Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

Transkript

1 2014:14 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna Kartläggning initierad av IAF Rättssäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen

2 Dnr: 2014/13 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna Kartläggning initierad av IAF Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har kartlagt uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna. Arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingen har fått möjlighet att faktagranska rapporten. Beslut i detta ärende har fattats av Jan-Olof Dahlgren, generaldirektör. Rapporten har utarbetats inom IAF av utredarna Håkan Nordström (uppdragsledare) och Christel Johansson, granskningsenheten. Katrineholm Jan-Olof Dahlgren Generaldirektör Gunilla Wandemo Chef för Granskningsenheten Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Box Katrineholm 2 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

3 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Syfte Metod Disposition Översikt Uppbörden av finansieringsavgiften i korthet Regelverket Tillsyn, intern styrning och kontroll samt revision Arbetslöshetskassorna IAF och Arbetsförmedlingen IAF:s portal för arbetslöshetskassor Uppbörden av finansieringsavgiften steg för steg Arbetslöshetskassornas medlemsuppgifter Inrapportering i IAF:s portal för arbetslöshetskassor Bekräftelse av medlemsuppgifter Uppgifter från Steak Beräkning av fakturor Fakturering och betalning Överföring till Riksbanken Revision av uppbörden av finansieringsavgiften Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna 3

4 Sammanfattning Statens uppbörd av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna uppgår till betydande belopp. Det är IAF som ansvarar för uppbörden. Uppbörden sker månadsvis genom att IAF fakturerar arbetslöshetskassorna den avgift de ska betala. Syftet med detta uppdrag har varit att genom en kartläggning beskriva uppbörden av finansieringsavgift till staten. Detta innefattar en beskrivning av hela flödet från arbetslöshetskassorna till staten samt en beskrivning av de kontroller som genomförs i flödet. Arbetslöshetskassorna hämtar antalsuppgifter om sina medlemmar från respektive arbetslöshetskassas medlemssystem. Dessa rapporteras in i IAF:s portal för arbetslöshetskassor. IAF hämtar sedan uppgifter om utbetalad inkomstrelaterad ersättning och antal ersättningsdagar per arbetslöshetskassa från Arbetsförmedlingens system Steak. Finansieringsavgiften beräknas i portal för arbetslöshetskassor och fakturor skapas som skickas till respektive arbetslöshetskassa. Arbetslöshetskassorna betalar in beloppet till IAF. Det inbetalade beloppet överförs sedan automatiskt till Riksbanken. Det är IAF som fastställer och beräknar storleken på den finansieringsavgift respektive arbetslöshetskassa ska betala. Det är av vikt att arbetslöshetskassornas uppgifter om medlemsuppgifter, utbetalad inkomstrelaterad ersättning och antalet ersättningsdagar är korrekta, eftersom de är centrala för att betalning av finansieringsavgiften ska ske till rätt belopp. Kartläggningen har visat att de flesta arbetslöshetskassor gör rimlighetsbedömningar och kontroller i uppbördsflödet. Drygt hälften av arbetslöshetskassorna har också rutinbeskrivningar för hanteringen. Även IAF har rutinbeskrivningar, rimlighetsbedömningar och kontroller i uppbördsflödet. Kartläggningen har också visat att de olika aktörerna i uppbördsflödet omfattas av olika krav vad gäller tillsyn, intern styrning och kontroll samt revision. Till skillnad från IAF och Arbetsförmedlingen omfattas arbetslöshetskassorna inte av krav på intern styrning och kontroll. Arbetslöshetskassorna ska dock följa regelverket inom arbetslöshetsförsäkringen där IAF är tillsynsmyndighet. 4 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

5 1 Inledning IAF ansvarar för statens uppbörd av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna. Begreppet uppbörd används traditionellt om statens uppbärande av skatt men kan, som i denna rapport, också användas för myndigheters intäkter som myndigheterna inte själva disponerar. Myndigheten har då främst en förmedlande roll. 1 Uppbörden av avgifter från arbetslöshetskassorna uppgår till betydande belopp: Tabell 1: Statens uppbörd av avgifter från arbetslöshetskassorna (miljarder kr). Finansieringsavgifavgift Arbetslöshets- Totalt ,8 2,7 5, ,8 2,4 5, ,7 2,2 4, ,7 3,5 6, ,7 4,8 7,5 Från 1 januari 2014 har arbetslöshetsavgiften avskaffats och uppbörden består endast av finansieringsavgiften. Denna uppgår, som tabellen ovan visar, till omkring 2,7-2,8 miljarder kronor årligen. Arbetslöshetskassornas betalning av finansieringsavgift finansieras av medlemmarnas medlemsavgifter. Dessa ska täcka finansieringsavgiften, arbetslöshetskassornas administrationskostnader och övriga utgifter. 2 Uppbörden sker månadsvis genom att IAF fakturerar arbetslöshetskassorna den finansieringsavgift som ska betalas. För att fastställa finansieringsavgiften är IAF beroende av uppgifter direkt från arbetslöshetskassorna men även indirekt via Arbetsförmedlingen varje månad. Innan IAF bildades var det dåvarande Arbetsmarknadsstyrelsen (AMS) som ansvarade för uppbörden av finansieringsavgift. När IAF bildades 1 januari 2004 övertog IAF ansvaret för uppbörden samtidigt som utbetalning av statsbidrag till arbetslöshetskassorna, vilket finansieringsavgiften ska delfinansiera, kom att kvarstå på AMS. Finansieringsavgiftens fastställande på månatliga uppgifter infördes i samband med införandet av den förhöjda finansieringsavgiften (senare arbetslöshetsavgiften) den 1 januari ESV:s handledning om uppbördsverksamhet, 2013:55, s 7. 2 Lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor (LAK), 41 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna 5

6 Uppbördsflödet innefattar idag 28 arbetslöshetskassor samt Arbetsförmedlingen och IAF. Hantering av uppgifter från arbetslöshetskassorna direkt och indirekt samt fakturering av finansieringsavgiften sker månadsvis. Det är således många bitar som ska falla på plats för att uppbörden ska bli korrekt. 1.1 Syfte Syftet med uppdraget har varit att genom en kartläggning beskriva uppbörden av finansieringsavgift till staten. Detta innefattar en beskrivning av hela flödet från arbetslöshetskassorna till staten samt en beskrivning av de kontroller som genomförs i flödet. 1.2 Metod Kartläggningen har utgått från den kunskap som redan finns på IAF om uppbörden av finansieringsavgift. Frågor om arbetslöshetskassornas hantering i uppbördsflödet har därefter ställts till samtliga arbetslöshetskassor genom ett frågeformulär. Svaren har sammanställts och resultatet har infogats i beskrivningen av uppbördsflödet i denna rapport. 1.3 Disposition Rapporten inleds med en översiktlig beskrivning av uppbördsflödet och regelverket inom arbetslöshetsförsäkringen. Därefter följer en redogörelse för de krav om intern styrning och kontroll samt revison som aktörerna inom uppbördsflödet omfattats av. IAF:s portal för arbetslöshetskassor beskrivs i nästkommande avsnitt. Därefter redovisas uppbörden av finansieringsavgiften steg för steg. Arbetslöshetskassornas svar presenteras under respektive rubrik. 6 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

7

8 Förordningen (1997:836) om arbetslöshetskassor anger närmare hur uppbörden ska gå till. Det är IAF som ska lämna uppgift om finansieringsavgiftens storlek som arbetslöshetskassorna ska betala. IAF ges också föreskriftsrätt inom området: 9 Finansieringsavgift enligt 48 lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor ska av en arbetslöshetskassa betalas för varje kalendermånad senast vid utgången av den följande månaden. Förordning (2009:915). 11 Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ska lämna uppgift till en arbetslöshetskassa om storleken av de avgifter enligt 9 som kassan ska betala vid varje betalningstillfälle. Förordning (2013:937). 12 Avgifter enligt 9 ska betalas genom insättning på det konto som Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen bestämmer. Förordning (2013:937) Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen får meddela de ytterligare föreskrifter om verkställigheten av lagen om arbetslöshetskassor och av denna förordning som behövs. Förordning (2013:202). I IAF:s föreskrift om arbetslöshetskassor (IAFFS 2014:1) föreskriver IAF hur de medlemsuppgifter som ligger till grund för uppbörden av finansieringsavgiften ska rapporteras: 8 Arbetslöshetskassan ska lämna uppgifter om totalt antal medlemmar vid utgången av varje månad till Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen. Redovisningen ska vara fördelad på avgiftskategori och kön. 8 a Ovanstående uppgifter ska med iakttagande av anvisad säkerhetslösning lämnas till Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens elektroniska portal för medlemsredovisning. Redovisningarna ska vara Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen tillhanda i närmast efterföljande månad. 8 b Om redovisade uppgifter som har rapporterats in till Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ändras för viss månad måste arbetslöshetskassan redovisa de ändrade uppgifterna vid följande redovisningstillfälle. 8 c Följande uppgifter ska redovisas till Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen till utgången av december 2014: - antal medlemmar som, under avsedd månad, har varit respektive inte varit arbetslösa - antal icke arbetslösa medlemmar som har betalat respektive inte betalat in medlemsavgiften samt vilken månad betald avgift avser - antal medlemmar som ännu inte kunnat fastställas som arbetslösa respektive icke arbetslösa IAF:s betalningar till Riksbanken IAF:s betalningar av finansieringsavgiften omfattas i likhet med andra statliga myndigheter av förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. I förordningen anges bland annat att Riksgäldskontoret beslutar om myndigheters bankkonton och att dessa ska vara anslutna till statliga toppkonton i de banker staten använder. Det konto Riksgäldskontoret använder 8 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

9 för betalningar till och från staten är Statens Centralkonto i Riksbanken. Riksgäldskontoret har föreskriftsrätt inom området Är IAF:s faktura på finansieringsavgift att anse som ett överklagbart beslut? Enligt regelverket ovan ska IAF lämna uppgift till arbetslöshetskassorna om den finansieringsavgift dessa ska betala. Kammarrätten i Stockholm har i två domar kommit fram till olika slutsatser huruvida IAF:s faktura på finansieringsavgiften är att anse som ett överklagbart beslut eller inte. Enligt den ena domen ansågs fakturan inte utgöra ett överklagbart beslut, bland annat eftersom IAF inte gör någon egen bedömning av underlaget till fakturan. Enligt den andra domen ansågs dock fakturan utgöra ett överklagbart beslut, bland annat eftersom IAF:s ställningstaganden hade rättslig verkan av betungande natur. Dåvarande Regeringsrätten meddelade inte prövningstillstånd. 4 3 Riksgäldskontorets föreskrifter (RGKFS 2006:1, 2011:1) 4 Kammarrätten i Stockholms domar och Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna 9

10

11 även det antecknas. I 79 LAK framkommer att revisorerna ska avge en revisionsberättelse till arbetslöshetskassans stämma. I övrigt finns det inga krav på att arbetslöshetskassorna ska arbeta systematiskt med intern styrning och kontroll. Det bör i sammanhanget nämnas att IAF tidigare har föreslagit att regeringen borde överväga en sådan reglering i LAK IAF och Arbetsförmedlingen IAF och Arbetsförmedlingen är båda myndigheter under regeringen som omfattas av myndighetsförordningen (2007:515). Enligt den 4 pkt 4 ska myndigheternas ledning säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Arbetsförmedlingen ska enligt sin instruktion tillämpa internrevisionsförordningen (2006:1228). Arbetsförmedlingen ska även tillämpa förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. I lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m m anges i 2 att Riksrevisionen får granska de myndigheter som lyder under regeringen och handläggningen av arbetslöshetsersättning hos arbetslöshetskassorna. I sin årliga revision granskar Riksrevisionen om de statliga myndigheternas årsredovisningar är tillförlitliga och korrekta, om räkenskaperna är rättvisande och om myndigheterna följer aktuella regler och beslut. Riksrevisionen utför också effektivitetsrevision, vilket innebär att de granskar hur effektiv den statliga verksamheten är utifrån hushållning, resursutnyttjande, måluppfyllelse och samhällsnytta. 5 Arbetslöshetskassornas system och rutiner för internkontroll samt informationssäkerhet, IAF 2010/80. Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna 11

12 4 IAF:s portal för arbetslöshetskassor I IAF:s portal för arbetslöshetskassor sker arbetslöshetskassornas inrapportering av medlemsuppgifter och beräkning av finansieringsavgiften (och tidigare arbetslöshetsavgiften). Portalen skapar även fakturor. 6 Systemet utvecklades i samband med att arbetslöshetsavgiften ersatte den förhöjda finansieringsavgiften den 1 juli Arbetslöshetskassorna kan ha maximalt fem användare per arbetslöshetskassa med behöriget att rapportera in medlemsuppgifter samt läsa fakturor och fakturabilagor. För IAF:s användare finns olika behörighetsnivåer beroende på arbetsuppgift i flödet. IAF har upphandlat teknisk support, utveckling och administrering av behörigheter enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Ovanstående finns dokumenterat bland annat i systemdokumentationen för IAF:s portal för arbetslöshetskassor samt i IAF:s delegationsordning. 6 Medlemsuppgifter som rapporteras in i IAF:s portal för arbetslöshetskassor används även för statistik om antalet medlemmar i arbetslöshetskassorna. IAF presenterar medlemsstatistiken månatligen på iaf.se. 12 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

13 5 Uppbörden av finansieringsavgiften steg för steg. I detta avsnitt redovisas uppbörden av finansieringsavgiften steg för steg. I avsnittet redovisas även svaren på de frågor IAF har ställt till arbetslöshetskassorna. Antalet arbetslöshetskassor som svarat på ett visst sätt anges inom parantes. Samtliga 28 arbetslöshetskassor har besvarat frågeformuläret. 5.1 Arbetslöshetskassornas medlemsuppgifter Arbetslöshetskassorna hämtar medlemsuppgifter från respektive arbetslöshetskassas medlemssystem. Det är vanligt att den hos arbetslöshetskassan som hämtar uppgifterna gör en rimlighetsbedömning att de uppgifter som hämtas är korrekta (20 arbetslöshetskassor). De flesta arbetslöshetskassor sparar de underlag som hämtas från medlemssystemen (26 arbetslöshetskassor). Arbetslöshetskassorna uppger att det är relativt ovanligt att det uppstår fel i medlemssystemen (15 arbetslöshetskassor uppger aldrig, 3 uppger sällan och 9 uppger ibland) och att det vanligast kan rättas till inom en eller ett par dagar (17 arbetslöshetskassor). Drygt hälften av arbetslöshetskassorna har skriftliga rutiner för att hämta medlemsuppgifterna (16 arbetslöshetskassor). Ingen arbetslöshetskassa uppger sig ha olika rutiner för olika medlemskategorier. 5.2 Inrapportering i IAF:s portal för arbetslöshetskassor Arbetslöshetskassornas användare rapporterar in uppgifter om antal medlemmar och antal medlemmar uppdelat på kön i IAF:s portal för arbetslöshetskassor. 7 Uppgifterna rapporteras in för föregående månad. Lämnade uppgifter för elva tidigare månader kan korrigeras. 8 Det är vanligt att den som hämtar uppgifterna ur medlemssystemen också rapporterar in uppgifterna i IAF:s portal för arbetslöshetskassor (20 arbetslöshetskassor). Mer än hälften av arbetslöshetskassorna har skriftliga rutiner för att rapportera in uppgifterna (18 arbetslöshetskassor). 9 7 Antalet medlemmar uppdelat på kön används till IAF:s medlemsstatistik. Se föregående not. 8 Att arbetslöshetskassorna ska ändra tidigare redovisade uppgifter om dessa har ändrats framkommer i 8 b i IAF:s föreskrift om arbetslöshetskassor (IAFFS 2014:1). 9 I samband med den ekonomigranskning IAF tidigare har genomfört har uppgifter från medlemssystemen jämförts med inrapporterade uppgifter i portal för arbetslöshetskassor. IAF fann inga avvikelser. Ekonomigranskningarna har sammanställts årligen. Se Uppfoljning/Rapporter/. Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna 13

14 5.3 Bekräftelse av medlemsuppgifter När arbetslöshetskassorna har rapporterat in medlemsuppgifterna måste dessa bekräftas av IAF för att fakturorna därefter ska kunna beräknas. IAF gör en översiktlig bedömning av att de lämnade medlemsantalen är rimliga. I systemet markeras medlemsuppgifter automatiskt om de skiljer sig mer än en fastställd procentsats från tidigare rapporterade uppgifter. 10 Om IAF upptäcker orimliga värden kan de inrapporterade medlemsuppgifterna låsas upp för ny inrapportering. IAF tar i dessa fall kontakt med arbetslöshetskassan och för en dialog om de inrapporterade medlemsuppgifterna. När IAF bedömt medlemsuppgifterna som rimliga blir uppgifterna låsta. 5.4 Uppgifter från Steak Innan finansieringsavgiften kan beräknas behöver uppgifter om utbetald inkomstrelaterad arbetslöshetsersättning och antalet ersättningsdagar tillföras respektive arbetslöshetskassas inrapportering. Uppgifterna hämtar IAF från Arbetsförmedlingens system Steak. Till grund för uppgifterna ligger de statsbidragsansökningar som arbetslöshetskassorna gör i Steak Beräkning av fakturor Efter att ha tillfört uppgifterna från Steak skapar IAF en förhandsgranskningsbar faktura för varje arbetslöshetskassa. Beräkning av finansieringsavgiften sker automatiskt i IAF:s portal för arbetslöshetskassor. Beräkningen bygger på den underliggande beräkningen av finansieringsavgiften i systemet, antal medlemmar som arbetslöshetskassorna har rapporterat in samt de uppgifter som tillförts från Steak. Både på den förhandsgranskningsbara och slutliga fakturan framgår samtliga variabler som ligger till grund för beräkningarna. En annan person än den som tillfört uppgifterna från Steak kontrollerar att uppgifterna från Steak är rätt ifyllda. Därefter lämnas fakturorna till ytterligare en person på IAF som gör en rimlighetsbedömning av beloppen på fakturorna utifrån respektive arbetslöshetskassas senaste tre månadernas fakturor. IAF utför även stickprovsberäkningar på ett antal fakturor varje månad. Vid avvikelser utreds 10 Procentsatsen fastställer IAF i portal för arbetslöshetskassor. 11 Steak är Arbetsförmedlingens system för utbetalning av statsbidrag till arbetslöshetskassorna. Statsbidragsansökningarna från arbetslöshetskassorna kontrolleras av Arbetsförmedlingen genom att det belopp som ska utbetalas till respektive arbetslöshetskassas ersättningstagare stämmer överens med beloppet i statsbidragsansökan. Arbetsförmedlingen gör även en rimlighetskontroll av det ansökta beloppet. Vid avvikelse kontaktas arbetslöshetskassan för en förklaring. IAF har i olika sammanhang berört statsbidragshanteringen inom arbetslöshetsförsäkringen. Se till exempel IAFrapporten: Återbetalning av statsbidrag, 2011:18 14 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna

15 orsaken, vanligtvis av systemförvaltaren eller någon av de personer som har behörighet att bekräfta medlemsuppgifterna. 5.6 Fakturering och betalning IAF När rimlighetsbedömningen av fakturabeloppen är genomförd skapas fakturorna som PDF-filer. Fakturorna är då låsta. I detta läge kan respektive arbetslöshetskassas användare hämta arbetslöshetskassans faktura direkt i systemet. Som tidigare nämnts framgår samtliga variabler till grund för beräkningarna på fakturorna samt en bilaga med korrigerade belopp av tidigare månaders fakturor. Fakturorna skickas till respektive arbetslöshetskassa och IAF registrerar beloppet som en fordran i ekonomisystemet Agresso. Betalning ska, som regelverket stadgar, ske senast den sista dagen i månaden. Betalning ska ske till det bankgironummer IAF anger på fakturan. När betalning har inkommit krediteras den motsvarande fordran i Agresso. IAF har inte någon möjlighet att ta ut dröjsmålsränta vid sena betalningar från arbetslöshetskassorna eftersom lagstöd för det saknas. 12 IAF skickar dock påminnelser vid sena betalningar och erfarenhetsmässigt sker inbetalning då relativt omgående Arbetslöshetskassorna Vanligtvis gör arbetslöshetskassorna en kontroll av att de uppgifter som ligger till grund för det fakturerade beloppet är rimliga eller stämmer överens med de uppgifter som arbetslöshetskassorna har tillgång till (24 arbetslöshetskassor). Hos fler än hälften av arbetslöshetskassorna är det någon annan än den som rapporterat in medlemsuppgifterna som gör denna kontroll (17 arbetslöshetskassor). Vissa arbetslöshetskassor har skriftliga rutiner för betalning av fakturan, vissa har det inte (16 arbetslöshetskassor anger att de har skriftliga rutiner, 12 anger att det inte har det). 5.7 Överföring till Riksbanken Bankgironumret som anges på fakturan är anslutet till ett konto i Danske Bank. När en betalning kommer in på kontot sker en automatisk överföring till Riksgäldens toppkonto i banken och därefter till statens centralkonto (SCR) i 12 IAF, gd-beslut 45/2008. Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna 15

16 Riksbanken. IAF stämmer dagligen av att det inte står kvar några medel på IAF:s konto i Danske Bank Revision av uppbörden av finansieringsavgiften Arbetslöshetskassorna anger att sparade underlag om medlemsuppgifter vanligtvis efterfrågas vid den externa revisionen (21 arbetslöshetskassor) och att revisionen oftast också omfattar de fakturerade beloppen (24 arbetslöshetskassor). 13 Myndigheters betalningar regleras bl a i förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning och Riksgäldskontorets föreskrifter. ESV utfärdar bl a handledningar om hur betalningarna ska redovisas. 16 Uppbörden av finansieringsavgift från arbetslöshetskassorna