m. Information lämnades om hur enheternas resultat varierar, t.ex. om regionala skillnader i handläggningstider. Man ska studera hur det ser ut inom olika ärendeslag och vi ska få information framöver. Den 28 maj ska FK redovisa till regeringen vad skillnaderna kan bero på. Kundsynpunkter Kundsynpunkter redovisades. Dessa samlas ihop av Försäkringsprocesser och fördelas sedan ut till berörda kanaler. En hel del klagomål har inkommit på t.ex. bemötande, långa handläggningstider och att man inte blir uppringd av handläggare. Men vi har även fått beröm i samma avseenden, fast inte lika mycket. Kontrollramverk En snabb beskrivning gavs av kontrollramverket och hur FK bättre ska utnyttja informationen som vi har om våra kunder. Kontrollutredningarna 2010 berördes med utgångspunkt från ett utskickat pressmeddelande om gjorda återkrav och hur mycket man utifrån detta beräknar att kunna spara in framöver. Steglös avräkning Information lämnades om att det är dags att göra en avstämning av steglös avräkning personer har fått brev om detta. Man ska återkomma längre fram om resultatet av detta. VS-samverkan VO-nivå Stockholm Ekonomi och inköp (Lena Eriksson och Ann-Britt Nilsson deltog) Upphandlingar Mötet gick igenom planerade och pågående upphandlingar/större avrop 2011/2012. Samarbete Helpdesk ekonomi och administration Vi fick information om det systematiska samarbetet som påbörjats mellan Helpdesk ekonomi och administration. Genom samarbetet utvecklar personalen sin kompetens. Lean Lean-arbetet har startat inom hela ekonomisektionen. Inköp introduceras under hösten. På STs fråga fick vi veta att det kommit ca 30 nya förslag varav ett har lyfts till ledningsgruppen. Vi kommer att få del av några förslag vid nästa möte.

2 Arbetsmiljöronder m.m. Vi hade en diskussion om arbetsmiljöronder och fick information om handlingsplanerna som gjorts m.a.a. medarbetarundersökningen och NMI-resultaten. 22 februari Central samverkan (Siv Norlin och Thomas Åding deltog) EU påtalar diskriminering Vi fick information om att Sverige enligt EU diskriminerar människor vid beräkning av SA i samband med migrering ärenden måste därför räknas om inom två år. Arbetsinsatsen motsvarar 39 årsarbetare under den tiden. En plan tas fram om hur detta ska genomföras. Åtgärdsplan m.a.a. regeringens besparingskrav Ledningen informerade om att regeringen nu väldigt tydligt har uttalat att man förväntar sig att myndigheten anpassar sig till de ekonomiska nivåer som regeringen angivit. Det innebär att FK inte kan fortsätta avge prognoser och skriva budgetunderlag utifrån verksamhetens behov, utan enbart utifrån regeringens sparkrav. En konsekvens är bl.a. att FK nu bedömer att man måste lägga ner service- och lokalkontorsverksamheten. Månadsrapportering Månadsrapporteringen (som visar resultaten inom verksamhet och ekonomi) har gjorts om formmässigt. I fortsättningen kommer vi bara att få en avvikelserapportering. Några avvikelser som rapporterades var att tillgängligheten i kundcenter har varit för låg, att sjukpenningtalet har påverkats av s.k. återvändare och att handläggningstiderna är långa inom TFP. Ledningsfilosofin När det gäller arbetet med ledningsfilosofin har svar inkommit från diskussionerna på arbetsplatserna. När arbetsgivaren sammanfattar huvudspåren i svaren, känner vi väl igen de frågor som tagits upp. Det är inte förvånande, men bra att det viktigaste sammanfattas och tas med i det fortsatta arbetet. VS-samverkan (Lena Eriksson, Ann-Britt Nilsson och huvudskyddsombudet Christina Eklöf deltog) Arbetsordning ST påtalade att handlingar till mötena måste komma i god tid, så att man hinner gå igenom desamma. Dessutom måste protokollen vara utförligare. Samverkan om projekt Under punkten Tertialrapport 3 tog ST upp att samverkan alltid ska ske om projekt. Vi ska samverka om VBU för de projekt som inte har startat upp. Arbetsgivaren tog det med sig.

3 Dokumenthantering Det blir en strukturförändring inom Dokumenthantering genom en ny sektion med 14 arkivassistenter direkt under arkivenheten. Dessutom ska rekrytering ske av en sektionschef och 10 visstidsanställda. Genomgång av yrkesroller Verksamhetsstöd håller på med en genomgång av vilka yrkesroller som de ska ha i sin organisation. Genomgången avser inte Besta-klassificering, arbetsvärdering eller lönefrågor. VS-samverkan VO-nivå Stockholm (Lena Eriksson, Ann-Britt Nilsson och huvudskyddsombudet Christina Eklöf deltog) Kompetensförsörjningsplanen för Kontorsservice Vi gick igenom kompetensförsörjningsplanen för kontorsservice. Översyn av tjänstepaket mot Pensionsmyndigheten Det pågår en översyn av tjänstepaketet mot Pensionsmyndigheten. De nya lokalvårdsavtalen träder i kraft den 1 april. Kvalitetsansvariga KS-medarbetare har fått information och utbildning om kvalitetsuppföljning. Larmförmedling FK ska inte använda det nya statliga ramavtalet för larmförmedlingstjänster p.g.a. dess konstruktion med en andra konkurrensutsättning per län. Myndigheten ska göra en egen upphandling för att minimera antalet leverantörer. Upphandling av frukt Huvudskyddsombudet och de fackliga organisationerna tog upp en diskussion om upphandlingen av frukt. Arbetsgivaren menade att det är upp till varje chef att bedöma om de har budget till frukt. Eftersom vi alla var överens om att det ska vara lika i landet, så kommer huvudskyddsombudet att ta upp frågan i HR-samverkan. Webbutbildning kontra lärarledd utbildning VO-chefen för Kompetensforum deltog. ST ställde en fråga eftersom Kompetensforum och Kompetensutvecklingsrådet ser över vilka lärarledda utbildningar som kan föras över till webbutbildning. Vår uppfattning är att personalen föredrar lärarledda utbildningar. Arbetsgivaren är medveten om det och avser bara att göra faktautbildningar som webbutbildning. Rekrytering av ny controller Denna vecka genomförs ett uppstartmöte för rekrytering av ny controller inom VS, eftersom nuvarande controller kommer att sluta på FK.

4 23 februari Rapport från Chefsdagen (Anne Hagberg och Christina Eklöf deltog) Onsdagen den 23 februari samlades den s.k. 150-gruppen, d.v.s. områdeschefer, platschefer och chefer inom HK resp. IT. Enkät om ledningsfilosofin GD Adriana Lender inledde dagen med att redogöra för den enkät om ledningsfilosofin, som skickats ut till cheferna och tackade för deras arbete med denna. Åtgärdsplan m.a.a. regeringens besparingskrav Under förmiddagen lämnades information om arbetet med åtgärdsplanen för att möta regeringens krav på ytterligare besparingar. GD redovisade det beslut som ledningen enats om, som innebär att Försäkringskassan drar sig ur servicekontoren och lägger ner de kvarvarande lokalkontoren. En beskrivning gavs av arbetet med åtgärdsplanen och myndighetens ambition att visa på olika alternativ för att nå besparingarna. Dessvärre hade departementet meddelat att de endast var intresserade av alternativ som innebär att besparingen kan uppnås redan Per Åkesson beskrev arbetet med att ta fram handlingsplanen och Sture Hjalmarsson gav den ekonomiska bakgrunden till det fattade beslutet. På eftermiddagen fortsatte cheferna kanalvis att diskutera det uppkomna läget. 25 februari Övergång från dagarbetstid till schemalagd arbetstid (Siv Norlin och Thomas Åding deltog) När piloten för front office - back office ( Sundsvallspiloten ) inrättades, så beslutade arbetsgivaren att de anställda skulle få en temporär placering i Kundcenter. Parterna skulle titta vidare på frågan om övergång från dagarbetstid till schemalagd arbetstid inför en eventuell, definitiv placering i KC vid pilotens slut. Vid det här mötet stämde vi av med varandra vad frågan handlar om. Styrgruppen för projektet Elektronisk handel (Lena Eriksson deltog) Vi gick igenom dagsläget. Upphandlingen av ramavtalet är överprövad, men det har fortfarande inte kommit någon dom från Kammarrätten. Den förväntas komma vecka 11 eller 12. Försäkringskassan ligger tidsmässigt bra till jämfört med andra myndigheter. FK är utvald som en av de första myndigheterna att införa elektronisk handel, vilket ska vara klart senast den 1 januari 2013.

5 HR-samverkan (Siv Norlin, Thomas Åding och huvudskyddsombudet Christina Eklöf deltog) Första hjälpen och krisstöd Ett dokument om första hjälpen och krisstöd presenterades. Det har även diskuterats tidigare i HR-samverkan. ST har krävt att det måste finnas en kristelefon som alla kan ringa när det behövs. I de rutiner som presenterades är det bara cheferna som har någonstans att ringa. Medarbetarna förväntas ringa till chefen, som sedan kan ringa vidare. Ett stort problem med detta är att cheferna förväntas vara tillgängliga dygnet runt om något skulle hända. Från STs sida tycker vi det är helt oacceptabelt. Arbetsgivaren menade att det inte går att vänta längre på att HRs rutiner samordnas med säkerhetsstabens rutiner. Dokumentet fastställdes därför i befintligt skick. Upphandling av medarbetarundersökning Vi fick en rapport om upphandlingen av medarbetarundersökningen, som ska genomföras i höst. Vi hade inga synpunkter. Upphandling av företagshälsovård Förberedelser för upphandling av företagshälsovård pågår, eftersom nuvarande avtal går mot sitt slut. Parterna kommer att ha en särskild träff om detta. Besvär över tillsättningar Vi fick en redovisning av besvär över tjänstetillsättningar under Sammanlagt 27 tillsättningar hade överklagats. Försäkringskassan har fått rätt i alla avgjorda ärenden. Åtta ärenden är ännu inte avgjorda. Vi kom överens om att HR ska ta fram några särskilt intressanta ärenden för diskussion, eftersom vi bedömer att det kan finnas en del att lära av hur Statens överklagandenämnd resonerar. Sommarjobb HR kommer att samordna spontanansökningar om sommarjobb.