PROTOKOLL Styrelsemöte nr 6/15 ( sid 1-2) Styrelse

Transkript

1 PROTOKOLL Styrelsemöte nr 6/15 ( sid 1-2) Gnesta Förvaltnings AB Styrelse Övriga deltagare Fredrik Norberg ordf. Oscar Fredriksson v. ordf (ej närvarande) Annika Erikssön Birgitta Möller Camilla Winte Sarni Smedberg, suppleant (ej närvarande) Sara Kinberg, suppleant Johan Dengg, suppleant Hans Persson, VD Sabina Grennard, fastighetsutvecklingschef 7 Beslutande Fredrik Norberg, ordf. Birgitta "Möller Camilla Winte Annika Eriksson Tid Kl. 13:00 16:00 Plats Gnestahems kontor, Thtlegatan 4, Gnesta Dagordning: 1 Mötets öppnande 2 Val av justerare 0 Godkännande av dagordning 4 Föregående protokoll 5 Tertial rapport 31/ Fastighetsförädlingsplan. 7 Rapporter Örnbyggnation Simhallen.8 Mbacka Nytt äldreboetide Ny :sporthall Ny förskola Liljedalshemmet Köp ishallen Posta dress Besöksadress Telefon Telefax Box 'GNESTA, Thulegatan '0158-, Organisationsnr Postgiro I3ankgiro Internet vt4w,griestahern.se Styrelsens täte Gnegå XothnUin

2 8 Personal 9 Försäljning Äppelbo 10 Övriga frågor 11 Nästa möte 12 november Avslutning Mötets öppnande Ordförande Fredrik Norberg hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Val av justerare Annika Eriksson valdes jämte ordförande att justera dagens protokoll. Godkännande av dagordning Dagordning godkändes. Föregående protokoll Föregående protokoll godkändes. Tertial rapport 31/8-15 VD redogjorde och kommenterade tertial rapporten per 31/8-15 Fastighetsförädlingsplan Styrelseledamot Birgitta Möller och VD Hans Persson redovisade bolagets fastighetsförädlingsplan. 7 Rapporter Ornbyggnation Simhallen VD informerade om statusen på ornbyggnationen. Åsbacka Sabina Grennard informerade om pågående flytt av kommunens verksamheter. Nytt äldreboende Sabina Grennard informerade om statusen på det nya äldreboendet. Ny sporthall VD informerade om att detaljplanearbete genomförs av Gnesta Kommun. Ny förskola En beställning på en ny förskola vid Dansutskolan kom den 28/9-5. Liljedalshemmet Utflyttning av uppsagda lokaler på Liljedalshemrnet pågår. Tillgänglighet på de lokaler som kommer att finnas kvar till 2020 Ses över. Köp ishallen VD arbetar med frågan och väntar på kontrakt från nuvarande ägare.

3 Personal VD redogjorde för de förstärkningar som kommer att göras i samband med att bolaget växer. Försäljning Äppelbo VD informerade om tänkt försäljning av Äppelbo i Björnhincla. VD får i uppdrag att slutföra försäljningen. (uppdrag från styrelsemöte 24/9-13) 10 Övriga frågor Ordförande informerade om genomförd löneförhandling med VD. 11 Nästa möte 12 november 2015 lgsta möte blir den 12 november 2015 klockan 09:30',.Gnestaherns lokaler Thulegatan 4, Gnesta 12 Avslutning Ordförande tackade för ett bra möte och förklarade mötet avslutat: Vid protokollet Hans Persson Sekreterare Justeras Justeras Fredrik Norberg Ordförande- nnika Eriksson Utsedd justerare

4 C MÅNADSRAPPORT FÖR PENSIONSPORTFÖLJEN - AUGUSTI 2015 Inledning Det övergripande förvaltningsmålet för pensionsportföljen är att kunna täcka minst lika mycket som avsågs av skulden när denna strategi tog sin början. Detta innebär att tillgångarna i relation till avsedd del av skulden (konsolideringen) bör ligga på minst 100%. Den övergripande risklimiten enligt placeringspolicyn innebär att minst 90,0% av avsedda pensionsutbetalningar alltid ska kunna täckas av pensionsportföljen. Denna nivå betecknas som ett säkerhetsgolv som aldrig ska äventyras. Aktuellt läge Pensionsportföljen lever upp till den övergripande risklimiten. Risken att pensionsportföljen skulle falla under säkerhetsgolvet inom ett år är låg med dagens portfölj. Aktuell konsolidering, dvs. tillgångarna som andel av den marknadsvärderade pensionsskulden, är 113,6% för närvarande. Risköversikt Avkastning Portföljrisk - marknadsvärdering Marknadsvärderade tillgångar 140,1-1,5% Marknadsvärderad skuld 123,4-1,9% Marknadsvärderad konsolidering 113,6% 0,5% Sannolikhet att gå igenom golvet före årsskiftet 0,0% 0,0% Sannolikhet gå igenom golvet inom 1 år 0,0% 0,0% Nedan återfinns en sammanställning som visar vilken spridning i resultat som kan förväntas vid årsskiftet givet dagens portföljsammansättning. Spridningsresultaten erhålls genom att skuld- och tillgångsvärden simuleras i olika scenarion, vilket renderar i ett troligt medelvärde samt de 5% bästa respektive sämsta utfallen. Detta ger en indikation på sannolikheten att kommunen klarar det övergripande förvaltningsmålet samt hur stor risken är. Simulerad konsolidering vid årsskiftet Förväntad konsolidering Jämfört med idag Marknadsvärderad konsolidering vid årsskiftet 2015/2016 Medelvärde 113,8% 0,3% 5% högsta 115,6% 2,1% 5% lägsta 112,0% -1,6% 0,5% lägsta 111,2% -2,3%

5 Aktuell portfölj Totalt har tillgångarna i pensionsportföljen ett marknadsvärde på ca 140,1 mkr. Pensionsportföljen ligger inom de limiter som definieras för respektive tillgångsslag i placeringspolicyn. AVSTÄMNING MOT POLICY Tillgångsslag Andel av portfölj Limiter Min Max Likvida medel 1% 0% 10% Nominella räntor 29% 10% 30% Realräntor 53% 40% 100% Aktier 16% 0% 40% - svenska - utländska Alternativa tillgångar 3% 0% 10% 14% 0% 30% 0% 0% 10% Vid avstämningstillfället hade pensionsportföljen följande utseende, uttryckt som procentuell fördelning på olika tillgångsslag. TILLGANGSALLOKERING a Svenska aktier- 3% n Globala aktier- 14% Nom räntor- 29% Realräntor- 53% ea Kassa- 1% Det övergripande målet med förvaltningen innebär att marknadsvärdet på pensionsportföljen och marknadsvärdet på ansvarsförbindelsen ska följas åt, det vill säga tillgångarna ska matchas med skulden. Det primära målet är således konsolideringen vilket gåtts igenom ovan. För att kunna följa hur förvaltningen av aktieportföljen har gått jämförs de olika tillgångsslagen i förhållande till respektive jämförelseindex enligt placeringspolicyn sedan det föregående rapporteringstillfället.

6 TILLGÄNGSUTVECKLING JÄMFÖRT MED INDEX Tillgångsslag Index Tillgångsavicastning Indexavkastning Differens senaste månaden senaste månaden Nominella räntor OMRX Bond 0,2% 0,3% -0,1% Reala räntor OMRX REAL -0,7% -0,894 0,1% Svenska aktier SIX PRX -4,3% -5,9% 1,6% Utlänska aktier MSCI IR World (SEK) -7,0% -8,1% 1,1% Totalportföljen Sammansatt jämförelseindex -1,5% -1,8% 0,2% Tillgångsslag Index Tillgångsavkastning Indexavkastning Differens sedan sedan Nominella räntor OMRX Bond 0,7% 1,4% -0,6% Reala räntor OMRX REAL 3,3% 2,4% 0,8% Svenska aktier SIX PRX 3,5% 8,7% -5,2% Utlänska aktier MSCI TR World (SEK) 0,3% 6,3% -6,0% Totalportföljen Sammansatt jämförelseindex 2,0% 2,8% -0,8% Källa för index Bloomberg Kommentarer kring eventuella avvikelser Kassaflödesmatchningen mellan realränteobligationerna och de kommande pensionsutbetalningarna medför att löptiden på realränteinnehavet är längre än löptiden på jämförelseindexet OMRX Real. Detta gör att tillgångarna är mer räntekänsliga än jämförelseindexet. Det utländska aktieinnehavet är säkrat för kursnedgång. Detta gäller både för valuta - och aktiekursen. Kostnaden för denna säkring medför att det utländska innehavet får en något sämre utveckling i en stigande aktiemarknad Bevakning och rapportering För bevakning och rapportering av pensionsportföljen samarbetar kommunen med Söderberg & Partners Placeringsrådgivning AB. De bevakar kontinuerligt utvecklingen av pensionsportföljen, pensionsskulden samt marknadsrisken. Detta för att tillse att sammansättningen av portföljen (allokeringen) alltid innebär att kommunen kan leva upp till de åtaganden som ingår i pensionsfonderingen. Som grund till rapporten har källor använts som i god tro bedömts vara tillförlitliga. Söderberg & Partners kan inte garantera riktigheten i denna information eller ta på sig något ansvar för fullständighet. Söderberg & Partners ansvarar inte för direkta eller indirekta skador eller förluster, inklusive men inte begränsat till, förlorad och utebliven vinst, som kan uppkomma till följd av användandet av denna rapport eller dess innehåll. 3

7 MÅNADSRAPPORT FÖR PENSIONSPORTFÖUEN - SEPTEMBER 2015 Inledning Det övergripande förvaltningsmålet för pensionsportföljen är att kunna täcka minst lika mycket som avsågs av skulden när denna strategi tog sin början. Detta innebär att tillgångarna i relation till avsedd del av skulden (konsolideringen) bör ligga på minst 100%. Den övergripande risklimiten enligt placeringspolicyn innebär att minst 90,0% av avsedda pensionsutbetalningar alltid ska kunna täckas av pensionsportföljen. Denna nivå betecknas som ett säkerhetsgolv som aldrig ska äventyras. Aktuellt läge Pensionsportföljen lever upp till den övergripande risklimiten. Risken att pensionsportföljen skulle falla under säkerhetsgolvet inom ett år är låg med dagens portfölj. Aktuell konsolidering, dvs. tillgångarna som andel av den marknadsvärderade pensionsskulden, är 113,3% för närvarande. Fhköversikt Avkastning Portfölj - marknadsvärdering Marknadsvärderade tillgångar 139,3 Marknadsvärderad skuld 122,9-04% Marknadsvärderad konsolidering 113,3% -0,2% Sannolikhet att gå igenom golvet före årsskiftet 0,0% 0,0% Sannolikhet gå igenom golvet inom 1 år 0,0% 09% Nedan återfinns en sammanställning som visar vilken spridning i resultat som kan förväntas vid årsskiftet givet dagens portföljsammansättning. Spridningsresultaten erhålls genom att skuld- och tillgångsvärden simuleras i olika scenarion, vilket renderar i ett troligt medelvärde samt de 5% bästa respektive sämsta utfallen. Detta ger en indikation på sannolikheten att kommunen klarar det övergripande förvaltningsmålet samt hur stor risken är. Smulerad konsolidering vid årsskiftet Förväntad konsoliderina limfört med idag Marknadsvärderad konsolidering vid årsskiftet 2015/2016 Medelvärde 113,5% 0,2% 5% högsta 115,2% 1,9% 5% lägsta 112,0% -1,3% 0,5% lägsta 111,1% -2,2%

8 Aktuell portfölj Totalt har tillgångarna i pensionsportföljen ett marknadsvärde på ca 139,3 mkr. Pensionsportföljen ligger inom de limiter som definieras för respektive tillgångsslag i placeringspolicyn. AVSTÄMNING MOT POLICY Tillgångsslag Andel av portfölj Min Limiter Max Likvida medel 1% 0% 10% Nominella räntor 29% 10% 30% Realräntor 54% 40% 100% Aktier 16% 0% 40% - svenska 2% 0% 10% - utländska 14% 0% 30% Alternativa tillgångar 0% 0% 10% Vid avstämningstillfället hade pensionsportföljen följande utseende, uttryckt som procentuell fördelning på olika tillgångsslag. TILLGÅN GSALLO KIERIN G a Siena äctier- 2% Globala Mier- 14% a Nom räntor- 29% Realräntor- 54% e Kassa- 1% Det övergripande målet med förvaltningen innebär att marknadsvärdet på pensionsportföljen och marknadsvärdet på ansvarsförbindelsen ska följas åt, det vill säga tillgångarna ska matchas med skulden. Det primära målet är således konsolideringen vilket gåtts igenom ovan. För att kunna följa hur förvaltningen av aktieportföljen har gått jämförs de olika tillgångsslagen i förhållande till respektive jämförelseindex enligt placeringspolicyn sedan det föregående rapporteringstillfället. 2

9 11LLGÄNGSU1VECKLING JÄMFÖRT MED INDEX Tillgångsslag Index Tillgångsavkastning senaste månaden Inde~astning senaste månaden Differens Nominella räntor OMRX Bond -0,2% -0,3% 0,1% Reala räntor OMRX REAL -0,3% -0,1% -0,2% Svenska aktier SIX PRX -2,3% -4,4% 2,1% Utiänska aktier MSCI IR World (SEK) -2,7% -4,6% 1,9% Totalportföljen Sammansatt jämförelseindex -0,6% -0,9% 0,2% Tillgångsslag Index Tillgångsavkastning Indexavkastning Differens sedan sedan Nominella räntor OMRX Bond 0,5% 1,1% -0,6% Reala räntor OMRX REAL 3,0% 2,4% 0,6% Svenska aktier SIX PRX 1,1% 3,9% -2,8% Mänska aktier MSCI 7R World (SEK) -2,4% 1,5% -3,8% Totalportföljen Sammansatt jämförelseindex 1,4% 1,9% -0,6% Källa för index Bloornberg Kommentarer kring eventuella avvikelser Kassaflödesmatchningen mellan realränteobligationerna och de kommande pensionsutbetalningarna medför att löptiden på realränteinnehavet är längre än löptiden på jämförelseindexet OMRX Real. Detta gör att tillgångarna är mer räntekänsliga än jämförelseindexet. Det utländska aktieinnehavet är säkrat för kursnedgång. Detta gäller både för valuta - och aktiekursen. Kostnaden för denna säkring medför att det utländska innehavet får en något sämre utveckling i en stigande aktiemarknad Bevakning och rapportering För bevakning och rapportering av pensionsportföljen samarbetar kommunen med Söderberg & Partners Securities AB. De bevakar kontinuerligt utvecklingen av pensionsportföljen, pensionsskulden samt marknadsrisken. Detta för att tillse att sammansättningen av portföljen (allokeringen) alltid innebär att kommunen kan leva upp till de åtaganden som ingår i pensionsfonderingen. Som grund till rapporten har källor använts som i god tro bedömts vara tillförlitliga. Söderberg & Partners kan inte garantera riktigheten i denna information eller ta på sig något ansvar för fullständighet. Söderberg & Partners ansvarar inte för direkta eller indirekta skador eller förluster, inklusive men inte begränsat till, förlorad och utebliven vinst, som kan uppkomma till följd av användandet av denna rapport eller dess innehåll. 3

10 Länsstyrelsen Stockholm Kommunfullmäktige Gnesta kommun Ink: Dnr För handläggning. Information om rapport från inspektion av överförmyndare Länsstyrelsen har inspekterat överförmyndarverksamheten i er kommun. Kopia av rapport från inspektionen översänds till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i egenskap av högsta ledning för kommunen och därmed ytterst ansvariga för verksamheten. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet för kommunernas överförmyndarverksamhet och ska inspektera verksamheten i kommunerna. Vid inspektionen ska Länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i föräldrabalken, förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättsäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren förda registret över ärenden, dels stickprovsvis utvalda akter. Inspektionsrapporten är upplagd på följande vis. I sammanfattningen anges på vilka punkter som Länsstyrelsen framför kritik mot verksamheten. Om Länsstyrelsen inte funnit något att kritisera så framgår även det. Under rubriken 'aktgranskning med kritik' redogör Länsstyrelsen för de akter som vi granskat där vi funnit anledning att kritisera någon del av handläggningen. Under rubriken 'övrig aktgranskning' redogör Länsstyrelsen för andra rättsfrågor som uppkommit vid granskningen av akterna och vid den efterföljande diskussionen med överförmyndarkansliet. Under rubriken 'övriga frågor' redogör Länsstyrelsen för information m.m. som framkommit utöver aktgranskningen. Länsstyrelsen kan framföra tre nivåer av kritik: kan inte undgå kritik, kritik eller allvarlig kritik. Samtliga sammanfattas dock som kritik i den inledande sammanfattningen. Inte undgå kritik är den mildaste formen av kritik och allvarlig den strängaste. När allvarlig kritik framförs ska Länsstyrelsen normalt sett följa upp frågan, antingen genom att begära återrapportering eller genom ett särskilt uppföljande möte/samtal. Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm H antverkargatan stockholm@lansstyrelsen.se Box STOCKHOLM

11 5 ' K, prl &I 10.3 (1

12 Länsstyrelsen Stockholm RAPPORT Datum Beteckning (6) Enheten för tillsyn Sophie Carlgren Gnesta kommun Ink: Dnr:... För handläggning: 10-2 Rapport från inspektion hos Överförmyndaren Gnesta kommun den 7 maj 2015 Sammanfattning Länsstyrelsen har efter inspektionen funnit anledning att kritisera Överförmyndaren i Gnesta kommun på följande punkter. - Bristande hantering av tre ärenden angående förmynderskap. - Redovisningshandlingar har inte överlämnats vid byte av ställföreträdare. Inledning Länsstyrelsen granskade vid tillsynsbesöket slumpvis utvalda akter, fördelade på 10 förmynderskap, 8 godmanskap och 7 förvaltarskap. Se bilaga med förteckning av aktnummer. Efter aktgranskningen gick Länsstyrelsen tillsammans med Överförmyndaren i Gnesta kommun (Överförmyndaren) igenom de frågor som uppstått vid granskningen av akterna. Vid sammanträdet medverkade överförmyndaren Fredrik Norberg och Jenny Johansson samt Johan Lidman och Sophie Carlgren från Länsstyrelsen. I den mån Länsstyrelsen har funnit anledning att kommentera nämndens handläggning av ärendena framgår detta nedan med hänvisning till aktuella aktnummer. Aktgranskning med kritik Redovisning från särskilt förordnad vårdnadshavare/förmyndare etc. I föregående rapport, dnr , påpekade Länsstyrelsen att ingen redovisning (d.v.s. förteckning samt årsräkningar etc.) inkommit i två ärenden angående förmynderskap (akt 242 och 269). Vid förevarande inspektion noterades att Överförmyndaren fortfarande inte vidtagit några åtgärder i ärendena. Vid granskningen av akt 174 angående ett förvaltarskap noterades att tingsrätten den 3 oktober 2013 förordnade en förmyndare till huvudmannens barn. Handlingarna angående barnet låg i original i huvudmannens akt och förmynderskapet redovisades inte i Överförmyndarens register över ställföreträdarskap. Den förordnade förmyndaren hade inte lämnat in förteckning eller årsräkningar. Överförmyndaren har inte fattat beslut om befrielse från redovisningsskyldighet, eller om förenklad redovisning, i något av de ovan uppräknade ärendena. Enligt 10 kap. 3 föräldrabalken, FB, är den eller de som har förordnats särskilt till vårdnadshavare också förmyndare för den underårige. Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Hantverkargatan stockholm@lansstyrelsen.se Box STOCKHOLM

13

14 2 (6) Enligt 14 kap. 1 FB ska förordnade förmyndare inom två månader efter förordnandet lämna en förteckning till överförmyndaren över den egendom som de förvaltar. Enligt 14 kap. 15 FB ska förordnade förmyndare före den 1 mars varje år i en årsräkning till överförmyndaren redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under ställföreträdarens förvaltning. Enligt 16 kap. 3 FB ska överförmyndaren granska förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet med ledning av de förteckningar, årsräkningar, sluträkningar samt andra handlingar och uppgifter angående förvaltningen som har lämnats. Enligt 16 kap. 13 FB kan överförmyndaren förelägga vid vite samt ansöka till rätten om utdömande av vite när redovisning inte kommit in. Enligt 9 förmynderskapsförorelningen (1995:379), FFO, ska varje överförmyndare föra ett register över bl.a. de ställföreträdarskap som avses i 14 kap. 1 FB. Länsstyrelsen vill framhålla att överförmyndarens granskning av ställföreträdares redovisningshandlingar utgör en kontroll av att ställföreträdaren använder huvudmannens, eller barnets, tillgångar till dennes fördel och utgör en central del i överförmyndarens tillsyn. Det är därför viktigt att överförmyndaren aktivt bevakar att redovisningshandlingar inkommer och att de inkommer i rätt tid. Länsstyrelsen är kritisk till Överförmyndarens hantering av de aktuella ärendena och till att det fortfarande finns brister i Överförmyndarens bevakning av att redovisningsskyldiga ställföreträdare lämnar in redovisning. Länsstyrelsen kommer vid nästa inspektion följa upp att Överförmyndaren förbättrat sina rutiner avseende ovanstående samt att förmynderskapet som påträffades i akt 174 införts i Överförmyndarens register över ställföreträdarskap. Överlämning av redovisningshandlingar Vid granskningen av akt 120, 174 och 328 uppmärksammade Länsstyrelsen att det skett byten av ställföreträdare i ärendena utan att redovisningshandlingar överlämnats till de nya ställföreträdarna. I samband med bytet i akt 349 har Överförmyndaren skickat ett brev till den nya ställföreträdaren med bl.a. följande innehåll. Enligt föräldrabalken kap ska överförmyndaren lämna handlingar som omfattas av tidigare gode mans/förvaltares förvaltning och redovisats till överförmyndaren till den nya gode mannen/förvaltaren för granskning [...]. Då det ibland kan röra sig om många handlingar och det finns risk att dessa kommer på avvägar tillämpar många överförmyndare en förenldad rutin. Denna innebär att vi normalt bjuder in den nya ställföreträdaren till överförmyndarkontoret för att där gå igenom berörda handlingar. Ett alternativ kan vara att skicka över kopior på de huvudsakliga handlingarna, normalt årsräkningarna med bilagor, och att erbjuda den ställföreträdare som så önskar att komma till överförmyndarkontoret för att ta del av övriga relevanta handlingar [...]. Överförmyndaren uppgav vid sammanträdet att de vid byten vanligtvis skickar de tre senaste årsräkningarna till den nya ställföreträdaren och att han eller hon, om det finns fler redovisningshandlingar i akten, erbjuds att komma in till Överförmyndaren för att där granska övriga handlingar.

15 3 (6) Enligt 16 kap. 8 FB ska överförmyndaren, vid byte, till den nya ställföreträdaren överlämna sluträkningen, efter att överförmyndaren granskat den, tillsammans med förteckning, årsräkningar samt övriga handlingar enligt 15 kap. 3 och 8 FB som förvaras hos överförmyndaren. Den nya ställföreträdaren ska inom två månader återlämna handlingarna till överförmyndaren. Bestämmelsen innebär att alla förteckningar, årsräkningar m.m. som förvaras hos överförmyndaren ska lämnas över till den nya ställföreträdaren, oavsett antal eller ålder. Överförmyndaren kan erbjuda den nye ställföreträdaren att granska handlingarna på plats hos överförmyndaren. Om den nye ställföreträdaren inte går med på en sådan lösning ska dock handlingarna överlämnas på annat sätt för att överförmyndaren ska uppfylla kraven enligt 16 kap. 8 FB. Länsstyrelsen är kritisk till att Överförmyndaren i akt 120, 174 och 328 inte överlämnat aktuella handlingar till de nya ställföreträdarna. Länsstyrelsen kommer vid nästa inspektion följa upp Överförmyndarens rutiner avseende överlämning av redovisningshandlingar. Övrig aktgranskning Diarieföring och dokumentation - I föregående rapport påpekade Länsstyrelsen att Överförmyndaren inte diarieförde/dokumenterade att huvudmannen fick ta del av arvodesbeslutet. Vid förevarande inspektion återfanns samma problem (se bl.a. akt 57 angående ett godmanskap). - Vid granskningen av bl.a. akt 174, 203 och 229 noterade Länsstyrelsen att Överförmyndaren inte diariefört inkomna ansökningar om samtycke till uttag av medel, dock själva uttagsmedgivandet. - Vid granskningen av akt 195 angående ett förvaltarskap noterades att en anställd vid huvudmannens boende skriftligen bett att få träffa Överförmyndaren eftersom huvudmannen ville byta förvaltare. Det framgick inte av akten eller dagboksbladet att mötet ägt rum. Överförmyndaren uppgav att de träffat berörda parter och att detta dokumenterats digitalt i Överförmyndarens ärendehanteringssystem. Överförmyndaren hade dock missat att se till att handlingen även diariefördes i dagboksbladet. Vid granskningen av akt 200 beträffande ett godmanskap noterades att en diskussion som förts mellan Överförmyndaren och den nye gode mannen avseende återkrävande av egendom (se nedan under rubriken Egendom som getts bort i strid med gåvoförbudet) inte hade dokumenterats i akten. Överförmyndaren medgav att samtalet borde ha dokumenterats. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den har kommit in till myndigheten eller upprättats där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (offentlighetsprincipen). Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, ska allmän handling, när den kommit in till eller upprättats hos myndighet, utan dröjsmål registreras. Enligt 5 kap. 2 OSL ska det av registreringen framgå datum då handlingen kom in eller upprättades och diarienummer eller annan

16 4 (6) beteckning som har åsatts handlingen samt i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats och i korthet vad handlingen rör. I fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats (5 kap. 1 tredje stycket OSL). Förekomsten av offentliga handlingar i överförmyndarens akter är begränsad med hänsyn till den starka sekretess som råder i verksamheten enligt 32 kap. 4 OSL. Det kan inte godtas att allmänna handlingar av ett visst slag ömsom registreras och ömsom enbart hålls ordnade på visst sätt (se JO 1995/96 s. 485). Enligt 15 förvaltningslagen (1986:223) ska uppgifter som en myndighet far på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången av ärendet antecknas av myndigheten om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. JO har bl.a. i beslut med dnr anfört följande angående dokumentation. Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att alla de uppgifter som behövs för ärendets bedömning redovisas i akten. Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet något i sak, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras. Sådana uppgifter kan gälla att kontakt förekommit med parter, andra personer eller myndigheter eller att handläggare besökt den plats ärendet rör. Även om dokumentationen av det senaste nämnda slaget inte har betydelse för själva utgången av ärendet är den ändå av stort värde. Den är en av förutsättningarna för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna förvaltningsledningen och från utomstående tillsynsmyndighet Även parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av denna slags dokumentation. Vidare kan ett handläggarbyte i hög grad försvåras vid brister i beskrivningen av vad som förekommit i ett ärende. För att säkerställa att ärendena handläggs på ett rättssäkert sätt och enligt gällande bestämmelser förutsätter Länsstyrelsen att Överförmyndaren ser över sina rutiner för diarieföring och dokumentation. Det är vidare en förutsättning för att det ska finnas möjlighet till insyn och kontroll av verksamheten. Länsstyrelsen kommer vid nästa inspektion att följa upp frågan. Egendom som getts bort i strid med gåvoförbudet Vid föregående inspektion som genomfördes den 3 april 2014 uppmärksammades vid granskningen av akt 200 rörande ett godmanskap bl.a. att Överförmyndaren hade samtyckt till att en god man som förordnats enligt 11 kap. 2 FB gav bort kronor av huvudmannens egendom till huvudmannens dotter, som även var huvudmannens gode man enligt 11 kap. 4 FB. Länsstyrelsen fann detta mycket anmärkningsvärt och beslutade därför den 12 november 2014 att rikta allvarlig kritik mot Överförmyndarens handläggning av ärendet (dnr ). Samma dag ålade Länsstyrelsen även Överförmyndaren att senast den 27 januari 2015 underrätta Länsstyrelsen om vilka åtgärder som vidtagits i ärendet (dnr ). I en underrättelse som kom in till Länsstyrelsen den 11 december 2014 redogjorde Överförmyndaren för följande vidtagna åtgärder. Överförmyndaren har i beslut den 18 september 2014 entledigat den gode mannen (dottern) i ärendet och förordnat en ny god man, som bedöms lämplig för uppdraget. Överförmyndaren har informerat den nya gode mannen om Länsstyrelsens beslut och i diskussion med honom kommit fram till att det inte är görligt att återkräva gåvan, dels då huvudmannen (pappan) har en mycket god ekonomi i övrigt och ett återkrävande inte skulle vara meningsfullt,

17

18 5 (6) dels då de inte kan uteslutas att det hade varit pappans vilja, om den hade kunnat uttryckas, att dottern skulle fått gåvan. Överförmyndaren har gått igenom övriga akter och inte kunnat finna något annat fall av gåva i strid med gåvoförbudet. Vid förevarande inspektion granskades och diskuterades ärendet. Vid granskningen av akten konstaterades bl.a. att den tidigare gode mannen som tagit emot gåvan entledigats från sitt uppdrag. Vid granskningen noterades även att inga mer åtgärder vidtagits vare sig av den gode mannen eller av Överförmyndaren i fråga om den egendom som getts bort i strid med 14 kap. 12 FB. Överförmyndaren uppgav vid inspektionen bl.a. att både han och gode mannen inte ansåg att det var meningsfullt att återkräva egendomen både med anledning av våd som redan uppgetts, men också för att den tidigare gode mannen var huvudmannens enda arvinge. I Länsstyrelsens tillsyn ingår att granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna.i FB och FFO och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska inte överpröva överförmyndarens beslut på det sätt en -överinstans gör. Länsstyrelsen kan således inte upphäva ett beslut och ersätta det med ett nytt. I tillsynsrollen ligger inte heller att en länsstyrelse annat än i rena undantagsfall ska uttala sig om bedömningar som gjorts i ett beslut eller ärende. Gode män står inte under Länsstyrelsens tillsyn och Länsstyrelsen uttalar sig därför inte heller om en god mans åtgärder/underlåtenhet att vidta åtgärder. I förevarande ärende kan Länsstyrelsen konstatera att Överförmyndaren tillsammans med den gode mannen kommit fram till att inga åtgärder ska vidtas i fråga om den egendom som getts bort i strid med 14 kap. 12 FB. De angivna skälen till detta har Överförmyndaren bl.a. uppgett vara att han i diskussion med den gode mannen kommit fram till att det inte är görligt att återkräva gåvan då det inte kan uteslutas att det hade varit huvudmannens vilja, om den hade kunnat uttryckas, att den tidigare gode mannen skulle fått gåvan. Överförmyndaren har också hänvisat till huvudmannens goda ekonomi och att det därför inte skulle vara meningsfullt att återkräva egendomen samt att mottagaren av gåvan är huvudmannens enda arvinge. Länsstyrelsen vill med anledning av vad Överförmyndaren uppgett understryka följande. Bestämmelsen i 14 kap. 12 FB innebär att en god man inte får ge bort huvudmannens egendom, om det inte är fråga om personliga presenter vars värde inte står i missförhållande till den enskildes ekonomiska villkor. Bestämmelsen begränsar inte rätten för en person som förordnats god man att själv ge bort sin egendom. I det aktuella ärendet har dock en god man gett bort huvudmannens egendom och om en god man ger bort en gåva som inte kan anses ha varit påkallad med hänsyn till allmän sed eller vars värde stått i missförhållande till huvudmannens villkor, är den inte gällande mot huvudmannen och den bortgivna egendomen kan återkrävas (se NJA s 434 och 496 samt 1995 s 60 och 80). Ändamålet med gåvoförbudet måste antas vara att skydda en huvudman mot förmögenhetsöverföringar som en god man gör också om dessa är i närståendes intresse (jfr NJA 1983 s 791). Överförmyndaren ska utöva sin tillsynsskyldighet på ett sådant sätt att huvudmannens rätt inte äventyras. Länsstyrelsen anser därför att det är av mycket stor vikt att Överförmyndaren, då fråga om ett eventuellt återkrävande av egendom som getts bort i strid med 14 kap. 12 FB uppstår, bevakar att

19 6 (6) ställföreträdaren i tillräcklig utsträckning tillvaratar huvudmannens intressen samt aktivt vidtar nödvändiga åtgärder då detta brister. Klumpsummor Vid granskningen av akt 45, 174, 212, 205 och 349 uppmärksammades att det i årsräkningarna fanns större utgiftsposter som inte specificerats i årsräkningarna. T.ex. noterades vid granskningen av akt 45 att årsräkningen för år 2014 innehöll en utgiftspost om kronor och att posten var specificerad i en bilaga som låg löst i akten. Av 14 kap. 15 andra stycket FB framgår att det i årsräkningen ska anges den enskildes tillgångar och skulder vid början och slutet av den tid räkningen avser. Vidare ska en sammanställning göras av inkomster och utgifter under nämnda tid. Av årsräkningen ska särskilt framgå hur mycket som har använts för den enskildes uppehälle eller nytta i övrigt. JO har i beslut den 24 april 2008, dnr , framfört att det är mindre lämpligt att i årsräkningar ange klumpsummor jämte anteckningar av karaktären "bankomatuttag, girobetalningar" och liknande och att sådana poster bör specificeras direkt i årsräkningen, alternativt i en bilaga till denna: Länsstyrelsen anser att utgifterna ska specificeras i årsräkningen och om ställföreträdaren bifogar en bilaga ska den fästas vid årsräkningen. Det ska framgå att bilagan hör till årsräkningen och att den omfattas av den underskrift på heder och samvete som ställföreträdaren tecknar på årsräkningens framsida. Granskning med anmärkning I föregående rapport kritiserades Överförmyndaren för att ställföreträdare inte hade lämnats tillfälle att yttra sig innan anmärkning på årsräkning. Vid förevarande inspektion kunde Länsstyrelsen konstatera att ställföreträdare numera får tillfälle att yttra sig innan en sådan anmärkning. Länsstyrelsen ser positivt på detta. Bilaga: Granskade akter Kopia till: Kommunfullmäktige i Gnesta kommun Kommunstyrelsen i Gnesta kommun Överförmyndaren i Gnesta kommun

20 Länsstyrelsen Stockholm BILAGA 1 (n Datum Beteckning Enheten för tillsyn Sophie Carlgren Granskade akter Förmynderskap Akt nr 242, 269, 236, 127, 179, 180, 208, 130, 250, 251 Förvaltarskap Akt nr 349, 328, 174, 212, 205, 195, 229 Godmanskap Akt nr 45, 49, 57, 120, 200, 203, 252, 315 Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Hantverkargatan stockholm@lansstyrelsen.se Box STOCKHOLM