Välkommen till SRFs Nyhetsdagar 2014/15! Redo och Reko och Skatt

Transkript

1 Välkommen till SRFs Nyhetsdagar 2014/15! Redo och Reko och Skatt

2 Innehåll Reko Auktorisationen och yrkesrollen Nyheter i Reko 2015 SRF Reko Byråstöd Nya konsultprodukter

3 Auktorisationen En successiv succé! Stadigt ökad uppmärksamhet för yrkesrollen pga: Auktorisationen Reko Bokslutsrapporten Banker allt mera kunniga om vem som gör vad och om BR Skatteverket tydliga med förtroendet för ARK genom BRASK SRF planerar fortsatta informationsaktiviteter under 2014/15!

4 Avskaffad revisionsplikt Första steget togs 1 november 2010 Reformen omfattar 70% av alla svenska aktiebolag > AB! Av befintliga företag har 60% valt bort revision 2014 och trenden ökar! När tas det andra steget? Vilka gränser kommer att styra? - Annie Lööf: < 50 anställda? - EU Mikro: < 10 anställda / omsättning eller tillgångar < 2 M EUR? - EU Litet: < 50 anställda / omsättning eller tillgångar < 10 M EUR?

5 AB som använder ARK har lägre risk än AB med revisor 4 av 100 AB som använder ARK + Reko har riskklass 1 eller 2 7 av 100 AB som använder revisor har riskklass 1 eller 2 Företag med revisor har sämre riskklassificering än de med ARK

6 Ökad respekt för ARK och Bokslutsrapporten FARs sektion för redovisning Redovisning enligt Reko är en fördel för revisorns arbete Bokslutsrapporten är en indirekt kvalitetssäkring för revisorn Att bokslutsrapporten saknas är en signal till revisorn att reagera på Statistik över utvecklingen 2012 skrevs Bokslutsrapporter 2013 skrevs Bokslutsrapporter 2014 skriver vi Bokslutsrapporter.?

7 Trender i branschen Branschen förändrar struktur Allt större fokusering på auktorisation och Reko Generationsväxling mot yngre konsulter (och kunder) har inletts Automation och teknikutveckling påverkar tjänstens innehåll Allt större enheter genom sammanslagningar och nätverk Revisorerna på väg mot nya tjänster? - remiss om bokföringsjävet från FAR - efterfrågestyrd revision kan bli en ny produkt

8 Trender i branschen Branschens framtidsspaning till år 2025 Alla tror på en tydligt ökad efterfrågan av rådgivningstjänster Rådgivning växer redovisning stabilt revision minskar Rådgivare är ett framtidsyrke och är mera lönsamt Rådgivning kräver snabb och korrekt rapportering Allt viktigare att kommunicera vilket arbete som utförs

9 Trender i branschen Framtiden kommer fortare än förr Molnbaserade tjänster Självlärande system Förändrad konkurrensbild i branschen Förstå Din Kund, Framtidssamtal, Nya regelverk, Provisionsprissättning och snart märks det i din vardag!

10 Nyheter i Reko 2015 Fortsatt utveckling av strukturen från 2014 Arbetet inriktat på uppdateringar och förbättringar Målsättning att inte ändra grundstrukturen Fåtal nya Reko har tillkommit för att tydliggöra arbetsprocessen Ökat fokus på rutiner och planering Tydligare att kraven ska anpassas till uppdragets komplexitet och behov

11 Nyheter i Reko 2015 Allmänt Texter och begrepp justerade - rimlighetsanalyser > rimlighetsbedömningar - lämna in > lämna - löpande redovisning/bokföring > bokföring - omedelbar och ofördröjligen > snarast - ska och bör i regelverk och tillämpning synkroniserade Begreppet attest förtydligat - praktisk tillämpning baserat på spårbarhet - signatur, mail eller annan bekräftelse som kan återskapas kan användas

12 Nyheter i Reko 2015 Kap 2 Byrårutiner och kvalitetssäkring Reko 210 Kvalitetssäkring av redovisningsverksamheten - förtydligad - riktlinjer och rutiner ska införas för verksamheten och enskilda uppdrag - ska vara skriftliga om inte särskilda skäl finns, t ex nystart/liten verksamhet - anpassning ska ske till verksamhetens omfattning och komplexitet - fokus på nyttan med system och rutiner för kvalitetssäkring - checklistor och mallar kan användas för utvärdering

13 Nyheter i Reko 2015 Kap 2 Byrårutiner och kvalitetssäkring

14 Nyheter i Reko 2015 Kap 3 Antagande och omprövning av uppdrag Reko 330 Uppdragsavtal förtydligad Ska-krav har införts för följande områden: - parterna - uppdragets omfattning - ansvarsfördelning (vem gör vad) - rapportering - arvodesberäkning Reko 350 Kombiuppdrag borttagen

15 Nyheter i Reko 2015 Kap 4 Planering Reko 410 Planering uppdelad - Reko 410 Planering av redovisningsverksamheten - Reko 430 Planering av enskilt redovisningsuppdrag Reko 420 Principer för uppdragets utförande flyttad - Ingår i Reko 430 Planering av enskilt redovisningsuppdrag - Reko 460 Hantering av felaktigheter i redovisningen - ny - Reko 520 Felaktigheter i redovisningen avser planering > har blivit Reko 460

16 Nyheter i Reko 2015 Kap 5 Utförande Reko 520 Felaktigheter i redovisningen flyttad Reko 525 Uppskattningar i redovisningen borttagen Reko 530 Löpande bokföring namnändrad - Bokföringsuppdrag (löpande bokföring inget formellt begrepp) - Enhetligt med Betalningsuppdrag, Bokslutsuppdrag..

17 Nyheter i Reko 2015 Kap 5 Utförande Reko 560 Bokslut- och årsbokslut/årsredovisning uppdelad - Reko 550 Bokslutsuppdrag (upprättande av bokslut) - Reko 555 Årsboksluts- eller årsredovisningsuppdrag (formella rapporterna) Reko 565 Periodbokslut namnändrad och förtydligad - Periodbokslutsuppdrag - Ska skrivas under för att ligga till grund för Periodbokslutsrapport (Reko 680) Reko 580 Nyckeltal och kassaflöden - ny - Samlar de tidigare Reko 660 och 665 som avser utförande

18 Nyheter i Reko 2015 Kap 6 Rapportering Reko 630 Rapportering av årsbokslut/årsredovisning uppdelad - Reko 630 Rapportering av bokslut (enligt Reko 550) - Reko 635 Rapportering av årsbokslut eller årsredovisning (enligt Reko 555) Reko 655 Inkomstdeklaration förtydligad - P 8 som avser följebrev borttagen då ansvaret framgår av uppdragsavtalet Reko 660 Nyckeltal flyttad Reko 665 Kassaflöden flyttad

19 Nyheter i Reko 2015 Kap 6 Rapportering Reko 670 Bokslutsrapport förtydligad - P 6 flyttad till P 4 för att förtydliga att man bör lämna Bokslutsrapport - P 9 d förtydligar att jämförelse med föreg år kan utelämnas om det saknas - resultatbegreppet förtydligas från redovisat resultat till årets resultat - förtydligar avsedda textval genom markering med [ ] Reko 680 Periodbokslutsrapport förtydligad Reko 690 Upplysning om Bokslutsrapport förtydligad

20 Nyheter i Reko 2015 Kap 6 Rapportering

21 SRF Reko Byråstöd - ver 2 Ny uppdaterad utgåva för stöd i det praktiska arbetet Fri service för medlemmar som nås via hemsidan Skriftliga rutiner och dokumentmallar enligt kraven i Reko Innehåller checklistor och mallar för det praktiska arbetet Följer strukturen enligt Reko från avsnitt 1 till 7 Öppna mallar i Excel och Word Lanseras Referensbibliotek allt finns med men ska inte alltid användas!

22 SRF Reko Byråstöd - ver 2 Exempel på dokumentmallar Rutinbeskrivningar för verksamheten Rutiner mot penningtvätt Kontroll av penningtvätt Rimlighetsanalyser Omprövning av uppdrag Uppdragsavtal Väsentliga händelser Rapport vid väsentliga händelser Arbetslogg vid insourcing Förutsättningar för bokslutsrapport

23 SRF Reko Byråstöd

33 SRF Analysverktyg Nya uppdaterade konsultprodukter för rådgivning Rådgivning ger kundnytta och starka kundrelationer! Rådgivning profilerar kompetensen hos yrkesrollen! Rådgivning ökar lönsamheten för både byrån och kunden! SRF Analys för analys och simulering SRF Ränteanalys för analys av finansiella villkor Fri medlemsservice via hemsidan!

34 SRF Analys ver 2 Analysera Jämför Simulera!

37 SRF Ränteanalys Konkret och effektiv kundnytta inom rådgivning SRF Ränteanalys Visar motiverad ränta idag Gratis preliminära analyser Fullständiga analyser för 999 kr Årligt behov Ingen engångsåtgärd De flesta räntor är justerbara Bekräftelse på nivå efter ändring Alla låneformer Checkkredit Avbetalningslån Leasingavtal

38 SRF Ränteanalys Fakta och motiv för användningen Flertalet kunder har för närvarande-räntor Upplevs rörliga och kallas för rörliga - men är oftast justerbara Ingen skyldighet för banken att justera räntorna till kundernas fördel Summa uteblivna motiverade räntesänkningar framgår av ränteanalysen Motiverade räntesänkningar uppstår när: Det blir billigare för bankerna att själva låna pengar Kunden förbättrar kreditvärdigheten eller ställer bättre säkerheter Löptiden på kundens lån förkortas

39 SRF Ränteanalys Citat från verkligheten - Enklare än jag hade trott att få ned räntan! - Min kund fick bevis på att vår kompetens är värdefull! - Det bästa verktyget jag använt för att hjälpa mina kunder! - Jag sänkte räntan med mer än vårt årsarvode!

40 Kanske har ni frågor.

41 Slut - Tack för din uppmärksamhet!!! Hör av dig till SRF om du har ytterligare frågor eller besök oss på för mera information!

42 RUTINER FÖR ATT FÖRHINDRA PEINGTVÄTT Redovisningsbyrån X Detta dokument beskriver byråns rutiner som är avsedda att motverka penningtvätt i enlighet med Penningtvättslagen (PTL). Lag (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, ska tillämpas av redovisningskonsulter fr.o.m OBS! När du anpassar dokumentet till din byrå Välj den Länsstyrelse, som ansvarar för tillsynen i ditt område! Länsstyrelsens i Stockholms läns allmänna föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism; 01 FS 2010:1 Länsstyrelsens Skåne läns allmänna föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism; 12 FS 2009:174 Länsstyrelsens i Västra Götalands län allmänna föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism; 14 FS 2009:534

43 Rutiner för att förhindra penningtvätt Rutiner för att förhindra penningtvätt 1. POLICY Redovisningsbyrån X:s policy är att enbart sköta redovisningsuppdrag för seriösa uppdragsgivare. 2. ANSVARIG AA är ansvarig för att alla medarbetare följer byråns rutiner i enlighet med Penningtvättslagen samt för uppgifts- och granskningsskyldigheten. Uppdragsansvarig för uppdrag är ansvarig för att rutinerna om kundkännedom och kontroller av redovisningen följs. 3. ALLMÄN KUNDRISKBEDÖMNING Alla nya uppdrag kontrolleras enligt avsnitt 4 och befintliga uppdrag utvärderas enligt avsnitt 5. Alla uppdragsgivare kontaktas minst en gång per år, ofta sker detta varje månad. PTL 5 kap, 1 Byrån har inte några uppdrag på distans utan personlig kontakt. Detsamma gäller andra uppdrag med hög risk för penningtvätt, däribland affärsförbindelser med person i politiskt utsatt ställning boende utomlands. Med byråns inriktning av uppdrag och kontroll av transaktioner (se avsnitt 6 nedan) är risken låg för att byråns uppdrag utgör ett led i penningtvätt. 4. KUNDKÄEDOM ÅTGÄRDER NYA UPPDRAG 4.1 Grundläggande åtgärder För alla nya uppdrag görs kontroller i enlighet med Antagande av ny kund för att inhämta grundläggande ekonomisk och annan information. Näringsidkaren respektive styrelseledamot i aktiebolag och andra bolagsformer kontrolleras genom att körkort eller annan id-handling visas och kopieras. Kontroll görs även att personen har rätt att företräda företaget. Registreringsbevis från Bolagsverket eller annat bevis införskaffas. Verklig huvudman för företaget klarläggs innan uppdraget åtas. Vidare görs en kontroll på UC, alternativt Business Check / Infotorg eller kronofogdens register. PTL 2 kap, 2 PTL 2 kap, 3 Även andra uppgifter enligt Antagande av ny kund införskaffas. Dokumentationen som införskaffats enligt Antagande av ny kund sparas även då beslut fattas om att inte anta uppdraget. Denna dokumentation sparas i fem år och Sida 1

44 Rutiner för att förhindra penningtvätt hållas tillgänglig. 4.2 Skärpta åtgärder Skärpta åtgärder vidtas vid tveksamheter gällande uppdragsgivarens bakgrund, när uppdraget innebär få eller inga personliga möten, t ex om uppdragsgivaren finns i utlandet. De skärpta åtgärderna innebär en utökad kontroll av uppdragsgivaren som varierar från fall till fall. Vid misstanke om att personen/personerna är oseriösa görs en utökad uppföljning av näringsidkarens /styrelseledamotens bakgrund. Kontrollerna ska leda till att uppdrag enbart åtas där risken är låg för involvering i penningtvätt. Uppdrag åtas inte när risken är hög för att transaktioner innehåller penningtvätt. PTL 2 kap, 5 PTL 2 kap, 6 PTL 2 kap, 8 5. KUNDKÄEDOM ÅTGÄRDER BEFINTLIGA UPPDRAG Befintliga uppdrag bevakas löpande. Om nya uppgifter framkommer om uppdragsgivaren, följs detta upp. I det fall misstanke finns om penningtvätt vidtas åtgärder enligt avsnitt 8. Bevakningen sker både vid utförande av tjänsterna och i andra kontakter med uppdragsgivaren. Minst en gång per år görs en utvärdering enligt checklistan Omprövning av uppdrag. 6. REDOVISNINGSARBETE TRANSAKTIONER 6.1 Löpande redovisningsarbete När bokföring sköts, bevakas att underlag finns till alla verifikationer. Särskild uppmärksamhet riktas mot ovanliga transaktioner, inlåning i företaget mm, där affärshändelsens syfte och motpart kontrolleras. PTL 2 kap, 10 Exempel på transaktioner som särskilt bevakas är: 1. Lån från annan än kreditföretag. 2. Kapitaltillskott från annan än kreditföretag. 3. Betalningar till och från utlandet. 4. Försäljning av vara eller tjänst där priset är betydligt högre än vad som borde vara rimligt. PTL 3 kap, 1 5. Komplicerade och ovanliga transaktioner. 6. Köp och försäljningar som inte stämmer överens med det normala mönstret. Handlingar i form av underlag till misstänkta transaktioner sparas i 10 år från att transaktionen slutförts. Sida 2

45 Rutiner för att förhindra penningtvätt 6.2 Bokslutsarbete Även vid bokslutsarbetet bevakas att underlag finns till alla verifikationer. Se avsnitt Annan redovisningstjänst Motsvarande uppföljning enligt 6.1 sker även ske vid annan redovisningstjänst. 7. INFORMATION TILL OCH SKYDD AV ANSTÄLLDA Alla nyanställda informeras om penningtvättslagen. Alla uppdragsansvariga genomgår särskild utbildning i ämnet. Uppdragsansvariga informerar även sina medarbetare och följer upp deras arbeten. Minst en gång per år hålls personalmöte med information och diskussion runt risken för att byrån kan bli indragen i penningtvätt. AA ansvarar för att detta genomförs. En notering, om att mötet har hållits, noteras i logglistan, som finns längst ned i detta dokument. AA ansvarar för att åtgärder införs för att skydda de medarbetare som kan riskera att komma i en hotsituation. PTL 5 kap, 2 PTL 5 kap, 1 8. ÅTGÄRDER VID MISSTANKE OM PEINGTVÄTT Vid misstanke om penningtvätt kontaktar uppdragsansvarig AA. PTL 5 kap, 2 Penningtvättslagens regler beaktas i det fortsatta agerandet. Särskilda regler finns om hur och när transaktioner får bokföras och när i tiden som anmälan till Finanspolisen ska ske. I det fall det finns misstanke om eller det finns skälig grund för misstanke om penningtvätt ska transaktionen i första hand inte bokföras. Mer information om detta finns i penningtvättslagen. Om beslut om rapportering till Finanspolisen, gällande transaktion, tas får varken Sida 3

46 Rutiner för att förhindra penningtvätt kund eller utomstående informeras (s k meddelandeförbud). Mer information om åtgärder vid misstanke om penningtvätt inhämtas från Lag (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism samt Länsstyrelsens instruktioner. AA kontaktar Finanspolisen/Rikspolisstyrelsen vid misstanke om penningtvätt. Detta sker via följande webb-adress: Finanspolisen nås även via mejl: fipo@polisen.se och telefon PTL 3 kap 9. KVALITETSUPPFÖLJNING, INTERNA KONTROLLER En utvärdering att uppdraget och uppföljning av bokförda transaktioner görs av uppdragsansvarig i samband med bokslutet. Vid misstanke om penningtvätt vidtas åtgärder enligt punkt 8. AA ansvarar för att bevaka att uppdragsansvarig följer sina rutiner. 10. DOKUMENTATION OCH ARKIVERING All dokumentation följer Svensk standard för redovisningstjänster, Reko. Det innebär att all dokumentation arkiveras i 10 år. Logglista genomgång vid personalmöten: Datum Sign Anteckning PTL 2 kap, 13 Sida 4

47 SRF Reko Byråstöd Checklista Rimlighetsanalyser - regelbaserade Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Analys av Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Utg moms mot omsättn OK OK OK OK OK OK Soc avgifter mot löner OK OK OK Bil 1 OK OK Källskatt mot löner OK OK OK Bil 1 OK OK Löneförmåner belopp OK OK OK OK OK OK Löneskatt mot pension Beräkning sem.lön OK OK Underlag P-fonder Skatteberäkning

48 SRF Reko Byråstöd Checklista Rimlighetsanalyser - redovisningssed Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Analys av Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Följer vald norm K1-K3 OK OK Period av väsentl poster OK OK Rimliga nyttj.period AT Rimliga restvärden AT Klassificering lfr och kfr OK OK OK OK OK OK Nedskrivningsbehov OT Bil 2 Bil 2 Nedskrivningsbehov AT Redovisning inv < 3 år OK OK Redovisning inv < 0,5 BB OK OK Vinstavräkn påg arbete OK OK OK OK OK OK

49 SRF Reko Byråstöd Checklista Rimlighetsanalyser - logiska samband Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Analys av Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Bruttovinst och lager OK OK Omsättn/inkuransrisk Omsättn per anställd OK OK OK OK OK OK Resultat-% mot föreg år Resultat-% mot bransch Bil 4 Kontant-/kreditförsäljn OK OK Interima mot föreg år Avsättningar/garantiarb Bil 5 Bil 5

50 SRF Reko Byråstöd Checklista Antagande av ny kund - Basuppgifter Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Org nr Adress Postadress Hemsida Ägare Kontaktperson epost Tel nr Mobil nr Bank Kontaktperson ID-kontroll - via ID-handling - känd/referens Företagsinformation Verksamhet Kunskap om bransch Omsättning Eget kapital Antal anställda Etableringsår Bokslutsdatum Inhämtade bilagor - registreringsbevis - årsbokslut - årsredovisning - deklaration - F-skattsedel Revisor Övrigt

51 SRF Reko Byråstöd Checklista Antagande av ny kund - Uppdragsspecifikation Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Org nr Räkenskapsår Efterfrågade tjänster Tim/år Ansvarig Löpande bokföring 0 Skattedeklaration 0 Kund-/lev.reskontra 0 Betalningar 0 Löneservice 0 Bokslut 0 Årsbokslut 0 Årsredovisning 0 Inkomstdeklaration 0 Skatterådgivning 0 Budget, analyser 0 Affärsrådgivning 0 Övrigt 0 Totalt resursbehov 0 Intern avstämning - kompetens finns - tidsresurs finns - kräver utbildning - kräver rekrytering Övrigt Kundkontakt pga Tidigare RK Tel nr Beslut Uppdraget antas J/N

52 SRF Reko Byråstöd Checklista 3.2 Omprövning av uppdrag Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Bedömningspunkter Kommentarer Regeluppfyllnad - lagar och normer följs J - yrkesetiska krav följs J - rimlighetsanalyser ok N Se bilaga 1 avseende moms och omsättning - risk för penningtvätt N Se bilaga 2 med kontrollfrågor - aktuellt uppdragsavtal J Verksamheten - byrån har kunskaper J - ovanliga transaktioner N - stabil ekonomi J - förändrad inriktning N Nödvändiga resurser - kompetens finns J - tid finns J - behöver skaffas N Uppdragsgivaren - lämnar material enl ök N Reser mycket, svår att nå ger bristande kontakt - rättar påtalade fel N - utför avtalat arbete N Uppdragsavtalet bör ses över för ny arbetsfördelning - svarar på frågor i tid N - bedöms ha god ordning N - finns beroenderelation N Övrigt - är uppdraget lönsamt J - betalas fakturor i tid J - passar byråns profil N Enbart en anställd kan området

53 SRF Reko Byråstöd Checklista 3.3 Kontroll av penningtvätt Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Bedömningspunkter Kommentar Identitetskontroll - utförd tidigare J Körkort - ny huvudman N - ny identitetskontroll N Verksamheten - kunskap om affärside J - förväntade kunder J - förväntade leverantörer J - alla har anställningsavtal N Transaktioner - ovanliga > EUR N - ovanligt antal mot viss part N - ologiska för verksamheten N - ologiska kontanta likvider N - saknas underlag J Se kassaunderskott - saknas förklaringar N Redovisningen - kassaunderskott J Saknas kontantrutiner - rutiner för kontanter N Se ovan - godkända kassaregister N Skall åtgärdas - ovanliga finansiärer N Beslut - kräver anmälan N Löses via rutiner och kassaregister Anmälan Vid misstanke om penningtvätt ska detta snarast anmälas till Finanspolisen. Anmälan ska även ske vid låg misstankegrad, och uppdragsgivaren får inte informeras. Finanspolisen kan nås på eller fipo@polisen.se.

54 UPPDRAGSAVTAL PARTER Sida 1 Upprättat per datum Avtals-ID A-0001 Avtalets löptid Tills vidare Uppdragstagare Byrå Org nr Adress Postadress Redovisningsbyrån AB Tele E-post Uppdragsansvarig Uppdragsgivare Namn Exempelföretaget AB Org nr Adress Postadress Tele E-post Kontaktpersoner Position på företaget UA-M RBS V1

55

56 UPPDRAGSAVTAL Exempelföretaget AB A-0001 Org nr INFORMATION Sida 2 Utförande Uppdraget kommer att utföras i enlighet med den branschstandard som fastställts under namnet Svensk standard för redovisningstjänster, Reko. Standarden har framtagits av Sveriges Redovisningskonsulters Förbund, SRF och FAR. Standarden har som målsättning att uppnå en hög kvalitet på redovisningen och rapporteringen samt att det utförda arbetet utgör ett bra beslutsunderlag i uppdragsgivarens verksamhet. Ansvar Uppdragsgivaren har ett självständigt ansvar för sin redovisning och rapportering mot myndigheter och utomstående. Det avser såväl brister i inlämnade underlag som i rapporter där redovisningskonsulten har biträtt i arbetet. Detta följer av lagstiftning och kan inte avtalas bort. Byrån har ett utförandeansvar mot uppdragsgivaren. Detta innebär att det arbete som omfattas av avtalet ska utföras enligt lagar och regler, samt enligt Svensk standard för redovisningstjänster, Reko. Kontaktperson hos uppdragsgivaren Den som är angiven som kontaktperson hos uppdragsgivaren är den som är utsedd mottagare av den rapportering och övriga kommunikation som sker från byrån till uppdragsgivaren. Kontaktpersonen ansvarar för att erhållen information vidarebefordras till berörda personer inom sin organisation. Rapportering till annan än angiven kontaktperson kräver särskilt godkännande av uppdragsgivaren. Kvalitetskontroll Hos byrån verksamma auktoriserade redovisningskonsulter ska genomgå en kvalitetskontroll minst vart sjätte år. Kontrollen utförs av den branschorganisation som redovisningskonsulten är ansluten till, och avser kontroll av kvaliteten på utfört arbete. De som utför kvalitetskontrollen omfattas tystnadsplikt. Vid dessa kontroller kan uppdragsgivarens material komma att användas för att bedöma redovisningskonsultens arbete. Kontrollen har i övrigt ingen inverkan på byråns arbete eller arvode i detta uppdrag. Uppdragsgivaren godkänner genom detta arbete sådan användning. Allmänna villkor Utöver vad som anges i detta avtal gäller även Allmänna villkor SRF UA-M RBS V

57 UPPDRAGSAVTAL Exempelföretaget AB A-0001 Org nr LÖPANDE REDOVISNING Sida 3 Uppdraget omfattar de tjänster som anges enligt nedan. Arbetsuppgifter som inte anges nedan ingår inte i byråns utförandeansvar. Löpande bokföring Beräknat antal verifikationer per år 600 Redovisningsnorm (K1, K2) K2 Kontant-/bokslutsmetod N Kontering och registrering J Avstämning balanskonton löpande J Reskontror Kunder Leverantörer J N Skatte- och avgiftsredovisning Sociala avgifter och personalskatt J Momsred per månad (1), kvartal (3) eller år (12) 3 Kontrolluppgifter J Rapportering Resultat- och balansräkning Jämförelse mot föregånde år Verifikationslista Huvudbok J J J J Periodicitet för rapportering Månad (1), kvartal (3) eller år (12) 3 Bokslut Helårsbokslut Bokslutsbilagor och specifikationer Årsbokslut och årsredovisning Upprättande av årsbokslut/årsredovisning Protokoll bolagsstämma Föredragning för bank Inlämning till Bolagsverket Inkomstdeklarationer Inkomstdeklaration för bolaget Inkomstdeklaration för delägare J J J J N J J J UA-M RBS V

58 UPPDRAGSAVTAL Exempelföretaget AB A-0001 Org nr ÖVRIGT Sida 4 Uppdraget utförs enligt de förutsättningar som anges enligt nedan. Leveranstider Inlämning av underlag och material till byrån: Bokföring: senast antal dagar efter månadens slut 20 Bokslut: senast antal dagar efter räkenskapsårets slut 60 Rapportering till uppdragsgivaren: Bokföring: senast antal dagar efter erhållet material 30 Bokslut: senast antal dagar efter bokslutsdatum 90 Arkivering Löpande under räkenskapsåret J Efter räkenskapsårets utgång J Hyra av arkivplats Registreringsärenden Skatte- och avgiftsanmälan Registrering som deklarationsombud N J UA-M RBS V

59 UPPDRAGSAVTAL Exempelföretaget AB A-0001 Org nr ARVODE OCH UNDERSKRIFTER Sida 5 Uppdraget utförs enligt de förutsättningar som anges enligt nedan. Avtalat pris - löpande räkning Arbetet utförs på löpande räkning mot följande timtaxa: Redovisningstjänster 0 Bokslut och årsredovisning 0 Skatteärenden 950 Konsultationer Angivna timpriser avser nu gällande timtaxor och kan komma att ändras. Ändring av pris ska kommuniceras till uppdragsgivaren före tillämpning. Avtalat pris - fast pris Arbetet utförs till fast pris: Pris per månad Pris per kvartal 0 Pris per år 0 Arkivering per år 0 Angivet fast pris räknas upp årligen med ett index av 1,05 Moms och utlägg Alla priser är angivna exkl moms. Kostnader för utlägg och resor tillkommer. Underskrifter Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. Ort och datum Uppdragstagaren/Byrån Uppdragsgivaren Namn Efternamn Namn Efternamn UA-M RBS V

60 SRF Reko Byråstöd Checklista Arbetslogg vid insourcinguppdrag Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Bokföring Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Genomgång underlag OK OK OK OK OK OK Löpande bokföring OK OK OK OK OK OK Avstämningar OK OK Bil 1 OK OK OK Rimlighetskontroll RED Bil 1 Löpande rapportering OK OK OK OK OK OK Kundreskontra Leverantörsreskontra Momsrapport OK OK Bil 2 OK OK OK Skattedeklaration OK OK OK OK OK OK Rimlighetskontroll SKD Bil 1 Specialrapporter Korrespondens, mail Bil 3

61 SRF Reko Byråstöd Checklista Arbetslogg vid insourcinguppdrag Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelförertaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Löner och betalningar Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Genomgång underlag OK OK OK OK OK OK Löneberedning OK OK OK OK OK OK Statistik, kontrolluppg Rimlighetskontroll LÖN Bil 1 Attest OK OK OK OK OK OK Fakturering Betalningsunderlag fakt Betalningsunderlag lön Rimlighetskontroll BET Attest Specialrapporter Korrespondens, mail

62 SRF Reko Byråstöd Checklista Arbetslogg vid insourcinguppdrag Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Bokslut/årsredovisning Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Genomgång underlag OK OK Periodbokslut OK OK Rimlighetskontroll PB Bil 3 Bil 4 Bokslut helår Rimlighetskontroll HB Årsbokslut/årsredovisn Rimlighetskontroll Åb/r Underlag revision Protokoll och distribut Inkomstdeklaration Rimlighetskontroll DEK Korrespondens, mail Bil 3 Bil 4

63 SRF Reko Byråstöd Checklista Arbetslogg vid insourcinguppdrag Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Analyser och övrigt Ansvarig OK eller bilaga Mån 1 Mån 2 Mån 3 Mån 4 Mån 5 Mån 6 Mån 7 Mån 8 Mån 9 Mån 10 Mån 11 Mån 12 Löpande kommentarer OK OK Resultatanalys OK Bil 5 Nyckeltal OK Bil 6 Kassaflöde OK Bil 6 Presentationsmaterial Budgetarbete Utredningar Interna möten OK OK Externa möten Rapportering Reko 640

64 SRF Reko Byråstöd Checklista 6.1 Väsentliga händelser Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Kontroll av Kommentar Väsentliga fel och brister - dokumenterade och rättade J - skriftlig rapport till kund N Informerat muntligt - bedömda oegentligheter N - omprövning av uppdrag N Väsentliga händelser - mer än halva AK förbrukat N - betalningsproblem skulder N - förekomst av förbjudet lån N - orimliga kassasaldon N - upprepade kassaunderskott N Inte efter införda rutiner för kontanter - väsentliga avvikelser i redov N - risknivåer kritiska nyckeltal N - förlust av nyckelpersoner N - förlust av viktig kund/lev N - uppsägning av viktigt avtal N - tvist pga skatterevision N Åtgärdsförslag - lämnat av byrån J Rutinförslag kontanthantering - behov av specialist N - planering upprättad N Övrigt - förhinder för bokslutsrapport N - övrigt

65 SRF Reko Byråstöd Mall 6.2 Rapportering vid väsentliga händelser Exempelföretaget AB Gågatan Stad Att: Johan Petersson Ärende: Rapportering av väsentlig händelse i er verksamhet I vårt arbete med er redovisning har vi uppmärksammat viktiga förhållanden som måste åtgärdas. [Ange det som är tillämpligt] Fel i redovisningen De underlag som vi fått från er är ofullständiga avseende [ange vad som avses]. Detta har medfört att redovisningen blivit felaktig och behöver rättas med hjälp av kompletterande material. Vi ber er därför snarast översända följande till oss för att kunna åtgärda förhållandet: - Saknade underlag till - Kompletterade underlag avseende - Förklaring av posten Förbrukat aktiekapital Resultatutvecklingen av er verksamhet har varit negativ i sådan omfattning att mer än halva det registrerade aktiekapitalet har förbrukats. Detta förhållande innebär att särskilda regler i ABL aktiveras som kräver att en sk kontrollbalansräkning måste upprättas för att fastställa om så är fallet. Den framtagna kontrollbalansräkningen ska granskas av bolagets revisor/behöver inte granskas då ni har valt bort revision. En extra bolagsstämma ska sedan hållas där man fattar beslut om fortsatt drift eller om bolaget ska avvecklas genom likvidation. Om beslut fattas om fortsatt drift, baserat på att man förväntar sig vinster som återställer kapitalet, ska detta följas upp genom en andra bolagsstämma inom 8 månader. Om ni inte följer dessa steg, eller om ni beslutar att fortsätta verksamheten efter den andra stämman trots att aktiekapitalet inte är helt återställt, innebär detta att styrelsen får personligt betalningsansvar för den fortsatta driften. Vi kan bistå er i att upprätta en kontrollbalansräkning samt de handlingar som krävs, och föreslår därför att ni snarast möjligt kontaktar oss för ett möte i detta ärende. 1

66 SRF Reko Byråstöd Mall 6.2 Rapportering vid väsentliga händelser Väsentliga betalningsproblem I samband med att vi upprättat er redovisning har vi uppmärksammat att er likviditet samt förväntade inbetalningar inte ser ut att räcka till för att betala de skulder som förfaller inom kort. Detta är en allvarlig situation som både kan medföra risk för den fortsatta verksamheten och personligt betalningsansvar för skatter och avgifter om dessa förfaller utan betalning i rätt tid. Vi kan bistå er i att upprätta en likviditetsbudget samt med en diskussion om de alternativa möjligheter som finns, och föreslår därför att ni snarast möjligt kontaktar oss för ett möte i detta ärende. Förbjudet lån Vid upprättande av redovisningen för ert aktiebolag har vi uppmärksammat utbetalning av totalt [] kr till [Namn efternamn]. Beloppet har inte redovisats som lön eller annan ersättning för utfört arbete eller inköpta varor, och riskerar pga denna persons närstående till bolaget att anses som ett sk förbjudet lån. Detta är ett brott mot aktiebolagslagen och riskerar att medföra beskattning samt tillkommande straffavgifter. För att anses som utdelning krävs att en extra bolagsstämma hålls där beslut fattas om sådan utdelning. I ert bolag är detta möjligt då det finns fritt eget kapital/i ert bolag är detta inte möjligt då det inte finns tillräckligt fritt eget kapital. Alternativet är att göra en rättelse som omför uttaget som lön, vilket kräver skatteavdrag samt redovisning av arbetsgivareavgifter. Vi kan bistå er i att upprätta nödvändiga handlingar samt med en diskussion om de alternativa möjligheter som finns, och föreslår därför att ni snarast möjligt kontaktar oss för ett möte i detta ärende. 2

67 SRF Reko Byråstöd Mall 6.2 Rapportering vid väsentliga händelser Onaturliga värden Hög kassabehållning Vid upprättandet av er redovisning har vi uppmärksammat att ni har en ovanligt hög kassabehållning. Beloppet har inte satts in på bankkonto eller liknande, varför vi snarast behöver underlag till vad som ligger bakom det höga saldot, för att kunna göra nödvändiga korrigeringar av redovisningen. Kassaunderskott Vid upprättandet av er redovisning har vi uppmärksammat att ert kassakonto uppvisar underskott. Detta indikerar att underlag saknas för att kunna korrigera redovisningen. Vi ber er därför att snarast ta kontakt för att vi ska kunna utreda hur underskottet ska korrigeras. Stora avvikelser Vid upprättande av er redovisning har vi uppmärksammat stora avvikelser jämfört med budget/ jämfört med föregående år för följande konton: - Försäljning av - Bilkostnader - Representation Vi ber er därför att snarast ta kontakt för att vi ska kunna utreda orsaken samt behovet av eventuella åtgärder. Viktiga nyckeltal Vid upprättande av er redovisning har vi uppmärksammat stora avvikelser jämfört med budget/ jämfört med föregående år för följande viktiga nyckeltal: - Bruttomarginal - Rörelsemarginal - Personalkostnader i % av omsättningen Vi ber er därför att snarast ta kontakt för att vi ska kunna utreda orsaken samt behovet av eventuella åtgärder. 3

68 SRF Reko Byråstöd Mall 6.2 Rapportering vid väsentliga händelser Väsentliga händelser Påverkan på affärsverksamheten Vi har fått kännedom om att en av era viktiga säljare/ingenjörer/etc har slutat hos er. Vi har fått kännedom om att en av era större kunder/leverantörer har lämnat er. Vi har fått kännedom om att ett avtal som är mycket viktigt för er verksam het har upphört. Detta kan komma att väsentligt påverka era intäkter/kostnader i verksamheten. En sådan situation kan medföra betydande resultatproblem, varför vi gärna träffar er för en diskussion kring hur denna situation bör hanteras, och om några kostnadsjusteringar behöver ske. Den förändrade situationen kan även innebära att budgeten behöver justeras. Tvist Vi har uppmärksammat att den pågående skatterevisionen kan komma att medföra en väsentlig förändring av ert redovisade resultat. Utöver förändrad redovisning kan straffavgifter tillkomma som sammantaget medför en betydande belastning för ert företags ekonomi. Vi ber er därför att snarast ta kontakt för att vi ska kunna utreda hur denna situation ska hanteras. Bokslutsrapport Pga de förhållanden som redovisas ovan kan jag inte lämna en bokslutsrapport för räkenskapsåret [ ] då jag inte kunnat följa Reko i mitt utförande. Om påtalade brister undanröjs och korrigeras under nästkommande period/räkenskapsår finns en möjlighet att erhålla en bokslutsrapport. Bästa hälsningar Anders Andersson Auktoriserad redovisningskonsult 4

69 SRF Reko Byråstöd Checklista 6.6 Förutsättningar för bokslutsrapport Byråuppgifter Byrån namn Redovisningsbyrån AB Handläggare Datum för uppgifter Kundinformation Företagsnamn Exempelföretaget AB Org nr Räkenskapsår 2013/14 Bedömning av förutsättningar Kommentarer Antagning/omprövning enl Reko - uppdraget uppfyller kraven J Se bilaga 1 Uppdragsavtal - finns aktuellt skriftligt avtal J - undertecknat av kunden J Lagar och regler - bedöms uppfyllda inom red/skatt J - företagsspecifika tillstånd finns N Inte tillämpligt Rimlighetsanalyser - utförda och bedöms ok J Se bilaga 2 Fel och brister red/skatter - upptäckta fel rättade J - kvarstående fel bedöms saknas J Rapportering - enligt uppdragsavtalet J - uppfyller god redovisningssed J - nödvändiga kommentarer ingår J Information vid bokslutsmötet Räkenskapsinformation - bedöms vara fullständig enl BFL J - överlämnad till kunden N Arkivering hos byrån enligt avtal Dokumentation - obligatorisk enl Reko finns J - överlämningsbart skick J Enligt vår bedömning Beslut - bokslutsrapport avlämnad J Notering har skett i ÅR genom not - rapport enl Reko 640 avlämnad N

70 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 1 Målsättningar och ansvar Nedanstående principer och rutiner tillämpas av Redovisningsbyrån AB Inledning Målsättningen med arbetet är att redovisningstjänsten ska utföras så att redovisningen håller hög kvalitet och utgör ett bra beslutsunderlag i uppdragsgivarens verksamhet. Auktoriserade redovisningskonsulter och deras medarbetare ska tillämpa Svensk standard för redovisningstjänster, Reko. Denna bygger på principen om rätt från början och att genom goda kunskaper inom de arbetsområden som utförs ge hög kundnytta för uppdragsgivaren. För att uppnå standarden tillämpar vi följande riktlinjer och rutiner. Reko 110 Mål och generella principer Arbetet ska uppfylla god redovisningssed och de yrkesetiska regler som är fastställda av SRF. Detta innebär bl a att följande principer beaktas i vår verksamhet: Yrkesmässig objektivitet, vilket innebär att vara saklig i förhållandet till uppdragsgivaren Integritet, vilket innebär att formulera sin egen uppfattning i väsentliga frågor Proaktivitet, vilket innebär att vara aktiv och verka för förbättringar i uppdragsgivarens verksamhet Organisation, vilket innebär att verksamheten ska vara väl organiserad och lämpligt bemannad Följande personer ansvarar för att dessa rutiner och principer beaktas i vår verksamhet: Ledning av verksamheten Interna kvalitetsrutiner och utbildning Säkerhetsrutiner och backup av datasystem Namn Efternamn Namn Efternamn Namn Efternamn 1

71 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 1 Målsättningar och ansvar Reko 120 Redovisningskonsultens ansvar Redovisningskonsulten har ett professionellt ansvar gentemot uppdragsgivaren. Detta innebär bl a att följande principer beaktas i vår verksamhet: Ledningsansvar, vilket innebär att varje uppdrag har en utsedd ansvarig person Utförandeansvar, vilket innebär att utföra de arbetsuppgifter som framgår av uppdragsavtalet Kompetensansvar, vilket innebär att vara uppdaterad på tillämpliga lagar och regler i uppdragen Reko 130 Redovisningskonsultens tystnadsplikt Samtliga medarbetare ska iaktta tystnadsplikt mot alla utomstående i sitt arbete. Undantag får endast ske för att genomgå kvalitetskontroller samt vid myndighetsbeslut. I vår verksamhet informeras samtliga medarbetare om detta ansvar och det finns undertecknade anställningsavtal med tillhörande sekretessavtal för samtliga medarbetare. Reko 140 Redovisningskvalitet Målsättningen med arbetet är att skapa hög redovisningskvalitet och ett bra beslutsunderlag i uppdragsgivarens verksamhet. För att uppnå detta tillämpar vi följande rutiner i vår verksamhet: God redovisningssed, vilket innebär att uppfylla tillämpliga lagar och regler i uppdraget Behovsanalys, vilket innebär att skaffa sig förståelse för verksamheten och uppdragsgivarens behov Uppdragsplanering, vilket innebär att fastställa principerna för uppdragets utförande (Reko 420) Uppdragsavtal, vilket innebär att samtliga uppdrag har skriftliga avtal som definierar arbetsinnehållet Rimlighetskontroller, vilket innebär att utföra kontroller av redovisningens kvalitet (Reko 160) 2

72 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 1 Målsättningar och ansvar Reko 150 Skyldighet att ta hänsyn till lagar och regler Redovisningskonsultens ansvar är att utföra vad som överenskommits enligt uppdragsavtalet, samt att informera uppdragsgivaren om dennes självständiga ansvar för att lagar och regler följs i verksamheten. På detta område tillämpar vi följande rutiner: Omprövning av uppdrag, vilket innebär en löpande utvärdering av att lagar och regler följs Redovisningsverksamheten omfattas av Lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (2009:92). A: Åtgärder mot penningtvätt tillämpas genom de rutiner som framgår av checklista 1.3. B: Åtgärder mot penningtvätt tillämpas genom [ange eget alternativ] Reko 160 Rimlighetsanalyser Redovisningskonsulten ska vara aktiv och utföra rimlighetsanalyser för att upptäcka och förhindra fel i redovisningen. För att uppnå detta tillämpar vi följande rutiner: Regelbaserade analyser, vilket innebär kontroller av att regelverken uppfylls Analys av god redovisningssed, vilket innebär kontroller av att valda redovisningsnormer följs Logiska samband, vilket innebär kontroller av utvecklingen av väsentliga ekonomiska samband Bristrapportering, vilket innebär att väsentliga brister som identifieras ska dokumenteras (Reko 640) A: Rimlighetsanalyser utförs enligt checklista 1.5. B: Rimlighetsanalyser utförs genom [ange eget alternativ] 3

73 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 2 Byrårutiner, kvalitetssäkring och dokumentation Reko 210 Kvalitetssäkring av redovisningsverksamheten Arbetet med intern kvalitetssäkring bygger på de riktlinjer som anges i Reko, och ska anpassas för verksamhetens omfattning och struktur på den enskilda byrån, respektive för det enskilda uppdraget. Detta innebär bl a att följande principer beaktas i vår verksamhet: Ledningsansvar, vilket innebär att det finns en utsedd person som ansvarar för kvalitetsarbetet Yrkesetiska krav, vilket innebär att vi följer SRFs yrkesetiska regler Analys av uppdrag, vilket innebär att finns rutiner för antagande, omprövning och avslut av uppdrag Arbetets utförande, vilket innebär att varje uppdrag har en uppdragsansvarig Kvalitetsutvärdering, vilket innebär att systemet för intern kvalitetssäkring utvärderas löpande Arbetet med den interna kvalitetssäkringen sker genom att göra avstämning av utfört arbete mot uppdragsavtal och checklistor, alternativt att en annan medarbetare på byrån utför sådan kontroll och avstämning. En målsättning är att intern kvalitetssäkring ska genomföras minst vart 3:e år. A: Intern kvalitetssäkring utförs enligt checklista 2.1 och 2.2. B: Intern kvalitetssäkring utförs genom [ange eget alternativ] 4

74 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 2 Byrårutiner, kvalitetssäkring och dokumentation Reko 240 Dokumentation Utfört arbete ska dokumenteras enligt principen om överlämningsbart skick, vilket innebär att den ska vara så uttömmande, informativ och överskådlig att det går att förstå och följa hur arbetet har utförts. För att uppfylla kraven på dokumentation tillämpas följande rutiner i vår verksamhet: Kundutvärdering, vilket innebär att det finns underlag för antagning och omprövning av alla uppdrag Registreringsbevis, vilket innebär att registrerade fakta om uppdragen finns dokumenterade Identitetskontroll, vilket innebär att en analys av företrädare enlig Lag om penningtvätt utförts Uppdragsavtal, vilket innebär att vi har skriftliga avtal som beskriver arbetets omfattning och ansvar Uppdragsplanering, vilket innebär fastställda principer och tidplaner för uppdragets utförande Väsentliga poster och frågeställningar, vilket innebär underlag till viktiga avstämningar och analyser Materialhantering, vilket innebär att det finns rutiner för hantering av uppdragsgivarens material Omfattningen av redovisningskonsultens egen dokumentation framgår enligt checklista 2.3. Uppdragsgivaren ska ha en egen fullständig dokumentation enligt vad som anges i checklista 2.4. Enligt bokföringslagen finns krav på att uppdragsgivaren ska ha systemdokumentation samt behandlingshistorik. A: Systemdokumentation och behandlingshistorik sammanställs enligt checklista 2.5. B: Systemdokumentation och behandlingshistorik sammanställs genom [ange eget alternativ] 5

75 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 3 Antagande och omprövning av uppdrag Reko 310 Antagande och omprövning av uppdrag Redovisningskonsulten måste utvärdera sina förutsättningar för att genomföra uppdraget. Detta innebär att byrån löpande tillämpar följande rutiner för såväl nya som befintliga uppdrag: Regelkrav, vilket innebär att tillämpliga lagar och regler kommer att kunna uppfyllas Yrkesetiska krav, vilket innebär att vi följer SRFs yrkesetiska regler Kompetenskrav, vilket innebär vi har eller kan skaffa nödvändiga kunskaper för uppdraget (Reko 320) Tidskrav, vilket innebär att vi har nödvändig tid för att utföra uppdraget Kundkännedom, vilket innebär att kontroller enligt Lagen om penningtvätt utförs av identitet mm A: Utvärdering av nya och omprövning av befintliga uppdrag sker enligt checklistorna B: Utvärdering av nya och omprövning av befintliga uppdrag sker genom [ange eget alternativ] Reko 330 Uppdragsavtal Alla uppdrag som utförs dokumenteras med ett skriftligt uppdragsavtal. Av detta framgår uppdragets omfattning samt parternas ansvar. Innehållet styrs av följande riktlinjer: Innehåll, vilket innebär en beskrivning av uppdraget och principer för utförandet (Reko 420) Bilagor, vilket innebär att avtalet ska innehålla nödvändiga bilagor samt allmänna villkor Information om ansvar, vilket innebär att uppdragsgivaren får upplysning om sitt självständiga ansvar Underskrift, vilket innebär att avtalet ska skrivas under eller bekräftas skriftligen av båda parter Uppdatering, vilket innebär att avtalet uppdateras vid förändringar i verksamheten eller högst 5 år Arvodering, vilket innebär att avtalet tydligt beskriver form och nivå för byråns arvode för uppdraget A: Uppdragsavtal tecknas enligt SRFs standardmallar 3.6 och 3.7. B: Uppdragsavtal tecknas genom [ange eget alternativ] 6

76 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 4 Planering Reko 410 Planering Utgångspunkten för planeringen är uppdragsavtalen och uppdragsgivarens behov. Detta innebär att vi löpande tillämpar följande rutiner för planering i vår verksamhet: Resursplanering, vilket innebär att matcha byråns resurser av kompetens och tid med kundbehoven Kundanpassning, vilket innebär att planeringen tar utgångspunkt i enskilda uppdragsgivares behov Uppföljning, vilket innebär att vår planering utvärderas och uppdateras årligen eller vid behov Dokumentation, vilket innebär planeringen dokumenteras både för byrån och enskilda uppdrag Planeringen sker på två nivåer: Byråplanering planering av verksamheten totalt för att bedöma behovet av bemanning och kompetensutveckling för att sköta befintliga uppdrag och förutsättningarna att anta nya uppdrag. Uppdragsplanering - planering per enskilt uppdrag för att utvärdera att utförandeansvaret enligt uppdragsavtalen kan uppfyllas, samt för att fördela rätt medarbetare till rätt uppdrag. A: Planeringen på byrå- och uppdragsnivå sker enligt checklistorna B: Planeringen på byrå- och uppdragsnivå sker genom [ange eget alternativ] Reko 420 Principer för uppdragets utförande En viktig del av planeringen är att fastställa principer för uppdragets utförande. För att fastställa dessa tillämpar vi följande rutiner i vår planering: Analys, vilket innebär att utvärdera vilka principer som bäst kan uppfylla uppdragsgivarens behov Information, vilket innebär att föreslå en utformning av redovisningen som är effektiv och informativ Dokumentation, vilket innebär att överenskomna principer dokumenteras som grund för arbetet Omprövning av valda principer sker löpande, eller minst årligen inför nästkommande års arbete. A: Principerna för uppdragets utförande definieras enligt checklista 4.3. B: Principerna för uppdragets utförande definieras genom [ange eget alternativ] 7

77 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 4 Planering Reko 450 Områden som kräver särskild uppmärksamhet Hög kvalitet i redovisningen förutsätter särskild uppmärksamhet inom områden där risken för felaktigheter är tydlig eller stor. Dessa områden ska identifieras för att undvika felaktigheter i redovisningen och rapporteringen. För att uppnå detta tillämpar vi följande principer i vårt arbete: Identifiering, vilket innebär att identifiera riskområden i de enskilda uppdragen Dokumentation, vilket innebär att varje uppdrags identifierade riskområden dokumenteras skriftligt Rimlighetskontroller, vilket innebär att utforma lämpliga analyser för bedömning av rimlighet Planering, vilket innebär att dokumentera hur och när de valda rimlighetskontrollerna ska utföras Utvärdering av identifierade riskområden och vårt arbete med att motverka felaktigheter i uppdragen sker löpande, eller minst årligen inför nästkommande års arbete. A: Identifiering av riskområden sker enligt checklista 4.4. B: Identifiering av riskområden sker genom [ange eget alternativ] 8

78 SRF Reko Byråstöd riktlinjer och rutiner för redovisningstjänster Rutinbeskrivningar 5 Utförande Reko 520 Felaktigheter i redovisningen Redovisningskonsulten ska i sitt arbete verka för att förhindra felaktigheter. I detta arbete ingår att skaffa sig nödvändiga kunskaper om verksamheten (Reko 320) samt identifiera områden som kräver särskild uppmärksamhet (Reko 450). Identifierade fel ska dokumenteras och kommuniceras till uppdragsgivaren för att utredas snarast möjligt. Om identifierade fel kan misstänkas vara oegentligheter ska uppdraget omprövas (Reko 310). För att uppfylla dessa målsättningar i vårt arbete tillämpar vi följande rutiner: Identifiering, vilket innebär att identifiera riskområden i de enskilda uppdragen Rimlighetskontroller, vilket innebär att utforma lämpliga analyser för bedömning av rimlighet Dokumentation, vilket innebär att identifierade fel samt svar från uppdragsgivaren dokumenteras A: Felaktigheter i redovisningen hanteras enligt checklistorna 4.4 och 5.1. B: Felaktigheter i redovisningen hanteras genom [ange eget alternativ] Reko 530 Löpande bokföring Målsättningen rätt från början skapas i planeringen av arbetet och genom rutiner i bokföringen som motverkar felaktigheter. För att uppnå detta tillämpar vi följande rutiner i arbetet: Instruktioner, vilket innebär anvisningar till uppdragsgivaren om tid och skick för inlämnat material Avstämningar, vilket innebär att bokföringen stäms av löpande för att upptäcka brister och fel A: Löpande bokföring utförs enligt checklista 5.1. B: Löpande bokföring utförs genom [ange eget alternativ] 9

Visa mer