Granskning av Malmö stads finansverksamhet och internbank På uppdrag av Malmö Stadsrevision. Mikael Sjölander Pasquale Di Nicola

Transkript

1 Granskning av Malmö stads finansverksamhet och internbank På uppdrag av Malmö Stadsrevision Mikael Sjölander Pasquale Di Nicola

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund och uppdrag Syfte, avgränsning och revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Resultat av granskningen Sker verksamheten inom Malmö stads internbank i enlighet med de Finansiella Föreskrifterna och Finanspolicyn? Är internbankens arbete effektivt? Är uppdelningen mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten avseende kontroller ändamålsenlig? Är den interna kontrollen tillräcklig avseende internbankens verksamhet? Får styrelsen för internbanken tillräcklig och relevant information inför beslut? Anser styrelsen för internbanken (KSAU) att de har tillräcklig kunskap och insikt i internbankens verksamhet för att kunna fatta beslut i beredningen? Granskning av finansverksamheten

3 1. Sammanfattning Ernst & Young AB (nedan EY ) har på uppdrag av Stadsrevisionen i Malmö stad (nedan Stadsrevisionen ) granskat Malmö stads finansverksamhet. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om internbanken bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt samt i enlighet med gällande regler och beslut. Vidare att den interna kontrollen är tillräcklig. Enligt riktlinjer från Stadsrevisionen har fokus vid granskningen lagts på arbetet i Malmö Stads internbank. De frågor som besvaras inom ramen för vårt uppdrag enligt ovan är: 1) Sker verksamheten inom Malmö Stads internbank i enlighet med Föreskrifterna och Finanspolicyn? 2) Är internbankens arbete ekonomiskt effektivt? 3) Är uppdelningen mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten avseende kontroller ändamålsenlig? 4) Är den interna kontrollen tillräcklig avseende internbankens verksamhet? 5) Får styrelsen för internbanken (KSAU) tillräcklig och relevant information inför beslut? 6) Anser styrelsen för internbanken att de har tillräcklig kunskap och insikt i internbankens verksamhet för att kunna fatta beslut i beredningen? Utöver ovanstående sex frågor har vi även kort kommenterat de redovisningsregler som gäller för finansiella instrument i kommunal sektor och följsamheten till dessa. Granskningen har baserats på intervjuer med politiker och tjänstemän, genomgång av styrdokument, protokoll och handlingar, samt stickprovsvis granskning av underlag i syfte att verifiera att beskrivna rutiner och processer fungerar. Sammanfattningsvis framgår våra bedömningar kopplat till respektive revisionsfråga nedan. Sker verksamheten inom Malmö Stads internbank i enlighet med föreskrifterna och finanspolicyn? Vi bedömer att föreskrifterna och finanspolicyn (styrdokumenten) i allt väsentligt är ändamålsenliga som dokument som utgångspunkt för styrning av finansverksamheten i Malmö stad. Vi bedömer att föreskrifter och finanspolicy i allt väsentligt följs men att avvikelser och förbättringspotential finns vad gäller främst uppföljning och rapportering. Vår granskning av de finansiella instrument som används (lån, derivat, m.m. ) påvisar inte några avvikelser mot reglerna i finanspolicyn. Vi bedömer vidare att de instrument som finns är relevanta och vanligt förekommande instrument på marknaden och även är förekommande i andra kommuner och landsting. Samtliga derivat är kopplade till underliggande lån. Vi har inte noterat några spekulativa affärer. Den mest väsentliga bristen är enligt vår bedömning den uppföljande rapportering som sker till KS och KSAU. KS och KSAU är de politiska nivåer i organisationen som enligt föreskrifterna har centralt ansvar för uppföljning av finansverksamheten. Av föreskrifterna framgår att dessa reglerar finanshanteringen ur ett kommun-koncernperspektiv. Någon tydlig uppföljning och rapportering ur ett koncernperspektiv sker dock inte till politiska ansvarsnivåer utan denna sker främst ur ett Malmö stadsperspektiv. Uppföljningen ur enbart ett Malmö stads perspektiv blir inte fullt ut relevant som underlag för att 2 Granskning av finansverksamheten

4 bedöma de finansiella riskerna i kommunkoncernen. Mot bakgrund av den lagstadgade uppsiktsplikten är kommunkoncernperspektivet relevant för KS och KSAU oavsett hur internbankens organisation är utformad. En rapportering ur ett koncernperspektiv ska ske årligen enligt finanspolicyn. Rapporten ska tillställas KS och stadsrevisionen. Sådan rapportering har inte skett. Marknadsvärdena på derivaten ska rapporteras enligt finanspolicyn vilket inte har skett. Båda nämnda områden är sålunda avvikelser från gällande finanspolicy. Vi bedömer också att den rapportering som sker kan utvecklas för att tydligare mäta riskerna, exempelvis bör räntebindningstiden även redovisas brutto för externa respektive interna lån och redovisningen av räntebärande nettoskuld/fordran bör utvecklas med avseende på vad måttet ska redovisa ur ett riskperspektiv. Vi bedömer att arbetsfördelningen vad gäller beslutsfattandet, vilken regleras i bilaga till finanspolicyn, bör fördelas i ökad utsträckning mellan internbankens personal och annan beslutsfattare vid större, mer riskfyllda och/eller ovanliga transaktioner. Är internbankens arbete ekonomiskt effektivt? Vi bedömer att Malmö stad bedriver ett effektivt arbete vid internbanken Effektiviteten bedöms kunna utvecklas ytterligare genom att samla hela kommunkoncernens finansförvaltning centralt i Malmö stad. Vi bedömer att den kompetens som finns inom internbanken är adekvat och att de finansieringsprodukter (lån, certifikat, derivat etc.) som används är relevanta och vanligt förekommande instrument på marknaden. Vidare att de produkter som används är relevanta för att avväga olika typer av risker. De nivåer på kostnader som är kopplade till de finansiella instrumenten bedöms vara rimliga. Vi ser positivt på den pågående implementeringen av QlickView, både ur effektivitets- och internkontrollsynpunkt. QlickView ska till delar ersätta det idag omfattande manuella arbetet med uppföljning som sker i Microsoft Excel. Vi bedömer att de rutiner som finns för att beräkna marknadsmässig ränta vid utlåning till bolag, förbund och föreningar är relevanta. Det kan noteras att det inte är någon exakt vetenskap att beräkna detta, men vi bedömer att Malmö stad har tillfredsställande rutiner och ett systematiskt sätt att hantera dessa frågor. Är uppdelningen mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten avseende kontroller ändamålsenlig? Redovisningsenheten och finansenheten är två olika enheter inom Stadskontorets ekonomiavdelning. Internbanken utgör ett kostnadsställe inom finansförvaltningen. Internbanken beslutar om och genomför affärer samt upprättar förslag till bokföringsunderlag och registrerar dessa i finanssystemet (TWIN). Samtliga affärer beslutas av minst två personer i förening inom enheten eller tillsammans med annan namngiven person utanför enheten. Underlagen attesteras inom internbanken. Redovisningsenheten kontrollerar redovisningen mot underlag och finanspolicy. Redovisningsenheten stämmer också av redovisningen avseende finansiella poster i balans- och resultaträkningen mot externa underlag från finansinstitut. 3 Granskning av finansverksamheten

5 Vår bedömning är att uppdelningen av arbetet mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten är ändamålsenlig ur internkontrollsynpunkt. Rutinerna bedöms vara tydliga och följs. Är den interna kontrollen tillräcklig avseende internbankens verksamhet? Vår övergripande bedömning av den interna kontrollen är att den är tillräcklig men att den bör stärkas i vissa avseenden. Ur ansvarssynpunkt är den styrning, uppföljning och kontroll som sker av KS och KSAU väsentlig. Våra bedömningar av den interna kontrollen omfattar därför såväl politisk nivå som tjänstemannanivå. Enligt Malmö stads regelverk (Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll 8 Beslut i KF ) ska internkontrollplan upprättas av de olika förvaltningarna årligen. En sådan plan upprättades inte i tid för finansförvaltningen år 2013 vilket förklaras av en administrativ miss. Beslut om internkontrollplan för finansförvaltningen år 2013 skedde därför inte i kommunstyrelsen förrän i november 2013, vilket var samma tidpunkt som även uppföljningen av planen skedde. Internkontrollplanen omfattar finansförvaltningen, men inte specifikt internbankens risker (internbanken är en del av finansförvaltningen). Det saknas en dokumenterad riskanalys som grund för hur just dessa tre risker bedömts vara de mest väsentliga inom finansförvaltningen. Däremot har de tre riskområdena som framgår av planen bedömts på ett systematiskt sätt avseende såväl väsentlighet som risk. Enligt vår bedömning är följsamhet till olika reglerade områden i finanspolicyn också en viktig del i riskanalysen och borde beaktas i uppföljningen av den interna kontrollen. Till KSAU rapporteras månatligen en finansrapport. Till KS sker rapporteringen i samband med delårsrapportering. Rapporteringen är kopplad till finanspolicyns krav. Från intervjuade politiker framgår att de är nöjda med den rapportering som sker och att denna bedömts vara tillräcklig. De bekräftar dock att en uppföljning ur ett koncernperspektiv kan vara mer relevant. Det är framförallt i en grupp som benämns Finansberedningen, som består av tongivande politiker från såväl majoriteten som oppositionen, som man anser att det finns utrymme för en mer gedigen rapportering av finanshanteringen och där det också blir diskussion och frågor ställs. I KS och KSAU, som är de organ som har det formella ansvaret för uppföljningen av finansverksamheten, uppges det inte lämnas i särskilt mycket tid för finansfrågor. Av protokollen i KS såväl för april- som augustiboksluten 2013, samt av KSAUs protokoll den 16 september 2013 framgår endast att KS med godkännande lägger rapporten från stadskontoret till handlingarna. Vi bedömer att det är svårt att utläsa om KSAU och KS särskilt diskuterat och bedömt vissa frågor i finansrapporteringen mot bakgrund av den knapphändiga informationen i protokollen. Finansberedningen har inte något formellt ansvar att följa upp och utöva kontroll över finanshanteringen i staden enligt de styrdokument som finns (föreskrifter och policy). Det föreligger inte heller en total personunion med KSAU som är internbankens styrelse. Det är därför viktigt att Finansberedningens ansvar/roll i förhållande till KS och KSAU tydliggörs och att Finansberedningens uppföljning och kontroll inte ersätter den uppföljning som KS och KSAU behöver göra. En ytterligare begränsning bör ske av befogenheter för transaktioner som är stora, ovanliga och/eller binder upp Malmö stads kommunkoncern på lång tid. Det är givetvis viktigt att inte begränsa befogenheterna i den omfattningen att effektiviteten väsentligt begränsas. Vi vill poängtera att vi i granskningen inte har identifierat några befintliga derivat som inte direkt är kopplade till underliggande lån eller som annars är av spekulativ karaktär. 4 Granskning av finansverksamheten

6 Excel används idag i stor utsträckning för uppföljning med många manuella inslag. Ett projekt pågår att implementera QlickView med mer standardiserade rapporter och med möjligheter till direkt inläsning från ekonomisystemet. Vi ser positivt på denna utveckling. Får styrelsen för internbanken (KSAU) tillräcklig och relevant information inför beslut? Internbankens styrelse (KSAU) får i stort den rapportering som framgår av finanspolicyn. Det finns undantag vad gäller kraven på information om marknadsvärde på derivat och årlig rapportering till stadsrevisionen och kommunstyrelsen, vilket framgår ovan. Vi bedömer att styrelsen för internbanken behöver få en utvecklad information för att på ett relevant sätt kunna bedöma de finansiella riskerna ur ett kommunkoncernperspektiv, vilket framgår ovan. För närvarande bedömer vi att det inte finns några specifika instrument som är av ovanlig karaktär eller som utgör stor risk för kommunkoncernen. Strukturen på månadsrapporten är inte fullt ut tydlig för läsaren. Uppbyggnaden av tabeller och appendix är inte konsekvent i förhållande till finansfinanspolicyns krav. För att månadsrapporten ska vara ett fullvärdigt underlag för uppföljning och beslut bör den innefatta förklaringar till de mått och risker som behandlas. Om den även har samma struktur som Finanspolicyn blir det enklare för läsaren att kontrollera att Finanspolicyns samtliga krav på rapportering är uppfyllda. Finanspolicyn och Föreskrifterna bör i bilaga innehålla ett rapportformat för uppföljning. Härvid är det viktigt att notera att rapporteringen skall uppfylla det som krävs för att KS respektive KSAU på ett så självständigt sätt som möjligt skall kunna göra relevanta bedömningar. Anser styrelsen för internbanken att de har tillräcklig kunskap och insikt i internbankens verksamhet för att kunna fatta beslut i beredningen? Våra bedömningar baseras på intervjuer med ordförande och andre vice ordförande i KSAU, samt på genomgång av protokoll och underlag. Politikerna anger att Finansberedningen är det forum som ger bäst insikt i internbankens verksamhet. I detta forum ingår tongivande politiker från majoriteten och oppositionen och där förs bland annat frågor kring finanshanteringen. Vi har tagit del av protokoll från Finansberedningen. Dessa är mycket kortfattade och det framgår inte något om den diskussion som förts eller om särskilda områden belysts ur risksynpunkt. Det bifogas dock Powerpointbilder till protokollet. Finansberedningens protokoll delges inte KSAU. Finansberedningen som forum kan inte ersätta KSAUs roll som internbankens styrelse. Vi upplever Finansberedningens roll i förhållande till KSAU och KS som otydlig. Det är dock klart att Finansberedningen inte har någon beslutande roll. För att fullt ut förstå riskerna med finanshanteringen, bland annat kopplat till de olika instrument som används, krävs i vissa fall specialistkompetens. Det ställs inte några specifika krav på kompetens kring finanshantering för att utses till ledamot i KSAU. Trots att KSAU är det politiska organ som är utsedd till styrelse för internbanken finns ingen särskild utbildningsinsats som riktas mot styrelsen inom detta område. Det sker inte heller någon regelbunden utvärdering av styrdokumenten och uppföljningen av dessa från extern specialist på området, vilket vi bedömer avsevärt skulle stärka den interna kontrollen. Följsamhet till redovisningsregelverk Vi bedömer att Malmö stad i årsredovisning och delårsrapporter följer de redovisningsregler som gäller idag. Från år 2014 gäller nya regler som kräver mer omfattande rapportering i årsredovisningen, men 5 Granskning av finansverksamheten

7 även behov av framtagande av ytterligare dokumentation som grund för redovisningen av finansiella instrument. Rekommendationer I rapporten lämnar vi följande rekommendationer: Uppföljningen och rapporteringen till KS och KSAU bör ske i större utsträckning ur ett koncernperspektiv för att på ett relevant sätt återspegla de finansiella risker som finns. Utveckla månadsrapporteringen till KSAU och delårsrapporteringen till KS så att den omfattar samtliga områden som ska rapporteras enligt finanspolicyn. Utveckla rapporteringen till KSAU så att den redovisning som sker i större utsträckning mäter relevanta risker, exempelvis räntebindningstiden bör även redovisas brutto. Nettoredovisningen av räntebindningstiden kan utvecklas för att bli mer relevant. Redovisningen av räntebärande nettoskuld/fordran kan utvecklas vad gäller vilken bäring utfallet har ur ett riskperspektiv. För väsentliga affärer (beloppsmässigt och/eller ur risksynpunkt) bör befogenheterna att fatta beslut fördelas mellan finansenheten och annan enhet i större utsträckning. Internkontrollplanen bör baseras på en dokumenterad väsentlighets- och riskanalys baserat på risker kopplade specifikt till internbankens verksamhet. Internkontrollplanen bör omfatta en punkt med extern uppföljning av följsamhet till policyn samt att denna är relevant. Sådan uppföljning kan sannolikt ske med ett antal års mellanrum om inte väsentliga förändringar sker i verksamheten. Finansenheten ska enligt krav i finanspolicyn årligen rapportera en utvärdering av finansverksamheten och riskhanteringen till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. Vidare ska marknadsvärden på derivat redovisas vilket inte heller har skett. Rapporteringen behöver utvecklas i dessa avseenden. I bilaga till finanspolicyn bör tas fram en mall för hur uppföljningen ska se ut. Denna bör struktureras utifrån de regleringar som sker i finanspolicyn. Någon form av utvecklad rapportering av finansverksamheten till fullmäktige bör övervägas, åtminstone i samband med årsbokslut. Det bör beslutas om styrdokumenten ska uppdateras årligen. Om så ej är fallet bör det framgå när respektive dokument senast ska vara föremål för översyn. Förtydliganden i styrdokumenten bör ske beträffande rutiner för hantering av valutasäkring i koncernen. Fortsätt arbetet med att implementera effektivare och säkrare systemstöd (QlikView)för uppföljning och rapportering av finansverksamheten. Det är delvis svårt att förstå vilken information olika utfall i några av de tabeller som redovisas i månadsrapporteringen har ur risksynpunkt. Det kan därför övervägas att lämna någon form av utvecklad skriftlig kommentar till de utfall som redovisas. Finansberedningens roll i förhållande till KSAU och KS behöver tydliggöras. I KSAUs och KS (även finansberedningens) protokoll bör det framgå om det finns några särskilda frågor kring finanshanteringen som diskuterats och de bedömningar som gjorts En strukturerad plan för utbildningsinsatser kopplat till finanshanteringen bör tas fram för ansvariga politiska instanser. 6 Granskning av finansverksamheten

8 Rutiner bör utvecklas för tydligare avvikelserapportering och också ett regelverk kring hur avvikelser ska hanteras. För att månadsrapporten ska vara ett fullvärdigt underlag för uppföljning och beslut bör den innefatta förklaringar till de mått och risker som behandlas. Om den även har samma struktur som finanspolicyn blir det enklare för läsaren att kontrollera att finanspolicyns samtliga krav på rapportering är uppfyllda. Malmö stad behöver senast under 2014 dokumentera sina strategier för olika finansiella instrument och bedöma om kraven på säkringsredovisning uppfylls eller ej. 7 Granskning av finansverksamheten

9 2. Inledning 2.1 Bakgrund och uppdrag Finanshanteringen i kommunkoncernen (Malmö stad och dess koncernbolag) innebär risker som behöver hanteras inom ramen för kommunallagens krav vad gäller bland annat medelsförvaltningen och styrelsernas och nämndernas interna kontroll. Ernst & Young AB (nedan EY ) har på uppdrag av Stadsrevisionen i Malmö stad (nedan Stadsrevisionen ) granskat huruvida Malmö stads finansverksamhet bedrivs i enlighet med gällande regler och beslut samt omfattas av en tillräcklig intern kontroll. Malmö kommunkoncern har till följd av en hög investeringstakt under ett fåtal år gått från självfinansiering (netto) till en kontinuerligt ökad extern finansiering via bland annat obligationsupplåning. Under januari 2013 etablerades ett 10 miljarder SEK, Euro Medium Term Note (EMTN) program. Likviden från obligationer som ges ut under programmet används för allmänna finansieringsändamål och refinansiering av befintliga skulder i MKB Fastighets AB, stadens helägda fastighetsbolag. Per 30 september har Malmö kommunkoncern räntebärande skulder på ca 9 miljarder kr. Malmö stad har per samma tidpunkt räntebärande skulder på ca 5 miljarder kr med motsvarande nivå på utlåningen till koncernbolag. Utöver detta har Malmö stad ca 0,5 miljarder kr i likvida medel. Staden har sålunda per 30 september 2013 en finansiell nettotillgång (exklusive pensionsskuld) medan kommunkoncernen totalt sett har en nettoskuld. Den likviditet som finns är främst avsedd för att möjliggöra kortfristiga betalningar. Eventuella större överskott som uppkommer används för amortering av skulder. Hanteringen av finansiella instrument är därför främst inriktad på skuldsidan, det vill säga upplåning. Internbankens roll har förändrats under senare tid. Från att tidigare ha varit en finansfunktion främst för den kommunala förvaltningen har internbankens uppdrag breddats till att omfatta kommunkoncernen som helhet. Det finns en tydlig ambition att internbanken skall få en än viktigare roll i framtiden då internbanken exempelvis kommer att hantera finansieringen för MKB som tidigare hanterat sin finansiering självständigt. Förändringarna i finansieringsstruktur och organisation kräver förändringar i styrning, kontroll och uppföljning av finansverksamheten. 2.2 Syfte, avgränsning och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte är att bedöma Malmö stads finansieringsverksamhet med fokus på att internbanken bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt samt i enlighet med gällande regler och beslut. Vidare att den interna kontrollen är tillräcklig. Enligt riktlinjer från Stadsrevisionen har fokus vid granskningen lagts på arbetet i Malmö Stads internbank. De frågor som besvaras inom ramen för vårt uppdrag enligt ovan är: 1. Sker verksamheten inom Malmö Stads internbank i enlighet med Föreskrifterna och Finanspolicyn? 2. Är internbankens arbete ekonomiskt effektivt? 3. Är uppdelningen mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten avseende kontroller ändamålsenlig? 8 Granskning av finansverksamheten

10 4. Är den interna kontrollen tillräcklig avseende internbankens verksamhet? 5. Får styrelsen för internbanken (KSAU) tillräcklig och relevant information inför beslut? 6. Anser styrelsen för internbanken att de har tillräcklig kunskap och insikt i internbankens verksamhet för att kunna fatta beslut i beredningen? Utöver ovanstående sex frågor har vi även kort kommenterat de redovisningsregler som gäller för finansiella instrument i kommunal sektor och följsamheten till dessa. 2.3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. Malmö stads finansverksamhet regleras i följande lagar, vilka utgör den norm/ kriterier som granskningens resultat värderas mot: Kommunallagen, främst 3 kap, 6 kap och 8 kap. Malmö stad har följande styrdokument och mål, vilka även dessa är underlag och utgångspunkt för bedömningen: Finansiella föreskrifter Malmö stads kommunkoncern, beslutade av kommunfullmäktige (nedan de Finansiella Förskrifterna ) Finanspolicy Malmö stad, beslutad av kommunstyrelsen (nedan Finanspolicyn ) Utökad låneram för kommunkoncernens externa upplåning m.m. Malmö Kommunfullmäktiges handlingar Bihang 2012 Nr Metod Vår granskning har genomförts genom intervjuer med nyckelpersoner samt genom granskning av dokument enligt nedan angiven förteckning. Intervjuer har genomförts med: Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens andra vice ordförande Malmö stads finanschef Finansekonom Ekonomidirektör Granskningen har omfattat följande dokument: Finanspolicy Malmö stad ( ) Finansiella föreskrifter för Malmö stads kommunkoncern ( ) Finansrapport juni 2013 Stickprov ur pärm på upptagna lån Protokoll från Kommunstyrelsen (KS) och Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU)under Protokoll från Finansberedningen oktober 2013 med Finansrapport januari-juni 2013 Internkontrollplan Tjänsteskrivelse från Stadskontoret Uppföljning av internkontrollplan 2013, Stadskontoret Finansrapport mars 2013 med likviditetsprognos, inklusive tjänsteskrivelse KS, Stadskontoret Ekonomiavdelningen Finansrapport juni 2013, inklusive tjänsteskrivelse KS Arbetsutskott II, Stadskontoret Ekonomiavdelningen 9 Granskning av finansverksamheten

11 Finansrapport september 2013 inklusive tjänsteskrivelse KS, Stadskontoret Ekonomiavdelningen Vi har prövat EYs oberoende för granskningsansvariga enligt SKYREVs rekommendation. Vår bedömning är att det inte föreligger några problem med oberoendet avseende denna granskning. 10 Granskning av finansverksamheten

12 3.Resultat av granskningen 3.1 Sker verksamheten inom Malmö stads internbank i enlighet med de Finansiella Föreskrifterna och Finanspolicyn? Malmö stads finanshantering sker organisatoriskt på politisk nivå främst genom fullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott. På tjänstemannanivå hanteras frågorna inom Stadskontorets ekonomiavdelning. Inom ekonomiavdelningen finns en internbank vars övergripande uppdrag är att på tjänstemannanivå ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning, samordna finansverksamheten i kommunkoncernen samt att verka för att på bästa sätt uppnå målsättningarna med finansverksamheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör internbankens styrelse. Av 8 kap. 3 kommunallagen framgår att fullmäktige skall meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. Ett sådant dokument är sålunda obligatoriskt för varje kommun och ska utgöra ett övergripande dokument för styrningen av hanteringen av kommunens medel. Utöver sådana föreskrifter, beslutade av kommunfullmäktige, finns även i Malmö stad en finanspolicy beslutad av kommunstyrelsen. Dessa styrdokument utgör de mest centrala och viktiga styrdokumenten i finanshanteringen i Malmö stad. Malmö stads finansiella föreskrifter är beslutade av fullmäktige Av föreskrifterna framgår att syftet är att skapa: ramverk för målsättningar, organisation och ansvarsfördelning inom kommunkoncernens finansverksamhet; ramverk för upp-, och utlåning samt borgen; ramverk för finansiell riskhantering innefattande finansierings-, ränte-, motparts-, valuta och likviditetsrisk; ramverk för operationell riskhantering; samt rapporteringsstruktur från kommunstyrelsen till fullmäktige De områden inom föreskrifterna som bland annat regleras och som vi särskilt har följt upp i vår granskning är enligt nedan. Vi redovisar också översiktligt vår bedömning genom färgmarkering där grönt betyder att inga väsentliga brister noterats, gult betyder att förbättringar behöver ske och rött betyder att väsentliga brister föreligger. En utveckling av våra bedömningar framgår 11 Granskning av finansverksamheten

13 senare under avsnittet. Kapitel och reglering Kapitel 1 Inledning o Kommunstyrelsen ska besluta om finanspolicy för Malmö stad. Utförd granskning Vi har granskat att kommunstyrelsen har beslutat om policy och bedömt om denna är relevant och aktuell Kapitel 2 Finansiell samordning o Internbanken inom kommun-styrelsens finansförvaltning har i uppdrag att ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning. o Internbanken ska ha en prissättning gentemot bolagen som är marknadsmässig. Internbankens motparter ska erlägga en internbanksavgift eller borgensavgift för att åstadkomma detta. o Internbanken ska upprätthålla en hög finansiell kompetens. Vi har granskat prissättningsrutinerna gentemot bolag, förbund och föreningar. Vi har stickprovsvis granskat aktuella räntor mot bolag och förbund med avseende på att rutinerna följs. Vi har bedömt den finansiella kompetensen hos personalen vid internbanken. Kapitel 3 Ansvarsfördelning o Kommunstyrelsens ansvar är bl a att fortlöpande utvärdera de finansiella föreskrifterna, stadens finanspolicy och placeringspolicy o Kommunstyrelsen ansvarar för att besluta om delegationsordning för finansverksamheten samt godkänna annan upplåning för helägda bolag än via internbanken o Kommunstyrelsens delegering fördelat på KSAU och internbanken ska anges Finanspolicy Kapitel 4 Upplåning o All upplåning i kommunkoncernen ska inrymmas inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna och samordnas av internbanken o Kommunstyrelsen ska i finanspolicy ange riktlinjer och riskmandat för upplåningen Vi har granskat aktualiteten i föreskrifter och policy. Vi har granskat att delegationsordning beslutats och att denna är aktuell och ändamålsenlig ur internkontrollsynpunkt. Vi har granskat att affärer beslutas enligt delegationsordning vilket skett via stickprovsgranskning av affärer beslutade under Vi har kontrollerat att beslut fattade på delegation anmäls till KS genom att ta del av delegationsbeslut som anmälts i samband med delårsboksluten under Vi har granskat att delegering fördelas på ett relevant sätt mellan KSAU och internbanken i finanspolicyn. Vi har kontrollerat att upplåningen under 2013 inryms i av fullmäktige beslutad ram. Vi har kontrollerat att finanspolicyn innehåller riktlinjer och riskmandat för upplåningen. Kapitel 5 Utlåning och borgen o Kommunstyrelsen ska i finanspolicy ange riktlinjer för utlåning, borgen, m m Vi har kontrollerat att finanspolicyn anger riktlinjer för utlåning, borgen, m m samt bedömt om dessa är ändamålsenliga. Kapitel 6 Likviditetshantering och placeringar o Likviditetshanteringen samordnas via internbanken o Överskottslikviditet ska i första hand användas för att reducera lånebehovet Vi har kontrollerat att likviditetshanteringen och placeringar sker i enlighet med föreskrifterna. Detta har skett med fokus på månadsrapporten per 30 juni Kapitel 7 Finansiell riskhantering o I kapitel 7 definieras risker kopplade till den finansiella hanteringen, bl a finansieringsrisk, ränterisk, motpartsrisk, valutarisk, etc. För varje risk framgår riktlinjer om hur stadens, bolagens och kommunalförbundens Polices ska Vi har kontrollerat att finanspolicyn reglerar väsentliga risker som lyfts i föreskrifterna. Vi har kontrollerat att strategier som tagits fram i finanspolicy omfattar dessa områden och regleras på ett relevant sätt 12 Granskning av finansverksamheten

14 utformas för att hantera dessa risker. Kapitel 8 Samförvaltade stiftelser o Kommunstyrelsen ska besluta om särskild placeringspolicy för de samförvaltade stiftelserna Vi har följt upp i månads-rapporteringen per mars, juni och september 2013 att rapportering sker av nämnda områden. Vi har kontrollerat att kommunstyrelsen beslutat om placeringspolicy för stiftelserna. Kapitel 9 Rapportering o Kommunstyrelsen beslutar om regler för rapportering av internbankens verksamhet. o Kommunstyrelsen rapporterar regelmässigt till fullmäktige beträffande verksamhet och ekonomi. Det ankommer på kommunstyrelsen att bedöma i vad mån anledning finns till särskilda rapporter eller beslut i fullmäktige beträffande den finansiella verksamheten. Vi har kontrollerat att finanspolicyn innehåller regler för rapportering av internbankens verksamhet. Vi har följt upp vilken rapportering som sker till fullmäktige. Av föreskrifterna framgår sålunda bland annat att kommunstyrelsen ska utfärda närmare regler för finanshanteringen i en finanspolicy. I finanspolicy, senast uppdaterad , framgår kommunstyrelsens närmare riktlinjer om finansförvaltningen. Av finanspolicyn framgår att syftet med policyn är att ange: hur de finansiella risker som staden är exponerad för ska hanteras; mål och riktlinjer för hur finansieringsverksamheten i staden ska bedrivas; hur ansvarsfördelningen ser ut; samt hur rapportering, uppföljning och kontroll ska ske. De områden i Finanspolicyn som bland annat regleras och som vi särskilt har följt upp i vår granskning är enligt nedan. Vi redovisar också översiktligt vår bedömning på samma sätt som ovan för de finansiella föreskrifterna. Kapitel och reglering Kapitel 1 Inledning o Finansverksamheten ska genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Utförd granskning Vi har bedömt om det finns spekulativa inslag i de instrument som används i Malmö stad med fokus på de instrument som fanns per 30 juni Kapitel 2 Organisation o KSAU ska utgöra Internbankens styrelse Vi har kontrollerat att KSAU får månatlig rapportering om finansverksamheten och beslutar om de transaktioner som framgår att de ska besluta om av delegationsordning och finanspolicy. Vi har granskat beslut fattade under Granskning av finansverksamheten

15 Kapitel 3 Ansvarsfördelning o Ansvarsfördelningen ska framgå av delegationsförteckning för Malmö stads internbank. Utöver detta redogörs mer ingående för KSAUs respektive internbankens uppdrag Kapitel 4 Likviditetshantering o Internbanken samordnar kommunkoncernens likviditetsplanering. Det framgår regler bl a för planering, reserver, placering av överskottslikviditet, etc. Vi har gått igenom delegationsförteckningen och bedömt ändamålsenligheten i denna ur internkontrollsynpunkt. Vi har granskat följsamheten till delegationsförteckningen genom att stickprovsvis granska fattade beslut under Vidare har vi följt upp anmälda delegationsförteckningar i KS per mars, juni och september Vi har kontrollerat att kommunkoncernen har en likviditetsplanering. Vi har gått igenom denna med underlag per 30 juni Vi har vidare följt upp att regelverket följs per detta datum. Kapitel 5 Upplåning o Upplåning ska rymmas inom av fullmäktige beslutade ramar. o Upplåningsformer regleras, d v s vilka olika typer av lån som får tas upp (certifikat, obligationer, banklån, etc). Vi har kontrollerat att upplåning under 2013 rymts inom av fullmäktige beslutade ramar. Vi har kontrollerat att de upplåningsformer som finns är reglerade i finanspolicyn. Kapitel 6 Utlåning och borgen o Internbanken ska erbjuda marknadsmässiga finansieringslösningar Kapitel 7 Placeringar o Överskottslikviditet ska i första hand användas för att tillgodose koncerninterna upplåningsbehov och i andra hand placeras externt. Vi har bedömt att det finns rutiner för att sätta marknadsmässiga räntor gentemot bolag och förbund. Vi har följt upp vilka räntor som lämnats till bolagen under 2013 och bedömt om dessa är marknadsmässiga. Vi har följ upp hur överskottslikviditeten är placerad per 30 juni 2013 och att placeringarna har beaktat kraven på placeringar av likviditet som framgår i kapitel 7. Kapitel 8 Finansieringsrisk o Strategi för kapitalbindning ska beslutas av KSAU och biläggas finanspolicyn o Fördelning av lån ska ske på flera olika långivare Kapitel 9 Ränterisk o Strategi för ränteriskhantering ska beslutas av KSAU och ett riskmandat för internbanken. o Matchning av ränterisker ska hanteras inom de riskmandat som fastställs av KSAU Vi har följt upp att strategi för kapitalbindning beslutats av KSAU och att rapportering sker av uppföljning av denna. Vidare att lån fördelas på olika långivare enligt befintlig strategi. Vi har följt upp att strategi för riskhantering beslutats av KSAU med riskmandat för internbanken. Vi har också följt upp att ränterisker hantering inom befintliga riskmandat per 30 juni Kapitel 10 Valutarisk o Valutarisker ska omedelbart säkras Vi har följt upp rutinerna för säkring av valutarisker. Kapitel 11 Derivatinstrument o Riktlinjer finns för när derivat får användas och i vilka former de får användas. o Riskbedömningar ska alltid genomföras innan affärsavslut. o Samtliga derivatinstrument ska registreras i finanssystemet och marknadsvärderas i månadsrapporteringen Kapitel 12 Operativa risker och intern kontroll o Affärstransaktioner ska utföras och dokumenteras i enlighet Vi har granskat vilka derivatinstrument som finns, att riskbedömningar görs samt att registrering av derivatinstrument registreras i finanssystemet. Denna granskning har skett genom stickprovsgranskning av affärstransaktioner. Vi har följt upp om marknadsvärden rapporteras i månadsrapporteringen per mars, juni och september. Genom stickprovsgranskning har vi följt upp att dokumentation och registrering sker av transaktioner i 14 Granskning av finansverksamheten

16 med upprättade delegeringar o Interna avräkningsnotor ska upprättas o Affärstransaktioner ska registreras i Twin (finanssystemet) enlighet med kraven i kapitel 12. Kapitel 13 Rapportering o Månadsrapportering ska ske som visar att finansverksamheten bedrivs inom de riktlinjer och mandat som är specificerade i finanspolicyn. Månadsrapport ska ske till KSAU medan KS ska få rapport i samband med delårsrapportering. o Årlig rapportering ska ske till stadsrevisionen och kommunstyrelsen. Vi har följt upp om månadsrapportering sker i enlighet med kraven i finanspolicyn till KSAU och KS. Vi har följt upp om årlig rapportering sker till stadsrevisionen och kommunstyrelsen i enlighet med kraven i finanspolicyn. Våra bedömningar: Generellt skall nämnas att det vid våra intervjuer har framkommit att nyckelpersoner inom finansverksamheten driver ett kontinuerligt förbättringsarbete kring finansverksamhetens interna kontroll. Dessa personer visar även en positiv inställning till de förbättringsförslag som framkommit vid våra diskussioner under granskningen. I bilaga 1 och 2 lämnas specifika kommentarer och rekommendationer till olika delar i de finansiella förskrifterna och finanspolicyn som är av avvikelsekaraktär. Nedan framgår våra mer generella bedömningar och rekommendationer utifrån den granskning som beskrivs ovan. Vår bedömning är att föreskrifterna och finanspolicyn (styrdokumenten) i allt väsentligt är ändamålsenliga dokument som utgångspunkt för styrning av finansverksamheten i Malmö stad. Den mest väsentliga bristen är enligt vår bedömning den uppföljande rapportering som sker till KS och KSAU. Av föreskrifterna framgår att dessa reglerar finanshanteringen ur ett kommunkoncernperspektiv. Någon tydlig uppföljning och rapportering ur ett koncernperspektiv sker dock inte till politiska ansvarsnivåer utan denna sker främst ur ett Malmö stadsperspektiv. Uppföljningen ur enbart ett Malmö stads perspektiv blir inte relevant för att kunna bedöma riskerna. En rapportering ur ett koncernperspektiv ska ske årligen enligt finanspolicyn (avsnitt 13.3). Rapporten ska tillställas kommunstyrelsen och stadsrevisionen. Sådan rapportering har inte skett. Vi bedömer att även den månatliga rapporteringen till KSAU och delårsrapporteringen till KS bör kompletteras med ett koncernperspektiv. Vi har även noterat att marknadsvärdena på derivaten ska rapporteras enligt finanspolicyn vilket inte har skett. I vår fördjupade granskning av månadsrapporteringen per 30 juni 2013 har vi stickprovsvis följt upp att den rapportering som sker stämmer mot verifierande underlag samt inte påvisar några väsentliga avvikelser mot reglerna i finanspolicyn. Vi bedömer vidare att de instrument som finns (lån, derivat, m m) är relevanta och vanligt förekommande instrument på marknaden och även är förekommande i andra kommuner och landsting. Samtliga derivat är kopplade till underliggande lån. Vi har inte noterat några spekulativa affärer. De rutiner som finns för att sätta marknadsmässiga räntor i förhållande till bolag, förbund och föreningar bedömer vi vara relevanta. Marknadsräntan gentemot bolagen sätts specifikt per 15 Granskning av finansverksamheten

17 motpart utifrån en bedömning av vilken ränta motparten skulle erhålla vid upplåning på egen hand. Vår granskning visar att beslut som fattas på delegation anmäls till kommunstyrelsen. De beslut som anmäls avser registrerade transaktioner och hämtas direkt ur försystemet TWIN. Vi bedömer att arbetsfördelningen vad gäller beslutsfattandet bör fördelas mellan internbankens personal och annan beslutsfattare vid större, mer riskfyllda och/eller ovanliga transaktioner i ökad omfattning (se mer om detta under avsnitt 3.4). Enligt finanspolicyn uppstår valutarisk om staden lånar eller placerar i utländsk valuta. Det framgår inte om det finns riktlinjer för hur den valutarisk som uppstår på koncernnivå ska hanteras. Enligt finanspolicyn anges vidare att valutarisker i förvaltningarnas verksamheter kan vara komplexa och inte alltid möjliga att säkra. I riktlinjerna framgår dock att valutarisker som uppkommer då staden lånar eller placerar i utländsk valuta omedelbart ska säkras. Någon särskild rapportering sker inte till fullmäktige, utöver delårsrapporter och årsredovisningar. Dessa innehåller ringa information om finanshanteringen och risker kopplat till denna. Sammanfattningsvis är vår bedömning att föreskrifter och finanspolicy i allt väsentligt följs men att avvikelser och förbättringspotential finns vad gäller främst uppföljning och rapportering. Dokumenten behöver utvecklas för att stämma överens med de förändringar som skett i organisationen. Delegationsordningen behöver ses över för att ytterligare förstärka den interna kontrollen kopplat till arbetsfördelningen i beslutsfattandet. Rekommendationer: Uppföljningen och rapporteringen till KS och KSAU bör ske i större utsträckning ur ett koncernperspektiv för att på ett relevant sätt återspegla de risker som finns. Utveckla månadsrapporteringen till KSAU och delårsrapporteringen till KS så att den omfattar samtliga områden som ska rapporteras enligt finanspolicyn. Finansenheten behöver årligen rapportera en utvärdering av finansverksamheten och riskhanteringen till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. Detta har inte skett. I bilaga till finanspolicyn bör tas fram en mall för hur uppföljningen ska se ut. Denna bör struktureras utifrån de regleringar som sker i finanspolicyn. Det bör beslutas om styrdokumenten ska uppdateras årligen. Om så ej är fallet bör det framgå när respektive dokument senast ska vara föremål för översyn. Förtydliganden bör ske beträffande rutiner för hantering av valutasäkring i koncernen. Någon form av utvecklad rapportering av finansverksamheten till fullmäktige bör övervägas, åtminstone i samband med årsbokslut. 3.2 Är internbankens arbete effektivt? Begreppet effektivitet kan tolkas på många sätt. Som utgångspunkt för bedömning av 16 Granskning av finansverksamheten

18 effektiviteten i internbankens arbete har vi utgått från: Vår erfarenhet från motsvarande verksamheter i stora bolagskoncerner och andra kommuner/landsting. Vi har inte gjort några direkta kostnadsmässiga jämförelser för den administrativa hanteringen eller jämfört några nyckeltal utan har på en övergripande nivå bedömt omfattningen på bemanningen vid internbanken och dess kompetens i förhållande till verksamhetens omfattning och komplexitet. Relevansen i de IT-system som används. Rimlig avvägning beträffande fördelning av ansvar/roller ur internkontrollsynpunkt och effektivitetssynpunkt. Hanteras likviditets- och upplåningsbehov i koncernen på ett effektivt sätt, d v s sker det på ett sätt som innebär att behoven säkerställs i god tid? Relevansen i befintliga finansieringsprodukter samt kopplade derivat för att säkerställa ett stabilt flöde till låg risk (lån, certifikat, derivat, etc). Huruvida dessa är effektiva måste bedömas utifrån de begränsningar som finns i Malmö stads policy. Vi har på övergripande nivå bedömt om relevanta produkter finns i förhållande till policyn samt att nivåerna på de finansiella kostnaderna är relevanta för instrument upptagna under Om internbankens prissättning är marknadsmässig vid utlåning (vilket den ska vara enligt gällande föreskrifter). Internbanken finns inom Stadskontorets ekonomiavdelning. Uppdraget är att ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning, samordna finansverksamheten i kommunkoncernen samt att verka för att på bästa sätt uppnå målsättningarna med finansverksamheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör internbankens styrelse. Vid internbanken finns tre personer anställda inklusive chef. Internbanken nyttjar systemet TWIN som verksamhetssystem för den finansiella hanteringen. Systemet är vanligt förekommande i finanshantering i stora organisationer. Stockholms läns landsting är exempel på en internbank som nyttjar samma system. För att sammanställa uppföljningen av risker och andra policykrav används Excel i stor omfattning vilket kräver omfattande manuell hantering och även ökad risk för fel. Implementering pågår av QlickView för ökad direktkoppling mot ekonomisystemet och därmed möjliggörande av automatisering av framtagande av rapporteringsunderlag. Malmö stads finansieringsprodukter består förutom av olika former av lån (certifikat, banklån, obligationslån) av swappar kopplade till lånen. Swapparna utgörs av enkla ränteswappar som avser växling från rörlig till fast ränta. Detta är mycket vanligt förekommande produkter i såväl offentlig sektor som i näringslivet. Internbankens utlåning baseras på marknadsmässiga bedömningar. Bedömningarna baseras på vad respektive bolag vid lånetillfället eller vid ränteförfall skulle kunna få låna till självständigt (dvs utan kommunal borgen). Eftersom kommunen kan låna till lägre ränta läggs ett påslag på vid vidareutlåning. För MKB som har egen rating och omfattande egna säkerheter är påslaget lägre än för exempelvis Parkeringsbolaget. För VA Syd krävs att lånen baseras på självkostnad. Enligt överenskommelse mellan medlemskommunerna finns en särskild modell framtagen för beräkning av utlåningsränta. Utgångspunkten är att femåriga lån lämnas med ett påslag om 5 punkter på ett potentiellt lån 17 Granskning av finansverksamheten

19 från Kommuninvest vid samma tillfälle som lånet upptas. Våra bedömningar: Vår bedömning, baserat på kriterierna ovan, är att Malmö stad bedriver ett effektivt arbete vid internbanken Effektiviteten bedöms kunna utvecklas ytterligare genom att samla hela kommunkoncernens finansförvaltning centralt i Malmö stad. Vi bedömer vidare att den kompetens som finns inom internbanken är adekvat och att de finansieringsprodukter (lån, certifikat, derivat etc.) som används är relevanta och vanligt förekommande instrument på marknaden. Vidare är de produkter som används rimliga för att avväga olika typer av risker. De nivåer på kostnader som är kopplade till de finansiella instrumenten bedöms vara rimliga. Vi baserar denna bedömning på en översiktlig genomgång av instrument som fanns enligt månadsrapport per 30 juni Vi ser positivt på den pågående implementeringen av QlickView, både ur effektivitets- och internkontrollsynpunkt. Vi ser inga brister i arbetsfördelningen ur effektivitetssynpunkt. Som framgår av avsnitt 3.1 bedömer vi dock att arbetsfördelningen vad gäller beslutsfattandet i vissa fall bör utvecklas i syfte att stärka den interna kontrollen. Vi bedömer att de rutiner som finns för att beräkna marknadsmässig ränta vid utlåning till bolag, förbund och föreningar är relevanta. Det kan noteras att det inte är någon exakt vetenskap att beräkna detta, men vi bedömer att Malmö stad har tillfredsställande rutiner och ett systematiskt sätt att hantera dessa frågor. Rekommendation: Fortsätt arbetet med att implementera effektivare och säkrare systemstöd för uppföljning och rapportering av finansverksamheten. 3.3 Är uppdelningen mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten avseende kontroller ändamålsenlig? Redovisningsenheten och finansenheten är två olika enheter inom Stadskontorets ekonomiavdelning. Internbanken utgör ett kostnadsställe inom finansförvaltningen. Internbanken beslutar om och genomför affärer samt upprättar förslag till bokföringsunderlag och registrerar dessa i finanssystemet (TWIN). Samtliga affärer beslutas av minst två personer i förening inom enheten eller tillsammans med annan namngiven person utanför enheten. Underlagen attesteras inom internbanken. Redovisningsenheten kontrollerar redovisningen mot underlag och finanspolicy. Redovisningsenheten stämmer också av redovisningen avseende finansiella poster i balans- och resultaträkningen mot externa underlag från finansinstitut. Vår granskning har omfattat en genomgång och bedömning av arbetsfördelningen mellan enheten för finansiell styrning (internbanken) och redovisningsenheten. Syftet har varit att bedöma om uppdelningen är ändamålsenlig samt är relevant ur internkontrollsynpunkt. Bedömningar: 18 Granskning av finansverksamheten

20 Vår bedömning är att uppdelningen av arbetet mellan enheten för finansiell styrning och redovisningsenheten är ändamålsenlig ur internkontrollsynpunkt. Rutinerna bedöms vara tydliga och följs. 3.4 Är den interna kontrollen tillräcklig avseende internbankens verksamhet? Vår definition av intern kontroll utgår från COSOs definition av intern kontroll, som är en internationellt accepterad syn på intern kontroll och som är vanligt förekommande i såväl stora bolag i näringslivet som i offentlig sektor. Intern kontroll ur detta perspektiv beaktar kontrollmiljön, riskbedömningar, utformade kontroller, uppföljning av den interna kontrollen samt informationen om den interna kontrollen. Detta innebär att samtliga revisionsfrågor i denna granskning kan betraktas som underfrågor till den interna kontrollen. För att undvika dubbla beskrivningar och bedömningar har vi försökt avgränsa detta avsnitt till frågor som inte ingår i de övriga revisionsfrågorna. Ur ansvarssynpunkt är den styrning, uppföljning och kontroll som sker av KS och KSAU väsentlig. Våra bedömningar av den interna kontrollen omfattar därför såväl politisk nivå som tjänstemannanivå. Ur revisionssynpunkt är det också viktigt att det finns en spårbarhet i de kontroller och den uppföljning som sker, det vill säga att uppföljningen och kontrollerna dokumenteras. I finanspolicyn finns ett särskilt avsnitt om Operativa risker och intern kontroll (kapitel 12). Det framgår i detta kapitel att organisationen i finansverksamheten ska utformas på ett sådant sätt att god intern kontroll uppnås. Därvid anges särskilt att affärsverksamheten arbetsmässigt så långt som möjligt ska skiljas från redovisning och uppföljning. De riktlinjer som lämnas om intern kontroll utgörs av fem olika områden. Dessa behandlar kontroller och andra internkontrollkrav beträffande: 1. Utförande och dokumentation av affärstransaktioner 2. Dokumentation av affärstransaktioner i avräkningsnota med krav på innehåll 3. Registrering av affärstransaktioner i system 4. Kontroll av affärstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota 5. Avstämningar av mellanhavanden och utredning av differenser Enligt Malmö stads regelverk (Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll 8 Beslut i KF ) ska internkontrollplan upprättas av de olika förvaltningarna årligen. En sådan plan upprättades inte i tid för finansförvaltningen vilket förklaras av en administrativ miss. Beslut om internkontrollplan för finansförvaltningen 2013 skedde därför inte i kommunstyrelsen förrän i november 2013, vilket var samma tidpunkt som även uppföljningen av planen skedde. De områden som omfattas av planen är: Verifikationer och underlag Utbetalningar Tillräckliga utbetalningsrutiner Uppföljningen av den interna kontrollen (granskningsresultatet) visar på brister inom samtliga tre områden. En åtgärdsplan är framtagen och åtgärder ska vidtas senast terital ett år Granskning av finansverksamheten