2.0 Schemalagd provtagning - leverans av provtagningsmaterial

Transkript

1 Gislaveds kommun Upphandlingens namn Analyser UH Anbudslämnare ALcontrol AB Sista anbudsdag Inlämnat Öppnat Anbudsformalia Krav 1.1 Godkänner bifogade administrativa föreskrifter Krav 1.2 Godkänner bifogade avtalsvillkor 2.0 Schemalagd provtagning - leverans av provtagningsmaterial Krav 2.1 Leverantören erhåller excelfil med provtagningsschema för vattenverk (inkl. råvatten och ledningsnät), avloppsverk samt deponi. Antalet prov baseras på uppskattning och statistik för 2012 och är ej bindande. Beställaren garanterar ingen specifik volym, då den verkliga volymen både kan överstiga och understiga angivna volymer. Krav 2.2 Nödvändigt provtagningsmaterial (flaskor, burkar etc) samt kylklampar i en kylväska skall finnas på överenskommet leverantörsställe två veckor före provtagning Krav 2.3 Materialet skall vara uppdelat i en kylväska per verk och vecka alt per provpunkt och vecka. Förtryckta etiketter skall finnas i respektive väska. Krav 2.4 Leverantören svarar för transportkostnaden av materialet. 1/22

2 Krav 2.5 Leverantören ansvarar för att överlämnat provtagningsschema följs. Krav 2.6 Provtagninsmaterialet (såsom flaskor, burkar etc) samt kylklampar skall vara samma för varje specifikt provtagningsområde. Betyder, Provtagningsmaterial för dricksvatten ska skickas i särsklida kylväskor med kylklampar som inte har varit i kontakt med avloppsvatten, deponivatten, slam etc. Krav 2.7 Vid eventuellt tillkommande parametrar (utökade prov) av upphandlat provpaket skall endast respektive parametrar tilläggsdebiteras utöver nuvarande provpaket. 3.0 Ytterliggare provtagning (industri, driftkontroll etc.) Krav 3.1 Extra provtagningsmaterial skall kunna levereras varje vecka, vid förfrågan senast en dag före normal leverans. Krav 3.2 Rådgivning för att kunna erbjuda provtagning på industri, mark, recipient etc. skall vara möjligt att kostnadsfritt använda. Krav 3.3 Eventuella omprov / extraprov skall ske till samma kostnad som ordinarie prov. 4.0 Kommunikation Krav 4.1 Leverantören skall gå att kontakta per telefon under normal arbetstid 08-16, för annan tid skall journummer finnas. Ange telefonnummer nedan. 2/22

3 Tel nr under arbetstid: Jour nr, SOS-Alarm: Krav 4.2 Kontakten skall kunna hantera övervägande delen av de frågor som dyker upp som beställning av provtagningsmaterial, frågor analyssvar, protokoll etc. Krav 4.3 Kontaktperson från leverantören som svarar för att upprättade provtagningsschema följs skall uppges för vatten respektive avloppsverk samt deponi (kan vara samma). Detta uppges nedan Dan Holmgren ansvarar för vatten, avloppsverk samt deponi. Krav 4.4 Vid eventuell händelse av livsmedels - eller vattenburna utbrott krävs beredskap för extra insatser där leverantören svarar för den kompetensen. Krav 4.5 All rapportering skall vara på svenska 5.0 Hämtande av prover Krav 5.1 Leverantören ansvarar för transport av proverna från respektive kommun oavsett transportör. Leverantören skall garantera leverans till samma kostnad från underleverantör som från den egna verksamheten om problem med leverans uppstår. Krav 5.2 Proverna skall normalt hämtas samma veckodag (dock ej måndag eller fredag) vid samma tidpunkt varje vecka. Provupphämtning tidigast kl i Gislaved och Gnosjö, tidigast i Vaggeryd och tidigast i Värnamo. För Gislaveds kommun gäller två provupphämtningsplatser, Mårtensgatan och vid kommunhuset. 3/22

4 Krav 5.3 I de fall busstransporter förekommer skall leverantören tillhandahålla förtryckta adresslappar. Krav 5.4 Prover skall kunna lämnas fram till kl 15.00, varje veckodag från beställaren. 6.0 Svarstid Krav 6.1 Ange tid från det att vatten och avloppsprov är hämtat till dess att resultat finns tillgängligt på hemsida. Normala svarstider för kemiska rutinanalyser ligger inom 10 arbetsdagar från det att provet hämtats och tills alla parametrar är analyserade, granskade och rapporterade på provet. Svarstiden är betydligt kortare för flera analyser. För tex vattenanalyser som ph, konduktivitet, alkalinitet, färg, turbiditet, närsalter, suspenderad substans osv finns svar tillgängligt inom ett par dagar. För mikrobiologiska analyser i vatten och livsmedel är svarstiden beroende på inkubationstiden som föreskrivs i metoden (oftast ett par dagar). Direkt efter avläsning läggs resultat in i laboratoriets datasystem och finns tillgängligt via vår hemsida Vilket innebär att krav på svarstider i punkt 6.9 uppfylls för mikrobiologiska vattenanalyser. I övrigt gäller nedanstående svarstider: Svarstiden för övriga vattenanalyser överskrider ej 14 dygn. Svarstiden för avloppsanalyser överskrider ej 14 dygn. Svarstiden för avloppsslam överskrider ej 21 dygn. Krav 6.2 Leverantören skall föra in parametrarna snarast efter analys på en för kommunerna tillgänglig webbsida (lösenordsskyddad). Krav 6.3 Länk till webbsida tillsammans med inloggningsuppgifter ska komma kommunerna tillhanda i omedebar närhet till avslutad avtalssignering 4/22

5 Krav 6.4 Det mycket viktigt att de parametrar som det finns tillstånd för analyseras snabbt. Ett prov räknas som analyserat när det är tillgängligt på laboratoriets hemsida. Krav 6.5 Negativa, mikrobiologiska provresultat skall meddelas ytterst skyndsamt till kontaktperson eller via fax eller sms på varje enskild kommun som provet rör. Senast 6 timmar efter att preliminärt resultat. Kontaktlista upprättas i närhet till avtalssignering. Krav 6.6 Beställaren ska kunna utse en administratör internt som ska kunna delge varje enskild användare egna inloggningsuppgifter till webbsidan utan extra kostnad. Krav 6.7 Svar på webbsidan ska sparas så länge som beställaren önskar. Krav 6.8 Beställaren accepterar bara svenska som språk på webbsidan Krav 6.9 För följande mikrobiologiska parametrar får svarstiden inte överskrida: Antal mikroorganismer 22C, 3 d - 4 dygn Antal långsamväxande bakterier - 8 dygn Förmodad Koliforma bakterier 35C/E coli 44C? 2 dygn Bekräftad Koliforma bakterier 35C - 3 dygn Bekräftad E coli 44C? 4 dygn Krav 6.10 Svarstiden för övriga vattenanalyser får inte överskrida 14 dygn. Svarstiden för avloppsanalyser får inte överskrida 14 dygn. Svarstiden för avloppsslam får inte överskrida 21 dygn. 5/22

6 7.0 Sättningstid Krav 7.1 Prover som hämtas på respektive hämtningsställe skall vara satta innan kl på provtagningsdagen. 8.0 Analysrapportens utformning Krav 8.1 Ackrediteringsstandarden ISO/IEC 17025:2005 ska uppfyllas Krav 8.2 Provets ankomsttid till leverantören Krav 8.3 Sättningstid när analysen startades Krav 8.4 Ankomsttemperatur Krav 8.5 Sättningstemperatur Krav 8.6 Tidigare värde (Tidigare analysrapporter i pdf-format ska sparas på hemsidan i minst 1 år och analysrapporter i excel-format ska sparas så länge som beställaren önskar. ) Krav 8.7 Analyser av dricksvatten ska ske enligt SLVFS 2001:30 och LIVSFS 2011:3 6/22

7 Krav 8.8 All rapportering och kommunikation ska ske på svenska Krav 8.9 När ett prov är analyserat med avseende på samtliga parametrar skall en vidimerad (av analysansvarig) analysrapport skickas till beställare i respektive kommun. Vid analys av prover där livsmedelsverket har satt upp gränsvärden skall även provet bedömas (gäller utgående dricksvatten samt prover ute på ledningsnätet t ex prov hos abonnenter eller i vattentorn). Analysrapport skickas brevledes och ingår i anbudspriset och är ej en tillkommande kostnad. 9.0 Oersättning Krav 9.1 Visar det sig att angiven svarstid inte hålls, utgår ingen ersättning för de prover där angiven svarstid överskridits med 2 dagar. Krav 9.2 Vite utgår med 50% av prov-/analyskostnaden om provsvarstiden överstiger de ovan angivna överskridande 2 dagarna. I övrigt gäller ALOS05. Krav 9.3 Leverantören skall stå för ersättning för omkostnader vid ny provtagning då temperaturen överstigit +8 C under transport. Och när leverantören brustit i hanteringen eller feltolkat analysen Bifogningar till anbudet klicka Lägg till anbudsfil i slutet av anbudsinlämningen. Nedan angivs det som ska bifogas. Krav 10.1 Ackrediteringsbevis. 7/22

8 Krav 10.2 Försäkringsbevis på gällande ansvarsförsäkring. Krav 10.3 Förteckning över de viktigaste leveranserna/avtalen under de senaste tre åren inklusive tidsperiod och mottagare, offentliga eller privata med angivande av referenser. Krav 10.4 Lista på kontaktpersoner (till respektive kommun) för respektive ansvarsområde med direktnummer samt CV på nyckelpersoner / analysansvarig. Krav 10.5 Förteckning över vilken typ av provtagningsflaskor och emballage som laboratoriet tillhandahåller. Krav 10.6 Sortimentlista på övriga produkter och tjänster med angivande av procentuell rabatt som beställaren får vid enskilda avrop Informationskrav Krav 11.1 Beskrivning av organisation (egenkontroll), laboratoriets kompetensområde samt affärsidé. Beskriv nedan Se Anbudstext punkt 1: Presentation av ALcontrol AB för organisationsplan, presentation mm. Se punkt 2 Kompetens och resurser för beskrivning av kompetensområde. Krav 11.2 Uppgift om tillgänglig teknisk personal och ansvarsområde särskilt sådana som är ansvariga för kvalitetskontrollen. Beskriv nedan 8/22

9 Se anbudstext punkt 2 under rubrik Personal för kvalitetssäkring. Se även under rubrik laboratoriepersonal och analysansvariga. Se anbudstext punkt 7 Nyckelpersoner och analysansvariga För information om kvalitetssäkring se anbudstexten under punkt 3 Kvalitetssäkring och miljöcertifiering. Krav 11.3 Beskrivning av uppdragets genomförande avseende logistik. Beskriv nedan Se anbudstext under punkt 6, Provtransporter Krav 11.4 Beskrivning av hur eventuella reklamationer hanteras. Beskriv nedan Se anbudstexten under punkt 5, Klagomål och avvikelser. Krav 11.5 Redogörelse för på vilket sätt och hur länge prov sparas (då det är möjligt) efter det att uppdragsgivaren erhållit rapport. Beskriv nedan. Laboratoriet sparar/arkiverar prov för kemiska analyser i vatten och fast material i 2 veckor efter att färdig rapport skickats till beställaren. Prov för mikrobiologiska vattenanalyser kan pga provets egenskaper ej sparas/arkiveras. Livsmedelsprov för mikrobiologisk analys sparas 1 vecka efter ankomst (fryst). Livsmedelsprov för kemisk analys sparas 1 månad efter ankomst. Krav 11.6 Leverantören ska ha ett miljöledningssystem, ISO 14001, EMAS eller på annat sätt visa på ett aktivt miljöarbete. Beskriv vad eller vilket nedan. Eller beskriv det aktiva miljöarbetet. ALcontrol är certifierade enligt ISO Certifikat bifogas 9/22

10 12.0 Annorkrav Krav 12.1 Leverantören skall acceptera att beställaren vid stickprovskontroll av leverantören använder annan leverantör, detta om behov finns. Krav 12.2 Leverantören skall acceptera att beställaren enligt förvaltningslagen hjälper privatpersoner med kontaktuppgifter till ett flertal analysleverantörer vid behov. Kommunerna ser det också som ytterst positivt att leverantörerna i sin kontakt med privata marknaden arbetar med frågor som förenklar betalningen för densamme. Sistnämnda är dock inget utvärderingskriterie. Krav 12.3 Ange nedan er bästa rabatt på övriga sortimentet 13.0 Prisbilaga Krav 13.1 Bilaga Samlad prisbilaga skall fyllas i och bifogas anbudet. Priserna som fylls i skall sedan in i utvärderingsmodellen baserat på varje specifik kommun. 10/22

11 Gislaveds kommun Upphandlingens namn Analyser UH Anbudslämnare Eurofins Environment Testing Sweden AB Sista anbudsdag Inlämnat Öppnat Anbudsformalia Krav 1.1 Godkänner bifogade administrativa föreskrifter Krav 1.2 Godkänner bifogade avtalsvillkor 2.0 Schemalagd provtagning - leverans av provtagningsmaterial Krav 2.1 Leverantören erhåller excelfil med provtagningsschema för vattenverk (inkl. råvatten och ledningsnät), avloppsverk samt deponi. Antalet prov baseras på uppskattning och statistik för 2012 och är ej bindande. Beställaren garanterar ingen specifik volym, då den verkliga volymen både kan överstiga och understiga angivna volymer. Krav 2.2 Nödvändigt provtagningsmaterial (flaskor, burkar etc) samt kylklampar i en kylväska skall finnas på överenskommet leverantörsställe två veckor före provtagning Krav 2.3 Materialet skall vara uppdelat i en kylväska per verk och vecka alt per provpunkt och vecka. Förtryckta etiketter skall finnas i respektive väska. Krav 2.4 Leverantören svarar för transportkostnaden av materialet. 11/22

12 Krav 2.5 Leverantören ansvarar för att överlämnat provtagningsschema följs. Krav 2.6 Provtagninsmaterialet (såsom flaskor, burkar etc) samt kylklampar skall vara samma för varje specifikt provtagningsområde. Betyder, Provtagningsmaterial för dricksvatten ska skickas i särsklida kylväskor med kylklampar som inte har varit i kontakt med avloppsvatten, deponivatten, slam etc. Krav 2.7 Vid eventuellt tillkommande parametrar (utökade prov) av upphandlat provpaket skall endast respektive parametrar tilläggsdebiteras utöver nuvarande provpaket. 3.0 Ytterliggare provtagning (industri, driftkontroll etc.) Krav 3.1 Extra provtagningsmaterial skall kunna levereras varje vecka, vid förfrågan senast en dag före normal leverans. Krav 3.2 Rådgivning för att kunna erbjuda provtagning på industri, mark, recipient etc. skall vara möjligt att kostnadsfritt använda. Krav 3.3 Eventuella omprov / extraprov skall ske till samma kostnad som ordinarie prov. 4.0 Kommunikation Krav 4.1 Leverantören skall gå att kontakta per telefon under normal arbetstid 08-16, för annan tid skall journummer finnas. Ange telefonnummer nedan. 12/22

13 Kärl, kylväskor och kylelement rekvireras från kundsupport Eurofins Environment Testing Sweden AB. Här hjälper man även till med praktiska frågor gällande inlämning av prover, beställning av transporter, analysfrågor, m m. Eurofins kundsupport hjälper dig gärna med dina frågor. I kundsupporten arbetar personer som har hög kompetens inom aktuellt område. Eurofins erbjuder kostnadsfri rådgivning i analys- och provtagningsfrågor. Detta gäller normal omfattning, dvs. inte konsulttjänster. Hos oss finns alltid personal som kan bistå och svara på frågor. Veterinärer, mikrobiologer och kemister med många års laboratorieerfarenhet står till förfogande för rådgivning och information. Kundsupporten har öppet kl. 07:00 - kl. 16:30 måndag tom fredag och telefonnumret är Laboratoriet har möjlighet att ta emot prover vid katastroftillbud eller likn. Provtagningar som behöver genomföras utanför den ordinarie arbetstiden hänvisas till vår jourtjänst tel Krav 4.2 Kontakten skall kunna hantera övervägande delen av de frågor som dyker upp som beställning av provtagningsmaterial, frågor analyssvar, protokoll etc. Krav 4.3 Kontaktperson från leverantören som svarar för att upprättade provtagningsschema följs skall uppges för vatten respektive avloppsverk samt deponi (kan vara samma). Detta uppges nedan Provplanering - en möjlighet till överblick av ert totala analysbehov För att få en säker och effektiv hantering av kundens alla prover lägger vi upp provtagningsplaner tillsammans med kunden. Eurofins använder idag en provplaneringsmodul där kundens kontrollprogram läggs in. Detta innebär att för t.ex. regelbundna provtagningar registreras era provpunkter tillsammans med analysfrekvens. Etiketter och följesedlar skapas med förtryckta uppgifter om provpunkt, analyspaket, datum för provtagning och övriga hanteringsrutiner. Uppgifter som kunden behöver fylla i är endast tidpunkt och temperatur och provtagare om inte denna uppgift redan finns vid provplaneringen. Följesedeln fungerar idag som ett kvitto från kunden att samtliga prover lämnats in och sparas på laboratoriet. Kontaktperson på provplaneringsavdelningen för vatten, avloppsverk och deponi : Ingela Stigsson Krav 4.4 Vid eventuell händelse av livsmedels - eller vattenburna utbrott krävs beredskap för extra insatser där leverantören svarar för den kompetensen. Krav 4.5 All rapportering skall vara på svenska 13/22

14 5.0 Hämtande av prover Krav 5.1 Leverantören ansvarar för transport av proverna från respektive kommun oavsett transportör. Leverantören skall garantera leverans till samma kostnad från underleverantör som från den egna verksamheten om problem med leverans uppstår. Krav 5.2 Proverna skall normalt hämtas samma veckodag (dock ej måndag eller fredag) vid samma tidpunkt varje vecka. Provupphämtning tidigast kl i Gislaved och Gnosjö, tidigast i Vaggeryd och tidigast i Värnamo. För Gislaveds kommun gäller två provupphämtningsplatser, Mårtensgatan och vid kommunhuset. Krav 5.3 I de fall busstransporter förekommer skall leverantören tillhandahålla förtryckta adresslappar. Krav 5.4 Prover skall kunna lämnas fram till kl 15.00, varje veckodag från beställaren. 6.0 Svarstid Krav 6.1 Ange tid från det att vatten och avloppsprov är hämtat till dess att resultat finns tillgängligt på hemsida. Våra svarstider (dygn efter provhämtning) är enligt nedan redovisade per provtyp och är ett utdrag ur nuvarande svarstider. Svarstiderna nedan gäller för när hela provet är klart och rapporteras i Eurofins Online. För enskilda analyser är svarstiden många gånger kortare och redovisas direkt när analysen är klar i Eurofins Online. För mikrobiologiska analyser varierar svarstiden efter inkubationstiden. Utöver att kunderna kan se sina resultat via Eurofins Online informeras de aktivt från laboratoriet vid resultat som överskrider gränsvärden. Dricksvatten kemi, normalkontroll: Min 3; Medel 10; Max 10 Avlopp: Min 2; Medel 7; Max 10 14/22

15 Slam: Min 4; Medel 8; Max 10 Strandbad: Min 2; Medel 3; Max 5 Bassäng: Min 2; Medel 4,5; Max 7 Livsmedel: Min 3; Medel 5; Max 10 Krav 6.2 Leverantören skall föra in parametrarna snarast efter analys på en för kommunerna tillgänglig webbsida (lösenordsskyddad). Krav 6.3 Länk till webbsida tillsammans med inloggningsuppgifter ska komma kommunerna tillhanda i omedebar närhet till avslutad avtalssignering Krav 6.4 Det mycket viktigt att de parametrar som det finns tillstånd för analyseras snabbt. Ett prov räknas som analyserat när det är tillgängligt på laboratoriets hemsida. Krav 6.5 Negativa, mikrobiologiska provresultat skall meddelas ytterst skyndsamt till kontaktperson eller via fax eller sms på varje enskild kommun som provet rör. Senast 6 timmar efter att preliminärt resultat. Kontaktlista upprättas i närhet till avtalssignering. Krav 6.6 Beställaren ska kunna utse en administratör internt som ska kunna delge varje enskild användare egna inloggningsuppgifter till webbsidan utan extra kostnad. Krav 6.7 Svar på webbsidan ska sparas så länge som beställaren önskar. Krav 6.8 Beställaren accepterar bara svenska som språk på webbsidan 15/22

16 Krav 6.9 För följande mikrobiologiska parametrar får svarstiden inte överskrida: Antal mikroorganismer 22C, 3 d - 4 dygn Antal långsamväxande bakterier - 8 dygn Förmodad Koliforma bakterier 35C/E coli 44C? 2 dygn Bekräftad Koliforma bakterier 35C - 3 dygn Bekräftad E coli 44C? 4 dygn Krav 6.10 Svarstiden för övriga vattenanalyser får inte överskrida 14 dygn. Svarstiden för avloppsanalyser får inte överskrida 14 dygn. Svarstiden för avloppsslam får inte överskrida 21 dygn. 7.0 Sättningstid Krav 7.1 Prover som hämtas på respektive hämtningsställe skall vara satta innan kl på provtagningsdagen. 8.0 Analysrapportens utformning Krav 8.1 Ackrediteringsstandarden ISO/IEC 17025:2005 ska uppfyllas Krav 8.2 Provets ankomsttid till leverantören Krav 8.3 Sättningstid när analysen startades Krav 8.4 Ankomsttemperatur 16/22

17 Krav 8.5 Sättningstemperatur Krav 8.6 Tidigare värde (Tidigare analysrapporter i pdf-format ska sparas på hemsidan i minst 1 år och analysrapporter i excel-format ska sparas så länge som beställaren önskar. ) Krav 8.7 Analyser av dricksvatten ska ske enligt SLVFS 2001:30 och LIVSFS 2011:3 Krav 8.8 All rapportering och kommunikation ska ske på svenska Krav 8.9 När ett prov är analyserat med avseende på samtliga parametrar skall en vidimerad (av analysansvarig) analysrapport skickas till beställare i respektive kommun. Vid analys av prover där livsmedelsverket har satt upp gränsvärden skall även provet bedömas (gäller utgående dricksvatten samt prover ute på ledningsnätet t ex prov hos abonnenter eller i vattentorn). Analysrapport skickas brevledes och ingår i anbudspriset och är ej en tillkommande kostnad. 9.0 Oersättning Krav 9.1 Visar det sig att angiven svarstid inte hålls, utgår ingen ersättning för de prover där angiven svarstid överskridits med 2 dagar. Krav 9.2 Vite utgår med 50% av prov-/analyskostnaden om provsvarstiden överstiger de ovan angivna överskridande 2 dagarna. I övrigt gäller ALOS05. 17/22

18 Krav 9.3 Leverantören skall stå för ersättning för omkostnader vid ny provtagning då temperaturen överstigit +8 C under transport. Och när leverantören brustit i hanteringen eller feltolkat analysen Bifogningar till anbudet klicka Lägg till anbudsfil i slutet av anbudsinlämningen. Nedan angivs det som ska bifogas. Krav 10.1 Ackrediteringsbevis. Krav 10.2 Försäkringsbevis på gällande ansvarsförsäkring. Krav 10.3 Förteckning över de viktigaste leveranserna/avtalen under de senaste tre åren inklusive tidsperiod och mottagare, offentliga eller privata med angivande av referenser. Krav 10.4 Lista på kontaktpersoner (till respektive kommun) för respektive ansvarsområde med direktnummer samt CV på nyckelpersoner / analysansvarig. Krav 10.5 Förteckning över vilken typ av provtagningsflaskor och emballage som laboratoriet tillhandahåller. Krav 10.6 Sortimentlista på övriga produkter och tjänster med angivande av procentuell rabatt som beställaren får vid enskilda avrop. 18/22

19 11.0 Informationskrav Krav 11.1 Beskrivning av organisation (egenkontroll), laboratoriets kompetensområde samt affärsidé. Beskriv nedan Eurofins Environment Testing Sweden AB analyserar och kontroller kvalitén på alla typer av vatten via analyser i våra svenska laboratorier belägna i Stockholm, Lidköping och Jönköping. Uppdragsgivarna återfinns huvudsakligen inom industrin, kommuner, länsstyrelser, vattenvårdsförbund, olika konsultverksamheter, universitet men även en del privatpersoner utnyttjar våra tjänster. Vi behärskar ett mycket brett sortiment av analyser - kemiska analyser, mikrobiologiska analyser och ekotoxikologiska tester. Självklart är vi ackrediterade för absoluta merparten av alla våra analyser. På samma sätt arbetar vi med analyser av andra miljöprover som t ex jord, inomhusluft och bränsle. Den svenska verksamheten är en del av koncernen Eurofins med säte i Bryssel. Koncernen har en världsledande position inom vår bransch med drygt 8000 anställda i ett 30-tal olika länder. Våra resultat ska vara pålitliga, snabba och svara på det kunden undrat över. Vi är både kvalitet-s och miljöcertifierade. Krav 11.2 Uppgift om tillgänglig teknisk personal och ansvarsområde särskilt sådana som är ansvariga för kvalitetskontrollen. Beskriv nedan Grunden i Eurofins kvalitetssäkring är de krav som ställs i laboratoriets ackrediteringar, vilket förutsätter ett professionellt analysarbete där lagstiftning, olika standards och branschkrav endast utgör en lägsta miniminivå. Tillsyn av verksamheten sker en gång per år av Swedac och där emellan genomförs interna revisioner enligt årligen fastställda planer. I bolaget finns en kvalitets-och miljöchef som har ansvaret för det gemensamma systemet och som ingår i Environments ledningsgrupp. På varje verksamhetsort finns en person som är ansvarig för kvalitets- och miljöarbetet de sk kvalitets- och miljöansvariga. På avdelningarna på de större laboratorierna finns kvalitetsoch miljösamordnare. Kvalitets- och miljöchef är Lena Olsson. Lena har mångårig erfarenhet av laboratoriearbete, hon har varit kvalitets- och miljöchef-chef sedan 2001 (då i Analycengruppens regi). Krav 11.3 Beskrivning av uppdragets genomförande avseende logistik. Beskriv nedan Genom avtal som vi har tecknat med DHL erbjuder Eurofins en transportlösning för kunden med direktleverans till våra laboratorierier alla arbetsdagar i veckan. DHL är även kvalitets- och miljöcertifierade 19/22

20 enligt ISO och ISO Proverna transporteras av DHL till laboratoriet i Jönköping där de mikrobiologiska proven analyseras. Kemproven kommer att analyseras vid vårt laboratorium i Lidköping. Prover kan lämnas kostnadsfritt vid Eurofins inlämningsställen. Proven behöver ej föranmälas och kan lämnas utan fraktsedel. På inlämningsstället registreras antal kolli, vem som lämnat in provet och vilken tid. För detta uppdraget kommer proverna att hämtas enligt er specifikation i krav 5.2. Prov kommer även kunna lämnas varje veckodag fram till kl Krav 11.4 Beskrivning av hur eventuella reklamationer hanteras. Beskriv nedan Reklamationer hanteras i Eurofins Reklamationshanteringssystem i enlighet med föreskrifterna i vårt verksamhetsledningssystem. De tas huvudsakligen emot via mail eller telefon till vår kundsupport. Ni som kund får en snabb feedback med uppskattning av hur lång handläggningstiden kan tänkas bli och den upprättade reklamationens nummer. Den upprättade reklamationen sänds till analysansvarig eller annan person, beroende på reklamationens art. En noggrann orsaksanalys utförs och därefter görs korrigerande åtgärder. Efter en genomgång med ansvarig och kvalitetsansvarig beslutas vilka förebyggande åtgärder som skall vidtas för att hindra att ett ev. fel upprepas. Externa reklamationer besvaras alltid till er med en förklaring av händelseförloppet och om vilka beslut eller åtgärder som vidtas. Eurofins ambition är att ha en öppen och positiv inställning till reklamationer då vi ser det som ett viktigt instrument i vår strävan att förbättra vår organisation och stärka vår långsiktiga konkurrenskraft. Vi uppmuntrar därför dialog mer er som kunder runt detta. Vid våra årliga kundträffar går vi igenom samtliga reklamationer med kunden. Krav 11.5 Redogörelse för på vilket sätt och hur länge prov sparas (då det är möjligt) efter det att uppdragsgivaren erhållit rapport. Beskriv nedan. Att spara provmaterial är en garanti för att vi ska kunna göra om analysen i de fall resultaten behöver verifieras. Det ger er som kund större säkerhet och minskar onödiga förseningar genom nya provtagningar. Olika typer av prov sparas under olika lång tid:. Kemiska vattenprov sparas i kylrum i 14 dagar efter att rapport skrivits.. Mikrobiologiska livsmedelsprov sparas efter ansättningen i 1 vecka för blöta prover respektive 2 veckor för torra prover.. Dricksvattenprov som ska analyseras mikrobiologiskt enligt SLV sparas i regel max ett dygn efter ansättning. Här kan vi komma överens om hur länge vi ska spara proven.. Slamprover fryses in och sparas 3 månader.. Mark och sediment prover sparas 3 månader. 20/22

21 Annan arkiveringstid kan göras efter överenskommelse med kund. Krav 11.6 Leverantören ska ha ett miljöledningssystem, ISO 14001, EMAS eller på annat sätt visa på ett aktivt miljöarbete. Beskriv vad eller vilket nedan. Eller beskriv det aktiva miljöarbetet. Eurofins är miljöcertifierat enligt SS-EN ISO Miljöarbetet följs upp genom revisionsbesök av certifieringsorganet (Intertek/Semko) varje år och däremellan genomförs internrevisioner. Årligen görs ledningens genomgång på olika nivåer i företaget där årets kvalitets- och miljöprestanda redovisas och förbättringsbehov identifieras och planeras. Kvalitets- och miljöchef är Lena Olsson. Lena har mångårig erfarenhet av laboratoriearbete, hon har varit kvalitets- och miljöchef-chef sedan 2001 (då i Analycengruppens regi) och även arbetat som produktionschef för ett laboratorium. Sedan 2005 sitter hon med i FAL:s styrelse och i SIS tekniska kommitté för vattenanalyser Annorkrav Krav 12.1 Leverantören skall acceptera att beställaren vid stickprovskontroll av leverantören använder annan leverantör, detta om behov finns. Krav 12.2 Leverantören skall acceptera att beställaren enligt förvaltningslagen hjälper privatpersoner med kontaktuppgifter till ett flertal analysleverantörer vid behov. Kommunerna ser det också som ytterst positivt att leverantörerna i sin kontakt med privata marknaden arbetar med frågor som förenklar betalningen för densamme. Sistnämnda är dock inget utvärderingskriterie. Krav 12.3 Ange nedan er bästa rabatt på övriga sortimentet 13.0 Prisbilaga Krav 13.1 Bilaga Samlad prisbilaga skall fyllas i och bifogas anbudet. Priserna som fylls i skall sedan in i utvärderingsmodellen baserat på varje specifik kommun. 21/22

22 22/22