ÅRSREDOVISNING Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 ÅRSREDOVISNING 2015 Kultur- och fritidsnämnden

2

3 Kultur- och fritidsnämndens årsredovisning 2015 Sammanfattning... 3 Förvaltningsberättelse... 5 Viktiga händelser... 5 Ansvarsområde... 6 Mål och indikatorer... 6 Ekologisk hållbarhet... 6 Social hållbarhet Ekonomisk hållbarhet Politiska program Intern kontroll Ekonomi Resultaträkning Utfall och resultat per område Resultatöverföring Investeringsrapport Personal Personalpolitiska programmet Analys av sjukfrånvaro Personalstatistik Framtid

4 Sammanfattning Nämndens ekonomiska resultat blev 2,9 miljoner kronor (mnkr) bättre än budget. Av dessa ska 1,5 miljoner kronor återlämnas till kommunfullmäktige då nämnden inte fått tagit dessa i anspråk för att täcka kostnader för avställda idrottshallar. Nämndens ekonomiska resultat blir då 1,4 miljoner kronor bättre än budget. Nämndens nettobudget, inklusive överföring av 2014 års överskott, omfattade totalt 183,1 miljoner. Utfallet var 180,2 miljoner. Under 2015 har en ordinarie kulturskola etablerats genom upphandling av externa aktörer. Det innebär att den tidigare musikskolan har kompletterats med ett bredare utbud av fler konstformer som nu erbjuds till Haninges barn och ungdomar. Arbetet med det kulturpolitiska programmet och det idrottspolitiska programmet har fortlöpt under året. Förvaltningen har arbetat för att integrerat det kulturpolitiska programmet i verksamheterna och i övriga förvaltningar i kommunen. Fokus har legat på att bereda och planera för förverkligande av målen. Under 2015 har 25 av punkterna kopplade till det idrottspolitiska programmets aktivitetsplan genomförts eller påbörjats. Kostnadsberäkningar kopplade till planen har också genomförts. Arbetet har även fokuserat på att involvera övriga förvaltningar i kommunen. Socialförvaltningen har under året valt att se över val av utförare för LSS-verksamheten kopplat till korttidstillsyn. Beslut har vid författandet av årsredovisningen ej fattats men mycket pekar mot att verksamheten inte kommer utföras av kultur- och fritidsförvaltningen. Skulle kultur- och fritidsförvaltningen inte bli utförare av verksamheten kommer det få konsekvenser i form av lokaler som behöver ställas av samt att personalen vid verksamheterna påverkas. Arbetet med en att ta fram en ny biblioteksplan har påbörjats under året. Ett första utkast sändes på remiss i december All personal som arbetar på fritidsgårdar har under året utbildats i coachande förhållningssätt. Under året har tre stycken nya idrottshallar hänvisats platser. Idrottshallarna är planerade att förläggas i Tungelsta, Västerhaninge och Vendelsö. Utarbetande av lokalprogram pågår och kultur- och fritidsförvaltningen samverkar där med kommunstyrelseförvaltningen. Under 2015 har nolltaxans stegvisa införande påbörjats. Ett flertal frågeställningar har därför hanterats och rutiner utarbetats. Sammanhängande med nolltaxan är den utredning av nuvarande föreningsbidragssystem som initierats av nämnden. Arbetat med att utveckla kultur- och fritidsförvaltningens organisation har fortsatt under året. Det har skett i dialog med alla medarbetare som bjudits in till två gemensamma förvaltningsdagar. Nämnden bidrog till målområdet ekologisk hållbarhet framförallt genom att Miljöverkstan utbildade elever, lärare och allmänhet i klimat- och miljöfrågor. Nämnden arbetade också med energibesparande åtgärder och ekologiska inköp. Nämnden bidrar till målområdet social hållbarhet genom att rusta barn och unga för vuxenlivet, verka för en god livskvalitet och folkhälsa samt en god informations- och kunskapsspridning i kommunen. Nämnden erbjuder ett brett och tillgängligt utbud av kultur, idrott och fritidsaktiviteter med medborgarnas delaktighet och inflytande som viktiga ledstjärnor. Det kommunövergripande arbetet för att förverkliga det idrottspolitiska och det kulturpolitiska 3

5 programmet pågår och leds av förvaltningen. Förvaltningen arbetar långsiktigt med att tillhandahålla en tydligare styrning och ledning samt effektivare resursanvändning. Detta omfattar bland förbättring av interna processer samt långsiktigt arbete med komptensutveckling. Förvaltningen arbetar även långsiktigt och systematiskt för att sänka sjukfrånvaron. Nämnden medverkade till att förbereda unga för arbetslivet genom att erbjuda ungdomsledarutbildning och ta emot praktikanter och sommarjobbare. På så sätt bidrog nämnden även till målområdet ekonomisk hållbarhet. 4

6 Förvaltningsberättelse Viktiga händelser Hösten 2014 startade en kulturskola i form av en pilotverksamhet i samverkan med fria aktörer. Under 2015 har en upphandling genomförts och en ordinarie kulturskola har etablerats. Det innebär att den tidigare musikskolan har kompletterats med ett bredare utbud av fler konstformer som nu erbjuds till Haninges barn och ungdomar. Arbetet med det kulturpolitiska programmet och det idrottspolitiska programmet har fortlöpt under året. Förvaltningen har arbetat för att integrerat det kulturpolitiska programmet i verksamheterna och i övriga förvaltningar i kommunen. Fokus har legat på att bereda och planera för förverkligande av målen. Arbetet har involverat utformandet av en handlingsplan för att skapa hållbara arbetssätt och metoder. Prioriterade mål i det kulturpolitiska programmet har under året varit målen under den kulturpolitiska dimensionen som samtliga verksamheter inom förvaltningen berörs av. Under 2015 har 25 av punkterna kopplade till det idrottspolitiska programmets aktivitetsplan genomförts eller påbörjats. Kostnadsberäkningar kopplade till planen har också genomförts. Arbetet har även fokuserat på att involvera övriga förvaltningar i kommunen med syfte att stärka samverkan och synligöra respektive förvaltnings arbete kopplat till det idrottspolitiska programmet. Socialförvaltningen har under året valt att se över val av utförare för LSS-verksamheten kopplat till korttidstillsyn. Beslut har vid författandet av årsredovisningen ej fattats men mycket pekar mot att verksamheten inte kommer utföras av kultur- och fritidsförvaltningen. Skulle kultur- och fritidsförvaltningen inte bli utförare av verksamheten kommer det få konsekvenser i form av lokaler som behöver ställas av samt att personalen vid verksamheterna påverkas. Arbetet med en att ta fram en ny biblioteksplan har påbörjats under året. Ett första utkast sändes på remiss i december All personal som arbetar på fritidsgårdar har under året utbildats i coachande förhållningssätt. Under 2015 har nolltaxans stegvisa införande påbörjats. Ett flertal frågeställningar har därför hanterats och rutiner utarbetats. Sammanhängande med nolltaxan är den utredning av nuvarande föreningsbidragssystem som initierats av nämnden. Under året har tre stycken nya idrottshallar hänvisats platser. Idrottshallarna är planerade att förläggas i Tungelsta, Västerhaninge och Vendelsö. Utarbetande av lokalprogram pågår och kultur- och fritidsförvaltningen samverkar där med kommunstyrelseförvaltningen. Arbetat med att utveckla kultur- och fritidsförvaltningens organisation har fortsatt under året. Det har skett i dialog med alla medarbetare som bjudits in till två gemensamma förvaltningsdagar. Under året har föreningen som drivit skutans gård gått i konkurs. Verksamheten togs vid årets slut över av en annan aktör. 5

7 Ansvarsområde Kultur-och fritidsnämnden ansvarar för bibliotek, musik- och kulturskola, kulturmiljö, kulturprogram och utställningar, fritidsgårdar och ungdomens hus Lakeside, idrotts- och friluftsanläggningar, Miljöverkstan, bidrag till föreningar, lokalbokning och lotteritillstånd. Mål och indikatorer Kultur- och fritidsnämnden arbetade under 2015 med 19 av kommunfullmäktiges mål. Nämnden utformade strategier för arbetet och valde i flera fall egna indikatorer för att mäta utvecklingen. Nedan följer bedömningar och kommentarer om uppfyllandet av nämndens strategier och indikatorer samt nämndens bidrag till uppfyllandet av kommunfullmäktiges mål och målområden. Bedömningen är gjord utifrån en tregradig skala: ej uppfyllt, delvis uppfyllt eller helt uppfyllt. Kommunfullmäktiges mål anges med nummer och ämne för målet. Under rubriken följer målets formulering i helhet. Nämndens strategi kopplat till målet anges i fetstil. Under följer strategins formulering i helhet. Ekologisk hållbarhet Vårt klimat utsätts för en allt starkare negativ påverkan. Därför ska kommunens arbete leda till en långsiktig ekologisk hållbarhet. Oavsett verksamhet ska ett övergripande ansvar vara att värna om våra gemensamma resurser så att t.ex. biologisk mångfald, kulturmiljöer, människors hälsa och ekosystemets produktivitet inte äventyras. Inom målområdet ekologisk hållbarhet redovisas mål som är kommunövergripande och nämndspecifika. Kommentar Nämnden bidrar till målområdet genom att stärka kunskapen och medvetenheten kring klimatoch miljöfrågor hos medborgare som besöker våra verksamheter och internt bland medarbetarna på förvaltningen. Miljöverkstans utbildningsinsatser för elever och lärare samt arrangemang för allmänheten kan särskilt lyftas fram. Nämnden arbetar också med energibesparande åtgärder, förbättrar källsorteringen i verksamheterna och prioriterar ekologiska livsmedel vid inköp. Nämnden ansvarar även för kulturmiljöfrågor i kommunen och bevakar och främjar dessa aktivt. 1. Utsläpp växthusgaser Utsläpp av växthusgaser ska fram till år 2020 ha minskat med 25 % jämfört med nivån 2005 Stärka kunskapen kring miljöfrågor Stärka kunskapen och medvetenheten kring miljöfrågor. Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen har anmält flera olika verksamheter som ekopiloter och biblioteket har haft 6

8 utställningar i miljömedier i biblioteket. Ett miljöbibliotek i Jordbro har invigts och Miljöverkstan utbildar personal inom förvaltningen regelbundet. Miljöverkstan har även genomfört ett Miljödagkollo under sommaren. Miljöverkstan har genomfört 10 arrangemang under året. Verksamheten har under samma period haft 2066 besökare varav ca 1240 kvinnor/flickor och 826 män/pojkar personer var barn/elever. Antalet besök och arrangemang är lägre än föregående år. En stor anledning till minskningen av besöksantal och antalet arrangemang är att miljöverkstan tidigare år har haft publika odlingsträffar varannan vecka hela året runt. Dessa har ej hållits under året då inriktningen för verksamheten är mindre inriktad på den typen av verksamhet. Stadsodlingsaktiviteter som hållits har även varit inriktade på förskola och skola istället för publika. Hösten blev också väldigt sjukdomsdrabbad vilket gjort att verksamheten varit tvungen att ställa in en del aktiviteter. Verksamheten har även tillämpat en hårdare tolkning vad gäller indikatorns definition än tidigare år vilket gör att färre aktiviteter har kvalificerat sig till att ingå i årsredovisningen. Verksamheten har under året arbetat mer strategiskt med att göra en upphandling kring ett framtida utställningsbygge, målbilder för miljöverkstan samt framtida rekrytering av vikarie. Eftersom verksamheten har relativt få personalresurser så påverkar det även tiden som kan läggas på utåtriktad verksamhet. Tornberget har utbildat medarbetare på Ekens fritidsgård och på Kulturhuset för att öka kunskapen om källsortering. Flertalet verksamheter har köpt in nya kärl för att bättre uppfylla kraven vad gäller källsortering. Källsortering av glas har införts på vissa badplatser. Ett särskilt arbete med att minska pappersförbrukningen pågår i område central. Förvaltningen strävar efter att öka andelen förnybara drivmedel(etanol, biogas, el). Vid eventuella inköp av nya fordon ska fordon som kan drivas med förnybara drivmedel i första hand beaktas. Två nya tjänstefordon har köpts in under året. Fordonstypen, som är en liten skåpbil, drivs av fossilbränsle men förbrukar mycket mindre bränsle än tidigare fordon. Vid inköpstillfället var det inte möjligt att välja ett fordon som drivs av förnybara drivmedel eftersom det valet inte fanns för den fordonstypen. Antalet fordon på förvaltningen som drivs av alternativa drivmedel var år stycken. Minskningen i jämförelse med föregående år förklaras av att nuvarande definition av indikatorn endast omfattar fordon som drivs av el, biogas eller etanol. Tidigare år har även bilar som drivs av t.ex. miljödisel ingått i indikatorn vilket gör att resultaten inte är direkt jämförbara. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Arrangemang Miljöverkstan Besökare Miljöverkstan Fordon som drivs med alternativa drivmedel Källsortering

9 2. Ekologiska inköp Inköpen av ekologiska livsmedel ska öka Ekologiska inköp prioriteras Ekologiska alternativ prioriteras vid inköp av livsmedel. Status: Helt uppfyllt Kommentar Utbildningsinsatser har genomförts på olika håll i organisationen för att stärka kunskapen om hur vi kan gå tillväga för att öka andelen ekologiska inköp. Vid val av ny kaféentreprenör i Kulturhuset lyftes hur entreprenören beaktar ekologiska och närodlade produkter samt vegetariska alternativ. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har fortsatt att aktivt välja ekologiska produkter vid inköp av livsmedel. Detta har resulterat i en förbättring i jämförelse med 2014 från 23 procent till 27 procent under Störst påverkan på resultatet har sannolikt fritidsgårdsverksamheten då de är den verksamhet som hanterar livsmedel i störst utsträckning. Förvaltningen har under året inlett arbetet med att inför det nya inköpssystemet Visma Proceedo. Det kommer minska möjligheten till felköp och bidra till att höja andelen ekologiska inköp. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Andel ekologiska inköp 23% 24% 27% 3. Energianvändning Energianvändningen ska minska Ny teknik och alternativa energikällor Verka för och stimulera till att ny teknik, alternativa energikällor och effektiv energianvändning prioriteras. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Vid Torvalla avvaktar förvaltningen en ny energilösning för uppvärmning av simhallen, Torvalla IP och Vikingaskolan. Kollektorer kommer att placeras på ishallarnas tak och konstgräsplanen. Via dessa kommer solvärmen att fångas upp och sedan lagras under jord vid Torvalla. Tornberget är projektägare och förvaltningen ingår i en arbetsgrupp för projektet. Digitala förbättringar som gjorts är bland annat att föreningsinfo har gått från pappersutskick till digitalt utskick. Informationen på hemsidan har setts över och förbättrats. Miljöverkstan har utbildat barn i årskurs 5 genom modellbygge på temat ny teknik och alternativa 8

10 energikällor. Vid utflykter som arrangeras för besökare i verksamheter prioriteras resor med kollektivtrafik. Hanvedens ishall har utrustats med Ledbelysning. 4. Biologisk mångfald Den biologiska mångfalden ska öka. Stärka kunskapen kring miljöfrågor Stärka kunskapen och medvetenheten kring miljöfrågor. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Arbete pågår i flera verksamheter för att tillgängliggöra och sprida kunskap om klimat och miljö till medborgare. Jordbrogården har exempelvis tagit fram ett anpassat miljömaterial i samverkan med Miljöverkstan och genomfört ett seminarium med Jordbrogårdens ungdomar. Åbygården har förbättrat återvinningen genom nya kärl och mer information samt uppmärksammat Earth hour samt förtydligat sitt miljöarbete för barn och ungdomar genom tydligare information och samtal. Källsorteringen ses över och förbättras i flera av verksamheterna. Ett antal verksamheter ingår även i utbildningsprojektet Ekopilot. Miljöverkstan har genomfört 10 arrangemang under året. Verksamheten har under samma period haft 2066 besökare varav ca 1240 kvinnor/flickor och 826 män/pojkar personer var barn/elever. Antalet besök och arrangemang är lägre än föregående år. En stor anledning till minskningen av besöksantal och antalet arrangemang är att miljöverkstan tidigare år har haft publika odlingsträffar varannan vecka hela året runt. Dessa har ej hållits under året då inriktningen för verksamheten är mindre inriktad på den typen av verksamhet. Stadsodlingsaktiviteter som hållits har även varit inriktade på förskola och skola istället för publika. Hösten blev också väldigt sjukdomsdrabbad vilket gjort att verksamheten varit tvungen att ställa in en del aktiviteter. Verksamheten har även tillämpat en hårdare tolkning vad gäller indikatorns definition än tidigare år vilket gör att färre aktiviteter har kvalificerat sig till att ingå i årsredovisningen. Verksamheten har under året arbetat mer strategiskt med att göra en upphandling kring ett framtida utställningsbygge, målbilder för miljöverkstan samt framtida rekrytering av vikarie. Eftersom verksamheten har relativt få personalresurser så påverkar det även tiden som kan läggas på utåtriktad verksamhet. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Arrangemang Miljöverkstan Besökare Miljöverkstan

11 5. Sjöar och vattendrag Sjöar och vattendrag ska bli renare Stärka kunskapen kring miljöfrågor Stärka kunskapen och medvetenheten kring miljöfrågor. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Arbete pågår i flera verksamheter för att tillgängliggöra och sprida kunskap om klimat och miljö till medborgare. Jordbrogården har exempelvis tagit fram ett anpassat miljömaterial i samverkan med Miljöverkstan och genomfört ett seminarium med Jordbrogårdens ungdomar. Åbygården har förbättrat återvinningen genom nya kärl och mer information samt uppmärksammat Earth hour samt förtydligat sitt miljöarbete för barn och ungdomar genom tydligare information och samtal. Källsorteringen ses över och förbättras i flera av verksamheterna. Ett antal verksamheter ingår även i utbildningsprojektet Ekopilot. Miljöverkstan har genomfört 10 arrangemang under året. Verksamheten har under samma period haft 2066 besökare varav ca 1240 kvinnor/flickor och 826 män/pojkar personer var barn/elever. Antalet besök och arrangemang är lägre än föregående år. En stor anledning till minskningen av besöksantal och antalet arrangemang är att miljöverkstan tidigare år har haft publika odlingsträffar varannan vecka hela året runt. Dessa har ej hållits under året då inriktningen för verksamheten är mindre inriktad på den typen av verksamhet. Stadsodlingsaktiviteter som hållits har även varit inriktade på förskola och skola istället för publika. Hösten blev också väldigt sjukdomsdrabbad vilket gjort att verksamheten varit tvungen att ställa in en del aktiviteter. Verksamheten har även tillämpat en hårdare tolkning vad gäller indikatorns definition än tidigare år vilket gör att färre aktiviteter har kvalificerat sig till att ingå i årsredovisningen. Verksamheten har under året arbetat mer strategiskt med att göra en upphandling kring ett framtida utställningsbygge, målbilder för miljöverkstan samt framtida rekrytering av vikarie. Eftersom verksamheten har relativt få personalresurser så påverkar det även tiden som kan läggas på utåtriktad verksamhet. Antalet verksamheter som källsorterar var under 2015 totalt 22 stycken. Det motsvara samma antal som föregående år. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Arrangemang Miljöverkstan Besökare Miljöverkstan Källsortering

12 Social hållbarhet Kommunen verkar för en långsiktig social hållbar utveckling genom att säkra goda levnadsvillkor för invånarna. Möjlighet till arbete, goda boendemiljöer, utbildning, trygghet och hälsa, rättvisa, delaktighet och inflytande ska tas tillvara och utvecklas för att skapa ett socialt hållbart Haninge. Inom målområdet social hållbarhet redovisas mål som är kommunövergripande och nämndspecifika. Kommentar Nämnden bidrar till målområdet genom att rusta barn och unga för vuxenlivet, verka för en god livskvalitet och folkhälsa samt en god informations- och kunskapsspridning i kommunen. Nämnden erbjuder ett brett och tillgängligt utbud av kultur, idrott och fritidsaktiviteter med medborgarnas delaktighet och inflytande som viktiga ledstjärnor. Det kommunövergripande arbetet för att förverkliga det idrottspolitiska och det kulturpolitiska programmet pågår och leds av förvaltningen. 6. Attraktiv regional stadskärna Haninge ska utveckla en attraktiv regional stadskärna Aktiv part i planering Kultur- och fritid strävar mot att alltid vara en aktiv part i planering och genomförande. Status: Helt uppfyllt Kommentar: En representant för förvaltningen deltar i en operativ samordningsgrupp för den regionala stadskärnan. Deltagandet fyller en viktig funktion i arbetet med att utforma den framtida stadskärnan och dess innehåll. Ett direkt utfall av deltagandet har varit samarbete runt finansiering och genomförande av offentlig konst. Ledningsgruppen har löpande under året deltagit i kompetenshöjande aktiviteter kopplat till utvecklandet av den regionala stadskärnan i form av föreläsningar, workshops m.m. Ett brett och tillgängligt utbud Ett brett och tillgängligt utbud av kultur- och fritidsverksamheter i ändamålsenliga lokaler skapar attraktivitet och fyller en viktig funktion i utvecklingen av den regionala stadskärnan. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Förvaltningen arbetar aktivt för att utveckla samverkan kring arrangemang med andra förvaltningar, näringsliv, föreningsliv och medborgare i syfte att möta efterfrågat behov. Inom ramen för ett Levande Kulturhus finns en öppenscen-verksamhet på torsdagkvällar tillsammans med aktörer från civilsamhället. Cykelprojektet som var ett samverkansprojekt med 11

13 stadsbyggnadsförvaltningen och Färgfabriken har genomförts. Det stora kulturprojektet "Corners" har genomförts i samverkan med Intercult och en rad lokala parter ex. Stena fastigheter, Ekens fritidgård, biblioteket och konsthallen. I konsthallen har konstprojektet om mångfald och tolerans genomförts med syfte att bredda samtalet om den framtida stadskärnans identitet. Inom idrott och friluftsarbetet har förvaltningen arbetat med att utveckla driftsrådsmöten med föreningslivet. Antalet publika arrangemang i den regionala stadskärnan som skedde i förvaltningens regi eller med förvaltningen som samverkanspart var 283 stycken under året. Det är lägre än föregående år då motsvarande siffra var 844 arrangemang. En förklaring till det lägre antalet arrangemang är bland annat att en tydligare definition har skapats för indikatorn och att det sannolikt påverkar vilken typ av arrangemang som kvalificerar sig för att ingå i årsredovisningen. Den totala besökssiffran för verksamheterna i den regionala stadskärnan är något lägre jämfört med föregående år. Ekens fritidsgård har en stor ökning av antal besökare jämfört med föregående år. En anledning till det är att skolan under 2015 köpte rastverksamhet motsvarande två timmar om dagen. Lakeside har flyttat sin verksamhet från rudanområdet till Jordbro kulturoch föreningshus och ingår därför inte längre i totalsiffran för den regionala stadskärnan. Torvalla sim- och sporthall har under året haft något lägre antal besök som bland annat förklaras av att en av bassängerna varit stängd för renovering. Indikatorn ska enligt nämndens strategi och budget även redovisas könsuppdelad. Detta är dock inte möjligt då alla besök, bortsett från Ekens gård, registreras med besöksräknare. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Arrangemang regionala stadskärnan Besök vid verksamheter i regionala stadskärnan Barn och ungdomar ska må bra Barn och ungdomar ska må bra och känna framtidstro Utveckla tillsammans med barn och ungdomar Verksamheterna utvecklas tillsammans med barn och ungdomar utifrån deras förutsättningar och livsvillkor. Status: Delvis uppfyllt Kommentar: Förvaltningen har fått pengar för Film i skolan och projektet har bland annat kompetensutvecklat lärare i So-ämnen gällande film i skolan. 800 elever i åk 7 har deltagit. Filmen har tagits fram i sambetet med filmambassadörer och filmpedagog. Kommunen har även fått pengar för skapande skola. Totalt har kommunen fått 1,1 mkr för läsåret 15/16 där pengarna har fördelats ut i 12

14 skolorna som i samarbete med barnkultursamordnaren tar fram olika projekt. I område norr har en workshop genomförts med näringsliv, föreningar och förvaltningens egen verksamhet för att göra en kartläggning av behovet av aktiviteter i norr. Området deltar på föreningsrådets frukostmöten. Ett flertal träffar planeras med föreningar gällande föreningsbidrag samt att en utbildning i Aktivitetskort på nätet har genomförts. Både fritidsgårdarnas och Lakesides verksamhet utgår från vad barn och unga har för önskemål om innehåll. Verksamheterna planeras efter vad barn och ungdomar har för idéer. På Dalarö fritidsgård arbetar verksamheten exempelvis särskilt med mellanstadiebarnens påverkan i verksamheten. Andra exempel är Musikskolan som har arbetat fram en modell för elevinflytande. Jordbrogården har kartlagt barnen fritidsintressen, och utifrån det startat upp verksamheter på Jordbrogården samt slussat ut barn till föreningslivet. Biblioteken har fört dialog med ungdomar genom möten. Detta har bland annat resulterat i att information om bibliotek i större utsträckning kommuniceras via sociala medier. Arrangemanget Spirit of Jordbro med tema demokrati och kultur med ungdomsinflytande och delaktighet genomfördes under en vecka i september i Jordbro kultur och föreningshus. Alla verksamheter i Syd involverades i arbetet. Delaktigheten för besökare i åldern år på fritidsgårdar mäts genom en sammanvägning av fyra olika frågor som ställts i förvaltningens egen enkät riktad till målgruppen. Resultatet från enkäten visar att 67 procent av de som svarat på enkäten anser att de får vara delaktiga i olika beslut som berör den fritidsgård de besöker. Bland flickor motsvarar den siffran 65 procent och bland pojkar motsvarar den 68 procent. Totalresultatet för 2015 är en minskning med 1 procent jämfört med 2013 då enkäten genomfördes senast. Delaktigheten för besökare i åldern år på fritidsgårdar mäts genom en sammanvägning av fem olika frågor som berör delaktighet som ställts i Nackanätverkets enkät. Resultatet från enkäten visar att 71 procent av de som svarat på enkäten anser att de får vara delaktiga i olika beslut som berör den fritidsgård de besöker. Det är en minskning med ca 6 procent sedan år 2013, då den senaste undersökningen genomfördes, och indexet motsvarande 77 procent för åldersgruppen. I åldersgruppen år anger 72 procent av tjejerna och 75 procent av killarna att de får vara delaktiga i olika frågor som berör fritidsgården. Nämndens indikatorer: Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Delaktighet fritidsgårdar år - 85 % 67 % Delaktighet fritidsgårdar år - 81 % 71 % Utfall 2014 saknas då brukarenkät ej genomfördes det året. 8. Bättre folkhälsa Folkhälsan ska förbättras Stärkt välbefinnande Välbefinnande stärks genom möjliggörande av fysisk aktivitet, upplevelser och relationer i tillgängliga miljöer och lokaler samt i bred samverkan med andra aktörer. 13

15 Status: Helt uppfyllt Kommentar: Arbetet med att förverkliga det kulturpolitiska programmet(kpp) och det idrottspolitiska programmet(ipp) pågår. Programmen sträcker sig över flera år och förhoppningen är att de, genom satsningarna på idrott och kultur, ska bidra till stärkt välbefinnande och förbättrad folkhälsa i Haninge. Under 2015 har arbetet strukturerats och planerats för innevarande och kommande år. Arbetsgrupper har bildats på förvaltningen och kontakter knutits på övriga förvaltningar för att förankra det kommunövergripande arbetet. Det görs en rad olika satsningar för att öka tillgängligheten för människor med funktionsvariationer. Biblioteket i Handen driver en bokklubb för daglig verksamhet och personalen utvecklar sin kompetens avseende talböcker. Förvaltningen bedriver även simundervisning för barn med funktionsvariationer och har konstvisning för personer med demensdiagnoser, för att nämna några exempel. Musikskolan har även ökat möjligheten att ta in barn med särskilda behov genom att ha en musikterapeut. Arbetet med att implementera Lätt och rätt för alla fortsätter. Tillgänglighetsfrågorna lyfts fram och beaktas inom KPP, IPP och i förlaget till ny biblioteksplan. De flesta fritidsgårdar har påbörjat arbetet med inventeringsverktyget som tvärgruppen arbetat fram med utgångspunkt från FN-konventionen och Lätt och rätt för alla. Haninge Musikskola har startat ett arbete med att ta fram en tillgänglighetsplan och kompetensutveckla musiklärarna. En tillgänglighetsgrupp med representation från de geografiska områdena norr, central och syd samt verksamhetsområdena har startat under ledning av tillgänglighetsstrategen. Arbetet ska bidra till att skapa en helhetssyn och integrera tillgänglighets/funktionshindersfrågorna inom förvaltningen. Tillgänglighetsgruppens arbete ska ytterst leda till att kultur- fritids- och föreningsutbudet utvecklas så att fler kommuninvånare med funktionsnedsättning får tillgång till ett utbud på lika villkor som andra. Tre större arrangemang har genomförts riktade till personer med funktionsnedsättning. Kärlekskväll på kulturhuset för boende i kommunens gruppbostäder, Beachparty på Dalarö i samverkan med fem kommuner på Södertörn samt fritidsmässan minfritid.nu som genomfördes med Nynäshamn som värdkommun och i samverkan med ytterligare sex söderkommuner. Kultur- och fritidsförvaltningen har som en av fyra kommuner i landet utsetts till pilotkommun av Arvsfonden. Tillgänglighets- och kulturstrategen har utbildats till Arvsfondsambassadörer och leder ett arbete som syftar till att stimulera föreningslivet att söka arvsfondsmedel för projekt riktade till barn, ungdomar och personer med funktionsnedsättning. Ett nytt bidragsreglemente ska under kommande år arbetas fram i en bred process med politiker, civilsamhälle och invånare. En styrgrupp och en process för arbetet har under våren antagits av nämnden. Även nämndens taxesystem ska revideras under året. Arbetet med att succesivt införa webbokning är igång och har utvecklas i etapper under En kartläggning av rutiner och riktlinjer har genomförts för att förenkla bokning och nyttjande av förvaltningens lokaler. Förvaltningen har etablerat en kontakt med SISU gällande det drogförebyggande arbetet men också möjligheten att utveckla organiserad spontanidrott. Utöver detta har arbetet med Utmärkt förening startats där drogförebyggande arbete inom föreningslivet är en del i utbildningen. 14

16 Förvaltningen ingår i UNGSAM som är ett samverkansforum samt föräldrarådslag för barn och ungdomar i samverkan med socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen. Medarbetare har även deltagit i kommunens förvaltningsgemensamma utbildning om cannabis och spice. Fritidsgårdarnas rökpolicy har behandlats på APT och Jordbrogården har i samarbete med socialförvaltningen inlett arbetet med att ta fram ett ANDT-material riktat till ungdomar med funktionsnedsättning. Andelen föreningsaktiva barn och unga i åldern 7-20 motsvarade år procent. Det är en ökning i jämförelse med föregående år motsvarande 3 procent. Samtidigt ser förvaltningen att antalet aktivitetstillfällen inte har ökat i motsvarande omfattning utan ligger kvar på ungefär samma nivå som tidigare år. Förvaltningens totala besökssiffra för de verksamheter där antalet besök räknas motsvarade under året besök, vilket är en lägre siffra än föregående år. Den lägre siffran förklars delvis av att Torvalla sim- och sporthall tvingats stänga en av bassängerna under en period på grund av reparation, samt att Lakeside inte haft möjlighet att mäta antal besökare under året då verksamheten flyttat till nya lokaler- Besök i ett urval av förvaltningens verksamheter Torvalla sim- och sporthall Torvalla IP Haninge kulturhus Bibliotek Fritidsgårdar Lakeside Jordbro parklek Totalt Kommentar tabell: Besöken på Handens bibliotek, som ligger i kulturhuset, ingår både i kulturhusets besökssiffra och i besökssiffran för samtliga bibliotek hade Handens bibliotek besök. Fritidsgårdarna och parkleken genomför manuella besöksmätningar två veckor per år som en årssiffra beräknas utifrån. Övriga verksamheter har besöksräknare. Lakeside flyttade sin verksamhet under året och har ingen besöksräknare i de nya lokalerna och en besökssiffra kan därför inte redovisas. Siffran för Torvalla IP är en uppskattad siffra då besöksräknaren varit trasig under året. Siffran för kulturhuset är en uppskattad siffra då besöksräknaren varit trasig del av året. Nämndens indikatorer Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Andel föreningsaktiva barn och unga 54 % 55 % 57 % Besök förvaltningens verksamheter

17 9. Ökad delaktighet Invånarnas delaktighet och inflytande i samhället ska öka Utvecklad dialog Dialog i olika former utvecklas för såväl medborgare som föreningar och ny teknik används i arbetet. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Förvaltningen arrangerar driftsråd med ett antal föreningar för att involvera representanter för invånarna gällande synpunkter på utveckling. Haningesalongen och Corners är exempel på verksamheter i Haninge kulturhus där invånare och föreningar involveras. Fritidsgårdarna och Lakeside utgår från de ungas intressen, inflytande och delaktighet när verksamheten planeras. Delaktigheten för besökare i åldern år på fritidsgårdar mäts genom en sammanvägning av fyra olika frågor som ställts i förvaltningens egen enkät riktad till målgruppen. Resultatet från enkäten visar att 67 procent av de som svarat på enkäten anser att de får vara delaktiga i olika beslut som berör den fritidsgård de besöker. Bland flickor motsvarar den siffran 65 procent och bland pojkar motsvarar den 68 procent. Totalresultatet för 2015 är en minskning med 1 procent jämfört med 2013 då enkäten genomfördes senast. Delaktigheten för besökare i åldern år på fritidsgårdar mäts genom en sammanvägning av fem olika frågor som ställts i den enkät som genomförs inom ramen för Nackanätverket. Resultatet från enkäten visar att 71 procent av de som svarat på enkäten anser att de får vara delaktiga i olika beslut som berör den fritidsgård de besöker. Detta är en minskning med ca 6 procent sedan den senaste undersökningen då indexet motsvarande 77 procent för åldersgruppen. I åldersgruppen år anger 72 procent av tjejerna och 75 procent av killarna att de får vara delaktiga i olika frågor som berör fritidsgården. Förvaltningen har bildat en referensgrupp för Arvsfonsansökningar. Ett samverkansmöte med en rad olika aktörer som verkar för en rik fritid för barn och unga har hållits; X-cons, Future Teens, Vuxenskolan, Svenska kyrkan m.fl. Därutöver har kontakt etablerats med nya samverkanspartners som Islamska Kulturföreningen i Haninge. En fördjupad samverkan med socialförvaltningen har etablerats. Strukturerad dialog sker ca en gång per termin mellan personer arbetar med kultur i kommunala verksamheter och föreningar som är kulturambassadörer. En ny kulturkursanordnare kontrakterades under våren, Den pedagogiska designbyrån. Utöver detta har en upphandling av nya aktörer till kulturskolan inför år 2016 genomförts. Utbudet kommer bestå av musik, sång, kör, orkesterspel, dans, teater, film, media och design. Förvaltningen har integrerat det kulturpolitiska programmet i verksamheterna med medarbetare och med övriga förvaltningar i kommunen. Fokus har legat på att bereda och planera för förverkligande av målen. Ett strukturerat arbete för att skapa hållbara arbetssätt och metoder och säkerställa ett jämställt utbud till kommunens invånare. Prioriterade mål under året har varit målen under den kulturpolitiska dimensionen som samtliga verksamheter inom förvaltningen 16

18 berörs av. Under 2015 inkom 34 medborgarförslag till kultur- och fritidsnämnden. I 22 av dessa framfördes önskemål om utomhusgym, vilket gjorde förslaget till det i särklass populäraste. Nämnden valde att tillsätta en utredning och beslut fattades under hösten om anläggning av två utomhusgym under 2016 ett vid Rudan och ett vid Hanveden, som var de mest önskade platserna. Samtliga förslagställare bjöds därefter in till dialog om gymmens utformning. Ett annat sätt för medborgare att lämna förslag till kommunens politiker är via e-förslag. Under året lämnades 60 e-förslag inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde, varav åtta nådde fler än 25 namnunderskrifter och därmed lyftes till nämnden för beslut enligt gällande rutin. Även bland e-förslagen var utomhusgym ett vanligt förekommande önskemål. Sju e-förslag behandlade frågan varav ett samlade fler än 25 underskrifter. Flest underskrifter, 67 stycken, samlade ett e- förslag om att öppna ett äventyrsbad. Nämndens indikatorer: Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Delaktighet fritidsgårdar år - 85 % 67 % Delaktighet fritidsgårdar år - 81 % 71 % Deltagande föreningar vid driftsråd Kommentar tabell: Utfall för delaktighetsindex 2014 saknas då brukarenkät ej genomfördes förra året. Målvärdet avser en förbättring från 2013 års mätning. 10. Ökad trygghet Invånarnas trygghet ska öka Ökad trygghet och vuxennärvaro Tryggheten i och kring verksamheter och anläggningar ska öka. Vuxennärvaro där barn och unga befinner sig. Status: Helt uppfyllt Kommentar Samverkan har förts med Tornberget och parkförvaltningen för att diskutera belysningen och tryggare miljöer kring fritidsgårdar. Runt Jordbro kultur- och föreningshus har utemiljön förbättrats genom att träd och buskar har beskurits. Förvaltningen har även påbörjat arbetet med "säkert bad" vid Torvalla simhall. Två medarbetare har hittills gått en utbildning hos svenska livräddningssällskapet och resterande personal har kompetensutvecklats avseende livräddning. I kulturhuset finns entrévärdar som bidrar till att skapa en trygg och trevlig miljö i huset. Det är en arbetsmarknadssatsning ihop med socialförvaltningen. För att förstärka personalens kompetens avseende hot och våld har två utbildningar och en workshop genomförts för alla medarbetare i kulturhuset. 17

19 Fritidsgårdarna har genomfört en mässa för vuxna om unga på sociala medier, ett arbete som fortsätter. Fritidsgårdsverksamheten i Jordbro har inlett ett samtal med lärarna på Höglundaskolan om maktlekar med förhoppning om fortsatt gemensamt arbete och utbildning i frågan. Förvaltningen har implementerat det nya systemet KIA som används för rapportering av incidenter och skador. I den enkätundersökning som fritidsgårdarna genomfört under året, riktad till åldersgruppen år, anger 88 procent att de känner sig trygga på fritidsgården. Det är en förbättring med 1 procent jämfört med 2013 då undersökningen genomfördes senast. I samma undersökning anger 89 procent av flickorna och 87 procent av pojkarna att de känner sig trygga på fritidsgården. Den undersökning som görs inom ramen för Nackanätverket och riktar sig till åldersgruppen år visar att 78 procent av de som svarat på enkäten känner sig trygga på fritidsgården. Det är en lägre siffra än när enkäten genomfördes senast, år 2013, då 84 procent i åldersgruppen angav att de kände sig trygga på fritidsgården. Det könsuppdelade resultatet av 2015 års undersökning visar att 74 procent av flickorna och 82 procent av killarna känner sig trygga på fritidsgården. Tryggheten upplevs alltså som lägre för åringar i jämförelse med åringar. Detta märks särskilt bland flickor/tjejer där den äldre åldersgruppen har ca 15 procent lägre upplevd trygghet. Nämndens indikatorer: Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Trygghet på fritidsgård år - 88 % 88 % Trygghet på fritidsgård år - 85 % 78 % Kommentar tabell: Utfall 2014 saknas då brukarenkät ej genomfördes det året. Målvärdet avser en förbättring från 2013 års mätning. 11. Kommunens service Invånarna ska vara nöjda med kommunens service Gott bemötande och tillgänglighet Arbeta för ett gott bemötande och god tillgänglighet i enlighet med kommunens kvalitetspolicy. Status: Helt uppfyllt Kommentar Utveckling och stöd har genomfört en workshop kring kvalitetspolicyn för att levandegöra dokumentet hos alla medarbetare. Ett antal förbättringsområden identifierades. I områdena har liknande arbeten kring service och bemötande påbörjats eller ska påbörjas. Jordbrogårdens personal har arbetat med att höja sin kompetens kopplat till diskrimineringslagen och flera verksamheter har jobbat med att medvetandegör medarbetare om vikten av service och bemötande. 18

20 Kommunicera och följa upp service Systematiskt kommunicera och följa upp verksamheternas utfästelser om service. Status: Ej uppfyllt Kommentar: Nämndens tio kvalitetsdeklarerade tjänster var planerade att revideras under året. Arbetet inleddes under året men har dock pausats med motiveringen att förvaltningen avvaktar instruktioner från KSF gällande vad det nya begreppet Tjänstegaranti kommer att innehålla. Arbetet beräknas kunna genomföras under Nämndens indikator: Kvalitetsdeklarerade tjänster Bibliotek Bokning Fotbollsplaner Fritidsgårdar Föreningsbidrag Registrering av förening Kulturverksamhet Spår, leder och bad Torvalla sportcentrum Torvalla simhall och Höglundabadet Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Kvalitetsdeklarerad tjänst Kommentar tabell: Målvärdet avser att befintliga tio kvalitetsdeklarerade tjänster ska ha reviderats vid årets slut. 12. Ökad valfrihet Den enskildes valfrihet över den offentligt finansierade servicen ska öka Ökad bredd, valfrihet, tillgänglighet och enkelhet Arbeta för en ökad bredd, valfrihet, tillgänglighet och större enkelhet. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Förvaltningen har nära kontakt och samverkan med föreningslivet. Exempelvis samverkar fritidsgårdarna med föreningar vid arrangemang, aktiviteter och projekt. Fritidsledare deltar även i föräldravandringar som utgår från fritidsgårdarna. Kulturskolan fortsätter att utvecklas i 19

21 samverkan med fria aktörer och en upphandling inför år 2016 har genomförts. Icke-kommunala intressenters intressen beaktades i samband med annonsering efter en ny kaféentreprenör i kulturhuset. Verksamheten vid Torvalla för även samtal med gymkedjan Actic om hur samarbetet kan utvecklas. 13. Fler i arbete Fler människor ska komma i arbete Arbeta jobbcoachande och förbereda inför arbetslivet Arbeta jobbcoachande och medverka till att fler är förberedda inför arbetslivet. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Flera av förvaltningens verksamheter har tagit emot feriearbetare under sommaren t.ex. kulturskolan, fritidsgårdar och Torvalla sportcentrum. Flera av förvaltningens verksamheter har även tagit emot praktikanter. Totalt har förvaltningen erbjudit 160 praktikplatser och sommarjobb under Kulturhuset har ett samarbete med socialförvaltningen och tar emot fyra personer som står långt från arbetsmarknaden. De utbildas till entrévärdar för att svara på frågor och ge enklare service till besökare och bidra till en trygg miljö. Förvaltningen driver och utvecklar ungdomsledarutbildningen vid fritidsgårdarna. En CV-verkstad har genomförts i samarbete mellan bibliotek, fritidsgårdar och Kompassen. Under år 2015 har 24 ungdomar genomgått förvaltningens ungdomsledarutbildning. Av dessa var 14 killar och 10 tjejer. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Unga ledare fritidsgårdar Praktikplatser och sommarjobb Meningsfull fritid Fler barn och ungdomar ska få uppleva en meningsfull fritid Fler barn och unga kan ta del av kultur- och fritidsutbudet Möjliggöra så att fler barn och unga kan ta del av kultur- och fritidsutbudet med ökade möjligheter för externa aktörer. 20

22 Status: Helt uppfyllt Kommentar: Förvaltningen har under året arbetat med att möjliggöra så att fler barn och unga kan ta del av kultur- och fritidsutbudet. Arbetet med det kulturpolitiska programmet och det idrottspolitiska programmet har fortlöpt under året. Förvaltningen har arbetat för att integrerat det kulturpolitiska programmet i verksamheterna och i övriga förvaltningar i kommunen. Fokus har legat på att bereda och planera för förverkligande av målen. Arbetet har involverat utformandet av en handlingsplan för att skapa hållbara arbetssätt och metoder. Prioriterade mål under året har varit målen under den kulturpolitiska dimensionen som samtliga verksamheter inom förvaltningen berörs av. Under 2015 har 25 av punkterna kopplade till det idrottspolitiska programmets aktivitetsplan genomförts eller påbörjats. Kostnadsberäkningar kopplade till planen har också genomförts. Arbetet har även fokuserat på att involvera övriga förvaltningar i kommunen med syfte att stärka samverkan och synligöra respektive förvaltnings arbete kopplat till det idrottspolitiska programmet. Arbetet med en att ta fram en ny biblioteksplan har påbörjats under året. Ett första utkast kommer sändas på remiss under Under 2015 har nolltaxans stegvisa införande påbörjats. Ett flertal frågeställningar har därför hanterats och rutiner utarbetats. Sammanhängande med nolltaxan är den utredning av nuvarande föreningsbidragssystem som initierats av nämnden. Ekens fritidsgård och Lyckebygården har bedrivit rastverksamhet för Söderbymalmsskolans respektive Lyckebyskolans elever. I biblioteket i Handen finns en ny kunskapsdator för barn och unga med databaser, program och länkar som stödjer inlärning på ett lekfullt sätt. Samarbetet runt pop-up bibliotek med Torvalla har fallit väl ut och många besökare vid Torvalla passar på att låna barn- och ungdomslitteratur med mera. All personal som arbetar på fritidsgårdar har under året utbildats i coachande förhållningssätt. Fritisledare och ungdomar från Brandbergens och Vendelsö fritidsgård har under sommaren skött driften av Brandbergsbadet. Det årliga beachpartyt har genomförts för ungdomar med funktionsnedsättning. Resultatet var lyckat och deltagandet rekordstort. Ett kunskapsutbyte mellan fritidsledare pågår med syfte att öka kunskapen om fritidsledare på nätet. Samverkan sker mellan fritidsgårdar och bibliotek. Samverkan sker med skolan gällande oro för barn och tonåringar. På Västerhaninge bibliotek driver en föräldragrupp sagostund för barn. Unga ledare driver basket tillsammans med Ac Jordbro. Barnteaterföreställningar har genomförts, bland annat i skärgården. En skateramp har byggts i Vendelsömalmsgropen vilken är välbesökt. Ett kontinuerligt arbete pågår för att hålla anläggningar attraktiva och i ett gott skick för kommunens besökare och föreningar samt den spontana idrotten som sker. Fritidsbokningen arbetar för en ökad dialog med föreningslivet samt förenkla bokningen av våra anläggningar. Några delar av konstprojektet Corners riktades specifikt till unga i Haninge. Kontakter med unga skapades genom Ekens fritidsgård och Lakeside. Lilleken har tillsammans med konsthallen och två externa konstnärer bedrivit projektet berättelser i en väska som hade utställning i foajén i kulturhuset under nov-dec. Eken har också varit involverad i ett ljusprojekt i Eskilsparken och på 21

23 Ekens gård. Lakeside har startat en cosplayverksamhet, byggt en musikstudio, initierat några dansevents och i början av hösten öppnat verksamhet igen efter flytt till Jordbro kultur- och föreningshus. Området central har genomfört ett cykelprojekt som bl.a. syftar till en positiv attitydsförändring till cyklande. Området var också engagerat i planeringen inför den stora cykeltävlingen Velothon. Haningedagen genomfördes samma dag(13/9)för att synliggöra båda dessa evenemang på ett bra sätt. Förvaltningen har arbetat för att tillgängliggöra idrottsplatser och frilufsområden för unga i nära samverkan med idrottsföreningar. Ett exempel är en rad olika vinteridrotter som erbjöds unga på Rudan på sportlovet. Vid lill-eken och Ekens gård arbetar verksamheten för att stimulera de ungas intresse för rörelse genom att besöka Torvallas gym med unga med asperger och genom att erbjuda möjlighet till rörelse på rast och fritidsverksamheten vid Eken. Förvaltningen arbetar aktivt med sociala medier för att nå olika grupper. Samverkan sker även med föreningar för att nå nya målgrupper och då bland annat barn och ungdomar som är nyanlända. Förvaltningen har inlett samtal med utbildningsförvaltningen för att samorganisera Bidraget Skapande skola och en så kallad kulturgaranti en kulturupplevelse i varje årskurs för elever i F-åk 9. Skolbio för åk 7 har genomförts för 800 elever och en kompetensdag för lärare. Hösten 2014 startade en kulturskola i form av en pilotverksamhet i samverkan med fria aktörer. Under 2015 har en upphandling genomförts och en ordinarie kulturskola har etablerats. Det innebär att den tidigare musikskolan har kompletterats med ett bredare utbud av fler konstformer som nu erbjuds till Haninges barn och ungdomar. Av Haninges barn och ungdomar i åldern 6-18 år deltog 4,9 procent i musikskolans verksamhet. Av dessa var 37 procent pojkar och 63 procent flickor. I samma åldersgrupp deltog 3,4 procent i kulturskolans utbud. Av dessa var 15 procent pojkar/killar och 85 procent flickor/tjejer. Under året besöktes fritidsgårdarna av totalt ungdomar i åldern år. Nämndens indikatorer: Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Besökare år fritidsgårdar Andel 6-18 år deltar i musikskola - - 4,9 % Andel 6-18 år deltar i kulturskola - - 3,4 % Kommentar tabell: indikatorerna är nya för 2015 och följs upp för första gången i årsredovisningen. Ekonomisk hållbarhet Med ekonomisk hållbarhet i fokus skapas stabila och sunda ekonomiska förhållanden i hela samhället. Övergripande för all kommunal verksamhet är att planera och agera långsiktigt. För att säkra välfärd och trygghet för våra invånare förutsätts att kommunens ekonomi är välordnad. Det 22

24 måste finnas marginaler för att kunna hantera det oförutsedda. All kommunal verksamhet ska därför präglas av god ekonomisk hushållning. Kommunallagen ställer krav på kommunernas ekonomi och kommunerna måste leva upp till en budget i balans, dvs. i den budget kommunfullmäktige fastställer måste intäkterna vara större än kostnaderna. Denna nivå är emellertid för låg för att kravet på och behovet av långsiktighet ska tillfredsställas. Varje kommun behöver bedöma vilken resultatnivå som behövs för att kunna ha en god ekonomisk hushållning. För detta ändamål ska kommunen fastställa finansiella mål. Sveriges kommuner och landsting, SKL, har rekommenderat att denna nivå bör uppgå till minst två procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. Därtill har riksdagen fastställt ett krav om minst två procents överskott för en kommun med negativ soliditet för att kommunen ska få tillämpa lagstiftningen om resultatutjämningsreserv (RUR). För att nå målet krävs att varje nämnd arbetar för att klara sin verksamhet inom avsatt budgetram. Kommentar Nämndens nettobudget, inklusive överföring av 2014 års överskott, omfattade totalt 183,1 miljoner. Utfallet var 180,2 miljoner. Sjukfrånvaron har ökat något jämfört med samma period förra året. Förhoppningen är dock att förvaltningens systematiska och långsiktiga arbete ska ge effekt på sikt och att nivån sjunker. Genom att ha erbjudit ungdomsledarutbildning, sommarjobb och praktikplatser samt genomfört arbetsförberedande aktiviteter bidrar nämnden även till att fler, framförallt unga, är förberedda inför arbetslivet. 20. Ekonomiskt resultat Kommunen ska nå ett budgeterat resultat, som motsvarar minst två procent av kommunens skatteintäkter och generella statsbidrag Systematiskt förbättringsarbete Systematiskt förbättringsarbete skapar effektivare processer och arbetsmetoder som leder till en budget i balans. Status: Helt uppfyllt Kommentar Utvecklingen av beslutstödsystemet Hypergene fortsätter och stödet i verksamhetsplanering- och uppföljning förbättras löpande. Det nya ärendehanteringssystemet W3D3, som infördes i april, har inneburit att nya rutiner har arbetats fram och en generell kompetenshöjning i handlingshantering genomförts. Förvaltningens chefer uppdateras kontinuerligt om rutiner inom HR samt ekonomi. I områdenas ledningsgrupper har förankring gjorts av attestreglemente, betalningsrutiner, delegationsordning och internkontrollplan. Inom biblioteket tas en ITförvaltningsplan fram, i samarbete med BIT/Tieto, för att förtydliga för alla parter vilka ITsystem som biblioteken har och vem som förvaltar dessa. Handläggningen av föreningsbidrag har setts över och rutiner har förtydligats. 23

25 21. Bästa kommunala arbetsgivare Kommunen ska vara Sveriges bästa kommunala arbetsgivare Ökad delaktighet och engagemang Systematiskt förändringsarbete och effektivare metoder som skapar ökad delaktighet och engagemang. Status: Delvis uppfyllt Kommentar Verksamheterna har följt upp resultaten från APU-undersökningen 2014 och upprättat handlingsplaner. Område central har i samverkan med de fackliga organisationerna även tagit fram en kompletterande undersökning avseende den psykosociala miljön. Individuella mål och kompetensutvecklingsplaner har tagits fram för medarbetarna. En genomgång av kommunens chefs- och medarbetarriktlinjer har påbörjats. En arbetsmiljöguide har utarbetats för förvaltningen och ligger på intranätet. Implementering av guiden genomfördes under våren. I kulturhuset har förvaltningen startat en utvecklingsprocess med namnet "Ett levande kulturhus". Till denna bjuds alla medarbetare in för att främja engagemang och ett förbättrat utbud. Biblioteket i Handen genomförde en kick-off i början av året för att sprida information om planerad verksamhet. Rutiner för lärare i musikskolan har upprättats. I 2015 års arbetsplatsundersökning fick kultur- och fritidsförvaltningen ett hållbart medarbetarindex motsvarande(hme) 78,3. Det är en förbättring i jämförelse med år 2014 då motsvarande index var 73,8. Kultur- och fritidsförvaltningens resultat för 2015 ligger väldigt nära medelvärdet för kommunen som år 2015 var 78,5. Endast socialförvaltningen och Tornberget hade ett bättre resultat än kultur- och fritidsförvaltningen. Förvaltningen kommer under år 2016 arbeta med förbättringsåtgärder utifrån resultaten i 2015 års undersökning. 22. Effektiv resursanvändning Kommunens verksamhet ska präglas av effektiv resursanvändning. Hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande insatser Systematiskt arbeta med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande insatser för att stärka frisknärvaron. Status: Delvis uppfyllt Kommentar: Förvaltningens ledningsgrupper följer utvecklingen över sjukfrånvaron och arbetar intensivt med ett antal individärenden för rehabilitering. Under året har ledningsgrupperna samtalat om ett hälsofrämjande ledarskap och arbetet för att främja olika hälsofrämjande aktiviteter såsom deltagande vid Blodomloppet och nyttjande av friskvårdskuponger. En arbetsmiljöguide har utarbetats för förvaltningen och ligger på intranätet. Implementering av guiden genomfördes 24

26 under våren. Frisknärvaron på förvaltningen motsvarande vid årets slut 91,5 vilket är en liten minskning sedan föregående år då siffran motsvarade 92,7. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Frisknärvaro 92,7-91,5 Ny teknik Användandet av ny teknik bidrar till en effektivare resursanvändning. Status: Delvis uppfyllt Kommentar Mässan ctrl-alt-del är genomförd på ett bra sätt. Antalet deltagare hade dock kunna vara något större. Kortautomat, utskiftautomat och ny kopiator inom ramen för Tietos "Utskrift som tjänst" är installerad i biblioteket i Handen. Ny teknik i form av en Ipad är inköpt till uppsökande verksamheten. Jordbrogården arbetar för att öka sin kunskap om tekniska hjälpmedel tillsammans med autismcentrum. En utredning gällande digitalisering av bokningssystemet kopplat till kulturhuset är genomförd. Förvaltningens strateger omvärldsbevakar trender och utveckling inom respektive område. 23. Befolkningsökning Med 2008 som jämförelseår ska invånarantalet till år 2018 ha ökat med minst Ett rikt kultur- och fritidsutbud Haninges attraktivitet ökar genom ett rikt kultur- och fritidsutbud. Status: I hög grad uppfyllt Kommentar Arbetet för att förverkliga det kulturpolitiska programmet och det idrottspolitiska programmet pågår. Programmen sträcker sig över flera år och förhoppningen är att de, genom satsningarna på idrott och kultur, ska bidra till stärkt välbefinnande och förbättrad folkhälsa i Haninge samt öka kommunens attraktivitet. De båda programmen har på ett tydligt sätt kopplats till nämndens strategi och budgetprocess samt till förvaltningens verksamhetsplanering. Chefer och medarbetare har getts information om programmen vid flera tillfällen under året. Arbetsgrupper har bildats på förvaltningen och kontakter knyts på övriga förvaltningar för att förankra det kommunövergripande arbetet. 25

27 I arbetet med det kulturpolitiska programmet har stort fokus legat på att bereda och planera för förverkligande av de långsiktiga målen. Arbetet har bland annat involverat utformandet av en handlingsplan för att skapa hållbara arbetssätt och metoder. Prioriterade mål i det kulturpolitiska programmet har under året varit målen under den kulturpolitiska dimensionen som samtliga verksamheter inom förvaltningen berörs av. I arbetet med det idrottspolitiska programmet så har en arbetsgrupp arbetat med att göra en prioriteringsindelning per år av målen i programmet och utefter det gjort en nulägesavstämning på flera av målen. Arbeta kring att kostnadsberäkna aktivitetsplanen samt se över investeringsbehov har genomförts och gruppen har lett arbetet med aktivitetsplanen där över 25 av punkterna genomförts eller påbörjats under året. Arbete kring fritidsgårdarnas specifika mål i programmet har inletts, och kommer resultera i aktiviteter Arbetet har även fokuserat på att involvera övriga förvaltningar i kommunen med syfte att stärka samverkan och synligöra respektive förvaltnings arbete kopplat till det idrottspolitiska programmet. Ett kommunikationsmaterial för båda de politiska programmen har tagits fram med texter i lättläst form för hemsidan. En kommunikationsstrategi för att profilera förvaltningen var planerad att tas fram under året. Pågående organisationsförändring på kommunstyrelseförvaltningens kommunikationsenhet har gjort att arbetet inte har kunnat utföras i den takt som önskats. Arbetet har dock startat men kommer att intensifieras under 2016 då kommunstyrelseförvaltningens organisationsförändring är genomförd. Antalet deltagartillfällen i föreningslivet har ökat något sedan föregående år och motsvarade tillfällen. Antalet arrangemang är färre i alla områden jämfört med föregående år. En delförklaring till detta är att en tydligare definition gjorts för indikatorn vilket påverkar hur många arrangemang som kvalificerar sig till att ingå i redovisningen av indikatorn. Nämndens indikatorer: Utfall 2014 Mål 2015 Utfall 2015 Besök förvaltningens verksamheter Antal arrangemang i område norr Antal arrangemang i område central Antal arrangemang i område syd Deltagartillfällen föreningslivet Starta och utveckla företag Det ska vara enkelt att starta och utveckla företag i kommunen så att antalet arbetsplatser ökar 26

28 Externa aktörer inom fritid Ge externa aktörer möjlighet att erbjuda meningsfull fritid. Status: Helt uppfyllt Kommentar Hösten 2014 startade en kulturskola i samverkan med fria aktörer. Under våren 2015 har en ny aktör tillkommit i form av den pedagogiska designbyrån. Parallellt har en upphandling skett vars syfte är att knyta fler aktörer och konstformer till utbudet med start våren Kulturskolan kompletterar den kommunala musikskolan och ger fler barn och ungdomar möjlighet att ägna sig åt kulturutövande på fritiden samtidigt som externa aktörer ges möjlighet att erbjuda meningsfull fritid. Förvaltningen har också skrivit under en ansökan till Allmänna arvsfonden som X-cons står bakom och som handlar om att utveckla företagsidén om sopsortering som genomförs av unga i riskzon för en trivsammare och tryggare boendemiljö samt för en ökad miljökompetens. Förbereda inför arbetslivet Medverka till att fler är förberedda inför arbetslivet. Status: Delvis uppfyllt Kommentar Flera av förvaltningens verksamheter har tagit emot feriearbetare under sommaren t.ex. kulturskolan, fritidsgårdar och Torvalla sportcentrum. Flera av förvaltningens verksamheter har även tagit emot praktikanter. Totalt har förvaltningen erbjudit 160 praktikplatser och sommarjobb under Kulturhuset har ett samarbete med socialförvaltningen och tar emot fyra personer som står långt från arbetsmarknaden. De utbildas till entrévärdar för att svara på frågor och ge enklare service till besökare och bidra till en trygg miljö. Förvaltningen driver och utvecklar ungdomsledarutbildningen vid fritidsgårdarna. En CV-verkstad har genomförts i samarbete mellan bibliotek, fritidsgårdar och Kompassen. Under år 2015 har 24 ungdomar genomgått förvaltningens ungdomsledarutbildning. I och med att nämndens strategi fokuserar på att förbereda fler inför arbetslivet, och inte att underlätta startandet och utvecklandet av företag, har nämnden bara delvis bidragit till att uppfylla fullmäktiges mål. Nämndens indikatorer: Utfall Mål Utfall Unga ledare fritidsgårdar Praktikplatser och sommarjobb

29 Politiska program Kultur- och fritidsnämnden ansvara för två politiska program. Det kulturpolitiska programmet och det idrottspolitiska programmet. Nedan följer en sammanställning av uppföljningen kopplat till respektive program för år Kulturpolitiskt program Förvaltningen har integrerat det kulturpolitiska programmet i verksamheterna med medarbetare och med övriga förvaltningar i kommunen. Fokus har legat på att bereda och planera för förverkligande av målen. Ett strukturerat arbete för att skapa hållbara arbetssätt och metoder och säkerställa ett jämställt utbud till kommunens invånare. Prioriterade mål under året har varit målen under den kulturpolitiska dimensionen som samtliga verksamheter inom förvaltningen berörs av. Förvaltningen har inlett samtal med utbildningsförvaltningen för att samorganisera bidraget Skapande skola och en så kallad kulturgaranti en kulturupplevelse i varje årskurs för elever i F-åk 9. Skolbio för åk 7 har genomförts för 800 elever samt att en kompetensdag för läraregenomförts. Utvecklingsarbetet Levande kulturhus i Haninge kulturhuset har startat för att öka tillgängligheten till huset och hur invånarna kan mötas såväl spontant som arrangerat. Soppa&surr har blivit en mötesplats för Haningebor där de kan skapa, träffas och äta tillsammans med andra. Dansresidens KOKO i samarbete med DIS, Dans i Stockholm, har planerats under hösten 2015 och under hela 2016 kommer Haninge kulturhus fungera som ett residens för en dansgrupp som genom dans skapar dialog mellan människor och med verksamheterna i huset. Inventering av Årsta slotts samtliga föremål har genomförts och är ett viktigt underlag att föremål och inventarier skyddas på rätt sätt. Rapporten utgör också ett stöd i hur slottet kan tillgängliggöras för kommunens invånare och besökare. Kulturmiljösamordnaren har tagit fram en plan för arbetet med kulturmiljöprogram och vårdplaner för fornlämningsmiljöer samt kommunikation och information om kulturarv i Haninge. Skyltning av Söderby gravfält har genomförts samt att kulturmiljöstigen Harspåret färdigställdes under året. Ett kommunikationsmaterial har tagits fram med texter i lättläst form för hemsidan. Det kulturpolitiska programmet har fått namnet Kulturzoomen och ska skapa intresse för innehållet och leda till effektiv marknadsföring. Chefer och medarbetare har getts information om programmet vid flera tillfällen. Idrottspolitiskt program Under 2015 bildades en förvaltningsövergripande grupp kring det Idrottspolitiska programmet. Varje förvaltning, bortsett från utbildningsförvaltningen, har varit representerade vid de tre tillfällen som gruppen träffats. Varje förvaltning har redovisat vad man gör som matchar målen i programmet samt att ett arbete inletts gällande ett eventuellt gemensamt projekt i form av en Folkhälsans dag i kommunen. Djupare dialog har även inletts med Stadsbyggnadsförvaltningen och Äldreförvaltningen om hur vi kan och ska stärka samarbetet framöver. På KOF har en arbetsgrupp bildats som under året arbetat med att göra en prioriteringsindelning 28

30 per år av målen i programmet och utefter det gjort en nulägesavstämning på flera av målen. Arbeta kring att kostnadsberäkna aktivitetsplanen samt se över investeringsbehov har genomförts och gruppen har lett arbetet med aktivitetsplanen där över 25 av punkterna genomförts eller påbörjats under året. Med anledning av de många medborgarförslagen kring uteomhusgym som inkommit under året och med tanke på spontanidrottsaspekten i programmet har arbete skett kring, och beslut tagits om, att bygga två utomhusgym i kommunen. Medborgardialog kring utformning av dessa genomfördes. Arbete kring fritidsgårdarnas specifika mål i programmet har inletts, och kommer resultera i aktiviteter Ett kommunikationsmaterial för programmet har tagits fram med texter i lättläst form för hemsidan. Chefer och medarbetare har getts information om programmet vid flera tillfällen under året. Intern kontroll I nämndens internkontrollplan ingår 17 processer och rutiner som har följts upp. 9 av dessa är gemensamma för hela kommunen och 8 är specifika för kultur- och fritidsförvaltningen. Nedan följer en sammanställning av de uppföljningar som genomförts under 2015 enligt nämndens internkontrollplan. Uppföljning av de kommungemensamma kontrollmomenten 1. Finns backup/spegling på servrar för säkring av arbeten vid driftavbrott? För IT-system och -tjänster finns normalt en grundnivå av detta. Det gäller såväl centrala system och infrastruktur, som verksamheternas egna. Det kan till exempel innebära att en daglig säkerhetskopia tas på sådant som är skapat och/eller ändrat under dygnet medan en fullständig säkerhetskopia tas en gång per vecka. För att systemägare och systemförvaltare ska kunna kravställa på adekvata och kostnadseffektiva rutiner, som exempelvis kan innebära tätare säkerhetskopieringar, daglig full säkerhetskopiering eller spegling, krävs att man klassificerar informationen i systemet. Detta görs utifrån flera parametrar, och visar på hur känslig och kritisk informationen är. Sådana aktiviteter kommer beställarenhet IT, BIT, att genomföra med början i höst. Detta kommer ske både internt såväl som med verksamheternas IT-strateger och systemägare. Slutsats av kontrollen är att BIT under hösten 2015 har initierat arbetet med informationsklassning, som sedan kan ligga till grund för att kravställa och kontrollera backupnivåer och behov av spegling. 2. Har verksamheterna redundans (reservplan) för avbrott och störningar? Detta är delvis kopplat till föregående kontrollmoment, som då också inkluderar periodiska tester av återläsning för att säkerställa säkerhetskopiornas funktion. I sammanhanget pratar man om 29

31 kontinuitetsplanering, d v s att en verksamhet ska kunna fortgå i behövlig omfattning oavsett form och grad av oönskad påverkan, som kan vara i form av störning, incident, avbrott mm. Framför allt är detta något som vilar på den egna verksamheten. BIT medverkar i denna typ av arbete. Slutsatsen är att frågan om reservplaner ligger hos verksamheterna själva. Ingen central kontroll finns för detta. Verksamheterna måste själva se till att ha reservplaner vid eventuella avbrott. BIT kan bistå med hjälp. 3. Hur ser avtalstroheten ut i verksamheterna? Resultatet för avtalstroheten för helåret 2015 kommer att presenteras i årsredovisningen. Tabellen nedan avser första halvåret Avtalstroheten har totalt sett minskat första halvåret 2015, jämfört med avtalstroheten 2014 och är lägre än nivån Orsaken kan vara att inköpsvolymerna är större på hösten och att troheten ökar med det. En annan orsak kan vara den höjda direktupphandlingsgränsen. I tre förvaltningar har avtalstroheten ökat första halvåret 2015 jämfört med 2014 års resultat (KSF, SOF och SBF). Förvaltning Trohet halvår 2015 Trohet 2014 Trohet 2013 Hela 79% 83% 81% KSF 89% 87% 89% KOF 66% 66% 58% UBF 62% 69% 69% SOF 67% 65% 52% SBF 87% 83% 84% ÄF 77% 85% 84% Observera att resultatet är per förvaltning, ej på nämndnivå. Kultur- och fritidsförvaltningen ligger relativt lågt i jämförelse med andra förvaltningar och ligger kvar på samma nivå som år Förvaltningen kommer att fortsätta arbeta aktivt för att höja ramavtalstroheten. Det nya inköpssystem som kommunen kommer att införa under 2016 kommer även kunna bidra till att förbättra resultatet. 4. Följer verksamheterna de nya direktupphandlingsreglerna? Den rådande rutinen för direktupphandling, här menat köp överstigande sek men understigande sek, anger att alla sådana köp ska dokumenteras enligt framtagen rapportmall och skickas tillsammans med kopia på avtalet till Upphandling Södertörn. Under perioden januari till juni 2015 har endast 12 sådana rapporter kommit in till Upphandling Södertörn. Vid analys av inköpen i kommunen under samma tid kan urskiljas att närmare 300 köp överstigande sek men understigande sek där avtal inte är känt hos Upphandling Södertörn har genomförts. Slutsatsen av kontrollen är att verksamheterna inte följer rutinerna för inköp och att fortsatt 30

32 arbete med information om direktupphandlingsgränsen behöver göras. Kultur- och fritidsförvaltningen behöver fortsätt arbeta aktivt med frågan och säkerställa att berörda chefer känner till och tillämpar rutinen. 5. Efterlevs rutinen för kontroll av utanordningslistorna? Rutin för signering av utanordningslistor har kontrollerats. Kontrollmomentet föranleds av att felaktiga löneutbetalningar sker till följd av undermålig rapportering till löneenheten. Varje chef ska kontrollera och signera sitt löneansvar/enhets utanordningslistor för löner varje månad innan lönen utbetalas. Ett uttag ur lönesystemet för november månad 2015 visar följande (resultat maj 2015 inom parentes): Resultat nov 2015 (maj 2015) Totalt antal utanordningslistor KSF UBF SBF ÄF SOF KOF 23 (21) 101 (103) 18 (18) 47 (43) 88 (86) 31 (33) Antal ej signerade listor av enhetschef (steg 1) 9 (4) 45 (19) 5 (3) 17 (8) 16 (5) 11 (9) Antal ej signerade listor av överordnad chef (steg 2) 9 (11) 53 (70) 6 (0) - (-)* 41 (23) 5 (5) Totalt antal färdigsignerade listor 5 (6) 3 (14) 7 (15) 30 (35) 31 (58) 15 (19) I procent 21,7 (28,6) 3,0 (13,6) 38,9 (83,3) 63,8 (81,3) 35,2 (67,4) 48,4 (57,6) Observera att resultatet är per förvaltning, ej på nämndnivå. *Äldreförvaltningen har endast ett steg i sin utanordningsrutin. Tidigare rapporterad siffra (maj) är nu justerad. Resultatet är sämre än vid förra uppföljningen i maj och ger en tydlig signal om att det behövs flera insatser för att komma åt problemet. Kommunstyrelseförvaltningen har påbörjat en rad åtgärder under 2015 för att informera, förenkla och förtydliga rutiner: Riktad information till chefer innehållande: Kontrollera rimlighet på utbetalda löner 31

33 Extra kontroll på de personer som slutat eller har långtidsfrånvaro Koppla ihop kontrollen med skuldrutinen Påminna att kontroll av utanordningslista ingår i chefs ansvar och betydelsen av att aktiviteten genomförs Utveckling av stödfunktioner till chef i Heroma Bevakningar till chefs mail ex. på: Obesvarade ärenden, (ej godkända ärenden) Längre tids frånvaro upphör (inom pågående månad) Sjukfrånvaro längre än 28 dagar Semester, uttag mindre än 20 dagar Kultur- och fritidsförvaltningen behöver säkerställa att alla chefer känner till sitt ansvar kopplat till utanordningslistor samt vilka rutiner som gäller och vilken typ av stödfunktioner som finns att tillgå. 6. Följer verksamheterna reglerna för systematiskt arbetsmiljöarbete? Gruppen för internkontroll har kontrollerat om verksamheterna följer reglerna för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Detta har gjorts genom en enkätundersökning som skett under sommaren Förvaltningarna fick fem frågor. Svaren är per förvaltning, ej på nämndnivå. 1. Har förvaltningen utarbetat checklistor/ lathundar/rutiner för SAM? UBF ÄF SOF KO F SBF ja ja ja ja ja ja KSF 2. Har alla chefer utbildats i SAM? ja ja ja 95 % 95 % nej 3. Har alla chefer skrivit på blankett där arbetsmiljöansvaret framgår? ja 80 % ja 85 % ja nej 4. Har samtliga medarbetare med uppgiftsfördelning utbildats? ja nej * * nej nej 5. Har samtliga medarbetare med uppgiftsfördelning skrivit på en blankett där innebörden framgår? ja nej * * nej nej 32

34 * förvaltningarna har inte medarbetare med uppgiftsfördelning, utan detta ligger på enhetscheferna, vilket innebär att de ingår i svaren på 2 och 3 Sammanställning av svaren Samtliga förvaltningar har någon form av checklistor eller andra rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. I tre förvaltningar har samtliga chefer utbildats i systematiskt arbetsmiljöarbete (UBF, ÄF, SOF). I två förvaltningar har cirka 95 procent utbildats (KOF, SBF), i en förvaltning (KSF) är det osäkert hur många som utbildats, dock inte samtliga. Något färre chefer har skrivit på en blankett där deras arbetsmiljöansvar framgår. I tre förvaltningar har samtliga chefer gjort det (UBF, SOF, SBF), men endast % i två förvaltningar (ÄF, KOF) och alla har inte heller gjort det i KSF. Samtliga medarbetare med uppgiftsfördelning i tre förvaltningar (UBF, SOF, KOF) har utbildats och skrivit på blankett där innebörden av deras uppgiftsfördelning framgår. I två förvaltningar har detta ej skett (ÄF, SBF), inte heller i KSF. Slutsatsen av undersökningen är att det i flera förvaltningar återstår arbete med rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 7. Följs riktlinjerna för företagskort? Haninge kommuns medarbetare kan få förtroende att använda ett företagskort som betalningsmedel för inköp till verksamheten i de fall fakturering inte kan tillämpas. Krediten är kronor per kort. Antal kort är begränsat till fem per ansvar, vilket innebär att enheten/ansvaret har en total kreditkostnad på kronor per månad. Beslut om fler kort per ansvar kan fattas av avdelningschef eller förvaltningschef. Företagskort får endast användas för inköp avseende kommunens verksamheter. Privata inköp och kontantuttag är inte tillåtna. Fakturan för inköpen ska skickas till skanning. Samtliga kvitton ska bifogas fakturan och vara helt läsbara. Vid restaurangbesök, representation, kurs och konferens ska alltid syfte och deltagarlista bifogas. Vid utlämning av företagskort rekommenderas kortinnehavaren att använda en särskild blankett för kvittoredovisning, där syfte för samtliga köp kan noteras. Uppföljning av riktlinjerna har gjorts genom slumpmässiga stickprov i de fall inte samtliga fakturor har undersökts. 1. Hur många kort finns utlämnade? Antalet utlämnade företagskort har under året genomgått ett trendbrott och har minskat. Antal utlämnade kort är nu 353 stycken (nov 2015). Minskningen är 19 kort från delårsuppföljning för augusti men minskningen är enbart 2 företagskort jämfört med samma tidpunkt Minskningen av företagskort har skett i alla nämnder, undantaget KOFN som har oförändrat antal kort. Den största minskningen har GFN som har minskat med sex kort. GVN har minskat sitt innehav med fem kort. Flest kort i procent per anställd har KOFN (27 procent). Lägst innehav har GFN (fyra procent). Genomsnittet för samtliga nämnder är att åtta procent av medarbetarna har företagskort. I alla nämnder utom KS och KOFN finns enheter med fler än 33

35 fem företagskort. Flest enheter med fler än fem kort har SON där sex enheter har fem kort eller fler kopplat till ansvaret. Två av enheterna i SON har fjorton respektive tretton kort kopplat till var sitt ansvar. 2. Skickas fakturorna till skanning? I samtliga nämnder utom SBN har betalning av fakturor skett manuellt, vilket inte är tillåtet. Antalet manuellt betalda fakturor har minskat under året (från 6,7 procent till 3,0 procent). En nämnd drar upp siffran för genomsnittet; GVN står för 14 av de totalt 32 manuellt hanterade fakturorna i uppföljningen av ÅR. Övriga nämnder har få manuellt hanterade fakturor. 3. Är momsen rätt redovisad? Felräknad moms har minskat under året. Endast få fakturor har felberäknad moms och beloppen på felräkningarna har minskat. 4. Finns kvitto på inköpet med i bokföringsunderlaget och har syfte med köpet redovisats? Redovisningen av kvitton har förbättrats men i alla nämnder finns felaktigheter med, som inte borde finnas; Kortslipar är inte godkända som bokföringsunderlag men har använts. Syfte ska anges vid resor och vid inköp av presenter bör det framgå vilka som ska få dem. 5. Är inköpen relaterade till verksamheten? Samtliga inköp i stickproven är relaterade till verksamheten. En par tveksamma inköp är gjorda i olika nämnder, där syfte eller vem som har åtnjutit resultatet av inköpet inte framgår. Övervägande del av inköpen avser livsmedel, uppvaktning och personalfika. Slutsatsen av undersökningen av kontrollmomentet är att riktlinjerna för företagskort följs i stor omfattning. Resultaten har förbättrats under året. Momsberäkningarna fortsätter att vara en svårighet men har beräknats betydligt bättre i slutet av året. Alla fakturor avseende inköp med företagskort är inte skickade till skanning. Syfte o deltagare ska alltid redovisas vid kurser, resor och konferenser. Även om kultur- och fritidsförvaltning har ett bra resultat kommer förvaltningen fortsätta att uppmärksamma personal med företagskort på vikten av att följa kommunens riktlinjer. 8. Är policyn mot mutor känd och följs den? Under november månad skickades en enkät till ett urval (179 st) chefer på olika nivåer i alla förvaltningar. Svarsfrekvensen var 61,5 procent, det vill säga 110 chefer svarade. a) Känner du till att Haninge kommun har en mutpolicy? 34

36 KSF KOF SON SBF UBF ÄF Totalt Ja Nej Totalt b) Om du känner till mutpolicyn, har du tagit del av innehållet? KSF KOF SON SBF UBF ÄF Totalt Ja Nej Totalt c) Bedömer du att det finns risk att råka ut för mutförsök i din roll i tjänsten? KSF KOF SON SBF UBF ÄF Totalt Ja Nej Totalt d) Känner du till någon anställd i Haninge kommun som fått eller erbjudits en muta i tjänsten? KSF KOF SON SBF UBF ÄF Totalt Ja Nej Totalt procent av cheferna känner till att kommunen har en mutpolicy. I denna grupp känner tre av fyra chefer till policyns innehåll. 35

37 Knappt hälften (46 procent) bedömde att det finns risk att råka ut för mutförsök i tjänsten. Andelen chefer som bedömde att det finns risk var högre i stadsbyggnadsförvaltningen och äldreförvaltningen jämfört med övriga verksamheter. 24 procent av cheferna känner till någon anställd i kommunen som fått eller erbjudits en muta i tjänsten. Resultatet av enkäten visar att information och utbildning om muta behöver förbättras. Introduktionsutbildningen av nya chefer omfattar muta, men det är inte tillräckligt. Kommunstyrelseförvaltningens förslag är att ämnet tas upp på en ledningsträff Muta bör också diskuteras i varje förvaltnings ledningsgrupp. Kultur- och fritidsförvaltningen kommer att lyfta frågan i förvaltningens ledningsgrupp under Finns risk för vänskapskorruption i verksamheterna? Ingen undersökning om vänskapskorruption har utförts under året. Ett projektarbete avseende en policy om oegentligheter har påbörjats som ska utmynna i regelverk kring oegentligheter inklusive vänskapskorruption. Uppföljning av nämndens egna kontrollmoment Att fakturering görs enligt gällande taxor I enlighet med internkontrollplanen har stickprov genomförts för att undersöka om fakturering genomförs enligt gällande taxor. Stickprovet omfattar 10 fakturor kopplade till fritidsbokningens verksamhet där poster på varje faktura har granskats för att säkerställa att kunden har fakturerats enligt rätt taxa. Stickprovet visar att faktureringen har skett på rätt sätt vad gäller samtliga fakturor som ingått i stickprovet. Kontroll av närvarokort och efterfrågade handlingar Under tertial 2 genomfördes en kontroll av närvarokort och samtliga efterfrågade handlingar. De 18 stickprov som genomförts visar att det finns brister i de underlag som rapporterats in från föreningar. 12 ansökningar hade kompletta handlingar och närvarokort. 6 stycken ansökningar saknade helt eller delvis handlingar. Resultatet ses inte som tillfredställande men innebär en förbättring i jämförelse med det stickprov som gjordes under tertial 1. Förvaltningen kommer fortsätta att informera föreningar om vikten av att följa rutinen för närvarokort och handlingar. Rutin för avtalshantering Under den först halvan av året har en ny avtalsrutin utarbetats för kultur- och fritidsförvaltningen. Syftet med rutinen är att säkerställa att de avtal förvaltningen tecknar håller en god kvalitet. Rutinen har under våren kommunicerats till alla berörda medarbetar samt finns tillgänglig via förvaltningens sida på intranätet. Alla lokala ledningsgrupper har behandlat rutinen 36

38 på sina ledningsgruppsmöten. Avtalsrutinen har följts upp i anslutning till årsredovisningen genom stickprov. Av de tio avtal som valdes ut för stickprovet fanns 9 diarieförda. De 9 avtalen har sedan stämts av mot avtalsrutinen vad gäller vem som får teckna avtal samt avtalstid. Alla de avtal som ingått i stickprovet har tecknats i enlighet med delegationsordningen. Ett av avtalen behandlar arrende av mark och avtalstypen kan med fördel förtydligas i delegationsordningen för att underlätta tolkning av delegationsordningen i framtiden. Alla avtal som kontrollerats, bortsett från ett, har en avtalstid som ligger i linje med förvaltningens rutin där avtalstiden föreslås vara fast och långa avtalstider ska undvikas. Två av de kontrollerade avtalen har en automatisk förlängning när de löper ut något som avtalsrutinen inte rekommenderar. Slutsatsen från uppföljningen är att förvaltningen behöver fortsätta arbeta för att rutinen ska vara känd och används av samtliga chefer. Att fakturor attesterats korrekt I enlighet med nämndens internkontrollplan har stickprov genomförts för att granska att fakturor attesteras på ett korrekt sätt. Fakturor som överstiger kr ska enligt attestreglementet passera områdeschef för attest. I ett första stickprov som genomförts uppfylls detta. Ett andra stickprov som genomförts på 20 fakturor visar att en majoritet av fakturorna attesteras korrekt. I 2 fall av 20 har dock verksamhetschefer attesterat fakturor för en aktivitet där de själva deltagit. Det kan även ske vissa förbättringar vad gäller de underlag som ska bifogas till en faktura t.ex. saknas deltagarlista eller program/dagordning i vissa fall. Slutsaten av uppföljningen är att rutinen i stort fungerar bra. Rapport av delegationsbeslut Kontrollmomentet undersöker att delegationsbeslut rapporteras till nämnd. I årsrapporteringen av internkontroll 2014 konstaterades att rutin och form för meddelande av delegationsbeslut behövde ses över. På förvaltningens förslag antog nämnden i juni 2015 en ny form för anmälan av delegationsbeslut som innebär att formulär månatligen fylls i av respektive delegat. Formuläret innehåller information om ärendekategori (nummer på punkten i delegationsordningen), ärendemening och vad beslutet avser, delegatens namn samt diarienummer på ärendet. På så sätt är beslutet och alla handlingar i ärendet enkelt att söka fram och begära ut, för den som är intresserad. De ifyllda formulären läggs som bilagor i nämndens sammanträdeshandlingar. Redovisning av delegationsbeslut görs vid varje nämndsammanträde i en paragraf med rubrik Anmälan av delegationsbeslut. Den nya formen tillämpas för första gången vid nämnden i september, då delegationsbeslut för juli och augusti anmäls till nämnden. Slutsatsen av uppföljningen är att rutinen vid uppföljning var så pass ny att förvaltningen behöver fortsätta arbetet med att etablerar rutinen. Dokumenthanteringsplan Kontrollmomentet undersöker att dokumenthanteringsplanen följs. Under våren införde 37

39 kommunen ett nytt ärendehanteringssystem, W3D3. Med anledning av det har en omfattande genomgång gjorts av samtliga öppna ärenden i kultur- och fritidsnämndens diarium i det tidigare systemet KommunOffice. Ärendena har antingen avslutats och granskats inför arkivläggning eller flyttats över som pågående ärenden till W3D3. De öppna ärendena sträckte sig flera år tillbaka i tiden. I samband med genomgången har brister upptäckts. I ett antal akter saknas handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras. I viss mån har de kunnat återfinnas inom organisationen. En annan upptäckt brist är att handlingar i några fall märkts med fel diarienummer och därmed lagts i fel akter. Framförallt handlar det om föreningsbidragsärenden. Vissa år saknas hela akter som enligt dokumenthanteringsplanen ska finnas årligen. Även dessa har till viss del kunnat skapas i efterhand för arkivläggning. Förvaltningen arbetar nu aktivt med att skapa ordning och reda i ärenderegistreringen samt att öka medvetenheten och kunskapen om dokumenthanteringen i hela organisationen. En ny dokumenthanteringsplan kommer även att behöva utarbetas kommungemensamt med anledning av övergången till W3D3. Det arbetet planeras till SBA-pärm finns och är uppdaterad I enlighet med nämndens internkontrollplan har förvaltningen säkerställt att varje verksamhet inom respektive område har en uppdaterad så kallad SBA-pärm. Det vill säga en pärm för hur det systematiska brandskyddsarbetet ska bedrivas. Arbetsplatsträffar Kontrollmomentet undersöker att APT genomförs och behandlar de punkter som anges i avtalet. Stickprov har genomförts där APT-protokoll har granskats. Resultatet visar på att APT genomförs i organisationen på ett tillfredställande sätt. Ekonomi Efter beslut om budgetrevidering samt resultatöverföring från föregående år var nämndens budget 183,1 miljoner kronor (mnkr). Driftbudgetram 2014 Summa Ursprunglig driftbudgetram KF revidering budget KF beslut om resultatöverföring Total driftbudgetram Per december månad har förvaltningen förbrukat 98,4 % av årsbudgeten. Det ackumulerade utfallet för år 2015 blev 180,2 mnkr mot budgeterade 183,1 mnkr vilket ger ett resultat på +2,9 mnkr, en budgetavvikelse på 1,3 %. 38

40 När 2015 års budget reviderades erhöll förvaltningen 2,2 mnkr avseende ersättning för ökade kostnader för avställda idrottshallar. Dessa 2,2 mnkr var villkorade och fick endast tas i anspråk efter beslut av kommunstyrelsen. Enligt KS beslut fick förvaltningen inte ta 1,5 mnkr av dessa medlen i anspråk och förväntades därmed att göra ett överskott på motsvarande vid årets slut. Resterande 0,7 mnkr fick förvaltningen ta i anspråk för att täcka intäktsbortfall som uppstått i samband med att utbildningsförvaltningen ställer av enskilda tider i idrottshallarna. Efter att nämnden återlämnat 1,5 mnkr visar resultatet ett överskott på 1,4 mnkr. Nämndens reserv på 1,0 mnkr har inte tagits i anspråk under året. Föreningsbidragen visar ett överskott på +0,8 mnkr som påverkar förvaltningens resultat positivt med motsvarande summa. 0,1 mnkr av överskottet avser lokalbidrag till scoutföreningarna vilka borde varit utbetalt i december 2015, men av olyckliga omständigheter har de inte blivit utbetalda. Därutöver har ansökningarna för lokala aktivitetsstödet varit lägre än beräknat, vilket är största anledningen till överskottet. Från resultatregleringsfonden fick förvaltningen ta i anspråk 1,7 mnkr av fonderade 2,5 mnkr och har under året arbetat med utvärdering/uppföljning av omorganisationen. Förvaltningen har också färdigställt påbörjade Tryggt och snyggt åtgärder, samt arbetat med integrering av nya kulturskolan i kommunala musikskolan. Vidare har man på förvaltningen arbetat med idrottspolitiska programmet (IPP) och kulturpolitiska programmet (KPP) samt flyttat Lakeside. Resultaträkning Konto Utfall 2015 (tkr) Budget 2015 (tkr) Avvikelse (tkr) Bokslut 2014 (tkr) I10 - Taxor och avgifter I20 - Försäljning av verksamhet I30 - Bidragsintäkter I40 - Anslag -2 I50 - Övriga Intäkter Totalt I - Intäkter K10 - Lönekostnader K20 - Övriga personalkostnader K30 - Lokalkostnader K40 - Kostnader för bidrag K50 - Köp av tjänster K60 - Köp av varor K70 - Övriga kostnader K81 - Finansiella kostnader Totalt K - Kostnader Totalt RR Totalt på förvaltningen är intäkterna -2,0 mnkr lägre än budgeterat, vilket främst härrör från område central och beror på minskade intäkter i simhall på grund av färre besökare och minskad 39

41 intäkt från gymentreprenören. Nytt avtal med Socialförvaltningen avseende korttidstillsyn för unga med behov av särskilt stöd (LSS) började gälla från och med första oktober, vilket innebär lägre intäkter motsvarande -0,9 mnkr. I nya avtalet baseras intäkterna på barnets faktiska närvaro istället för den planerade, vilket gjort det svårt att uppskatta hur stora intäkterna blir och därmed gjort det svårt att ställa om verksamheten i motsvarande omfattning. Efter perioden okt-dec har förvaltningen en bättre bild inför Nolltaxans införande har också inneburit lägre intäkter, framförallt i område central och syd där ishallarna ligger. Lokalkostnaderna har ett underskott på -2,5 mnkr vilket till största delen beror på att förvaltningen haft obudgeterade hyreskostnader för idrottshallarna Lida och Mårtensberg. Därutöver har Brandbergsgården högre hyra än budgeterat då avställningen av lokalen inte visade sig möjlig i den omfattning som avsågs. De lägre intäkterna och högre lokalkostnaderna vägs upp av bland annat lägre kapitalkostander än beräknat. Under året har påbörjade investeringar dragit ut på tiden vilket gjort att de inte kunnat avslutas i den takt som budgeterats och på grund av lång väntetid på upphandlare har nya investeringar inte kunnat påbörjas. Detta gör att kapitaltjänstkostnaderna visar ett överskott på 3,6 mnkr. Därutöver är personalkostnaderna lägre än budgeterat. Förvaltningen har under året haft en del vakanser som täkts upp av befintlig personal eller visstidsanställda. Kostnader för bidrag visar ett överskott på +0,5 mnkr. Föreningsbidragen står för största delen av avvikelsen och visar ett överskott på +0,8 mnkr. Ersättning till kulturkursanordnare betaltas ut och de har i några fall felaktigt konterats som bidrag. Övriga kostnader visar ett överskott på +2,1 mnkr vilket beror på att den ökade budgetramen på 2,2 mnkr för idrottshallarna budgeterats här då de var villkorade och inte fick användas utan beslut av KS. Förvaltningen fick som sagt inte ta 1,5 mnkr av dessa i anspråk. Även den orörda nämnreserven är budgeterad under övriga kostnader. Kostnader för köp av tjänster visar en negativ avvikelse mot budget med -1,6 mnkr. Vilket till största delen beror på att kostnaderna på 1,0 mnkr för byggandet av skaterampen i Vendelsö bokförts här, medan bidragsintäkterna från Ica Maxi bokförs under bidrag. På totalen tar bidragsintäkter och kostnader ut varandra och påverkar inte förvaltningens resultat. Utfall och resultat per område Resultat per område Utfall 2015 (tkr) Budget 2015 (tkr) Avvikelse (tkr) Förvaltningschef och nämnd Utveckling och stöd Område Norr Område Central Område Syd Summa kultur- och fritidsnämnden Ovanstående tabell visar utfall per område och där framgår att förvaltningens överskott uppstått på förvaltningschef och nämnd, medan samtliga områden har underskott. Under förvaltningschef och nämnd ligger nämndens oförbrukade reserv samt kapitalkostnaderna. De 2,2 mnkr förvaltningen fick i budgettillskott för idrottshallarna ligger under förvaltningschefen, eftersom de 40

42 endast fick tas i anspråk efter beslut av KS, medan kostnaderna för idrottshallarna ligger ute i verksamheten. Utveckling och stöd ligger centralt på förvaltningen och innefattar stab och strateger. Staben har under året haft en del vakanser som täkts upp av befintlig personal vilket genererat ett överskott. Förvaltningen äger och ansvarar för idrottsfastigheterna (som till exempel Hanveden, Torvalla och Höglundabadet) Fastighetsskötseln, som ligger under utveckling och stöd, har ett underskott på -0,4 mnkr på grund av akuta underhållskostnader. Utfall 2015 Budget 2015 Avvikelse Resultat område norr (tkr) (tkr) (tkr) Områdesledning Livskvalitet och folkhälsa Barn och unga rustas för vuxenlivet Information och kunskap Summa område norr Totalt har område norr ett underskott på -1,3 mnkr per december månad. Föreningsbidragen påverkar områdets resultat positivt med 0,8 mnkr. Resultat exklusive föreningsbidrag är ett underskott på -2,2 mnkr. Livskvalitet och folkhälsa Totalt visar strategiområdet ett underskott på -0,8 mnkr. Föreningsbidragen ligger under område norr. Ansökningarna för lokala aktivitetsstödet var lägre än beräknat, vilket är största anledningen till överskottet på 0,8 mnkr som påverkar resultatet positivt med motsvarande summa. 0,1 mnkr av överskottet avser lokalbidrag till scoutföreningarna vilka borde varit utbetalt i december 2015, men av olyckliga omständigheter har de inte blivit utbetalda. Resultat exklusive föreningsbidragen är ett underskott på -1,6 mnkr. Området har haft obudgeterade kostnader för Mårtenbergs idrottshall som påverkar utfallet negativt med -0,7 mnkr. Akuta åtgärder i skärgården samt skadegörelse i våra idrottshallar har belastat området hårt ekonomiskt. Barn och unga rustas för vuxenlivet Strategiområdet visar ett underskott på -1,4 mnkr, vilket till största delen härrör från Brandbergsgården som har haft högre hyreskostnader är beräknat under året. Därutöver har fritidsgårdarna varit drabbade av flertalet inbrott och skadegörelser som har påverkat resultatet negativt där verksamheterna har varit tvingade att köpa in ersättande saker för att kunna bedriva verksamhet. Likaså har flera gårdar behövt förstärkas på grund av att det har varit stökigt i området och vi har behövt ha utökade öppettider på vissa gårdar. Information och kunskap Utfallet för strategiområdet slutade på ett överskott på 0,6 mnkr. Brandbergens bibliotek visar ett litet överskott på 34 tkr. Musik-/kulturskolan redovisar ett överskott som delvis beror på att kulturskolan inte har ökat i beräknad takt eftersom upphandlingen blev klar under hösten. 41

43 Personalkostnaderna varit lägre på grund av att vissa instrumentkurser inte har varit fullbokade, då har frånvarande personal inte behövt ersättas fullt ut. Resultat område central Utfall 2015 (tkr) Budget 2015 (tkr) Avvikelse (tkr) Områdesledning Livskvalitet och folkhälsa Barn och unga rustas för vuxenlivet Information och kunskap Summa område central Område central slutar på ett negativt resultat på -1,6 mnkr. Livskvalitet och folkhälsa Strategiområdet visar underkott på -2,0 mnkr. Den huvudsakliga förklaringen till detta är att Torvalla sim- och sporthall samt idrottsplats tappat intäkter med sammanlagt -2,3 mnkr i förhållande till budget. Orsakerna är lägre intäkter från gymentreprenören i och med att de hade ett minskat medlemsantal under Torvalla fick också lägre intäkter till simhallen då mellanbassängen och plask och lek var stängda under tre månader pga. renoveringsarbeten. Därutöver har nolltaxans införande inneburit lägre intäkter på framförallt ishallarna. Delvis har det negativa resultatet kunnat balanseras upp genom att hålla igen på dyra åtgärder inom friluftsområdet samt tack vare lägre kostnader avseende el och snöröjning. Kulturhuset redovisar ett underskott på -0,2 mnkr i slutet av året. Detta beror delvis på lägre intäkter på grund av att tidigare kaféentreprenör lämnade verksamheten plötsligt och att hyra för dessa lokaler uteblev. Barn och unga rustas för vuxenlivet Utfallet för barn och unga visar ett litet underskott. Lakeside genererade ett överskott på 0,3 mnkr beroende på fördröjningar i rekryteringar i samband med föräldraledigheter och sjukskrivningar samt flytt av verksamhet. Ekens fritidsgård slutade på ett underskott med motsvarande summa vilket beror på det nya avtalet med Socialförvaltningen som innebär en lägre ersättning för LSS-verksamheten vid Lilleken. Omställningen gick inte att göra i samma takt som intäktsbortfallet då nya ersättnigen baseras på barnens faktiska närvaro istället för den planerade. Information och kunskap Biblioteket i Handen stänger böckerna med ett överskott på 0,4 mnkr. Detta förklaras av en hög personalomsättning under våren rekryteringstiden blev lång. Biblioteket har under hösten, liksom övriga verksamheter, fått i uppdrag att hålla igen med utgifterna då prognosen för området pekat mot ett underskott. Resultat område syd 42 Utfall 2015 (tkr) Budget 2015 (tkr) Avvikelse (tkr) Områdesledning

44 Livskvalitet och folkhälsa Barn och unga rustas för vuxenlivet Information och kunskap Summa område syd Helårsresultatet för område syd avviker mot budget med -1,2 mnkr. Livskvalitet och Folkhälsa Utfallet för strategiområdet slutade på ett underskott på sammanlagt -1,8 mnkr. Den negativa avvikelsen beror på obudgeterade kostnader för Lidaskolans idrottshall som påverkar strategiområdets resultat negativt med 0,8 mnkr. Nolltaxans införande inneburit lägre intäkter på framförallt ishallen. Därutöver har strategiområdet högre energikostnader för Hanveden än budgeterat, då ishallen hållit extraöppet i 14 veckor. Dessutom tillkom akuta reparationskostnader i området. Barn och unga rustas för vuxenlivet inklusive LSS Strategiområdet för barn och unga inkluderar fem olika verksamheter som tillsammans står för en positiv avvikelse motsvarande 0,3 mnkr, vilket främst beror på lägre personalkostander än beräknat. Bland annat Åbygården har ett minskat löneuttag med anledning av en pågående rekrytering där vikarietjänsten kostar mindre än ordinarie. Jordbrogården visar ett underskott på - 0,6 mnkr. Nytt avtal med Socialförvaltningen avseende LSS verkasamheten gör att intäkterna för Jordbrogården minskat i enlighet med tidigare beskrivning. En ytterligare svårighet för Jordbrogården är att balansera personalresurserna mellan ordinarie verksamhet och Satelliten där ungdomar med särskilt stort behov av avskildhet och personalstöd vistas. Information och kunskap Strategiområdet inkluderar Miljöverkstan, kulturmiljöområdet samt biblioteken i Jordbro och Västerhaninge. Det sammanlagda plusresultatet på 0,1 mnkr utgörs främst av att tjänsten som kulturmiljösamordnare var vakant under tre månader. Biblioteken visar ett litet underskott på -20 tkr och Miljöverkstan visar ett litet underskott på 44 tkr. Resultatöverföring I kultur- och fritidsnämndens bokförda resultat på 2,9 mnkr ingår 1,5 mnkr som ska återlämnas till kommunfullmäktige. Resultat efter återlämning av budgettillskott är överkott på +1,4 mnkr. Kultur- och fritidsnämnden äskar att 2015 års bokförda resultat på +1,4 mnkr i sin helhet förs över till driftbudgeten Från 2014 års resultat på 2,5 mnkr fick nämnden ta i anspråk 1,7 mnkr under 2015, resterande 0,8 mnkr avsattes till resultatfond. Kultur- och fritidsnämnden begär att fonderade medlen från 2014 i sin helhet förs över till driftbudgeten Nämnden begär att få disponera överskottet för särskilt riktade insatser och insatser av engångskaraktär enligt specifikation i nedanstående tabell. 43

45 Resultatöverföring 2015 Belopp tkr Bokfört resultat Återföring budgettillskott enl KS beslut Resultatfond Att överföra till Förslag på fördelning av överföringsmedel Kulturmiljöplan 200 LSS, omställning samt avveckling 600 Fortsätta förvaltningens förbättringsarbete 200 Idrottspolitiska- samt kulturpolitiskaprogrammet (IPP & KPP) 441 Lokalbidrag Scoutföreningar avseende år Tillfälligt utökat föreningsbidrag 700 Totalt Framtagande av Kulturmiljöplan i enlighet med Mål & budget Bygga upp kvällsverksamheten gällande LSS i ny organisation samt omställningskostander i samband med eventuell avveckling av dagverksamheten på Jordbrogården och Lilleken. För att förvaltningens organisation ska fungera på bästa sätt krävs kontinuerliga utvecklingsinsatser, till exempel samverkan internt och externt utifrån de utmaningar vi hittills har identifierat. Riktade engångsinsatser i enlighet med aktivitetsplanerna för IPP och KPP. Av olyckliga omständigheter har 2015 års lokalbidrag till scouterna inte blivit utbetalda, varför förvaltningen önskar överföra dessa 100 tkr då de avser 2015 men utbetalas från 2016 års budget för föreningsbidrag. Förvaltningen önskar överföra 2015 års överskott gällande föreningsbidrag så att förvaltningen kan öka stödet till föreningslivet på nya sätt. Investeringsrapport Kultur- och fritidsnämnden tilldelades 32,0 mnkr för nya investeringar 2015 avseende Nya omklädningsrum Torvalla 20,0 mnkr Konstgräsplaner 5,0 mnkr Övriga ospecificerade projekt 4,0 mnkr Kultur och föreningshus i Jordbro 1,0 mnkr Konstnärlig utsmyckning 2,0 mnkr (1 % av lokalinvesteringarna) Därutöver disponerades även 29,0 mnkr för pågående investeringsprojekt överförda från tidigare 0år och under året utökades investeringsbudgeten med 12,0 mnkr. Istället för 1,0 mnkr för nytt kulturhus i Jordbro fick förvaltningen 3,0 för förbättringar i nyvarande kulturhus, en förändring 44

46 på 2,0 mnkr. Därutöver fick förvaltningen 10,0 mnkr för nya idrottshallar. Totalt uppgick investeringsbudgeten till 73,0 mnkr och förvaltningen har under året investerat för totalt 7,2 mnkr. Under året har förvaltningen avslutat investeringarna gällande inköp av två VW Transporters och inköp fyrhjuling. Konstgräset på Dalarö är färdigställt och avslutat samt Kultur- och föreningshuset i Jordbro, lokalanpassningar. Övriga investeringar är pågående. Pågående investeringsprojekt Projekt 45 Utfall 2015 Budget Att överföra 2015 till Övriga investeringsprojekt, ej fördelade medel Ombyggnad Lyckebyskolans idrotthall Offentliga konsten Miljöverkstad IT- och teknikinvesteringar Kulturhuset Kultur- och föreningshuset i Jordbro, lokalanpassningar Torvalla energiprojekt Renovering Höglundabadet Upprustning lokaler Konstgräs Dalarö Musikutrustning fritidsgårdar och kulturen Upprustning lokaler Skyltning av kulturmiljö Kulturhusets utveckling Jordbro kultur- och föreningshus, Flytt av konstverk Tryggt och snyggt, KOF Nya omklädningsrum Torvalla Offentlig konst Båthus Fjärdlång, reinvestering Passersystem Lokalanpassningar VW Transporter NRX VW Transporter GOG Kassasystem Torvalla Stängsel Tungelsta Ny idrottshall Värmekameror Höglunda Inköp fyrhjuling Summa Med ombyggnationen av Lyckebyskolans idrottshall avses installationen av en hoppgrop i

47 samarbete med Vendelsö gymnastikförening. I dagsläget är projektet inte längre aktuellt eftersom kommunen har för avsikt att bygga en fullstor idrottshall med inriktning mot gymnastik, cheerleading och dans i samband med nybyggnation av Vikingaskolan. Kultur- och fritidsförvaltningen äskar om att få omfördela investeringsbeloppet till andra projekt enligt specifikation. Varje år avsätts 1 procent av budgeten för kommunens lokalinvesteringar till den offentliga konsten. De enskilda investeringsprojekten pågår under längre tid och hinner därför i flera fall inte blir klara under innevarande år vilket gör att medlen inte förbrukar i samma takt som de tilldelas. I samband med uppstart av Miljöverkstan erhöll förvaltningen 1,5 mnkr i investeringsbudget. På grund av ovissheten kring Jordbro kultur- och föreningshus framtid har verksamheten avvaktat med lokalanpassningar och inköp, men då huset inte ska rivas blir anpassningarna aktuella och investeringsmedlen kommer tas i bruk under Torvalla energiprojekt syftade från början till att byta ut kostsam el och fjärrvärme mot markvärme med solfångare på konstgräsplanen och ishallstaket. Vid presentation för nämnden önskade nämnden att projektet även skulle innefatta kringliggande byggnader. En arbetsgrupp har bildats under ledning av Tornberget och projektet innefattar en förstudie om att förutom Torvalla IP även omfatta sim- och sporthallen, Fredrika Bremer gymnasiet samt nya Vikingaskolan. Tornberget är projektägare och har sökt ytterligare investeringsmedel. Höglundabadet är ett mycket välbesökt bad under sommarhalvåret och betyder mycket, inte minst för barn och unga i Jordbro. Badets bassänger har ett stort eftersatt underhåll och behöver renoveras. Tidigare tilldelad budgetram inte räckte inte till för att täcka kostnaden för de nödvändiga åtgärderna. Inför 2015 ökades investeringsbudgeten till 1,5 mnkr och underlag för upphandling är klart och väntar på handläggare. I investeringsplanen enligt Mål och budget hade förvaltningen investeringsmedel på totalt 14 mnkr över en treårsperiod, för byggandet av tre konstgräsplaner. Under 2014 och 2015 har förvaltningen färdigställt Västerhaninge, Torvalla och Dalarö konstgräsplaner för en total kostnad på 8,7 mnkr. Sist ut var konstgräsplanen på Dalarö som slutade på ett överskott på 1,3 mnkr. Kultur- och fritidsförvaltningen äskar om att få omfördela investeringsbeloppet till andra projekt enligt specifikation. I Mål och budget tilldelades förvaltningen 2,5 mnkr i investeringsmedel för kulturhusets utveckling avseende bland annat möjlighet till digitala föreställningar, dessa fick endast användas efter särskilt beslut av kommunstyrelsen. Det planerade införandet av digital bio är mindre aktuellt då en bio sannolikt kommer etableras i och med framväxten av den regionala stadskärnan. Dessutom finns en risk att bion i Brandbergen konkurrerars ut av ett programutbud i kulturhuset. Kultur- och fritidsförvaltningen äskar om att få omfördela investeringsbeloppet till andra projekt enligt specifikation. Investeringsbeloppet 2,5 mnkr för kultur- och föreningshuset i Jordbro får endast användas efter särskilt beslut av kommunstyrelsen. Förslag på åtgärder har tagits fram tillsammans med lokalförsörjningsenheten. Under 2014 fick förvaltningen tillskjutande investeringsmedel på 2,7 mnkr för Tryggt och snyggt i Haninge och förbrukade 1,8 mnkr, vilket innebär att 0,9 mnkr flyttades över till 2015 års investeringsbudget. Kvarvarande arbete inom projektet är färdigställande av tornet på Tornberget 46

48 där förhoppningen är att komma igång med byggander under sommaren. Av den tilldelade investeringsbudgeten återstår totalt 65,8 mnkr. Kultur- och fritidsnämnden äskar om att tilldelade men oförbrukade investeringsmedel i sin helhet överförs till 2016 års investeringsbudget, med ett särskilt äskande om att få omfördela 6,8 mnkr från avslutade/ej aktuella investeringar till andra projekt. Investeringsmedel att omfördela: Utfall 2015 Budget 2015 Att omfördela Investering (tkr) (tkr) (tkr) Ombyggnation Lyckebyskolans idrottshall Dalarö konstgräs Kulturhusets utveckling Summa att omfördela Förvaltningen äskar om att ovanstående medel omfördelas till: Åtgärder på Fjärdlång 3,8 mnkr. Sedan många år finns stort behov av att renovera Fjärdlång pir, samt toaletterna. Vatten, väder och vind sliter hårt på piren vilket gör att det inte längre är säkert för en större båt att lägga till, vilket äventyrar sommarens färjetrafik till ön. Därutöver måste toaletternas avfallshanering förbättras för att bättre svara upp mot miljö- och hälsoskyddsförbundets krav. Utveckling av området vid Svartbäckens bollplan 3,0 mnkr. Förvaltningen har i uppdrag att föreslå insatser så att området inbjuder till spontana aktiviteter med syfte satt stimulera till en aktiv fritid samt genom dessa insatser öka trygghetsgraden. Förvaltningen har för avsikt att särskilt uppmärksamma flickors behov av spontanytor. Tornbergets investeringar som påverkar kultur- och fritidsnämnden Investeringsobjekt Nämnd Prognos (mnkr) Budget Skedesansvarig Uppföljning/kommentar Tornberget KSF Totalt (mnkr) enl inv.process Lyckebyskolan, reinvestering GFN, KFN Tornberget Slutbesiktigad och verksamheten har flyttat in. Ekonomisk slutredovisning till KS återstår. Torvalla energiprojekt KFN Tornberget Förprojektering för att lagra överskottsenergi från anläggningarna på Torvalla IP. Utökning av projeket att även inrymma Torvalla sim & sporthall, Fredrika Bremer och Vikingaskolan utreds. Projektet skall upp för nytt beslut KS/KF. Vikingaskolan, rivning och nybyggnation GFN, KFN Tornberget Projektering pågår. Evakuering planerad till sommaren Skolan beräknas stå klar till sommaren Utökning F-6 Skola i Västerhaninge GFN, KFN 0an 116 KSF Ersättning för Åbyskolan. Kommer att bli aktuellt först efter att de två nya förskolorna byggts och ersatt Karusellen/Park. Planen är att den nya skolan skall uppföras på tomten där förskolorna Karusellen/Park står idag. Idrottshall Västerhaninge KFN 25 KSF Arbete pågår med ny detaljplan. Programarbete pågår. Idrottshall Tungelsta Förhandling pågår med privat fastighetsägare om uppförande KFN 25 KSF av idrottshall i privat regi i anslutning till den planerade F-6 skolan i Lillgården. Idrottshall Vendelsö Ny Idrottshall planeras i anslutning till Lyckebyskolan. Hallen KFN, GFN 25 KSF ersätter på sikt den lilla hall som idag finns på Hagaskolan. Programarbete pågår. 47

49 Personal Personalpolitiska programmet Kultur- och fritidsförvaltningen har under året arbetat aktivt med resultaten från 2014 års arbetsplatsundersökning(apu). Frågorna har behandlats på förvaltningens chefsmöte samt i respektive verksamhet. I 2015 års APU fick kultur- och fritidsförvaltningen ett hållbart medarbetarindex motsvarande(hme) 78,3. Det är en förbättring i jämförelse med år 2014 då motsvarande index var 73,8. Kultur- och fritidsförvaltningens resultat för 2015 ligger väldigt nära medelvärdet för kommunen som år 2015 var 78,5. Endast socialförvaltningen och Tornberget hade ett bättre resultat än kultur- och fritidsförvaltningen. Förvaltningen kommer under år 2016 arbeta med förbättringsåtgärder utifrån resultaten i 2015 års undersökning. Under året har förvaltningen utbildat chefer i löneprocessen och där särskilt resultat- och målsamtal. Chefer har även genomgått en arbetsmiljöutbildning. Chefsträffar har genomförts kontinuerligt utifrån olika teman och behandlat personalfrågor, ekonomi och verksamhet. All personal har inbjudits till två förvaltningsdagar med syfte att inkludera medarbetar och skapa ett helhetstänk för förvaltningen och det långsiktiga utvecklingsarbete som pågår. Förvaltningen arbetar aktivt med samverkan på förvaltningsnivå(kofsam) och på områdesnivå(loksam)och tillämpar kommunens modell för kompetensbaserad rekrytering. Analys av sjukfrånvaro Sjukfrånvaron på kultur- och fritidsförvaltningen motsvarade 8,5 procent av överenskommen arbetstid. Det är en högre siffra än föregående år då den motsvarade 7,3 procent. Sjukfrånvaron är högre bland kvinnor än män 9,8 procent jämfört med 7,0 procent. Sjukfrånvaron har ökat för båda grupperna men skillnaden har dock blivit mindre jämfört med föregående år. För kvinnor har sjukfrånvaron ökat med 0,6 procent och för män med 1,9 procent i jämförelse med föregående år. Fördelat på åldersgrupper så har åldersgruppen år högst andel sjukfrånvarotid 9,6 procent och åldersgruppen 29 år eller yngre har lägst sjukfrånvarotid med 4,8 procent. Båda åldersgrupperna har dock ökat sin sjukfrånvaro jämfört med föregående år och gruppen år är den grupp som har öka mest från 7 procent till 9,6 procent. Åldersgruppen 50 år eller äldre har sänkt sin sjukfrånvarotid från 9,1 procent till 8,1 procent. Långtidssjukfrånvaron på förvaltningen har ökat i jämförelse med föregående år från 59,2 procent till 67,7 procent. Förvaltningen har under året haft en handfull långtidssjukskrivna medarbetare. I flera av fallen har sjukdomsbilden inte haft någon direkt koppling till arbetsmiljö även om förvaltningen gjort sitt bästa för att stötta dessa medarbetare. Då kultur- och fritidsförvaltningen är en liten förvaltning så får ett relativt litet antal långtidssjukskrivna en relativt stor påverkan på förvaltningens totala resultat. En yrkeskategori som utmärker sig vad gäller hög sjukfrånvaro är personalen på fritidsgårdar. Här skulle särskilt riktade insatser behövas inom ramen för det långsiktiga arbete som bedrivs på förvaltningen med syfte att sänka sjukfrånvaron. 48

50 Sjukfrånvaro år 2014 och 2015 Sjukfrånvaro i procent, vald månad år 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun 8.72 % 9.51 % % % 8.76 % 7.56 % Sjukfrånvaro i procent, vald månad år 2015 Jul Aug Sep Okt Nov Dec 6.09 % 7.41 % 8.29 % 9.02 % 8.65 % 8.76 % Personalstatistik Uppgifterna gäller tillsvidareanställningar och visstidsanställningar med en sysselsättningsgrad på minst 40 % av heltid. Nyckeltal Antal anställda Varav män Varav kvinnor Sjukfrånvaro av överenskommen arbetstid, alla anställda (%) 7,2 % 8,5 % Sjukfrånvaro bland män (%) 5,1 % 7,0 % Sjukfrånvaro bland kvinnor (%) 9,2 % 9,8 % Långtidssjukfrånvaro (% av sjukfrånvaro 60 dagar eller mer) 59,2 % 67,7 % Sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre (%) 3,6 % 4,8 % Sjukfrånvarotid i åldersgruppen år (%) 7,0 % 9,6 % Sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre (%) 9,1 % 8,5 % 49

51 Pensionsprognos Uppgifterna gäller kommande pensionsavgångar vid 65 år Framtid Ansvaret för den årsverksamhet som bedrivs vid kultur- och fritidsförvaltningens fritidsgårdar övergår från och med år 2016 till grund- och förskolenämnden. Kultur- och fritidsförvaltningen kommer inledningsvis fortsätta vara utförare. Under våren 2016 fattas beslut gällande eventuellt val av utförare för LSS-verksamhet. Detta kommer påverka kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet vid Jordbrogården samt verksamheten som bedrivs på Lill-eken. Det stegvisa införandet av nolltaxa kommer att fortsätta under kommande år. 1 januari 2016 införs nolltaxa avseende kulturföreningars och studieförbunds barn- och ungdomsverksamhet. Nolltaxa för övriga föreningars barn- och ungdomsverksamhet införs 1 januari Ett nytt bidragsreglemente är under utformanden och beräknas börja gälla från och med januari Arbetet sker i stor samverkan med föreningslivet. Kulturskoleutbudet kommer att breddas med ytterligare konstformer. Under år 2016 kommer förvaltningen utveckla lovaktiviter med föreningslivet för ett större utbud och fritidsgårdarna kommer att öka öppettider på fredagar. Utarbetandet av en ny biblioteksplan fortsätter och målet är att planen ska antas under hösten Arbetet med det kulturpolitiska programmet och det idrottspolitiska programmet fortsätter enligt plan. Kultur- och fritidsförvaltningens utvecklingsarbete avseende den egna organisationen fortsätter under Syftet är bland annat att hitta och förtydliga ett gemensamt uttryck för förvaltningens verksamheters grunduppdrag. 50