Märta Marjamäki Märta Marjamäki

Transkript

1 Till medlemmarna i styrelsen och bokföraren samt ersättarna i styrelsen (för kännedom). KALLELSE Styrelsen för Finlands Svenska Socialförbund r.f. kallas till sammanträde tisdagen den 14 februari 2012 kl i Hotel Arthur, Berggatan 19, Helsingfors för behandling av i bifogad föredragningslista upptagna ärenden samt eventuella brådskande ärenden. Ordförande Märta Marjamäki Märta Marjamäki Bilagor: - årsberättelse 2011 (delas ut på mötet) - bokslut 2011 (delas ut på mötet) - förslag till annons - kongressprogrammet Vörå, den 6 februari 2012 Maria Helsing-Johansson Maria Helsing-Johansson Verksamhetsledare IFALL ORDINARIE MEDLEM I STYRELSEN ÄR FÖRHINDRAD ATT DELTA I SAMMANTRÄDET SKALL HAN/HON MEDDELA OM DET TILL SIN PERSONLIGA ERSÄTTARE OCH TILL SEKRETERAREN. MEDDELA OM FÖRHINDER SENAST

2 Sammanträdestid: tisdagen den 14 februari 2012 kl Plats: Hotel Arthur, Berggatan 19, Helsingfors. Närvarande beslutande: (ordinarie medlemmar) x Märta Marjamäki Ann-Mari Backman x Yvonne Holming x Anna Lena Karlsson-Finne x Susann Peltonen Rita Lindholm-Wirtanen x Britt-Helen Tuomela-Holti (personliga ersättare) Janina Dahla Jörgen Pind Stefan Mutanen Veronika Snellman Brita Ahlqvist Åsa Nyberg-Sundqvist x Maria Helsing-Johansson, verksamhetsledare Kerstin Paalanen, bokförare Övriga närvarande: Anmärkningar: Ärenden: 1. Sammanträdet öppnas 2. Laglighet och beslutförhet 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Protokoll från föregående sammanträde 5. Medlemsavgiften samt kostnadsersättningar 6. Bokslut för år Årsberättelse för år Årsmöte Förbundskongressen Verksamhetsledarens semester 11. Verksamhetsledarens ansökan om moderskapsledigt 12. Lediganslagning och annons för moderskapsvikariat 13. SOSTE 14. Projekt i samband med KASTE:s delprogam 15. Ansökningar om bidrag 16. Medlemskåren 17. Inbjudan till utbildningstillfällen 18. Anmälningsärenden 19. Övriga ärenden 20. Nästa sammanträde 21. Mötets avslutande

3 1 SAMMANTRÄDET ÖPPNAS Ordförande öppnade sammanträdet. _ 2 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Föredragningslistan med bilagor har sänts med posten Sammanträdet konstateras vara lagligt sammankallat och beslutfört. _ 3 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Styrelsen godkänner föredragningslistan och eventuella övriga ärenden för behandling vid sammanträdet. Föredragningslistan godkändes med ett övrigt ärende. _ 4 PROTOKOLL FRÅN FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDE Verksamhetsledaren har sänt protokollet från styrelsesammanträdet via e-post till styrelsens ordinarie medlemmar och ersättare, revisorerna samt medlemsorganisationerna. I enlighet med styrelsens beslut har protokollet också satts in på förbundets hemsida. Styrelsen godkänner protokollet från sammanträdet

4 5 MEDLEMSAVGIFTEN SAMT KOSTNADSERSÄTTNINGAR Under år 2010 och 2011 har medlemsavgiften för personmedlemmar varit 15 euro och för organisationsmedlemmar 100 euro. Avgiften har varit en god inkomst till förbundet och tryggat utbildningsverksamheten. Styrelsen har sedan början av 2000-talet beslutat om reducerad ersättning för användningen av egen bil för längre resor som alternativ till resa med kollektivtrafik. Summan baserade sig till att börja med på FPA: s ersättning av resor med egen bil och senare på Skatteförvaltningens motsvarande ersättning för användning av bil vid skogsbruk. I Skatteförvaltningens anvisningar för skogsbruk för år 2008 rekommenderas 0,24 euro/km. Ersättning för resa med egen bil enligt AKTA är från ,45 euro/km. För medverkan i styrelsearbetet har under årens lopp inte betalats ut något arvode med undantag för årsarvode åt ordföranden. Praxisen har motiverats med förbundets ekonomi och kutymen i många andra organisationer. Resekostnader har ersatts och ledamöterna har bjudits på mat och kaffe på förbundets bekostnad. För deltagande i utbildning och liknande, baserat på styrelsebeslut, har alla kostnader ersatts. Ingen ersättning för förlorad arbetstid har tillämpats. De flesta styrelsemedlemmar har kunnat delta i sammanträdena på arbetstid. Styrelsen beslöt för år 2011 att inte betala ut dagtraktamenten till styrelsemedlemmarna och betala 0,24 euro/km för användning av egen bil då resan kunnat ske med kollektiva trafikmedel. Enligt de reviderade stadgarna ingår också i årsmötet att besluta om medlemsavgift, arvoden och reseersättningar för följande år (se 10). Styrelsen föreslår följande för årsmötet: - Att medlemsavgiften för personmedlemmar fortsätter vara 15 euro och för organisationsmedlemmar 100 euro. - Att styrelsens och verksamhetsledarens resekostnader ersätts enligt AKTA samt att användningen av egen bil för längre resor, då nyttjande av kollektivtrafik varit möjlig, ersätts med 0,24 euro/km. - Att styrelsemedlemmarna inte får något arvode, förutom ordförande som får 500 euro/år. - Att styrelsen bjuds på kaffe och mat vid styrelsemöten samt att styrelsens deltagande i utbildning och liknande ersätts. - Att styrelsen inte får någon ersättning för förlorad arbetstid. - Att styrelsen inte får dagtraktamente detta år, på grund av förbundets strama ekonomi.

5 Styrelsen beslutade att styrelsens deltagande i utbildning och liknande ersätts enligt styrelsebeslut. 6 BOKSLUT FÖR ÅR 2011 Förslag till bokslut för fjolåret presenteras i Bilaga 1/ 6 av (delas ut på mötet). En jämförelse med budget och bokslut ingår i Bilaga 2/ 6 av (delas ut på mötet). Verksamheten uppvisar ett överskott. Bokslutet presenteras på styrelsemötet. Styrelsen godkänner bokslutet och avlåter det till årsmötet för fastställelse. 7 ÅRSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2011 Förslag till årsberättelse presenteras i Bilaga 1/ 7 av (delas ut på mötet). Berättelsen följer de under flera år utstakade riktlinjerna för innehållet. Denna gång har uppställningen slutligen kunnat så gott som helt följa verksamhetsplanens disposition, ett arbete som pågått under några år. Konklusionerna i fråga om Resultat och Utvärdering är i detta skede verksamhetsledarens, men kan och bör diskuteras av styrelsen, speciellt då sammandraget av verksamheten på första sidan. Detta blad fungerar ofta som en introduktion till verksamheten och kan ofta vara det enda som en utomstående läser. Styrelsen godkänner årsberättelsen och avlåter den för fastställelse i årsmötet. 8 ÅRSMÖTE 2012 Årsmötet hålls i samband med kongressen i Åbo

6 Vid årsmötet skall enligt 6 i stadgarna behandlas följande ärenden: 1) årsberättelsen för föregående år; 2) bokslutet för föregående år, revisionsberättelsen och fastställande av bokslutet; 3) ansvarsfrihet åt styrelsen och verksamhetsledaren; 4) verksamhetsplan för följande två år; 5) medlemsavgift, arvoden och reseersättningar för följande år 6) budget för följande år 7) val av ordförande vart tredje år och övriga styrelsemedlemmar, som är i tur att avgå 8) val av två verksamhetsgranskare jämte två ersättare; 9) eventuella övriga ärenden. Enligt stadgarna skall kallelse till ordinarie förbundsmöte utfärdas av styrelsen minst tjugoen (21) dagar före mötet "genom annons i en svenskspråkig dagstidning med allmän spridning". Kallelse kan också ingå i årets första Medlemsbrev som borde utkomma i februari-mars. Sekr.förslag: Verksamhetsledaren inför en kallelse till årsmötet i Hufvudstadsbladet. En kallelse till årsmötet fanns även med i årets första Medlemsbrev. I föredragningslistan bör ingå ovan nämnda punkter FÖRBUNDSKONGRESSEN 2012 Programmet har utarbetats av verksamhetsledaren i samråd med planeringsgruppen och trycktes upp på Offset Print vecka 3. Vecka 4 postades programmet till alla medlemmar, samarbetspartners och kommunerna med flera. Programmet sändes även med e-post till studentkårer, högskolor med flera. Sista anmälningsdag är Programmet med som bilaga 1/ 10 av I årets första medlemsbrev gjordes ett upprop till medlemskåren, där styrelsen bad om nomineringar till årets ros. Sista anmälningsdag för nomineringar är Kongressens framgång påverkar förbundets ekonomi mycket och därför är det viktigt att kongressen inte går med förlust. Styrelsen har tidigare år fått sitt kongressdeltagande ersatt av förbundet, men 2011 fick inte styrelsen kongressdeltagandet ersatt på grund av den ekonomiska situationen. Föreläsarna får arvode och reseersättning.

7 Styrelsen diskuterar och beslutar om eventuella öppna frågor kring kongressen samt Årets Ros. Styrelsen tar efter den via e-posten beslut om vem som får Årets Ros. Styrelsen besluter om förbundet ska ersätta styrelsens deltagande i kongressen eller ej. Föreläsarna får arvode, reseersättning samt kaffe och mat på kongressen. Styrelsen diskuterade kongressen. Styrelsen tar beslut om vem som får Årets Ros via e-posten efter den Förbundet ersätter ordinarie styrelsemedlemmarnas deltagande, resor och övernattning på kongressen. Ordförande kollar upp underhållning på kongressmiddagen. Ordförande sköter kontakten till Åbo Underrättelser och radio Vega Åboland. 10 VERKSAMHETSLEDARENS SEMESTER Enligt gällande Ertos kollektivavtal, som FSSF tillämpar, har verksamhetsledaren rätt till 30 arbetsdagar semester. Verksamhetsledaren kommer att fara på moderskapsledigt och det är mest praktiskt att verksamhetsledaren tar ut sin semester innan moderskapsledigt, så att moderskapsledigheten följer direkt på semestern. Detta skulle innebära att verksamhetsledaren har semester Sekr.förslag: Styrelsen beviljar verksamhetsledaren semester VERKSAMHETSLEDARENS ANSÖKAN OM MODERSKAPSLEDIGT Verksamhetsledaren är gravid och beräknad till Verksamhetsledaren ansöker om moderskaps- och föräldraledigt Styrelsen måste ta beslut om FSSF betalar ut full lön åt verksamhetsledaren under moderskapsledigheten, d.v.s. under och FPA ersätter 70 % av månadslönen till FSSF för denna tid eller om verksamhetsledaren själv direkt ska söka om moderskapsunderstöd från FPA, vilket innebär att verksamhetsledaren får ca 70 % av lönen direkt från FPA. Enligt ERTO:s avtal, som FSSF följer är det inget tvång för arbetsgivaren att betala lön under mammaledigheten men i allmänhet brukar arbetsgivarna inom ERTO göra det. Ifall att FSSF betalar full lön åt verksamhetsledaren under moderskapsledigheten så måste förbundet komma ihåg att ansöka om moderskapspenningen från FPA för den tid som verksamhetsledaren får lön samt meddela verksamhetsledarens 6 månadersinkomst till FPA när

8 verksamhetsledaren inleder ledigheten. Under föräldraledigheten får verksamhetsledaren penningen direkt från FPA. Styrelsen beviljar verksamhetsledaren moderskaps- och föräldraledigt Styrelsen beviljar verksamhetsledaren full lön under moderskapsledigheten Styrelsen ålägger bokföraren att ansöka om ersättning för verksamhetsledarens lön under moderskapsledigheten från FPA samt meddela verksamhetsledarens 6 månadersinkomst till FPA när verksamhetsledaren inleder sin ledighet. Styrelsen beviljar verksamhetsledaren avlönad moderskapsledighet under tiden Styrelsen beviljar verksamhetsledaren oavlönad föräldraledighet under tiden Styrelsen besluter att bokföraren ansöker om ersättning för verksamhetsledarens lön under moderskapsledigheten från FPA samt meddelar verksamhetsledarens 6 månadersinkomst till FPA när verksamhetsledaren inleder sin ledighet. 12 LEDIGSANSLAGNING OCH ANNONS OM MODERSKAPSVIKARIAT Den ordinarie verksamhetsledaren kommer att vara på moderskaps- och föräldraledighet Förbundet måste därför lediganslå moderskapsvikariat för tiden med möjlighet till förlängning att ansökas samt anställa en vikarie. Verksamhetsledaren har gjort upp en preliminär tidtabell för hur ansökningsprocessen kan gå till: annons om vikariatet i Vasabladet, Syd-Österbotten och Österbottens tidning söndagen Förslaget till annons som Bilaga 1/ 12 av sista ansökningsdag skulle vara intervjuer skulle ske vecka 11 i Vasa. styrelsen skulle hålla möte vecka 12 och utse vikarierande verksamhetsledare. den vikarierande verksamhetsledaren kunde anställas från och med 23.4 så att inskolning med den ordinarie verksamhetsledaren skulle vara ca 2 veckor. Styrelsen borde utse en intervjugrupp på 3-4 personer som går igenom ansökningarna, kallar utvalda personer på intervju, utför intervjuerna samt ger förslag till styrelsen på vem som ska anställas. Styrelsen lediganslår vikariat som verksamhetsledare för tiden med möjlighet till förlängning. Verksamhetsledaren sänder in annons till VBL, Syd- Österbotten och ÖT och annonsen publiceras Styrelsen besluter att sista ansökningsdag är och att intervjuerna utförs 14.3 i Vasa. Styrelsen besluter att vik. verksamhetsledaren borde börja jobba 23.4 så att hon eller han kan vara på inskolning med den ordinarie verksamhetsledaren under ca två veckor.

9 Styrelsen utser en intervjugrupp på 3-4 personer för att sköta ansöknings- och intervjuprocessen. Styrelsen beslutade att verksamhetsledaren sänder in annons om vikariatet till Vasabladet och ÖT och att annonsen publiceras Styrelsen utsåg ordförande, viceordförande och verksamhetsledare till intervjugruppen. Verksamhetsledaren bokar utrymme i Vasa för intervjuerna Styrelsen besluter att kansliet eventuellt kan flyttas under vikariatet. 13 SOSTE Ordförande Märta Marjamäki träffade i Helsingfors SOSTE: s nya verksamhetsledare Vertti Kiukas. I diskussionen deltog också vår styrelsesuppleant, VD Stefan Mutanen från Folkhälsan. Stefan Mutanen är den svenskspråkiga representanten i SOSTE: s styrelse för tillfället. Avsikten med diskussionen var att ge en kort introduktion om FSSF och diskutera om vår roll inom SOSTE. I diskussionen redogjorde Vertti Kiukas kort för att SOSTE under detta år utarbetar en strategi i vilken också man kommer att ta ställning till STKL: s tidigare medlemsförbund. I detta skede har man inte heller inom SOSTE diskuterat hur man ska sköta svensk verksamhet. Vertti Kiukas tog inte direkt ställning till FSSF, men uppgav att man kunde tänka att FSSF skulle kunna sköta någonting av den svenska verksamheten inom SOSTE. På mötet diskuterades också den ekonomiska situationen för FSSF, vilken helt är beroende av RAY: s finansiering. Ordförande framförde vikten av att FSSF kvarstår som en självständig organisation och att olika ekonomiska alternativ är möjliga. Vertti Kiukas nämnde bl.a. att ifall RAY inte i fortsättningen stöder FSSF, så kunde man tänka sig att bidraget från RAY kunde styras till SOSTE och att SOSTE och FSSF i så fall kunde uppgöra ett kumpanavtal, i vilket man närmare skulle definiera vad FSSF skulle stå för. Diskussionen fördes i positiv anda och konstaterades, att Stefan Mutanen håller FSSF underrättad om diskussionerna inom SOSTE. Vid behov kan FSSF ha direkt kontakt med Vertti Kiukas. Styrelsen antecknar ärendet till kännedom. 14 PROJEKT I SAMBAND MED KASTE: S DELPROGRAM

10 På förra styrelsemötet utsåg styrelsen en arbetsgrupp bestående av Märta Marjamäki, Maria Helsing-Johansson och Britt-Helen Tuomela-Holti att utreda ett eventuellt projekt i samband med KASTE:s delprogram. Styrelsen vill ha ett förslag till projektplan till detta möte. Arbetsgruppen har dock inte utrett möjligheten till ett projekt, eftersom verksamhetsledaren snart far på moderskapsledigt och det kommer att ta tid att skola in vikarien och få den ordinarie verksamheten att fungera i vanlig takt. Styrelsen antecknar ärendet till kännedom. Styrelsen beslutade att förbundet inte har tillräckligt med resurser i detta skede och därför utgår ärendet. 15 ANSÖKNINGAR OM BIDRAG Verksamhetsledaren har skrivit bidragsansökningar till följande stiftelser och fonder: Oskar Öflunds stiftelsen, ansökan på 5000 för den allmänna verksamheten William Thurings stiftelsen, ansökan på 5000 för den allmänna verksamheten Svenska folkskolans vänner, ansökan på för att trygga den fortlöpande verksamheten. Styrelsen antecknar ansökningarna till kännedom 16 MEDLEMSKÅREN Följande personer har ansökt om medlemskap i Socialförbundet: Pamela Antila, Vasa Therese Sten-Nordström, Malax Pia-Maria Grönqvist, Helsingfors Följande personer har avslutat sitt medlemskap i Socialförbundet: Gun Snellman, Jakobstad Irma Jokinen, Esbo

11 Styrelsen godkänner de nya medlemmarna och avslutar Snellmans och Jokinens medlemskap. 17 INBJUDAN TILL UTBILDNINGSTILLFÄLLEN Inbjudan har kommit till följande utbildningstillfällen eller liknande: a) LSKL: s utgivningsfest för förbundets 75-årshistorik samt öppningsfest för förbundets jubileumsår 16.2 i Helsingfors. b) Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry:s och SONet BOTNIAs gemensamma 100-årsfest 15.2 i Seinäjoki. c) SOSTE: s seminarium och förbundsmöte 29.3 i Helsingfors. d) LSKL: s seminariedag med temat Onko Suomi nuoria kohtaan sosiaalisesti oikeudenmukainen? 20.2 i Helsingfors. e) Svenska Studiecentralens utbildning gällande frivilligverksamhet i Korsholm. f) Organisationskonferensen med temat resultatinriktat ledarskap och finansiering i Tammerfors. Verksamhetsledaren deltar i punkt c) SOSTE: s seminarium och förbundsmöte. Anna Lena Karlsson-Finne deltar i a) och eventuellt i d). 18 ANMÄLNINGSÄRENDEN Styrelsen antecknar följande till kännedom: a) Verksamhetsledaren och ordförande har skrivit kommunbrevet till alla svenskoch tvåspråkiga kommuner i Finland. Verksamhetsledaren sände ut breven vecka 3. Brevet som Bilaga 1/ 18 av b) Kongressprogrammet har tryckts upp och sänts ut vecka 3-4. c) Medlemsbrevet 1/2012 och medlemsavgiftsfakturorna har sänts ut vecka 4. d) Verksamhetsledaren höll möte med det nya juridiska ombudet Werner Orre samt SAMS verksamhetsledare Nina af Hällström e) Verksamhetsledaren deltog i de svenskspråkiga organisationernas

12 samarbetsmöte på Folkhälsan På mötet diskuterades valet till SOSTE: s fullmäktige och styrelse samt valet till RAY: s styrelse. f) Åbo stad har meddelat att staden bjuder kongressdeltagarna på ett skumvinsglas på kongressmiddagen g) 29.2 kl ordnar Socialförbundet föreläsning om unga och spelberoende på Yrkeshögskolan Novia i Åbo. h) 16.3 kl ordnar Socialförbundet mediaskolning i Raseborgs stadshus. i) 30.3 kl ordnar Socialförbundet mediaskolning på Academill i Vasa. j) Juridiska Ombudet Johanna Lindholm har övergått till en annan tjänst och ett nytt juridiskt ombud kommer att anställas inom de närmsta veckorna. 19 ÖVRIGA ÄRENDEN Kårkulla och Kommunförbundet kommer att ordna en seminariedag om missbrukarvård Socialförbundet sänder sina adresslistor till Robert Paul på Kårkulla. 20 NÄSTA SAMMANTRÄDE Sekr.förslag: Nästa sammanträde äger rum vecka 12 i Helsingfors. Nästa sammanträde äger rum 22.3 kl i Helsingfors. 21 MÖTETS AVSLUTANDE Ordförande avslutade mötet kl Underskrifter: Märta Marjamäki Ordförande Maria Helsing-Johansson Sekreterare