Anmälningsärenden kommunfullmäktige

Transkript

1 Kommunledningskontoret ÄRENDEBLAD Upprättad: Diarienummer: KS Kommunfullmäktige Anmälningsärenden kommunfullmäktige Sammanfattning Information och meddelanden som inkommer till kommunen och som kommunledningskontoret bedömer vara av vikt att redovisa för kommunfullmäktige, utgör anmälningsärenden Anmälningsärendena i sin helhet finns tillgängliga hos kanslienheten samt hos sekreteraren under sammanträdet. Inspektionsprotokoll från Länsstyrelsen i Stockholm från inspektion den 12 april 2016 av Överförmyndaren samt överförmyndarens svar daterat den 27 september Protokoll från Ungdomsrådet Dom från Förvaltningsrätten mål , ta kontakt med sekretereraren för att ta del av domen. Gnesta kommun I Gnesta 1 vxl: gnesta.kommun@gnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 j organisationsnummer:

2 Protokoll 4 abib.-fs KOMMUN kvuh. Ungdomsråd Tid Plats Funktionärer Närvarande Thuleparken & Chili Therese Törnros (ordf) Bo Wingård (sekreterare Ewa Fagerström & Bo Wingård (lotsar) Se bilaga! 1 öppnande Ordförande öppnade mötet. 2 inför hösten Med tanke på att ordf Therese lämnar Frejaskolan till hösten var vi överens om att komplettera presidiet med någon/några som fortfarande går på Freja 7-9. Efter en stunds fundering valdes därför Jasmine Sjöberg och Nemo Sjögren in i presidiet. 3 Chili-invigning Vi gick så till Chili, där det var fest med anledning av att den grafittivägg som Ungdomsrådet bekostat ur budgeten för Ordf Therese läste upp de regler som skulle gälla för väggens användning, och därefter satte alla på sig andningsmasker och tre olika verk fick börja ta form. 4 höststart Vi enades om att ordf kallar till presidiemöte så snart starten på nya skolan landat ordentligt_ Vid protokollet Bo Wingård Justeras Therese Törnros ( frt,r 1

3 Datum: - 0(0 02 GNESTA KOMMUN Bilaga till protokollet Närvarolista Ungdomsråd 2016 Valda för (2015-)2016 3asmine Sjöberg o Lucas Persson O Alma Andersson o Joacim Löfg ren o Leah Frie! Nemo Sjögren O Alfons Davidsson O Olivia Särnblad o 3ennifer Klos Valda för Olivia Kruusmägi Therese Törnros O Jacob Söderberg O Leo Rehnström O Hugo Lagerbäck O Matilda Karlsson O Maja Karlsson O O K Anton Waldorf Hugo Widegren Isak Valtola Sjöberg Chill Kelly Nedström Stjärnborg Politiskt valda lotsar Bo Wingård Ewa Fagerström

4 Länsstyrelsen Stockholm Gnesta kommun Ink: GS- 23 Dnr: För handläggning - Kommunfullmäktige 1 (11 Information om rapport från inspektion av överförmyndare/överförmyndarnämnd Länsstyrelsen har inspekterat överförmyndarverksamheten i er kommun. Kopia av rapport från inspektionen översänds till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i egenskap av högsta ledning för kommunen och därmed ytterst ansvariga för verksamheten. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet för kommunernas överförmyndarverksamhet och ska inspektera verksamheten i kommunerna. Vid inspektionen ska Länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i föräldrabalken, förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättsäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren förda registret över ärenden, dels stickprovsvis utvalda akter. Inspektionsrapporten är upplagd på följande vis. I sammanfattningen anges på vilka punkter som Länsstyrelsen framför kritik mot verksamheten. Om Länsstyrelsen inte funnit något att kritisera så framgår även det. Under rubriken 'aktgranskning med kritik' redogör Länsstyrelsen för de akter som vi granskat där vi funnit anledning att kritisera någon del av handläggningen. Under rubriken 'övrig aktgranskning' redogör Länsstyrelsen för andra rättsfrågor som uppkommit vid granskningen av akterna och vid den efterföljande diskussionen med överförmyndarkansliet. Under rubriken 'övriga frågor' redogör Länsstyrelsen för information m.m. som framkommit utöver aktgranskningen. Länsstyrelsen kan framföra tre nivåer av kritik: kan inte undgå kritik, kritik eller allvarlig kritik. Samtliga sammanfattas dock som kritik i den inledande sammanfattningen. Inte undgå kritik är den mildaste formen av kritik och allvarlig den strängaste. När allvarlig kritik framförs ska Länsstyrelsen normalt sett följa upp frågan, antingen genom att begära återrapportering eller genom ett särskilt uppföljande möte/samtal. Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se Box STOCKHOLM

5 Länsstyrelsen Stockholm RAPPORT Datum Beteckning (10) Enheten för tillsyn Johan Lidman Rapport från inspektion den 12 april 2016 hos Överförmyndaren i Gnesta kommun Sammanfattning Länsstyrelsen i Stockholms län har efter inspektion funnit anledning att rikta kritik mot Överförmyndaren i Gnesta kommun, Överförmyndaren, på följande punkter: - Bristfällig bevakning av att ställföreträdare lämnar in redovisningshandlingar. Bristfällig hantering av ett avslutat ställföreträdarskap. - Bristfällig hantering av ett överklagande. Begäran om återrapportering Länsstyrelsen ålägger, i enlighet med 24 förmynderskapsförordningen (1995:379), FFO, Överförmyndaren att senast den 1 december 2016 underrätta Länsstyrelsen om vilka åtgärder som Överförmyndaren vidtagit och avser att vidta för att komma tillrätta med sina bristfälliga rutiner för bevakning av att ställföreträdare lämnar in redovisningshandlingar. Överförmyndaren ska också redogöra för vilka åtgärder som vidtagits i akt 242, 500, 501, 403, 373, 452 och 387. Inledning Vid inspektion den 12 april 2016 granskade Länsstyrelsen 49 akter. För mer information se bilaga med förteckning över de granskade akterna. Efter aktgranskningen höll Länsstyrelsen ett sammanträde med Överförmyndaren där de frågor som uppstått vid granskningen av akterna behandlades. Vid sammanträdet medverkade överförmyndaren Fredrik Norberg, Jenny Johansson och Ulla-Karin Ekstrand från Överförmyndarens kansli samt Johan Lidman, Lotta Reimers och Sophie Carlgren från Länsstyrelsen. I den mån Länsstyrelsen funnit anledning att kommentera Överförmyndarens handläggning framgår det av denna rapport, med hänvisning till aktuella aktnummer. Aktgranskning med kritik Bevakning av att redovisningshandlingar lämnas in I rapporten från 2015 års inspektion (dnr ) riktade Länsstyrelsen kritik mot att Överförmyndaren i bl.a. ett ärende om särskilt förordnad vårdnadshavare, akt 242, inte vidtagit åtgärder när ställföreträdaren underlåtit att lämna in redovisningshandlingar. Länsstyrelsen framförde också i protokollet från 2014 års inspektion (dnr ) att det saknades redovisningshandlingar i ärendet. Postadress Besöksadress Telefon E-postfwebbplats Länsstyrelsen Stockholm Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se Box Fax STOCKHOLM

6 2(10) Vid den nuvarande inspektionen granskade Länsstyrelsen åter akt 242. Det framkom att Överförmyndaren i början av maj 2015 hade avslutat ärendet med anledning av att tingsrätten flyttat tillbaka vårdnaden till en av barnets föräldrar. Den särskilt förordnade vårdnadshavaren hade vid tiden för inspektionen inte lämnat in några redovisningshandlingar och Överförmyndaren hade inte vidtagit några åtgärder med anledning av detta. I föregående års rapport kritiserade Länsstyrelsen också Överförmyndaren med anledning av att de inte fört in ett ärende om förordnat förmynderskap i sitt register över ställföreträdarskap. Ärendet påträffades i en akt som avsåg ett förvaltarskap, akt 174, och det anordnades av tingsrätten i oktober Den förordnade förmyndaren hade inte lämnat in några redovisningshandlingar och Länsstyrelsen kritiserade också Överförmyndaren för sin underlåtenhet att vidta åtgärder med anledning av detta. Vid den nuvarande inspektionen följde Länsstyrelsen upp frågan och fann att Överförmyndaren fört in två ärenden i registret över ställföreträdarskap, akt 500 och 501. Barnets syskon hade också förordnats samma förmyndare i oktober Gällande de redovisningshandlingar som saknades vidtog dock Överförmyndaren ingen åtgärd förrän dagen innan Länsstyrelsens inspektion, den 11 april 2016, då förteckningar begärdes in från ställföreträdaren. Vid inspektionen påträffade Länsstyrelsen också ytterligare akter med liknande brister. - I ett ärende om förmynderskap, akt 403, fick barnet i juni 2015 två försäkringsutbetalningar som tillsammans uppgick till ca 422 tkr. Förmyndarna har inte lämnat in några redovisningshandlingar och Överförmyndaren har inte vidtagit några åtgärder med anledning av detta. Barnet blev myndigt i september I ett ärende om särskilt förordnad vårdnadshavare, akt 373, som anordnades i november 2014 saknas årsräkningar. Överförmyndaren har inte vidtagit några åtgärder med anledning av detta. - I ett ärende om godmanskap för ensamkommande barn, akt 452, och ett ärende om förvaltarskap, akt 387, som båda anordnades under år 2015 har ställföreträdarna inte lämnat in några förteckningar. Överförmyndaren har inte vidtagit några åtgärder med anledning av detta. En särskilt förordnad vårdnadshavare är också förmyndare för barnet och omfattas av reglerna i föräldrabalken, FB, gällande särskilt förordnade förmyndare (se 10 kap. 3 FB). Förordnade förmyndare, gode män och förvaltare ska inom två månader efter förordnandet lämna en förteckning till överförmyndaren över den egendom som de förvaltar (se 14 kap. 1 FB). De ska också före den första mars varje år i en årsräkning till överförmyndaren redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som har stått under ställföreträdarens förvaltning (se 14 kap. 15 FB). Om en förordnad förmyndares, god mans eller förvaltares uppdrag har upphört, ska den som frånträder uppdraget inom en månad därefter lämna en sluträkning till överförmyndaren beträffande egendom som har stått under hans eller hennes förvaltning (se 14 kap. 18 FB). Dessa bestämmelser omfattar även gode män för ensamkommande barn (se 12 lag [2005:429] om god man för ensamkommande barn, LGEB).

7 3(10) Föräldrar kan i egenskap av förmyndare också vara skyldiga att lämna in förteckning, årsräkningar och sluträkning till överförmyndaren, t.ex. om barnets tillgångar kommit att överstiga åtta gånger gällande prisbasbelopp enligt 2 kap. 6 och 7 socialförsäkringsbalken (se 13 kap. 2, 3, 14 och 15 FB). Överförmyndarens granskning av redovisningshandlingar utgör en central del av överförmyndarens tillsynsansvar över ställföreträdare och syftar till att kontrollera att ställföreträdaren använder huvudmannens eller barnets tillgångar till dennes fördel (se 16 kap. 1 och 3 FB). I överförmyndarens tillsyn ingår därför också att bevaka att ställföreträdare lämnar in redovisning och att de gör det i rätt tid. Brister i dessa avseenden kan vara tecken på att ställföreträdaren inte sköter sitt uppdrag Riksdagens ombudsmän, JO, har i beslut den 15 augusti 2012 (dnr ) uttalat att överförmyndaren bör skicka ut en påminnelse om att lämna in årsräkning någon vecka in i mars månad och att ställföreträdaren i tillämpliga fall normalt bör få ett vitesföreläggande i god tid före sommaren (angående viten se 16 kap. 13 FB). Länsstyrelsen har i rapporterna från de två senaste årens inspektioner uppmärksammat brister i Överförmyndarens rutiner för bevakning av att redovisningsskyldiga ställföreträdare lämnar in redovisning. I ett ärende, akt 242, har Överförmyndaren fortfarande inte vidtagit några åtgärder trots att Länsstyrelsen påtalade brister redan i rapporten från 2014 års inspektion. Gällande akt 500 och 501 vidtog inte Överförmyndaren några åtgärder förrän dagen innan Länsstyrelsens nuvarande inspektion. Därutöver påträffade Länsstyrelsen ytterligare akter med liknande brister. Det är Länsstyrelsens uppfattning att Överförmyndaren inte gjort tillräckligt för att komma till rätta med dessa problem, vilket leder till en oacceptabel brist på tillsyn i de aktuella ärendena. Länsstyrelsen är därför sammantaget kritisk till Överförmyndarens bristfålliga rutiner och tillsyn i detta hänseende (se vidare under rubriken Begäran om återrapportering i denna rapport). Avslutade ställföreträdarskap Under år 2014 riktade Länsstyrelsen allvarlig kritik mot Överförmyndarens hantering av ett ärende om godmanskap, akt 200 (se Länsstyrelsens beslut den 12 november 2014, dnr ).Vid nuvarande inspektion följde Länsstyrelsen upp ärendet och fann att Överförmyndaren avslutat det efter att huvudmannen avled under år I akten fanns kopior av vissa redovisningshandlingar och skrivelser samt en skrivelse i original om att Överförmyndaren skickat handlingar till den avlidne huvudmannens dödsbo. I förhållande till ärendets dagboksblad saknades dock ett stort antal registrerade handlingar i akten. Vid sammanträdet uppgav Överförmyndaren att samtliga originalhandlingar i akten hade överlämnats till huvudmannens dödsbo, i enlighet med 16 kap. 8 FB, efter granskning av den gode mannens sluträkning. Anledningen till att det fanns kopior av handlingar kvar i akten berodde enligt Överförmyndaren på kommunens dokumenthanteringsplan (se vidare under rubriken Överlämning av akter till andra kommuner i denna rapport). Länsstyrelsen förklarade att det endast är redovisningshandlingar som ska överlämnas enligt 16 kap. 8 FB och att akten i övrigt ska sparas och förvaras särskilt. Överförmyndaren uppgav att de missförstått bestämmelsen och att de ska ändra sina rutiner.

8 4(10) Till begreppet allmän handling hör viktiga rättsverkningar, som rör bl.a. allmänhetens insyn och kontroll av myndigheternas verksamhet. I 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF, finns regler om allmänna handlingars offentlighet. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen inkommit dit eller upprättats där (se 2 kap. 3 TF). En myndighet får inte lämna ifrån sig allmänna handlingar eller förstöra dem efter eget fritt skön (se JO:s beslut den 12 maj 1998, dnr ). Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar meddelas i lag (se 2 kap. 18 TF). Bestämmelser avseende detta återfinns huvudsakligen i arkivlagen (1990:782), ArkivL. En kommunal myndighet har i vissa fall möjlighet att avhända sig allmänna handlingar genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige (se 15 ArkivL). Överförmyndare ska t.ex. överlämna redovisningshandlingar enligt 16 kap. 8 FB. Av bestämmelsen följer att överförmyndaren, efter att ha granskat en sluträkning, ska lämna över den till behörig mottagare som vid upphörande av ett ställföreträdarskap kan vara en tidigare huvudman, ett barn som blivit myndigt eller ett dödsbo. Överförmyndaren ska lämna över sluträkningen tillsammans med de förteckningar, årsräkningar och handlingar enligt 15 kap. 3 och 8 FB som förvaras hos överförmyndaren. Övriga handlingar ska sparas i akten hos överförmyndaren och avslutade akter ska förvaras särskilt (se 19 FFO). Överförmyndaren har på felaktig grund frånhänt sig en stor mängd allmänna handlingar i ärendet. Länsstyrelsen är kritisk mot detta och kommer vid nästa inspektion följa upp att Överförmyndaren ändrat sina rutiner. Hantering av ett överklagande Vid Länsstyrelsens granskning av ett ärende om förvaltarskap, akt 187, framkom bl.a. följande. Förvaltaren lämnade den 17 mars 2015 in ett överklagande till Överförmyndaren gällande ett beslut om arvode. Överförmyndaren omprövade därefter delvis beslutet, men inte helt i enlighet med förvaltarens överklagande. Överklagandet hade inte lämnats vidare till tingsrätten. Om en myndighet finner att ett beslut som den har meddelat som första instans är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning, ska myndigheten ändra beslutet om det kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Skyldigheten gäller även om beslutet överklagas, såvida inte klaganden begär att beslutet tills vidare inte ska gälla (se 27 förvaltningslagen [1986:223], FL). Ett överklagande förfaller om myndigheten själv ändrar beslutet så som klaganden begär. Ändrar myndigheten beslutet på annat sätt ska överklagandet anses omfatta det nya beslutet (se 28 FL). Överförmyndaren borde efter sin omprövning av arvodesbeslutet ha överlämnat överklagandet till tingsrätten, då det inte omprövades helt i enlighet med förvaltarens överklagande. Länsstyrelsen är kritisk mot Överförmyndarens underlåtenhet i detta hänseende.

9 5(10) Övrig aktgranskning Överlämning av redovisningshandlingar I rapporten från 2015 års inspektion riktade Länsstyrelsen kritik mot Överförmyndarens rutiner för överlämning av redovisningshandlingar, bl.a. i samband med byten av ställföreträdare. Vid den nuvarande inspektionen uppgav Överförmyndaren att de ändrat sina rutiner och tagit fram en ny blankett som nya ställföreträdare ska underteckna i samband med att redovisningshandlingar lämnas över. I blanketten finns information om överlämningen. Länsstyrelsen tog del av blanketten som bl.a. innehåller följande formuleringar: - "Enligt föräldrabalken kap 16 8 skall överförmyndaren lämna handlingar som omfattas av tidigare gode mans/förvaltares förvaltning och redovisats till överförmyndaren till den nya gode mannen/förvaltaren för granskning." - "Formellt är det så att en ny ställföreträdare, om det finns anledning därtill, kan göra en polisanmälan mot en tidigare ställföreträdare för t ex förskingring av huvudmannens medel". "Den nya ställföreträdarens ansvar i detta sammanhang är försett med preskriptionstid. Preskriptionstiden börjar löpa i och med att intygsblanketten undertecknas och är på tre år". Länsstyrelsen vill med anledning av formuleringarna framhålla följande (se NJA s och 468 samt prop. 2007/08:150 s. 53). Bestämmelsen i 16 kap. 8 FB innebär att samtliga redovisningshandlingar som räknas upp i bestämmelsen vid ett byte ska lämnas över till den nye ställföreträdaren som behörig mottagare. Överlämningen inleder en särskild preskriptionstid om tre år för huvudmannens eventuella fordringar mot den tidigare ställföreträdaren som grundar sig i hur denne utfört sitt uppdrag. Om en person under sin tid som förmyndare, god man eller förvaltare för ett barn eller en huvudman uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakar den enskilde skada är ställföreträdaren skyldig att ersätta den enskilde (se 12 kap. 14 FB). Under den särskilda preskriptionstiden om tre år har den behöriga mottagaren enligt 12 kap. 15 FB möjlighet att väcka en sådan talan om skadestånd mot den entledigade ställföreträdaren. Den särskilda preskriptionstiden om tre år gäller dock inte en enskilds fordran mot ställföreträdaren på grund av brottsligt förfarande. En sådan fordran är underkastad den allmänna tioåriga preskriptionen i 2 preskriptionslagen (1981:130), PL, räknad från att ställföreträdarens uppdrag upphört (se också 3 PL). Vid ett byte av ställföreträdare ingår det i den nye ställföreträdarens uppdrag att granska de redovisningshandlingar som överförmyndaren lämnar över för att konstatera om huvudmannen har en fordran mot den tidigare ställföreträdaren. Om en ny ställföreträdare upptäcker eller borde ha upptäckt en sådan fordran, men väljer att inte väcka en talan om skadestånd inom tre år preskriberas den enskildes fordran mot den tidigare ställföreträdaren. En sådan underlåtenhet kan i sin tur innebära att den enskilde får en ny fordran gentemot sin nye ställföreträdare, vars preskriptionstid inte börjar löpa förrän dennes uppdrag upphör. Om det skett flera byten av ställföreträdare i ett ärende hos överförmyndaren måste därför den senaste ställföreträdaren kunna avgöra om dennes närmsta

10 6(10) företrädare uppfyllde sin skyldighet när denne vid sitt förordnande granskade sin företrädares redovisningshandlingar. Det förutsätter att överförmyndaren överlämnar samtliga redovisningshandlingar som lämnats in i ärendet under hela den tid som ställföreträdarskapet pågått. Det är inte tillräckligt att endast överlämna den senast entledigade ställföreträdarens redovisningshandlingar. Länsstyrelsen uppmanar Överförmyndaren att mot denna bakgrund se över formuleringarna i skrivelsen. Överlämning av akter till andra kommuner Vid aktgranskningen framkom att två av de ärenden som Länsstyrelsen valt ut inför inspektionen, akt 108 och 446, hade avslutats av Överförmyndaren och flyttats över till andra kommuner då deras överfönnyndarverksamheter övertagit tillsynsansvaret. Överförmyndaren hade dock behållit kopior av vissa handlingar, t.ex. årsräkningar, beslut och skrivelser som förvarades i en aktkappa. Ställföreträdarskapen stod vid tiden för inspektionen kvar i Överförmyndarens register över ställföreträdarskap. Vid sammanträdet uppgav Överförmyndaren att kommunens dokumenthanteringsplan är orsaken till att de sparar kopior av handlingar som tillhör avslutade akter. När överförmyndaren får kännedom om att förhållandena har ändrats så att en annan överförmyndare enligt 16 kap. 2 FB ska ta över tillsynen över ett förmynderskap, godmanskap eller förvaltarskap, ska överförmyndaren genast sända över akten om ställföreträdarskapet till den överförmyndare som ska utöva tillsynen. Till akten ska fogas de uppgifter om förmynderskapet, godmanskapet eller förvaltarskapet som finns i det register som nämns i 9 FFO. Om ett visst ärende vid överflyttningen är beroende på överförmyndarens handläggning, ska en redogörelse för detta lämnas (se 6 FFO). Länsstyrelsen vill framhålla att Överförmyndaren inte ska spara kopior av handlingar som tillhör ärenden som flyttats över till andra kommuner. Uppgifterna i dessa handlingar omfattas ofta av stark sekretess och handlingarna ska inte arkiveras i Gnesta. De arkiveras i den kommun som har tillsyn över ärendet när ställföreträdarskapet upphör. Diarieföring och dokumentation I rapporten från 2015 års inspektion uppmanade Länsstyrelsen Överförmyndaren att se över sina rutiner för diarieföring och dokumentation. Vid den nuvarande inspektionen uppmärksammade Länsstyrelsen vissa fortsatta brister i dessa hänseenden. Exempelvis påträffades dessa handlingar och åtgärder som Överförmyndaren inte diariefört i ärendenas dagboksblad: - Ett meddelande om en försäkringsutbetalning till ett barn som inkom den 22 juni 2015 i akt En anmälan om behov av god man för ett ensamkommande barn som inkom den 19 oktober 2015 i akt 452.

11 7(10) Att Överförmyndaren granskat två årsräkningar utan anmärkning (en för år 2015 jakt 387 och en för år 2014 i akt 384). En begäran om komplettering som skickades ut den 16 april 2015 i samband med granskning av årsräkningen för år 2014 i akt 217. Gällande dokumentation saknades uppgifter om t.ex. dessa åtgärder eller skeenden: I akt 468 genomförde Överförmyndaren ett byte av god man för ett ensatnkommande barn i februari Det finns inga registrerade kontakter med vare sig den entledigade eller den förordnade gode mannen inför att beslutet fattades. Av beslutet framgår dock att den entledigade gode mannen begärt sig entledigad. I akt 375 lämnade föreståndaren på ett ensamkommande barns boende den 18 maj 2015 in en skrivelse till Överförmyndaren med klagomål mot den gode mannen och uppgift om att barnet ville byta god man. Föreståndaren begärde också ett möte med Överförmyndaren. Därefter framgår inte om Överförmyndaren haft någon kontakt med vare sig anmälaren eller den gode mannen. Överförmyndaren entledigade den gode mannen genom beslut den 22 juni Av beslutet framgår inte om den gode mannen begärt sig entledigad eller om denne fått tillfälle att yttra sig innan beslutet. Vid sammanträdet uppgav Överförmyndaren att den ansträngda situationen under hösten medförde att det var svårt att hinna med dokumentationen i ärendena. Gällande akt 375 hade Överförmyndaren haft ett möte med anmälaren, men missat att dokumentera detta. Länsstyrelsen vill återigen framhålla vikten av att allmänna handlingar som omfattas av sekretess utan dröjsmål ska registreras när de kommit in till eller upprättats hos myndigheten (se 5 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], OSL). Det är en förutsättning för att det ska fmnas möjlighet till insyn och kontroll av verksamheten. Uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången av ärendet ska också antecknas av myndigheten om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild (se 15 FL). Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet något i sak, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras (se JO:s beslut den 9 juni 2006, dnr ). Länsstyrelsen har förståelse för att den ansträngda situationen under hösten har påverkat myndighetens arbete i stort. För att säkerställa att ärendena handläggs på ett rättssäkert sätt och i enlighet med gällande bestämmelser förutsätter dock Länsstyrelsen att Överförmyndaren ser över sina rutiner för diarieföring och dokumentation. Länsstyrelsen kommer vid nästa inspektion åter att följa upp frågan. Interimistiska beslut om entledigande av förvaltare Vid Länsstyrelsens granskning av två ärenden om förvaltarskap för två syskon, akt 195 och 196, framkom bl.a. följande. De 17 augusti 2015 genomförde Överförmyndaren interimistiska byten av förvaltare i ärendena. Syskonen hade samma förvaltare och denne entledigades på grund av försummelse i sina

12 8(10) uppdrag. Den nye förvaltaren har polisanmält den tidigare förvaltaren. Av en tjänsteanteckning i ärendet framgick att Överförmyndaren besökte den entledigade förvaltaren den 1 september 2015 och att denne gick med på att bli entledigad. Överförmyndaren hade vid tiden för inspektionen inte fattat några slutliga beslut. Överförmyndaren skickade den 2 november 2015 en begäran till den entledigade förvaltaren om att lämna in sluträkning. Någon sluträkning har inte lämnats in och Överförmyndaren har inte vidtagit några ytterligare åtgärder med anledning av detta. Vid sammanträdet uppgav Överförmyndaren att han vid besöket hos den nu entledigade förvaltaren drog slutsatsen att denne inte skulle kunna upprätta några sluträkningar. Kan ett slutligt beslut inte ges omedelbart i ett ärende om förordnande av god man eller förvaltare, får överförmyndaren förordna god man eller förvaltare för tiden till dess ärendet slutligt avgörs, om den enskildes angelägenheter kräver omedelbar vård eller ett dröjsmål uppenbarligen skulle medföra fara för den enskildes person eller egendom. Innan ett sådant beslut ska den som ansökningen avser ha fått tillfälle att yttra sig, om det kan ske utan större tidsförlust och utan skada för honom eller henne (se 11 kap. 18 st 2 och 3 FB). En god man eller förvaltare som gör sig skyldig till missbruk eller försummelse vid utövandet av sitt uppdrag eller som kommer på ekonomiskt obestånd och på grund av detta är olämplig för uppdraget eller som av någon annan orsak inte längre är lämplig att inneha uppdraget, ska entledigas. Beslut om entledigande fattas av överförmyndaren. Uppkommer en fråga om att enligt första stycket entlediga en god man eller förvaltare och kan slutligt beslut inte ges omedelbart, far överförmyndaren besluta att den gode mannen eller förvaltaren ska skiljas från sitt uppdrag för tiden till dess ärendet avgörs, om dröjsmål skulle medföra fara för den som godmanskapet eller förvaltarskapet avser. Den gode mannen eller förvaltaren ska dock ges tillfälle att yttra sig, om det inte är fara i dröjsmål (se 11 kap. 20 och 24 FB). Gällande skyldigheten att lämna in redovisningshandlingar se under rubriken Bevakning av att redovisningshandlingar lämnas in i denna rapport. Länsstyrelsen vill framhålla följande. Ett interimistiskt beslut ska följas av ett slutligt beslut som avgör ärendet. Efter att Överförmyndaren fick kännedom om att den interimistiskt entledigade förvaltaren gick med på att bli entledigad borde det kort därefter funnits förutsättningar för Överförmyndaren att fatta ett slutligt beslut. Det har sedan den tidpunkten gått ca sju månader fram till tidpunkten för inspektionen, vilket är för lång tid. Länsstyrelsen förutsätter att Överförmyndaren ser över vilka åtgärder som behöver vidtas. Klumpsummor I Länsstyrelsens rapport från 2015 påpekade Länsstyrelsen att ställföreträdare ska specificera utgiftsposter i års- och sluträkningar och att om specifikationen finns i en bilaga ska den fästas till årsräkningen. Vid den nuvarande inspektionen påträffade Länsstyrelsen årsräkningar för år 2015 med löst liggande bilagor som innehöll sådana specifikationer (bl.a. i akt 387, 17, 207, 183 och 125).

13 9(10) Vid sammanträdet påtalade Länsstyrelsen återigen att om en ställföreträdare specificerar t.ex. utgiftsposter i en bilaga så ska bilagan fåstas till årsräkningen. Det ska framgå att bilagan hör till årsräkningen och att den omfattas av den underskrift på heder och samvete som ställföreträdaren tecknar på årsräkningens framsida. Handläggningstid för förordnande av god man för ensamkommande barn Länsstyrelsen granskade vid inspektionen ärenden om godmanskap för ensamkommande barn, bl.a. med utgångspunkt i Överförmyndarens handläggningstid för förordnande av god man. I sex ärenden (akt 478, 468, 465, 452, 437 och 436) inkom anmälningen eller ansökningen om god man till Överförmyndaren mellan september och december Av Länsstyrelsens granskning framgick att Överförmyndaren förordnat god man i dessa ärenden och att Överförmyndarens handläggningstid uppgick till ca två till tre veckor. Enligt Överförmyndaren uppstod en extrem arbetsbelastning under hösten med anledning av att det kom många ensamkommande barn till kommunen. Det finns ett boende i kommunen med 11 platser som under hösten fylldes med 37 barn. Andra kommuner placerade också barn i familjehem i Gnesta utan socialnämndens vetskap. Därutöver öppnade ett nytt asylboende vilket också medförde att fler ensamkommande barn kom till kommunen. Situationen ledde till att Överförmyndaren fick mer resurser och har därför kunnat anställa en till handläggare. Organisationen har därmed utökats från 0,75 till 1, 25 årsarbetskrafter. Vid årets slut fanns det totalt 73 ensamkommande barn placerade i kommunen. Länsstyrelsen vill framföra följande. Länsstyrelsen granskar under år 2016 särskilt ärenden om godmanskap för ensamkommande barn då det under år 2015 var en osedvanligt stor inströmning av ensamkommande barn till Sverige. Över barn utan vårdnadshavare sökte under året asyl i Sverige. Detta innebar en stor belastning för de flesta kommunerna i Sverige. För många av överförmyndarna innebar det en omfattande ökning av antalet ärenden där en god man ska utses för ett ensamkommande barn. Tillströmningen av nya ärenden har dock minskat kraftigt under början av år I 3 LGEB anges att god man ska förordnas så snart det är möjligt. I förarbetena till lagen (se prop. 2004/05:136 s. 27 och s. 31 f.) står bl.a. att det är en naturlig följd av barnens utsatta situation att ett ärende om förordnade av god man för ett ensamkommande barn handläggs skyndsamt. Lagstiftaren har valt att inte specificera en tidsgräns, men det har ofta tolkats som att det inte ska ta mer än några dagar. Vid nuvarande granskning fann Länsstyrelsen att Överförmyndarens handläggningstider under den aktuella perioden uppgått till ca två till tre veckor. Den situation som rådde under hösten 2015 var dock extraordinär och Länsstyrelsen finner därför inte anledning att kommentera frågan vidare. Befrielse från redovisningsskyldighet Vid Länsstyrelsens granskning av ärenden om ensamkommande barn (akt 478, 468, 465, 452, 437 och 375) framgick att Överförmyndaren befriat gode män från redovisningsskyldighet innan de lämnat in en förteckning.

14 10 (10) Gode män för ensamkommande barn är skyldig att lämna in en förteckning samt års- och sluträkningar till Överförmyndaren (se 14 kap. 1, 15 och 18 FB genom 12 LGEB). Överförmyndaren får befria gode män för ensamkommande barn från skyldigheten att lämna in års- och sluträkningar. Det måste dock finnas särskilda skäl med hänsyn till den gode mannens och barnets förhållanden, tillgångarnas art eller värde eller omständigheterna i övrigt (se 14 kap. 19 FB genom 12 LGEB). Överförmyndaren kan inte befria gode män från skyldigheten att lämna in förteckning. Enligt Länsstyrelsens mening är det lämpligt att avvakta med ett beslut om befrielse från redovisningsskyldighet tills den gode mannen lämnat in en förteckning. Dessförinnan saknas oftast uppgifter om barnets tillgångar och inkomster. Länsstyrelsen är medveten om att ensamkommande barn oftast saknar både inkomster och tillgångar vid ankomsten till Sverige. Överförmyndaren måste dock alltid göra en prövning baserat på omständigheterna i varje enskilt ärende. Övriga frågor Jäv Länsstyrelsen hade inför inspektionen tagit emot klagomål mot Överförmyndaren om att anhöriga till honom och en av handläggarna hade förordnanden som ställföreträdare i kommunen. Länsstyrelsen lyfte därför frågan vid inspektionen och Överförmyndaren bekräftade att så var fallet. Överförmyndaren uppgav att ärenden gällande hans anhöriga handläggs av handläggaren och vice versa. Överförmyndarens ersättare handlägger också vid behov. Med anledning av diskussionen vill Länsstyrelsen framhålla följande. Kommunal-. lagens (1991:900) bestämmelser om jäv i 6 kap är tillämpliga vid handläggningen av ärenden hos överförmyndare ( se 19 kap. 16 FB). Släktskapsjäv behandlas i 6 kap Enligt denna bestämmelse är en förtroendevald eller en anställd hos kommunen jävig, om saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Från jäv bortses enligt 6 kap. 26 när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse. JO har uttalat att om överförmyndarens make eller maka är god man i ett ärende ska det överlämnas till överförmyndarens ersättare för handläggning. Enligt JO kan det också starkt ifrågasättas om överförmyndarens assistent ska handlägga sådana ärenden då denne är direkt underställd överförmyndaren (se JO:s beslut den 27 juni 2006, dnr ). Länsstyrelsen instämmer i denna bedömning och uppmanar Överförmyndaren att se över sina rutiner i detta hänseende. an Lotta Reimers Bilaga: Granskade akter. Kopia till: Överförmyndaren, Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Kommunrevisionen

15 Länsstyrelsen Stockholm Enheten för tillsyn Johan Lidman BILAGA Datum Beteckning Granskade akter Förmynderskap (13 st) Akt nr 500, 501, 269, 242, 413, 403, 384, 373, 354, 243, 204, 173 och 172. Förvaltarskap (12 st) Akt nr 473, 387, 336, 17, 195, 196, 224, 187, 115, 73, 183 och 125. Godmanskap (14 st) Akt nr 207, 25, 217, 168, 57,6, 108, 200, 366, 326, 282, 247, 44 och 140. Godmanskap för ensamkommande barn (10 st) Akt nr 412, 446, 478, 468, 465, 452, 437, 436, 375 och 332. Postadress Länsstyrelsen Stockholm Box STOCKHOLM Besöksadress Telefon E-post/webbplats Regeringsgatan Fax

16 GNESTA KOMMUN Överförmyndaren Fredrik Norberg Tel: Sid 1(2) Länsstyrelsen i Stockholms län Box STOCKHOLM Begärd återrapportering med anledning av länsstyrelsens inspektion och protokoll från (Lat beteckning ) Länsstyrelsen konstaterade vid sin inspektion i våras vissa brister hos överförmyndaren vad gäller bevakning av redovisningshandlingar. Vid inspektionen meddelade överförmyndaren att situationen varit extremt ansträngd under hösten och i början av året, varför smärre felaktigheter och brister förekommit, dock ingen av allvarlig art enligt överförmyndarens förmenande. Överförmyndaren har därefter fått förstärkning med en administrativ assistent på halvtid vilket lett till avsevärd förbättring. Vi har nu också gått igenom våra rutiner och registrerar numera påminnelser på ett sådant sätt att vi får en automatisk varning när svarstiden löpt ut. fråga om angivna akter gäller följande: 242: Ärendet är avslutat i och med tingsrättens dom om entledigande av ställföreträdaren. Överförmyndaren har avslutat akten och vidtar inga ytterligare åtgärder. 500: Förteckningar begärdes in , inkom och granskades o godkändes samma dag. Tillgångarna anges till 0 kronor. 501: Dito. 403: Överförmyndaren avslutade akten utan ytterligare åtgärd. Ställföreträdarskapet upphörde då den underårige blev vuxen. 373: Överförmyndaren befriade båda ställföreträdarna från att lämna årsräkning och sluträkning. 452: Tillgångsförteckning begärdes , påminnelse Förteckning inkom och godkändes Postadress Besöksadress Telefon Telefax Organisationsnr GNESTA V Storgatan vx

17 Gnesta kommun Sid 2(2) 387: Anmodan om tillgångsförteckning gjordes , påminnelse Tillgångsförteckning inkom och godkändes I övrigt har överförmyndaren gått igenom länsstyrelsen rapport noggrant och vidtagit vissa åtgärder, bl a har överförmyndarens dokumenthanteringsplan korrigerats och uppdaterats. Vad gäller frågan om jäv vill överförmyndaren kommentera denna på följande sätt. Överförmyndarens dåvarande hustru rekryterades som god man i några ärenden. Enligt överföllnyndarens mening undvek man dock att eventuell jävssituation uppkom genom att handläggningen av dessa ärenden enbart och självständigt sköttes av överförmyndarhandläggaren eller överförmyndarens ersättare. Överförmyndarhandläggaren är inte direkt underställd överförmyndaren i något hänseende utan dennes chef är kanslichefen, varför den beroendeställning, som JO anger, inte förelegat enligt överförmyndarens mening. Med vänlig hälsning Fredrik Norberg Överförmyndare Postadress Besöksadress Telefon Telefax Organisationsnr GNESTA V Storgatan vx