Inledning...sida 3. Brukare/kunder Fråga 1...sida 8 Fråga 2...sida 9 Fråga 3...sida 12

Transkript

1 1

2 2 Inledning...sida 3 Brukare/kunder Fråga 1....sida 8 Fråga 2....sida 9 Fråga 3....sida 12 Chefs- och ledarskap Fråga 4....sida 16 Fråga 5....sida 18 Fråga 6....sida 18 Fråga 7....sida 19 Fråga 8....sida 20 Medarbetare Fråga 9....sida 20 Fråga sida 21 Fråga sida 22 Fråga sida 23 Resultat och analys Fråga sida 25 Fråga sida 29 Från åtaganden/mål till uppföljning Fråga sida 31 Fråga sida 32 Fråga sida 37 Resursanvändning Fråga sida 41 Utveckling Fråga sida 43 Fråga sida 47 Fråga sida 49 Fråga sida 52

3 3 Stockholm är en av Europas mest attraktiva huvudstäder, och Stockholmsregionen växer kraftigt. Fram till år 2025 beräknas staden växa till en miljonstad. Parkernas roll i den växande staden har förändrats och nyttjandet av stadens offentliga rum har ökat påtagligt. Mycket tyder på att parkernas och naturens betydelse som mötesplatser och platser för rekreation och återhämtning kommer att fortsätta öka i takt med att staden växer och att fler människor bor allt tätare. Detta gör att parker och torg får en starkare roll som mötesplats och arena för aktiviteter. Samnyttjande av ytor kommer att bli ännu viktigare och betydelsen av drift och skötsel ökar ju fler som använder de offentliga rummen. I de tre stadsdelsområden som parkmiljöavdelningen ansvarar för ligger tre av stadens stora utvecklingsområden, Norra Djurgårdsstaden, Hagastaden och Västra Kungsholmen. Parkmiljöavdelningen bidrar med det lokala perspektivet i stadsutvecklingen genom delta i fackförvaltningarnas arbete med planeringen för nya och attraktiva bostäder med grönskande utomhusmiljöer och bra samhällsservice Avdelningens arbete utgår från Vision 2040 om att skapa ett Stockholm för alla. Innerstadens parker och grönområden är unika resurser i staden och demokratiska mötesplatser som vi vill utveckla tillsammans med boende och besökare. Dialog, samarbete och engagemang är ledord för att nå målen. Det är viktigt att alla ges möjlighet att nyttja och påverka sin närmiljö och vi arbetar bland annat med ett tydligt barnperspektiv i såväl dialog som genomförande. Vi är övertygade om att samarbete både inom och utanför Stockholms stad samt medborgardialog, som sätter stockholmaren i centrum, leder till förbättrad verksamhet, god kvalitet och social hållbarhet. Parkmiljöavdelningen norra innerstaden är en gemensam stadsmiljöorganisation för stadsdelsnämnderna Kungsholmen, Norrmalm och Östermalm. Avdelningen ansvarar för skötsel, investeringar och utveckling av de tre stadsdelsområdenas parker samt för samhällsplanering.

4 4 Organisatoriskt tillhör parkmiljöavdelningen Norrmalms stadsdelsförvaltning. Avdelningens budget omfattar de tre nämndernas budget, som bokförs, följs upp och redovisas separat till respektive nämnd. Parkmiljöavdelningens chef ingår i respektive förvaltnings ledningsgrupp och deltar i Kungsholmens och Östermalms ledningsgruppsmöten en gång per månad, och varje vecka i Norrmalms ledningsgruppsmöten. För verksamheten finns en styrgrupp som består av stadsdelsdirektörerna från respektive stadsdelsförvaltning. Parkmiljöavdelningens chef är föredragande på styrgruppsmötena som hålls fyra gånger om året. Parkmiljöavdelningen är en beställarorganisation och har åtta helårsanställda, tre landskapsarkitekter, varav en chef för avdelningen, tre parkingenjörer och två samhällsplanerare. Var och en har en arbetsbeskrivning som beskriver roll, ansvar och arbetsuppgifter.

5 5 Kompetens och rollfördelning Samhällsplanerarna ansvarar för att delta i stadsbyggnadskontorets och exploateringskontorets planering av nya stadsutvecklingsområden genom att i ett tidigt skede föra fram och bevaka stadsdelsnämndernas behov av förskolor, specialbostäder, äldreboenden, parker och grönområden. Detta sker i samarbete med respektive verksamhet på de tre stadsdelsförvaltningarna. Samhällsplanerarna ansvarar för att handlägga program- och detaljplaneremisser, besvara motioner, skrivelser, synpunkter från allmänheten, rapporter samt för medborgardialog. En av samhällsplanerarna har ansvar för Norrmalm och Kungsholmen, med särskilt fokus på Hagastaden och projekt City på Norrmalm. För Kungsholm ligger fokus på Stadshagen och Västra Kungsholmen. Denna samhällsplanerare är också avdelningens webb-redaktör. Den andra samhällsplaneraren ansvarar för Östermalm och har ett särskilt fokus på stadsutvecklingsområdet Norra Djurgårdsstaden. Denna samhällsplanerare är även avdelningens ILS-samordnare. Planering som berör utformningen av det offentliga rummet sker i samarbete med ansvarig landskapsarkitekt och ansvarig parkingenjör. Samhällsplanerarna på avdelningen har trerespektive fyraåriga högskoleutbildningar. Landskapsarkitekterna är projektledare för parkinvesteringsprojekt med ansvar för medborgardialog, budget, uppföljning och resultat. Åtgärder som berör utformningen av parkerna sker i samarbete med samhällsplanerare och parkingenjör och stäms av med ansvarig landskapsarkitekt på trafikkontoret. Landskapsarkitekterna ansvarar även för att följa parkplanering och genomförande inom stadsutvecklingsområdena som leds av exploateringskontoret och stadsbyggnadskontoret. Landskapsarkitekterna handlägger remisser, medborgarförslag och besvarar synpunkter från allmänheten inom ansvarsområdet. En av landskapsarkitekterna har ansvar för Östermalm och norra Kungsholmen och en för Norrmalm och södra Kungsholmen. Landskapsarkitekterna har femåriga högskoleutbildningar.

6 6 Parkingenjörernas huvudansvar är att styra och kontrollera entreprenörernas arbete mot uppställda mål avseende, budget och resultat. Åtgärder som berör utformningen av parkerna sker i samarbete med ansvarig landskapsarkitekt. Parkingenjörerna handlägger medborgarförslag och besvarar synpunkter från allmänheten inom ansvarsområdet. De tre parkingenjörerna har ansvar ett stadsdelsområde var, en för Norrmalm, en för Östermalm och en för Kungsholmen. En av parkingenjörerna har skogsmästarutbildning. Alla parkingenjörer har gymnasieutbildning samt flerårig yrkeserfarenhet som parkingenjörer. Avdelningschefen ansvarar för att leda verksamheten så att vi tillsammans uppnår våra gemensamma mål. Avdelningschefen leder och fördelar arbetet, ansvarar för verksamhetens budget, verksamhetsplanering och uppföljning, personal och arbetsmiljö. Chefen har behörighet att företräda stadsdelsförvaltningarna i alla med ansvarsområdet förenade frågor inom ramen för ingångna avtal, gällande projektdefinition, kostnadsbudget och gällande delegationsordning. Chefen företräder parkmiljöavdelningen i de tre förvaltningarnas förvaltningsledningar och stadsdelsnämnder. Avdelningschefen är landskapsarkitekt med femårig högskoleutbildning. Målgrupp Stadens parker är till för alla boende, verksamma och besökare i området. Vår uppgift är att sköta och rusta upp parkerna så att de är välkomnande, välskötta och attraktiva för alla. Sammanlagt bor cirka invånare i de tre stadsdelsområdena. Till det kommer alla verksamma och besökare. De är alla vår målgrupp. I arbetet med stadsutvecklingsområden är parkmiljöavdelningens uppgift att se till att nämndernas behov av förskolor, äldreboenden, specialbostäder och parker kommer med tidigt i planeringen. Här är vår målgrupp alla framtida invånare i de tre stadsdelsområdena.

7 7 Lagar, förordningar och styrdokument Nedan följer en lista på de för verksamheten viktigaste dokumenten Lagen om offentlig upphandling, LOU Plan- och bygglagen, PBL Miljöbalken Kulturminneslagen Arbetsmiljölagen Stockholms lokala ordningsföreskrifter. FNs barnkonvention Den europeiska landskapskonventionen De nationellen miljökvalitetsmålen De nationella jämställdhetspolitiska målen Stockholms stads reglemente. Stockholms stads budget. Stockholms översiktsplan Stockholms kvalitetsprogram Stockholms miljöprogram Stockholms parkprogram Parkplan Kungsholmen Parkplan Norrmalm Parkplan Östermalm En stad för alla Utöver dokument i denna lista finns policy- och strategidokument för Stockholms stad som vi använder i verksamheten, exempelvis möbleringsprogram och skyltprogram, framkomlighetsstrategi, arkitektur Stockholm, cykelplan, gångplan, dagvattenstrategi med mera..

8 8 Kunskapen om livet i staden och hur parker och grönområden fungerar finns till stor del hos dem som bor nära eller använder platserna ofta. I takt med att staden växer och att det blir allt fler som använder parkerna blir dialog och tillvaratagande av brukarnas engagemang än mer angeläget. Att möta stockholmarna och utgå från deras perspektiv är en given utgångspunkt i vårt arbete med att utveckla och sköta norra innerstadens parker och grönområden. Vi har formulerat tre enhetsmål som stöd i vårt systematiska arbete med att uppnå ökat och stärkt medborgarinflytande och tillvarata stockholmarnas engagemang Invånarna är delaktiga och har möjlighet att påverka Så här gör vi: Vi planerar kommande upprustningar och andra satsningar i parkerna på ett sådant sätt att omprioriteringar kan göras utifrån inkomna synpunkter och förslag. Vi analyserar metoder för medborgarmedverkan och återkoppling inför att nya parkprojekt startar, så att metoderna anpassas efter projektets och brukargruppernas förutsättningar. Vi uppmuntrar idéer och initiativ som kan berika parkerna och skriver brukaravtal med intresserade föreningar och nätverk. Barn och ungas rättigheter och behov tas till vara och deras inflytande stärks Så här gör vi: Vi använder dialogmetoder som är utvecklade för att särskilt passa barn och unga. Vi använder skolor, förskolor, fritidsgårdar och ungdomsråd som resurser och ingångar till samtal om parkutveckling. Vi efterfrågar barnkonsekvensanalyser i stadsutvecklingsprojekt. Alla invånare är väl bemötta i kontakt med parkmiljöavdelningen Så här gör vi: Avdelningens medarbetare finns i så stor utsträckning som möjligt tillgängliga per mail, telefon för att svara på frågor och bemöta synpunkter. Under semestertider finns alltid en medarbetare på avdelningen i tjänst.

9 9 Vi har rutiner för hantering synpunkter från medborgare, med svarstid 3 dagar för enkla ärenden och 10 dagar förärenden som kräver utredning. Vid högsäsong hjälps alla medarbetare åt med synpunktshanteringen som prioriteras. Vi besvarar samtliga medborgarförslag som berör avdelningens ansvarsområde. Vi är noga med att återkoppla dialogresultat i parkupprustningsprojekt. Vi använder metoden i Talkmap för att ge ett gott bemötande. Att hämta in kunskap, erfarenhet och idéer från närboende och parkbesökare är en självklarhet i arbetet med parkförnyelser och upprustningar. Tips, råd och synpunkter från stockholmarna är en viktig och naturlig del av arbetet med den dagliga skötseln och underhållet av våra parkmiljöer. Vi utvecklar och provar ständigt olika metoder för delaktighet för att kunna ge så många som möjligt en chans att var med och tycka till och påverka på lika villkor. Vi är noga med att återkoppla hur tips, råd och synpunkter omsätts i praktiken. Detta gör vi via flera olika kanaler, bland annat telefon eller brev, på webben eller genom annons i någon av lokaltidningarna. Bilden visar SKL:s delaktighetstrappa baserad på Arnsteins deltagande stege. Det är viktigt att vara medveten om på vilket trappsteg man befinner sig i varje möte med stockholmaren. Figuren visar vår egen process ett parkförnyelseprojekt och hur dialogen med parkbesökarna kan gå till.

10 10 Några exempel på medborgardialoger i olika planeringsskeden och hur vi tillvaratar medborgarinitiativ Vanadislundens nedre lekplats tidig dialog kring lekplatsens kommande förnyelse I korsningen Frejgatan/Sveavägen ligger Vanadislundens nedre lekplats. Lekplatsen har ett stort upptagningsområde och den är populär bland barn och föräldrar. Besökstrycket medför dock stort slitage och både ytskikt och lekredskap var i behov av förnyelse. Under februari och mars 2013 hölls en tidig dialog med allmänheten om den kommande förnyelsen av lekplatsen. Dialogen annonserades i lokaltidningen, via webben samt genom en stor skylt vid lekplatsen. Många synpunkter och idéer kom in, inte minst vid det parkevenemang som arrangerades på lekplatsen en eftermiddag strax innan påsk. Frågor ställdes då om vad som är bra och dåligt idag samt hur man vill att lekplatsen ska se ut i framtiden. Under evenemanget anordnades också aktiviteter för att skapa dialog mellan besökare och för att experimentera med idén om förändring av lekplatsen och särskilda aktiviteter anordnades för att få barnen att kunna delta. Vi återkopplade till alla som varit delaktiga genom ett parksamråd, som visade hur idéer och önskemål tagits tillvara och genom tack på webben och i mail. Den 15 maj 2016 invigdes den nya lekplatsen. Synpunkterna och idéerna kring platsens utveckling som inkommit under dialogen har varit en given utgångspunkt i hela arbetet. Kartonger blir byggklossar under dialogen kring lekplatsens förnyelse, Vanadislunden 28 mars 2013

11 11 Dela din berättelse om Norrmalms parker insamling av parkminnen Våren 2014 påbörjade Norrmalms stadsdelsförvaltning arbetet med att ta fram en ny parkplan ett strategiskt dokument för utveckling av parkerna i stadsdelsområdet. I arbetet ingick att titta på parkernas funktioner idag och framtida behov av utveckling och förnyelse. Vi ville också få en ökad förståelse för parkernas sociala värden. Ett sätt var att identifiera vilka historier som gör parkerna till vad de är. Vi samlade därför in berättelser och minnen från besökarna i Norrmalms parker. Insamlingen har också varit ett sätt att sprida information om vårt arbete med parkplanen. Parkminnesinsamlingen pågick under perioden juni-augusti 2014, och minnen kunde lämnas via ett webbformulär på Stockholms stads hemsida eller skickas in via vanlig post. Vid två tillfällen var avdelningen också på plats i två parker för att samla in minnen. Parkberättelserna är en påminnelse om parkernas viktiga roll som sociala och demokratiska rum i staden. Vi återkopplade till alla som bidrog genom tackmail och tack på webben. De fick också inbjudan till en föreläsning om Norrmalms parker och information om den utställning som sedan arrangerades och där minnena fick en central roll. På toppen av Obsan tillbringade jag mitt första romantiska tillfälle med min då blivande pojkvän. Vi satt och såg ut över stadens ljus till sent in på natten, bland träden och buskarna och blommorna. Troligen ett av de vackraste ögonblicken i Bild från insamlingen av parkminnen, Vasaparken 20 aug 2014 en park jag haft. Anna 21 år Utegym vid Lappkärrsberget från medborgarförslag till färdig anläggning på nio månader I oktober 2014 inkom ett medborgarförslag om att anlägga ett utomhusgym vid Lappkärrsberget. Förslagsställaren uppgav att det bor omkring 2000 studenter i området och att det finns ett stort intresse för ett utegym. Förslagsställaren önskade att gymmets utrustning skulle vara av en typ som passar både nybörjare och mer träningsvana. Östermalms stadsdelsnämnd tyckte detta var ett bra förslag och föreslog att en utredning av lämplig placering av ett gym skulle göras och att ett förslag till utformning skulle tas fram i samarbete med förslagsställaren. Under våren 2015 gjordes gemensamma platsbesök samt flera avstämningar av ritningar och under hösten 2015 stod det nya gymmet klart.

12 12 I de tre stadsdelsområdena finns mängder med intresserade och engagerade invånare. Att öppna upp för samtal och dialog är därför inte svårt och responsen är ofta mycket god med högt deltagande och kloka synpunkter. Här redovisar vi olika sätt för allmänheten att tala om vad man tycker, komma i kontakt med oss på parkmiljöavdelningen, statistik på deltagande och engagemang samt hur vi arbetar med att analysera och resultat från brukarundersökningar och kunddialoger. Medborgarundersökningen Varje år genomför Stockholm stad en enkät, kallad medborgarundersökningen, som bland annat tar upp frågor om stadsmiljö. Ett antal slumpvis utvalda medborgare får möjlighet att svara på frågor som avser trivsel och trygghet i parkmiljö, kultur, idrott och stadsmiljö. Resultaten från enkäten redovisas per stadsdelsnämnd och ger en fingervisning om invånarnas nöjdhet inom dessa områden. Vi använder medborgarundersökningens resultat som ett sätt att utvärdera vår verksamhet, identifiera förbättringspotential och analysera effekten av utförda förbättringar, och som en grund för att planera kommande års verksamhet. En av frågorna som ställs varje år är I den stadsdel där jag bor tar staden hand om skötseln av parker och grönområden på ett bra sätt. Resultatet visar att nöjdheten har stigit i alla tre stadsdelar under perioden och år 2014 och 2015 var dessutom resultatet i alla tre stadsdelarna högre än i staden i stort. Resultat på frågan I den stadsdel där jag bor tar staden hand om skötseln av parker och grönområden på ett bra sätt. En anledning till att resultatet har stigit sen 2013 tror vi beror på att vi satsat på kapacitetsstarka skräpkorgar i parkerna. Dessa så kallade Big Belly-papperskorgar skickar dessutom en signal till

13 entreprenören då de är fulla vilket gör att överfulla papperskorgar och skräp på marken kan undvikas. Vi har även sett över placeringen av papperkorgarna i parker och grönområden så att de finns på de platser där de behövs mest. Införandet av synpunktsportalen i november 2013 har också gjort att vi på ett mer effektivt sätt kan få signaler från allmänheten om var skräphanteringen inte fungerar och på så sätt kan åtgärda problemet snabbare. Vi har sett utvecklingspotential och möjlighet att komplettera medborgarundersökningen med fler relevanta frågor om kring parkverksamheten. Inför medborgarundersökningen 2016 har vi därför skickat in förslag på fyra nya frågor och samtliga kommer att vara med i den kommande medborgarundersökningen. Frågorna berör bland annat delaktighet samt nöjdhet med utbudet i parkerna. Medborgarförslag Alla boende i ett stadsdelsnämndsområde har möjlighet att lämna in medborgarförslag. I tabellen nedan visas antal medborgarförslag som inkommit och beretts till nämnd samt hur många förslag som lett till åtgärd 2014 och Både antalet inkomna förslag samt förslag som lett till åtgärd har ökat mellan 2014 och 2015 för de tre stadsdelarna, vilket är positivt då det visar att alltfler medborgare använder möjligheten att påverka sin stadsmiljö genom att skicka in medborgarförslag. I verksamhetsplaneringen inför kommande år gör vi en analys av vilka medborgarförslag som utifrån stadens mål är mest angelägna att genomföra och som ryms inom parkmiljöavdelningens budget. 13 Antal medborgarförslag per stadsdel år 2014 och 2015 Synpunkter Vi hanterar och svarar på alla synpunkter, klagomål, felanmälningar, idéer och beröm genom stadens synpunktshanteringssystem, synpunktsportalen. Kanaler för att lämna synpunkter dit är via telefon, via formulär på webben, eller via appen Tyck till. Systemet har funnits i bruk sedan hösten 2013.

14 Synpunktsportalen gås igenom flera gånger i veckan av parkingenjörerna och ungefär en gång i veckan av landskapsarkitekterna. Under högsäsong, maj till augusti, då många synpunkter kommer in avsätts gemensam tid varje måndag då hela avdelningen hjälps åt att svara på synpunkter. Då finns möjligheter att enkelt prata ihop sig kring svar samt analysera det aktuella läget. Mängden och typen av synpunkter ger indikationer på vad vi och entreprenören behöver prioritera avseende drift och underhåll i parkerna. Exempelvis inkom många synpunkter och kring slyröjning både på Kungsholmen och på Östermalm under Avdelningen såg då ett behov av att systematisera och tydliggöra hur och när slyröjning ska ske i de olika delarna i stadsdelsområdena och det beslutades att särskilda slyröjningsplaner skulle tas fram. I tabellen redovisas antalet inkomna och besvarade synpunkter under 2014 och 2015, och antalet synpunkter har ökat under perioden. 14 Antalet inkomna och besvarade synpunkter 2014 och 2015 Vi ser idag ett behov av att bättre systematisera vår analys av inkomna synpunkter, vilket kan göras till exempel genom att effektivare nyttja sökfunktionerna i synpunktsportalen. Vi ser behov av ökad kompetens i användandet av systemet och i att hitta metoder för hur vi under verksamhetsåret tillsammans kan analysera inkomna synpunkter. Vi ser också att det finns utvecklingspotential i verktyget Synpunktsportalen, vilket vi också har påtalat för systemförvaltaren. Exempelvis skulle vi vilja ha möjlighet att sortera ut gamla ärenden inom ett visst geografiskt område eller park på ett bättre sätt än vad som är möjligt idag. Medborgardialog och uppföljning När en park ska förnyas, när ändringar ska göras eller när arbete med mer långsiktig planering ska göras hålls särskilda medborgardialoger. Process, se fråga 2. Efter genomförda dialoger är det angeläget att alltid återkoppla till de som deltagit och tydligt redogöra för hur projektet kommer att gå vidare. I samband med detta gör vi en sammanställning av dialogresultatet där värdefull lokalkunskap och nyupptäckter identifieras, liksom idéer och eventuella gemensamma nämnare.

15 Under 2016 kommer vi att i samband med avslutandet av några dialoger utvärdera deltagandet mer systematiskt bland annat med hjälp av webenkät, samt även följa upp ålder och könsfördelningen bland deltagarna i den mån det är möjligt. Vi kommer även att göra en utvärdering av en nybyggd anläggning för att se vad besökarna anser om processen och slutresultatet. Inkomna idéer och synpunkter i samband med medborgardialoger kan göra att vår planering behöver förändras och att projekt tar en ny vändning. Detta gör det extra spännande och angeläget att driva dialogprocesser, då det kan leda till något nytt och helt oväntat! Nedan några exempel på dialoger där resultatet fått en avgörande betydelse för inriktningen på det fortsatta arbetet. Se platsen i nytt ljus Medborgardriven platsutveckling av ytorna under Tranebergsbron Platsen under Tranebergsbron är ett projekt som har utvecklats genom engagemang från allmänheten. En utveckling av ytorna under bron väcktes genom medborgarförslag. Som ett första steg genomfördes en dialog med allmänheten i november När mörkret lagt sig över Stockholm, hissades en stor ljuskrona upp i det mäktiga brorummet. Det var startskottet för ett bredare samtal med besökare om platsen. En kväll anordnades också ett särskilt ljusevenemang på platsen med dansande lampor och soppkök. Det lockade många nyfikna besökare och öppnade upp för diskussioner mellan politiker, tjänstemän och allmänhet. Efter genomförd dialog sammanställdes inkomna synpunkter och förslag. De flesta av idéerna handlade om att göra rummet under bron tillgängligt och skapa ökade möjligheter för aktiviteter och händelser att ta plats. Programhandlingen som därefter togs fram utgör en vidareutveckling av dialogresultatet. Idén om platsens utveckling har varit medborgardriven. Analysen av den genomförda dialogen visar på vikten av att den nya utformningen ska göra att platsen kan fortsätta att utvecklas. Genom att bygga in en flexibilitet ska platsen kunna utvecklas med tiden och förberedas för att kunna inrymma aktiviteter och 15

16 16 evenemang av olika slag. Under 2016 fortsätter byggnation på platsen och allmänheten uppmanas genom anslag på plats att komma in med idéer om händelser och evenemang. Resultat och fortsättning av tillfällig stadsodling i Norra Djurgårdsstaden Våren 2013 hade många nya boende flyttat in i den första etappen av Norra Djurgårdsstaden men parker och finplanering var ännu inte klar. För att öka grönskan och trivseln i området anlade vi en temporär stadsodling i området, med 44 odlingslådor. Engagemanget och intresset från de boende var stort och odlingen blev uppskattad och uppmärksammad av såväl boende som besökare. Det stora intresset möjliggjorde en fortsättning 2014 men då på nya platser i området. Antalet odlingslådor har utökats för varje år och inför för odlingssäsongen 2016 omfattar stadsodlingen 90 lådor. Stadsodling i Norra Djurgårdsstaden, augusti 2014 Chef- och ledarskap Min ledarskapsidé utgår från stadens personalpolicy som beskriver och betonar vikten av samspelet mellan ett tydligt ledarskap och ett aktivt medarbetarskap. Ett ledarskap som ger medvetenhet hos varje medarbetare om betydelsen av både samarbete och om varje medarbetares bidrag för att nå verksamhetens mål och resultat, samt betydelsen av att ständigt utvecklas i sitt arbete. Detta är förutsättningar för att ha en god social arbetsmiljö. Som ledare är det viktigt att vara en förebild och att skapa en kultur av god intern kommunikation som ger motivation och arbetsglädje. Det är viktiga drivkrafter för att skapa en effektiv verksamhet med god kvalitet, där medarbetarna trivs och vill fortsätta utvecklas i.

17 En kultur av god intern kommunikation ger också förutsättningar för en god extern kommunikation, i samarbetet med andra avdelningar och förvaltningar men framförallt i kontakten med de vi är till för, invånarna i våra tre stadsdelsområden och alla andra som besöker våra parker. Mina mål som ledare är att: Tydligt förmedla verksamhetens mål och budskap Exempel: Alla deltar i att ta fram avdelningens verksamhetsplan på planeringsdagar. Detta skapar delaktighet, tydlighet och samsyn kring våra gemensamma mål. Återkoppla prestation och resultat Exempel: Feedback i vardagen, direkt och spontant, både plus och minus. I individuella avstämningsmöten och för hela verksamheten på avdelningsmöten. Årligen i medarbetarsamtal. Skapa förutsättningar för dialog och delaktighet. Exempel: Ett viktigt nav i verksamheten är våra veckovisa avdelningsmöten där vi stämmer av pågående verksamhet och delar med oss av information och erfarenheter från respektive ansvarsområden och delger varandra veckans program och planer. Här berättar man också för varandra om kurser och seminarier man deltagit i och här kläcks nya idéer för utveckling av verksamheten. Visa tillit till medarbetarna och skapa ett klimat av öppenhet och respekt Exempel: Det är viktigt att ge var och en förutsättningar och en självständig plattform. Var och en ansvarar självständigt för att genomföra sina arbetsuppgifter, för budget och uppföljning inom sitt ansvarsområde samt återkoppling. Tydliggöra förväntningar och ramar Exempel: Var och en har en arbetsbeskrivning som anger ansvarsområde, befogenheter och arbetsuppgifter. Arbetsbeskrivningen revideras i dialog med respektive medarbetare och uppdateras årligen. Vara närvarande och finnas till stöd i det dagliga arbetet. Exempel: Jag trivs med rollen som chef och med att ge mina medarbetare stöd och hjälp och är noga med att skapa tid för det. Jag har alltid min dörr öppen och är också tillgänglig per telefon, via sms och mail. Jag har regelbundna individuella avstämningsmöten som är anpassade efter vars och ens behov. Mina medarbetare har tillgång till min kalender i outlook vilket gör att det är lätt att boka in ett extra avstämningsmöte med mig vid behov. 17

18 18 Jag använder den årliga medarbetarenkäten som ett sätt att mäta mitt ledarskap. Årliga medarbetarsamtal med mina medarbetare och medarbetarsamtal med min chef ger mig dokumenterad och individuell återkoppling på mitt ledarskap. Mitt ledarskap mäts också genom verksamhetens resultat, hur väl vi når upp till målen i verksamhetsplanen och att budgeten hålls. Jag har valt att ha en individuell chefshandledare och har och har haft det under flera år. Vi träffas cirka sex gånger per år. Det är ett sätt för mig att sätta fokus på mitt ledarskap och se verksamheten i ett vidare perspektiv, få tid för reflektion och utvärdering, samt upptäcka nya utvecklingsmöjligheter, både i smått och stort. För att få inspiration deltar jag i exempelvis Ledardagen och frukostseminarier med tema Ledarskap. Samtliga medarbetare deltar aktivt med att ta fram verksamhetsplanen på planeringsdagar. Detta skapar en samsyn och en gemensam målbild. Då formulerar vi också våra mål, utifrån stadens budget, inriktningsmål och analys av föregående års resultat som grund. Alla medarbetare deltar i arbetet med tertialrapporterna, som vi går igenom på avdelningsmöte. Respektive medarbetare ansvarar för att utifrån sitt ansvarsområde bidra med analys, text och resultat till uppföljningarna. Vårt deltagande i kvalitetsutmärkelsen bidrar i sig till att medarbetarna blir mer införstådda med verksamhetens syfte och mål, genom de gemensamma dialoger vi har när vi arbetar med frågorna.

19 19 Engagerade medarbetare förutsätter en engagerad chef. Därför är det viktigt att jag i praktiken visar att man genom kunskap och engagemang uppnår goda resultat. Det gör jag exempelvis genom att stödja medarbetarna i att kunna bryta igenom det motstånd som ibland kan uppstå i arbetet på vägen mot att nå uppsatta mål. Att visa att det går när man kämpar. Jag har regelbundna individuella samtal med varje medarbetare, intervallet mellan mötena är anpassat till vars och ens behov och varierar mellan varje vecka till var sjätte vecka. För att visa att det finns möjligheter att påverka, är jag noga med att tydliggöra att jag är beredd att lyfta angelägna frågor uppåt i organisationen när det behövs för att komma vidare mot målen. Jag är angelägen om att visa att jag litar på mina medarbetare och bejaka nya idéer som utvecklar verksamheten. För att skapa ett ökat engagemang och ett aktivt mötesdeltagande har vi ett roterande ordförarskap på våra veckvisa avdelningsmöten. På anslagstavlan i korridoren kan var och en skriva upp punkter till kommande mötesagenda. Vi har helt nyligen introducerat Topp-listan, en särskild plats på anslagstavlan där skriver vi upp saker vi gjort som vi är särskilt nöjda med, vi tittar på topplistan tillsammans som en del av avdelningsmötet. Att göra saker tillsammans som utvecklar verksamheten stärker lagandan och det gemensamma engagemanget. Exempelvis tar vi fram vår verksamhetsplan gemensamt på planeringsdagar under året. Det görs i flera steg där vi alla gemensamt först formulerar mål och därefter stadsdelvis sätter upp aktiviteter. Att delta i arbetet med kvalitetsutmärkelsen är ett annat exempel. Vid års deltagande besökte alla stadsledningskontorets informationsmöten innan vi gemensamt beslutade om att delta och ge oss på ett nytt försök Vi har haft ett kick-off möte för arbetet, satt upp våra egna mål med vårt deltagande. Vi har delat upp arbetsuppgifterna mellan oss och genomfört två gemensamma work-shops.

20 20 Förutsättningar för kompetensutveckling skapar jag genom att avsätta medel för det i avdelningens budget. Varje medarbetare har en individuell arbetsbeskrivning som tydliggör roll, arbetsuppgifter och ansvar. Utifrån arbetsbeskrivning, analys av resultat och målen i verksamhetsplan, har varje medarbetare en individuell utvecklingsplan som följs upp och uppdateras årligen i samband med medarbetarsamtal. Vi tar upp kompetensutveckling på agendan i samband med att vi gemensamt jobbar med verksamhetsplan, flerårsprogram och verksamhetsberättelse. Då reflekterar vi över förra årets resultat och utifrån detta analyserar vi och identifierar inom vilka områden kompetensutveckling eventuellt behövs för att vi ska uppnå målen enligt verksamhetsplan. Exempel: Kommunfullmäktiges budget för 2016 innebär ett ökat fokus på bland annat klimatfrågor och jämställdhet. Till följd av detta anger vi i vår verksamhetsplan att vi ska skaffa oss mer kunskap om hur vi ska planera för att skapa jämställda parker, och omsätta detta i praktiken. Vidare åtar vi oss att under året utreda och ta fram strategier och metoder för att stärka och synliggöra ekosystemtjänsterna i parkerna. Kompetensutveckling är en stående punkt på arbetsplatsträffarna som hålls en gång i månaden. På denna punkt redogör var och en för det viktigaste i kurser och seminarier som man deltagit i. I mån av tid och angelägenhetsgrad skapar vi tid för detta även på våra veckovisa avdelningsmöten. Värdegrunden för Norrmalms stadsdelsförvaltning är: Alla människors lika värde Vårt arbete utgår ifrån att alla människor har lika värde. Respekt, omtanke och solidaritet är grunden för vår verksamhet. Detta gäller

21 21 såväl inom vår organisation som i våra relationer till brukare, medborgare, uppdragsgivare och samarbetspartners. Brukaren i centrum Vi är till för våra brukare. Genom samverkan och tydlighet ska vår service anpassas till deras behov och förutsättningar. Utveckling genom delaktighet och ansvar Vårt arbete inriktas mot ständiga förbättringar. Våra verksamheter präglas av ett öppet och tillåtande klimat och mångfalden tas tillvara inom organisationen. Vårt uppdrag utförs bäst om alla medarbetare har möjlighet till delaktighet och eget ansvarstagande. Utifrån Stockholms stads fyra inriktningsmål och Norrmalms värdegrund har parkmiljöavdelningen formulerat följande förhållningssätt: Parkmiljöavdelningen arbete utgår från att innerstadens parker och grönområden är unika resurser i staden och demokratiska mötesplatser för alla som vi vill utveckla tillsammans med boende och besökare. Dialog, samarbete och engagemang är ledord för vårt arbete. Det är viktigt att alla ges möjlighet att nyttja och påverka sin närmiljö. Vi arbetar med ett tydligt barnperspektiv i såväl dialog som genomförande. Samarbete både inom och utom Stockholms stad samt medborgardialog leder till en förbättrad verksamhet, kvalitetssäkring och social hållbarhet. Avdelningen har en effektiv resursanvändning. Vi stödjer och kompletterar varandra och arbetar självständigt med stort eget ansvar i klart definierade roller och ansvarsområden under ledning av en tydlig och närvarande chef. Värdegrunden hålls levande i verksamheten genom att den finns beskriven i verksamhetsplanen. Vi diskuterar och eventuellt reviderar värdegrunden i samband med arbetet med verksamhetsplan. Vi går årligen igenom och diskuterar förvaltningens jämställdhets- och mångfaldhetsplan på arbetsplatsträff, samt förvaltningens Rutin för att förebygga och hantera kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Vid nyrekrytering uppmuntras personer oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning att söka.

22 22 Vi förlägger mötestider så att det är möjligt att förena föräldraskap och förvärvsarbete. Föräldralediga medarbetare får inbjudan till alla gemensamma aktiviteter och planeringsdagar. Under 2015 och 2016 har avdelningen arbetat med kompetensutveckling för att öka kunskapen om hur vi kan arbeta med jämställdhet på arbetsplatsen och i verksamheten. Gemensamt har avdelningen haft en internutbildning om jämställdhetsarbete i park- och stadsplanering. Chefen och avdelningens verksamhetscontroller har deltagit i en heldagsutbildning om jämställdhetsintegrering i verksamheten. Avdelningen har under året efterfrågat av trafikkontoret att ta fram en stadsövergripande strategi för arbete med jämställda parker och grönområden. Avdelningen bidrar till att ge unga möjligheter att komma in på arbetsmarknaden genom att erbjuda jobb under sommaren till exempelvis landskapsarkitektstudenter. Under sommaren 2016 kommer vi att ha vi två praktikanter för att hjälpa till med bland annat kontroll av entreprenörernas arbete och hanteringen av synpunkter och klagomål. Under sommaren 2016 erbjuder våra parkdriftsentreprenörer sommarjobbsplatser för 30 ungdomar per stadsdelsförvaltning. Några av dessa platser går till ensamkommande flyktingbarn samt ungdomar med funktionsnedsättning. Kungsholmens stadsdelsförvaltning har tillsammans med Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning ett integrationsprojekt där man samarbetar för att ge ungdomar möjlighet att sommarjobba i ett annat stadsdelsområde än där de bor. Varje medarbetares arbetsbeskrivning definierar roll och arbetsuppgifter och ger en tydlig delegation med självständighet inom ansvarsområdet. För att skapa en kultur av god intern kommunikation som ger förutsättningar för extern kommunikation och verksamhetsutveckling, har vi skapat olika forum. Roterande ordförandeskap på våra veckovisa avdelningsmöten är ett sätt att skapa ett aktivt medarbetarskap. I ansvaret för mötet ingår att förbereda och leda mötet. Veckomötet är ett viktigt nav där vi stämmer av pågående verksamhet och delar med oss av information och erfarenheter från våra respektive ansvarområden. Här berättar vi också för varandra om kurser och seminarier vi deltagit i och här kläcks nya idéer för utveckling av verksamheten.

23 Förbättringsidéer fångas upp och utvecklas vidare i särskilda workshops, se nedan. Bra och genomförda saker skriver vi upp på anslagstavlans Topplista. 23 Ett lunchseminarium eller work-shop hålls cirka en gång i månaden, där en eller flera medarbetare har förberett mötet gemensamt. Detta är ett tillfälle att fördjupa oss i ett aktuellt tema eller projekt, till vilket vi också har mål kopplat i verksamhetsplanen. Exempel på teman genomförda i år är stadsodling och arbete med kvalitetsutmärkelsen. Arbetsplatsträffarna hålls en gång per månad och leds av avdelningschefen. Förutom att lägga fokus på medarbetarskap, arbetsmiljö- och friskvårdsarbete använder vi dessa möten till att exempelvis fördjupa frågor som gäller vårt strategiska arbete kopplat till vision Utvecklingsarbete i strategiska frågor tillsammans med andra förvaltningar. Policyarbete tillsammans med trafikkontoret och andra stadsdelsförvaltningar. Resultat medarbetarenkät 2015 Aktivt medarbetarskap (AMI) 88 Ledarskap 92 Styrning 90 Motivation 83 I medarbetarenkäten 2015 fick avdelningen ett AMI på 88 som är en minskning från 2014 års AMI på 96. Årsmålet för 2015 var ett AMI på 82, och för hela Norrmalms stadsdelsförvaltning var AMI 80. Avdelningens resultat ligger över årsmålet och förvaltningens resultat. En orsak till minskningen under 2015 kan vara ökad arbetsbelastning som beror på en ökad arbetsvolym och problem med den nya driftentreprenören på Kungsholmen och Östermalm. Detta har lett till att strategiskt och utvecklingsinriktat arbete har fått stå tillbaka under året, eftersom det operativa här och nu arbetet krävt proportionellt stor andel av den totala arbetstiden. Detta har

24 påverkat motivationen. Resultatet av analysen är att avdelningens resurser behöver förstärkas för att verksamheten ska nå målen och vara långsiktigt hållbar. Rekrytering av en parkingenjör till har genomförts. Några av frågeställningarna i medarbetarenkäten fick ett något lägre resultat. Dessa har diskuterats avdelningsgemensamt på arbetsplatsträff och på enskilda medarbetarsamtal i syfte att ta fram analys och handlingsplan för att förbättra verksamheten. Två exempel på hur vi arbetar med analys av medarbetarenkätens resultat: Medarbetarskap 1. De möten vi har på vår arbetsplats är effektiva. Analys: Mötena blir för långa, alla är inte aktiva. Handlingsplan: Diskutera igenom hur vill vi ha våra möten. Se över agendan för avdelningsmöten och arbetsplatsträff. Se över mötesstrukturen. Förbered frågorna bättre. Resultat/Uppföljning: Reviderade mötesagendor. Kortare möten med större delaktighet. Särskilda möten för verksamhetsutveckling med teman, en gång per månad. Frågor till avdelningsmöten och arbetsplatsträff anmäls i förväg genom att skriva upp dem i en lista som finns på vår anslagstavla. Verksamhetsutveckling 2. På min arbetsplats prövar vi nya arbetssätt för att utveckla verksamheten. Analys: Vi behöver skapa tid. Vi behöver stärka lagarbetet och den interna kommunikationen. Handlingsplan: Resursförstärkning är en förutsättning för att skapa tid. Skapa särskilda möten för verksamhetsutveckling med särskilda teman som också omfattar uppföljning och utvärdering. Delta i arbetet med kvalitetsutmärkelsen, det är ett sätt att hitta förbättringsområden och hjälper till att systematisera arbetet. För att stärka samarbetet planeras en avdelningsgemensam utbildningsdag för teamutveckling. 24 Resultat/Uppföljning: Vi har tagit fram nya rutiner för uppföljning och kontroll av entreprenöreranas arbete.

25 25 Avdelningen har utökats med en ny parkingenjör. Gemensam utvärdering av åtgärder. Nästa års medarbetarenkät. Medarbetarsamtal. Vi analyserar resultaten från föregående års uppföljningar och beskriver det i verksamhetsberättelsen. Resultat och analys tar vi med oss som input i arbetet med att förbättra verksamheten, i den dagliga verksamheten, i förbättringsprocesser under året och som underlag för verksamhetsplaneringen under kommande år. Analys och resultat för innevarande år redovisas i tertialraporterna som också ger underlag inför arbetet med kommande verksamhetsplan. Verksamhetsberättelsen finns tillgängliga vid platsbesök. Analys av föregående års resultat fyra fokusområden kopplat till våra åtaganden 1. Kontroll, skötsel och synpunkter Åtagande: Förnya, upprusta och sköta parkerna så de upplevs som vackra, välskötta och välkomnande för alla. År 2015 var första året för tre nya parkdriftentreprenörer, en för varje stadsdelsområde. Resultatet från medborgarundersökningen överstiger kommunfullmäktiges mål om medborgarnas nöjdhet med parkskötseln. Men denna undersökning är bara ett av flera verktyg för analys av kvaliteten på parkskötseln. Genom våra egna kontroller under året har vi konstaterat att entreprenörerna på Kungsholmen och Östermalm inte nått upp till fullgod kvalité. Mängden klagomål från medborgarna på Kungsholmen och Östermalm indikerar också att kvaliteten på parkskötseln inte varit fullgod. Medborgarundersökningen görs dessutom på försommaren och ger därför inte en hel bild över den gröna parksäsongen. För att komma tillrätta med bristerna håller vi på att ta fram bättre rutiner för styrning och kontroll av entreprenörerna, med syfte att uppnå målet om att ge stockholmarna vackra och välskötta parker. Detta lägger vi därför fokus på i 2016 års verksamhetsplan.

26 26 2. Dialoger och medborgarmedverkan Åtagande: Invånarna är delaktiga och har möjlighet att påverka Vi arbetar med dialog och medborgarsamverkan i varje parkupprustningsprojekt, vi tar emot många synpunkter och idéer dagligen från medborgarna samt hanterar många medborgarförslag. Detta arbete beskrivs i huvudsak under fråga 1, 2 och 3. Något som vi har haft uppe för diskussion i vår analys är hur vi vet att det vi gör ger rätt effekt? Vi ser att vi skulle kunna göra utvärderingar efter genomförda parkupprustningar för att få reda på mer hur parkbesökarna upplever miljön. Något vi tar med oss in i nästa verksamhetsplan. Under hösten 2015 kom Vision 2040 ett Stockholm för alla. Vi har diskuterat visionen gemensamt på avdelningsmöte för att bland annat se hur vårt arbete kan bidra till visionen. Vi ser att vi har lång erfarenhet och mycket att bidra med när det gäller dialog och medborgarsamverkan inom vårt verksamhetsområde och att det är viktigt att fortsätta att utveckla detta. 3. Resurser Arbetsbelastning Arbetsmiljö Åtagande: Ledarskap och medarbetarskap ska vara utvecklingsinriktat och skapa delaktighet. I medarbetarenkäten 2015 fick avdelningen ett AMI på 88 som är en minskning från 2014 års resultat. Anledning till minskningen 2015 har diskuterats individuellt och gemensamt på APT under året. Analysen visar att det beror på ökad arbetsbelastning till följd av ökad arbetsvolym och problem med den nya driftentreprenören på Kungsholmen och Östermalm. Detta har lett till att strategiskt och utvecklingsinriktat arbete har fått stå tillbaka under året, eftersom det operativa arbetet krävt proportionellt stor andel av den totala arbetstiden. Avdelningens resurser behöver därför förstärkas, detta har genomförts och i april 2016 började en ny parkingenjör på avdelningen. Analysen visar också att det är viktigt att fortsätta arbetet med att tydliggöra roller, ansvar och stärka samarbetet inom avdelningen. I 2016 års verksamhetsplan finns därför utveckling av lagarbetet med som ett fokus under året, genom olika aktiviteter. 1. Klimatanpassning och ekosystem Åtagande: Parkmiljöavdelningens verksamhet är miljösmart och bidrar till en hållbar livsmiljö. Det är viktigt att hitta mål och strategier för att stärka och dra nytta av de tjänster som stadens grönska ger människan (exempel på så kallade ekosystemtjänster är t.ex. pollinering, luftrening och hantering av dagvatten). Genom att arbeta med och uppmuntra till stadsodling kan vi också på ett konkret sätt synliggöra och sprida kunskap exempelvis biologisk mångfald. Avdelningen har under året bland annat inlett ett samarbete med en stadsodlarförening i Bellevueparken samt arbetat

27 med stadsodling i Tessinparken och Norra Djurgårdsstaden. För Rålambshovsparken har ett särskilt åtgärdsprogram tagits fram med fokus på stärkta ekosystemtjänster och i den nya parkplanen för Norrmalm beskrivs mål och strategier för den ekologiska infrastrukturen för hela stadsdelsområdet. Det här är en angelägen fråga och vi ser att den blir allt viktigare, vi kommer fortsätta arbeta aktivt med detta, exempelvis genom att se över hur parkerna ännu bättre kan bidra till att ta hand om de ökande regnmängder som väntas framöver. 27 Övriga åtaganden och korfattad analys av föregående års resultat: Åtagande: Parkmiljöavdelningen bevakar omfattningen och inriktningen på bostadsbyggandet I norra innerstaden växer tre av Stockholms största stadsutvecklingsområden fram. Med ansvar för tre stadsdelsområden ser vi att vi i detta arbete har särskild nytta av erfarenhetsutbytet mellan stadsdelarna och den breda kompetens som avdelningen tillsammans har. Åtagande: Boende och besökare är nöjda med fritids- och idrottsmöjligheterna i parkerna. Under året har flera projekt genomförts som syftar till förbättringar inom området, Bland annat påbörjades anläggande av tre nya utegym. En stor hinderbana för hundar och hundägare har byggts och i den nya parkplanen för Norrmalm beskrivs i vilka parker som lek och aktiviteter särskilt ska värnas och utvecklas framöver. Åtagande: Parkmiljöavdelningens verksamhet är miljösmart och bidrar till en hållbar livsmiljö. Målet har uppfyllts genom att bland annat följa nämndens resepolicies samt vid upphandling ställa krav och kontrollera på entreprenörens verksamheter och fordonspark. Vid byggnation av träkonstruktioner under året har det miljöklassade virket organowood använts och fallskyddsgummi som lagts på lekplatser är fritt från s.k HA-oljor. Vi ser dock ett behov av att stärka vår kunskap om miljövänliga byggvaror och giftfria lekredskap och inleder under 2016 en samarbete med kemikaliecentrum. Åtagande: Budget i balans. Analys och resultat, se fråga 14. Åtagande: Effektivisera administration och arbetsrutiner samt utveckla arbetet med andra nämnder i gemensamma frågor I verksamheten samarbetar vi med dels exploateringskontoret i stadsutvecklingsprojekt. Genom dialog och regelbundna möten har vi sett att vi kan förhindra att svårskötta lösningar planeras in och byggs i de nya parkerna. Vi har också regelbundna

28 avstämningsmöten per stadsdel med trafikkontoret rörande gemensamma intressen på parkmark. Vi har funnit att det är ett bra sätt att förhindra att frågor faller mellan stolarna och att vi även kan samordna vår planering vid parkupprustningar. 28 Vi genomför en gemensam upphandling med andra stadsdelsförvaltningar om skötsel av plaskdammar och en gemensam upphandling av anläggningsentreprenör med Södermalms stadsdelsförvaltning. Under förra året har en revisionsgranskning kring verksamhetens avtalstrohet gentemot entreprenör genomförts av stadsrevisionen. Granskningen visade att rutinerna kring framförallt direktupphandling måste stärkas. Som följd av denna utför vi under året, förutom att se över våra rutiner, en ramavtalsupphandling av årsentreprenad för byggledning tillsammans med Södermalms stadsdelsförvaltning. Åtagande: Avdelningen arbetar för ett tydligt barnperspektiv i stadsplaneringen. Avdelningen deltar i den stadsövergripande arbetsgruppen staden i ögonhöjd, som har uppdraget att ta fram en rutin för hur barn och ungas behov ska säkerställas i stadsutvecklingen. Då vi deltar i stadsplaneringsprojekt efterfrågar vi barnkonsekvensanalyser och arbetar för rymliga och ändamålsenliga förskolegårdar. Ur ett barnperspektiv är det också viktigt att tillgången till park, lek och idrottsmiljöer är god inte minst i stadens utvecklingsområden. Det kan ibland vara svårt att få fullständigt gehör för de behov som stadsdelsförvaltningarna ser då trycket på att bygga nya bostäder är högt. Men det är viktigt att kraven ställs för att kunna skapa goda boendemiljöer. Under året har lekplatserna inventerats vilket har gett oss en god överblick över dess status och vilka åtgärder som aktuella i stort och smått. Vi har ännu inte jobbat med uppföljningar av genomförda lekplatsupprustningar men ser det dock som ett utvecklingsområde som kan visa om vi prioriterat rätt i de åtgärder som utförts. Åtagande: Parker och grönområden är tillgängliga, trygga och jämställda. För att bli bättre på att utveckla parkerna ur ett jämställdhetsperspektiv har vi hållit en internutbildning. Vi besökte även Göteborg förra året som tagit fram en strategi för att jämställda parker. Vi har initierat framtagandet av en gemensam policy för jämställda parker i Stockholms stad. Något som trafikkontoret ska arbeta vidare med.

29 Parkmiljöavdelningen arbetar kontinuerligt med att höja tillgängligheten i stadsdelsområdenas parker. Det gör vi både i det löpande parkunderhållet likväl som inom de olika upprustningsprojekten. Enkla praktiska åtgärder kan vara att kontrastmarkera trappsteg och lekplatsernas grindar med avvikande färger likväl som montering av armstöd på bänkar där det fortfarande saknas. I dialog med trafikkontoret kan vi också påverka hur parkbelysningen utformas och vid behov kompletteras. Vi har deltagit itrygghetsvandringar tillsammans med andra förvaltningar, Polisen och allmänheten för att fördjupa våra kunskaper om det rådande läget inom stadsdelsområdena Kungsholmen Driftbudget 11,7 11,7 11,6 12,5 13,6 13,6 12,3 12,3 Resultat 0-0,9 0 0 Investeringsbudget 16,2 18,9 16,8 13,5 12,8 10,1 14,2 13,2 Ombudgeteras 0,6 2,7 1,0 Norrmalm Driftbudget 15,5 15,5 15,5 15,2 17,9 17,9 14,8 14,8 Resultat 0 0,3 0 0 Investeringsbudget 14,4 16,4 16,8 14,5 7,9 5,3 12,4 11,5 Ombudgeteras 0 2,6 0,9 Östermalm Driftbudget 11,9 11,9 12,0 12,7 15,1 15,1 15,6 15,6 Resultat 0-0,7 0 0 Investeringsbudget 13,7 14,4 13,2 11,2 9,7 8,2 4,7 4,1 Ombudgeteras 1,3 1,5 0,6 Analys av resultat driftbudget Resultat för 2013 och 2014 visar en budget i balans för samtliga tre stadsdelsområden. För 2015 uppvisar de tre stadsdelarna ett negativt resultat för Kungsholmen och Östermalm. Detta beror till stor del på ökade kostnader för extra städning och sanering i

30 samband med att parkerna används som sovplatser, något som ökade kraftigt under året. Till viss del beviljades extra medel för detta men inte fullt ut. För 2016 prognosticeras en budget i balans, men under förutsättning att extra medel skjuts till för sanering och extra städning. Vi ser fortsättningsvis behov av noggrann uppföljning av de tillkommande städ- och saneringskostnaderna. Vi har under året också sett att driftentreprenörernas faktureringsrutiner behöver förbättras och effektiviseras. Liksom våra egna rutiner för tilläggsbeställningar och uppföljningar. Exempel på analys av fördelning av kostnader: Mängden skräp som våra entreprenörer hanterar ökar, och kostnaderna för renhållningen tar en allt större del av driftbudgeten, på bekostnad av grönyteskötsel, planerat underhåll och resurser för att kunna göra akuta insatser. Vi ser att vår satsning på mer kapacitetsstarka skräpkorgar effektiviserar renhållningen och minskar kostnaderna för denna. Därför utökar vi med fler kapacitetsstarka skräpkorgar. Trender Vi ser att kostnaden för att åtgärda ett ökat slitage ökar, och vi ser bland annat ett behov av teknikutveckling för att skapa mer hållbara parkytor som tål ett ökat slitage som beror på ett ökat besökstryck när Stockholm växer. Hur vi arbetar med utveckling av detta beskrivs närmare under utveckling, fråga 19. Vi ser också att fördelningsnyckeln för stadsmiljö är i behov av en ny översyn, och detta har framförts i nämndernas flerårsprogram. När den gällande fördelningsnyckeln togs fram, fanns en ambition att göra en uppdatering av nyckeln med fem års intervall. Detta på grund av Stockholms snabba tillväxt. Den nuvarande fördelningsnyckeln tar inte hänsyn till att nya parker byggs. Det behöver exempelvis säkerställas att nya parker som skapas i exploateringsprojekt får en god parkskötsel. Därför behöver driftmedel tillföras med en summa som motsvarar de driftkostnadskalkyler som upprättas av exploateringskontoret för varje projekt där det kommer till en ny park 30 Analys av resultat investeringsbudget Analysen visar att vi haft ett behov av att ombudgetera del av investeringsbudgeten till kommande år. Detta beror på att tidplanen för genomförande av vissa projekt försenats, delvis beroende på omständigheter som vi inte har kunnat påverka, exempelvis tekniska svårigheter. Från och med 2015 är ombudgering inte längre möjligt enligt stadens anvisningar, med undantag av tillgänglighetsinvesteringar. Därför behöver vi förbättra planering och genomförande. Genom att få igång fler projekt under vårsäsongenen kan en anhopning anläggningsprojekt till hösten

31 31 minskas, vilket ger bättre möjligheter att klara ett genomförande utan tidsförskjutningar. Trender Trenden är att budgetramen för investeringar och reinvesteringar ökar, vilket ger oss större möjligheter att genomföra upprustningar och förbättringar som förlänger livslängden på befintliga parkanläggningar. Avsikten är att detta skapar långsiktigt hållbara parker och ökade kapitalkostnader kan på sikt minska, när reinvesteringsbehovet minskar. Mot detta ser vi att det i ett långsiktigt perspektiv skulle vara mer hållbart att öka anslaget för parkskötseln än att utöka investeringsramen ytterligare. Framtagande av verksamhetsplan 2016 Under en tidig planeringsdag i september 2015 gjorde vi en analys utifrån resultat från tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Vi började ta fram vår verksamhetsplan för 2016 under en planeringsdag i oktober Utifrån aktuell budget och kommunfullmäktiges mål samt anvisningar från ledningsgrupp och ILS-samornare, tog vi fram förslag på nämnd- och enhetsmål. Utifrån stadens nya vision Ett Stockholm för alla hade ILSsamordnaren gett samtliga verksamheter uppdraget att särskilt titta på hur vi kunde få in frågor om mänskliga rättigheter och jämställdhet i förvaltningens arbete. Inför planeringsdagen hade en av medarbetarna förberett en presentation om jämställda parker som efterföljdes av en diskussion om hur vi ska arbeta med frågan. Under planeringsdagen i oktober gjorde vi även en grov fördelning av budgeten. Efter planeringsdagen justerades mål efter beslut i ledningsgruppen. Vi gick sedan igenom förslag till vår verksamhetsplan på en av avdelningens arbetsplatsträffar (APT). Verksamhetsplanen justerades därefter av verksamhetscontroller och avdelningschef. Under en planeringsdag i januari 2016 tog vi fram våra årliga projektplaneringsdokument (en för varje stadsdelsområde samt en stadsdelsövergripande) som visar fördelning av budget, tidplanering, aktiviteter, arbets- och resursfördelning. Verksamhetsplan och projektplaneringsdokument finns tillgängliga på förvaltningen vid kommande platsbesök.

32 32 Överväganden Målsättningen för vår verksamhetsplan är att den ska vara tydlig, mätbar, bygga på utveckling med analys och resultat som grund samt vara framtagen med fokus på medborgaren i centrum. Vi har under de senaste åren eftersträvat att ha två utmärkande mål och åtagande som beskriver våra två huvudverksamheter, det vill säga skötsel och investeringar av och i parker samt samhällsplanering. Övriga mål och åtagande är mer övergripande för hela verksamheten. Sedan föregående år har vi mål om mänskliga rättigheter och jämställdhet och för att fokusera ytterligare på detta identifierade vi särskilda aktiviteter under de målen. I tabellen nedan listas parkmiljöavdelningens mål för Efter tabellen redogör vi för förväntat resultat, arbetssätt och uppföljning för sex av våra enhetsmål. De sex utvalda målen är markerade med grönt i tabellen nedan. Enhetsmål verksamhetsplan 2016 Parker och grönområden i norra innerstadens parker och grönområden är trygga. Parker och grönområden är vackra, välskötta och välkomnande för alla. Invånarnas behov av nämndens verksamheter tillgodoses i stadsplaneringen. Parker och grönområden möjliggör en mångfald av fritidsaktiviteter. Transporter inom verksamhetsområdet är miljömässigt hållbara. Parker och grönområden är anpassade till nya klimatförutsättningar och bidrar till en mångfald av ekosystemtjänster. Avfallshanteringen i parkerna är miljösmart. Material i stadsdelsområdenas lekplatser är miljövänliga. Nämndens resurser förvaltas och används väl med fokus på resultat och effekter för våra invånare och parkbesökare.. Ledarskap och medarbetarskap ska vara utvecklingsinriktat och skapa delaktighet. Parker och grönområden är inkluderande. Barn och ungas rättigheter och behov tas till vara och deras inflytande stärks. Parker och grönområden är tillgängliga och jämställda. Alla invånare är väl bemötta i kontakt med parkmiljöavdelningen. Invånarna är delaktiga och har möjlighet att påverka.. Verksamhetsområdets upphandlingar och inköp utvecklar staden i hållbar riktning. Parker och grönområden är vackra välskötta och välkomnande för alla Skötsel, underhåll och investeringar i parker och grönområden gör att de upplevs som vackra, välskötta och välkomnande för alla. Utveckling av stadsdelsområdenas parker styrs av lokala parkplaner som beslutats av respektive stadsdelsnämnd.

33 Parkplanerna är förvaltningens viktigaste verktyg vid planering, upprustning, restaurering samt skötsel av parker och grönområden. För Norrmalm gäller parkplan Under 2016 kommer en ny parkplan för Kungsholmen att tas fram. Arbetet med en ny parkplan för Östermalm planeras starta Parkerna sköts av upphandlade entreprenörer. I skötselavtalen beskrivs skötselmomenten med utgångspunkt från den funktion som ska uppnås. Parkmiljöavdelningens kompetens och medverkan i upphandling och kontroll säkrar att skötsel och underhåll av parken blir utfört enligt avtalet som slutits med entreprenören. Under 2016 kommer förvaltningen genomföra insatser i syfte att förbättra kvaliteten på parkskötseln bland annat genom att ta fram rutinbeskrivningar för kontroll av parkdriftentreprenören, planer för slyröjning och planer för effektivare skräphantering. 33 Investeringsplaner och underhållsplaner följs löpande upp. Avstämningsmöten med entreprenörer för skötsel av parkerna genomförs enligt avtalet vilket innebär månatliga protokollförda byggmöten där också behov av tilläggs- och ändringsarbeten anmäls, redovisas och beslutas. Säkerhetsbesiktning av alla lekplatser utförs av certifierad besiktningsman, protokollförs och anmärkningar åtgärdas. Vattenkvaliteten för plaskdammar och strand-/bryggbad kontrolleras, dokumenteras och avvikelser åtgärdas. Invånarnas behov av nämndens verksamheter tillgodoses i stadsplaneringen Genom tidigt deltagande i stadsplaneringen finns en god tillgång av kommunal service i norra innerstadens stadsutvecklingsområden. Nämnderna bidrar till kommunfullmäktiges mål genom att redan i planeringen av förändringar i stadsmiljön tidigt beakta nämndens behov av verksamheter och genom att besvara program- och planremisser. Förvaltningen deltar i stadsbyggnadsnämndens, exploateringsnämndens och trafiknämndens arbete med utveckling av bland annat stadsutvecklingsområdena Hagastaden, cityområdet, Västra Kungsholmen, Stadshagen och Norra Djurgårdstaden. Nämnderna arbetar för ett tydligt barnperspektiv och jämställdhetsperspektiv i planeringen, bland annat genom att efterfråga barnkonsekvensanalyser. Ur ett barn- och jämställdhetsperspektiv är det viktigt med god tillgång till park-, lek- och idrottsmiljöer. Tillgänglighetsfrågor bevakas i samtliga ärenden.

34 34 Nämndens verksamheter redovisas i förvaltningens tjänsteutlåtande. Uppföljning avseende planremisser sker på återkommande möten med stadsbyggnadskontoret och exploateringskontoret. Parker och grönområden är anpassade till nya klimatförutsättningar och bidrar till en mångfald av ekosystemtjänster Strategier för dagvattenhantering, skötsel som prioriterar biologisk mångfald och stadsodling gör att parker och grönområden är anpassade till nya klimatförändringar och bidrar till en mångfald av ekosystemtjänster. I parker och grönområden produceras en rad ekosystemtjänster som staden och människan är beroende av eftersom de renar luft och vatten, minskar buller och får oss att må bättre. Vi synliggör och förstärker dessa kvaliteter i parker och grönområden, till exempel genom att informera om och erbjuda stadsdelsområdenas invånare möjligheter till stadsodling på utvalda platser i stadsdelsområdena. Att ta fram strategier för dagvattenhantering för att kunna möta framtida klimatförändringar är ett utvecklingsområde vi behöver jobba vidare på. Pilotprojket för detta under året är att ta fram en dagvattenstrategi för Rålambshovsparken. Vi följer upp detta arbete genom att mäta hur många nya stadsodlingar som startar och genom att analysera vilka andra genomförda åtgärder som bidrar till att förstärka ekosystemtjänsterna. Parker och grönområden är tillgängliga och jämställda Genom ökad kunskap hos medarbetarna om jämställda utemiljöer samt till exempel förbättrade gångvägar och trappor har fler möjlighet att ta del av parker och grönområden oavsett fysiska och sociala förutsättningar. Trygghet, tillgänglighet och jämställdhet beaktas i varje parkupprustning. Avdelningen arbetar systematiskt och utifrån budget med att genomföra tillgänglighetsåtgärder i parkerna. Förvaltningen ansöker i verksamhetsplan om medel för att genomföra tillgänglighetsanpassningar i stadsdelsområdets parker.

35 35 Underlag utgörs av inventering av tillgängligheten i parkerna. Arbetet följs upp genom utvärderingar av genomförda projekt och redovisas i tertialrapporter och verksamhetsberättelse Ledarskap och medarbetarskap ska vara utvecklingsinriktat och skapa delaktighet Ledarskapet är aktivt och kommunikativt. Medarbetarna har tydliga roller, är engagerade och tar ansvar för att både utföra och utveckla sitt arbete. Upplevelsen av delaktighet och inflytande skapar arbetsglädje, engagemang och goda resultat. Ledarskapet utgår ifrån värdegrunden om alla människors lika värde, brukaren i centrum, utveckling genom delaktighet och ansvar. Chefen har ett ansvar att genom ett coachande ledarskap skapa medvetenhet hos varje medarbetare om vars och ens bidrag till helheten och vikten av att ständigt utvecklas i sitt arbete. Ett aktivt medarbetarskap innebär att varje individ tar ett eget ansvar för sina arbetsuppgifter för att utveckla verksamheten. Avdelningen går genom och diskuterar medarbetarenkäten på avdelningsmöten och APT. Då identifieras vilka områden som behöver förbättras och hur avdelningen ska arbeta med detta och en handlingsplan tas fram. Alla medarbetare har en individuell utvecklingsplan som löpande uppdateras för att stödja varje medarbetares möjligheter till utveckling och lärande. Avdelningsmöten hålls regelbundet veckovis, och ordförandeskapet för dessa möten roterar mellan avdelningens alla medarbetare för att skapa engagemang. Avdelningens analys visar bland annat att en hög arbetsbelastning under 2015 har lett till att strategiskt och utvecklingsinriktat arbete har fått stå tillbaka, eftersom det operativa här och nu arbetet krävt proportionellt stor andel av den totala arbetstiden. Från och med våren 2016 förstärks därför verksamheten med en ny parkingenjör för att hinna med styrning och uppföljning av driftentreprenörernas arbete och ge bättre möjligheter till verksamhetsutveckling. Hur ledarskapet och medarbetarskapet upplevs följs upp i medarbetarsamtal samt i förvaltningens medarbetarenkät årligen. Resultatet av medarbetarenkäten följs upp och diskuteras på APT och en handlingsplan tas fram med konkreta åtgärder.

36 36 Invånarna är delaktiga och har möjlighet att påverka Genom bland annat medborgarförslag, synpunktshantering och parksamråd upplever invånarna att de är delaktiga och har möjlighet att påverka. Invånarna har möjlighet att påverka förändringar och utveckling av stadsmiljön genom bland annat att delta på parkvandringar, parksamråd på plats inför parkupprustningar, enkäter på webb och på plats i parker samt trygghetsvandringar med olika målgrupper samt genom medborgarförslag. Invånarnas möjligheter till insyn och inflytande i planeringen av staden garanteras i plan- och bygglagen (PBL). Genom samrådsprocesser, ofta i flera steg, får beslutsfattarna i stadsbyggnadsnämnd och kommunfullmäktige möjlighet att ta del av och ta hänsyn till lokala opinioner. Stadsdelsnämnderna har också del i denna process, som remissinstans men även genom att förvaltningen på olika sätt bistår stadsbyggnadskontoret. Kunskapen om hur t ex parker och grönområden fungerar, finns till stor del hos dem som använder platserna ofta. Lokala utvecklingsprogram kommer att tas fram under året och beslutas av nämnderna. Inledningsvis genomförs en lokal analys och prioriterade fokusområden, för att nå stadens Vision en stad för alla. Därefter kommer särskilda åtgärder tas fram för att utveckla stadsdelsområdena i dialog med invånarna utifrån stadsdelsvisa kvalitéer och möjligheter. Uppföljning Utvärdering av genomförda dialoger vid parkupprustningsprojekt kommer att genomföras där bland annat frågor kring hur delatagarna upplevde sin möjlighet till att påverka kommer att ställas. Efter genomförd dialog kommer även kön och ålder bland deltagarna följas upp för att få en bättre bild av vilka målgrupper som finns representerade bland deltagarna. Detta kommer att ge ett bra underlag till vilka målgrupper som det behövs rikta särskilda inbjudningar till inför kommande dialoger. Antalet inkomna samt besvarade medborgarförslag och synpunkter kommer också att följas upp i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

37 37 I tabellen nedan beskrivs hur och när vi följer upp vår verksamhet. Efter tabellen följer en beskrivning av varje metod. Mål Måluppfyllelser, åtgärder x x Indikatorer Nöjdhet, måluppfyllelse x x Aktiviteter Måluppfyllelse, åtgärder x x Budgetuppföljning Kostnader, intäkter, åtgärder x x x Internkontrollplan Risker, åtgärder x Årsklockan Måluppfyllelse, åtgärder x Risk och väsentlighet Risker, åtgärder x Avdelningsmöten Avstämning, planering, x och APT information Projekt-, bygg- och Avstämning, planering, x x arbetsmöten kontroll Synpunktsportalen Åtgärder, förbättringar x Speedup Kontroll, åtgärder, x förbättringar Platsbesök Kvalitetskontroll i parkerna x Projektdokument Kostnader, tid, resurser x Projektplaner för investeringsprojekt Mål, omfattning, kostnader tid, resurser x Medborgarundersökningen Åtgärder, förbättringar X Medarbetarenkät Nöjdhet, medarbetarskap X Arbetsmiljörond Arbetsmiljö, hälsa X Sjukfrånvaro Hälsa x X Mångfalds- och jämställdhetsplan Mål för jämställdhet och mångfald X Mål, indikatorer och aktiviteter I samband med tertialrapporterna och verksamhetsberättelsen deltar hela avdelningen med att analysera och gå igenom att vi genomför det vi sagt att vi ska göra samt diskuterar i vilken grad vi uppfyller våra mål. Budgetuppföljning Budgetuppföljning görs varje månad genom att avdelningschefen stämmer av med delansvariga på avdelningen och redovisar på avdelningsmöte, tertialrapporter och vid bokslut tillsammans med controllers.

38 38 Risk- och väsentlighetsanalys med internkontrollplan Nämndernas system för internkontroll innebär att verksamheten årligen ska göra en risk- och väsentlighetsanalys med internkontrollplan. Genom kontrollen identifierar vi risker, skattar sannolikhet och väsentlighet för att kunna vidta eventuella åtgärder för att minimera identifierade risker. Avdelningsmöten och APT På veckovisa avdelningsmöten stämmer vi av pågående verksamhet och delar med oss av information och erfarenheter från våra respektive ansvarområden. En gång i månaden ersätts avdelningsmötet med arbetsplatsträff, där vi har fokus på arbetsmiljö- och friskvård samt avdelningens utvecklingsarbete. Projekt-, bygg- och arbetsmöten Projektmöten kan till exempel ligga inom ramen för en parkupprustning och hålls ofta med en konsult och även representanter från andra förvaltningar. Byggmöten har vi med parkdriftsentreprenör och årsentreprenör. Arbetsmöten har vi tillsammans med andra förvaltningar och avdelningar för till exempel planering av kommunal service i något av stadsutvecklingsområdena. Synpunktsportalen Via stadens webbplats, mobilappen Tyck till och telefon kommer det in synpunkter, beröm och felanmälningar till stadens synpunktsportal. I systemet svarar vi på medborgarnas frågor och skickar synpunkter och felanmälningar vidare till entreprenör för åtgärd. Med hjälp av synpunktsportalen får vi statistik om brister och kan se vilka utvecklingsmöjligheter som finns i en park. Speedup Speedup är ett verksamhetssystem för styrning, uppföljning och kontroll av våra parkdriftsentreprenader. Via mobiltelefon eller dator gör vi arbetsbeställningar till entreprenören, som vi sedan följer upp. Vi och entreprenörerna arbetar i samma system och med samma rutiner vad gäller inrapportering av fel och brister, beställningar, kontroll och uppföljning. Platsbesök, kvalitetskontroll Kvalitetskontroll av parkentreprenörens arbete utförs regelbundet och systematiskt på plats ute i parkerna av parkingenjörerna två gånger i veckan. Kontrollerna dokumenteras och avvikelser tas upp direkt med entreprenören. Projektdokument I projektdokumenten samlar vi våra parkupprustningsprojekt, reinvesteringsprojekt samt andra större tidsbestämda projekt. I

39 39 projektdokumenten följer vi upp hur projekten framskrider vad gäller tid, budget, aktiviteter och resurser Projektplaner Varje investeringsprojekt har en projektplan som beskriver projektets omfattning, effektmål, projektmål, organisation, budget och tidplan. Projektplan för upprustning av Vandislundens nedre lekplats är ett exempel på en sådan projektplan. Även för andra tidsbestämda arbetsuppgifter tar vi fram en projektplan, till exempel framtagandet av ny parkplan för Norrmalm. Medborgarunersökningen Varje år undersöker Stockholms stad hur ett antal slumpvis utvalda medborgare uppfattar sin stadsmiljö. Undersökningen är ett viktigt underlag till vårt utvecklingsarbete och vissa frågor är inlyfta i verksamhetsplanen i form av indikatorer, till exempel nöjdheten med renhållning av parker och grönområden. Medarbetarenkäten, arbetsmiljörond och sjukfrånvaro Medarbetarenkäten genomförs varje år och resultaten används för analys och verksamhetsutveckling. Sjukfrånvaro följer vi upp i tertialrapporterna och arbetsmiljörond genomförs årligen. Mångfalds- och jämställdhetsplan Parkmiljöavdelningen går årligen igenom förvaltningens mångfalds- och jämställdhetsplan. På en av arbetsplatsträffarna går vi igenom målen i planen och diskuterar till exempel i vilken utsträckning det är möjligt att förena yrkesarbete och föräldraskap. Årsklockan Årsklockan på följande sida illustrerar verksamheten över året.

40 40