Handlingsplan för förbättrat företagsklimat

Transkript

1 RAPPORT Handlingsplan för förbättrat företagsklimat Fastställd av regiondirektören Framtagen av ledningskontoret Datum Gäller Ärendenr RS 20xx/xxxx Version [1.0] Innehåll 1. Sammanfattning Uppdraget Bakgrund Insatser... 4 Tillväxtarbete och företagsklimat... 4 Koncernstyrning... 4 Samarbeten... 4 Digitala verktyg, mätbarhet och Triple Helix... 5 Rättssäkra processer... 5 Horisontella mål... 6 Utbildning... 6 Kommunikation Nästa steg... 7 Tretton insatser för ett bättre företagsklimat... 7 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

2 1. Sammanfattning Frågan om ett bra företagsklimat på Gotland är bredare än kvaliteten på den verksamhet bedriver inom sina olika myndighetsområden. För regionens del är även förtroendet för politiken och regionledningen en stor del i upplevelsen av företagsklimatet, men även andra faktorer utanför s uppdrag påverkar. Icke desto mindre är signalen ett faktum och något vi måste ta till oss. Under den tid som projektet Förenkla helt enkelt pågick, gick från betyget underkänt 2012 till betyget godkänt med ett NKI på 64 i Insikt Målet att få ett godkänt betyg över 70 poäng uppnåddes 2014 bland annat inom bemötande och brandtillsyn. Även serveringstillstånd låg väldigt nära. De områden som inte nådde målet godkänt var markupplåtelser och bygglov. Då NKI för 2015 blev likvärdigt som 2014 ser vi att effekten av insatserna i Förenkla helt enkelt planat ut. Inom våra roller som företagslots respektive näringslivsstrateg sker ett konstruktivt, både strategiskt och operativt arbete, med de enheter som arbetar med företagskunder. Vår uppfattning är att har skickliga medarbetare med stor kompetens inom sina respektive områden. Genomgående upplever vi att det stora flertalet ofta har hög arbetsbelastning och att det i vissa fall är hög personalomsättning på enheter i kombination med av olika skäl, bristande ledarskap. Det vi föreslår i vårt arbetsmaterial utgår från Bikupa Frukostmöte samt Sammanfattningen av Förenkla helt enkelt Vi har också samlat egna erfarenheter och tolkat korta intervjuer med näringslivsrepresentanter och med tjänstemän på. Summan är en kombination av konkreta, snabbt verkställbara åtgärder och ett långsiktigt förändrings- och förbättringsarbete. Ett förvaltningsöverskridande samarbete på enhetsnivå likväl som på handläggarnivå i specifika ärenden med fokus på rättssäkra processer. Därtill föreslår vi tydligare servicenivåer och rutiner med bland annat standardiserad återkoppling till kunder i de enskilda ärendena. För att definiera servicenivåerna bör vi kartlägga processverktyg och system för uppföljning. Vi skulle vilja belysa det interna värdet av utbildningsinsatser inklusive ledarskapsutbildningar. Vi ser positivt på insatser även för näringslivet kring ökad förståelse i politiska processer och organisationer, likväl som utbildningsinsatser kring offentliga upphandlingar för såväl näringsliv som för tjänstemän. kom långt i förbättringsarbetet med projektet Förenkla helt enkelt. Genom att återaktivera delar av Förenkla helt enkelt med föreslagna tilläggsinsatser, kan vi med förvaltningsöverskridande samarbete uppnå resultatförbättringar kring hur företagsklimatet upplevs. Vi vill försiktigt understryka att dessa insatser blir verkningslösa om inte näringslivet tillsammans med uppnår en ökad samverkan och dialog 2 (7)

3 kring ett gemensamt tillväxtarbete. Tillväxtprogrammet för Gotland med de mål och visioner som nu arbetas fram är inte en plan för näringslivet, det är en plan tillsammans med näringslivet. Vi är övertygade om att färre stuprör, fler samarbeten över gränser både internt och tillsammans med näringslivet, samordnade och effektiva verktyg för medarbetare, uppföljning och ett tydligt ledarskap kan komma att skapa fler fördelar än ett bättre företagsklimat, som minskad arbetsbelastning, lägre personalomsättning och medarbetare som mår bra. 2. Uppdraget Då förtroendet mellan offentlig verksamhet och det privata näringslivet är en vital faktor för ett gott företagsklimat gav regiondirektören i juni 2016 företagslotsen Beata Afzelius och näringslivsstrategen Michael Enlund i uppdrag att ta fram en handlingsplan. Området avgränsas till att omfatta de enheter som till största del har kunder bland företag och verksamheter. Föreslagna insatser är framtagna med hänsyn till s ansträngda ekonomi. Det är viktigt att betona att detta arbetsmaterial är förslag till handlingsplan. Utförandet av valda delar från våra förslag sker hos respektive förvaltning med företagskontakter. 3. Bakgrund s arbete med företagsklimatet har pågått under flera år. Mellan i huvudsak inom projektet Förenkla helt enkelt med direkt koppling till Sveriges kommuner och landstings (SKL) servicemätning Insikt. Den handlingsplan som projektet följt beslutades i regionstyrelsen (RS) i januari 2013 och tillämpar en vedertagen modell som använts i många kommuner. I november 2013 fattade RS beslut om att projektet skulle fortsätta även 2014 och handlingsplanen uppdaterades med ytterligare aktiviteter. Projektet avslutades 31 december 2014 och lämnades därefter vidare att ingå i ordinarie verksamhet hos teknikförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Målen för i Förenkla helt enkelt var följande: - att nå ett nöjd kundindex (NKI) på 70 poäng i SKL:s insiktsmätning samt - placera sig på den övre halvan i Svenskt Näringslivs ranking av företagsklimatet Vidare var de kvalitativa målen för projektet Förenkla helt enkelt: - leda till ökad förståelse för företagens villkor, - ge snabb, smidig och rättssäker hantering av ärenden, - ge vägledning och tydliga beslut, - ha ett positivt förhållningssätt till företagande samt - stärka medarbetare på. 3 (7)

4 Förenkla helt enkelt som i sin helhet beskrivs i s slutrapport från gav en mätbar förbättring både i SKL:s insiktsmätning och Svenskt Näringslivs ranking av företagsklimatet 2014 med ett likvärdigt utfall har framförallt kunnat identifiera två brister efter genomförandet av Förenkla helt enkelt; uppföljning och kontinuitet. Följden har blivit att insatserna inte blivit genomförda till fullo med konsekvensen att inte heller målen uppnåtts. 4. Insatser Ett antal grundinsatser återfinns i Förenkla helt enkelt, vi föreslår att dessa återkopplas till följande områden: Koncernstyrning och förvaltningsöverskridande samarbete Verksamhetsutveckling, rättssäkra processer och system Kultur, attityder och bemötande Kommunikation, återkoppling, tillgänglighet och samverkan med näringslivet Styrning, mätning, uppföljning och jämförelser Tillväxtarbete och företagsklimat Gotland har sett till rikets snitt en mycket stor andel småföretagare och entreprenörer. Vi är stolta över att vara ett av Sveriges mest företagstäta län med ett högt antal nystartade företag varje år. Det ökar i sin tur behoven av samarbete, öppenhet och dialog mellan politiker, tjänstemän och det lokala näringslivet. Tillväxtprogrammet för Gotland är en självklar plattform för detta arbete. Vi föreslår att Näringslivsrådet utvecklas till ett Tillväxtråd och plattform för att tydliggöra vad, hur och vem som är utförare av tillväxtplanens mål. Vi tror, utifrån de samtal vi haft med berörda nyckelpersoner, att en implementeringsprocess behövs för att nå framgång i det gemensamma arbetet. Koncernstyrning Flera förvaltningar är berörda av näringslivsärenden, något som tarvar en samordnad förvaltningsöverskridande styrning. Detta vill vi beröra som en fundamental del i s avsikt att uppnå målen enligt Förenkla helt enkelt. Här ser vi möjligheten att genom koncernledningsgruppen (KLG) skapa samordnad styrning och ledning. Samarbeten Ett direkt kopplat åtgärdsförslag till samordnad styrning och ledning, är att se över hur en gemensam kundtjänst för företag (och verksamheter) skulle kunna fungera. Detta är en insats som identifierades redan i projektet Förenkla helt enkelt men aldrig genomfördes på grund av resursbrist. 4 (7)

5 Vi tror att det finns fördelar med en förvaltningsöverskridande kundtjänst för företag, bland annat i den inledande kontakten kring ett nytt projekt, för att förebygga att ärenden hamnar mellan förvaltningar, men kunderna ges också möjlighet att följa ett ärende eller få information om processer. Vi föreslår en kartläggning av hur enheter med många företagsärenden kan arbeta tätare. Vid intervjuer av enskilda tjänstemän framgår att man välkomnar ett större samarbete enheter emellan. En kundtjänst för företag ställer både krav och skapar möjligheter för medarbetarna att bredda sin kompetens. Vi tror att modellen kan stimulera bra arbetsmiljö och ökad trivsel på arbetsplatsen och inte minst ökad anställningsbarhet. Genom kompetensdelning och närmare samarbete blir verksamheten mindre sårbar med hjälp av medarbetarnas möjligheter att också kunna stödja och backa upp varandra. Sett utifrån våra erfarenheter, kan ett ökat samarbete också medföra samsyn på handläggningsprocesser. I samtal med näringslivsrepresentanter har det framkommit att man inte förstår att remissprocesser och flöden inte alltid samordnas internt, vilket ibland skapat stor irritation. Vi har förstått att näringsidkare kunnat uppfatta s olika myndighets- och tillsynsenheter som en homogen enhet. Vi tror att effekterna av utökade samarbeten kan leda till enklare flöden och ett mer öppet klimat för såväl handläggare som för kunder. Digitala verktyg, mätbarhet och Triple Helix Genom att standardisera processer möjliggör vi även mätbarhet och jämförelse mellan olika enheters resultat kring handläggningstider, arbetsbelastning och återkoppling. Inte minst är det viktigt för att i tid kunna avgöra när en enhet behöver se över sin bemanning. Vi föreslår att våra servicenivåer inventeras och definieras i en mätbar SLA (Service Level Agreement) specifikt för företagsärenden. Vi uppmuntrar också externa granskningar som kan erbjuda fördjupad kunskap och stimulera utvecklingsarbete som Sveriges Kvalitetskommun, KKIK, Kommunkompassen (med tyngd på punkt 8 Kommun som samhällsbyggare) med flera, där demokratiutveckling, service, arbetsmiljö och företagsklimat vägs in. Vi tror att detta arbete, liksom engagemanget bakom Årets tillväxtkommun före 2020 kan vara förenande forum som entusiasmerar kluster mellan näringsliv, tjänstemän och politiker. har nyligen initierat en avsiktsförklaring med Uppsala Universitet inom kompetens och arbetsmarknadsfrågor. Här ser vi en möjlighet att bredda samarbetet med syfte att analysera specifika gotlandsförutsättningar, risker och möjligheter. Näringsliv, näringslivsorganisationer och offentliga aktörer adresseras i begreppet Triple Helix-samverkan. Rättssäkra processer Utifrån våra observationer påverkas företagsklimatet av företagarnas förtroende för hur handlägger ärenden. Vi tror att ett ökat förvaltningsöverskridande samarbete och en öppnare dialog kommer kunna medverka till ett bättre resultat. Vi föreslår även därför, att det redan etablerade formatet för s förvaltningsöverskrivande lotsgrupp ses över med syfte att assistera kunden vid komplexa ärenden och underlätta för berörda handläggare. 5 (7)

6 För att ytterligare säkerställa en rättssäker process, föreslår vi en Dialogprocess/granskningsgrupp dit kunder med komplexa ärenden kan vända sig om hen har synpunkter kring handläggningsprocessen. Detta innebär en processledd metod, tvärgående mellan näringsliv, tjänstemän (inklusive jurist) och politiker. Denna grupp har inget mandat att ändra beslut utan ska ses som en part att utreda samt redovisa för kunden hur ärendet beretts och handlagts. Horisontella mål Vi har identifierat tre horisontella mål som kan genomlysa hela handlingsplanen; utbildning, kommunikation och ledarskap. Utbildning Vi har valt att dela upp utbildningsspektrumet i tre delar; intern, samverkan med näringslivet samt ledarskapsutbildningar. - Den interna utbildningsinsatsen kan relativt enkelt förstärkas med projektet Förenkla helt enkelts befintliga verktyg, program och mål. - Den andra delen syftar till att öka förståelsen hos näringslivet för den politiska processen, dialog och respekt för varandras roller, samt även att öka kunskap och intresse hos regionens tjänstemän kring företagarens vardag. I tillägg föreslår vi utbildningsinsatser rörande offentlig upphandling enligt de program som bland annat Svenskt Näringsliv och Östsvenska Handelskammaren tagit fram. - Den tredje delen, ledarskapsutbildning för våra chefer, bör utformas efter en behovsinventering. Utbildningarna kan vara övergripande gemensamma, men vi tror att det i tillägg bör möjliggöras kontinuerlig individuell coaching. Kommunikation Vi saknar s kommunikationsstrategi riktat mot företagande; övergripande värdegrund, mål, ledord och visioner likväl som en reviderad och tydlig policy kring kommunikationsfrågor mot näringslivet. Vi tror även att det kan finnas ett värde för Region Gotland att ta extern hjälp i såväl dialog- som kommunikationsprocesserna. Vi gör- och är mer än vi kommunicerar ut. Ledarskap Våra reflexioner kring ett gott ledarskap är baserade på tydliga gemensamma mål, uppföljning och kontinuitet. Vi tror på ett ledarskap där individen kan, vill och vågar ta initiativ med både stöd och krav från organisationen. Genom att implementera process och CRMsystem möjliggörs en förvaltningsövergripande samsyn som skapar starkare vi känsla. Vi menar att målen bör vara uttalade, transparenta och tvärgående; från medarbetarkontrakt till koncernvision. 6 (7)

7 För att lyckas behöver vi ta hjälp av varandra enheter, avdelningar och förvaltningar som kommit olika långt i processerna kring hur vi ser med gemensamma ögon på våra företagskunder. Även om våra myndighets- och tillsynsuppdrag skiljer sig åt, så har vi en gemensam kund som förenar oss. 5. Nästa steg Tretton insatser för ett bättre företagsklimat Våra förslag exemplifierar insatser med uttalade effekter, indikatorer och preciserad ansvarsfördelning. Dessa insatser, 13 stycken till antalet bör under hösten 2016 förankras på berörda förvaltningar. I nästa steg kommer de konkretiseras och vävas samman till en röd tråd kring en koncernsammanhållande och förvaltningsöverskridande struktur och samarbete innefattande verksamhetsutveckling, kultur, kommunikation, styrning, mätning och uppföljning. Vi uppmuntrar respektive förvaltningsledning att upprätta egna handlingsplaner som tydligt illustrerar insatser, mål och tidsplan. föreslår att dessa handlingsplaner ska påbörjas under hösten I tillägg föreslås att respektive berörd förvaltning utser en projektsamordnare som skall stå i nära samarbete med ledningskontoret. kommer under hösten 2016 hålla näringslivsorganisationerna informerade kring hur arbetet fortskrider. I december, på årets sista näringslivsfrukost kommer vi ge en delrapport. 7 (7)