Myndighetsutövning i arbetslöshetskassornas handläggning av medlems- och ersättningsärenden

Transkript

1 2014:20 Myndighetsutövning i arbetslöshetskassornas handläggning av medlems- och ersättningsärenden Kartläggning initierad av IAF Rättssäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen

2 Dnr: 2013/513 Samtliga arbetslöshetskassor Myndighetsutövning i arbetslöshetskassornas handläggning av medlemsoch ersättningsärenden Kartläggning initierad av IAF Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har genomfört en kartläggning av arbetslöshetskassornas myndighetsutövning inom ramen för handläggning av medlems- och ersättningsärenden. Kartläggningen har gjorts av externa konsulter. Arbetslöshetskassorna har fått möjlighet att faktagranska rapporten. Beslut i detta ärende har fattats av Jan-Olof Dahlgren, generaldirektör. Beställare har varit Magdalena Sinander, biträdande enhetschef, granskningsenheten. Underlaget för den här rapporten har de externa konsulterna Katarina Oebius, Larry Ribbeklint och Catarina Wester, KPMG, hämtat in och sammanställt. Rapporten har sedan utarbetats inom IAF av utredarna Sofia Biglert, uppdragsledare, Malin Holm (t.o.m ) och Mats Söderström, granskningsenheten. I arbetet har även verksjurist Carina Karlsson, rättsenheten och Jenny Eriksson, utredare på granskningsenheten deltagit. I den slutliga beredningen har Gunilla Wandemo, chef för granskningsenheten, Jessica Idbrant, chef för analysenheten och Ulf Staffansson, tf chef för rättsenheten deltagit. Katrineholm den 12 juni 2014 Jan-Olof Dahlgren Generaldirektör Magdalena Sinander Biträdande enhetschef, granskningsenheten Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Box Katrineholm 2 Myndighetsutövning, IAF

3 Innehållsförteckning Ord som är centrala för redovisningen i rapporten... 4 Sammanfattning Inledning Arbetslöshetskassornas historia Bakgrund Syfte och frågeställningar Genomförande av uppdraget Utgångspunkter för kartläggningen Arbetslöshetskassornas myndighetsutövning Hur arbetslöshetkassorna uppfattar myndighetsutövning Fackförbund och intresseorganisationer är involverade i arbetslöshetskassornas verksamhet Andra externa parter är involverade i arbetslöshetskassans verksamhet Arbetslöshetskassorna har genomfört förändringar sedan granskningen Slutdiskussion Bilaga Myndighetsutövning, IAF 3

4 Ord som är centrala för redovisningen i rapporten Kassakort Kassakortet är en ansökan om arbetslöshetsersättning. Ansökan om ersättning sker alltid retroaktivt för två veckor i taget. De som ansöker om ersättning ska redovisa arbetslöshetens omfattning dag för dag. Dessutom ska de redovisa uppgifter om arbete, tid med arbetsfri uppsägningslön, helglön, sjukdom med mera som kan påverka ersättningen för de veckor som de söker ersättning. Styrande dokument Styrande dokument i kartläggningen avser policydokument, instruktioner och anvisningar som stödjer handläggningen och administreringen av arbetslöshetsförsäkringen. ÄGA Arbetslöshetskassornas ärendehanteringssystem kallas ÄGA. 4 Myndighetsutövning, IAF

5 Sammanfattning Huvudsyftet med uppdraget har varit att på en övergripande nivå kartlägga hur arbetslöshetskassorna bedriver myndighetsutövning i handläggning och beslut om medlemskap enligt lag (1997:239) om arbetslöshetskassor (LAK) och arbetslöshetsersättning enligt lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkringen (ALF). Syftet har också varit att på en övergripande nivå kartlägga de administrativa uppgifter i verksamheten som arbetslöshetskassorna anlitar andra för att utföra, och de eventuella myndighetsutövande inslagen i det sammanhanget. Kartläggningen besvarade bland annat frågorna: När och i vilka sammanhang kommer myndighetsutövningen in? Anlitar arbetslöshetskassorna externa organisationer eller företag för att utföra administrativa uppgifter? Är fackliga organisationer eller närliggande intresseorganisationer involverade i arbetslöshetskassornas handläggning av medlems- och ersättningsärenden? Kvarstår de brister som IAF identifierade 2006 i granskningen av arbetslöshetskassornas medlemshantering? Genomförande av uppdraget För att utföra denna kartläggning har IAF anlitat konsulter från KPMG. Konsulterna har på uppdrag av IAF intervjuat alla 29 arbetslöshetskassor 1 under juli till oktober Resultat av kartläggningen Arbetslöshetskassorna anser att de tillämpar myndighetsutövning i hanteringen av medlems- och ersättningsärenden samt när de lämnar information som hänger samman med detta. Ingen av arbetslöshetskassorna ansåg att de administrativa rutiner som rör deras interna verksamhet ingår i myndighetsutövningen. Kartläggningen visar att det finns ett samarbete mellan arbetslöshetskassor och fackförbund eller intresseorganisation inom följande områden: Det förekommer att anställda på arbetslöshetskassorna också har en anställning på ett fackförbund eller en intresseorganisation inom samma bransch. I ett fall där ett fackförbund finns i fem regioner avlönar arbetslöshetskassan en ombudsman i varje region motsvarande en anställning på 10 procent. 1 När konsulterna gjorde datainsamlingen var det 29 arbetslöshetskassor. Den 1 januari 2014 fusionerade Farmacieanställdas arbetslöshetskassa med Unionens arbetslöshetskassa. Från den 1 januari 2014 finns således 28 arbetslöshetskassor. Myndighetsutövning, IAF 5

6 Några arbetslöshetskassor har ett gemensamt medlemsystem med fackförbundet. På ett fåtal arbetslöshetskassor innebär det att fackförbundet har full insyn över arbetslöshetskassans medlemmar. Några arbetslöshetskassor samaviserar sin egen avgift med avgiften till fackförbunden. Flera arbetslöshetskassor använder fullmakter som ger fackförbunden tillgång till vissa uppgifter om arbetslöshetskassans medlemmar. Enligt LAK ska arbetslöshetskassan fatta beslut om utträde på grund av bristande betalning om medlemmen inte betalat medlemsavgiften för tre månader. På en arbetslöshetskassa får medlemmar som är med i fackförbundet dubbelt så lång tid på sig att betala medlemsavgiften. Arbetslöshetskassorna uppgav att de har genomfört förändringar i medlemshanteringen sedan IAF:s granskning Bland annat måste ansökan om inoch utträde nu ske skriftligen och varje arbetslöshetskassa har ett eget bankkonto. Slutsatser av kartläggningen På en övergripande nivå kan IAF konstatera att det har skett en tydligare uppdelning mellan arbetslöshetskassornas och fackförbundens eller intresseorganisationernas verksamhet. Det finns fortfarande ett visst samarbete kvar. Kartläggningen visar att det finns anledning att titta vidare på de delar av samarbetet som kan innefatta myndighetsutövning. Resultatet av denna kartläggning kommer således att ligga till grund för kommande tillsynsinsatser som rör myndighetsutövning på arbetslöshetskassorna. 6 Myndighetsutövning, IAF

7 1 Inledning Arbetslöshetskassorna är privaträttsliga subjekt. Enligt 1 lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor (LAK) har de i uppdrag att administrera arbetslöshetsförsäkringen utifrån villkoren i denna lag samt utifrån lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF). När arbetslöshetskassorna beslutar om in- och utträde i en arbetslöshetskassa enligt LAK, och om arbetslöshetsersättning enligt ALF, är det myndighetsutövning. I denna rapport avser myndighetsutövning beslut som påverkar enskilda individer, positivt och negativt. Begreppet innefattar att en myndighet, eller det organ som fått myndighetsutövningen delegerad till sig genom lag, får befogenhet att för den enskilde bestämma om förmåner, rättigheter, skyldigheter, disciplinära bestraffningar eller andra jämförbara förhållanden. 1.1 Arbetslöshetskassornas historia I slutet av 1800-talet började fackföreningarna ge visst ekonomiskt bidrag till sina arbetslösa medlemmar. Kostnaderna för denna verksamhet finansierades då uteslutande genom medlemsavgifter. År 1935 trädde den statsunderstödda arbetslöshetsförsäkringen i kraft. Den var frivillig och delvis finansierad med statsbidrag, vilket innebar att för att få statsbidrag skulle en arbetslöshetskassa antas som erkänd av tillsynsmyndigheten. Flera fackförbund hade redan tidigare egna arbetslöshetskassor och för dem var det naturligt att ombilda dessa till erkända kassor som var skilda föreningsrättsligt från fackförbunden. Sedan 1956 får även företagare bilda arbetslöshetskassor. Sedan bildandet av de första arbetslöshetskassorna har Sverige haft arbetslöshetskassor kopplade till olika branscher via fackförbund eller intresseorganisationer. 2 Antalet arbetslöshetskassor har varierat över tid. 1.2 Bakgrund I ett JO-beslut 3 från 2000 bedömde JO i ett så kallat initiativärende vad som är myndighetsutövning i arbetslöshetskassornas verksamhet. Bakgrunden till detta ärende var att det i medierna kommit fram att flera arbetslöshetskassor lämnade över arbetsuppgifter som innefattade myndighetsutövning till fackförbund (se vidare avsnitt 2). Med utgångspunkt i JO-beslutet genomförde IAF en granskning av arbetslöshetskassornas myndighetsutövning när det gäller deras medlemshantering. Granskningen visade på omfattande brister i hanteringen (se vidare avsnitt 2). 2 Arbetslöshetskassornas samorganisation (2008), Historik om arbetslöshetsförsäkringen 3 JO-beslut, 27 december 2000, dnr IAF 2006:13, Arbetslöshetskassornas medlemshantering (2006:13) Myndighetsutövning, IAF 7

8 IAF har även senare gjort andra granskningar som omfattat bland annat arbetslöshetskassornas medlemshantering 5. Exempelvis har IAF granskat avtal för medlemsavgifter som arbetslöshetskassorna driver in via inkassoföretag och arbetslöshetskassornas internkontroll. 1.3 Syfte och frågeställningar Kartläggningen har haft två syften. Huvudsyftet har varit att på en övergripande nivå ta reda på hur arbetslöshetskassorna bedriver myndighetsutövning i handläggningen av och besluten om medlemskap enligt LAK, samt i handläggningen av rätten till arbetslöshetsersättning enligt ALF. Ett annat syfte har varit att på en övergripande nivå kartlägga de administrativa uppgifter i verksamheten som arbetslöshetskassorna anlitar andra för att utföra, och de eventuella myndighetsutövande inslagen i det sammanhanget. Kartläggningens inriktning formulerades i följande frågeställningar: 1. När och i vilka sammanhang kommer myndighetsutövningen in? 2. Vad innebär myndighetsutövning för arbetslöshetskassorna och hur bedriver de myndighetsutövning? 3. Var bedömer arbetslöshetskassorna att gränsen går mellan myndighetsutövning och ren administration? 4. Är fackliga organisationer eller närliggande intresseorganisationer involverade i arbetslöshetskassornas handläggning av medlems- och ersättningsärenden? 5. Anlitar arbetslöshetskassorna andra organisationer eller företag för att utföra administrativa uppgifter? 6. Kvarstår de brister som IAF identifierade 2006 i granskningen av arbetslöshetskassornas medlemshantering? 1.4 Genomförande av uppdraget IAF har anlitat konsulter från KPMG för att utföra kartläggningen. Konsulterna samlade in information om arbetslöshetskassornas myndighetsutövning när det gällde medlemshantering och ersättningsärenden. Den metod de använde för att 5 Granskning av arbetslöshetskassornas informationssystem (Dnr IAF 2008/789 T3), IAF:s rapport 2009:15 - Arbetslöshetskassorna och systematisk internkontroll, IAF: rapport 2010:4 - Granskning av informationssäkerheten i arbetslöshetskassornas medlemssystem, IAF:s rapport 2010:24 - Arbetslöshetskassornas system och rutiner för internkontroll samt informationssäkerheten. IAF:s rapport 2008:10 - Effekterna av den förhöjda finansieringsavgiften. 8 Myndighetsutövning, IAF

9 samla in uppgifterna var intervjuer, och de har genomfört intervjuer på alla 29 arbetslöshetskassor. Konsulterna tog fram en illustration över hur ärendegången för medlems- respektive ersättningsärenden såg ut som de använde som utgångspunkt i intervjuerna. Före intervjuerna fick arbetslöshetskassorna en checklista över dokumentation som konsulterna ville ha tillgänglig när de genomförde intervjun och frågor som rörde IAF:s granskning från Konsulterna gick vid intervjutillfället även igenom dokumentation inom området. På intervjuerna deltog kassaföreståndaren eller den biträdande kassaföreståndaren. Om det fanns en försäkringsansvarig eller en jurist på arbetslöshetskassan har de varit med på intervjuerna. I de flesta intervjuerna har även handläggare av medlemsärenden och handläggare av ersättningsärenden deltagit. Intervjuerna har genomförts under perioden juli till oktober Efter intervjuerna upprättades minnesanteckningar som arbetslöshetskassorna har faktagranskat. Konsulterna har hämtat in material, sammanställt det och avrapporterat resultatet av kartläggningen till IAF. IAF har sedan bearbetat konsulternas rapport och analyserat det insamlade materialet. Denna rapport bygger på materialet som konsulterna samlat in och sammanställt. Myndighetsutövning, IAF 9

10 2 Utgångspunkter för kartläggningen I detta kapitel redogör IAF för utgångspunkterna för kartläggningen. Villkoren för arbetslöshetskassornas myndighetsutövning I regeringsformen 6 framgår att förvaltningsuppgifter kan lämnas över åt andra juridiska personer och enskilda individer. Dock framgår också att uppgifter som innefattar myndighetsutövning inte får lämnas över till någon annan utan stöd i lagen. Arbetslöshetskassorna ska enligt 1 LAK administrera arbetslöshetsförsäkringen, och de saknar stöd i lagen för att överlämna administrationen till någon annan. Justitieombudsmannens uttalande om arbetslöshetskassornas myndighetsutövning I ett beslut 7 från 2000 konstaterade JO att beslutsfattande i ärenden som rör medlemskap i arbetslöshetskassorna och i ärenden som rör arbetslöshetsförsäkring utgör myndighetsutövning. Av beslutet framgår också att myndighetsutövning även kan omfatta handläggning inför ett beslut. JO konstaterade att det inte finns något lagstöd för arbetslöshetskassorna att låta fackförbund handlägga och fatta beslut i ärenden som rör arbetslöshetsersättning eller medlemskap i arbetslöshetskassan. JO-skriver i sitt beslut att det är anställningsförhållandet som normalt binder tjänstemannen till en organisation. Den som inte har ett anställningsförhållande tillhör normalt sett inte organisationen [ ] Personer som fattar beslut i arbetslöshetskassans namn skall således för att vara formellt berättigade till myndighetsutövning vara anställda av arbetslöshetskassan. Eftersom arbetslöshetskassorna inte är myndigheter är de inte bundna av förvaltningslagen (1986:223), även om den enligt JO är vägledande för dem 8. IAF ansåg dessutom i en underlagspromemoria att en lagreglering som motsvarar förvaltningslagens standard bör införas när det gäller arbetslöshetskassans hantering av ärenden som rör arbetslöshetsersättning och medlemskap 9. Likabehandlingsprincipen talar för att medlemmar bör behandlas på samma sätt Av lagrådets yttrande om regeringens proposition 1987/88:114 med förslag till ändring av lagen (1973:370) om arbetslöshetsförsäkring framgår att den allmänt gällande likabehandlingsprincipen talar starkt för att alla medlemmar i en arbets kap 4 regeringsformen. 7 JO-beslut, 27 december 2000, dnr Se till exempel JO beslut dnr med beslutsdatum: , Arbetslöshetskassorna utgör inte myndigheter och är därför inte skyldiga att följa förvaltningslagens regler i sin ärendehandläggning. Ledning bör dock hämtas i lagens regler när kassorna handlägger frågor som innefattar myndighetsutövning. 9 Underlagspromemoria om regler för myndighetsutövning, intern styrning och kontroll samt hantering och överföring av personuppgifter hos arbetslöshetskassorna, promemoria med dnr 2013/ Myndighetsutövning, IAF

11 löshetskassa bör behandlas på samma sätt, särskilt eftersom arbetslöshetskassorna förmedlar statsbidrag 10. Sekretessregler gäller för arbetslöshetskassorna I bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns arbetslöshetskassorna med, vilket innebär att reglerna gäller för dem trots att de inte är myndigheter. Särskilda sekretessregler gäller också för arbetslöshetskassorna. Personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) reglerar hur myndigheter och privata organisationer får behandla personuppgifter. PuL syftar till att skydda den personliga integriteten när det gäller den enskildes kontakter med såväl myndigheter som privaträttsliga subjekt. En arbetslöshetskassa får därför inte behandla personuppgifter på ett sådant sätt att det strider mot PuL. LAK reglerar medlemskap i en arbetslöshetskassa Ansökan om medlemskap i en arbetslöshetskassa ska vara skriftlig och undertecknad 11. De som förvärvsarbetar och uppfyller villkoren i arbetslöshetskassans stadgar om att de ska arbeta inom arbetslöshetskassans verksamhetsområde har rätt att bli medlemmar. Även de som inte arbetar när de ansöker om medlemskap har rätt att bli medlemmar förutsatt att de uppfyllde villkoren när de senast arbetade. Den som är medlem i en arbetslöshetskassa har dock inte rätt att bli medlem i en annan arbetslöshetskassa samtidigt. När arbetslöshetskassan beviljar medlemskap sker inträdet första dagen i den kalendermånad som personen gjorde ansökan om medlemskap. Den som har fyllt 64 år har inte rätt att bli medlem i en arbetslöshetskassa. 12 Utträde ur en arbetslöshetskassa sker efter en skriftlig anmälan som ska innehålla uppgift om tidpunkten för utträdet. 13 En arbetslöshetskassa ska fatta beslut om utträde när medlemmen inte har betalat medlemsavgiften för 3 månader 14. Arbetslöshetskassorna ska föra en medlemsförteckning. Förteckningen ska innehålla uppgift om varje medlems namn, personnummer, postadress och tid för inträde de avgifter och andra belopp som varje medlem har betalat in 15. IAF:s tidigare insatser på området 10 Lagrådets yttrande i prop.1987/88:114, s Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens föreskrifter om arbetslöshetskassor, 2 IAFFS 2014: lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor Myndighetsutövning, IAF 11

12 Med utgångspunkt i JO-beslutet granskade IAF 2006 arbetslöshetskassornas myndighetsutövning i samband med deras medlemshantering 16. I och med det följde IAF upp den granskning som gjorts av dåvarande tillsynsmyndigheten, Arbetsmarknadsstyrelsen, gällande arbetslöshetskassornas medlemshantering. Inom ramen för uppdraget granskade IAF bland annat hur fackförbund och närliggande intresseorganisationer var involverade i arbetslöshetskassornas handläggning av in- och utträden, ägarskapet kring och behörighet till medlemssystemen samt hanteringen av bankkonton för medlemsavgifter. IAF kunde bland annat konstatera att: Flera arbetslöshetskassor delegerade myndighetsutövande handläggning till fackförbund som de samarbetade med. Bland annat förekom det att handläggare på fackförbunden gjorde vissa kompletteringar. En extern organisation kan utföra administrativa rutiner som inte utgör myndighetsutövning på uppdrag av arbetslöshetskassan. Det måste dock finnas ett avtal där förutsättningarna för hanteringen tydligt framgår. Det fanns brister i dokumentationen som gjorde att IAF i flera fall inte kunde avgöra om arbetslöshetskassorna hade delegerat uppgifter till fackförbunden. Det fanns omfattande brister i tillämpningen av reglerna om medlemskap enligt LAK. Exempel på brister var att arbetslöshetskassorna inte ställde krav på att ansökan om inträde skulle vara skriftlig, yrkandet för inträdet från medlemmen var oklart och de utredde inte yrkandet. Dessutom var prövningen av inträdesvillkoren bristfällig och de tillförde villkor till prövningen som inte fanns i LAK. Det förekom också att arbetslöshetskassorna fattade retroaktiva beslut om inträde och utträde och de meddelade inte beslut skriftligen. 75 procent av arbetslöshetskassorna hade ett medlemssystem som var gemensamt med samverkande fackförbund. Mellanhavandena var inte reglerade i avtal. IAF kunde identifiera brister som gällde exempelvis vem som ansvarade för information i medlemssystemen. Alla arbetslöshetskassor hade inte egna bankkonton. Vissa arbetslöshetskassor behandlade medlemmar som inte var med i ett fackförbund olika jämfört med de som var medlemmar i både ett fackförbund och arbetslöshetskassan. Skillnaden i behandlingen mellan medlemmarna gällde bland annat inbetalningssätt, inbetalningsperioder och påminnelserutiner. IAF har tidigare 17 granskat arbetslöshetskassorna behörighetshantering och då kommit fram till att det fanns brister. De brister som IAF hittade vid tidigare granskningar var att det saknades en dokumenterad rutin för administration av behörigheter 16 IAF 2006:13, Arbetslöshetskassornas medlemshantering (2006:13) 17 Se IAF:s rapport 2010:4 12 Myndighetsutövning, IAF

13 arbetslöshetskassorna använde gruppkonton för inloggning till medlemssystemen samma person hade tillgång till både medlemssystem och system för att generera utbetalningar det saknades unika lösenord det saknades sekretessförbindelser för anställda på arbetslöshetskassan. För att en förvaltningsuppgift som innefattar myndighetsutövning ska kunna överlämnas till ett privaträttsligt subjekt som till exempel ett inkassobolag krävs det att det sker med stöd av lag, vilket IAF har konstaterat i en tidigare rapport 18. I den rapporten konstaterade IAF att arbetslöshetskassorna saknar sådant lagstöd och de därför inte ska överlämna hanteringen av dessa krav till inkassobolag. I en annan rapport 19 har IAF granskat arbetslöshetskassornas skanning och dokumenthantering. Enligt SO:s handläggarstöd ska information lämnas av arbetslöshetskassan SO uppger i sitt handläggarstöd till arbetslöshetskassorna att Information till a- kassans medlemmar ska lämnas av a-kassan. Förbundet kan givetvis tillhandahålla information som är framtagen av a-kassan, till exempel informationsblad och broschyrer IAF:s rapport 2008:10, Effekterna av den förhöjda finansieringsavgiften. 19 IAF:s rapport 2007:13, Skanning och dokumenthantering. 20 Arbetslöshetskassans medlemshantering - Ett handläggarstöd för arbetslöshetskassorna, version 6.1, februari 2013 Myndighetsutövning, IAF 13

14 3 Arbetslöshetskassornas myndighetsutövning Detta kapitel redovisar vad arbetslöshetskassorna har svarat under intervjuerna. En sammanställning av svaren finns redovisade i rapportens bilaga. 3.1 Hur arbetslöshetkassorna uppfattar myndighetsutövning Arbetslöshetskassorna svarade att de ansåg att de bedriver myndighetsutövning när de hanterar medlems- och ersättningsärenden och informerar om sådant som hänger samman med detta. Det vill säga allmän information på webbplatsen och specifik information i samband med ansökan om medlemskap och ersättning. Ungefär hälften av arbetslöshetskassorna svarade dock att de enbart kopplade ihop myndighetsutövning med information när de hämtar in uppgifter och när de fattar beslut i ärenden. Administrativa rutiner som rörde arbetslöshetskassans interna verksamhet ansåg ingen arbetslöshetskassa ingick i myndighetsutövningen Arbetslöshetskassorna använder sig av styrande dokument De flesta arbetslöshetskassorna svarade att de tillämpar de lagar som gäller för en myndighet inom exempelvis förvaltning, offentlighet och sekretess samt arkivering. Dessutom använde de styrande dokument inom bland annat följande områden: Offentlighet och sekretess IT, informationssäkerhet och personuppgifter (PuL) Arkivering Arbetslöshetskassorna skickar skriftliga beslut Alla arbetslöshetskassor svarade att de skickar skriftliga beslut för både medlemskap och ansökan om ersättning. Arbetslöshetskassorna utformar själva sina beslutsbrev. Vanligtvis innehåller beslutsbreven följande: vad ärendet gäller vilket beslut arbetslöshetskassan fattat i ärendet arbetslöshetskassans motivering och laghänvisning för beslutet allmän information om arbetslöshetsförsäkringens regler information om omprövning av beslutet i ärendet 14 Myndighetsutövning, IAF

15 De flesta arbetslöshetskassorna ser varje utbetalning som ett myndighetsbeslut. Arbetslöshetskassorna svarade att de skickar skriftliga beslut om utbetalning. 3.2 Fackförbund och intresseorganisationer är involverade i arbetslöshetskassornas verksamhet Arbetslöshetskassorna samarbetar i viss utsträckning med fackförbund eller intresseorganisationer. Det förekommer till exempel att personalen är anställd delvis på arbetslöshetskassan och delvis på ett fackförbund eller en intresseorganisation En del på arbetslöshetskassan har delade anställningar Några arbetslöshetskassor svarade att de har samarbete med närliggande fackförbund eller intresseorganisation inom samma verksamhetsområde. Exempelvis förekommer det på 6 arbetslöshetskassor att personal är anställd delvis på fackförbundet och delvis på arbetslöshetskassan. Dessa delade anställningar gäller exempelvis för kassaföreståndare och medlemshandläggare. Vissa arbetslöshetskassor samarbetar också med fackförbund genom att ordföranden i arbetslöshetskassan är ledamot i fackförbundet eller att kassaföreståndaren ingår i fackförbundets ledningsgrupp. I ett fall där ett fackförbund finns i fem regioner avlönar arbetslöshetskassan en ombudsman i varje region motsvarande en anställning på 10 procent Arbetslöshetskassan anlitar andra organisationer för att utföra administrativa uppgifter Totalt svarade 8 arbetslöshetskassor att de har avtalat med ett fackförbund eller en intresseorganisation om hjälp med medlemsadministrationen, exempelvis att leverera ansökningshandlingar, ta in medlemsavgifter och rapportera om medlemmen inte betalt in medlemsavgiften (se vidare avsnitt 3.2.4). En arbetslöshetskassa har avtal med flera fackförbund för medlemsadministrationen. Det var 4 arbetslöshetskassor som svarade att de anlitar ett fackförbund eller en intresseorganisation för att ankomststämpla inträdes- och utträdesblanketter till arbetslöshetskassan som kommer in till förbundet. Dessa arbetslöshetskassor uppgav att handlingarna ska skickas i original till arbetslöshetskassan utan dröjsmål vilket de uppger framgår enligt avtal. Dessa arbetslöshetskassor begär dock själva in eventuella kompletteringar. Enligt arbetslöshetskassorna förekom det att de delade administrativa rutiner med ett fackförbund eller en intresseorganisation, exempelvis nätverk, IT-support som inte rör handläggningsapplikationer och reception. Enligt deras bedömning berör dessa administrativa rutiner inte myndighetsutövningen. Myndighetsutövning, IAF 15

16 3.2.3 Vissa arbetslöshetskassor har ett medlemssystem som ägs helt eller delvis av ett fackförbund Alla arbetslöshetskassor använder ärendehanteringssystemet ÄGA, utbetalningssystemet OAS och skuldhanteringssystemet Collect. De flesta arbetslöshetskassorna använder även Melos. Melos är ett medlemssystem som de flesta arbetslöshetskassor använder och som Arbetslöshetskassornas samorganisation har utvecklat. Det var 8 arbetslöshetskassor som svarade att de använder andra medlemssystem och att dessa system ägs helt av eller gemensamt med något fackförbund. Arbetslöshetskassorna svarade att systemen innehåller en behörighetsstyrning för att begränsa åtkomsten till respektive organisations medlemmar. Dock svarade ett fåtal arbetslöshetskassor att fackförbunden har full insyn över vilka som är medlemmar i arbetslöshetskassan. Alla arbetslöshetskassor svarade att de har rutiner för att dela ut behörigheter för sina anställda i sina system. Nästan alla arbetslöshetskassor skiljer på behörighet för fullständig handläggning i systemen och behörighet för att endast se medlems- och ersättningsärenden. De flesta separerar även behörigheterna för sina anställda till medlems- respektive ersättningshandläggningen. Hos några arbetslöshetskassor förekommer det dock att kassaföreståndare eller biträdande kassaföreståndare har full behörighet i alla system Vissa arbetslöshetskassor samaviserar medlemsavgiften med avgiften till fackförbundet En arbetslöshetskassa svarade att de tar ut högre avgift för medlemmar som inte är med i ett fackförbund. Hos en arbetslöshetskassa får de medlemmar som är med i ett fackförbund upp till 6 månader på sig att betala en förfallen medlemsavgift innan de får ett beslut om utträde på grund av bristande betalning. Det är dubbelt så lång tid jämfört med medlemmar som inte är med i något fackförbund. Det var 8 arbetslöshetskassor som svarade att de samaviserar avgifterna till arbetslöshetskassan med avgiften till fackförbunden. Det gäller för medlemmar som är med i både fackförbundet och arbetslöshetskassan. Arbetslöshetskassorna svarade att det är fackförbunden som aviserar medlemmarna avgiften när de har avtalat om samavisering. Inbetalningen från medlemmen kommer då enligt avtalet först in till fackförbundet som sedan för över den till arbetslöshetskassan. Om den inbetalade avgiften inte täcker båda avgifterna prioriterar fackförbunden att avgiften kommer in till arbetslöshetskassan Arbetslöshetskassorna använder olika typer av fullmakter Flera arbetslöshetskassor svarade att de använder fullmakter som gör att en medlem kan ge fackförbundet möjlighet att ta del av information i ett pågående ärende. 16 Myndighetsutövning, IAF

17 På en arbetslöshetskassa kan fackförbundet genom en fullmakt från medlemmen även få tillgång till uppgifter som ligger utanför ett pågående ärende. Det gäller till exempel personuppgifter, medlemskap, ersättningsperioder, avstängning från rätt till ersättning, utbetalningar och kassakortsdeklarationer. Ett par arbetslöshetskassor svarade att de har fullmakter där medlemmen kan göra det möjligt för arbetslöshetskassan att kommunicera med fackförbundet. 3.3 Andra externa parter är involverade i arbetslöshetskassans verksamhet Arbetslöshetskassorna anlitar företag för att utföra vissa av arbetslöshetskassans arbetsuppgifter inom exempelvis områdena IT-drift och skanning IT-drift utifrån SO:s ramavtal är vanligt förekommande De flesta arbetslöshetskassorna svarade att de använder SO:s existerande ramavtal för IT-drift med tillhörande tjänster och standardiserade avropsavtal från ramavtalet. Några arbetslöshetskassor har slutit avtal med andra leverantörer. De arbetslöshetskassor som hade slutit andra avtal svarade att avtalen bland annat reglerar sekretess och tystnadsplikt med IT-leverantörerna och dess underleverantörer, samt berörd personal Skanning utförs både av arbetslöshetskassorna och av avtalad leverantör De flesta arbetslöshetskassorna svarade att de skannar in handlingarna i ÄGA i samband med att medlemmen skickar in dem. Det var 10 arbetslöshetskassor som svarade att de har skanningen utlagd på en avtalad leverantör. Denna leverantör tar ställning till om handlingen är ett original eller en kopia. Om handlingen är en kopia märker leverantören handlingen med en uppgift om det. Detta sker bland annat för att originalhandlingar kan behövas senare i handläggningen och vid ett överklagande i domstol. Några arbetslöshetskassor har avtal med företag för att de ska långtidsarkivera handlingar Indrivning av återkrav av extern part är på väg att avbrytas En arbetslöshetskassa svarade att en extern part skötte indrivningen av återkrav. De var dock på gång att avbryta det samarbetet genom att dra tillbaka de utlagda återkraven från den externa leverantören. Myndighetsutövning, IAF 17

18 3.4 Arbetslöshetskassorna har genomfört förändringar sedan granskningen 2006 Arbetslöshetskassorna svarade i kartläggningen att de har genomfört förändringar i medlemshanteringen sedan IAF:s granskning Av IAF:s granskning 2006 framgick det att flera arbetslöshetskassor delegerade handläggning som innebar myndighetsutövning till fackliga organisationer. Bland annat förekom det då att handläggare på fackförbunden gjorde vissa kompletteringar i medlemsärenden. I den här kartläggningen svarade ingen arbetslöshetskassa att ett fackförbund gör kompletteringar. Några arbetslöshetskassor svarade dock att de tillämpar delade anställningar (se avsnitt 3.2.1). IAF konstaterade i granskningen 2006 att administrativa rutiner hos arbetslöshetskassornas inte alltid utgjorde myndighetsutövning. Och administrativa rutiner som inte utgör myndighetsutövning är det tillåtet att ge en extern organisation i uppdrag att utföra. I den här kartläggningen svarade arbetslöshetskassorna att de hade upprättat avtal med ett fackförbund eller en intresseorganisation för att de ska utföra administrativa uppgifter åt dem. Tidigare fanns det omfattande brister i tillämpningen av reglerna om medlemskap enligt LAK. I den här kartläggningen uppgav alla arbetslöshetskassor att ansökan om in- och utträde sker skriftligen. Sedan rapporten från 2006 har LAK emellertid ändrats, vilket gjort att vissa brister som IAF då hittade har fallit bort. Exempelvis finns det inte längre något krav på att arbeta i en viss omfattning för att någon ska beviljas inträde i en arbetslöshetskassa. I granskningen från 2006 var det 75 procent av arbetslöshetskassorna som hade gemensamt medlemssystem med ett fackförbund. I den här kartläggningen framgår att det är färre arbetslöshetskassor som har ett gemensamt medlemssystem med ett fackförbund än 2006 (se avsnitt 3.2.3). Tidigare gjorde flera arbetslöshetskassor skillnad på om medlemmarna var med i ett fackförbund eller inte, bland annat skilde det sig i hur inbetalningen av avgiften kunde ske. I den här kartläggningen var det en arbetslöshetskassa som svarade att de gör denna skillnad mellan medlemmarna (se avsnitt 3.2.4). I den här kartläggningen svarade alla arbetslöshetskassor att de har ett eget bankkonto, till skillnad från när IAF gjorde granskning I granskningen 2006 använde ett flertal arbetslöshetskassor ett fackförbunds konto. 18 Myndighetsutövning, IAF

19 4 Slutdiskussion På en övergripande nivå kan IAF konstatera att det har skett en tydligare uppdelning mellan arbetslöshetskassornas och fackförbundens eller intresseorganisationernas verksamhet. Det finns fortfarande ett visst samarbete. Kartläggningen visar att det finns anledning att titta vidare på de delar av samarbetet som kan innefatta myndighetsutövning. Resultatet av denna kartläggning kommer således att ligga till grund för kommande tillsynsinsatser som rör myndighetsutövning på arbetslöshetskassorna. Hur arbetslöshetskassorna uppfattar myndighetsutövning Kartläggningen visar att majoriteten av arbetslöshetskassorna anser att myndighetsutövning i medlems- och ersättningshandläggning också innefattar allmän information på webbplatsen och specifik information i samband med ansökan om medlemskap och ersättning. De flesta arbetslöshetskassorna svarade dessutom att de tillämpar de principer som gäller för en myndighet inom exempelvis förvaltning, offentlighet och sekretess samt arkivering. Administrativa rutiner som rör deras interna verksamhet ansåg ingen arbetslöshetskassa ingick i myndighetsutövningen. Fackförbunds och intresseorganisationers involvering i handläggningen När arbetslöshetskassorna bildades i slutet av 1800-talet finanserades de helt med avgifter till fackförbunden. Arbetslöshetskassorna blev föreningsrättsligt skilda från fackförbunden när de blev statsunderstödda Samarbetet mellan arbetslöshetskassorna och förbunden har dock fortsatt. I granskningen som IAF gjorde 2006 kunde IAF konstatera att det fanns omfattande brister i medlemshanteringen. Framförallt handlade bristerna om att arbetslöshetskassorna utan stöd i lagen hade delegerat myndighetsutövande arbetsuppgifter till fackförbunden. Den här kartläggningen visar att det finns ett samarbete mellan arbetslöshetskassor och fackförbund eller intresseorganisation inom följande områden: Det förekommer att anställda på arbetslöshetskassorna också har en anställning på ett fackförbund eller en intresseorganisation inom samma bransch. I ett fall där ett fackförbund finns i fem regioner avlönar arbetslöshetskassan en ombudsman i varje region motsvarande en anställning på 10 procent. Några arbetslöshetskassor har gemensamt medlemsystem med ett fackförbund. På ett fåtal arbetslöshetskassor innebär detta att fackförbundet har full insyn över vilka som är medlemmar i arbetslöshetskassan. Några arbetslöshetskassor samaviserar medlemsavgiften med avgiften till fackförbunden. Flera arbetslöshetskassor använder fullmakter som ger fackförbunden tillgång till vissa uppgifter om arbetslöshetskassans medlemmar. Enligt LAK ska arbetslöshetskassan fatta beslut om utträde på grund av bristande betalning om medlemmen inte betalat medlemsavgiften för tre Myndighetsutövning, IAF 19

20 månader. På en arbetslöshetskassa får medlemmar som är med i fackförbundet dubbelt så lång tid på sig att betala medlemsavgiften. Andra externa parters involvering i arbetslöshetskassorna verksamhet Kartläggningen visar att arbetslöshetskassorna anlitar företag för att utföra vissa av sina administrativa arbetsuppgifter. På några arbetslöshetskassor gör en extern leverantör en bedömning om en handling är ett original eller en kopia. Det sker eftersom leverantören har hand om skanningen av handlingar till arbetslöshetskassan. De brister som IAF identifierade i granskningen från 2006 och som IAF har följt upp Arbetslöshetskassorna svarade i denna kartläggning att de har genomfört förändringar i medlemshanteringen sedan IAF:s granskning från De svarade bland annat att ansökan om in- och utträde sker skriftligen och att de har egna bankkonton. 20 Myndighetsutövning, IAF

21